JaarveRslag2007. Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

Transcriptie

1 JaarveRslag2007 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

2 Intrakoop Missie Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zorgaanbieders tegen lagere, transparante, integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. De vereniging Intrakoop is een coöperatieve inkoopvereniging zonder winstoogmerk en vertegenwoordigt de inkoop belangen van bijna 500 instellingen in de gezondheidszorg in Nederland met ruim locaties. Intrakoop ondersteunt haar leden op strategisch, tactisch en operationeel niveau bij het behalen van hun inkoopdoelstellingen. Door het afsluiten van raamovereenkomsten en het aanbieden van inkoopadviesdiensten. Intrakoop heeft ruim 60 raamovereenkomsten in de productgroepen: - Energie - Facilitaire dienstverlening - Huishouding & Inrichting - Kantoor & Automatisering - Techniek & Onderhoud - Verpleging & Verzorging - Voeding Colofon Uitgave: Jaarverslag 2007 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Foto s, vormgeving en druk: Adform ontwerp, Zaltbommel

3 2 ja, die kant op!

4 Voorwoord Beste leden, Gedurende de selectieperiode die uiteindelijk leidde tot mijn aanstelling als nieuwe directeur/bestuurder van Intrakoop, werd één ding mij als snel duidelijk: Intrakoop is een ambitieuze vereniging, een vereniging met ontzettend veel kwaliteiten in huis en een kans voor elk aangesloten lid om haar inkoopdoelstellingen te realiseren. En ik zie een vereniging met een enorme potentie: potentie in termen van kwaliteit en breedte van onze dienstverlening. Maar ook in termen van gebundelde inkoopkracht, kennisdeling en de binding tussen de vereniging en haar leden. Mijn grootste uitdaging binnen Intrakoop: de kwaliteiten en kansen die een organisatie als Intrakoop biedt, om te zetten in levensvatbare, duurzame dienstverleningsvormen waarbij de meerwaarde voor u als lid voorop staat en Intrakoop als non-profitorganisatie blijft groeien. Hoe? In 2007 hebben we de eerste stappen hiertoe gezet, zowel in de afspraken die we maken met u als Intrakoop-lid als met leveranciers, bureaumedewerkers en andere partijen. Keuzevrijheid voor leden staat voorop. Dat betekent keuzevrijheid in de manier waarop u deelneemt aan een bepaalde overeenkomst, maar ook keuzevrijheid tussen verschillende leveranciers die vergelijkbare producten of diensten aan bieden: aan u de keus. Transparantie, een breed aanbod aan inkoopoplossingen vanuit een integraal perspectief benaderd: dat zijn de belangrijkste onderdelen uit onze vernieuwde missie. We onderscheiden ons meer en meer als kenniscentrum op het gebied van inkoop en op de verschillende markten en producten waarvoor wij raamovereenkomsten of andere dienstverlenings concepten beschikbaar stellen. Op de gebieden advies, detachering, begeleiding en uitvoering van inkoop- en logistieke activiteiten zoeken we de samenwerking met vooraanstaande partijen om de dienstverlening aan onze leden te verbreden en te verdiepen. Intrakoop wil meer gebruik maken van bestaande netwerken om de vereniging zelf, maar zeker ook inkoop als cruciaal proces binnen zorginstellingen meer te profileren bij beleidsmakers. Ik heb geconcludeerd dat Intrakoop het best bewaarde geheim van de gezondheidszorg in Nederland is. En dat moet anders. Langs deze weg wil ik de leden van alle aanbestedingsteams bedanken voor hun inspanningen. Ook in 2007 is hun inbreng bij de verschillende aanbestedingstrajecten onmisbaar gebleken. Daarnaast een compliment aan alle werknemers van Intrakoop. Ik ben ervan overtuigd dat, met een historie van bijna vijftig jaar, de vereniging Intrakoop de veerkracht, professionaliteit en flexibiliteit bezit die horen bij een moderne onderneming die de belangen van haar leden centraal stelt. Daarbij blijft één ding voorop staan: het besef dat úw belang, óns belang is. Want de coöperatieve inkoopvereniging Intrakoop: dat zijn onze leden. Dat bent u zelf. Frank Kaptein, directeur/bestuurder. 3

5 Inhoudsopgave Verantwoording raad van toezicht 5 De wisseling van de wacht 7 Strategische koers 8 Relatiebeheer leden 9 Kerncijfers ledenbestand 9 Ledenbijeenkomsten 9 Bonusuitkering 10 Ledenonderzoeken 10 Inkoopdienstverlening 13 Aanbestedingen 13 Nieuwe overeenkomsten 15 Vervallen overeenkomsten 16 Interne organisatie 20 Personeelsbestand 20 Ledenservice 20 Adviseurs 20 Ziekteverzuim 20 ARBO 21 Kwaliteit 21 Deelname in netwerken 21 Raad van toezicht Aanbestedingsteams 4 Innovatie 17 Digitaal commitment 17 Contractadministratie 17 Aanbestedingsmethodieken 17 Standaardcontracten 17 Rapportages 17 Elektronisch inkopen 19 Leveranciersprestatiemetingen 19 Europees aanbesteden 19 Maatschappelijk verantwoord ondernemen 19

6 Verantwoording raad van toezicht Hoewel de voortgang van alle werkzaamheden bij Intrakoop vanzelfsprekend onverstoorbaar bleef, heeft het jaar voor een deel in het teken gestaan van de directie wisseling. In het verslagjaar 2007 heeft de heer Gert Walhof Intrakoop namelijk als directeur/bestuurder verlaten. Met een indrukwekkende staat van dienst van 17 jaren nam hij tijdens de algemene vergadering van 12 juni afscheid van de leden en relaties. Medewerkers, leden van de coöperatieve vereniging en de raad van toezicht zijn Gert Walhof veel dank verschuldigd. De groei en bloei die de organisatie in deze lange periode heeft doorgemaakt, zijn in belangrijke mate zijn verdienste. Tijdens dezelfde algemene vergadering op 12 juni is de heer Frank W.M. Kaptein als nieuwe directeur/bestuurder van Intrakoop aan de leden voorgesteld. Met de aanstelling van Frank Kaptein beschikt de coöperatieve vereniging over een ervaren directeur/bestuurder met een profiel dat de organisatie de komende jaren nodig heeft. De raad van toezicht heeft er alle vertrouwen in dat hij onze coöperatieve inkoopvereniging op vaardige en inspirerende wijze zal leiden. Daarbij de positie van de organisatie en de betekenis voor de leden verder vergrotend. Eveneens in het verslagjaar 2007 heeft de raad van toezicht afscheid genomen van mevrouw drs. Lettie M.J. van Atteveld, lid van de raad van toezicht vanuit de sector ziekenhuizen. Vanzelfsprekend respecteert de raad van toezicht haar besluit. Tegelijkertijd mist de raad in haar een belangrijke inbreng, die aanzienlijk verder reikte dan de wereld van de ziekenhuizen waarin zij als bestuurder werkzaam is. De raad van toezicht heeft vier maal vergaderd. Tijdens deze vergaderingen is gesproken over vele zaken die actueel zijn in de inkoop in de gezondheidssector. Uiteraard zijn ook de onderwerpen aan de orde geweest die statutair zijn voorbehouden aan de raad van toezicht. Tevens heeft de raad zijn eigen functioneren geëvalueerd. Buiten de reguliere vergaderingen om, is door de raad van toezicht meerdere malen intensief overleg gevoerd over de werving en selectie van de nieuwe directeur/ bestuurder voor Intrakoop. Hiertoe is gebruik gemaakt van de diensten van een op dit terrein gespecialiseerd bureau. Daarnaast is het contact tussen (een delegatie van) de raad van toezicht en de organisatie geïntensiveerd gedurende de periode tussen het vertrek van de heer Walhof en de komst van de heer Kaptein. In 2007 zijn twee algemene vergaderingen gehouden. De grote opkomst die in 2006 reeds waarneembaar was, bleek ook in 2007 gerealiseerd te kunnen worden. Een teken dat duidt op een levendige vereniging. Marten de Bruine, voorzitter. 5

7 2 koers bepalen

8 De wisseling van de wacht Als Gert Walhof, na 17 jaar actief te zijn geweest binnen de organisatie, aankondigt Intrakoop te zullen verlaten, komt dat voor velen als een grote verrassing. Als eerste, vaste werknemer in dienst van Intrakoop heeft Gert aanvankelijk als ledenconsulent, later als inkoper en uiteindelijk als directeur/bestuurder zijn stempel op de organisatie gedrukt. Op maandag 29 januari 2007 lichtte hij zijn keuze aan het personeel toe en tijdens de ledenbijeenkomst op dinsdag 12 juni nam Gert afscheid van de leden en overige relaties van Intrakoop. Met de aanstelling van Frank Kaptein wordt duidelijk een nieuwe weg in geslagen. Het zwaartepunt van zijn opdracht ligt op de verdere ontwikkeling en professionalisering van de bureau-organisatie, het benutten en uitbouwen van netwerken en het onder de aandacht brengen van inkoop als strategisch onderwerp bij raden van bestuur. In de overgangsperiode die ontstaat tot eind mei 2007 neemt het Management Team, dan bestaande uit Gert Walhof, Liesbeth van Buuren en Erik Wijnhof, alle interne zaken waar. Die samenwerking vindt in deze periode op basis van functionele gelijkwaardigheid plaats. Naar buiten toe blijft Gert Walhof optreden als directeur/ bestuurder van Intrakoop. In samenwerking met de raad van toezicht, het managementteam, medewerkers van Intrakoop en adviesbureau Kock wordt een functieprofiel opgesteld voor de selectieprocedure van een nieuwe directeur/ bestuurder voor Intrakoop. Na een selectieprocedure van drie maanden blijven drie kandidaten over waarmee gesprekken worden aangegaan door de raad van toezicht, een vertegenwoordiging van het Intrakoop-personeel en adviesbureau Kock. Per 1 juni 2007 benoemt de raad van toezicht de heer Frank Kaptein als nieuwe directeur/ bestuurder van Intrakoop. 7

9 Strategische koers 8 Onze vernieuwde missie is als volgt: Intrakoop wil voor zorgaanbieders het platform voor inkoop- en logistieke oplossingen zijn, waardoor zij tegen lagere, transparante integrale kosten hun middelen en diensten kunnen inzetten voor optimale dienstverlening aan hun cliënten. Intrakoop wil daarbij een toonaangevende positie in de zorgsector vervullen. Intrakoop zal leden daarom meerdere overeenkomsten per productgroep aanbieden: naast een overeenkomst met commitment vooraf, ook overeenkomsten met intekenmogelijkheid achteraf en overeenkomsten met meerdere leveranciers per productgroep. Leveranciers met elk hun uniek onderscheidend vermogen. Aan u de keus welke overeenkomst en welke leverancier het beste bij uw instelling past. Verder wil Intrakoop zich naast haar sterk facilitair georiënteerde inkoop ook ontwikkelen op het gebied van medische materialen. Intrakoop gaat haar leden diensten aanbieden op het gebied van advies, detachering en bemiddeling, begeleiding en uitvoering van inkoop- en logistieke activiteiten. Om nieuwe producten en diensten goed, efficiënt en zo snel mogelijk aan leden te kunnen aanbieden is Intrakoop in 2007 in gesprek gegaan met andere vooraanstaande markt partijen. Intrakoop zal zich ook meer en meer profileren binnen bestaande netwerken en intensiever samenwerken met verschillende brancheorganisaties. Doelstellingen Een aantal hoofdlijnen: Intrakoop-leden hebben een leidende rol in de dienst verlening van Intrakoop Intrakoop wil van een bemiddelde omzet van 241 miljoen in 2007 doorgroeien naar 500 miljoen in 2010 Intrakoop wil leden stimuleren om voor een sub stantieel deel van hun inkoopvolume per product segment gebruik te maken van Intrakoopovereen komsten. Intrakoop-leveranciers dekken samen een groot deel van de totale omzet van een productsegment in de zorgsector af Intrakoop streeft naar transparantie en marktconformiteit en zoekt, waar nodig, samenwerking met andere partijen Intrakoop profileert zich nadrukkelijk naar de verschillende beslissers bij zorgaanbieders, overheid, branche- en beroepsverenigingen, regionale samenwerkings verbanden en andere stakeholders in de zorgsector Om haar missie en ambities op de juiste wijze te kunnen realiseren, kiest Intrakoop als organisatiemodel voor de coöperatie, met daaronder werkmaatschappijen/of andere samenwerkingsverbanden om specifieke diensten te kunnen verlenen onder Intrakoop-vlag

10 Relatiebeheer leden Kerncijfers ledenbestand Het aantal leden in 2007 is licht gedaald, naar 480. Ook in dit jaar is de lichte daling ten opzichte van het voorgaande jaar te verklaren door fusies tussen leden. Het aantal locaties blijft verder groeien: van in 2006 tot in De totale bemiddelde omzet in 2007 is gedaald ten opzichte van Ledenbijeenkomsten Op dinsdag 12 juni bezochten 76 leden de ledenbijeenkomst. Daarnaast waren 44 leveranciers en overige relaties aanwezig. De nadruk van deze ledenbijeenkomst ligt op het vertrek van Gert Walhof, die na 17 jaar heeft aangegeven af te zullen treden als directeur van Intrakoop. Tijdens deze ledenbijeenkomst neemt hij afscheid van alle aanwezigen. Voorzitter van de raad van toezicht Kerncijfers ledenbestand Per ultimo Leden Locaties Bemiddelde afname miljoen miljoen miljoen miljoen miljoen miljoen In het jaarverslag 2006 sprak Intrakoop haar verwachting hierover al uit. De ontwikkelingen op het gebied van de mini-aanbestedingsprocedures voeding en de lagere inkomsten uit de Intrakoop-raamovereenkomst aardgas door een warme winter zijn belangrijke oorzaken voor deze afname. Marten de Bruine prijst Gert Walhof om zijn inzet en behaalde resultaten. De heer De Bruine licht het traject van werving & selectie van de nieuwe bestuurder toe en stelt Frank Kaptein voor als nieuwe directeur/bestuurder van Intrakoop. Futurist Marcel Bullinga neemt de aanwezigen mee naar de zorg in de toekomst en Erik Wijnhof presenteert een eerste demo van de Intrakoop-webshop. 9

11 Tijdens de ledenbijeenkomst van 6 december presenteert directeur/bestuurder Frank Kaptein de nieuwe strategische koers. Meer keuzevrijheid voor leden, de beste oplossingen op inkoopgebied en strategische samenwerkingsverbanden met partijen op het gebied van bijvoorbeeld energie en logistiek staan hierin centraal. Tijdens de bijeenkomst wordt de leden gevraagd de heren De Bruine en Staal als leden van de raad van toezicht te herbenoemen. Met een applaus van de leden is de herbenoeming een feit. De aanwezigen zijn erg te spreken over gastspreker Erik de Bruine, Directeur Rabobank Concern Inkoop bij Rabobank Nederland en Chief Purchasing Officer van het jaar. Ledenonderzoeken In 2007 is in opdracht van Intrakoop een communicatieonderzoek uitgevoerd onder Intrakoop-leden door onafhankelijk onderzoeksbureau Marlyse-Research. Tijdens het onderzoek is de leden gevraagd in welke mate zij tevreden zijn met de verschillende communicatie-uitingen van Intrakoop. Met de resultaten van het onderzoek wil Intrakoop haar communicatie-uitingen optimaal afstemmen op de wensen van haar leden. Oordeel over communicatie-uitingen door intrakoop in trefwoorden 10 Bonusuitkering In het vierde kwartaal 2007 keert Intrakoop voor 4,5 miljoen aan bonussen uit aan haar leden over het jaar Door langdurige personele uitval binnen de afdeling Financiën, Control, Informatisering en Kwaliteit (FCIK) loopt het bonusproces vertraging op, toch worden alle bonussen voor het einde van het jaar uitgekeerd. De hoogste bonusuitkering aan een individueel lid bedraagt ,-. Voor het eerst krijgen leden tegelijkertijd een overzicht van alle bonussen die zij mislopen doordat zij wel afnemen bij een leverancier, maar niet ingetekend staan. Onduidelijk Professioneel Traag Deskundig Afstandelijk Opdringerig Duidelijk Amateuristisch Vlot Ondeskundig Persoonlijk Vrijblijvend Commercieel Niet commercieel

12 Intrakoop Bulletin, e-zine en portal Het IntrakoopBulletin wordt over het algemeen positief beoordeeld, op inhoud als vormgeving. Meer dan 80% van alle leden leest het IntrakoopBulletin. Ook is het overgrote deel van onze leden enthousiast over de digitale nieuwsbrief van Intrakoop, het e-zine. Ruim 70% van alle leden beoordeelt de Intrakoop-portal positief. De meeste leden bezoeken de portal meerdere keren per maand of vaker en vinden de portal overzichtelijk en actueel. Aandachtspunt is het aantal ledenonderzoeken dat als hoog wordt ervaren. Ook beoordelen leden de terugkoppeling van uitgevoerde ledenonderzoeken als summier. Inventarisatie aanbestedingswensen In november heeft Intrakoop de aanbestedingswensen van haar leden geïnventariseerd. Verder is in 2007 uitgebreid onderzoek verricht naar de mogelijkheden wasserij & linnenverhuur aan te besteden. Op basis van de positieve uitkomsten besluit Intrakoop in 2008 een aanbestedingstraject op te starten. Daarnaast is gebleken dat een raamovereenkomst op het gebied van softwarelicenties voor veel leden een belangrijke aanbestedingswens is. Het haalbaarheidsonderzoek naar softwarelicenties is uitgevoerd in het eerste kwartaal van Dit onderzoek heeft aangetoond dat de besparingsmogelijkheden beperkt zijn, mede als gevolg van de dominante marktpositie van Microsoft. Dit, in combinatie met het gegeven dat de bestaande afspraken met hard- en softwareleverancier Misco Nederland BV voor softwarelicenties scherp zijn, heeft ertoe geleid dat Intrakoop voorlopig geen softwarelicenties zal aanbesteden. Belangrijkste aanbestedingswensen zijn: energie wasserij en textielbeheer telecommunicatie koffie incontinentiemateriaal softwarelicenties 11

13 een schot in de roos!

14 Inkoopdienstverlening Aanbestedingen Aardgas Per 1 januari 2007 start de overeenkomst voor aardgas met RWE Energy voor de duur van drie jaar. In de aanloop naar de aanbesteding wordt leden hun commitment gevraagd voor deze Europese aan besteding. De totale omvang van de opdracht bedraagt ± 250 miljoen m 3 aardgas op jaarbasis. Het totale volume is, gelet op de stijgende aardgasprijzen, voor aanvang van de individuele leveringsovereenkomsten al ingekocht. Elektriciteit De overeenkomst met Eneco Energie met een volume van 560 miljoen kwh loopt per 31 december 2007 af. In 2006 wordt de aanbesteding van elektriciteit voor 2008 tot en met 2011 opgestart. Het totale gecommitteerde volume voor deze nieuwe aanbesteding stijgt tot een nieuwe recordhoogte: bijna 800 miljoen kwh. In 2007 wordt het totale verbruik voor het jaar 2008 al ingekocht. Daarnaast wordt een deel van 2009 en 2010 ingekocht. Op basis van de inkoopresultaten behaald in 2007, wordt besloten het optiejaar 2011 te lichten om de inkoop op de termijnmarkt op te starten. Het totale besparingspercentage (off-peak en peak) ten opzichte van de marktprijzen bedroeg in 2007 maar liefst 30%. Intrakoop gaat in gesprek met leverancier Eneco over energiedienstverlening: zo biedt de leverancier energiebesparingplannen en een hulpmiddel om het energieverbruik bij individuele leden te monitoren. De afspraken hierover gaan in per 1 januari Papier De transparante aanbesteding van papier in 2007 kent Scaldia als winnaar. Op een kernassortiment van door het aanbestedingsteam gespecificeerde papiersoorten offreren meerdere leveranciers hun prijzen en geven zij een kortingspercentage af op het overige assortiment. Het resultaat van de aanbesteding, met een volume van 1 miljoen over drie jaar, is bijzonder scherpe prijzen en goede afspraken over bijvoorbeeld periodieke prijs wijzigingen. Zo zijn eventuele verhogingen gemaximeerd en kunnen deze slechts eenmaal per half jaar worden doorgevoerd. Naast deze commitmentovereenkomst heeft Intrakoop voor papier ook een intekenovereenkomst met Scaldia en met Grafisch Papier. Dagvers Op grond van de financiële beoordeling van leveranciers die meedingen in de aanbesteding dagvers wordt Intrakoop voor de rechter gedaagd. Eén van de leveranciers wordt op basis van haar financiële ratio s afgewezen: ten onrechte volgens de leverancier, die een kort geding tegen Intrakoop start. De aanbestedingsprocedure loopt hierdoor vertraging op maar de rechterlijke uitspraak bevestigt Intrakoop wel in de kwaliteit van de aanbestedings procedure: de rechter stelt de leverancier in het ongelijk en oordeelt dat Intrakoop de regels voor het beoordelen van de financiële cijfers correct heeft toegepast. 13

15 14 Mini-aanbestedingsprocedure voeding Vanuit het oogpunt van flexibiliteit en maatwerk voor alle Intrakoopleden heeft Intrakoop software ontwikkeld waarmee individuele leden binnen de Europese aanbestedingen van voeding de definitieve leveranciersselectie in eigen regie houden. In maart worden de eerste miniaanbestedingsprocedures opgestart, met positieve resultaten. Met name de optie tot veilen wordt door veel leden gebruikt. Het aantal doorlopen procedures blijft echter achter op het verwachte aantal. Problemen die ontstaan zijn het ontbreken van intern draagvlak bij de gecommitteerde leden en organisatorische veranderingen bij de deelnemende instellingen. Ook wordt het doorlopen van de mini- aanbestedingsprocedure door sommige leden als arbeidsintensief ervaren. Dankzij intensieve begeleiding door de adviseurs van Intrakoop zijn er aan het einde van het jaar 46 miniaanbestedingsprocedures afgerond met een totale waarde van ruim 24 miljoen. Begroot voor 2007 was aanvankelijk op basis van 50 miljoen. Het achterblijven van het doorlopen aantal procedures ten opzichte van het verwachte aantal procedures drukt daarmee zwaar op de begroting van Intrakoop. Droge kruidenierswaren In 2007 wordt het pakket droge kruidenierswaren opnieuw Europees aanbesteed. Nadat medio 2006 bij de beoordeling van offertes bleek dat slechts één leverancier bereid was aan alle eisen te voldoen en daardoor géén recht kon worden gedaan aan het veilinggedeelte van de aanbesteding, wordt na overleg met de betreffende leverancier besloten tot heraanbesteding. Leden wordt opnieuw gevraagd commitment te geven. Met als resultaat een gecommitteerd volume van 30 miljoen over drie jaar. Nieuw in het aanbestedingsproces is de audit. Leveranciers worden, nadat zij door de eerste selectieronde zijn gekomen, getoets op onderdelen uit het Programma van Eisen zoals leverbetrouwbaarheid en klachtenafhandeling. De aansluitende veiling op 18 oktober kent een even verrassend als spectaculair resultaat en wordt gewonnen door Van Hoeckel. Het resultaat voor leden is een leverancier die voldoet aan alle kwaliteitseisen tegen uitermate scherpe prijzen: gecommitteerde leden besparen 18-24% op de bruto prijslijst van de leverancier, afhankelijk van logistieke wensen en afnamevolume. Schoonmaakdienstverlening Uit een ledenonderzoek komt naar voren dat Intrakoop-leden behoefte hebben aan een raamovereenkomst op het gebied van schoonmaakdienstverlening. In 2007 start Intrakoop de ontwikkeling van een Programma van Eisen en Wensen. VFM Adviesgroep, adviesbureau op het gebied van Facility Management en specialist op het gebied van schoonmaakdienstverlening, ondersteunt Intrakoop hierbij. Samen met de

16 leden van het aanbestedingsteam worden onder andere werkprogramma s ontwikkeld, toegespitst op verpleegen verzorgingshuizen, ziekenhuizen, GGZ-instellingen en de gehandicaptenzorg. De daadwerkelijke aanbesteding wordt in 2008 verder vormgegeven. In verband met deze aanbesteding wordt de overeenkomst met ISS Hospital Services met één jaar verlengd, tot eind bacteriologisch onderzoek, producten die de veiligvoedsel-werkwijzen ondersteunen en vergemakkelijken, trainingen, communicatieadvies en -ondersteuning en het keurmerk veiligvoedsel.nl. Beide overeenkomsten kenmerken zich door scherpe condities en passen in de nieuwe strategie van Intrakoop om op een zo breed mogelijk vlak raamovereenkomsten aan te bieden. Medische groothandel Een raamovereenkomst op het gebied van medische groothandel: ook één van de uitkomsten van het onderzoek naar naar de behoeften van Intrakoop-leden. Leden zien de meerwaarde van Intrakoop in het creëren van marktordening, transparantie en uiteraard scherpe condities. Een hele uitdaging in een markt waarin leveranciers veel overlap in dienstverlening en assortiment laten zien, maar tegelijkertijd op specifieke onderdelen zoals logistieke dienstverlening, erg verschillen. In samen werking met het aanbestedingsteam wordt een Programma van Eisen en Wensen opgesteld en een Europese aanbesteding volgt. Het totale gecommitteerde volume bedraagt maar liefst 7 miljoen. De definitieve gunning volgt, conform planning, in Nieuwe overeenkomsten DLT Media en Veiligvoedsel.nl Met DLT Media en Veiligvoedsel.nl worden in de loop van 2007 raamovereen komsten afgesloten. DLT Media verzorgt de tijdschriftdistributie binnen instellingen en biedt een breed assortiment aan tijdschriften en bladen. Veiligvoedsel.nl biedt veiligvoedsel-audits, controles, FanoFineFood Op het gebied van maaltijdsalades heeft Intrakoop een raamovereenkomst afgesloten met Fano FineFood. Deze overeenkomst gaat in op 1 juli 2007 en zorgt voor een verbreding van het aantal bypasses van Intrakoop binnen de productgroep voeding. De overeenkomst past daarmee in de strategische koers om een zo breed mogelijk bypass-aanbod te bieden aan leden. Intrakoop-Telecom Ook op het gebied van telefonie biedt Intrakoop vanaf eind 2007 oplossingen. De overeenkomst Intrakoop-Telecom volgt op een inventarisatie van uw aanbestedingswensen. De dienstverlening biedt, naast kortingen op de kosten voor vaste telefonie, oplossingen op het gebied van factuurmanagement en een benchmarkservice. Deze overeenkomst past uitstekend binnen het strategisch beleid om op een zo breed mogelijk vlak diensten te verlenen aan onze leden. Op 1 december 2007 wordt de overeenkomst geïntroduceerd bij de leden. Het is de bedoeling dat de overeenkomst Intrakoop-Telecom op termijn wordt uitgebreid met bijvoorbeeld mobiele telefonie en mobiele hardware. 15

17 Papier Om binnen de productgroep papier de keuze aan de leden te laten, wordt met Scaldia bv ook een intekenovereenkomst afgesloten voor de jaren 2008 tot en met Ook wordt de intekenovereenkomst met GP Office aangescherpt en verlengd tot eind Vervallen overeenkomsten De overeenkomst met Eneco Energie voor de levering van elektriciteit startte op 1 januari 2005 en had een looptijd van drie jaar. Op 31 december 2007 loopt deze overeenkomst af. Voedingsdistributie Om ook op het gebied van voedingsdistributie een zo breed mogelijk assortiment aan haar leden te kunnen aanbieden, start Intrakoop in 2007 gesprekken met verschillende voedingsdistributeurs. Om uiteindelijk meerdere intekenovereenkomsten aan te kunnen bieden en aan leden de keuze te laten met welke voedingsdistributeur zij in zee willen gaan. Vanaf het tweede kwartaal 2008 zullen de eerste resultaten van deze gesprekken zichtbaar worden in de vorm van meerdere intekenovereenkomsten naast elkaar. Per 31 december eindigt de overeenkomst met AKB Bert Muller. Aan het einde van het jaar geeft Unilever Nederland Out of Home aan, de afspraken met Intrakoop om bedrijfseconomische redenen niet voort te kunnen zetten. De overeenkomst loopt af per 31 december. Er wordt een start gemaakt met het zoeken naar alternatieve bypassafspraken ter vervanging. 16 Verlengde voedingsbypasses De overeenkomsten met een aantal bypass-leveranciers zijn tot eind 2008 verlengd, of opnieuw afgesloten voor meerdere jaren met verbeterde condities: Abbott, Aviko, Bonduelle, Frico Cheese, Friesland Foods Out of Home, Henri, Novartis en Oerlemans.

18 Innovatie Digitaal commitment De aanbesteding van papier is de eerste aanbesteding waarbij Intrakoop uw commitment digitaal vraagt. Voor uw gemak en om de kans op fouten te minimaliseren. Ook voor de aanbestedingen van medische groothandel en schoonmaakdienstverlening (aanbestedingen die beide worden afgerond in het eerste kwartaal van 2008) kunnen leden vanaf 2007 hun online commitmentverklaring samenstellen en hun commitmentgegevens via de Intrakoop-portal raadplegen. Contractadministratie Intrakoop ontwikkelt een nieuw contractadministratiesysteem waarbij gegevens uit verschillende informatiesystemen binnen Intrakoop gecombineerd worden. Naast contractgegevens per overeenkomst zoals looptijden en bemiddelde omzetten over meerdere jaren wordt informatie over marktontwikkelingen vastgelegd en wordt een directe koppeling met het bonusproces gemaakt. Bovendien kunnen de resultaten van leveranciersprestatie metingen in het systeem worden vastgelegd. Het nieuwe contractadministratiesysteem zorgt voor transparante en betere managementrapportages binnen Intrakoop. Aanbestedingsmethodieken Intrakoop wil toonaangevend zijn in inkoop. De aanbestedingsmethodieken die Intrakoop daarbij ontwikkelt zijn daar een goed voorbeeld van. Intrakoop loopt voorop als het gaat om het inzetten van een digitaal aanbestedings instrument en het e-veilen in de zorg. Het aansluiten op uw individuele behoeften staat, naast het optimaal profiteren van de bundeling van inkoopvolume en het gebruik maken van concurrerende markten, voorop. Met het vormgeven van de mini-aanbestedingsprocedures is een methodiek ontwikkeld die recht doet aan bovengenoemde uitgangspunten. Een vergelijkbare methodiek wordt ingezet bij de aanbesteding van schoonmaak, waarbij gecommitteerde leden per regio een aanbesteding op individueel niveau doorlopen. Standaardcontracten In de nieuwe standaardcontracten die de inkopers ontwikkelen, wordt meer aandacht besteed aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ook wordt een paragraaf opgenomen over de verdere ontwikkeling van de Intrakoop-webshop en de rol van leveranciers hierin. Daarnaast wordt de bundeling van het inkoopvolume binnen Intrakoop beter uitbenut in de conditie-afspraken met Intrakoop-leveranciers. Rapportages Op de afdeling FCIK (Financiën, Control, Informatisering en Kwaliteit) wordt volop doorontwikkeld. Per kwartaal wordt een forecast opgesteld die gebruikt wordt voor analyse en het bijsturen van alle huidige activiteiten. In 2007 is begonnen met de voorbereidingen om van een kwartaalrapportage naar maandelijks rapporteren te gaan. 17

19 op het juiste spoor

20 Hierdoor kan Intrakoop sneller reageren op mutaties in bemiddelde omzetten en de gevolgen daarvan op de kantoorbijdrage. Doordat de rapportages van de afdelingen inkoop, ledenservice en FCIK geïntegreerd worden in één rapportage, dragen zij bij aan meer synergie tussen de afdelingen. Elektronisch inkopen Tijdens de ledenbijeenkomst op dinsdag 12 juni 2007 presenteert Intrakoop een eerste demo van de Intrakoopwebshop aan haar leden. In samenwerking met Market4- Care (nu GHX) is de applicatie verder ontwikkeld. Vijf leden en zes leveranciers nemen deel aan de kick-off van de pilot die in het eerste kwartaal van 2008 start. Europees aanbesteden In augustus 2007 bepaalt de rechtbank in Utrecht dat het Sint Antonius Ziekenhuis Nieuwegein geen aanbestedende dienst is. Samen met het NVZ, de Nederlandse Vereniging voor Ziekenhuizen, heeft Intrakoop het ziekenhuis ondersteund in deze rechtszaak. De discussie over de aanbestedingsplicht van ziekenhuizen blijft echter omdat de juridische toets plaatsvond op basis van de situatie van vóór de invoering van de nieuwe Verzekeringswet in Vanuit haar nieuwe beleid besluit Intrakoop per aanbesteding een keuze te maken tussen een Europees of een niet-europees aanbestedingstraject. Waar mogelijk wordt leden de keuze geboden tussen de twee trajecten. Leveranciersprestatiemetingen Om de prestaties van Intrakoop-leveranciers te kunnen beoordelen, worden zogeheten KPI s, Key Performance Indicators, opgesteld. Begin 2007 worden de prestaties van Intrakoop-leverancier Office Depot gemeten. Deelnemende leden wordt gevraagd een aantal vragen te beantwoorden over de prestaties van deze leverancier. Daarnaast beoordeelt Intrakoop de prestaties van de leverancier. De vragen gaan bijvoorbeeld over de kwaliteit van de geleverde producten, de logistieke dienstverlening en de kwaliteit van de servicedesk. Office Depot krijgt een ruime zeven als eindcijfer. Op basis van deze ervaring besluit Intrakoop in 2008 de prestaties van meerdere Intrakoop-leveranciers te meten. Maatschappelijk verantwoord ondernemen In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt leden in 2007 aangeboden hun normale stroom te verduurzamen door leverancier Eneco. Voor een klein opslagpercentage kunnen leden hun normale stroom omzetten in groene stroom. Op deze manier kunnen zij bijdragen aan een beter milieu. Dertig leden maken hiervan gebruik van met een jaarlijks verbruik van ± 71 miljoen kwh. 19

21 Interne organisatie Personeelsbestand Per begin februari en begin mei starten twee nieuwe inkopers. In het najaar van 2007 worden meerdere vacatures opgevuld binnen de afdelingen ledenservice en communicatie. De selectieprocedure voor een senior inkoper wordt in het vierde kwartaal opgestart. Het personeelsbestand heeft zich de afgelopen vier jaren als volgt ontwikkeld: Ledenbestand Per ultimo aantal medewerkers in fte , , , ,2 Ledenservice De afdelingen support inkoop en support verkoop zijn samengevoegd. Door deze samenvoeging ontstaat een nieuwe afdeling: Ledenservice. De medewerkers blijven hun eigen specifieke aandachtsgebieden houden maar door het synergie-effect binnen de nieuwe afdeling worden leden en leveranciers sneller en beter geholpen. Er wordt een groeimodel gecreëerd waardoor het mogelijk is binnen de vereniging door te groeien naar de functie van junior inkoper of junior adviseur. Eén medewerker heeft een coördinerende rol binnen de afdeling en rapporteert direct aan de Manager Ledenservice. Adviseurs Ledenconsulenten heten voortaan adviseur. De adviseurs van Intrakoop gaan leden voortaan veel meer op tactisch en strategisch niveau adviseren, nemen meer deel in bestaande netwerken op het gebied van zorg en inkoop, maar ook op de gebieden voeding en energie. De functie van adviseur krijgt hierdoor meer inhoud. In 2007 hebben de adviseurs en medewerkers Ledenservice deelgenomen aan een training Professioneel Relatiebeheer. 20 Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage in 2007 komt uit op 6,48%: hoger dan het streven van 4%. De sterke stijging is te verklaren door een langdurige ziekte van één van de werknemers op de afdeling FCIK. Intrakoop berekent het ziekteverzuim op basis van werkbare dagen.

22 ARBO Intrakoop heeft haar ARBO-beleid aangepast aan de nieuwe ARBO-wet die per 1 januari 2007 van kracht is gegaan. Meer nadruk komt te liggen op bijvoorbeeld de preventie van lichamelijke klachten. In dat kader biedt Intrakoop in 2007 medewerkers stoelmassages aan en worden met regelmaat RSI-checks onder de werknemers uitgevoerd door een preventiemedewerker. Jaarlijks worden effectmetingen gehouden om te bepalen of door wordt gegaan met het ingevoerde beleid. Kwaliteit Als onderdeel van haar kwaliteitsbeleid houdt Intrakoop per kwartaal kwaliteitsaudits. Interne processen binnen ledenbeheer en binnen contractbeheer- en ontwikkeling worden getoetst aan de hand van werkinstructies en procesbeschrijvingen. Daarvoor heeft Intrakoop vier auditors opgeleid. Zij doen aanbevelingen aan de organisatie naar aanleiding van de resultaten van de audits. Op deze manier tracht Intrakoop de kwaliteit van interne processen waar mogelijk te verbeteren en de kwaliteit van de verschillende aanbestedingsprocessen te waarborgen. Deelname in netwerken Om hun kennis up-to-date te houden en meer op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in de gezondheidszorg, nemen de inkopers en adviseurs van Intrakoop deel aan verschillende netwerken. De belangrijkste hiervan zijn: NVTG (de Nederlandse Vereniging voor Technisch Facilitair Management in de Gezondheidszorg) FMG (Facilitair Management Gezondheidszorg) YPP (Young Purchasing Professionals, een sectie binnen de NEVI) FMN (Facility Management Nederland) Foodservice Netwerk Een van de inkopers van Intrakoop is als lid van het Algemeen Bestuur actief binnen de NEVI en vervult verschillende bestuursfuncties binnen secties van de NEVI. Directeur/Bestuurder Frank Kaptein is actief binnen de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. 21

23 Samenvatting jaarrekening 2007 balans per 31 december (x 1.000) (na resultaatbestemming activa Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen Kantoorbijdragen Bonussen voor leden Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen passiva Eigen vermogen Entreegelden Wettelijke reserve Bestemde reserve Liquiditeitsreserve Algemene reserve Totaal eigen vermogen Kortlopende schulden Bonussen aan leden Belastingen en premies sociale verzekeringen Pensioenen 6 3 Handelscrediteuren Overige schulden en overlopende passiva Totaal Totaal De grondslagen voor openstelling van de jaarrekening en de toelichting op de balans en staat van baten en lasten zijn opgenomen in de jaarrekening 2007.

24 staat van baten en lasten (x 1.000) begroting 2006 BATEN Eigen vermogen Kantoorbijdragen lasten Personeelskosten Reis- en representatiekosten Huisvestingskosten Afschrijving op (im)materiële vaste activa Kantoorkosten Automatiseringskosten Algemene kosten Verenigingskosten Communicatiekosten Diensten derden Diverse baten en lasten Saldo baten en lasten financiële resultaten Financiële resultaten Exploitatiesaldo Vennootschapsbelasting Saldo boekjaar Alle cijfers in de samenvatting 2007 zijn verkregen uit de jaarrekening 2007, waarbij op 30 maart 2008 een accountantsverklaring is verstrekt.

25 toelichting op de staat van baten en lasten 24 BATEN Kantoorbijdrage De kantoorbijdrage 2007 uit de bemiddelde omzet via raamovereenkomsten is lager dan begroot. De belangrijkste verklaring hiervoor is het laat opstarten van mini-aanbestedingsprocedures voeding voor leden. Daarnaast heeft de zachte winter aan het begin en het einde van 2007 een behoorlijk negatieve invloed gehad op de inkomsten vanuit de raamovereenkomst aardgas. LASTEN Personeelskosten De personeelskosten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Naast de kosten veroorzaakt door de directiewisseling waren ook de kosten voor werving & selectie hoger dan begroot. Reis- en representatie kosten Met name door lager brandstofverbruik blijven deze kosten onder de begroting. Huisvestingskosten De gerealiseerde huisvestingskosten zijn conform begroting. Afschrijvingskosten Geen bijzonderheden. Kantoorkosten De feitelijke kantoorkosten zijn lager uitgekomen dan begroot. Dit is toe te schrijven aan het uitstellen van de vervanging van de telefooncentrale. Automatiseringskosten De realisatie blijft ver onder de begroting doordat er geen extra (begrote) capaciteit is ingehuurd in verband met een andere prioriteitsstelling binnen Intrakoop. Algemene kosten De feitelijke kosten zijn op het niveau van de begroting. Verenigingskosten De verenigingskosten zijn lager dan begroot. Dit wordt verklaard doordat er geen regiobijeenkomsten hebben plaatsgevonden en door lagere kosten van de aanbestedingsteams. Communicatiekosten De communicatiekosten blijven ver onder de begroting. Hier liggen meerdere oorzaken aan ten grondslag. Zo maakt communicatie via drukwerk steeds meer plaats voor communicatie via de Intrakoopportal, de digitale nieuwsbrief, ingen en de digitale nieuwsbrief. Ook de ontwikkelkosten voor de portal blijken lager dan begroot. Diensten derden De realisatie is nagenoeg gelijk aan de begroting.

26 Diverse baten en lasten De ontvangen vergoeding van leveranciers voor deelname aan parallelsessies tijdens de ledenbijeenkomst zorgt voor meer inkomsten dan begroot. Financiële resultaten Dit is het saldo van ontvangen rente en bankkosten. Exploitatieresultaat Tijdens de algemene vergadering wordt aan de leden voorgesteld het negatieve exploitatieresultaat over het boekjaar 2007 ten laste te brengen van het eigen vermogen. Dit is reeds verwerkt in de balansposten Bestemde reserves en Algemene reserves. 25

27 Raad van toezicht In 2007 bestond de raad van toezicht uit de volgende personen: Drs. M. de Bruine MBA (voorzitter), voorzitter raad van bestuur, Koninklijke Visio Mr. Drs. F.J.M. Staal (vice-voorzitter), voorzitter raad van bestuur, De Riethorst Stromenland J.L. Schoevers (secretaris-penningmeester) Ir. G.H. ter Avest, rentmeester, Stichting Meerkanten Geestelijke Gezondheidszorg Flevo-Veluwe A.H. Bijlhout Mevrouw drs. A.M.J. van Atteveld, lid raad van bestuur, Ruwaard van Putten Ziekenhuis (afgetreden per 1 april 2007) Aanbestedingsteams 2007 Droge Kruidenierswaren Frank van Berkel (Van Neynselgroep) Jaap Buis (Spaarne Ziekenhuis) John Burgemeestre (Ziekenhuis Bronovo) Rob de Groot (Stichting Amsta) Rob van Kooten (Stichting Zorggroep Oude en Nieuwe Land) Vincent Wijers (HSB De Vijverhof) Energie Daan van Ee (Alerimus) Hans de Krijger (GGZ Oost Brabant) Johannes Koudijzer (Careyn) Jan Willem Smeenk (Martini Ziekenhuis) Sylvia van der Woerd (OsiraGroep) Jack Suijkerbuijk (Jeroen Bosch Ziekenhuis) Papier Simon Bruggeling (Delta Psychiatrisch Centrum) Trinette Boer (Stichting De Basis) Tim Redelijkheid (Medisch Centrum Rijnmond- Zuid) Medische groothandel Greet Nieuwland (Zorggroep Westerkwartier) Chris Schouten (Zorggroep Rijnmond) Manuel Wiercx (Rivas Zorggroep) Schoonmaakdienstverlening Jan van Haaster (HVO Querido) Kees Odijk (Bouman GGZ) Wim Smit (Stichting Humanitas)

28 Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus BB Waardenburg T (0418) F (0418) E info@intrakoop.nl I