Definities Stichting Scratch Muziekdagen, gevestigd te Leiden De persoon die zich als zodanig heeft aangemeld en die zijn

Transcriptie

1 DEELNEMERSREGLEMENT Definities Scratch Website Deelnemer Scratchdag Vriend Groep Bezoeker Stichting Scratch Muziekdagen, gevestigd te Leiden De persoon die zich als zodanig heeft aangemeld, die zijn bijdrage heeft betaald en zijn aanmelding niet heeft geannuleerd Een door Scratch georganiseerd evenement De persoon die zich als zodanig heeft aangemeld en die zijn vriendenbijdrage tijdig heeft betaald Een groep bestaat uit twintig of meer personen die collectief worden aangemeld De persoon die overdag met toestemming van de Scratch de repetitie bezoek c.q. de persoon die in de avond het concert bezoekt 1. Aanmelden en plaatsing a) Een Groep kan als zodanig worden geplaatst, waarbij een afwijkend deelnametarief kan worden overeengekomen. b) Plaatsing van aanmeldingen geschiedt voor zangers in volgorde van binnenkomst. Voor orkestdeelnemers mede op basis van verondersteldekwaliteit. Indien op een evenement [een stemsoort] blijkt te zijn overtekend, zal de aanmelder op de wachtlijst worden geplaatst. Van plaatsing na aanmelding of van plaatsing op de wachtlijst krijgt de aanmelder bericht. 2. Gedrag a) Deelnemers dienen 15 minuten vóór aanvang van de Scratchdag aanwezig te zijn in de Pieterskerk. b) Een Deelnemer/bezoeker dient de aanwijzingen van de organisatie op te volgen.

2 c) Een Deelnemer verklaart bij aanmelding het aanvullende informatieformulier en de veiligheidsinstructie te hebben gelezen. Het informatieformulier en de veiligheidsinstructie zijn te downloaden van de Website. d) De bezoeker van de repetitie overdag dient deze op geen enkele wijze te verstoren door eigen gedrag of gedrag van kinderen die onder de verantwoordelijkheid vallen van de bezoeker. 3. Betaling a) Deelnemers zijn bij plaatsing voor een Scratchdag de deelnemersbijdrage verschuldigd, alsmede de kosten van eventueel bestelde bladmuziek en/of oefen-cd. Betaling geschiedt door middel van een eenmalige incassoopdracht. b) Aan elke deelnemer wordt een deelnamebewijs verstrekt. Kan iemand zijn deelnamebewijs niet tonen, dan is op de Scratchdag een kopiedeelnamebewijs te verkrijgen, tegen betaling van de deelnemersbijdrage. Indien de deelnemer nadien het originele deelnamebewijs instuurt, wordt de extra deelnemersbijdrage terugbetaald, onder inhouding van een bijdrage in de kosten van administratie van 6,-. 4. Verzending a) Scratch verzendt het deelnamebewijs en eventueel bestelde bladmuziek/oefen-cd binnen 3 weken na de op de deelnamebevestiging vermelde datum. b) Indien het bestelde niet binnen 3 weken na de op de deelnamebevestiging vermelde datum door de deelnemer is ontvangen, dient de deelnemer contact op te nemen met Scratch via ons mailadres bericht@scratchleiden.nl. c) Na deze termijn van 3 weken gaat Scratch er vanuit dat alles in goede orde door de deelnemer is ontvangen. Indien de deelnemer na deze 3 weken een nieuw deelnamebewijs/bladmuziek/oefen-cd wil ontvangen, kan dat uitsluitend tegen betaling van de volledige prijs. d) De deelnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste adresgegevens aan Scratch. Een foutieve opgave van het verzendadres is voor risico van de deelnemer. 5. Annulering Indien na plaatsing de deelnemer zijn deelnamebewijs vóór 31 december voorafgaande aan het jaar van deelname terugstuurt zal de deelnemersbijdrage worden teruggestort, onder inhouding van 6,- administratiekosten. Geleverde bladmuziek en/of oefen-cd worden niet teruggenomen. Bij annulering na 31 december voorafgaande aan het jaar van deelname vindt geen restitutie van de deelnemersbijdrage plaats.

3 6. Orkestdeelname Orkestdeelname staat open voor spelers met ruime [recente] orkestervaring. Partijindeling geschiedt door de organisatie. Indien op de Scratchdag wijziging van de partij-indeling gewenst blijkt zal dat door de dirigent of concertmeester worden aangegeven. 7. Veiligheid a) Aanwijzingen van de organisatie dienen steeds en stipt te worden opgevolgd. Op de plattegrond van de Pieterskerk, die ook op de Website staat, zijn de nooddeuren ingetekend. b) In de Pieterskerk mag niet worden gerookt. c) Op de tribunes mogen ALLEEN gesloten flesjes worden meegenomen. d) Onder geen beding mogen deelnemers zich onder de tribunes begeven. e) Zangers mogen alleen onder begeleiding van iemand van de scratchorganisatie zich op het orkestpodium begeven. 8. Aansprakelijkheid Scratch aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele schade, direct of indirect, als gevolg van deelname aan een Scratchdag. 9. Film en video-opnamen Het is niet toegestaan geluid- en/of video-opnamen te maken. Door de organisatie kunnen opnamen worden gemaakt ten behoeve van een beeld- of geluidsverslag. Het kan zijn dat de organisatie van de opnamen een CD of DVD uitbrengt en ter verkoop aanbiedt aan deelnemers en bezoekers. 10. Berichtenverkeer Uitnodiging tot deelname, aankondiging van een evenement of het versturen van een bericht met betrekking tot een evenement geschiedt uitsluitend naar een door de deelnemer opgegeven adres. Bij collectieve berichten zal de geadresseerde de mogelijkheid worden geboden zich af te melden voor verdere mailingen. Ten slotte Dit reglement kan gewijzigd worden. Een gewijzigd exemplaar zal op de Website gepubliceerd worden. Vastgesteld door het Bestuur van Stichting Scratch Muziekdagen Leiden, op 3 september 2009 en laatstelijk gewijzigd vastgesteld op 28 september 2016 en 27 september 2018.

4 PRIVACYVERKLARING Jouw privacy is belangrijk voor ons. We informeren je daarom graag over onze privacyverklaring. We hebben deze verklaring opgesteld vanwege de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG). Privacy en veiligheid Je persoonlijke gegevens laat je bij ons achter omdat je mee wilt doen met één van onze Scratch evenementen of omdat je onze Nieuwsbrief wilt ontvangen om op de hoogte wilt blijven van onze activiteiten. Maar we kunnen ons voorstellen dat je graag wilt weten waarom wij om je persoonlijke gegevens vragen en wat wij ermee doen. Dat vertellen we je in deze privacyverklaring. Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten via Veilig Alle gegevens die je bij ons achterlaat via de website komen in een database te staan. Slecht een beperkt aantal personen binnen onze organisatie kan deze informatie raadplegen. Deze database is beveiligd. Wie niks met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. Mocht je het gevoel hebben dat dit niet gebeurt, laat het ons dan weten. Wat doen we met je gegevens? Wij gebruiken je gegevens uitsluitend voor Scratch gerelateerde doelen. Wij zullen je gegevens nooit met derden delen. Hierna kun je zien welke doelen dat zijn. Inschrijving evenement Wij vragen een aantal gegevens als je je inschrijft voor een evenement. Deze gegevens gebruiken wij om je inschrijving te verwerken, de incasso van de deelnamegelden te kunnen uitvoeren en om alles wat je hebt besteld te kunnen toesturen. De gegevens m.b.t. je deelname (dus niet je persoonsgegevens) worden na het evenement door ons uit het systeem verwijderd. Je kunt je persoonsgegevens laten verwijderen door een bericht te sturen via het contactformulier op onze website. Nieuwsbrief Je kunt je via de website aanmelden voor onze Nieuwsbrief. Zo blijf je op de

5 hoogte van alles rondom de Scratch. Wil je geen nieuwsbrieven van ons meer ontvangen, dan kun je je altijd afmelden via het contactformulier op onze website. Portretrecht Tijdens de Scratchdagen worden foto s en filmpjes gemaakt die wij gebruiken voor onze website, de Nieuwsbrief en promotiemateriaal. Bij het inschrijving voor een evenement geef je bij voorbaat toestemming voor openbaarmaking van tijdens of rond de Scratch gemaakte foto s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop je zichtbaar bent, die voor promotionele doeleinden door de Scratch worden gebruikt, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen Kloppen je gegevens niet of heb je andere vragen? Klopt er iets niet of wil je je gegevens inkijken of laten verwijderen, neem dan gerust contact met ons op via bericht@scratchleiden.nl. We staan klaar om je te helpen. Welke gegevens bewaren van jou? Naam: zowel achternaam, voornaam als initialen Adres: Straatnaam, huisnummer + eventuele toevoeging, postcode en woonplaats. Als je in het buitenland woont, ook het land Geboortedatum en geslacht. Telefoonnummer: zowel een vast nummer als een mobiel nummer. Dit is niet verplicht, maar wel handig voor ons om contact met je op te nemen als we vragen over je inschrijving mochten hebben. adres: naar dit adres sturen wij de Nieuwbrieven en de ontvangstbevestiging en de deelnamebevestiging van je inschrijving. Rekeningnummer: zowel het rekeningnummer als de te naamstelling van je rekening, dit om een automatisch incasso van de deelnamegelden te laten plaatsvinden. Gegevens met betrekking tot je inschrijving (deze worden na de Scratchdagen door ons verwijderd) Voor welk evenement heb je je ingeschreven Je stemsoort/instrument Bijbestellingen, zoals bladmuziek, oefen cd, lunch, diner. Totaal verschuldigd bedrag en of dit bedrag met succes is geïncasseerd.