Hi-Ant. Module. Prato Services nv

Transcriptie

1 Hi-Ant Module BV Prato Services nv

2 1 INHOUD 1 Inhoud Algemeen Vermindering bij nacht- en ploegenarbeid Principe Definities Berekening van de vermindering Procedure Uitzendsector Vermindering bij overuren Principe Voorwaarden Bedrag Procedure Hi-Ant Voorwaarden Loonformules nacht - en ploegenarbeid Looncode Waarde Eenheid Looncode Loonformules Overuren Looncode 510: berekeningsbasis BV korting op overuren Looncode 511: aantal overuren basis Looncode 595: werknemerskorting bedrijfsvoorheffing overuren Looncode 597: werkgeverskorting bedrijfsvoorheffing overuren De gegevens van de kassen De andere gegevens in HiAnt TaxInvoice Het programma opstarten via HiAnt Het aanmaken van de BV-factuur en de het formulier Algemeen Het aanmaken van de BV-factuur Het aanmaken van het formulier Controles & FAQ Controles De controles van het TaxInvoice programma Controlelijsten Overzicht bedrijfsvoorheffing Controlelijst BV facturen Controlelijst Formulier Manuele controles Het controleren van een BV Factuur Het controleren van een Formulier De totalen van de BV Facturen voor een bepaalde periode De totalen van de BV Facturen tov de formulieren /25

3 4.2. Frequently Asked Questions Wat is het verschil tussen de BV-factuur en het formulier Wat moet er met de BV-factuur gebeuren? Wat moet er met het formulier 274 gebeuren? Hoe kan een klant weten aan welk ontvangkantoor hij de BV moet doorstorten? Wanneer moet de BV voor een bepaalde periode betaald worden? Wat zijn de sancties als de BV te laat wordt doorgestort? Ik heb de BV factuur aangemaakt voor januari, maar ik krijg ook al een BV factuur voor februari. Moet ik hiermee rekening houden? /25

4 2 ALGEMEEN De bedrijfsvoorheffing, ook wel voorafbetaling van de persoonlijke belastingen, wordt berekend op het belastbaar loon. Deze berekeningsbasis wordt opgesplitst in: een deel waarop normale voorheffing moet worden betaald (voor normale/periodieke bezoldigingen) systeem huwelijksquotiënt: voor gehuwden met 1 inkomen in gezin systeem alleenstaanden: voor alle anderen een deel dat onderworpen is aan exceptionele voorheffing (voor exceptionele/niet-periodieke bezoldigingen): voor jaar/kwartaalpremies (vb. eindejaarspremie) en commissies voor vakantiegeld voor achterstallen en opzegvergoedingen De bedrijfsvoorheffing wordt bij elke loonberekening berekend en wordt per maand of per kwartaal doorgestort. Er kunnen bepaalde kortingsmaatregelen toegepast worden, waarbij het door te storten bedrag van de werkgever vermindert: vermindering bij nacht- en ploegenarbeid vermindering bij overuren vermindering bij looncorrectie 2.1. VERMINDERING BIJ NACHT- EN PLOEGENARBEID PRINCIPE De ondernemingen waarin ploegenarbeid of nachtarbeid wordt verricht, die een ploegenpremie betalen of toekennen en die bedrijfsvoorheffing op die premie verschuldigd zijn, worden vrijgesteld van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van een bedrag gelijk aan 10,7 % van de belastbare bezoldigingen waarin de ploegenpremies zijn begrepen, op voorwaarde dat de bedrijfsvoorheffing volledig op die bezoldigingen en premies wordt ingehouden. Deze regeling geldt tot en met 31 mei Vanaf 1 juni 2009 zullen bedrijven waarin ploegenarbeid of nachtarbeid wordt verricht, worden vrijgesteld van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van een bedrag gelijk aan 15,6% indien de verhouding tussen het aantal gewerkte uren in een ploeg en het totaal aantal uren in een aangifteperiode groter is dan 0,3333. Dit betekent dus dat er minstens 1/3 de van het totaal aantal gewerkte uren in de periode in ploegen dient gewerkt te worden DEFINITIES Ondernemingen waar ploegenarbeid wordt verricht zijn ondernemingen waar het werk wordt verricht door werknemers van categorie 1 van de structurele lastenvermindering, in minstens twee ploegen van minstens twee werknemers, die hetzelfde werk doen zowel qua inhoud als qua omvang en die elkaar in de loop van de dag opvolgen zonder dat er een onderbreking is tussen de opeenvolgende ploegen en zonder dat de 4/25

5 overlapping meer bedraagt dan een vierde van hun dagtaak. De categorie 1 van de structurele vermindering is de restcategorie waarin de overgrote meerderheid van tewerkstellingen als volledig onderworpen arbeider of bediende thuishoren, uitgezonderd de non-profitsector (in de zin van de Sociale Maribel). Ondernemingen waar nachtarbeid wordt verricht zijn ondernemingen waar werknemers van categorie 1 van de structurele lastenvermindering, overeenkomstig de in de onderneming toepasselijke arbeidsregeling, prestaties verrichten tussen 20 uur en 6 uur, met uitsluiting van de werknemers die enkel prestaties verrichten tussen 6 uur en 24 uur en de werknemers die gewoonlijk beginnen te werken vanaf 5 uur BEREKENING VAN DE VERMINDERING berekeningsbasis is de bedrijfsvoorheffing die wordt toegepast op alle belastbare bezoldigingen van de betreffende werknemer zijne: wedden, lonen, commissies, gratificaties, premies, vergoedingen en alle andere soortgelijke beloningen, met inbegrip van fooien en toelagen die, zelfs toevallig, uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid op enige andere wijze worden verkregen dan als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. voordelen van alle aard verkregen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid vormen voor deze maatregel geen belastbare bezoldigingen: het vakantiegeld, de eindejaarspremie de achterstallige bezoldigingen. doorgaans worden de ploegenpremies samen met de lonen uitbetaald en hierdoor is het onmogelijk om de werkelijke bedrijfsvoorheffing op de ploegenpremies te bepalen. Daarom wordt ervoor geopteerd om het deel van de bedrijfsvoorheffing dat niet moet worden doorgestort, forfaitair te bepalen op 15,6 % van de belastbare bezoldigingen waarin die ploegenpremies zijn begrepen, op voorwaarde dat de bedrijfsvoorheffing volledig op die bezoldigingen en premies wordt ingehouden PROCEDURE Er moeten 2 afzonderlijke aangiftes inzake bedrijfsvoorheffing overgemaakt worden: een aangifte (Formulier 274/10) met voor alle werknemers de volgende vermeldingen: in het vak "belastbaar inkomsten": de door de werkgever betaalde of toegekende belastbare bezoldigingen in het vak "bedrijfsvoorheffing": de ingehouden bedrijfsvoorheffing een aangifte (Formulier 274/06) die uitsluitend betrekking heeft op de bezoldigingen van werknemers die nacht- of ploegenarbeid verrichten, met volgende vermeldingen: in het vak "aard der inkomsten": de code 06 (nacht- en ploegenarbeid) in het vak "belastbaar inkomsten": de belastbare bezoldigingen, ploegenpremies of nachtpremies inbegrepen, met uitsluiting van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen in het vak "bedrijfsvoorheffing": een negatief bedrag gelijk aan 5,63% van de belastbare bezoldigingen. Bovendien moeten de werkgevers een lijst ter beschikking van de administratie houden met daarin, voor elke werknemer betrokken bij de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing, de volledige identiteit en de periode van het jaar gedurende dewelke die werknemer ploegenarbeid of nachtarbeid heeft verricht UITZENDSECTOR Het arbeidsstelsel van de klant-gebruiker wordt toegepast. Om te kunnen genieten van de vermindering, moet het uitzendkantoor het bewijs vragen aan de klant-gebruiker dat een stelsel van ploegen- of nachtarbeid van toepassing is in het bedrijf van de klant. 5/25

6 6/25

7 2.2. VERMINDERING BIJ OVERUREN PRINCIPE De overuren met overwerktoeslag zijn de uren gepresteerd boven de 9u per dag (8u per dag voor de bouwsector) of 40u per week, of boven de lagere- bij CAO vastgelegde dag of weekgrenzen. De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor de werkgever en de belastingvermindering voor de werknemer zijn van toepassing op de betaalde of toegekende bezoldigingen voor overwerk VOORWAARDEN alleen werkgevers behorend tot privé-sector (ook uitzendbedrijven); overheidssector is uitgesloten; werknemer moet behoren tot categorie 1 structurele vermindering; als die voormelde werknemers overwerk presteren waarvoor overwerktoeslag wordt toegekend; social-profit: wel van toepassing op gezins- en bejaardenhulp, sociale werkplaatsen niet op sociale Maribel (ziekenhuizen ed) en beschutte werkplaatsen. werkgever moet bewijs leveren dat de overuren effectief zijn gepresteerd (bewijsmethode te bepalen bij toekomend koninklijk besluit) BEDRAG alleen voor de eerste 65 overuren per kalenderjaar; niet alleen voor overuren die vergoed zijn met overurentoeslag, ook de overuren meetellen die niet zijn vergoed en werden gecompenseerd met inhaalrust, evenals de overuren die noch werden vergoed noch zijn gecompenseerd met inhaalrust; 41,25 % van berekeningsbasis overurentoeslag (= brutoloon plus premies en toeslagen die meetellen voor de berekening van de toeslag) PROCEDURE Er moeten 2 afzonderlijke aangiftes inzake bedrijfsvoorheffing overgemaakt worden: een aangifte (Formulier 274/10) met voor alle werknemers de volgende vermeldingen: in het vak "belastbaar inkomsten": de door de werkgever betaalde of toegekende belastbare bezoldigingen in het vak "bedrijfsvoorheffing": de ingehouden bedrijfsvoorheffing de tweede aangifte (Formulier 274/08) heeft betrekking op de werknemers die overuren hebben gepresteerd, waarvoor de fiscale gunstmaatregel geldt. Zij bevat: in het vak "aard der inkomsten": de code 08 (overuren) in het vak "belastbaar inkomsten": de belastbare bezoldigingen voor de gepresteerde overuren, betaald tijdens de periode waarop de aangifte betrekking heeft. In het vak "verschuldigde bedrijfsvoorheffing": 41,25 % van het bruto- bedrag van de bezoldigingen dat als berekeningsgrondslag heeft gediend voor de berekening van de overurentoeslag. Dit resultaat moet als een negatief bedrag verschijnen. De werkgever moet een nominatieve lijst ter beschikking van de administratie houden. Deze lijst bevat voor elke werknemer: de volledige identiteit het aantal uren overwerk de berekeningsgrondslag van de overurentoeslag de periode van het jaar tijdens dewelke de werknemer overwerk deed. 7/25

8 3 HI-ANT 3.1. VOORWAARDEN Voor de BV Facturen en de formulieren 274 aangemaakt kunnen worden moeten een aantal dingen in orde zijn: De loonformules die ervoor zorgen dat bepaalde kortingen worden toegekend De gegevens van de kassen moeten in orde zijn. Enkele andere gegevens in Hiant LOONFORMULES NACHT- EN PLOEGENARBEID 5594: Deze code dient om de looncodes waarop de BV wordt berekend te groeperen. 594: De loonformule voor deze looncode bepaald het kortingspercentage dat gebruikt wordt voor de vermindering op de verschuldigde BV voor nacht- en ploegenarbeid Looncode 5594 Om ervoor te zorgen dat de BV korting voor nacht- en ploegenarbeid wordt berekend voor een bepaalde looncode moet er een loonformule aangemaakt worden voor deze looncode op de volgende manier: Code Waarde Eenheid Geldig van Geldig tot en Sleutel Sleutelwaarde Volgnummer met 5594 [LOONCODE] ALG Waarde Looncode = ploegencodes (346, 347, 348, ) Eenheid 85 = opsomming looncodes (welke codes rechtgeven op BV korting) Looncode 594 De volgende loonformules moeten worden aangemaakt om de percentages voor de vermindering van de nacht- en ploegenarbeid te koppelen. Code Waarde Eenheid Geldig van Geldig tot en Sleutel Sleutelwaarde Volgnummer met ALG ALG ALG , ALG , ALG /25

9 LOONFORMULES OVERUREN 510: Deze loonformule dient om de looncodes waarop de BV korting voor de overuren wordt berekend te groeperen. 595: Deze loonformule bepaalt het kortingspercentage dat gebruikt wordt voor de vermindering op de verschuldigde BV voor overuren voor de werknemer 597: Deze loonformule bepaalt het kortingspercentage dat gebruikt wordt voor de vermindering op de verschuldigde BV voor overuren voor de werkgever Belangrijk om weten is dat voor alle codes waarvoor je wenst dat het systeem korting berekent, je loonformules dient aan te maken. Manueel ingegeven codes geven geen aanleiding tot korting Looncode 510: berekeningsbasis BV korting op overuren Loonformule Om ervoor te zorgen dat de BV korting voor overuren wordt berekend voor een bepaalde looncode moet er een loonformule aangemaakt worden voor deze looncode op de volgende manier. Code Waarde Eenheid Geldig van Geldig tot en Sleutel Sleutelwaarde Volgnummer met 510 [LOONCODE] ALG 0 0 Historiek De waarde van deze code bevat het basisbedrag voor de berekening van de korting. Het totaal van het basisbedrag van alle overuren (aan 100%) en alle toeslagen op deze overuren (ploegenpremies, anciënniteitspremies, ). Het aantal bevat het aantal overuren in de loonberekening Looncode 511: aantal overuren basis Historiek De korting is beperkt tot 65 overuren per jaar. Het aantal van de code bevat het startaantal tijdens de berekening van het loon. Het systeem houdt rekening met de reeds geboekte lonen, maar ook met de reeds berekende, maar nog niet geboekte lonen in transaktie. 9/25

10 Looncode 595: werknemerskorting bedrijfsvoorheffing overuren Loonformule De volgende loonformule moet aangemaakt worden ivm de korting op de verschuldigde BV op de overuren voor de werknemer. Code Waarde Eenheid Geldig van Geldig tot en Sleutel Sleutelwaarde Volgnummer met ALG 0 0 Historiek Het aantal is het aantal overuren waarop de korting berekend is. Het bedrag is de berekeningsbasis voor de korting en de waarde is de effectief toegekende bedrijfsvoorheffingkorting voor de werknemer Looncode 597: werkgeverskorting bedrijfsvoorheffing overuren Loonformule De volgende loonformule moet aangemaakt worden om de percentages voor de vermindering van de overuren te koppelen. Code Waarde Eenheid Geldig van Geldig tot en met Sleutel Sleutelwaarde Volgnummer ALG 0 0 Historiek Het aantal is het aantal overuren waarop de korting berekend is. Het bedrag is de berekeningsbasis voor de korting en de waarde is de effectief toegekende bedrijfsvoorheffingskorting voor de werkgever DE GEGEVENS VAN DE KASSEN De BV Facturen en formulieren 274 bevatten gegevens die uit de kassen van HiAnt worden gehaald zoals: De informatie van het belastingkantoor: Hiervoor wordt een kas aangemaakt met code BK[NUMMER]. De volgende gegevens zijn nodig: Omschrijving Naam Straat Huisnummer Bus Postnummer Stad 10/25

11 Telefoon Faxnummer Bankrekening nummer Aansluitingsnummer Opmerking: Bijkomend zijn er nog twee velden (X en B-) die voor deze kas ingevuld moeten worden, maar die niet via HiAnt ingevuld kunnen worden. De waarde van deze velden wordt door Prato ingevuld aan de hand van de rekeningnummer van het ontvangkantoor. De gegevens van de persoon die het formulier 274 voor echt verklaard: Hiervoor wordt een kas aangemaakt met code 274V. De volgende gegevens zijn nodig: Omschrijving: Gegevens 274 document Naam Straat Huisnummer Bus Postnummer Stad DE ANDERE GEGEVENS IN HIANT Naast de kassen moeten er nog enkele andere gegevens juist gezet worden in Hiant zoals: Maatschappelijke Zetel Kode belastingkantoor: Deze code moet overeenkomen met de code van de kas in HiAnt waarin de gegevens van het belastingkantoor zitten (zie 0) Dossierbeheerder: De gegevens van de persoon die hier gekozen wordt verschijnen op de BV Factuur en de formulieren 274 als afzender. Aansluitingsnummer belastingkantoor: Het aansluitingsnummer, dit is meestal de BTWnummer of het ondernemingsnummer Aangiftefrequentie BV: Hier wordt aangeduid of de aangifte maandelijks of per kwartaal gebeurd TAXINVOICE HET PROGRAMMA OPSTARTEN VIA HIANT. Vanuit het HiAnt hoofdscherm kan de TaxInvoice toepassing gestart worden op onderstaande manier: Klik het menu Loon en vervolgens het menu item Aangifte Bedrijfsvoorheffing Als resultaat van de voorgaande acties krijgen we het hoofdscherm van de TaxInvoice toepassing: 11/25

12 HET AANMAKEN VAN DE BV-FACTUUR EN DE HET FORMULIER Algemeen Dit deel van de handleiding beschrijft de procedures het aanmaken van de BVfactuur en het formulier 274 van een bepaalde periode. De BV-factuur is een louter boekhoudkundig stuk ten behoeve van de klant. Terwijl het formulier 274 een officieel document is ten behoeve van de aangifte van de ingehouden en door te storten bedrijfsvoorheffing aan het ontvangkantoor. Alvorens het formulier 274 aangemaakt kan worden voor een bepaalde periode moet eerst de BV-factuur aangemaakt worden voor deze periode. Beide documenten kunnen aangemaakt worden met het programma TaxInvoice. Dit programma is een aparte software toepassing die vanuit HiAnt opgestart kan worden. Met het TaxInvoice programma kunnen beide documenten en een aantal andere handelingen uitgevoerd worden die betrekking hebben op de bedrijfsvoorheffing, zoals het aanmaken van controlelijsten, bankbestanden, Het aanmaken van de BV-factuur. Het aanmaken van de BV-factuur is eigenlijk een herberekening van de BV en de bijhorende kortingen zoals deze gebeurde in de loonberekening. De loonberekening geeft niet altijd een juist beeld van de BV en de bijhorende korting omdat de loonberekening per week gebeurd en de korting bepaald wordt per maand. vb. Een werknemer die de eerste week gewoon als bediende werkt en de tweede week als arbeider in ploegen. Volgens de loonberekening is er voor deze persoon in de eerste week geen sprake van BV korting omdat er dan niet in ploegen is gewerkt, maar in de tweede week wel. Volgens de bedrijfsvoorheffing is er sprake van BV korting voor alle prestaties in een maand waarin er korting voorkomt. Omdat er wel recht op korting is voor de tweede week is er volgens de BV automatisch ook recht op korting voor de prestaties van de eerste week. Het aanmaken van de BV-Factuur gebeurd op de volgende wijze: Start de TaxInvoice toepassing Klik in het hoofdscherm op de knop BV-FACTUREN 12/25

13 We krijgen dan het venster Overzicht facturen bedrijfsvoorheffing als resultaat. Dit venster geeft een overzicht van de loonruns zoals ze in HiAnt voorkomen. Het overzicht bevat een aantal gegevens: Werkgever: dit is het basisnummer van uw bedrijf. Naam: de naam van uw bedrijf Aangifte: Loonrun: nummer van de loonrun Omschrijving: de omschrijving van de loonrun Jaar: Tot welk jaar de loonrun behoort Trimester: Tot welke trimester de loonrun behoort Maand: Tot welke maand de loonrun behoort Faktuur: de datum waarop de BV-factuur voor deze loonrun is aangemaakt. Indien dit veld geen waarde bevat, betekent dit dat de loonrun nog niet opgenomen is in een factuur. 274: de datum waarop het formulier 274 voor deze loonrun is aangemaakt. Indien dit veld geen waarde bevat, betekent dit dat de loonrun nog niet opgenomen is in een formulier 274. Betaling: Belastbaar: Het belastbaar inkomen voor deze loonrun. BV: de bedrijfsvoorheffing voor deze loonrun. Kort. Hist.: De korting zoals deze in de loonruns berekend is. Berekend: De korting berekend door de BV procedure. 595: 597: 510: Te betalen: De door te storten BV voor deze loonrun. Om aan te geven voor welke periode we de BV-factuur willen aanmaken vullen we de filtervelden Jaar, Maand en Trimester in: vb. we willen de BV-factuur van april 2006 berekenen, dan is jaar 2006, maand 4 en trimester 2 en vervolgens drukken we op [ENTER]. Het venster laat dan enkel de loonruns zien die voorkomen in deze periode. 13/25

14 Om het aanmaken van de BV-factuur voor de gekozen periode te starten, selecteren we een loonrun in de lijst waarvan het faktuur veld nog geen waarde bevat. Daarna klikken we op de knop Faktureren. Het systeem vraagt nu Rekening houden met kijken of laatste maand berekend is voor kwartaalbetalers? Hier klikken we op Nee omdat voor de interim de BV per maand wordt aangegeven. Toelichting: Indien we hier Ja antwoorden gaan we ervan uit dat de aangifte van de door te storten BV per kwartaal gebeurd. Het systeem gaat dan geen formulieren aanmaken totdat er ook loonruns voorkomen voor de laatste maand van het kwartaal waarvoor de BV berekend wordt. Indien we de BV berekenen voor kwartaal 2 en het systeem bevat enkel loonruns voor april, dan worden er geen formulieren aangemaakt voor april mei en juni, totdat er ook loonruns voorkomen voor de maand juni. Na het beantwoorden van voorgaande vraag kunnen we beneden in het overzichtsscherm de voortgang van de berekening volgen: Als de procedure klaar is wordt automatisch een afdrukvoorbeeld getoond met de aangemaakte BV-Facturen. In de meest ideale omstandigheden wordt er enkel een BV-factuur aangemaakt over de periode waarvoor we de procedure hebben gestart. In de praktijk komt het heel dikwijls voor dat er meerdere facturen worden aangemaakt omdat: er loonruns zijn aangemaakt met herzieningen van de lonen van de voorgaande periode(s) er loonruns zijn aangemaakt met lonen voor de volgende periode(s). De procedure voor het aanmaken van de BV-facturen zal steeds facturen aanmaken voor ALLE loonruns die nog niet opgenomen zijn in een BV-factuur. vb. we willen deze documenten aanmaken voor april 2006 h het systeem bevat een loonrun van maart 2006 een aantal loonruns van april 2006 een loonrun van mei 2006 Bij het aanmaken van de BV-factuur krijgen we dan: één factuur met de gegevens van de BV voor de loonrun van maart één factuur met de gegevens van de BV voor de loonruns van april één factuur met de gegevens van de BV voor de loonrun van mei 14/25

15 Het aanmaken van het formulier 274. Het aanmaken van het formulier 274 gebeurt op de volgende wijze: Start de TaxInvoice toepassing Klik in het hoofdscherm (zie Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.) op de knop 274 We krijgen dan het venster Overzicht 274 als resultaat. Dit venster geeft een overzicht van de loonruns zoals ze in HiAnt voorkomen. Het overzicht bevat een aantal gegevens: Werkgever: dit is het basisnummer van uw bedrijf. Naam: de naam van uw bedrijf. Aangifte: Loonrun: nummer van de loonrun. Omschrijving: de omschrijving van de loonrun. Jaar: tot welk jaar de loonrun behoort. Trimester: tot welke trimester de loonrun behoort. Maand: tot welke maand de loonrun behoort. Faktuur: de datum waarop de BV-factuur voor deze loonrun is aangemaakt. Indien dit veld geen waarde bevat, betekent dit dat de loonrun nog niet opgenomen is in een factuur. 274: de datum waarop het formulier 274 voor deze loonrun is aangemaakt. Indien dit veld geen waarde bevat, betekent dit dat de loonrun nog niet opgenomen is in een formulier 274. T595: korting overuren voor werknemer T597: korting overuren voor de werkgever T598: korting vlaamsbelastingvermindering T510: Totaal: Om aan te geven voor welke periode we de BV-factuur willen aanmaken vullen we de filtervelden Jaar, Maand en Trimester in. vb. we willen het formulier 274 aanmaken van april 2006 aanmaken, dan is jaar 2006, maand 4 en trimester 2 en vervolgens drukken we op [ENTER]. Het venster laat dan enkel de loonruns zien die voorkomen in deze periode. Om het formulier 274 voor de gekozen 274 te starten, selecteren we een loonrun waarvan het veld faktuur WEL is ingevuld en het veld 274 NIET. Daarna klikken we op de knop Afdrukken /25

16 Als resultaat krijgen we het venster 274 documenten afdrukken. We vinken de optie Niet testen of laatste periode berekend is aan (dit slaat opnieuw op kwartaalberekening). en vullen de velden jaar en maand in. In ons voorbeeld maken we het formulier 274 aan voor april 2006 dus dit wordt 2006 en maand 4. Daarna klikken we op de knop Print 274. Het venster blijft zichtbaar en onderaan is de voortgang van het aanmaken van het document te zien. Als de procedure klaar is wordt automatisch een Afdrukvoorbeeld met het formulier 274 getoond. De procedure voor het aanmaken van het formulier 274 daarentegen zal enkel facturen aanmaken voor de loonruns die opgenomen zijn in een BV-factuur en die vallen voor en in de periode waarvoor we het formulier aanmaken. vb. we willen deze documenten aanmaken voor april 2006 het systeem bevat een loonrun van maart 2006 een aantal loonruns van april 2006 een loonrun van mei 2006 Bij het aanmaken van het formulier 274 krijgen we dan: één formulier 274 met de gegevens voor de loonrun van maart één formulier 274 met de gegevens voor de loonrun van april GEEN formulier 274 met de gegevens van mei, deze wordt pas aangemaakt op het moment dat we het formulier 274 van mei aanmaken. 16/25

17 4 CONTROLES & FAQ Om fouten te voorkomen zijn er een aantal controles. Het TaxInvoice programma voert voor het aanmaken van de BV Factuur een vijftal controles uit om fouten te voorkomen. Daarnaast zijn er enkele controlelijsten waarmee we de gegevens op de BV Facturen en de formulieren 274 kunnen controleren CONTROLES DE CONTROLES VAN HET TAXINVOICE PROGRAMMA Het TaxInvoice programma voert de volgende controles uit: Controle of voor alle contracten het klantnummer is ingevuld Controle of de waarde van het K2B 1 veld voor alle kantoren ingevuld is Controle of de waarde van het weerv 2 veld voor alle kantoren ingevuld is. Controle of alle loonformules ivm looncode 594 en 5594 een numerieke waarde hebben Controle of alle loonformules ivm looncode 594 en 5594 op ALG of FI niveau zitten. Het resultaat van deze controles wordt gelogd in een bestand met naam taxinvoice- [DBNAME]-[JJJJMMDD_HHMMSS].log met: [DBNAME]: is de naam van de databank meestal WISO gevolgd door het stamnummer. [JJJJMMDD_HHMMSS]: de datum en tijd waarop de procedure werd gestart. Het bestand wordt weggeschreven in de map c:\wisolok Als één van deze controles mislukt dan geeft het programma onderstaande foutmelding en wordt het programma afgebroken. Als dit gebeurt mag Prato gecontacteerd worden met de gegevens uit het logbestand. Hieronder een voorbeeld van een logbestand. Bij deze berekening is één van de controles misgelopen (controle 1) en de berekening afgebroken. Controle 01: Contracten waarvoor het klantnummer niet ingevuld is > NOK: Er zijn contracten waarvan de klantnummer niet is ingevuld (zie onderstaande lijst) 1 ID van het personeelslid dat op de documenten verschijnt 2 Maand- of kwartaalverloning 17/25

18 Jaar: 2006, Week: 23, Wgnr: 2301, Wnnr: 81 Controle 02: WG.k2b komt voor in PERSONEEL.id > OK: De waarde van het veld k2b is voor alle kantoren in orde. Controle 03: Kantoren met weerv niet gelijk aan > OK: De waarde van het veld weerv is voor alle kantoren in orde. Controle 04: Controle of er loonformules zijn voor looncode 594 en 5594 waarvan de waarde niet numeriek is > OK: Alle loonformules voor de looncodes 594 en 5594 zijn in orde. Controle 05: Controle dat er enkel loonformules op ALG en FI niveau zijn voor de looncodes 594 en > OK: Er zijn geen loonformules voor de looncodes 594 en 5594 op een ander niveau dan ALG en FI CONTROLELIJSTEN Volgende controlelijsten kunnen dienen om de gegevens van de BV facturen en de formulieren 274 te controleren: Overzicht bedrijfsvoorheffing BV Facturen Formulieren 274 Een excellijst na berekening: Dit is een lijstje dat sommige klant en reeds gebruiken om te zien of dat wat op de formulieren staat overeenkomt met wat ze betaald hebben. Een controlelijst die gebruikt kan worden voor het controleren van de totalen van de BV Facturen voor een bepaalde periode. Controlelijsten kunnen steeds met één druk op de knop geëxporteerd worden naar Excel Overzicht bedrijfsvoorheffing Dit is een lijst die voor een bepaalde periode een overzicht geeft van het totale belastbaar inkomen, de totale verschuldigde BV, de totale korting op de verschuldigde BV en het totale door te storten bedrag. De lijst geeft een overzicht van deze totalen voor een gewenste periode gegroepeerd per maand en kan op de volgende manier opgevraagd worden: Start de TaxInvoice toepassing Klik in het hoofdscherm op de knop Afdrukken Controlelijst Het venster Afdrukken controlelijst verschijnt nu. We duiden de optie Overzicht Bedrijfsvoorheffing aan. Als resultaat wordt de optie Per Maand aangeduid en verschijnt het veld Betaalperiode (tot maand). 18/25

19 We passen de velden ivm de maanden en het jaar aan. vb. we willen een overzicht van januari 2006 tot april 2006 dan vullen we bij jaar 2006, bij maand 1 en bij tot maand 4 in. Tenslotte drukken we op de knop Druk Lijst Als resultaat verschijnt er een venster Afdrukvoorbeeld met daarin het Overzicht Bedrijfsvoorheffing. Dit overzicht kunnen we gebruiken om te zien of het totaal van alle facturen die voor een bepaalde periode zijn opgemaakt, overeenkomt met het bedrag op dit overzicht voor de overeenkomende periode Controlelijst BV facturen Deze lijst geeft een overzicht van de gegevens die op de BV Facturen staan en dit per factuur. In deze lijst worden ook de gegevens die uit de TaxInvoice tabellen komen vergeleken met de gegevens die uit de Loon tabellen komen. De BV Facturen kunnen gecontroleerd worden met behulp van de BV Facturen lijst. We kunnen deze controlelijst opvragen door: de TaxInvoice Toepassing te starten Klik in het hoofdscherm op de knop Controlelijsten Selecteer in de Controlelijst Combobox de optie BV Facturen Als resultaat van deze actie vult het Controlelijst venster zich met de gevraagde gegevens en de nodige filtervelden. 19/25

20 Met behulp van de filtervelden kunnen we de facturen opvragen in een bepaald jaar, in een bepaalde maand of met een bepaalde factuurid. Indien er voor een bepaalde maand meerdere lijnen voorkomen, dan wil dit zeggen dat er ook meerdere facturen bestaan. De lijst bevat de volgende velden: wgnummer: dit is het basisnummer van uw bedrijf. wgnaam: de naam van uw bedrijf. wgabelastk: btwnummer van uw bedrijf of de referentie die u gekregen heeft van de kas wgweerv: geeft aan of u per maand (20) of per kwartaal (23) betaald wgdombv: geeft aan of de betaling gebeurd per Domiciliering of via een Overschrijving. jaar: Tot welk jaar de factuur behoort. kwartaal: Tot welk kwartaal de factuur behoort. maand: tot welke maand de factuur behoort. factuurid: De unieke nummer van de BV factuur. belastb10ttax: Het totale belastbaar loon voor deze factuur opgehaald uit de TaxInvoice tabellen. verschbvttax: De totale verschuldigde BV voor deze factuur opgehaald uit de TaxInvoice tabellen. Dit is de som van de getallen die in de kolommen Arbeiders, Bedienden en Anderen staan op de BV Factuur. kortbvttax: De totale BV korting voor deze factuur opgehaald uit de TaxInvoice tabellen. Dit is de som van de getallen die in de kolommen Verm. Arb., Verm. Bed. en Verm. Andere staan op de BV Factuur. verschbvloon: De totale verschuldigde BV voor deze factuur opgehaald uit de Loon tabellen. belastb10loon: Het totale belastbaar loon voor deze factuur opgehaald uit de Loon tabellen Controlelijst Formulier 274 De Formulieren 274 kunnen gecontroleerd worden met behulp van de Formulieren 274 lijst. We kunnen deze controlelijst opvragen door: de TaxInvoice Toepassing te starten Klik in het hoofdscherm op de knop Controlelijsten Selecteer in de Controlelijst Combobox de optie Formulieren 274 Als resultaat van deze actie vult het Controlelijst venster zich met de gevraagde gegevens en de nodige filtervelden. 20/25

21 Met behulp van de filtervelden kunnen we de Formulieren 274 opvragen in een bepaald jaar, in een bepaalde maand of met een bepaalde 274 id. Indien er voor een bepaalde maand meerdere lijnen voorkomen, dan wil dit zeggen dat er ook meerdere formulieren 274 bestaan. De lijst bevat de volgende velden: tx_year: tot welk jaar het formulier 274 behoort. tx_month: tot welke maand het formulier 274 behoort. txd_274id: de unieke nummer van het formulier 274. belastb10ttax: het totale belastbaar loon dat voorkomt op het formulier 274/10 verschbv10ttax: de totale verschuldigde BV dat voorkomt op het formulier 274/10 belastb6ttax: het totale belastbaar loon dat voorkomt op het formulier 274/6. Dit is het belastbaar loon waarop de korting voor de ploegenpremies is berekend. verschbv6ttax: de totale verschuldigde BV dat voorkomt op het formulier 274/6. Dit bedrag komt overeen met de korting voor de ploegenpremies MANUELE CONTROLES De manuele controles beschreven in dit onderdeel worden uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. Als voorbeeld gaan we in dit deel uit van de voorgeschiedenis op het moment dat we de gegevens voor periode april willen controleren. Begin april 2006 hebben we de BV Factuur en het formulier 274 aangemaakt voor de aangifte van de verschuldigde BV voor de periode maart. Er waren toen reeds lonen van april berekend waardoor we toen de volgende documenten hadden: één BV Factuur voor de periode maart 2006 één BV Factuur voor de periode april 2006 (de lonen van april die reeds berekend waren) één Formulier 274/10 voor de periode maart 2006 één Formulier 274/06 (er is sprake van een korting voor nacht- en ploegenarbeid) voor de periode maart Begin mei 2006 maken we de BV Factuur en het formulier 274 aan voor de aangifte van de verschuldigde BV voor de periode april. Er zijn nog geen lonen van mei berekend dus krijgen we nu enkel de volgende documenten: één BV Factuur voor de periode april 2006 één Formulier 274/10 voor de periode april 2006 één Formulier 274/06 (er is opnieuw sprake van een korting voor nacht- en ploegenarbeid) voor de periode april Het controleren van een BV Factuur Voor het controleren van de gegevens op de BV Factuur van april vragen we de overeenkomende controlelijst BV Facturen op. We vullen de filtervelden in bovenaan deze controlelijst (jaar -> 2006, maand 4) en we krijgen een overzicht van de BV Facturen voor april /25

22 Voor april zijn er twee facturen aangemaakt, één begin april voor de lonen van april die toen al berekend waren en één in mei met de rest van de lonen van april. De lijst bevat dus ook twee lijnen. Aan de hand van de kolom factuurid in de lijst kunnen we zien welke lijn bij welke factuur hoort. De nummer kun je op de factuur terugvinden onder ons kenmerk na Fakt. We kunnen de lijst verder filteren door de gewenste factuurnummer in te vullen in het filterveld IDFactuur. Vervolgens kunnen we voor beide facturen het volgende controleren: De som van de vakken Arbeiders, Bedienden en Anderen op de factuur moet overeenkomen met de waarde in kolom verschbv10ttax in de lijst. De som van de vakken Verm. Arb., Verm. Bed., Verm. Andere op de factuur moeten overeenkomen met de waarde in kolom kortbvttax in de lijst. Het over te schrijven bedrag op de factuur komt overeen met het verschil tussen de kolommen verschbvttax en kortbvttax. De waarde van de kolom belastb10ttax (dit is het belastbaar inkomen voor op het 274/10 formulier berekend aan de hand van de TaxInvoice tabellen) en de waarde van de kolom belastb10loon (dit is het belastbaar inkomen voor op het 274/10 formulier berekend aan de hand van de Loon tabellen) moeten overeenkomen. De waarde van de kolom verschbv10ttax (dit is de door te storten verschuldigde BV voor op het 274/10 formulier berekend aan de hand van de TaxInvoice tabellen) en de waarde van de kolom verschbv10loon (dit is de door te storten verschuldigde BV voor op het 274/10 formulier berekend aan de hand van de loon tabellen) moeten overeenkomen Het controleren van een Formulier 274 In ons voorbeeld hebben we voor de periode april 2006 twee pagina's. Eén pagina met het formulier 274/10 voor deze periode en één pagina met het formulier 274/06 voor deze periode. De gegevens op deze beide documenten horen samen en worden in de bijhorende controlelijst op één lijn weergegeven. Indien er ook sprake was van een korting op overuren voor deze periode dan kregen we nog een derde pagina met het formulier 274/08 voor deze periode. Deze zou in de controlelijst ook op dezelfde lijn worden weergegeven. Voor het controleren van de gegevens van een formulier 274 (= 274/10 en 274/06 en 274/08) roepen we de controlelijst Formulieren 274 op. We vullen de filtervelden in bovenaan de controlelijst (jaar = 2006, maand = 4). Vervolgens controleren we het volgende: Formulier 274 met het vak Aard der inkomsten gelijk aan 10 De waarde van het vak Belastbaar inkomen moet gelijk zijn aan de waarde in de kolom belastb10ttax. De waarde van het vak Verschuldigde Bedrijfsvoorh. moet gelijk zijn aan de waarde in de kolom verschbv10ttax. Formulier 274 met het vak Aard der inkomsten gelijk aan 6 De waarde van het vak Belastbaar inkomen moet gelijk zijn aan de waarde in de kolom belastb6ttax. De waarde van het vak Verschuldigde Bedrijfsvoorh. moet gelijk zijn aan de waarde in de kolom verschbv6ttax 22/25

23 De totalen van de BV Facturen voor een bepaalde periode Het kan voorkomen dat we voor een bepaalde periode meerdere BV Facturen hebben. Zo hebben we in ons voorbeeld twee Facturen voor april omdat tijdens het aanmaken van de BV Factuur voor maart ook al enkele lonen berekend waren voor april. Een andere reden waardoor er meerdere BV Facturen voor een bepaalde periode kunnen zijn is door het aanmaken van herzieningen. vb. tijdens de maand mei gebeuren er herzieningen op de lonen van april. Dan krijgen we in juni tijdens het aanmaken van de BV Factuur voor mei ook een BV Factuur voor april met de gegevens van deze herzieningen. Om achteraf na te gaan hoeveel belastbaar loon, door te storten verschuldigde BV en hoeveel korting is aangegeven kunnen we de controlelijst Overzicht Bedrijfsvoorheffing gebruiken. We gaan verder op ons oorspronkelijke voorbeeld en vragen het Overzicht Bedrijfsvoorheffing op voor de periode januari 2006 tot en met april We kunnen nu de volgende controles doen: BV Factuur van maart De som van de vakken Arbeiders, Bedienden, Andere komt overeen met de waarde Belasting op het Overzicht bedrijfsvoorheffing van maart. De som van de vakken Verm. Arb., Verm. Bed., Verm. Andere komt overeen met de waarde Vermindering op het Overzicht bedrijfsvoorheffig van maart. Het over te schrijven bedrag komt overeen met de waarde uit de kolom Totaal op het Overzicht bedrijfsvoorheffing. BV Facturen van april we doen dezelfde controles als bij de factuur van maart, maar tellen de twee facturen samen De totalen van de BV Facturen tov de formulieren 274 Net zoals bij de BV Facturen kan het voorkomen dat we na verloop van tijd voor een bepaalde periode meerdere formulieren 274 hebben. Redenen hiervan kunnen zijn: Dat tijdens het aanmaken van het formulier 274 voor de periode nog niet alle lonen berekend zijn voor deze periode. Dat in periode Y herzieningen gebeuren voor periode X waardoor er bij het aanmaken van het formulier 274 van periode Y ook een formulier 274 voor periode X wordt aangemaakt. Om achteraf te controleren of er geen verschillen zijn tussen deze documenten kunnen we het volgende doen: De som van de vakken Arbeiders, Bedienden, Andere van alle facturen voor een bepaalde periode moet gelijk zijn aan de som van het vak Verschuldigde Bedrijfsvoorh van alle formulieren 274 voor de overeenkomende periode waarvan het vak Aard der inkomsten gelijk is aan 10 De som van de vakken Verm. Arb., Verm. Bed., Verm. Andere van alle facturen voor een periode moet gelijk zijn aan de som van het vak Verschuldigde Bedrijfsvoorh van alle formulieren 274 voor de overeenkomende periode waarvan het vak Aard der inkomsten gelijk is aan 6 of /25

24 4.2. FREQUENTLY ASKED QUESTIONS WAT IS HET VERSCHIL TUSSEN DE BV-FACTUUR EN HET FORMULIER 274. De BV-factuur is een louter boekhoudkundig stuk ten behoeve van de klant zelf. Het formulier 274 is een officieel document ten behoeve van de aangifte van de ingehouden en door te storten bedrijfsvoorheffing aan het ontvangkantoor WAT MOET ER MET DE BV-FACTUUR GEBEUREN? Deze moet door de klant in zijn eigen boekhouding opgenomen worden WAT MOET ER MET HET FORMULIER 274 GEBEUREN? Deze moet worden overgemaakt aan het bevoegde ontvangkantoor, om het ontvangkantoor toe te laten om te controleren of de verschuldigde (en aangegeven bedrijfsvoorheffing) ook daadwerkelijk door de werkgever werd doorgestort HOE KAN EEN KLANT WETEN AAN WELK ONTVANGKANTOOR HIJ DE BV MOET DOORSTORTEN? Door te surfen naar de volgende website: Klik linksboven op trefwoord geef bedrijfsvoorheffing in als trefwoord en klik daarna op Zoek Klik op aangifte bedrijfsvoorheffing voor vennootschappen Geef in het zoekvenster de postcode in van de gemeente waar je vennootschap gevestigd is en klik op Zoek Het resultaat is het bevoegde ontvangkantoor met bijhorend rekeningnummer waarop de ingehouden bedrijfsvoorheffing moet worden doorgestort WANNEER MOET DE BV VOOR EEN BEPAALDE PERIODE BETAALD WORDEN? vb. de BV van november wanneer moet deze uiterlijk doorgestort worden? Er zijn twee soorten betalers: maandbetalers en kwartaalbetalers. Criterium is totaalbedrag aan door te storten bedrijfsvoorheffing van voorgaande jaar: maximum door te storten bedrijfsvoorheffing in voorgaande jaar: klant mag dit jaar per kwartaal de ingehouden BV doorstorten. meer dan door te storten bedrijfsvoorheffing in voorgaande jaar: klant moet dit jaar per maand de ingehouden bedrijfsvoorheffing doorstorten. Het doorstorten moet dan gebeuren volgens: Maandbetalers: uiterlijk de 15de van de volgende maand moet de ingehouden BV worden doorgestort (= op rekening staan) aan het ontvangkantoor. Kwartaalbetalers: uiterlijk op de 15de van de eerste maand na het kwartaal moet de ingehouden BV worden doorgestort (= op de rekening staan) aan het ontvangstkantoor. UITZONDERING: 4de kwartaal: moeten voor 15 december de voorheffing van oktober en november doorstorten. 24/25

25 WAT ZIJN DE SANCTIES ALS DE BV TE LAAT WORDT DOORGESTORT? Wanneer de BV te laat wordt doorgestort dan kan het ontvangkantoor 7% verwijlintresten aanrekenen. De laattijdigheid wordt in eerste instantie bepaald op basis van de aangifte 274. vb. doe ik in november een bijkomende loonberekening over mei, met een 274 over de maand mei en een betaling van de betreffende bedrijfsvoorheffing in november, dan is er sprake van een laattijdige betaling. doe ik in november een bijkomende loonberekening over mei, met een 274 over de maand november en een betaling van de betreffende bedrijfsvoorheffing voor 15 december, dan is er geen sprake van een laattijdige betaling IK HEB DE BV FACTUUR AANGEMAAKT VOOR JANUARI, MAAR IK KRIJG OOK AL EEN BV FACTUUR VOOR FEBRUARI. MOET IK HIERMEE REKENING HOUDEN? De reden waarom je al een factuur krijgt van februari is omdat er voor deze maand dan al lonen berekend zijn. Deze factuur moet je voor de aangifte van januari nog niet in rekening brengen, maar ze moet wel bij de aangifte van de maand februari opgeteld worden. 25/25