INFORMATIE HANDBOEK Kijk voor meer informatie op contacta.nl

Transcriptie

1 INFORMATIE HANDBOEK Kijk voor meer informatie op contacta.nl

2 Belangrijke namen en telefoonnummers Contacta.nl Website : LinkedIn : Twitter : Facebook : Groepen > ContactaNL Organisatie LMG Exhibitions Bezoek en postadres: Frans den Hollanderlaan 7a, 4461 HL Goes Tel.: info@lmgweb.nl Website: Locatie Zeelandhallen Goes Bezoekadres: Da Vinciplein 1, 4462 GX GOES Postadres: Postbus 309, 4460 AS GOES Tel.: Fax: info@zeelandhallen.nl Aanspreekpunt Monika Kloet Zeelandhallen Tel.: monika@lmgweb.nl Sales Zeeland Erik Voerman LMG Tel.: erik@lmgweb.nl Sponsoring Perry Kentin LMG Tel.: perry@lmgweb.nl

3 Inhoudsopgave 1. Algemeen Voorwaarden Openingstijden Overnachting Officiële opening Opbouw Afbouw Laden/lossen goederen Logistiek/ingang goederen Standbouw Eigen standbouw Standaard standbouw omvat Inrichting stand 2. Voorschriften/Reglementen Verzekering Brandpreventie Muziek/geluidsoverlast Vloerbelasting Verlichting tijdens de beurs Rook-, gasafvoer 5. Brandvoorschriften Hout, hardboard triplex, multiplex of spaanplaat Zachtboard Glas Kunststoffen Textiel, verticaal toegepast Papierproducten Stobalen, karton, riet-en stromatten Brandbare drinkbekers Verlichting Gevaarlijke en/of hinderlijke stoffen Voertuigen, vaartuigen, werktuigen enz Gasflessen Brandslangen 3. Bereikbaarheid 4. Toelichting Aanvraagformulieren Elektra/water Internet Bloemen en planten Schoonmaak Parkeren Exposantenkaarten Toegangskaarten Ophangen van Truss-systemen en andere materialen

4 1. Algemeen 1.1 Voorwaarden De algemene voorwaarden zoals omschreven op het contractformulier zijn hier van toepassing. 1.2 Openingstijden Dinsdag 6 november uur Woensdag 7 november uur Donderdag 8 november uur Voor de exposant is de beursvloer geopend vanaf één uur voor openingstijd tot één uur na sluitingstijd! 1.3 Overnachting Voor overnachtingadressen in Goes e.o. kunt u zich wenden tot de VVV Goes tel of info@vvvgoes.nl. 1.4 Officiële opening De officiële openingsbijeenkomst vindt plaats op dinsdag 6 november. Nadere informatie volgt zodra het programma bekend is. 1.5 Opbouw Opbouwen van de stand: Vrijdag 2 november uur Zaterdag 3 november uur Standinrichting: Maandag 5 november uur Dinsdag 6 november uur

5 1.6 Afbouw Afvoer goederen na afloop van de beurs: donderdag 8 november tot uur. Demontage van stands en afvoer van goederen: vrijdag 9 november van uur. Materiaal dat daarna nog niet is afgevoerd wordt voor rekening van de deelnemer verwijderd. 1.7 Laden/lossen goederen Ten tijde van de op- en afbouw zal onze technische dienst aanwezig zijn. Deze kan ieder gewenst transport uitvoeren met behulp van onze materialen. Deze dienst is gratis. Vrachtwagens voor het afleveren van goederen en/of standbouwmateriaal mogen uitsluitend de hal binnenkomen na overleg met de organisatie. 1.8 Logistiek/ingang goederen Naast de ingang goederen hebben de Zeelandhallen de beschikking over verschillende toegangsdeuren van 5,00 meter breed x 4,80 meter hoog voor transportauto s. 1.9 Standbouw Deze dient aan de volgende voorwaarden te voldoen: - Eilandstands: dienen een open karakter te hebben en vanaf vier gangpaden toegankelijk te zijn. - Kopstands: dienen van één achterwand voorzien te zijn en vanaf drie zijden toegankelijk te zijn. - Hoekstands: dienen van één zij- en achterwand voorzien te zijn en vanaf twee gangpaden toegankelijk te zijn. - Tussenstands: dienen twee zijwanden en één achterwand te hebben en zijn vanaf het gangpad toegankelijk Eigen standbouw * Bouwhoogte, minimale en maximale Minimale bouwhoogte: 2,50 m. Maximale bouwhoogte: Exposanten die boven 2,50 m bouwen zijn verplicht de achterzijde van de wanden af te werken en dienen 1 meter in omtrek vrij te houden van bouw. Ook dient u een tekening te overleggen. Noordzeehal maximale bouwhoogte 7 meter, Westerscheldehal maximale bouwhoogte 4,50 meter.

6 1.11 Standaard standbouw omvat Wanden, 2,50 cm hoog, panelen 1 m breed. Frieslijst inclusief 1x naamsvermelding, 1 spot per 4 m² en vloerbedekking. Bevestigingsmaterialen middels: Koord/ketting of haken aan de bovenregel van de wanden Dubbelzijdig tape (na afloop te verwijderen) Gebruik van spijkers, schroeven en punaises is verboden! (Beschadiging aan wanden door de deelnemer wordt in rekening gebracht) Inrichting stand Er is een mogelijkheid voor het bestellen van extra verlichting, meubilair, standbouw en vloerbedekking. Gebruikt u hiervoor het bijgevoegde aanvraagformulier. Het is de deelnemer niet toegestaan de toegewezen standruimte geheel/gedeeltelijk zonder toestemming van de organisatoren aan derden af te staan en/of te verhuren!

7 2. Voorschriften / Reglementen 2.1 Verzekering Indien u als exposant verzekerd wenst te zijn tegen beschadiging of diefstal van/aan standbouw/goederen dient u zelf een verzekering af te sluiten. Voor de exposanten is er een mogelijkheid om via AON ( het Libéma-verzekeringspakket) een verzekering af te sluiten. Informatie hierover is bij de organisatie op te vragen. 2.2 Brandpreventie Indien er brandgevaarlijke stoffen in uw stand aanwezig zijn dient volgens inzicht en instructie van de regionale brandweer in uw stand een brandblusser aanwezig te zijn, voor zover de goederen aanwezig mogen blijven. Indien u gebruik maakt van doeken, dienen deze voorzien te zijn van certificaten, waarop de brandveiligheid gegarandeerd wordt. 2.3 Muziek/geluidsoverlast Het gebruik van levende muziek door de exposanten in de hallen tijdens de duur van de beurs is uitsluitend na overleg met de organisator toegestaan. Eventuele Buma-Stemra rechten e.d. zijn voor rekening van de deelnemer. Geluidsoverlast is tevens verboden. 2.4 Vloerbelasting Het plaatsen van zware objecten van meer dan 500 kg puntbelasting dient altijd in overleg met de organisatie te geschieden. 2.5 Verlichting tijdens de beurs Tijdens de beurs zal de halverlichting niet op volle capaciteit ingeschakeld worden. Dit i.v.m. sfeer en overbelichting. 2.6 Rook-, gasafvoer Op grond van bestaande brandweervoorschriften is voor de afvoer van rook, of brandbare hinderlijk en/of schadelijke gassen een afvoerleiding vereist. De organisatie zal u hierover gaarne informeren, waarbij wij aantekenen dat zulke voorzieningen niet standaard aanwezig zijn en deze eventueel voor rekening en risico van de deelnemer vervaardigd dienen worden.

8 3. Bereikbaarheid De Zeelandhallen zijn ideaal gelegen aan de autosnelweg Bergen op Zoom - Vlissingen (A58), aan de rand van de stad Goes. U neemt de afslag Goes- Zierikzee (A256) en na 300 m arriveert u reeds bij de Zeelandhallen. Vestigingsadres : Da Vinciplein GX GOES Correspondentieadres : Postbus AS GOES T (0113) F (0113) info@zeelandhallen.nl Routebeschrijving Zeelandhallen Goes is gelegen aan de autosnelweg Bergen op Zoom - Vlissingen, U volgt de A58 richting Goes. U volgt op het knooppunt de Poel de A256 richting Goes. Vervolgens blijft u rechts aanhouden en neemt afslag Goes-Zuid. Bij de rotonde tweede afslag richting Zeelandhallen. U kunt uw auto parkeren op het parkeerterrein. Het is mogelijk dat Da Vinciplein nog niet in de navigatie staat, deze weg is nog niet zo lang geleden aangelegd. Mocht u gebruik willen maken van de navigatie, kunt u Nobelweg 6 aanhouden, alleen dient u bij de rotonde vanaf de snelweg de tweede afslag te nemen.

9 4. Toelichting Aanvraagformulieren 4.1 Elektra/water Voor het aanvragen van elektra/water dient het ingesloten bestelformulier volledig ingevuld en ondertekend tijdig terug gezonden te zijn. Voor de aanleg van stroomtoevoerleidingen bij vakbeurzen, tentoonstellingen enz. in de Zeelandhallen te Goes, zijn de tarieven op het formulier van toepassing. De prijzen (exclusief BTW) gelden voor evenementen die niet langer duren dan 3 dagen en zijn inclusief: - Aanleg en verwijderen van de stroomtoevoerleiding - Huur van de elektriciteitskabel tot in de stand - Eventueel contrastrekker of verdeelblok aan deze kabel gemonteerd - Stroomverbruik gedurende maximaal 3 beursdagen Storingen die ontstaan zijn voor, tijdens of na de evenementen worden door onze monteurs verholpen. Hiervoor wordt per monteur een tarief van e 36,50 per uur in rekening gebracht voor normale werkuren. De hierbij verbruikte materialen moeten ook door de standhouder worden vergoed. De standhouder is verantwoordelijk voor de gehuurde materialen. Zoek geraakte of defecte materialen worden na afloop van de beurs bij de standhouder in rekening gebracht. 4.2 Internet Zie aanvraagformulier. 4.3 Bloemen en planten Voor het bestellen van bloemen en planten kunt u gebruik maken van het desbetreffende formulier. 4.4 Schoonmaak Op verzoek kan uw stand worden schoongemaakt. Voor bestelling hiervan verzoeken wij u het aanvraagformulier te gebruiken. 4.5 Parkeren Parkeerkaarten voor exposanten worden verstrekt naar gelang afname van het aantal m². Dit betreft: 1 gratis parkeerkaart per 4 m² met een maximum van 5 per stand per dag. Deze zullen éénmalig aan u worden verstrekt aan de infobalie. Parkeerkaarten voor uw relaties kunt u tegen het normale tarief van 5,00 bestellen. Ook deze worden éénmalig aan u verstrekt aan de infobalie. Voor alle dagen geldt dat er geen auto s voor de toegangsdeuren geparkeerd mogen worden. De auto s dienen geparkeerd te worden op de reguliere parkeerplaatsen en mogen de verkeerscirculatie en algemene veiligheid nooit belemmeren.

10 4.6 Exposantenkaarten Door middel van het retourneren van het desbetreffende aanvraagformulier kunt u de benodigde exposantenkaarten bestellen. Wij maken u erop attent dat deelnemers alleen met een deelnemerskaart toegang tot de beurs hebben. 4.7 Toegangskaarten Dit jaar wordt gebruik gemaakt van het digitale bezoekersregistratiesysteem. U als deelnemers ontvangt een code waarmee uw relaties zich kunnen aanmelden en een entreebewijs kunnen uitprinten. U kunt de code gebruiken in alle correspondentie naar uw klanten. Ook kunt u gratis, bovenop de standaard 50 stuks die u van de organisatie mag ontvangen, uitnodigingskaarten bestellen voor u relaties, indien voor 1 oktober besteld. Na verzilvering en aanmelding van de uitnodigingskaart online door de ontvanger, kan men het entreebewijs uitprinten. Wij maken u erop attent dat bezoekers alleen met een uitgeprinte toegangskaart toegang tot de beurs hebben of anders e 35,- dienen te betalen. 4.8 Ophangen van Truss-systemen en andere materialen Voor het bevestigen/ophangen van trussconstructies of andere zaken moet een aanvraag ingediend worden en is uitsluitend de organisator gerechtigd de rigging hiervoor uit te voeren. De desbetreffende formulieren vindt u in het exposantenboek.

11 5. Brandweervoorschriften Voor standbouw e.d. mogen slechts onbrandbare materialen of de onder 6.1 t/m 6.8 aangegeven materialen worden toegepast, mits de toepassing voldoet aan de hieronder vermelde voorschriften. 5.1 Hout, hardboard triplex, multiplex of spaanplaat Deze materialen moeten een dikte hebben van tenminste 3,5 mm. en kunnen worden ingedeeld in de klasse I, II en III van de vlamuitbreiding, vastgesteld volgens NEN Zachtboard Alle vlakken moeten met een door bevoegde instantie goedgekeurde brandvertragende verf of lak zijn beschilderd, overeenkomstig de gebruiksvoorschriften of moeten van fabriekswege door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt. Daarbij dient elke plaat duidelijk door de fabriek als zodanig gemerkt te zijn. 5.3 Glas - Voor buitenwanden en scheidingswanden tussen stands: alleen veiligheidsglas of draadglas met ingegoten kruisbewapening. - Voor plafonds: alleen draadglas met een dikte van minimaal 6 mm. en een ingegoten kruisbewapening met een maaswijdte van maximaal 16 mm. 5.4 Kunststoffen - Foliematerialen (al of niet voorzien van een z.g. textielrug) dienen gelijmd te zijn op een ondergrond van onbrandbaar materiaal of op één van de 6.1 t/m 6.3 genoemde materialen, waardoor het materiaal moeilijk brandbaar is geworden. - Plaatmaterialen dienen moeilijk brandbaar te zijn. - Voor schuimplastic en rubber (bv. voor letters) geldt hetgeen is aangegeven voor plaatmaterialen, tenzij niet meer dan meer dan 2 dm3 per m 2 standoppervlak in de stand aanwezig is. - Ten aanzien van alle kunststoffen geldt dat zij bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen of dampen mogen afgeven en zij niet mogen druppelen of druipen. Het hierboven gestelde moet door een proef kunnen worden aangetoond.

12 5.5 Textiel, verticaal toegepast - Brandbaar textiel moet door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt, dan wel door plakken op een ondergrond van onbrandbaar materiaal of op de onder 6.1 t/m 6.3 genoemde materialen moeilijk brandbaar zijn geworden, hetgeen door een proef moet kunnen worden aangetoond. - Onbrandbaar textiel mag door behandeling voor speciale doeleinden niet brandbaar zijn geworden. - U dient uw textiel te laten impregneren door een gespecialiseerd bedrijf. Zij zullen u als bewijs hiervoor een certificaat overhandigen. - Gordijnen welke tot op de vloer doorlopen, dienen 10 cm. vrij van de vloer te worden gehouden. Textiel, horizontaal toegepast: - Brandbaar natuur vezelmateriaal moet door impregneren moeilijk brandbaar zijn gemaakt, en worden onderspannen met metaaldraad op een onderlinge afstand van 35 cm, dan wel in twee richtingen met een maaswijdte van 70 cm. - Moeilijk brandbaar natuurvezel- en moeilijk brandbaar kunstvezelmateriaal moet worden onderspannen met metaaldraad op de wijze als hierboven is aangegeven. - Visnetten als plafondbekleding zijn verboden. Bovengenoemde textielsoorten mogen bij het in aanraking komen met vuur of bij hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke gassen of dampen afgeven en zij mogen niet druppelen of druipen. Het hierboven gestelde moet door een proef kunnen worden aangetoond. Toe te passen materialen moet daartoe voldoen aan de klasse II van NEN 6065 voor wat betreft de bijdrage tot brandvoortplanting. Textielproducten moeten voldoen aan het criterium niet gemakkelijk ontvlambaar, bepaald volgens NEN Papierproducten Papier mag worden toegepast mits het papier in zijn geheel is geplakt op een ondergrond van onbrandbaar materiaal, of op één der onder 6.1 t/m 6.3 genoemde materialen, of door impregneren moeilijk brandbaar is gemaakt. 5.7 Strobalen, karton, riet- en stromatten Het gebruik van strobalen mag alleen indien Libéma Exhibitions B.V. hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend. De strobalen dienen geïmpregneerd te worden.

13 5.8 Brandbare drinkbekers Toegestaan mits voldoende metalen vlamdovende afvalemmers aanwezig zijn, die tijdig buiten het gebouw moeten worden geleegd. 5.9 Verlichting Ornamenten met gloeilampen zijn toegestaan indien: - Deze vervaardigd zijn van onbrandbaar materiaal of van een moeilijk brandbare kunststof die bij verhitting geen druppels vormt, en de armaturen van een in de normale handel gangbare uitvoering zijn; - De opstelling stabiel is uitgevoerd; - De lichtbron is opgesteld op een afstand van tenminste 15 cm. van enig brandbaar materiaal, de gespiegelde straling ervan mag, gemeten vanuit de reflector, binnen 30 cm. geen brandbaar materiaal aantreffen. TL-ornamenten (kunststof) zijn toegestaan indien: - het lichtvenster van een zelfdovende kwaliteit is, bij verbranding geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke dampen geeft en van een in de normale handel gangbare uitvoering is. - de afstand tussen deze ornamenten en de buitenwanden van de stand tenminste 50 cm bedraagt; - de totale oppervlakte van een aantal aaneengesloten ornamenten niet meer bedraagt dan 3,5 m; - de afstand tussen twee aaneengesloten groepen ornamenten tenminste 1 meter bedraagt; - de ophanging van de ornamenten is vervaardigd van metaal of tenminste 10 mm dik hout Gevaarlijke en/of hinderlijke stoffen Verboden zijn: - licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke en chemische stoffen; - goederen die door onaangename reuk of op andere wijze hinderen, dan wel hinderlijke geluidgevende of lichtuitstralende toestellen. Eén en ander ter beoordeling van de organisatoren en/of Brandweer en/of arbeidsinspectie van Goes.

14 5.11 Voertuigen, vaartuigen, werktuigen enz. Alvorens voertuigen, vaartuigen, werktuigen enz. aangedreven door brandstofmotoren als tentoonstellingsgoederen in de gebouwen en/of tijdelijke onderkomens worden gebracht, dienen de brandstofreservoirs en leidingen te zijn geledigd tot maximaal 5 liter inhoud en de reservoirs deugdelijk te zijn afgesloten. Deze reservoirs dienen gesloten te blijven zolang de voertuigen enz. in de gebouwen en/of tijdelijke onderkomens aanwezig zijn. Bovengenoemde bepaling geldt niet voor voertuigen enz. met als brandstof dieselolie of een andere vloeistof met een ontvlammingspunt boven de 55 C. Accuklemmen dienen te zijn losgemaakt. Voertuigen, vaartuigen, werktuigen enz. aangedreven door brandstofmotoren met als brandstof LPG kunnen uitsluitend worden tentoongesteld indien de gastank verwijderd is Gasflessen Het voorradig hebben en het gebruik van flessen met vloeibaar gas is binnen de gebouwen en/of tijdelijke onderkomens niet toegestaan. Ontheffing van dit verbod kan worden aangevraagd bij de Brandweer en/of Arbeidsinspectie Brandslangen Brandslanghaspels, blusapparaten, handbrandmelders en bedieningsinrichtingen voor de rookluiken moeten onmiddellijk gebruik gereed, makkelijk bereikbaar en voor een ieder goed zichtbaar te zijn, ook vanuit de looppaden. De brandslangen mogen absoluut niet gebruikt worden voor eigen doeleinden zoals voor het water geven van planten e.d. Tijdens de opbouw zullen de brandhaspels verzegeld worden. Het gebruik van open vuur is in alle hallen verboden. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslissen de organisatoren. Bevelen of aanwijzingen die met betrekking tot de (brand)veiligheid door of namens de commandant van de brandweer worden gegeven, moeten direct worden nagevolgd.