E-decision. Inhoud 30/01/ januari 2009 Stad Kortrijk. Kortrijk Achtergrond Doelstellingen Verandering Proces Demo

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "E-decision. Inhoud 30/01/2009. 30 januari 2009 Stad Kortrijk. Kortrijk Achtergrond Doelstellingen Verandering Proces Demo"

Hugo Brander
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 E-decision 30 januari 2009 Stad Kortrijk Hans Verscheure ICT Petra Verhenne Communicatie en Recht 1 Inhoud Kortrijk Achtergrond Doelstellingen Verandering Proces Demo 2 Stad Kortrijk - demo E-decision 1

Recht 1 Inhoud Kortrijk Achtergrond Doelstellingen

2 Kencijfers Kencijfers: personeelsleden, 12 directies 250 personen betrokken bij beslissingen 7000 nieuwe beslissingsdossiers per jaar Archief van dossiers 9 CBS leden en secretaris 41 GR - leden 50 CBS zittingen (30-50 agendapunten) per jaar 10 GR zittingen (gem. 80 agendapunten) per jaar 3 Achtergrond Besluitvormingsproces optimaliseren verbeteren Besluitvorming = communicatieproces Einddoel is om de kwaliteit van besluitvorming te verbeteren door de communicatie te structureren en te stroomlijnen 4 Stad Kortrijk - demo E-decision 2

(gem. 80 agendapunten) per jaar 3 Achtergrond Besluitvormingsproces optimaliseren verbeteren Besluitvorming = communicatieproces Einddoel

3 doelstellingen Informatie toegankelijker maken Consulteren Efficiënter opslaan Leesbaarheid verhogen 5 Veranderingen (1/3) Dossierbeheer CBS en GR aparte documenten/dossiers Dossier in het systeem als het af is Papier dossier geeft doorslag E-decision Dossier opstellen voor wie finale beslissing neemt Dossier in systeem opbouwen Digitaal dossier in opbouw 6 Stad Kortrijk - demo E-decision 3

systeem als het af is Papier dossier geeft doorslag E-decision Dossier opstellen voor wie finale

4 Veranderingen (2/3) Dossierbeheer Overwegend gedeelte is minder leesbare kopie van beschrijvende gedeelte, gelet op, overwegende dat Minder toegankelijk (beperkt aantal licenties, op documenten en zittingen gebaseerd) Geen communicatie via systeem E-decision Eén beschrijvend gedeelte in actieve schrijfstijl Toegankelijker: intranet, collega s, raadsleden, Gerichte communicatie: consult - inform 7 Veranderingen (3/3) Open en geleidend Veel rechten worden op het niveau van de directie geregeld: lees- en bewerk Logging van wijzigingen Werkafspraken belangrijk Verantwoordelijkheid van dossierbehandelaar 8 Stad Kortrijk - demo E-decision 4

Toegankelijker: intranet, collega s, raadsleden, Gerichte communicatie: consult - inform 7 Veranderingen (3/3) Open en geleidend Veel rechten worden op het

5 proces Cyclus1 beleidsvoorbereiding Dossierbeheer Cyclus 2 beleidsbeslissing Cyclus 3 beleidsuitvoering Opvolging en communicatie E-decision 4. Beleidsevaluatie en bijsturing 9 10 Stad Kortrijk - demo E-decision 5

6 Software - interface Web applicatie Internet explorer Login en paswoord Geleidend en niet dwingend Status van een aktie in de software 11 Dossier Dossier bestaat uit: Basis Achtergrond Adviezen, info en handtekeningen Commentaren Beslissing Opvolging Detail 12 Stad Kortrijk - demo E-decision 6

Dossier bestaat uit: Basis Achtergrond Adviezen, info en handtekeningen

7 Applicatie Korte demo 13 Project aanpak Aanbesteding: onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf Sopragroup Maakt gebruik van cms Smartsite incl. BTW en onderhoud 4 jaar Analyse en ontwikkeling Aanvang september 06 Operationeel eind december Stad Kortrijk - demo E-decision 7

8 Project aanpak Analyse en ontwikkeling Werkgroep: klein groepje van 7-tal medewerker die dagdagelijks met beslissingen bezig zijn, wisselend van samenstelling afhankelijk van analyse Referentiegroep: terugkoppeling van resultaat werkgroep aan grotere van 15-tal medewerkers Stuurgroep 15 Transparantere besluitvorming gebruik van precedente dossiers gebruik van linken naar andere dossiers Adviesvragen bij het dossier Ter info doorsturen Mogelijkheid tot commentaar Opvolging na beslissing Interactie tussen dossierbehandelaar en andere betrokkenen Toekomst: set van informatie op website publiceren 16 Stad Kortrijk - demo E-decision 8

gebruik van precedente dossiers gebruik van linken naar andere dossiers Adviesvragen bij het dossier Ter info doorsturen Mogelijkheid tot commentaar Opvolging

9 Toegankelijkheid Intranet: geen installatiedrempel single sign on: geen paswoorden toegankelijkheid via extranet voor leden van gemeenteraad link met outlook: verwittigingen in mailbox gebruiksvriendelijkheid via voorbeelddossiers 17 Vragen & korte pauze 18 Stad Kortrijk - demo E-decision 9

link met outlook: verwittigingen in mailbox gebruiksvriendelijkheid via

10 Terminologie (1/3) Dossier Dossierbehandelaar Administratief verantwoordelijke Dossierstatus Taak Leesmode - bewerkmode 19 Terminologie (2/3) Fasen in een beslissingsdossier: > beleidsvoorbereiding > beleidsbeslissing > beleidsuitvoering > beleidsevaluatie Modeldossier Precedent dossier Referentiedossier Beslissingsketen 20 Stad Kortrijk - demo E-decision 10

beslissingsdossier: > beleidsvoorbereiding > beleidsbeslissing > beleidsuitvoering >

11 Terminologie (3/3) modeldossier leeg Dossier X Precedent dossier Opvolger Dossier A Referentiedossier Dossier B Beslissingsketen Dossier C Dossier R tijd 21 Demo Uitgebreide demo Met directe vraagstelling 22 Stad Kortrijk - demo E-decision 11

Beslissingsketen Dossier C Dossier R tijd 21 Demo

Vergelijkbare documenten

Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Functienaam: diensthoofd.

Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Functienaam: diensthoofd. Functiebeschrijving Functie Graadnaam: diensthoofd Functienaam: diensthoofd Functiefamilie: managementteam Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: Ondersteuning Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit