1. INTRODUCTIE Kwaliteitsindicatoren: definitie en gebruik OVERZICHT VAN HET PROCES... 3

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1. INTRODUCTIE Kwaliteitsindicatoren: definitie en gebruik OVERZICHT VAN HET PROCES INTRODUCEREN VAN HET PROJECT AAN MEDEWERKERS Benoemen van de project coördinator Samenstellen van een kernteam METEN VAN DE ORGANISATIE VAN ZORG Eerste bijeenkomst van het kernteam: meten van de organisatie Hoofd vragenlijst Vragenlijst patiëntendossier Analyse FORMULEREN VAN DE VERBETERDOELEN Tweede bijeenkomst van het kernteam: formuleren van de verbeterdoelen IMPLEMENTEREN VAN DE STRATEGIE Derde bijeenkomst van het kernteam: bepalen van acties en implementatie Monitoren van het proces Nameting EVALUEREN VAN DE INTERVENTIE Bediscussiëren van de uitkomsten van de nameting GEBRUIKEN VAN DE VRAGENLIJSTEN: INSTRUCTIE BIJLAGEN AND CHECKLISTS (OPTIONELE INFORMATIE)...16

2 1. INTRODUCTIE Deze handleiding is geschreven voor zorgverleners die palliatieve zorg verlenen en die geïnteresseerd zijn in het gebruik van kwaliteitsindicatoren om hun organisatie van zorg te verbeteren. Deze handleiding zal deze zorgverleners helpen met: het verwerven van kennis van Europese kwaliteitsindicatoren; het gebruik van kwaliteitsindicatoren om hun huidige situatie te meten; het kiezen van verbeterdoelen; het implementeren van deze verbeterdoelen in hun dagelijkse praktijk. Deze handleiding is gebaseerd op de ervaringen van het EU 7th Framework Programme IMPACT project (IMplementation of quality indicators in PAlliative Care study), wat als doel had om optimale strategieën te ontwikkelen om de organisatie van palliatieve zorg voor patiënten met kanker en dementie in Europa te verbeteren alsmede de factoren te bestuderen die van invloed waren op deze strategieën. Hiervoor hebben onderzoeksteams in vijf Europese landen (Engeland, Duitsland, Italië, Noorwegen en Nederland) instellingen geworven (ziekenhuizen, hospices, verpleeghuizen en instellingen in de eerstelijnszorg) die palliatieve zorg verlenen aan patiënten met kanker en dementie. Iedere instelling heeft met behulp van kwaliteitsindicatoren de eigen organisatie gemeten om vervolgens te werken aan die aspecten die volgens deze kwaliteitsindicatoren verbetering behoeven. De vragenlijsten die beschreven worden in deze handleiding, zijn ook online beschikbaar: Kwaliteitsindicatoren: definitie en gebruik Aangezien kwaliteitscontrole and -verbeteringen in gezondheidszorgsystemen steeds belangrijker worden in Europa, is het noodzakelijk dat men geaccepteerde zorgstandaarden aanvaardt en zich hieraan conformeert, en dat de resultaten van verleende zorg worden gemeten, dus vergelijkbaar worden gemaakt. Hier kunnen kwaliteitsindicatoren voor worden gebruikt. Kwaliteitsindicatoren zijn duidelijk gedefinieerde en meetbare items over de structuur, het proces en resultaten van zorg die gebruikt kunnen worden om probleemgebieden te identificeren. 1 1 Campbell SM, Braspenning J, Hutchinson A, Marshall MN: Research methods used in developing and applying quality indicators in primary care. BMJ 2003, 326:

3 Dit is een belangrijke eerste stap wanneer geprobeerd wordt de kwaliteit van verleende zorg te verbeteren. Kwaliteitsindicatoren vertegenwoordigen dus een belangrijk concept in kwaliteitsmanagement, aangezien ze het hoge of lage kwaliteitsniveau van elk proces meten; in dit geval van palliatieve zorg. Er zijn veel kwaliteitsindicatoren ontwikkeld om palliatieve kanker en dementie zorg te meten en te verbeteren. Om de indicatoren te identificeren die het meest relevant waren voor het IMPACT project, hebben onderzoekers allereerst de literatuur doorzocht naar bestaande sets van indicatoren voor de organisatie van palliatieve zorg: er werden ruim 600 kwaliteitsindicatoren gevonden. Een grote groep internationale experts bracht dit aantal terug tot 23 kwaliteitsindicatoren die uiteindelijk als meest bruikbaar werden beoordeeld om de organisatie van palliatieve zorg te meten. 2. OVERZICHT VAN HET PROCES Het meten van de organisatie is de eerste stap in het verbeterproces. Twee vragenlijsten, gebaseerd op de geselecteerde kwaliteitsindicatoren, dienen te worden ingevuld om die aspecten te identificeren die verbeterd kunnen worden. Aan de hand van de uitkomsten van beide vragenlijsten, kan de instelling besluiten welke aspecten verbeterd kunnen worden om daar vervolgens verbeterdoelen voor te formuleren. Figuur 1 brengt de hele kwaliteisverbetercyclus in beeld. De stappen in deze cyclus en hoe deze te realiseren worden uitgebreid beschreven in de volgende hoofdstukken. Figuur 1: De kwaliteitsverbetercyclus 1. Wat is het probleem? 2. Wat kunnen we veranderen? 3. Wat is het verbeterdoel? 4. Welke factoren beïnvloeden dit verbeterdoel? 5. Welke strategieën zijn nodig om dit verbeterdoel te bereiken? 6. Implementatie van de strategie 7. Evaluatie van de strategie 3

4 3. INTRODUCEREN VAN HET PROJECT AAN DE MEDEWERKERS De eerste stap van het verbeterproject is het identificeren van personen die het meest betrokken zullen zijn bij het verbeterproces. Dit houdt in dat er een projectcoördinator aangewezen wordt en dat er een kernteam samengesteld wordt Aanstellen van een projectcoördinator Aangezien het project teamwerk is, is het noodzakelijk om eerst een persoon aan te wijzen die het werk kan coördineren. De coördinator is verantwoordelijk voor: het plannen van vergaderingen; het bijhouden van de stappen en resultaten van het project; het toewijzen van projectgerelateerde taken; verspreiden van informatie onder de leden van het kernteam en de overige medewerkers in uw instelling Samenstellen van een kernteam Hoewel het gebruik en implementatie van kwaliteitsindicatoren de hele instelling aan gaat en daarmee dus ook alle medewerkers, is het advies om een kernteam samen te stellen dat het verbeterproject zal dragen en ook alle bijeenkomsten zal bezoeken. Dit kernteam moet een 4

5 multidisciplinair team zijn bestaande uit professionals met verschillende functies die gewoonlijk betrokken zijn bij de directe patiëntenzorg (bijvoorbeeld een arts, verpleegkundige, verzorgende, psycholoog, fysiotherapeut, etc.). Managers van instellingen (bijvoorbeeld een directeur, personeelsmanager) zouden ook uitgenodigd moeten worden om deel te nemen. 4. METEN VAN DE ORGANISATIE VAN ZORG De volgende sectie beschrijft hoe kwaliteitsindicatoren gebruikt kunnen worden om de huidige organisatie van zorg te meten. Het doel van deze meting is een werkelijke beschrijving te krijgen van de organisatie van de instelling. Er worden twee vragenlijsten gebruikt om de instelling te meten: één voor de zorgprocessen en voorziening en één voor de documentatie in het patiëntendossier Eerste bijeenkomst van het kernteam: meten van de organisatie In de eerste bijeenkomst van het kernteam worden twee vragenlijsten gebruikt om de organisatie van zorg te meten. Voorbereidingen voor deze bijeenkomst zijn: Iemand benoemen die de vragen hardop voor leest aan het team en de antwoorden invult (online of op papier) Regel een overlegruimte waar de deelnemers aan de bijeenkomst ongestoord kunnen discussiëren. Onthoudt dat er geen goede of foute antwoorden zijn: om de aspecten die nog niet zo goed geregeld zijn in uw instelling, is het van belang dat de werkelijke situatie beschreven wordt, niet de wenselijke situatie Hoofd vragenlijst Geschatte tijd: 30 minuten Het multidisciplinaire (kern-)team bediscussieert alle vragen van de hoofd vragenlijst (welke te vinden is in Programme X map- Main questionnaire ). De verantwoordelijke persoon van het kernteam leest de vragen hardop voor en alle deelnemers worden gestimuleerd om hun mening te geven. Discussie tussen de deelnemers dient te worden gecontinueerd tot consensus is bereikt. De hoofd vragenlijst is verdeeld in zes secties: 5

6 I. Toegang tot palliatieve zorg: deze sectie focust op de beschikbaarheid van zorgverleners of een gespecialiseerd team binnen uw organisatie; toegankelijkheid van specifieke materialen voor zorgverleners; het verlenen van hulp bij rouwverwerking; beschikbaarheid van medicatie en procedures met betrekking tot het overplaatsen van patiënten tussen instellingen. II. Infrastructuur: deze sectie focust op voorzieningen en faciliteiten voor patiënten en hun familie in uw instelling. III. Meetinstrumenten: deze sectie focust op gevalideerde instrumenten die door uw instelling worden gebruikt om fysieke, sociale, mentale en spirituele wensen en behoeften te meten. IV. Team: deze sectie focust op de structuur/organisatie en procedures van het multidisciplinaire team. V. Kwaliteit: deze sectie focust op de richtlijnen die gebruikt worden voor zorg voor palliatieve patiënten alsmede het meten van de kwaliteit van de geleverde zorg. VI. Educatie: deze sectie focust op speciale training in palliatieve zorg voor zorgverleners Ga nu naar de Hoofd vragenlijst (beschikbaar in Programme X folder Main Questionnaire ) en beantwoord de vragen Vragenlijst patiëntdossier Geschatte tijd: 20 minuten Wijs één of twee deelnemers van het team aan om de Vragenlijst Patiëntdossier in te vullen (beschikbaar in Programme X folder-medical Record Questionnaire ). Om de vragen te kunnen beantwoorden, dient u gebruik te maken van de dossiers van de tien meest recente palliatieve patiënten. Dit kunnen zowel patiënten zijn die zijn overleden, ontslagen of ten minste één week zijn opgenomen in de instelling. De Vragenlijst Patiëntdossier is verdeeld in twee secties: I. Delen van informatie: deze sectie focust op documentatie waaruit blijkt dat er een gesprek heeft plaatsgevonden over behandeling, behoeften en beslissingen van de patiënt tussen medewerkers van uw instelling en de patiënt of diens vertegenwoordigers. II. Tijdige informatie: deze sectie focust op het tijdig meten van fysieke, sociale, mentale en spirituele symptomen en wensen van de patiënt. 6

7 Ga nu naar de Vragenlijst Patiëntdossier (beschikbaar in Programme X folder Medical Record Questionnaire ) en beantwoord de vragen Resultaten analyse Voor een beschrijving over hoe de vragenlijsten digitaal in te vullen, gaat u naar de paragraaf 8 Gebruiken van de vragenlijsten: instructies in deze handleiding. De resultaten worden op twee manieren weergegeven. I. TABEL De tabel bevat een genummerde lijst van alle kwaliteitsindicatoren van de vragenlijsten en de antwoorden die door u zijn gegeven. Wanneer u op een kwaliteitsindicator klikt, kunt u zien welke vragen en antwoorden bij deze kwaliteitsindicator horen. Verschillende kleuren en smiley s worden gebruikt om aan te geven of de kwaliteitsindicator is behaald, gedeeltelijk behaald of niet behaald. Groene kwaliteitsindicatoren en deze smiley [vrolijk] geven aan dat de kwaliteitsindicator is behaald. Dit houdt in dat de instelling ja heeft geantwoord op de gerelateerde vragen. De instelling hoeft deze aspecten daarom niet te verbeteren. Rode kwaliteitsindicatoren en deze smiley [verdrietig] geven aan dat de kwaliteitsindicator niet is behaald. Dit houdt in dat de instelling nee heeft geantwoord op de gerelateerde vragen. Deze aspecten bieden daarom ruimte voor verbetering. Gele kwaliteitsindicatoren en deze smiley [neutraal] geven aan dat de kwaliteitsindicator gedeeltelijk is behaald. Dit houdt in dat de instelling ja heeft geantwoord op een deel van de gerelateerde vragen of dat de zorg alleen voor een deel van de patiënten/mantelzorgers/zorgverleners beschikbaar is en niet voor alle. Deze aspecten bieden daarom ruimte voor verbetering. II. HISTOGRAM Een histogram geeft een algemeen overzicht van het aantal kwaliteitsindicatoren die zijn behaald, niet behaald of gedeeltelijk behaald. De groene balk geeft het totale aantal behaalde kwaliteitsindicatoren weer De rode balk geeft het totale aantal niet behaalde kwaliteitsindicatoren weer De gele balk geeft het totale aantal gedeeltelijk behaalde kwaliteitsindicatoren weer. 7

8 5. FORMULEREN VAN HET VERBETERDOEL Het volgende deel beschrijft hoe de instelling verbeterdoelen kan formuleren op basis van de aspecten die ruimte geven voor verbetering. Aan de hand van de uitkomsten van de vragenlijst, worden de belangrijkste aspecten gekozen die ruimte voor verbetering geven Tweede bijeenkomst van het kernteam: formuleren van de verbeterdoelen Geschatte tijd: 1.5 uur Na de analyse, kan gebruik worden gemaakt van bijlage 1 en 2 en checklist 2 om de kwaliteitsindicatoren te prioriteren om te bepalen welke het meest belangrijk en haalbaar zijn. Ter herinnering: alle bijlagen vindt u aan het einde van dit document en zijn instrumenten die hulp bieden bij het implementatieproces. Iedere instelling is echter vrij om te kiezen of ze de bijlagen willen gebruiken. Het IMPACT project adviseert om te beginnen met een doel dat relatief makkelijk te behalen is. Houdt u dit in gedachten wanneer u de kwaliteitsindicatoren gaat prioriteren. Begin met de kwaliteitsindicator die de hoogste prioriteit heeft en werk daarna het lijstje af. Indien u besluit om aan meerdere kwaliteitsindicatoren tegelijk te werken, adviseren wij u om niet meer dan drie verbeterdoelen tegelijk te stellen. Om een verbeterdoel te formuleren, dient u: de huidige situatie te meten de gewenste situatie te bepalen te bepalen of de gewenste situatie een oplossing is voor het probleem te bepalen binnen welke tijd het probleem opgelost dient te zijn 8

9 het verbeterdoel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (SMART) te formuleren de haalbaarheid van het verbeterdoel te controleren de verschillende belemmerende en bevorderende factoren van het verbeterdoel in acht te nemen Dit kan worden gedocumenteerd in bijlage 3 en 4 en checklist 3 en 4. Nadat het verbeterdoel is bepaald, dient het team een verantwoordelijke aan te wijzen voor ieder doel. Deze persoon is verantwoordelijk voor: monitoren van de voortgang van het verbeterdoel bijhouden van de verschillende fases van het verbeterproces, bijvoorbeeld door het schrijven van notulen en/of het documenteren van de afronding van iedere activiteit van de verbeterstrategie Deze persoon kan zowel de reeds aangewezen Project Coordinator zijn als een ander lid van het kernteam. 6. IMPLEMENTEREN VAN DE STRATEGIE Om het verbeterdoel te behalen, stelt de instellingen een plan op met specifieke strategieën die zullen worden geïmplementeerd om te voldoen aan de kwaliteitsindicatoren. U plant en implementeert strategieën die het beste passen bij uw instelling en die geschikt zijn om de verbeterdoelen te behalen. Hieronder vindt u lijst van mogelijke strategieën die u kunt gebruiken; wees er echter bewust van dat de strategieën aangepast kunnen worden aan uw situatie. U bent ook vrij om nieuwe strategieën te ontwikkelen. Lijst van mogelijke strategieën: Onderwijs methoden, materialen en strategieën College Studiedag Rollenspel Interactieve educatie Informatiekaart Educatie video 9

10 Bezoek Mentoren Computer en online educatie Observeren van de klinische praktijk Audit en feedback: Feedback op prestaties Dagelijkse evaluatie Groepsbesprekingen: Videoconferenties Multidisciplinaire vergaderingen Vijf minuten update bij iedere vergadering Kwaliteitsmanagement: Implementatie van een nieuw zorgpad Digitale registratie van symptomen Informatiekaart/documentatie ontwikkeling Richtlijnen/ ontwikkeling van standaarden Plannen van psychosociale hulpprogramma s Multiprofessionele samenwerking: Interprofessioneel werken Geven van verantwoordelijkheid 6.1. Derde bijeenkomst van het kernteam: identificeren en implementeren van acties Tijdens deze bijeenkomst identificeert het kernteam alle stappen die nodig zijn om het specifieke verbeterdoel te behalen. Bijvoorbeeld door te brainstormen. Aangezien het zeer waarschijnlijk is dat de strategie die nodig is om het doel te bereiken bestaat uit meerdere acties, moet iedere actie SMART worden beschreven: dus Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Gebruik checklist 5 en beschrijf de verschillende acties in bijlage 5. Onthoudt dat voor iedere actie een deadline gesteld moet worden en dat er iemand verantwoordelijk voor moet zijn. 10

11 Bedenk dat het implementatieproces niet noodzakelijkerwijs een vaste opeenvolgende cyclus is. De stappen kunnen wisselen en aangepast worden tijdens het proces. Toch dient u zo gedetailleerd mogelijk te zijn door te beschrijven wanneer welke actie voltooid moet zijn en door wie. Dit zal u helpen om het gewenste doel effectiever te bereiken Monitoren van het proces Het kernteam dat werkt aan de verbeterdoelen, moet regelmatig een bijeenkomst plannen om het proces gedurende het implementatieproces te monitoren. Dit geeft de zorgverleners de mogelijkheid elkaar op de hoogte te houden over de taken en activiteiten waar zij aan werken, alsmede de uitdagingen die zij daarin ervaren. Dit kan essentieel zijn voor het slagen van het project. De agenda en resultaten van deze bijeenkomsten, de belemmerende factoren en/of aanpassingen aan de implementatiestrategie moeten worden vastgelegd door de project coördinator zodat alle relevante informatie beschikbaar is indien nodig. Voorbeeld Een instelling heeft besloten om te werken aan de volgende kwaliteitsindicator: Ervaringen van familie en zorgverleners met de palliatieve zorgverlening worden gemeten/geëvalueerd/geregistreerd (Kwaliteitsindicator 21). De leden van het kernteam weten dat ze een beterdoel SMART moeten formuleren. Nadat de huidige en gewenste situatie zijn beschreven in bijlage 3 (formuleren van het verbeterdoel), komen ze het volgende doel overeen: Voor 30 april is een tevredenheidsvragenlijst ontwikkeld welke 30 dagen na de opname van alle patiënten bij hun nabestaanden wordt afgenomen. Nadat mogelijke belemmerende en bevorderende factoren van het verbeterdoel besproken zijn (bijlage 4: Bevorderende en belemmerende factoren), bespreekt het team welke acties er nodig zijn om het doel te behalen. Ze besluiten dat het nodig is om een tevredenheidsvragenlijst te ontwikkelen, een procedure te ontwikkelen hoe de data wordt verzameld, geregistreerd en geanalyseerd, en organiseren een training voor hun collega s. Ze vullen deze taken in in bijlage 5 (Verbeterstrategie), komen een deadline voor elke taak overeen en wie er voor verantwoordelijk is. Ze besluiten dat het noodzakelijk is om elkaar ééns per maand te zien en vullen dit ook in als een actie bij de verbeterstrategie. De project coördinator organiseert deze vergaderingen, schrijft 11

12 de notulen, vraagt regelmatig om een voortgangsrapportage en beschrijft wanneer iedere actie is voltooid Nameting Ten slotte raden we aan dat u nogmaals dezelfde twee vragenlijsten invult die ook gebruikt zijn tijdens de voormeting. Dit maakt het mogelijk om veranderingen gedurende het project te ontdekken en dus hoe uw organisatie van zorg is veranderd door kwaliteitsindicatoren te implementeren. 7. EVALUATIE VAN DE INTERVENTIE De leden van het kernteam kunnen hun collega s uitnodigen die niet direct betrokken waren bij het implementatieproces om deel te nemen aan de evaluatie om ze te informeren over de resultaten van het project en deze te bespreken Bediscussiëren van de uitkomsten van de nameting Tijdens de evaluatiebijeenkomst kunnen de resultaten van de nameting worden samengevat en geanalyseerd door de zorgverleners. Hierbij zouden met name de volgende punten moeten worden besproken: In welke mate is het verbeterdoel bereikt? In welke mate komen de resultaten overeen met de gewenste situatie? Hoe hebben de zorgverleners het verbeterproces/de verbeterstrategie ervaren? Indien het verbeterdoel niet is behaald: waarom is het dan niet bereikt? (zijn de verbeterdoelen niet behaald?) Indien de verbeterdoelen zijn behaald: hoe kunnen deze in de dagelijkse praktijk gehandhaafd worden door alle medewerkers. Gebruik bijlage 6 om deze stappen te documenteren. 12

13 8. GEBRUIKEN VAN DE VRAGENLIJSTEN: INSTRUCTIES Om de Hoofd Vragenlijst en Vragenlijst Patiëntdossier te gebruiken, opent u de map Program X. Hierin staan twee submappen Win en Mac. Bedenk dat de vragenlijsten die op de USB-stick staan, ook online beschikbaar zijn: 1. Om de vragenlijst, op uw specifieke besturingssysteem, te starten klikt u op ImpactQuestionnaires (.exe/.app) waarna de volgende pagina zal verschijnen. De standaard taal is Engels. Om de taal te veranderen, klikt u op de vlag die overeenkomt met uw taal (Duits, Frans, Italiaans, Noors, Pools, Spaans of Nederlands). 2. Om de vragenlijst te starten dient u een nieuwe gebruiker aan te maken. Klik op de knop New group en voer een gebruikersnaam en wachtwoord in. U kunt meerdere gebruikers aanmaken. Indien uw organisatie uit verschillende afdelingen of instellingen bestaat, kunnen deze hun eigen vragenlijsten invullen. 3. Om de vragenlijst te openen, klikt u op de knop Enter. Om het programma af te sluiten, drukt u op de knop Exit. 4. Wanneer u bent ingelogd, ziet u een lijst van vragenlijsten (Hoofd Vragenlijst en Vragenlijst Patiëntdossier) met voor beide een voor- en een nameting. De voormeting dient ingevuld te worden voorafgaande aan het implementatieproces om uw organisatie te beschrijven; de nameting alleen na afloop om het implementatieproces te evalueren. In de menubalk, kunt u met de knop Login terug naar het vorige scherm en met de knop Exit sluit u het programma. 13

14 Aan de rechterzijde van het scherm, staan verschillende iconen: met het eerste icoon kunt u een lege vragenlijst printen, voor het geval u tijdens de bijeenkomsten een papieren versie van de vragenlijst wil uitdelen aan de teamleden. het tweede icoon is bedoeld voor het printen van een online ingevulde vragenlijst. het derde icoon gebruikt u om de vragenlijst te starten of om verder te gaan met de vragenlijst. het vierde icoon kunt u gebruiken om de resultaten van een ingevulde vragenlijst te controleren; u kunt de vragenlijsten niet printen via dit icoon. 5. Om de Hoofd Vragenlijst te starten, klikt u op het derde icoon van de Main questionnaire Pre (voormeting) of POST (nameting). Om de vragen te beantwoorden, selecteert u één van de beschikbare antwoorden. Om verder te gaan naar de volgende vraag, klikt u op de pijl aan de rechterzijde van het scherm. Bedenk: om verder te kunnen, dient u een antwoord te selecteren. Indien u wilt weten hoeveel vragen u nog heeft te gaan, kijkt u aan de linkerzijde van het scherm hoever u bent in de vragenlijst. Indien u een pauze wilt, kunt u de vragenlijst op ieder moment onderbreken door op de knop Home te klikken. Uw antwoorden worden opgeslagen zodat u later verder kunt gaan. 14

15 6. Om de Vragenlijst Patiëntdossier te openen, klikt u op het derde icoon van de Vragenlijst Patiëntdossier PRE of POST(voor- of nameting). Er verschijnt een tabel: voor ieder aspect selecteert u het juiste antwoord (ja, nee, niet van toepassing). Dit dient u te doen voor alle tien geïdentificeerde patiënten. Om verder te gaan, klikt u op de pijl aan de rechtzijde van het scherm. Onthoudt dat u een antwoord gegeven moet hebben op alle vragen om verder te kunnen. Indien u wilt pauzeren wilt, kunt u op ieder moment de vragenlijst onderbreken door op de knop Home te klikken. Uw antwoorden worden opgeslagen en u kunt later verder gaan. 15

16 9. BIJLAGEN EN CHECKLISTS (OPTIONELE INSTRUMENTEN) BIJLAGE 1: ASPECTEN DIE RUIMTE VOOR VERBETERING LIETEN ZIEN NAAR AANLEIDING VAN DE ANALYSE # Aspecten I. II. III. IV. V. BIJLAGE 2: PRIORITERING EN GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING VAN ASPECTEN DIE VERBETERD MOETEN WORDEN Het doel van dit rapport is aspecten die verbeterd moeten worden te beschrijven en te prioriteren. Dit zal de basis vormen om de verbeterdoelen in een later stadium te formulerenl. Aspect Priorisatie Beschrijving van het gekozen aspect HECKLIST-BIJLAGE 2 Bediscussieer de feedback met de zorgverleners Maak een inventarisatie van alle verbeterdoelen Bepaal welke verbeterdoelen aandacht krijgen Prioriteer de doelen (maak hierbij gebruik van bijlage 2)

17 BIJLAGE 3: FORMULEREN VAN HET VERBETERDOEL Het doel van dit rapport is om de verbeterdoelen SMART te beschrijven volgens. Datum Onderwerp (aspect) Beschrijf de huidige situatie Beschrijf de gewenste situatie. Neem daarbij in acht dat deze beschrijving moet voldoen aan de SMART regels (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden Leid doelen af uit de beschrijving van de gewenste, toekomstige situatie Beschrijf in hoeverre u de verbeterdoelen wilt behalen (bijvoorbeeld in 80% van de gevallen) Beschrijf wanneer u dit verbeterdoel behaald wilt hebben. Datum van behalen van het verbeterdoel Beschrijf waarom het behalen van het verbeterdoel de huidige situatie zal verbeteren Opmerkingen CHECKLIST-BIJLAGE 3 Checklist om de haalbaarheid van het verbeterdoel te toetsen Het bereiken van het verbeterdoel heeft de hoogste prioriteit van iedereen die erbij betrokken is Het doel is realistisch Bereiken van het doel lost het probleem op of is een belangrijke stap in het oplossen van het probleem Er is geen gemakkelijkere manier om het probleem op te lossen Het is niet te complex om het verbeterdoel te bereiken Wanneer de gewenste situatie niet voldoet aan de verwachtingen is het mogelijk om terug te keren naar de huidige situatie Het is niet moeilijk om de gewenste situatie te behouden De gewenste situatie is voor iedereen duidelijk De gewenste situatie wordt ervaren als een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van zorg 17

18 BIJLAGE 4: BELEMMERENDE EN BEVORDERENDE FACTOREN Het doel van dit rapport is om de belemmerende en bevorderende factoren die van invloed zijn op het verbeterdoel te identificeren. Aspect Belemmerende en bevorderende factoren CHECKLIST-BIJLAGE 4 Beschrijf waarom de gewenste situatie (nog) niet is behaald Iedereen heeft de mogelijkheid gehad om belemmerende en bevorderende factoren te benoemen Identificeer de belemmerende en bevorderende factoren De belemmerende en bevorderende factoren zijn ingevuld in bijlage 4 Wanneer alleen onoverkomelijke belemmerende factoren of wanneer er helemaal geen bevorderende factoren zijn benoemd, wordt er een ander verbeterdoel gekozen BIJLAGE 5: VERBETERSTRATEGIEËN Het doel van dit rapport is om alle activiteiten te documenteren die benodigd zijn om het verbeterdoel te behalen. Formuleer iedere activeit volgens de SMART regels. Verbeterdoel Hoofd interventie (bijvoorbeeld communicatietraining, implementeren van pijn registratie instrumenten, etc.) Activiteiten (zo gedetailleerd mogelijk: hoe wordt het gedaan, door wie wordt het gedaan, met behulp van welke materialen ) Uitgevoerd door Uitgevoerd op Datum voltooid Welke investering moet de instelling doen met betrekking tot de benodigde materialen? 18

19 Hoeveel tijd van de instelling is er nodig? CHECKLIST-BIJLAGE 5 Om de onderdelen van de verbeterstrategie te bepalen Selecteer de methoden die nodig zijn om het verbeterdoel te behalen De activiteiten die nodig zijn om het verbeterdoel te behalen zijn Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De belemmerende en bevorderende factoren zijn in acht genomen Voor elke actie is bepaald wie er verantwoordelijk is Voor elke actie is bepaald wanneer deze voltooid moet zijn BIJLAGE 6: EVALUATIE INSTRUMENT Het doel van dit rapport is om de eindevaluatie van het verbeterdoel te beschrijven. Verbeterdoel In hoeverre is het verbeterdoel behaald? Hoe tevreden bent u met dit resultaat? Wat is uw ervaring met het project (bijvoorbeeld: hoe heeft iedereen die bij het verbeterproces betrokken was dit proces ervaren, of iedereen zijn/haar taken heeft voltooid, hoe werden de bijeenkomsten ervaren, hoeveel tijd is er geïnvesteerd, wat zou u de volgende keer anders doen, hoe heeft de consulent het proces gefaciliteerd)? In het geval het verbeterdoel niet is behaald: wat kan hiervoor de reden zijn? 19