Voorstel Het dagelijks bestuur adviseren over onderstaand conceptvoorstel aan het algemeen bestuur.

Transcriptie

1 Onderwerp: stand van zaken taskforce wateroverlast Commissie Waterbeheer Portefeuillehouder: Har Frenken Registratienummer: Datum: 17 juni 2015 Vergaderingnummer: 2 Agendapunt: 7 Voorstel Het dagelijks bestuur adviseren over onderstaand conceptvoorstel aan het algemeen bestuur. Conceptvoorstel Kennis nemen van de stand van zaken van de taskforce wateroverlast Motivering Aanleiding Naar aanleiding van de presentaties en discussie over de evaluatie wateroverlast zomer 2014 in de vergadering van de gezamenlijke commissie op 25 februari 2015, besloot het Algemeen Bestuur op 11 maart 2015: Met inachtname van het advies van de gezamenlijk commissie van 25 februari 2015 de verbeterpunten uit het rapport uit te laten werken tot concrete verbetervoorstellen door een in te stellen ambtelijke 'taskforce', die binnen afzienbare termijn (3 maanden) hierover verslag uit brengt. Inleiding De taskforce aanpak wateroverlast werkt de opdracht van het AB, op basis van de aanbevelingen van HKV uit, en voert die maatregelen uit. Uit de aanbevelingen van HKV volgen 5 aandachtsgebieden waar verbeterslagen nodig zijn, te weten:» communicatie risico-communicatie, crisis-communicatie, externe gerichtheid in communicatie (in beheer- en crisis-situatie)» cultuur perceptie van prioriteiten, doen wat afgesproken is, doen wat nodig is, van reactief naar proactief, empowerment in de buitendienst (daadkracht) «calamiteitenzorg trigger(s) voor opschaling, alarmering, besluitvorming opschaling ("besluitvormings-as"), snelheid van reactie verkorten, nazorg (o.a. evaluatie),casus Dorperpeelweg (afspraak in AB ), definitie grootschalige wateroverlast (afspraak in AB )» informatiemanagement profielafmetingen irt legger en beheerregister, registratiesysteem maaibeheer, eigendom

2 watergangen (in veld zichtbaar), neerslagvoorspelling en alarmering, gegevens waterstanden (oppervlaktewater en grondwater), gegevens stuwpeilen, hoe snel een algemeen (gebiedsdekkend) beeld te krijgen, voorspelling functioneren watersysteem» beleid afstemming in overlastnormen (STOWA), maaibeheer verdisconteren in overlastnormen, beleid maken hoe om te gaan met de spanning in doelrealisatie droge voeten en ecologie en waterconservering (afspraak in AB ) De stand van zaken van de maatregelen is weergegeven in bijgevoegde tabel. Beoogd effect» Aanpak helpt randvoorwaarden te creëren om het vertrouwen van stakeholders (landbouw) te herstellen, door o.a. nazorg te geven» aanpak mondt uit in beter toegeruste organisatie om wateroverlast te voorkomen, optredende wateroverlast te bestrijden, en communicatie daarover te verbeteren Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) Het Algemeen bestuur heeft hoge prioriteit toegekend aan het uitwerken en uitvoeren van de maatregelen naar aanleiding van de rapportage van HKV en de discussie daarover. Kanttekeningen (gevolgen, als niet besloten wordt conform het voorstel) Het risico bestaat dat we blijven werken op de manier zoals we deden. Door niet, of niet met korte-klap doorvoeren van verbeteringen zal het vertrouwen van onze omgeving in de organisatie niet toenemen of zelfs verminderen. Financiële conseouenties Voor een aantal maatregelen voorzien we een inzet door externe adviseurs. Voor dekking van deze kosten zullen wij separaat besluiten. Communicatie Externe communicatie over de voortgang is onderdeel van de aanpak. Evaluatie Een volgende stand van zaken bericht zullen wíj in september a.s. opmaken. Het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei, de secretaris wnd, de voorzitter wnd. A.P.R. Kickken G.H.M. Driessen 2

3 ARCHIEF llllllllllllllllllllllll Corsa-nr Datum 22 mei 2015 Onderwerp Stand van zaken taskforce wateroverlast Project legenda:: Groer^ gereed, Oranje s in uitvoering (verwachte termijn afronding is aangegeven), Rood= stagneert, w^ cf planning later op te pakken, of afhankelijk van derden Korte termijn (K^ juni/juli 2015 (planning); Lange termijn (T^ meest eind 2015 of doorlopend in 2016 (horizon is aangegeven) Informatiemanagement Actie stand van zaken per 20 mei 2015 status (I) Korte termijn (K) IK1 Legger Legger (met afmetingen watergangen) actualiseren IK2 registratiesysteem maaibeheer Informatiesysteem operationaliseren (inzicht status maaibeheer) a. aanpak b. oplevering IK3 eigendom watergangen in veld zichtbaar maken a. aanpak b. oplevering IK4 Neerslagvoorspelling Besef kweken (houding/gedrag: zie bij "Cultuur") is in procedure; komt 1 juli in AB. Bijna gereed Een betere excel-lijst is gereed. We onderzoeken of info via app ontsloten kan worden. aanvullend: Op 3 juni is er een brainstormsessie om voortgang maaibestek via een app aan te sturen. Eindresultaat: voortgang maaibestek direct voor buitenwacht geografisch zichtbaar. Technisch is dit mogelijk, kosten en tijdpad wordt smart als resultaat van de brainstormsessie. aanpak nog niet gereed. juli 2015 Mogelijkheden: 1.aansluiten bij legger-app of 2. aansluiten op maaikalender (staan nl ook de tertiaire beken van wpm in). * Zie ook IK2, beide onderdelen zouden met dezelfde app gerealiseerd kunnen worden. 3. optie stickers op stuwen is een midden-termijn-actie die gekoppeld kan worden aan de komende coachingsgesprekken DSK/OWL en het actief stuwbeheer door het jaar heen. * Zie Cultuur * met de monitoringswachtdienst worden binnenkort nieuwe afspraken gemaakt. Dit betekent o.m. dat zij dagelijks de neerslagvoorspellingen, de afvoer en de grondwaterstand bijhouden

4 IK5 gegevens oppervlaktewaterpeilen a. inrichten meetnet op kritieke lokaties b. inrichten meetnet cf streefpeilenplan i.o. en daar ook dagelijks een status van invullen. Zij zijn dan eerstverantwoordelijke in de alarmeringslijn. a. meetpunten op kritieke locaties met prioriteit opgepakt b. inrichten meetnet voor streefpeilenplan na business case. IK6 gegevens stuwpeilen "stuwpeilen-app" en Gebruikerstraining 1. De stuwpeilen- app is voor intern gebruik gereed. 2. Data omvang en inrichting (gegevensverwerking) moet nog IK7 IK8 gegevens debieten (zie ook IT5) snel gebiedsdekkend beeld verkrijgen ontsluiten beschikbare gegevens Besef kweken (houding/gedrag: zie bij "Cultuur") gestructureerd worden, daar is een "to do list" voor aangemaakt. 3. Belangrijk voor nu is de inrichting van de presentatievorm voor de buitenwacht. 4. De verwachting is dat deze app medio juli in voldoende mate is doorontwikkeld om daarmee "on air" te gaan. ontsluiting gegevens via website is gereed (samen met WRO). Over enkele maanden is een nieuwe en betere website samen met WRO beschikbaar incl "app" voor smartphone/tablet. a. houding/gedrag is onderdeel van Cultuur-spoor b. het snel verkrijgen van een gebiedsdekkend beeld is opgenomen in het bestrijdingsplan wateroverlast, het inzetten van een "waarnemersploeg" werken we uit in het calamiteitenbestrijdingsplan wateroverlast. a. b. 3e kwartaal15 gereed gereed b. langere termijn (T) IT1 Beheerregister Wordt met "no regret" acties ingevuld. Krijgt definitief vorm met WRO IT2 voorspelling functioneren watersysteem is lopend project BOS-OMAR IT3 gegevens grondwater grondwaterbeeld verkrijgen en daaruit triggers inbouwen in bestrijdingsplan Aanpak beheerregister is nu gericht op fusie met WRO. In de tussentijd inventariseren we de "objecten met een hoog risico". Per 1 april 2016 moeten deze objecten substantieel verbeterd zijn. Daar zijn overigens additionele middelen voor nodig; een voorstel hiervoor bereiden we voor als onderdeel van de drie-eenheid. gebiedsdekkende uitrol van BOS-OMAR is net begonnen en vindt gefaseerd plaats. Iedere 3 maanden worden ca 2 deelgebieden opgeleverd, zodat eind 2016 het hele gebied is geïmplementeerd. versnelling van dit proces is nauwelijks mogelijk omdat het vooral om interne implementatie en "verinnerlijking" gaat. Voortgang is afhankelijk van de automatische doorlevering van grondwaterstandsgegevens door de provincie. Dat is nog niet voor medio 2016 eind 2016

5 IT4 Nul-metingen uitvoeren nul-metingen bij nog her in te richten beektrajecten ÍT5 gegevens debieten; aanvulling elkaar. Momenteel bereiden we een businesscase voor. In juni a.s. leggen we een voorstel aan DB voor, inclusief kredietvraag voor voorbereiding en ontwerp van dit meetnet. ontsluiten beschikbare gegevens er wordt een nieuwe applicatie gebouwd samen met WRO; Zie IK7 eind 2015 Cultuur (C) Actie stand van zaken per 20 mei 2015 status Korte termijn (K) CK1 Focus op: Instructie over prioriteiten, doen wat nodig Mondelinge instructie is gegeven. qereed perceptie van prioriteiten is, daadkrachtig optreden etc,. doen wat nodig Voor verinnerlijking is ook langere termijn Langere termijn: Basis is bewustwording en inzicht over rolinvulling doen wat afgesproken is aanpak nodig (zie langere termijn) (resultaatcyclus), in combinatie met bijbehorende daadkracht in buitendienst verantwoordingscultuur. Uitvoeringsvorm is coachen van van reactief naar proactief middenkader en uitvoerders op bewustzijn over opdracht verstrekken, uitvoeren, verantwoorden en omgevingsgericht communiceren. Zie ook CK2 en CT1. CK2 Focus op: In gehele organisatie collectieve verhaal a. Missie, visie, doelen, WBP en HKV zijn intern bekend gemaakt. a. gereed. perceptie van prioriteiten communiceren over missie/visie/doelen, b. Een plan om dit extra aandacht te geven, en onderlinge b. doen wat nodig WBP, bevindingen HKV samenhang te versterken, is in ontwikkeling. Dit plan is 1 juli doen wat afgesproken is * aanpak uitwerken gereed. De uitvoering daarvan vindt in juli plaats. daadkracht in buitendienst * aanpak uitrollen van reactief naar proactief langere termijn (T) CT1 Focus op: perceptie van prioriteiten In proces peilbeheer uitwerken, inclusief traject van verinnerlijking: Zie CK1. Basis is bewustwording en inzicht over rolinvulling (resultaatcyclus), medio 2016 doen wat nodig * aanpak uitwerken in combinatie met bijbehorende verantwoordingscultuur. doen wat afgesproken is * traject van verinnerlijking in buitendienst Uitvoeringsvorm is coachen van middenkader en uitvoerders op daadkracht in buitendienst uitvoeren bewustzijn over opdracht verstrekken, uitvoeren, verantwoorden en

6 van reactief naar proactief omgevingsgericht communiceren. Overwogen wordt hiervoor externe ondersteuning te vragen. Een voorstel daartoe moet nog worden voorbereid. Communicatie (Co) Actie stand van zaken per 20 mei 2015 status Korte termijn (K) CoK1 omgevingsgerichtheid social media gebruiken als bron (samen met Veiligheidsregio, WRO) CoK2 CoK3 CoK4 risico- en crisiscommunicatie risico- en crisiscommunicatie risico- en crisiscommunicatie Zorgen voor structurele inbedding in crisisorganisatie Risico- en crisis-communicatie verankeren in bestrijdingsplan wateroverlast a. social media. medewerkers van Team Externe Omgeving monitoren via Hootsuite tijdens kantooruren social media. Tijdens kantooruren reageren ze binnen twee uur. Team Externe Omgeving heeft 2 workshops crisiscommunicatie gevolgd waarin ook een aanpak is doorgenomen om tijdens crises brede omgevingsanalyses te maken waarin ook social media zijn opgenomen. Hiervoor beschikken zij ook over formats. Daarnaast hebben ze afspraken gemaakt met de Veiligheidsregio Limburg- Noord dat piketmedewerkers "omgevingsanalisten" van de regio tijdens calamiteiten voor WPM omgevingsanalyses maken. b. Daarnaast ligt er inmiddels een offerte om de training "omgevingsanalyses maken" verder te specialiseren voor medewerkers van Team Externe Omgeving, en hoe ze die in kunnen brengen bij de adviseurs van Operationeel team en Beleids team, die dat dan in het OT resp BT kunnen inbrengen. Is inmiddels in Calamiteitenplan opgenomen, en ook in het bestrijdingsplan Wateroverlast. Een nieuw Crisiscommunicatieplan is in ontwerp gereed, en er ligt een offerte voor benodigde opleiding en oefening klaar om intern te bespreken. Een bijgewerkt en aangevuld bestrijdingsplan Wateroverlast is intern afgestemd en in concept gereed. Moet nog besluitvormingstraject in. a. gereed b. eind 2015 Crisis-communicatieplan Basis is gereed voor interne afstemming, zie CoK2.

7 CoK5 nazorg betreft nazorg naar "getroffenen" agv zomer 2014 (interne nazorg in WPM C0K6 Overlastnormering WB21 niet cf richtlijnen =actie CK2) * schadeclaims afhandelen * evaluatie HKV en aanpak WPM terugkoppelen naar LLTB en (groepen) getroffenen "normering wateroverlast niet cf richtlijnen" meenemen in communicatie met omgeving besproken in DB 12 mei Afspraak met Har Frenken (dd 18 mei): a. gesprek met claimanten vòòr b. gesprek met LLTB water-portefeuillehouders vòòr c. bericht naar Nieuwe Oogst, en Stal en Akker d. Eind mei vindt gesprek plaats met LLTB-vertegenwoordigers over 2 bijeenkomsten met claimanten en 1 bijeenkomst met LLTBwaterportefeuillehouders. De bijeenkomsten vinden in juni plaats. * is onderdeel van de gesprekken bij CoK5. * Communicatieconsulent neemt dit mee in WB21 projecten en reguliere communicatie met omgeving. a. b. c. d. gereed Crisisbeheersing (Cr) Actie stand van zaken per 20 mei 2015 status Korte termijn (K) CrK1 nazorg In calamiteitenplan "overdrachtsdocument incl nazorg" opnemen CrK2 nazorg casus Dorperpeelweg analyseren (evt uitbesteden) in proces Crisisbeheersing uitgewerkt. Format is gereed en is per gereed in Commant opgenomen. Is tevens aangevuld met werkwijze voor "evaluatie". is in onderzoek. juli 2015 CrK3 trigger(s) alarmering en opschaling in actualisatiebestrijdingsplan wateroverlast uitwerken, afstemmen met WRO CrK4 besluitvorming opschaling Procesbeschrijving aanpassen (commandostructuur bij opschaling) CrK5 definitie grootschalige wateroverlast in actualisatie bestrijdingsplan wateroverlast uitwerken Een bijgewerkt en aangevuld bestrijdingsplan Wateroverlast is intern afgestemd en in concept gereed. Moet nog besluitvormingstraject in. Is onderdeel van het Calamiteitenplan. Een voorstel voor aanpassing is in voorbereiding (in juni a.s. voorgelegd aan SD en daarna bestuurlijke besluitvorming). Een bijgewerkt en aangevuld bestrijdingsplan Wateroverlast is intern afgestemd en in concept gereed. Moet nog besluitvormingstraject in.

8 Beleid (B) Actie stand van zaken per 20 mei 2015 termijn gereed Korte termijn (K) BK1 maaibeheer verdiscon Uitleggen hoe dit in normering is Was al (impliciet) opgenomen in oude normering. In de nieuwe teren in overlastnormen opgenomen. normering (watersysteemtoets) wordt dit heel expliciet * in samenhang met andere meegenomen. communicatieonderdelen uitvoeren (bv onderdeel van nazorg, actie CoK5) Langere termijn (T) BT1 Overlastnormering WB21 In project "watersysteemtoets" cf landelijke watersysteemtoets 2014 is cf uitgevoerd. niet cf richtlijnen richtlijnen uitvoeren. BT2 hoe omgaan met spanning Uitwerken als onderdeel van beleidsspoor Spanningsveld werken we uit in genoemd project. Bestuurlijke eind 2015 tussen prioriteit droge in project "Beekontwikkeling bij WPM" randvoorwaarde is dat droge voeten leidend is boven voldoende voeten en andere water en ecologie. doelrealisatie (ecologie, waterconservering)