KEUZE 2 CORRESPONDENTIE FINANCIËN

Transcriptie

1 KEUZE 2 CORRESPONDENTIE FINANCIËN 9 oefeningen

2 Eerste oefening Maak de analyse van een reeks betalingsverzoeken. Analyseer met behulp van de onderstaande vragen de reeks betalingsverzoeken op blz in Tekstgids. Lees eerst de toelichting op blz Alle boodschappen (blz. 50 t.e.m. 54) 1. In de loop van de procedure neemt de druk op de klant geleidelijk toe. Analyseer daartoe de opmaakkenmerken van de opeenvolgende boodschappen: - Duid aan tot welke fase van de procedure elke boodschap behoort. - Benoem zo nauwkeurig mogelijk het medium dat voor elke boodschap gebruikt wordt. - Duid het tijdsinterval tussen de verschillende boodschappen aan. - Benoem zo exact mogelijk de zender van elke boodschap. - Duid in de laatste boodschap twee opmaakkenmerken aan die duidelijk maken dat het nu echt menens wordt. Eerste rappel (blz. 50) 1. Benoem met één woord het praktische voordeel voor de zender van een voorgedrukte standaardkaart. 2. Verklaar waarom een voorgedrukte tekst bijdraagt tot het onpersoonlijke karakter van de boodschap. 3. Duid vier opmaakkenmerken aan die dat onpersoonlijke karakter nog versterken. 4. Welke zin in de eerste alinea getuigt van goodwill tegenover de lezer? 5. In welk opzicht getuigt ook de tweede alinea van goodwill tegenover de lezer? 6. Verklaar waarom de formulering van het onderstaande alternatief voor de eerste zin niet past bij een eerste rappel. Uit de controle van onze boekhouding blijkt dat u de bovenstaande factuur nog altijd niet voldaan hebt. Tweede rappel (blz. 51) 1. Welk opmaakkenmerk verraadt dat deze brief een standaardtekst is? 2. Welke techniek werd gehanteerd om deze standaardboodschap de opmaak van een gepersonaliseerde brief te verlenen? 3. Duid drie zinnen aan die verantwoordelijk zijn voor de vriendelijke toonzetting. 4. Welk briefdeel versterkt nog die vriendelijke toonzetting?

3 Eerste aanmaning (blz. 52) 1. Welk opmaakkenmerk verraadt dat ook deze brief een standaardtekst is? 2. De toonzetting van deze brief is ietwat scherper dan in de rappels: - Aan welk inhoudelijk element in de eerste alinea merk je dat? - Aan welke woordgroep in de kern merk je dat? 3. Duid in de brieftekst twee goodwillelementen aan. 4. Formuleer je kritiek bij de formulering en de inhoud van het onderstaande alternatief voor de onderwerpsaanduiding. onbetaalde factuur van 15 maart Tweede aanmaning (blz. 53) 1. Uit welk formuleringskenmerk (perspectiefkeuze) blijkt dat de algemeen directeur zich nu persoonlijk met de zaak gaat bemoeien? 2. Welk inhoudelijk element in de eerste alinea zorgt ook in deze brief voor een wat scherpere toonzetting? 3. Welk expressief element verwerkt de briefschrijver in de aanleiding? 4. Met welk indirect argument om te betalen verklaart de briefschrijver zijn gevoel? 5. Met welk goodwillelement verklaart de briefschrijver zijn gevoel? 6. Welke reden van niet-betaling suggereert de briefschrijver in de kern van de brief? 7. Door welk inhoudelijk element klinkt het betalingsverzoek in deze brief strikter dan in de voorgaande boodschappen? 8. Met welke maatregel wordt gedreigd in de toelichting? 9. Met welk inhoudelijk element probeert de briefschrijver te voorkomen dat de klant zich het slachtoffer gaat wanen van een louter willekeurige behandeling? 10. Hoewel de klant duidelijk onder druk gezet wordt, blijft de briefschrijver de nodige aandacht besteden aan goodwill. Duid alle goodwillelementen in de brief aan. 11. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de tweede zin van de tweede alinea: - Welke verschillen stel je vast tussen de formulering (zinstype, woordgebruik) van de originele en de alternatieve zin? - Welke zin vind je het best passen? - Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Waarschijnlijk hebt u dus financiële problemen. 12. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de derde zin van de derde alinea: - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de bijzin van de originele versie? - Welk perspectief hanteert de briefschrijver in de bijzin van het alternatief? - Welk perspectief vind je het best passen? Verklaar je antwoord op de vorige vraag. Op die manier voorkomt u dat wij, overeenkomstig onze algemene verkoopsvoorwaarden, vanaf 1 juni een maandelijkse debetrente van 1 % aan

4 Dreigbrief (blz. 54) 13. Welk expressief element verwerkt de briefschrijver in de aanleiding? 14. Door welk inhoudelijk element klinkt het betalingsverzoek nog strikter dan in de vorige brieven? 15. Met welke maatregel wordt gedreigd in de toelichting? 16. Duid alle goodwillelementen in de brief aan. 17. Beantwoord de volgende vragen over het onderstaande alternatief voor de eerste zin van de tweede alinea: - Wat is het enige verschil in formulering tussen beide versies? - Welke expressieve waarde heeft dat ene woord, m.a.w. welk gevoel drukt de briefschrijver daarmee uit? - Welke versie ondersteunt het best de expressieve waarde van de eerste alinea? Zoals aangekondigd in de brief van 16 juni, verhogen wij het factuurbedrag met 264 euro debetrente.

5 Tweede, derde en vierde oefening Maak de 3 reconstructieoefeningen (betalingsverzoeken) Opdracht 1 De kantoordirecteur van een lokaal bankfiliaal verzoekt een klant het negatieve saldo op de spaarrekening aan te zuiveren. Reconstrueer de tekst van de betalingsherinnering en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Mocht u ondertussen uw rekening al aangezuiverd hebben, beschouw deze brief dan als onbestaande. 2. Wij danken u alvast voor de aandacht die u aan deze brief zult schenken. 3. Wij zijn er evenwel van overtuigd dat dit een zuiver toevallige situatie is. 4. Wilt u zo vlug mogelijk uw rekening regulariseren? 5. Wij wensen er uw aandacht op te vestigen dat uw rekening met nummer een negatief saldo vertoont van ,69 euro, hoewel u geen krediet toegestaan werd. 6. De wet op het consumentenkrediet laat immers niet toe de huidige situatie te laten voortbestaan. Opdracht 2 Een zelfstandige heeft op de jaarlijkse vervaldag de premie voor zijn bedrijfspolis niet betaald. De verzekeringsmakelaar schrijft een betalingsverzoek. Reconstrueer de brieftekst en schrijf hem uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Wilt u het premiebedrag onmiddellijk betalen? 2. Als het gaat om een polis waarbij een verzekeringsbewijs hoort, ontvangt u dat zodra ik de betaling ontvangen heb. 3. Ik stel vast dat het premiebedrag van 121,27 euro dat u verschuldigd bent, onbetaald is gebleven. 4. Ik ben er zeker van dat u voor een snelle regeling zorgt. 5. U kunt de betaling het best doen met het bijgaande betalingsformulier. 6. Als u recent het premiebedrag betaald hebt, dient u uiteraard geen rekening te houden met deze brief. 7. Dat geldt trouwens als bewijs van betaling. Opdracht 3 Ondanks verschillende rappels blijft de spaarrekening van een klant een negatief saldo vertonen (zie opdracht 1). De kantoordirecteur van het bankfiliaal schrijft een dreigbrief. Reconstrueer de brieftekst en schrijf hem uit met een gepaste alineaverdeling. 1. Wij kunnen uw stilzwijgen niet anders interpreteren als een weigering om mee te werken. 2. Wij hopen dat u ons niet dwingt tot de bovengenoemde maatregel. 3. Ook onze uitnodiging om met ons telefonisch contact op te nemen, bleef onbeantwoord. 4. Zuivert u binnen de week de onregelmatige debetstand van uw rekening aan. 5. U hebt nog altijd niet gereageerd op onze verschillende rappelbrieven. 6. We hebben besloten om onmiddellijk al uw verbintenissen bij onze bank in te vorderen. 7. Op die manier voorkomt u dat uw dossier doorgestuurd wordt naar ons incassobureau.

6 Vijfde oefening Maak de reconstructieoefening (taakopdracht) Een bedrijf geeft het dossier van een niet-betalende klant in handen van een advocaat. Reconstrueer de tekst van de taakopdracht en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Zorg, waar mogelijk, voor een puntsgewijze presentatie. 1. Bij voorbaat dank. 2. Wilt u de nodige stappen ondernemen om het openstaande bedrag te innen? 3. We zouden het op prijs stellen, als u ons op de hoogte houdt van het verloop van deze zaak. 4. De bovengenoemde klant heeft na verschillende aanmaningen nog altijd niet betaald. 5. Als bijlage vindt u een kopie van factuur nr. 63 en een kopie van onze betalingsherinneringen. 6. Het openstaande saldo bedraagt euro: factuur nr. 63 voor een bedrag van euro, een schadevergoeding van 390 euro, een debetrente van 61 euro. Zesde oefening Maak de reconstructieoefening (verzoek om domiciliëring) Reconstrueer de tekst van het verzoek om domiciliëring en schrijf de brieftekst uit met een gepaste alineaverdeling. Onderstreep in de brieftekst ook twee gepaste blikvangers. 1. Hebt u vragen over de domiciliëring? 2. We willen u alvast bedanken omdat u ons daarbij wilt helpen. 3. U zult het zeker waarderen dat wij ernaar streven ook in de toekomst uw premie zo laag mogelijk te houden. 4. Door deze eenvoudige bijdrage behoudt u alle rechten op onze waarborgen -volgens de statuten zijn alle leden verplicht om hun premie te domiciliëren- en mag u een verbeterde service verwachten. 5. U kunt haar bereiken tijdens de kantooruren onder het nummer (09) Daarom stellen we u voor om uw premie via domiciliëring te betalen. 7. Sinds 20.. is uw ziekenfondspremie niet meer verhoogd. 8. We willen het u graag gemakkelijk maken. 9. Dankzij een doorgedreven kostenbeheersing kunt u blijven rekenen op een slagvaardig ziekenfonds. 10. Het volstaat dat u het ingesloten formulier invult en uiterlijk 28 maart aan uw financiële instelling bezorgt. 11. Die doelstelling veronderstelt dat wij onze administratieve kosten zo laag mogelijk houden. 12. Mevrouw Natacha De Cock zal u graag de nodige inlichtingen geven.

7 Zevende oefening Maak de redactieoefening (dienstmededeling gunstig nieuws) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De medewerkers van VTF, een koepelorganisatie die de belangen van de textielsector behartigt, moeten dikwijls op stap. Ze wonen vergaderingen bij van de sectorcommissie, bezoeken aangesloten leden in heel Vlaanderen enz. De medewerkers zijn daarvoor aangewezen op eigen vervoer; een bedrijfsauto hebben ze niet. Ze krijgen per kwartaal een vergoeding van 15 eurocent per kilometer. Die vergoeding is al meer dan vijf jaar dezelfde. Onlangs hebben de medewerkers een voorstel ingediend om de vergoeding op te trekken. Ze hebben geen bedrag vooropgezet. Wie ben ik? (zender) - Ro De Ridder, directeur van VTF. Wat wil ik bereiken? (doel) - De medewerkers op de hoogte brengen van de gunstige beslissing van de directievergadering. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Alle medewerkers van VTF. Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een dienstmededeling. Met welke praktische informatie moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 2 december. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Tijdens de laatste vergadering is een verhoging van de kilometervergoeding goedgekeurd. - De vergoeding wordt verhoogd van 15 eurocent naar 30 eurocent per kilometer. - Zoals voorheen geldt de vergoeding voor elk type auto. - De formulieren voor terugbetaling blijven dezelfde. - De terugbetaling van de kilometervergoeding gebeurt voortaan maandelijks i.p.v. per kwartaal. - De onkostendeclaratie van de voorbije maand moet voor de tweede van elke maand bij de Dienst Boekhouden ingediend zijn. - De nieuwe regeling gaat in op 1 januari.

8 Achtste oefening Maak één van de onderstaande drie redactieoefeningen (prijsaanvraag) Opdracht 1 Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Makelaarskantoor Serclaes (Terlinden 28c in 3320 Hoegaarden) neemt vanaf 1 maart zijn intrek in bedrijvencentrum Westrand in Hoegaarden. Ilse Serclaes, eigenaar van het kantoor, verneemt dat de firma s in het bedrijvencentrum, doorgaans tot hun tevredenheid, voor het onderhoud van de eigen lokalen een beroep doen op Schoonmaakbedrijf Glashelder. De verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes (bv. receptie, toiletten, gangen) berust bij het centrum zelf. Wie ben ik? (zender) - Makelaar Ilse Serclaes. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer aanzetten tot het uitbrengen van een offerte voor schoonmaakwerkzaamheden. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Schoonmaakbedrijf Glashelder (Spoorweglaan 44 in 3300 Tienen). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 16 januari. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: IS/pa/03. - Bij het onderhoud van de werkruimte denkt Serclaes aan werkzaamheden zoals meubilair afstoffen, de vloerbedekking reinigen, de ramen poetsen. - Serclaes wenst een offerte te ontvangen tegen eind volgende week. - Serclaes wenst te weten hoeveel tijd elke onderhoudsbeurt in beslag neemt. - Serclaes wenst te weten wat de kostprijs is. - Serclaes wenst dat het onderhoud gebeurt buiten de openingsuren. - Serclaes wenst dat het onderhoud 1 keer per week gebeurt. - De openingsuren van het kantoor zijn: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 9 tot 16 uur en woensdag en zaterdag van 9 tot 13 uur. - De werkruimte bestaat uit vier lokalen: drie kantoren en een keukeneenheid. - In elk lokaal is er één raam. - De vloerbedekking is een gemakkelijk te onderhouden kunststof. - De werkzaamheden in het kantoor hebben een zuiver administratief karakter. - Bij de brief wordt een gedetailleerde plattegrond gevoegd.

9 Opdracht 2 Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - Bvba Decorama (Pelgrimstraat 25 in 2400 Mol) is een groothandel in interieurverzorging. De brand- en diefstalverzekering van de groothandel bereikt over 6 maanden de eindvervaldag. Omdat de groothandel niet echt tevreden is over de service van de verzekeraar, wenst directeur Ignace Meersman een nieuwe polis af te sluiten bij een andere maatschappij. Wie ben ik? (zender) - Ignace Meersman, directeur van bvba Decorama. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer aanzetten tot het uitbrengen van een concurrentiële offerte voor een brand- en diefstalverzekering. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Verzekeringsmaatschappij AGF Belgium Insurance nv (Lakensestraat 35 in 1000 Brussel). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 26 september.

10 Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: IM/agf/ De voorkeur van Meersman gaat uit naar AGF Belgium. - De keuze voor AGF Belgium als nieuwe verzekeraar staat nog niet helemaal vast. - Over de service van AGF Belgium heeft Meersman bij diverse handelsrelaties al heel wat positieve geluiden opgevangen. - Meersman wenst de voorwaarden te kennen voor een brand- en diefstalverzekering voor de bedrijfsgebouwen. - Meersman wenst binnen de week een antwoord te ontvangen. - Meersman hoopt op een concurrentieel voorstel. - De bedrijfsgebouwen zijn het eigendom van de onderneming. - De bedrijfsgebouwen zijn 10 jaar oud en vertonen geen uitzonderlijke slijtage. - De waarde van de bedrijfsgebouwen met inboedel bedraagt euro. - De gemiddelde voorraad heeft een waarde van euro. - Er zijn geen open vuurhaarden in het gebouw, want er is centrale verwarming. - Bij het optrekken van het gebouw werd met brandpreventie rekening gehouden (brandblusapparaten, nooduitgangen, brandvrije materialen enz.). - Het verlies door kruimeldiefstallen bedraagt jaarlijks ongeveer 750 euro. - Meersman veronderstelt dat het bezoek van een verzekeringsinspecteur nodig is om de voorwaarden exact te bepalen. - Als het bezoek van een inspecteur nodig is, dan moet de verzekeraar met Meersman telefonisch contact opnemen om een concrete afspraak te maken voor het bezoek van de inspecteur. - Meersman is tijdens de kantooruren altijd telefonisch bereikbaar onder het nummer

11 Opdracht 3 Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De nv Labotechnics (Hoogboomstraat 33a in 2620 Hemiksem) produceert allerlei hoogtechnologische toestellen voor gebruik in ziekenhuizen en laboratoria. Onlangs heeft de raad van bestuur beslist om de eigen transportdienst af te bouwen en de leveringen toe te vertrouwen aan een gespecialiseerde transportonderneming. Daarom gaat de bedrijfsleiding nu op zoek naar een vervoerfirma. Ze schrijft verschillende transportondernemingen aan om de voorwaarden te kunnen vergelijken. Wie ben ik? (zender) - Louis Versluys, hoofd van de dienst Logistiek en Distributie. Wat wil ik bereiken? (doel) - De lezer aanzetten tot het uitbrengen van een offerte voor een transportcontract. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - Transportbedrijf Ceuleneers (Hoogakker 35 in 2660 Hoboken). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een maatwerkbrief. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 14 april. - Pascale Brenders, secretaresse op de dienst Logistiek en Distributie, heeft de opdracht gekregen om de brief te schrijven en te ondertekenen in naam van Louis Versluys. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Kenmerk: LV/PB/as-9. - De nv Alvoplast uit Deurne, een van de trouwe klanten van Transportbedrijf Ceuleneers, heeft de firma aanbevolen en gewezen op de prima service en de gunstige voorwaarden. - Tot nog toe werd de distributie in de hele Benelux verzorgd door de eigen transportdienst. - Transportbedrijf Ceuleneers moet een voorstel voor een vervoersovereenkomst uitwerken. - Er moet ten minste twee keer per maand in de hele Benelux geleverd worden. - Alle toestellen worden afzonderlijk verpakt. - De kleinere toestellen (van 500 tot 1500 gram) zijn verpakt in stevige kartonnen dozen. - De grotere toestellen (van 3 tot 25 kg) zijn verpakt in houten kratten. - Bij de brief wordt een geïllustreerde catalogus gevoegd met uitvoerige technische beschrijving van alle toestellen. - Een antwoord wordt verwacht voor het einde van de maand. - Gunstige voorwaarden zijn wellicht het vertrekpunt voor een langdurige samenwerking.

12 Negende oefening Maak de redactieoefening (verzoek abonnementsvernieuwing) Wat is de situatie? (achtergrondinformatie) - De UpDate is een elektronisch tijdschrift dat alle informatie uit het Belgisch Staatsblad via een ingenieus en geregistreerd rubricerings- en opzoekingssysteem toegankelijk maakt. Het grote voordeel van De UpDate bestaat erin dat een abonnee heel wat tijd bespaart, want hij vindt binnen 10 seconden die informatie of die rubriek, die hij zoekt. Het tijdschrift wordt elke maand aan de abonnees via bezorgd. Het abonnement loopt over een kalenderjaar. Wie ben ik? (zender) - Gerrit Spaenhoven, commercieel directeur van De UpDate (Leuvensesteenweg 12, bus 12 in 1040 Brussel). Wat wil ik bereiken? (doel) - De abonnees die hun abonnement bij het begin van het jaar nog niet vernieuwd hebben, ertoe aanzetten om dit nog voor 25 januari te doen. Voor wie schrijf ik? (doelgroep) - De abonnees van De UpDate die hun abonnement bij het begin van het jaar nog niet vernieuwd hebben. Een van die abonnees is de heer Koen Tant van het zakenkantoor Tant (Gefusileerdenstraat 125b in 9300 Aalst). Hoe presenteer ik mijn boodschap? (kanaal en medium) - Een gepersonaliseerde circulaire. Met welke praktische factoren moet ik rekening houden? (randvoorwaarden) - Datering: 10 januari. Over welke ideeën en informatie beschik ik? (inhoud) - Het opsporen van informatie en wetswijzigingen in het Belgisch Staatsblad kost veel meer tijd en moeite dan in De UpDate. - Als het abonnement voor 25 januari vernieuwd is, mist de abonnee geen enkel nummer. - Het eerste nummer van het jaar komt via bij de abonnee op 30 januari. - Het abonnement kan eenvoudig vernieuwd worden via de website van De UpDate (e-tijdschrift@de.update.be). - Gerrit Spaenhoven houdt er rekening mee dat sommige abonnees hun abonnement al betaald hebben via een traditioneel overschrijvingsformulier maar dat de registratie ervan nog niet gebeurd is. Hij verzekert die abonnees dat ze geen enkel nummer zullen missen. - Omdat De UpDate 5 jaar bestaat, geeft De UpDate 10 % korting aan wie zijn abonnement vernieuwt.