Privacyverklaring CVO VOLT 19 september 2018

Transcriptie

1 Privacyverklaring CVO VOLT 19 september Informatieveiligheid in CVO VOLT 1.1 Visie van CVO VOLT m.b.t. informatieveiligheid In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij ermee omgaan. CVO VOLT hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. We vragen enkel de strikt noodzakelijke gegevens op en springen er zorgvuldig mee om. Dat betekent dat onze medewerkers deze gegevens discreet hanteren, dat zij controleren of deze volledig en correct zijn en dat zij mee instaan voor de beveiliging ervan. Wij gebruiken uw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Dat kan enkel: om een decretale verplichting na te komen. voor de goede vervulling van onze taken als onderwijsverstrekker, met einddoel u een erkend certificaat te kunnen afleveren op het einde van uw opleiding of module. wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven. CVO VOLT houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Dit brengt met zich mee dat: wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring. wij alleen die persoonsgegevens gebruiken die nodig zijn voor bepaalde doeleinden. Wij alleen toegang geven tot uw persoonsgegevens aan personeelsleden die rechten hebben tot de verwerking ervan. wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming indien wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig. wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Privayverklaring CVO VOLT p 1

2 1.2 Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens Wij zijn er van overtuigd dat informatieveiligheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van alle personeelsleden van CVO VOLT, de overheid en partners met wie wij samenwerken en ook de cursisten zelf. Het is echter ook zeer belangrijk dat m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens een accuraat beleid wordt uitgestippeld, nagestreefd en gecontroleerd. Hiervoor kunnen wij rekenen op: De aanspreekpunten informatieveiligheid: u kan met hen contact opnemen bij vragen of opmerkingen. U kan hen contacteren via informatieveiligheid@cvovolt.be. De directie van CVO VOLT Het team informatieveiligheid (samengesteld uit leden van de directie, administratie, IT, personeelszaken, boekhouding en docenten). De verantwoordelijke informatieveiligheid van Scholengroep 11. De data protection officer (DPO) van het GO! - dpo@g-o.be Als Centrum voor Volwassenenonderwijs zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring nog vragen heeft, kan u ons contacteren: CVO VOLT Interleuvenlaan Heverlee informatieveiligheid@cvovolt.be Telefoon : Wij maken deel uit van GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap. Dit is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij decreet van 14 juli Het GO! is gevestigd in de Willebroekkaai 36 te 1000 Brussel en heeft ondernemingsnummer Privayverklaring CVO VOLT p 2

3 2 Verwerkingen 2.1 Verwerkingsdoeleinden In CVO VOLT verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen: cursistenrecrutering cursistenadministratie cursisten- en trajectbegeleiding cursistenevaluatie toegang en login tot het computers en het interne cursistennetwerk en het leerplatform public relations toezicht op telecommunicatie kwaliteitszorg (IKZ) communicatie van verplichte gegevens met overheidsinstanties (in het kader van o.a. cursistenadministratie, verificatie, financiering en inspectie) 2.2 Verwerkte cursistengegevens Voor elke cursist die ingeschreven wordt: Verplichte identificatiegegevens: familienaam en voornaam, roepnaam, type identiteitskaart, ingelezen of ingescande identiteitskaart, inclusief pasfoto, het rijksregisternummer of BIS-nummer, goedkeuring registratie persoonsgegevens Verplichte persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, adres, verblijfsvergunning, hoogst behaalde diploma, land van uitreiking hoogst behaalde diploma Facultatieve privé (contact)gegevens: GSM-nummer, adres, telefoonnummer vast toestel, goedkeuring ontvangen nieuwsbrief, nummerplaat, contact info in geval van nood Informatie over de inschrijving: Datum van inschrijving, opleidingen en modules, uitschrijving, stopzetting, aanvraag educatief verlof, toelatingsvoorwaarden en vrijstellingen, financiële informatie mbt de inschrijving, vrijstellingen van betaling Door de school voorziene logins: login en initiële wachtwoord leerplatform, login en initiële wachtwoord computers op het domein Eerder gevolgde opleiding en vorming: vorige scholen, gevolgde richtingen, studiebewijzen en diploma s Opvolging aanwezigheden: Registratie participaties aan de contacturen, eventuele wettigingen voor afwezigheid Evaluatiegegevens: testen, oefeningen, proeven, examens, eindwerken, stageverslagen,..., resultaten en/of punten, resultaten, rapporten, studiebewijzen, data van evaluatie Voor een cursist NT2 met gegevens uit de kruispuntbank Inburgering: Eventuele informatie uit de kruispuntbank Inburgering: Extra informatie over verblijfsdocumentenalfabetisering, talenkennis, testresultaten advies niveau NT2, perspectieven, geregistreerde gesprekken Bij surfen op de website van CVO VOLT: CVO VOLT gebruikt cookies om uw surfervaring gemakkelijker en aangenamer te maken en om de inhoud van haar website beter af te stemmen op uw behoeften en voorkeuren. Deze Privayverklaring CVO VOLT p 3

4 gegevens worden slechts zeer tijdelijk bewaard als sessiegegevens (taalkeuze, IP-adres, recent bezochte pagina s, informatie mbt de winkelwagen) Bij een online inschrijving: Geldig adres is hier verplicht om te kunnen inschrijven Bij specifieke aanvraag om geïnformeerd te worden over vrije plaatsen / wachtlijsten: Verplichte identificatiegegevens: familienaam en voornaam, eventueel adres, gsm-nummer en/of telefoonnummer, voorkeur lesmomenten Op het leerplatform chamilo: Familienaam, voornaam, adres, gekoppelde modules, logins, verbindingsmomenten, voortgang in oefeningen, leerpaden e.d Bij cursistenbegeleiding: Enkel algemene gegevens die relevant zijn voor de administratieve processen worden geregistreerd in de cursistenadministratie Vertrouwelijke, gevoelige informatie die relevant is voor de cursistenbegeleiding en het welzijn van de cursisten worden geregistreerd in een specifiek platform, dat enkel toegankelijk is voor de cursistenbegeleiders Bij gebruik van de WIFI in CVO VOLT: MAC-adres, IP-adres dat uitgedeeld wordt, toestelnaam, tijdstippen van verbinding, AP waarmee verbonden is, dataverbruik (echter niet de specifieke websites die bezocht worden) Cursisten die stage lopen in de gezondheidszorg. De cursist moet een attest van de dokter bezorgen waarbij verklaard wordt dat de cursist in de mogelijkheid is om stage te lopen. Daarnaast moet de cursist immuniteit voor hepatitis A en B laten checken via een bloedafname. Het doktersattest en het resultaat van de bloedafname worden bezorgd aan de arbeidsgeneeskundige dienst van de school, waar de cursist verplicht op medische controle moet gaan vooraleer hij op stage kan Cursisten jonger dan 16 jaar: Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 2.3 Bronnen Door de cursist verschafte persoonsgegevens Informatie verkregen vanuit de overheid (Kruispuntbank INSZ, LED-databank, dienst tariefsuggestie) Extra gegevens via Kruispuntbank Inburgering voor cursisten NT2 Door personeel ingevoerde gegevens: participaties, evaluaties 2.4 Ontvangers Het departement onderwijs is, via Davinci-systeem AHOVOKS, een ontvanger van een deel van uw cursistengegevens. Scholengroep11 ontvangt een deel van uw administratieve gegevens omwille van haar bevoegdheid om werkingsmiddelen te beheren. Binnen CVO VOLT krijgen medewekers enkel toegang tot die gegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor de werking. Privayverklaring CVO VOLT p 4

5 Bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak. Bij inspectie en doorlichting is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak. 2.5 Verwerkers In CVO VOLT worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van cursistengegevens: WISA, WISA Schoolware online, EXTRAS KBI Connect (Kruispuntbank Inburgering) Registratie vertrouwelijke informatie cursistenbegeleiding Chamilo (leerplatform), Moodle (niveautesten) Website CVO VOLT Count-e en CODA (Boekhouding) 2.6 Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering Niet van toepassing in CVO VOLT. 2.7 Bewaartermijnen CVO VOLT is gebonden aan de wetgeving mbt het volwassenonderwijs, meer bepaald de Omzendbrief centrumorganisatie centra voor volwassenenonderwijs en centra voor basiseducatie (VWO/2011/02) : Voor elke ingeschreven cursist wordt een steekkaart opgemaakt, manueel of geïnformatiseerd, met de persoonlijke en onderwijsgegevens. De steekkaart wordt hetzij elektronisch hetzij onder printvorm gedurende dertig jaar bewaard (d.w.z. dertig jaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie). Privayverklaring CVO VOLT p 5

6 3 Rechten inzake privacy 3.1 Rechten uitoefenen recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden. recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie. recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens. recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school en niet meer moeten bewaard worden volgens verplichtingen mbt regelgeving, permanent en volledig verwijderd worden. recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke). recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten. recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken. 3.2 Vragen, opmerkingen of klachten Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot informatieveiligheid@cvovolt.be. U zal altijd uw identiteit moeten aantonen. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens, de Gegevensbeschermingsautoriteit. 4 Wijziging Privacyverklaring CVO VOLT kan zijn Privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie kan u steeds terugvinden op /privacyverklaring. Vorige versies kunnen steeds aangevraagd worden. Gelieve u intern te richten tot informatieveiligheid@cvovolt.be Privayverklaring CVO VOLT p 6