Regeling Profileringsfonds

Transcriptie

1 Regeling Profileringsfonds

2 Regeling Profileringsfonds Groningen, oktober 2018 Stichting Studenten Activiteiten Zernikeplein 11 Kantoor A AS Groningen

3 Inhoud 1 Inleiding Algemene informatie Profileringsfonds Aanvraag Algemene voorwaarden Notarieel vastgestelde statuten Checklist Puntentelling activiteiten studieverenigingen Studie gerelateerde activiteiten Kleine evenementen Grote activiteiten Sociale activiteiten Overige activiteiten Puntentelling activiteiten overige organisaties Sociale activiteiten Organisaties t.b.v. belangenbehartiging en opinievorming Kleine evenement Grote evenementen Overige activiteiten Organisaties t.b.v. studie- en arbeidsmarkt Kleine evenementen Wedstrijdrondes/marktdagen Organisaties gericht op jaarlijkse projecten Ontwerpperiode Productieproces Doel behaald? Eerste inlevermoment Contactgegevens Jaarplan en begroting Goedkeuring algemene ledenvergadering Goedkeuring Dean Tweede inlevermoment Jaarverslag en resultatenrekening... 13

4 7.2 Goedkeuring algemene ledenvergadering Goedkeuring Dean Bewijslast Studiegerelateerde en sociale activiteiten Overige activiteiten Bijlage 1: Studentenstatuut 2A Profileringsfonds Bijlage 2: Procedure Bijlage 3: Aanvraagformulier eerste inlevermoment Bijlage 4: Aanvraagformulier tweede inlevermoment... 17

5 1 Inleiding Het Profileringsfonds is een door de Hanzehogeschool Groningen (HG) ingesteld fonds waar bestuurlijk actieve studenten aanspraak op kunnen maken. Stichting Studenten Activiteiten (SSA) stelt jaarlijks regels van procedurele aard op voor wijze van erkenning en aanvragen. In dit document staan deze regels voor bestuurders die een bestuursjaar hebben gedaan op de HG. In hoofdstuk twee van dit document wordt algemene informatie verschaft over het Profileringsfonds. Tevens staat hier beschreven hoe een Profileringsfondsaanvraag ingediend kan worden. In hoofdstuk drie worden de algemene voorwaarden benoemd. Er wordt een toelichting gegeven over waaraan de notarieel vastgestelde statuten moeten voldoen. In hoofdstuk vier staat beschreven welke documentatie er tijdens het eerste inlevermoment aangeleverd moet worden en in hoofdstuk vijf staat beschreven welke documentatie er tijdens het tweede inlevermoment aangeleverd moet worden. Ter informatie is in de bijlage het Profileringsfonds bijlage 2A van het studentenstatuut , de procedure omtrent het Profileringsfonds, het aanvraagformulier voor het eerste inlevermoment en het tweede inlevermoment toegevoegd. 5

6 2 Algemene informatie In dit hoofdstuk staat beschreven wat het Profileringsfonds is en hoe er een Profileringsfondsaanvraag ingediend kan worden. 2.1 Profileringsfonds Het Profileringsfonds is een door de HG opgesteld fonds waar bestuurlijk actieve studenten aanspraak op kunnen maken, met als doel bestuurders financieel te compenseren voor eventuele opgelopen studievertraging tijdens het bestuursjaar. Een aanvraag voor het Profileringsfonds wordt goedgekeurd als deze voldoet aan de zogeheten algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn te vinden in bijlage 1: Studentenstatuut 2A Profileringsfonds. 2.2 Aanvraag Een aanvraag kan worden gedaan door een USB-stick aan te leveren bij de SSA. De aanvraag kan ook gedaan worden door middel van Office 365 van de Hanzehogeschool. Deze USB-sticks en Cloud is voorzien van een bepaalde mappenstructuur en begeleidende mappen. De procedure voor een aanvraag is te vinden in bijlage 2: Procedure. De deadlines voor het aanleveren van de stukken zijn als volgt: Septemberbesturen Wat Wanneer Algemene voorwaarden* 1 januari 2019 Eerste inlevermoment 1 januari 2019 Tweede inlevermoment 1 maart 2020 * De algemene voorwaarden moeten één keer in de drie jaar aangeleverd worden, zie hoofdstuk drie voor meer informatie. Een bestuursjaar volgens het Profileringsfonds loopt van 1 september tot en met 31 augustus of van 1 februari tot en met 31 januari. Alle activiteiten die buiten deze periode vallen worden niet meegenomen in het Profileringsfonds. Als de aanvraag goedgekeurd is, zal de Commissie Profileringsfonds in een brief aangeven hoeveel maanden een bestuur toegekend krijgt. Daarnaast vraagt de Commissie ook om formulieren en documenten die moeten worden aangeleverd voordat er wordt overgegaan tot uitbetaling van de HG. Bestuurders kunnen ervoor kiezen om in een of twee keer uitbetaald te worden. Na het eerste inlevermoment geeft de SSA een indicatie in de maand januari hoeveel punten een HG-studentenorganisatie kan verdienen op basis van de activiteiten die in het jaarplan en de jaarplanning beschreven staan. Daarnaast koppelt de SSA terug of een HG-studentenorganisatie wordt erkend op basis van de algemene voorwaarden. Als een bestuurder van een HG-studentenorganisatie ervoor gekozen heeft om de bestuursbeurs in twee keer uitbetaald te krijgen, kan de bestuurder op basis van de erkenning van de algemene voorwaarden een verzoek tot uitbetaling indienen bij Commissie Profileringsfonds. Als een bestuurder ervoor gekozen heeft om in één keer uitbetaald te worden, gebeurt dit pas na het tweede inlevermoment. Let op: de Commissie Profileringsfonds vergadert één keer in de maand. Uitbetaling van de beurs is de maand hierop volgend, hierdoor kan er nog ruim een maand overheen gaan tot de uitbetaling daadwerkelijk is doorgevoerd. 6

7 3 Algemene voorwaarden De besturen van de HG-studentenorganisaties moeten beslist aan de algemene voorwaarden voldoen om als erkende studentenorganisatie in de Regeling Profileringsfonds opgenomen te worden en voor bestuur beursmaanden in aanmerking te komen. Documenten om aan deze voorwaarden te voldoen, moeten één keer in de drie jaar worden aangeleverd. In september wordt via een kenbaar gemaakt welke HGstudentenorganisaties deze documenten (algemene voorwaarden) moeten inleveren. De deadline hiervoor is 1 januari Onder algemene voorwaarden wordt het volgende verstaan: de notarieel vastgelegde statuten en de digitale ledenadministratie. Alle documenten moeten in pdf-formaat worden aangeleverd. Als een bestuurder van een HG-studentenorganisatie ervoor gekozen heeft om de bestuursbeurs in twee keer uitbetaald te krijgen, kan de bestuurder op basis van de erkenning van de algemene voorwaarden een verzoek tot uitbetaling indienen bij Commissie Profileringsfonds. 3.1 Notarieel vastgestelde statuten De HG-studentenorganisatie moet een kopie van alle pagina s van de originele statuten aanleveren. Tevens moeten deze voorzien zijn van een handtekening en stempel van de notaris Checklist Opgenomen in de statuten zijn de volgende punten: Doelstelling van de HG-studentenorganisatie Artikel: Werkzaamheden van de HG-studentenorganisatie Artikel: De organisatiestructuur Artikel: Personen die bestuurslid kunnen worden Artikel: Wijze van verkiezing of benoeming van het bestuur Artikel: Zittingstermijn van het bestuur Artikel: In geval van een vereniging welke personen lid kunnen worden Artikel: De organisatie richt zich op de studentengemeenschap, een opleiding of Artikel: school van de HG Het uitvoerende bestuur van de organisatie bestaat uit studenten Artikel: De organisatie is toegankelijk voor elke student ingeschreven bij de HG, Artikel: dan wel voor een bepaalde opleiding of school van de HG Tevens geldt: De HG-studentenorganisatie draagt bij aan een positieve uitstraling van Waar / Niet waar de HG De HG-studentenorganisatie heeft de gedragscode introductietijden Waar / Niet waar studentenverenigingen en -organisaties van de HG en de Rijksuniversiteit Groningen ondertekend De HG-studentenorganisatie stelt jaarlijks een jaarplan inclusief begroting op Waar / Niet waar 7

8 De HG-studentenorganisatie maakt jaarlijks een jaarverslag Waar / Niet waar De HG-studentenorganisatie stelt jaarlijks een resultatenrekening op Waar / Niet waar 8

9 4 Puntentelling activiteiten studieverenigingen Hieronder het aantal punten die per studiegerelateerde, sociale en overige activiteiten toegekend kunne worden. Punten worden alleen toegekend als de activiteit is georganiseerd voor de eigen leden, docenten en/of partners van de HG-studentenorganisatie. Bij het opstellen van het jaarplan kunnen HG-studentenorganisaties gebruik maken van de onderstaande lijst. Er kunnen in totaal maximaal veertien punten toegekend worden op basis van het activiteitenaanbod. De lijst met activiteiten is niet uitputtend. Mocht een HG-studentenorganisatie een activiteit organiseren die hieronder niet beschreven staat, dan kan er contact worden opgenomen met de SSA ter waardering van de activiteit. 4.1 Studie gerelateerde activiteiten geen max Kleine evenementen Lezingen en workshops 0.5 pt. Kantoor- en werkbezoeken Bijlessen Binnenlandse excursies buiten Groningen Minimaal twee studie gerelateerde activiteiten Grote activiteiten Introductiekamp Symposium Minimaal drie verschillende sprekers. Buitenlandse excursies Elke dag een studie gerelateerde activiteit. 0.5 pt. 0.5 pt. 0.5 pt. per dag 0.5 pt. per dag 4.2 Sociale activiteiten max 3 pt. Reguliere activiteiten 0, Borrels, sportactiviteiten, diners, et cetera. Meerdaagse activiteiten Actieve ledenweekend, plezierreis, et cetera. 0, per dag 4.3 Overige activiteiten max. 3 pt. Commissiecompetitie Samenvattingen Eén punt wordt toegekend voor het geheel, dus niet per samenvatting één punt. Uitgave van een tijdschrift Eén punt wordt toegekend voor het geheel, dus niet per tijdschrift één punt. 9

10 5 Puntentelling activiteiten overige organisaties Hieronder de punten per activiteit gespecificeerd in algemene activiteiten, organisaties t.b.v. belangenbehartiging en opinievorming, organisaties t.b.v. de arbeidsmarkt en organisaties gericht op jaarlijkse projecten. Punten worden alleen toegekend als de activiteit is georganiseerd voor de eigen leden, alumni, docenten en/of partners van de HG-studentenorganisatie. Bij het opstellen van het jaarplan kunnen HG-studentenorganisaties gebruik maken van de onderstaande lijst. Er kunnen in totaal maximaal veertien punten toegekend worden. De lijst met activiteiten is niet uitputtend. Mocht een HG-studentenorganisatie een studie gerelateerde activiteit organiseren die hieronder niet beschreven staat, dan kan er contact worden opgenomen met de SSA ter waardering van de activiteit. 5.1 Sociale activiteiten max 3 pt Reguliere activiteiten 0, Borrels, sportactiviteiten, diners, et cetera. Meerdaagse activiteiten Actieve ledenweekend, plezierreis, et cetera. 0, per dag 5.2 Organisaties t.b.v. belangenbehartiging en opinievorming Kleine evenement geen max. Individuele belangenbehartiging 0. Debatten Binnenlandse excursies buiten Groningen Minimaal twee informatieve activiteiten pt. per dag Grote evenementen geen max. Verkiezingsweek Per gewonnen zetel voor het opvolgend jaar. Symposium Minimaal drie verschillende sprekers. Buitenlandse excursies Elke dag een studie gerelateerde activiteit. 0.5 pt. per dag Overige activiteiten max 3 pt. Lid en participant in nationale en/of internationale netwerken Uitgave van een opinieblad Eén punt wordt toegekend voor het geheel, dus niet per tijdschrift één punt. Tevredenheidsonderzoeken Minimaal vijf onderzoeken. 10

11 5.3 Organisaties t.b.v. studie- en arbeidsmarkt geen max Kleine evenementen Gastcollege 0, Workshops/masterclass Wedstrijdrondes/marktdagen Op minor-/klasniveau met minimaal twee verschillende wedstrijdrondes per evenement Op instituutsniveau met minimaal twee wedstrijdrondes per evenement HG-breed met minimaal twee wedstrijdrondes per evenement 0, 3 pt. 5.4 Organisaties gericht op jaarlijkse projecten Ontwerpperiode max 4 pt. Ontwerpproces Ontwerp Productieproces max 4 pt. Chassics & Dynamics Power train Drive train Electrial Doel behaald? max 6 pt. Aanwezig, mits deelname met product Testen Race 11

12 6 Eerste inlevermoment Het eerste inlevermoment is verplicht, de deadline hiervoor is 1 januari Er moeten dan vijf documenten aangeleverd worden bij dit eerste inlevermoment: de contactgegevens, het jaarplan inclusief begroting, een goedkeuring van de ALV (op het jaarplan) en een goedkeuring van de Dean (op het jaarplan inclusief begroting) van het instituut waar de HG-studentenorganisatie bij aangesloten is. Alle documenten moeten in pdf-formaat worden aangeleverd. In bijlage drie is een aanvraagformulier voor het eerste inlevermoment te vinden. Bij het eerste inlevermoment worden punten toegekend op basis van het geplande activiteitenaanbod van een HGstudentenorganisatie. De SSA koppelt in de maand februari terug hoeveel punten een HG-studentenorganisatie kan verdienen op basis van de activiteiten die in het beleidsplan en de jaarplanning beschreven staan. Toekenning vindt uiteindelijk plaats op basis van daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. 6.1 Contactgegevens De SSA heeft de contactgegevens van de HG-studentenorganisatie en de persoonlijke gegevens van twee bestuursleden nodig. 6.2 Jaarplan en begroting De HG-studentenorganisatie moet haar jaarplan en begroting aanleveren. 6.3 Goedkeuring algemene ledenvergadering Het jaarplan moet goedgekeurd zijn door de algemene ledenvergadering (ALV). Een beleidsplan, die goedgekeurd is onder voorbehoud van wijzigingen, mag ook aangeleverd worden zolang deze wijzigingen niet het activiteitenaanbod aangaan. Een HG-studentenorganisatie kan aantonen dat haar beleidsplan goedgekeurd of goedgekeurd onder voorbehoud van wijzigingen is door de ALV door de notulen van de desbetreffende vergadering aan te leveren. 6.4 Goedkeuring Dean De Dean van het instituut, waarbij de HG-studentenorganisatie aangesloten is, moet zijn/haar goedkeuring geven. Dit houdt in dat de Dean het eens is met het jaarplan dat de HG-studentenorganisatie heeft opgesteld. 12

13 7 Tweede inlevermoment Het tweede inlevermoment is verplicht. Het aanleveren van de documenten is mogelijk tot zes maanden na het boekjaar. Er moeten vier documenten aangeleverd worden bij het tweede inlevermoment: het jaarverslag inclusief resultatenrekening, een goedkeuring van de ALV (op het jaarverslag), een goedkeuring van de Dean (op het jaarverslag inclusief resultatenrekening) van het instituut waar de HG-studentenorganisatie aangesloten is en bewijslasten van de activiteiten. Alle documentatie moet in pdf-formaat in één bestand worden aangeleverd. In bijlage vier is een aanvraagformulier voor het tweede inlevermoment te vinden. Bij het tweede inlevermoment worden punten toegekend op basis van de uitgevoerde activiteiten. De SSA koppelt binnen twee maanden na inleveren terug hoeveel punten een HG-studentenorganisatie definitief heeft gehaald op basis van daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. Een bestuurder van een HGstudentenorganisatie na de terugkoppeling van de SSA een verzoek tot uitbetaling indienen bij Commissie Profileringsfonds. 7.1 Jaarverslag en resultatenrekening De HG-studentenorganisatie moet haar jaarverslag en jaarrekening (of financieel jaarverslag) van het desbetreffende boekjaar aanleveren. 7.2 Goedkeuring algemene ledenvergadering Het jaarverslag moet goedgekeurd zijn door de ALV. Een HG-studentenorganisatie kan dit aantonen door de notulen van de desbetreffende vergadering aan te leveren. 7.3 Goedkeuring Dean De Dean van het instituut, waarbij de HG-studentenorganisatie aangesloten is, moet zijn/haar goedkeuring geven. Dit houdt in dat de Dean het eens is met het jaarverslag inclusief resultatenrekening dat de HGstudentenorganisatie aanbiedt. 7.4 Bewijslast De activiteiten die zijn uitgevoerd moeten per categorie bewezen worden. De bewijslasten zijn opgedeeld in studiegerelateerde, sociale en overige activiteiten Studiegerelateerde en sociale activiteiten Naast het jaarverslag, de resultatenrekening en een goedkeuring van de ALV dient er voor elke sociale en/of studie gerelateerde activiteit een desbetreffende toereikende factuur aangeleverd moet worden. Mocht dit niet mogelijk zijn, omdat er geen kosten zijn gemaakt voor de activiteit, dan voldoet een bevestigingsmail achteraf van een externe partij Overige activiteiten Bij de overige activiteiten moet een toereikende bewijslast worden aangeleverd. Denk bij samenvattingen bijvoorbeeld aan een kopie van een het desbetreffende document. 13

14 Bijlage 1: Studentenstatuut 2A Profileringsfonds 14

15 Bijlage 2: Procedure Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Spreekuren De HG-studentenorganisaties en overige organisaties kunnen op afspraak langskomen bij de SSA gedurende twee middagen met vragen betreffende het profileringsfonds. Eerste inlevermoment, 1 januari 2018 Eerste verplichte inlevermoment voor de HG-studentenorganisaties. Hierin moet het 'aanvraagformulier eerste inlevermoment' en de documenten van de algemene voorwaarden aangeleverd worden. Nakijkronde SSA, begin februari 2019 De SSA gaat de aanvraag nakijken en koppelt het aantal punten terug aam de HGstudentenorganisaties. Aanvragen bestuursbeurs, eind februari 2019 Bestuurders die in twee keer uitbetaald willen worden kunnen een verzoek voor uitbetaling indienen bij Commissie Profileringsfonds op basis van de erkenning. Tweede inlevermoment, tot zes maanden na het boekjaar Tweede verplichte en tevens het laatste inlevermoment voor de HG-studentenorganisaties. Hierbij moet het 'aanvraagformulier tweede inlevermoment' aangeleverd worden. Adviesrapport, binnen twee maanden na inleveren De SSA kijkt voor de laatste keer de aanvraag na en stelt een adviesrapport op aan Commissie Profileringsfonds. Vastellen adviesrapport door Commissie Profileringsfonds Adviesrapport ligt ter keuring bij Commissie Profileringsfonds.. Verdeling maanden De contactpersonen van de HG-studentenorganisatie ontvangen een met een formulier over de verdeling van de maanden. Deze dient ingevuld en teruggestuurd te worden. Stap 9 Uitbetaling HG-studentenorganisaties en overige organisaties worden ongeveer een maand na het aanleveren van het formulier uitbetaald door Commissie Profileringsfonds. Wanneer iemand een bezwaar in wilt dienen, staat Commissie Profileringsfonds open voor beroep en bezwaar. Er wordt geadviseerd om hiervoor wel eerst contact op te nemen met de SSA omtrent de situatie. Contactgegevens Commissie Profileringsfonds: Olffen EM van, Eugenie e.m.van.olffen@pl.hanze.nl 15

16 Bijlage 3: Aanvraagformulier eerste inlevermoment 1 Contactgegevens 1.1 HG-studentenorganisatie Naam: Adres: Kantoornummer: Telefoonnummer: adres: 1.2 Contactpersoon één Naam: Adres: Functie: Privé adres: 1.3 Contactpersoon twee Naam: Adres: Functie: Privé adres: 2 Jaarplan 3 Begroting 4 Notulen algemene ledenvergadering 5 Goedkeuring Dean 16

17 Bijlage 4: Aanvraagformulier tweede inlevermoment 1 Jaarverslag 2 Resultatenrekening 3 Notulen algemene ledenvergadering 4 Goedkeuring Dean 5 Bijlagen I. Sociale activiteiten II. III. Studie gerelateerde activiteiten Overig activiteiten 17