Offertedatum:

Transcriptie

1 ABC Software B.V. Dhr. C. des Bouvrie Postbus AA Zwijndrecht Offerte Offertedatum: Vervaldatum: Referentie: Website ABCsoftware.nl Geachte heer des Bouvrie, Naar aanleiding van het aangename gesprek van donderdag 27 mei j.l., doe ik u bij deze ons beloofde plan van aanpak en offerte toekomen betreffende een vernieuwde website. Dit document is zodanig georganiseerd dat het optimaal overeenstemt met uw briefing. 1) Profielschets i-concept, actuele referenties en demosite 2) CMS applicatie 3) Ontwerpwerkzaamheden 4) Voorgestelde aanpak en specificatie functionaliteit 5) Kosten en levertijd 6) Leveringsvoorwaarden Het ontwerp en de functionaliteit worden in concept behandeld, resulterende in een beschrijving van de beoogde site-structuur en werking. Vanzelfsprekend is de definitieve invulling geheel aan u en is het concept vooral ter indicatie van de mogelijkheden. 1) Profielschets i-concept, actuele referenties en demosite i-concept ontwerpt websites en ontwikkelt webapplicaties met de specialismen intranet, werving- en selectie en online training. De onderneming startte in 1997 als spin-off van de Europese modemfabrikant en BBS pionier Bausch Datacom en werkt voor top 5000 bedrijven, diverse overheidsinstellingen en het innovatieve MKB. De jarenlange ervaring en expertise in e-business komen tot uitdrukking in snel te implementeren en modulair opgebouwde intranet en content-management systemen o.b.v. ColdFusion en het eigen ontwikkelplatform i-engine.nl. i-concept exploiteert de carrièresite Arbeidsmarkt.com en het netwerk van zelfstandige e-business professionals ework.nl. Daarnaast biedt i-concept nog diverse andere effectieve online diensten en tools voor de HRM afdeling. i-concept bedient reeds vele gebruikers van haar CMS en intranetapplicaties. Veel van deze applicaties zijn op maat gemaakt om aan specifieke eisen en omstandigheden te voldoen. Door de modulaire werkwijze en het consequente hergebruik zijn de ontwikkelingskosten laag en is de implementatietijd kort. Onze bewezen technologie sluit aan bij de geldende internet standaarden en is future proof. Een werkend voorbeeld van veel van de beschreven functionaliteiten is te vinden op onze demonstratiesite ( Actuele referenties zijn te vinden onder

2 2) CMS applicatie Bij oplevering zal de site-inhoud in ons Content management Systeem worden geplaatst, waarna de opdrachtgever zelf aanpassingen kan aanbrengen in de tekst e.d. Het gebruik van een Content Management Systeem behoeft geen programmeerkennis. De werking van dit systeem is te bekijken op Het systeem heeft o.a. de volgende kenmerken: Inhoud d.m.v. een WYSIWYG-editor, met een MS-Word-achtige interface. Pagina s kunnen worden aangemaakt zonder programmeerkennis Inhoud zal in een database opgeslagen worden, de gehele vormgeving komt echter uit grafische bestanden en zgn. stylesheets. Verschillende gebruikers kunnen pagina s toegewezen krijgen via de sitebeheerder. Bij het opslaan van een nieuwe versie wordt automatisch een backup-bestand aangemaakt, dat terstond kan worden teruggezet. Koppelingen met externe databases (bijv. SQL / MySQL) zijn mogelijk via bijvoorbeeld JSP scripts. De site-inhoud wordt zichtbaar op een nader aan te wijzen internet server, bij voorkeur een server van i-concept, vanwege de voorgestelde toegevoegde waarde diensten en applicaties, zoals beschreven onder 4). 3) Ontwerpwerkzaamheden De conceptuele fase van het ontwerp zal bestaan uit een aantal brainstormsessies binnen het ontwerp- en ontwikkelteam. Door rekening te houden met de doelgroep van de site en het gewenste imago van de organisatie zal een aantal "look & feel"-ideeën worden ontwikkeld. Deze ideeën zullen concreter worden gemaakt in de vorm van concepten. Dit zijn grafische schetsen van hoe de website er ongeveer uit zal komen te zien. Na diverse feedbacksessies met de opdrachtgever zullen wij deze concepten verder aanpassen totdat een definitief ontwerp tot stand is gekomen. Het is in dit stadium relatief eenvoudig om basis elementen te veranderen en grafische elementen toe te voegen aan het concept. Er wordt in dit stadium ook rekening gehouden met kleurgebruik, interactievormen en momenten, gebruiksvriendelijkheid, navigatiestructuur, compatibiliteit met verschillende browsers en resoluties, laadsnelheden, usability, search-engine-optimalisatie en algemene indruk van de website. Nadat een definitief concept tot stand is gekomen wordt de site daadwerkelijk gebouwd. Het concept wordt in losse figuren en onderdelen opnieuw opgebouwd en in HTMLtemplates voor het CMS geplaatst. Het is in dit stadium lastig om elementaire onderdelen zoals het hoofdmenu aan te passen. Een goede en duidelijke feedback is gewenst in het conceptstadium om overbodig meerwerk te voorkomen. Wij verzoeken u de huisstijlelementen, indien mogelijk, digitaal aan te leveren in bestanden leesbaar voor gangbare PC s. Wij zullen de kleuren en fonts toepassen zoals in de huidige huisstijl verwerkt. Voor een optimale consistentie zullen wij mouseover effecten en hyperlink opmaak zoveel mogelijk vanuit de CSS stylesheets verzorgen. 4) Voorgestelde aanpak en specificatie functionaliteit Tijdens de briefing werd de oude site van Mercury.com als referentie gebruikt. De interface van deze site wordt gekenmerkt door duidelijk onderscheid in algemene sitenavigatie (Customer, Download, Contact, Worldwide, Search ), onderdeelspecifieke navigatie (about ABC, Solutions, Products, Services, Alliances, Company) met subonderdelen, hoofdkader (voor teksten en illustraties) en attentiekaders (voor acties e.d. om extra aandacht op te vestigen). Gezien uw organisatiestructuur en soortelijke dienstverlening is een dergelijke aanpak inderdaad aan te raden.

3 Met het bovenstaande en de bedrijfsspecifieke aspecten (die vanuit de oude site zijn geïdentificeerd) als uitgangspunt, stellen wij de volgende structuur voor. Logo in Flash animatie english software consulting sitemap disclaimer zoeken Over ABC Producten Support Ondersteuning Nieuws Vacatures (uitklapmenu) Hoofdkader ABC Software is voor de volgende zaken verantwoordelijk... Attentiekader * doe mee aan enquete * testers gevraagd... *... Logo in Flash animatie Het logo zal Flash ontwikkeld worden met de gewenste zakelijke en professionele uitstraling. De animatie zal zodanig worden geoptimaliseerd dat het de business propositie weergeeft en niet onnodig afleidt of irriteert. We houden met de ontwikkeling rekening dat deze banner in gangbare formaten (bijv 468 x 60 pixels) ook op andere sites als webvertising banner kan worden ingezet. Klikken op de banner leidt naar de homepage. Algemene site-navigatie De tekstopties worden tevens met minipictogrammen (bijv ) aangeduid. Na de taalkeuze english wordt de volledige site in het engels weergegeven. Al naar gelang de keuze software of consulting, verandert het kleurgebruik van de achtergrond (conform huidige logo s) en de onderdeelspecifieke navigatie. De sitemap geeft een boomstructuur van de beschikbare hoofdpagina s weer. Vanuit de hele site kan op trefwoord gezocht worden. Wij zullen een Verity searchmodule activeren in uw CMS account, waardoor zoeken op trefwoord in de inhoud van de website mogelijk wordt volgens de zgn Boolean methode (AND OR NEAR NOT etc). Het actualiseren/indexeren van de Verity collection geschiedt met een knop in het CMS. Treffers worden met de titel van het document in regels onder elkaar, op volgorde van treffersucces weergegeven. Onderdeelspecifieke navigatie Deze javascript mouse-over uitklapmenu s zijn volledig vanuit het CMS te configureren en hoeven op dit moment dus nog niet exact te worden vastgesteld. Bij Software gaan we uit van de hoofdonderdelen Over ABC Producten Support Forum Nieuws Vacatures. Bij Consultancy: Over ABC Training Advies Nieuws Vacatures. Attentiekader Dit kader leent zich bij uitstek voor zaken als de gebruikersdag, news headlines, abonneren op de mailinglist, polls en enquetes. Mailinglist In de nieuwspagina en op nader toe te wijzen gedeelten (bijv. attentiekaders) zal een link naar een popup-inschrijfformulier komen met de volgende velden: o Naam o o Optie wel of geen HTML opmaak o Opties (wel of geen informatie over maximaal 3 onderdelen) o Bevestigen of het gaat om een nieuwe aanmelding of afmelding.

4 Via het CMS zullen geautoriseerde medewerkers toegang krijgen tot de mailingfunctie en vervolgens een selectie kunnen maken van de abonnees en deze een bericht sturen. Dit kan naar keuze met HTML opmaak. De geadresseerden die hebben aangegeven hun e- mail zonder HTML opmaak te willen ontvangen, krijgen altijd de text-variant. De geadresseerden zijn niet zichtbaar voor elkaar (zoals bij BCC ). Er kan ook een attachment worden meegestuurd. Naar keuze kan de naam in de aanhef van de worden meegenomen. Met dit systeem kan een specifieke worden gestuurd naar bijvoorbeeld alle nieuwe aanmeldingen of naar alle abonnees. Ook kunnen via de beheermodule adressen worden toegevoegd (evt import van.csv) en verwijderd. Verwijdering kan ook in batch (foute adressen gescheiden door komma s aan te bieden via een formulier). Polls In een (aantal) actiekader(s) kan een poll worden weergegeven. Deze kan vanuit het CMS volledig worden beheerd en bevat 1 vraag en maximaal 5 opties. Na het invullen van de poll, wordt de (tussen)stand weergegeven en kan de bezoeker niet meer opnieuw meedoen. Deze deelnameblokkering geschiedt op basis van een cookie. Het tonen van pollformulier en resultaat geschiedt met een inline frame. Forum Het forum is vanuit het CMS te beheren en kent de volgende indeling: Categorie (bijv algemeen, marketing, techniek) > Topic (bijv Cleopatra) > Onderwerp (bijv nieuwe release ). De niveau s categorie en topic worden door de beheerder gedaan. Onderwerpen kunnen door alle deelnemers worden geformuleerd, waaronder de draaddiscussie tot stand komt. Op het onderwerpniveau kan de deelnemer een notificatie aan- of uitvinken (zie hieronder). Ter voorkoming van misbruik en negatieve publiciteit is het raadzaam dat aan de deelnemer gevraagd wordt om zich te identificeren m.b.v. een adres en wachtwoord. Vergeten wachtwoorden kunnen altijd via weer worden opgevraagd. Enquete Zoals besproken kan een doorlopend gebruikersonderzoek zeer nuttig zijn voor zowel de ontwikkelaars als marketeers van ABC. Onderstaande aanpak is optioneel, maar zeker het overwegen waard. Gedurende twee dagdelen zal een i-concept consultant in nauwe samenwerking met de afdeling marketing en ontwikkeling een zgn baseline survey opstellen. Hierin worden zoveel mogelijk dimensies van de onderneming, haar producten en dienstverlening verwerkt. De baseline survey wordt via naar alle klanten gestuurd, waarna de resultaten aan een analyse worden onderworpen. Daarin staat centraal welke hoofdindicatoren van klanttevredenheid kunnen worden geïdentificeerd (bijv. De bereikbaarheid supportafdeling). Bepalend daarbij is in welke mate de algemene tevredenheid en de herhalingsaankoopbereidwilligheid correlleert met de betreffende

5 indicator. Vervolgens kunnen max 5 van deze indicatoren worden verwerkt in een doorlopend klanttevredenheidonderzoek. In zowel de baseline als doorlopende enquete gaan we uit van response via een electronisch formulier richting 1 of meerdere adressen van ABC medewerkers (bijv van marketing en customer support). Deze response is dusdanig geformatteerd dat het eenvoudig in een spreadsheet gekopieerd kan worden ter verwerking tot managementrapporten. Op termijn (en afhankelijk van de hoeveelheid responses) zou dit in een backoffice tool verwerkt kunnen worden. 5) Kosten van de opdracht Op grond van onze ervaring met soortgelijke opdrachten, schatten wij de projectkosten, zoals hieronder aangegeven. Wij zullen onderstaande bedragen niet overschrijden zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. Het onderstaande kostenoverzicht is op basis van de genoemde onderdelen en structuur. CMS- site- en applicatiehosting op ColdFusion server van i-concept: Design en stylesheets (dagdeel) 12,0 250, ,00 Mailinglist (dagdeel) 2,0 250,00 500,00 Poll (dagdeel) 0,5 250,00 125,00 Forum (dagdeel) 1,5 250,00 375,00 Inrichting CMS templates (dagdeel) 2,0 250,00 500,00 Setup-fee en instructie CMS (vast tarief) 1,0 750,00 750,00 CMS- en application hosting (maanden) * 12,0 59,00 708,00 Totaal 5.958,00 domeinnaamverhuizing (vast tarief) ** 1 45,00 45,00 enquete consultancy en begeleiding (dagdeel) 6 320, ,00 enquete applicatie implementatie (dagdeel) 5 250, ,00 * Zie voor onze hostingdiensten ook de richtlijnen in fair_use_policy.doc en service_availability commitment.doc. ** Bij de domeinnaamverhuizing zijn wij ervan uitgegaan dat de mailserver in het hoofdkantoor gehandhaafd blijft en de met zgn batch smtp wordt doorgestuurd naar deze server. Ook gaan wij ervan uit dat wij een subdomein (bijv download.abcsoftware.nl) kunnen laten verwijzen naar een webserver op het hoofdkantoor, alwaar de software downloads worden gedaan. Leveringstermijn Na gunning van de opdracht en aanlevering van de benodigde bestanden zal de site klaar zijn binnen een periode van 6 werkweken. Hierin is meegerekend een zekere periode voor terugkoppeling en controle. Indien de opdrachtgever een langere periode dan 3 werkdagen nodig heeft voor het verlenen van feedback zal deze extra tijd boven op de leveringstermijn geteld worden. Leveringsvoorwaarden Prijsstelling Alle prijzen zijn netto in Euro s, exclusief BTW (tenzij anders vermeld), exclusief reiskosten (tenzij anders vermeld). Prijs- en tariefswijzigingen voorbehouden. Betaling Facturen op declaratiebasis per einde project en in ieder geval per einde maand. Facturen ten behoeve van gebruik faciliteiten en licenties vooruit te voldoen. Betaling binnen 14 dagen d.d. factuur. Reclamering over facturering en/of betaling enkel schriftelijk en binnen een redelijke termijn. Opdracht bevestigingen Opdracht bevestigingen schriftelijk per fax ( ) of per post: i-concept InternetWorks BV, Bergweg 122, 3036 BH Rotterdam.

6 Wijzigingen voorbehouden Op onze offertes en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten zijn van toepassing de algemene voorwaarden van de federatie van Nederlandse Brancheverenigingen voor Informatietechnologie FENIT, gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Den Haag op 8 december 1994 onder nummer 1994/189. Op verzoek wordt een exemplaar van deze algemene voorwaarden u éénmalig door ons toegezonden. Tussentijdse wijziging opdracht Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de opdrachtgever zal i-concept de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt. Indien een dergelijke aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als aanvullende opdracht aan de opdrachtgever worden bevestigd. Slot Wij vertrouwen erop dat wij een duidelijk beeld hebben gegeven van onze werkwijze en van de kosten van een en ander. Wanneer u akkoord gaat met deze offerte, verzoeken wij u een exemplaar ondertekend te retourneren. Aldus overeengekomen en ondertekend (6 pagina s) in en Rotterdam Datum: Opdrachtnemer i-concept InternetWorks BV Opdrachtgever ABC Software