Gedragscode. Imperial Tobacco Gedragscode DEFINITIEVE VERSIE

Transcriptie

1 Gedragscode

2 contents onze gedragscode van Alison Cooper Section 1 Zakelijke Integriteit Section 2 Verantwoorde Commerciële Praktijken Section 3 Vertrouwen, Respect en Verantwoorde-lijkheid Section 4 Beheer van de Gedragscode

3 P2ANCHOR contents onze gedragscode Wat u moet weten over de Gedragscode van Imperial Tobacco? zakelijke integriteit 1. Illegale handel 2. Het witwassen van geld 3. Mededinging en Antitrust 4. Antiomkoping en corruptie 5. Geschenken en entertainment 6. Verantwoordelijke aankopen en relaties met partners 7. Politieke relaties en schenkingen 8. Douane en belastingen 9. Internationale sancties en handelsbeperkingen verantwoorde commerciële praktijken 1. Nauwkeurige boekhouding, bijhouden van financiële records en openbaarmaking 2. Gebruik van bedrijfseigendommen, -activa en -middelen 3. Intellectuele eigendom 4. Verantwoordelijke reclamevoering en marketing 5. Hoge standaard inzake producten en bedrijfsprocedures 6. Privacy van informatie (Gegevensbescherming) 7. Elektronische communicatie 8. Informatiebeheer 9. Vertrouwelijke informatie 10. Belangenconflicten 11. Handel met voorkennis 12. Externe communicatie vertrouwen, respect en verantwoorde-lijkheid 1. Discriminatie en pesterijen 2. Een gezonde en veilige werkomgeving 3. Verantwoordelijkheid voor het milieu 4. Mensenrechten 5. Gemeenschapsbetrokkenheid en liefdadigheid beheer van de Gedragscode

4 onze gedragscode Een eerlijke en integere houding bij al onze activiteiten staat garant voor de duurzaamheid van onze onderneming 4

5 Beste collega Onze Gedragscode bepaalt de normen voor een verantwoord gedrag, normen die ieder van ons binnen elke afdeling van Imperial Tobacco geacht wordt te volgen. Verantwoord ondernemen is niet nieuw voor ons. Onze verantwoorde manier van handelen heeft bijgedragen aan het opbouwen van onze wereldwijde reputatie als een betrouwbare partner en werkgever. Wij staan echter voor steeds grotere uitdagingen, die er, samen met onze internationale schaal, toe leiden dat wij steeds strenger getoetst worden. Daarom is het meer dan ooit noodzakelijk om bij het uitvoeren van onze activiteiten een optimale integriteit aan de dag te leggen. Onze Gedragscode is van essentieel belang voor de duurzaamheid van onze Onderneming. Uw persoonlijke en collectieve verbintenis om de normen van de Gedragscode na te leven is van cruciaal belang voor ons streven naar een duurzame omzetgroei. De herziene Gedragscode brengt een aantal van onze al lang bestaande praktijken en beleidslijnen samen op één plek. In dit document wordt de aandacht gevestigd op het Groepsbeleid en krijgt u informatie over de personen tot wie u zich kunt wenden voor richtlijnen, hulp en advies. Ieder van u dient deze Gedragscode grondig te lezen: u dient te begrijpen wat van u verwacht wordt en de hierin vastgestelde principes toe te passen bij al uw dagelijkse activiteiten. Onze producten worden door sommigen misschien als controversieel beschouwd, dit mag echter nooit het geval zijn met de manier waarop wij zaken doen. Ons voortdurend succes is het resultaat van de strikte naleving van gedragsnormen: zij vormen de basis voor onze goede naam en staan garant staan voor een duurzame omzetgroei. Alison Cooper Chief Executive 5

6 Wat u moet weten over de Gedragscode van Imperial Tobacco? Wat is onze gedragscode? Onze Gedragscode bundelt een aantal reeds lang bestaande praktijken en beleidslijnen met betrekking tot individueel en zakelijk gedrag in één document. De Gedragscode stelt de normen vast voor verantwoord gedrag, normen die alle medewerkers van de Imperial Tobacco Group dienen te volgen, en geeft praktische aanwijzingen over hoe om te gaan met belangrijke ethische en juridische kwesties. De Gedragscode is bedoeld om iedereen te helpen bij het naleven van deze gedragingen. Wie moet de Gedragscode volgen? De Gedragscode geldt voor iedere werknemer bij de Imperial Tobacco Group, ongeacht zijn functie of geografische locatie, met inbegrip van alle bedrijven die onder een andere handelsnaam opereren. Ieder van ons moet steeds de normen en gedragingen volgen die zijn vastgesteld in de Gedragscode. Bovendien moeten alle derde agenten, contractanten, consultants en distributeurs die door ons worden aangesteld eveneens de normen en gedragingen van de Code volgen wanneer zij namens ons activiteiten verrichten. 6

7 Waarom is de Gedragscode belangrijk? Daar onze omgeving ons voor steeds grotere uitdagingen stelt en door onze schaaluitbreiding worden wij voortdurend en nauwlettend in de gaten gehouden. Daarom is het noodzakelijk dat wij bij het uitvoeren van onze activiteiten een optimale integriteit in acht nemen. De Gedragscode is van essentieel belang voor onze duurzaamheid op lange termijn en voor het verwezenlijken van onze strategie van omzetgroei. De Gedragscode is een essentieel onderdeel van onze interne controle: zij biedt de nodige controles en fungeert aldus als een richtlijn voor werknemers wanneer zij opdrachten uitvoeren namens Imperial Tobacco. Onze interne controle wordt weerspiegeld in een hele reeks documenten en één daarvan is de Gedragscode Het onderstaande diagram geeft een overzicht van de documenten die de basis vormen voor onze interne controle, en toont hun onderlinge relatie. Meer informatie is te vinden op het intranet. De toon aangeven Strategie Gedragscode Corporate handleiding Risicobeheersing Groepsbeleid en -standaarden Functioneel beleid en functionele procedures Taken en verantwoordelijkheden Market Risk Management Opportuniteiten scheppen voor onze mensen Richtlijnen en ondersteuning voor de naleving van het beleid Risicobeoordeling; compliancebeoordeling Hoe goed hebben we het gedaan? Jaarverslag en de jaarrekening Niet-financiële verslaggeving 7

8 Bevat de Gedragscode alles wat ik moet weten? De Gedragscode biedt informatie over een aantal internationale wetten, handelssancties en regelgevingen die relevant zijn voor onze activiteiten. Ze kan niet elke wet, elk beleid, elk proces of elke situatie beschrijven waarmee u geconfronteerd kunt worden. Na ieder thema in de Gedragscode vindt u verwijzingen naar het Groepsbeleid en naar andere richtlijnen. Daarnaast vindt u er gegevens over de personen aan wie u rechtstreeks hulp en advies kunt vragen. Uw collega s in de onderneming zijn vertrouwd en hebben ervaring met verschillende thema s. U kunt hen raad vragen om een weloverwogen en correcte beslissing te nemen. Wat kan ik doen als ik met een vraag of probleem zit? De Gedragscode kan niet iedere situatie beschrijven waarmee u geconfronteerd kunt worden. Als u twijfelt, dan zijn er een aantal manieren om hulp en advies te vragen. Als u niet zeker bent over de juiste manier van handelen in een bepaalde situatie, dan kunt u zich afvragen: Is het legaal? Is het ethisch verantwoord? Is het in overeenstemming met de Gedragscode van Imperial Tobacco? Geef ik het goede voorbeeld? Zou ik het erg vinden om mijn acties kenbaar te maken aan collega s, familie en vrienden? Zou ik of Imperial Tobacco het erg vinden als anderen mijn acties in de media zouden lezen? Heb ik raad gevraagd aan collega s die kennis hebben van dit onderwerp om zo een weloverwogen beslissing te kunnen nemen? Als u bedenkingen hebt bij de acties van een collega, dan kan een gesprek met die persoon u helpen om uw eigen situatie op te lossen. Is dit niet het geval, bespreek dan uw probleem met uw Human Resources manager. 8

9 Hoe zit het met de rol van managers en leidinggevenden? We moeten allemaal bijdragen aan het creëren van een werkomgeving die integriteit, teamwerk en vertrouwen bevordert. Samen met functionele en regionale directeurs en andere senior managers in onze onderneming bevordert onze afdeling Commercial Integrity goed zakelijk en individueel gedrag binnen de groep. Degenen die de leiding hebben over of toezicht houden op anderen hebben aanvullende verantwoordelijkheden; zij dienen: ervoor te zorgen dat de Gedragscode verstrekt en toegelicht wordt aan en begrepen wordt door werknemers, onder wie ook nieuwe tijdelijke of contractuele werknemers; richtlijnen te verstrekken over de manier waarop de personen waarover ze de leiding hebben de in de Gedragscode vastgestelde normen en gedragingen kunnen naleven; persoonlijk het voorbeeld te geven om de in de Gedragscode vastgestelde normen en gedragingen te bevorderen; ervoor te zorgen dat teamleden een passende training en begeleiding krijgen om de gedragscode te kunnen naleven; te luisteren naar bedenkingen en personen die bedenkingen uiten te begeleiden. Hoe zit het met de verschillende wetten en regelgevingen die op verschillende markten bestaan? De vereisten van onze Gedragscode moeten voorrang krijgen, behalve in situaties waarin de normen van onze Gedragscode in strijd zijn met een specifieke lokale wetgeving. Alleen in deze uitzonderlijke omstandigheden, dus wanneer een plaatselijke wet een strengere norm oplegt dan onze Gedragscode, dan moet de lokale wetgeving worden toegepast. Als u niet zeker bent over de toe te passen wet of indien er een conflict tussen wetten lijkt te bestaan, dan dient u contact op te nemen met Group Legal alvorens verdere acties te ondernemen. 9

10 Hoe zullen verontrustende feiten onderzocht worden? Als u eerlijk en te goeder trouw melding maakt van duidelijk wangedrag, dan zal de Onderneming u ondersteunen. Wij hebben procedures ontwikkeld voor het onderzoeken en behandelen van potentiële schendingen van de Gedragscode om binnen de onderneming een consistente benadering te verzekeren. Alle onderzoeken zullen grondig en eerlijk uitgevoerd worden in overeenstemming met de Gedragscode van de Onderneming, met de lokale wettelijke vereisten en met de mensenrechten van de werknemer. Deze worden uiteengezet in deel 4, Beheer van de Gedragscode. Iedereen die vermoedt dat de wet overtreden werd of dat onze Gedragscode geschonden werd, moet hierover eerst spreken met zijn Human Resources manager; deze zal dan helpen om een evenwichtig en onpartijdig oordeel te vellen over de ernst van het feit. Naleving van onze Gedragscode Alle werknemers van Imperial Tobacco dienen de in deze Code vastgestelde normen na te leven. Indien de Gedragscode geschonden werd, dan zullen passende disciplinaire maatregelen genomen worden, waaronder, in voorkomend geval, ontslag. 10

11 zakelijke integriteit 11

12 Een integere manier van zaken doen draagt bij aan de duurzame groei van onze onderneming. Wij verbinden ons tot een eerlijke, billijke en legale manier van zakendoen met alle partijen. Punten die in dit deel behandeld worden: 1. Illegale handel 2. Het witwassen van geld 3. Mededinging en Antitrust 4. Antiomkoping en corruptie 5. Geschenken en entertainment 6. Verantwoordelijke aankopen en relaties met partners 7. Politieke relaties en schenkingen 8. Douane en belastingen 9. Internationale sancties en handelsbeperkingen 12

13 1. Illegale handel De preventie en bestrijding van de smokkel en namaak van tabak is een van onze belangrijkste zakelijke prioriteiten. We mogen ons nooit inlaten met illegale handel of illegale handel in de hand werken. We mogen alleen zaken doen met bedrijven en particulieren met een goede reputatie. We moeten samenwerken met overheden, toezichthouders en wetshandhavingsautoriteiten om de illegale handel in onze producten te voorkomen. Illegale handel in tabaksproducten is schadelijk voor ons bedrijf. Dit soort handel is in strijd met onze commerciële belangen en schaadt ons imago en onze merken. Het vermindert op significante wijze het mededingingsvermogen van de markten waarop wij actief zijn. Het ontneemt overheden inkomsten en zet consumenten ertoe aan om tabaksproducten te kopen van niet-gereguleerde bronnen. Bovendien ondermijnt het de regelgeving die van toepassing is op de legitieme tabaksindustrie en kan het gekoppeld zijn aan andere ernstige criminele activiteiten, zoals het witwassen van geld of drugshandel. Onder illegale handel vallen: Smokkel Legitieme producten die tax-free of met inbegrip van taxen gekocht worden, maar die gesmokkeld worden naar en illegaal verkocht worden op andere markten in overtreding met de fiscale of douanewetten. Deze producten zijn ook wel bekend als zwartemarktwaren. Namaak Illegale kopieën van bestaande merken die worden gemaakt en/ of verkocht in strijd met het merkrecht, en die vaak naar andere markten gesmokkeld worden zonder dat daarop enige rechten worden betaald. Cheap Whites Tabaksproducten die geproduceerd worden door kleine fabrikanten (die op de fabricageplaats een minimum aan belasting betalen) die vaak gesmokkeld worden naar en illegaal verkocht worden op andere markten. Ons beleid inzake supply chain stelt duidelijk dat wij alleen producten leveren aan goedgekeurde klanten en markten in overeenstemming met de regelgevende en wettelijke eisen van de markt van bestemming. 13

14 We moeten: uitsluitend producten leveren in hoeveelheden die evenredig zijn met de binnenlandse consumptie op de markt van bestemming en die voldoen aan de toelaatbare vereisten van de reizende consument; ervoor zorgen dat er juridisch bindende schriftelijke contracten worden afgesloten die alle relaties met klanten, distributeurs, agenten en andere derde partijen vaststellen; grondig alle incidenten in verband met productverduistering onderzoeken en passende maatregelen nemen om het risico van verdere verduistering te verminderen; ervoor proberen te zorgen dat onze klanten onze integriteitsnormen naleven en op de hoogte zijn van de relevante elementen van onze Gedragscode; ervoor zorgen dat klanten, distributeurs, agenten en andere derde partijen correct geëvalueerd worden door Group Security en Risk Management alvorens het product aan hen verkocht wordt; alle vermoedens van de illegale handel in tabaksproducten melden aan een leidinggevende, manager, Customer Services Manager of Group Security en Risk Management, doch eerst zoveel mogelijk informatie verzamelen, zonder uw eigen veiligheid of de veiligheid van anderen in gevaar te brengen; ieder voorstel om de levering van producten aan onze klanten op te schorten of te beëindigen wegens illegale handelsactiviteiten meedelen aan Commercial Integrity en Group Legal; en alle klantgegevens jaarlijks beoordelen. We mogen niet: onszelf blootstellen aan persoonlijke risico s of gevaren bij het verzamelen of melden van vermeende gevallen van illegale handel; verder handel drijven met klanten van wie is gebleken dat ze, opzettelijk of zonder scrupules, betrokken zijn bij illegale handelsactiviteiten; negeren of moedwillig blind zijn voor het vermoeden dat een klant of leverancier betrokken is bij de verduistering van onze producten afkomstig van de wettige toeleveringsketen. 14

15 2. Het witwassen van geld We mogen ons nooit inlaten met het witwassen van geld of het witwassen van geld in de hand werken. Bij het witwassen van geld wordt de schijn gewekt dat fondsen afkomstig uit criminele activiteiten legitiem zijn of afkomstig zijn van een legitieme bron. Het is een ernstige criminele activiteit. Aangezien smokkel en het witwassen van geld nauw met elkaar verbonden zijn, richten de wetshandhavingsautoriteiten hun inspanningen in toenemende mate op de illegale handel in tabaksproducten. We moeten ervoor zorgen dat onze producten niet kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld of om de opbrengsten van misdrijven te maskeren. Iedere markt moet over welbepaalde procedures beschikken zoals beschreven in ons Beleid inzake supply chain om de identiteit van hun klanten te controleren en te controleren of hun activiteiten legitiem zijn. Daarnaast moet elke markt over gedetailleerde procedures beschikken om te voorkomen dat mogelijk verdachte betalingen aanvaard worden. We moeten: uitsluitend betalingen aanvaarden van klanten, distributeurs en andere bedrijven of particulieren waarmee wij gewoonlijk zaken doen en die wij volledig en zorgvuldig gecontroleerd hebben (ook op financieel vlak); onmiddellijk alle dubieuze situaties melden aan Commercial Integrity, bijvoorbeeld, na het horen van een gerucht dat een klant betrokken is of zou zijn bij ongeoorloofde activiteiten; zeer voorzichtig zijn in alle omstandigheden die laten veronderstellen dat ongepaste financiële transacties plaatsvinden. Voorbeelden zijn: - een klant die niet bereid is persoonlijke of zakelijke achtergrondinformatie te verstrekken; - een klant die wil betalen met grote hoeveelheden contant geld; - een klant die onverschillig blijkt voor prijzen of voor andere aankoopvoorwaarden; - een klant of leverancier die betaald wil worden op een bankrekening in een ander land dan het land van verblijf of van de transactie. 15

16 We mogen niet: geld of equivalenten daarvan aanvaarden die voortkomen of zouden kunnen voortkomen uit criminele activiteiten; opzettelijk of onachtzaam de rode vlaggen negeren die laten veronderstellen dat ongepaste financiële transacties plaatsvinden. 16

17 3. Mededinging en antitrust Imperial Tobacco verbindt zich ertoe om eerlijk en rechtvaardig met zijn concurrenten te wedijveren. Daarom moeten wij alle antitrusten mededingingswetten naleven die van toepassing zijn op onze activiteiten. De algemene principes die in deze rubriek worden genoemd gelden alleen als richtlijnen. De mededingingswetgeving die op een markt van toepassing is, heeft voorrang. Wij moeten dus allemaal op de hoogte zijn van de mededingingswetgeving die op onze lokale markt bestaat. Eerlijke concurrentie De meeste landen beschikken over een mededingingswetgeving en, afhankelijk van onze locatie, kunnen de wetten die op ons van toepassing zijn, verschillen. De mededingingswetgeving is ontworpen om een vrije markt te bevorderen en consumenten en bedrijven te beschermen. Deze wetten regelen ook onze omgang met concurrenten, klanten, distributeurs en andere derde partijen, en ook ons gedrag in omgevingen waar we over een aanzienlijke marktpositie beschikken. Het overtreden van mededingingswetten kan resulteren in hoge boetes en procesvoering door benadeelde groepen, en kan ook een negatieve impact hebben op de goede naam van de onderneming en op de aandelenkoers. Bovendien kunnen personen die betrokken zijn bij de meest ernstige vormen van concurrentiebeperkende activiteiten een gevangenisstraf oplopen. Overeenkomsten/Contact met concurrenten Mededingingswetten wereldwijd bepalen dat bepaalde soorten afspraken verboden zijn en dat het verboden is dergelijke afspraken te maken met concurrenten. Zulke afspraken met concurrenten vormen namelijk het grootst mogelijke risico van concurrentiebeperkende activiteiten. Daarom bekijken mededingingsautoriteiten afspraken tussen concurrenten vaak met argusogen. Als een verantwoorde onderneming moeten wij in alle gevallen onafhankelijk van onze concurrentie zaken doen en wedijveren. 17

18 Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: samen met concurrenten prijzen, kortingen of andere handelsvoorwaarden, waaronder minimum- of maximumprijzen, stabiliserende, wijzigende of coördinerende prijzen, vaststellen of, rechtstreeks of onrechtstreeks, aan hen laten weten dat wij bereid zijn hierover afspraken te maken; met concurrenten afspraken maken over de kwaliteit of de hoeveelheid van producten die geproduceerd zullen worden voor of aan een bepaalde markt of klantengroep geleverd zullen worden; aan enige vorm van offertevervalsing doen; met concurrenten afspreken om een leverancier, klant of distributeur te boycotten; met concurrenten afspreken om markten, klanten of productcategorieën te verdelen; met concurrenten commercieel gevoelige informatie bespreken of uitwisselen, waaronder informatie over klanten en producten. Formele of informele mededelingen of afspraken, zoals de bovengenoemde, via een tussenpersoon of derde partij, zijn wellicht ook illegaal. Beroepsverenigingen Een bijeenkomst van de tabakberoepsvereniging met concurrenten kan een goed forum zijn om bepaalde aspecten in verband met de bedrijfstak te bespreken en in overweging te nemen, zoals regelgevende kwesties of maatregelen om illegale handel te bestrijden. Bijeenkomsten van de beroepsvereniging mogen echter niet gebruikt worden als een forum om commerciële of gevoelige informatie te bespreken of uit te wisselen. Er kunnen ook concurrentiebeperkende afspraken gemaakt worden tijdens contacten met derden, zoals klanten of distributeurs. Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: vaste of minimumverkoopprijzen opleggen aan of afspreken met klanten of distributeurs of hun winstmarge of de maximale korting die zij kunnen bieden dicteren; zonder goede en overtuigende motivering de gebieden of klantengroepen beperken waarbinnen onze klanten of distributeurs onze producten mogen verkopen. 18

19 Monopolisering of misbruik van een dominante marktpositie In veel landen kunnen aanvullende regels ons verplichten om, indien wij een dominante marktpositie hebben, deze positie niet te misbruiken. Deze omgevingen kunnen ons beperken in ons handelen. Terwijl wij actief moeten blijven wedijveren voor marktaandeel, moeten wij ervoor oppassen dat onze activiteiten niet tot concurrentievervalsing leiden, bijvoorbeeld door concurrenten uit de markt te verdrijven of te voorkomen dat nieuwe concurrenten de markt te betreden. Het is belangrijk om juridisch advies in te winnen in situaties waarin we over aanmerkelijke marktpositie beschikken en er een redelijke kans bestaat dat een bepaalde activiteit concurrenten uitsluit van de markt. Over activiteiten, zoals kortingen, promotie- of handelsprogramma s, die op het eerste gezicht gunstig of onschadelijk lijken, moet grondig worden nagedacht om te voorkomen dat zij op lange termijn de concurrentie schaden en oneerlijke discriminatie tussen klanten veroorzaken. Ieder van ons moet: juridisch advies inwinnen in situaties van marktpositie indien eventuele kortingen, promotionele of handelsprogramma s, of andere activiteiten kunnen leiden tot een misbruik van machtspositie. Het gaat onder meer om: - het bundelen of samen aanbieden van verschillende producten en diensten; - het gebruik van buitensporig agressieve kortingen of stimulansen om concurrenten te verdrijven; - het veroorzaken van oneerlijke discriminatie tussen klanten, bijvoorbeeld het aanrekenen van verschillende prijzen aan dezelfde soort klanten, zonder objectieve rechtvaardiging; - het beperken van de productie om klanten te benadelen; - het weigeren om aan nieuwe of bestaande klanten te leveren zonder objectieve rechtvaardiging. 19

20 Verzamelen van informatie Het verzamelen, analyseren en gebruiken van gegevens en marktinformatie is een legitiem concurrentie-instrument. We moeten echter voorzichtig zijn wanneer we informatie over onze concurrenten verzamelen. Legitieme bronnen van informatie zijn onder andere: de media; het internet en websites van bedrijven; betrouwbare overzichten van de bedrijfstak; jaarverslagen; openbare toespraken van leidinggevenden; publiekelijk beschikbare archieven bij overheidsinstanties; het verzamelen van gegevens op het verkooppunt via het gebruik van door de Onderneming geleverde elektronische apparatuur, bijvoorbeeld Siebel, en gesprekken met klanten, maar niet met het specifieke doel vertrouwelijke informatie te verkrijgen. We moeten: begrijpen welke concurrentie-informatie we kunnen verzamelen en hoe we deze kunnen gebruiken; ervoor zorgen dat onze eigen concurrentie-informatie niet direct of indirect aan concurrenten wordt bekend gemaakt. Naargelang de toepasselijke wetten mogen wij niet: proberen toegang te krijgen tot informatie over de activiteiten van een concurrent via illegale of ongepaste methoden, waaronder: - het verrichten van industriële spionage of undercoveractiviteiten om toegang te krijgen tot informatie die niet publiekelijk beschikbaar is; - het aanstellen van medewerkers van concurrenten om vertrouwelijke of commercieel gevoelige informatie te verkrijgen; - het benaderen van klanten of medewerkers van concurrenten om vertrouwelijke informatie te verkrijgen; het hanteren van enige andere ongepast of illegaal geachte methode voor het verkrijgen van informatie; het aanvaarden, openbaar maken of gebruiken van informatie waarvan we weten of reden hebben om aan te nemen dat ze vertrouwelijk aan ons werd meegedeeld met schending van een algemene geheimhoudingsverplichting of van een geheimhoudingsovereenkomst tussen een derde partij en een van onze concurrenten, bijvoorbeeld informatie over het voorstel van een concurrent tijdens een onderhandelingsproces. 20

21 4. Antiomkoping en corruptie De naleving van antiomkopings- en corruptiewetten is verplicht. We mogen geen geschenken, betalingen of andere voordelen aanbieden, geven of aanvaarden die een ongepast voordeel zouden vormen voor Imperial Tobacco. De meeste landen hebben wetten die medeplichtigheid aan omkoping en corruptie illegaal maken. In een toenemend aantal landen worden daden van omkoping die plaatsvinden buiten hun grenzen strafbaar gesteld en vervolgd. Het overtreden van deze wetten is een ernstig strafbaar feit voor de medewerkers en de onderneming in kwestie. Sancties bestaan meestal uit gevangenisstraffen en hoge boetes (voor zowel het bedrijf als de personen). Bovendien krijgt de reputatie van de onderneming een flinke deuk. Bedrijven kunnen verplicht worden om overtredingen door hun medewerkers zelf te melden aan wetshandhavingsinstanties. De voornaamste corruptiemisdrijven zijn: het betalen (of aanbieden) van steekpenningen; het aanvaarden van steekpenningen. Steekpenningen kunnen bestaan uit geld, diensten, geschenken, buitensporig of ongerechtvaardigd entertainment en andere soortgelijke voordelen (met inbegrip van gunsten). Het geven, aanbieden of aanvaarden van gelijk welke van deze elementen kan gelijk staan met omkoping als het de bedoeling is om activiteiten te garanderen of te behouden of om enig ongepast voordeel te verkrijgen. Steekpenningen hoeven niet te bestaan uit grote hoeveelheden geld. Kleine betalingen aan overheidsambtenaren of overheidsvertegenwoordigers worden beschouwd als smeergelden, en kunnen direct of indirect worden gedaan, onder meer via een derde partij. Ook klanten, leveranciers, overheidsambtenaren en politieke vertegenwoordigers en hun familie en vrienden kunnen ontvangers van steekpenningen zijn. We mogen ons nooit inlaten met corrupt gedrag, en onze distributeurs, consultants of vertegenwoordigers net zo min. 21

22 Overheidsambtenaren Een overheidsambtenaar is iemand die een wetgevende, administratieve of gerechtelijke functie bekleedt, ongeacht of hij op nationaal of lokaal niveau is aangesteld, of iemand die de activiteiten van dergelijke personen kan beïnvloeden. Bovendien moeten mensen die persoonlijk verantwoordelijk zijn voor het uitoefenen van een publieke functie, zoals iemand die voor een openbare internationale organisatie of een overheidsbedrijf werkt, ook worden beschouwd als overheidsambtenaren. Wees altijd voorzichtig in de omgang met de overheid en overheidsambtenaren, douanebeambten en medewerkers van overheidsbedrijven of gecontroleerde bedrijven, en met familieleden of vrienden of medewerkers van dergelijke personen om iedere schijn van corrupt gedrag uit te sluiten. Beroep op of betaling van consultants De benoeming, het beroep doen op of de betaling van consultants, adviseurs, businesspartners of andere derde tussenpersonen ( Consultants ) leidt tot specifieke risico s. Antiomkopings- en -corruptiewetten gelden evengoed voor Consultants die voor ons werken als voor medewerkers. Pas onder andere op voor de volgende indicaties : het land heeft een geschiedenis van corruptie; de consultant is een niet-ingezetene of gebruikt fictieve of spookbedrijven; een consultant heeft relaties met of wordt aanbevolen door een overheidsambtenaar; verzoeken om dringende betalingen van hoge commissies in verband met de aangeboden diensten of om een offshore- of derdenrekening te gebruiken; een consultant weigert een contract te ondertekenen dat voldoet aan de normen van Imperial. Wanneer u een beroep doet op een consultant moet u: rekening houden met indicaties die er op wijzen dat er een risico van corruptie bestaat; iedere voorgestelde consultant zorgvuldig controleren, en u daartoe laten bijstaan door Group Security & Risk Management; toestemming verkrijgen van Group Legal alvorens een consultant aan te stellen; een contract laten ondertekenen alvorens de Consultant voor ons mag werken. Group Legal zal u helpen bij het opstellen van het contract. 22

23 Smeergelden Vele landen maken geen onderscheid tussen smeergelden en omkoping. Smeergelden zijn kleine steekpenningen of betalingen direct of indirect aan overheidsambtenaren om de uitvoering van een routineactiviteit te garanderen of te versnellen of om de bureaucratie sneller te laten verlopen. Bijvoorbeeld om de vrijgave van goederen door de douane te verkrijgen of om een paspoort of visum zeker te stellen of om een telefoonaansluiting of nutsvoorziening te verkrijgen. Waar we ook werken, er zijn geen situaties waarin wij smeergelden mogen geven of toestaan. Onze hoofdzetel is immers gevestigd in het Verenigd Koninkrijk waar alle smeergelden illegaal zijn, ongeacht de lokale wetten of cultuur. Mocht u van mening zijn persoonlijk bedreigd te zullen worden indien u weigert smeergeld te betalen, dan moet u, indien mogelijk, onmiddellijk hulp en advies vragen aan Group Security en Risk Management of Group Legal. Zij zullen u dan helpen om een oplossing te vinden. U mag zich nooit blootstellen aan gevaar en als u smeergeld moet betalen om uw onmiddellijke veiligheid niet in gevaar te brengen, dan moet u dit doen. U moet het incident echter onmiddellijk schriftelijk melden aan uw lijnmanager en aan Group Security en Risk Management. We moeten: ieder verzoek of iedere eis om een mogelijk corrupte betaling door een derde partij melden aan onze lijnmanager, lokale bedrijfsjurist of Group Legal; de speciale regels volgen die gelden voor overheidsambtenaren en consultants; alle indicaties onderzoeken die duiden op een risico van corruptie; het gebruik van smeergelden op de markten waar we werkzaam zijn actief ontmoedigen; advies vragen aan onze lijnmanager, lokale advocaat of Group Legal. 23