Privacy in uw organisatie

Transcriptie

1 Privacy in uw organisatie

2 Iedere organisatie beschikt over privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld van klanten, prospects of werknemers. Om misbruik en onrechtmatig gebruik te voorkomen, stelt de wet strenge eisen aan het verwerken van dergelijke gegevens. Het is belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en te zorgen dat uw organisatie aan de privacy weten regelgeving voldoet. Op die manier kunt u problemen, boetes en reputatieschade voorkomen. Team Privacy Onze specialisten van het Team Privacy beschikken over grondige kennis van de: privacy wetgeving waaronder Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG IT-recht e-privacy meldplicht datalekken De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) treedt in werking vanaf 25 mei 2018 en scherpt de privacyregels op verschillende manieren aan. Het is van belang hier tijdig rekening mee te houden. Multidisciplinaire werkwijze Hoe om te gaan met privacygevoelige informatie verschilt per branche, per organisatie en zelfs per afdeling. Dit maakt het complex voor uw organisatie en de inzet van de juiste expertise én ervaring bespaart u dan een heleboel tijd en onzekerheid. Het Team Privacy wordt samengesteld aan de hand van uw juridische vraag en branche. Het team bevat advocaten die privacy issues direct vanuit meerdere disciplines bekijken en u adviseren. Hierbij gebruiken wij onze kennis van de branche en zorgen dat onze adviezen praktisch toepasbaar zijn voor uw organisatie. Datalekken Wanneer is er sprake van een datalek? Welke stappen moet u dan zetten? Ons Team Privacy beschikt over informatie en tools om het bewustzijn bij uw medewerkers te vergroten. Denk hierbij aan het opstellen van een handboek of een op uw organisatie toegespitst datalekkenprotocol. Algemene Verordening Gegevensbescherming Heeft u al nagedacht over de gevolgen van de AVG voor uw organisatie? Is er bijvoorbeeld een verwerkingsregister noodzakelijk of moeten uw huidige bewerkersovereenkomsten worden uitgebreid? De toepassing van de AVG is echter voor iedere organisatie anders. Team Privacy staat u bij met deskundig advies zodat uw organisatie voldoet aan de geldende weten regelgeving. U krijgt niet alleen advies voor de korte termijn maar wij bieden u ook diverse praktische tools. Functionaris voor Gegevensbescherming en PIA test Ook ten aanzien van het aanstellen van een Functionaris voor de Gegevensbescherming of uitvoeren van een Privacy Impact Assessment bent u bij ons aan het juiste adres. Wij helpen u relevante privacyrisico s in kaart te brengen en deze voor de toekomst te voorkomen.

3 ONZE DIENSTEN IN HET KORT Privacy compliance producten en diensten Privacy scan U ontvangt een rapport en advies in hoeverre uw organisatie voldoet aan de geldende weten regelgeving op het gebied van privacy. Privacy reglement Praktisch reglement hoe er binnen uw organisatie omgegaan dient te worden met de verwerkte persoonsgegevens, passend bij uw bedrijfsvoering. Privacy Impact Assessment (PIA) U ontvangt een rapport en advies met risico s en aanbevelingen/oplossingen omtrent het beveiligingsniveau van de IT infrastructuur en de verwerking van persoonsgegevens. Ondersteuning bij handhaving Voorbereiden op verwachte en onverwachte bezoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens, alsmede ondersteuning tijdens deze bezoeken. Retentiebeleid persoonsgegevens Opstellen van een retentiebeleid persoonsgegevens omtrent de wettelijke bewaartermijnen van persoonsgegevens toegespitst op uw bedrijfsvoering. Workshop bewustwording Workshop voor uw medewerkers waarin de bewustwording van de privacy weten regelgeving wordt verhoogd aan de hand van concrete situaties en voorbeelden.

4 ONZE DIENSTEN IN HET KORT Meldplicht datalekken producten en diensten Datalekken protocol Een op uw organisatie toegespitst protocol dat als stappenplan dient bij een (mogelijk) datalek en u helpt om de juiste afwegingen te maken. Workshop bewustwording Workshop voor uw medewerkers waarin de bewustwording omtrent een datalek en de risico s hiervan worden toegelicht aan de hand van situaties uit de praktijk. Algemene Verordening Gegevensbescherming producten en diensten De toepassing en gevolgen van de AVG zijn voor iedere organisatie anders. Team Privacy begeleidt en ondersteunt u bij het klaarmaken van uw bedrijfsvoering voor de AVG. Functionaris Gegevensbescherming U ontvangt advies over het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en implementeren van deze functie binnen uw bedrijfsvoering. Privacy Impact Assessment (PIA) In geval van een hoog beveiligingsrisico stelt de AVG verplicht een PIA uit te voeren. Wij staan u hierbij graag terzijde. Verwerkersovereenkomst Omzetten van de relevante bewerkersovereenkomsten naar verwerkersovereenkomsten waarin de verplichtingen duidelijk zijn neergelegd. Verwerkingsregister Begeleiding bij het aanleggen van een verwerkingsregister en deze werkwijze implementeren in uw bedrijfsvoering. Workshop Privacy by default Workshop voor uw medewerkers waarin de bewustwording en het belang van Privacy by default aan de hand van het privacy reglement wordt vergroot.

5 Arbeidsrechtelijke producten en diensten Arbeidsrechtelijk zijn er binnen iedere organisatie situaties waarin u te maken krijgt met privacy vraagstukken. Wat mag u als organisatie wel of niet ten aanzien van de privacy van uw (toekomstige) medewerkers. Team Privacy van Boels Zanders adviseert u bij vragen over onder andere: Screenen van (mogelijke) medewerkers controle internetgebruik medewerkers cameratoezicht op de werkvloer en toegangscontrole privacy medewerkers gegevens (bijvoorbeeld ziekteverzuim) Commerciële dienstverlening Iedere organisatie die handel drijft, zal daarbij persoonsgegevens verwerken. Vaak worden er dan meer gegevens verwerkt dan noodzakelijk wat in strijd is met de Wet bescherming persoonsgegevens en de AVG. Team Privacy van Boels Zanders adviseert commerciële organisaties in uiteenlopende branches, zodat zij voldoen aan de geldende weten regelgeving. Belangrijke aandachtsgebieden die wij vaak tegenkomen zijn: relevantie persoonsgegevens bij in- en verkoop privacy en online verkoop persoonsgegevens en zwarte lijsten

6 PRIVACY IN NON PROFIT ORGANISATIES OVERHEDEN Overheden verwerken op grote schaal persoonsgegevens in het kader van burgerzaken, het sociaal domein, het verlenen van vergunningen en personeelszaken. In dat kader worden zij aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De wijzigingen die de AVG ten opzichte van de huidige regels teweegbrengt, zijn significant. In dat kader behelzen de nieuwe regels enerzijds een toename van de verplichtingen voor overheden en anderzijds een toename van de controle van natuurlijke personen (waaronder burgers en ambtenaren) over hun persoonsgegevens. Dit betekent dat overheden in de meeste gevallen hun huidige privacy beleid en bewerkersovereenkomsten grondig zullen moeten herzien. Daarnaast zijn overheden verplicht op grond van de AVG om een FG aan te stellen, een verwerkingsregister aan te leggen en in voorkomend geval ook een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren. ONDERWIJS Onderwijsinstellingen verwerken persoonsgegevens van velerlei aard en voor veel verschillende doeleinden. Denk aan de gegevens van leerlingen, studenten, hun ouders, werknemers en sollicitanten, maar ook de gegevens van leveranciers. Het gaat vaak om bijzondere en gevoelige persoonsgegevens waarvoor een verzwaard beschermingsregime geldt. Privacy gaat om de veiligheid van leerlingen, studenten, ouders en personeel. De onderwijsinstelling is hiervoor verantwoordelijk. Om misbruik en onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens te voorkomen stelt de wetgeving strenge eisen aan het verwerken en bewaren van persoonsgegevens. Ook het toenemend gebruik van ICT in het onderwijs maakt de zorg voor privacy een speerpunt. Digitale leermiddelen en leerlingvolgsystemen verwerken steeds meer persoonsgegevens die moeten worden beschermd. Leerlingen, studenten, ouders en personeel hebben recht op informatie over de verwerkingen van hun persoonsgegevens. In een privacyreglement en protocol staat beschreven welke persoonsgegevens voor welk doel door de onderwijsinstelling worden verwerkt. In een overeenkomst met ICT-leveranciers dienen afspraken over de privacy te worden gemaakt.

7 PRIVACY IN NON PROFIT ORGANISATIES ZORG Privacy en zorg zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De geheimhoudingsplicht van de arts, onderdeel van de artseneed, is één van de oudste vormen van bescherming van de persoonlijke levenssfeer waarvan privacy onderdeel uitmaakt. De gezondheidszorg illustreert bij uitstek dat privacy en privacybescherming aan verandering onderhevig zijn vanwege digitale ontwikkelingen. Ontwikkelingen in de medische zorg en de (ICT-)technologie beïnvloeden de gegevensverwerkingsprocessen. De komst van de AVG betekent voor de zorg een nieuw regime dat weer nieuwe vragen oproept. Vragen die soms wel vergelijkbaar zijn met kwesties die al onder de Wbp speelden zoals onder meer de verhouding tussen de AVG en de privacyregels in zorgspecifieke weten regelgeving. Bijvoorbeeld in hoeverre raakt de AVG de beveiligings- en andere normen die een instelling voor jeugdzorg in acht moet nemen bij gegevensverkeer met de gemeente, als uitvoerder van de Jeugdwet? Naast de AVG is ook de Wet cliëntenrechten bij elektronische verwerking van gegevens van belang voor gegevensuitwisseling door zorgaanbieders en zorgverleners. Een voorbeeld is het in de Wet opgenomen recht van cliënten op elektronische inzage van hun medisch dossier en het recht op het gespecificeerd geven van toestemming voor uitwisseling van medische gegevens. Specifiek voor de zorgsector gelden dus nog meer aanpassingen waarmee rekening moet worden gehouden. WONINGCORPORATIES Voor woningcorporaties gelden weer andere speciale aandachtspunten. Woningcorporaties verzamelen en verwerken op grote schaal gevoelige persoonsgegevens in het verhuuren bemiddelingsproces. Daarbij worden ook veelvuldig persoonsgegevens gedeeld in samenwerkingsverbanden met gemeenten en netwerkpartners. Tevens bestaan binnen de woningcorporaties zwarte lijsten waarvoor onder de AVG specifieke regels gelden. Met name in overlastdossiers is het zaak een goed onderscheid te maken tussen gegevens waarvoor de uitgebreide rechten van betrokkenen gelden, zoals inzage en verwijdering, en andere interne gegevens. Op het moment dat gevraagd wordt om inzage in het dossier, moet goed worden gekeken welke gegevens moeten worden aangereikt en welke notities achterwege kunnen blijven. Bovendien besteden corporaties veel gegevensverwerkingen geheel of gedeeltelijk uit aan softwareleveranciers, onderhoudsdiensten en beveiligingsfirma s. In verband met de grote hoeveelheden persoonsgegevens die worden gedeeld, is het belangrijk dat de afspraken met deze verwerkers voldoen aan de AVG. Camerabewaking is in dat laatste verband eveneens een hot issue vanuit privacyperspectief. Ook woningcorporaties hebben te maken met de verplichting om een verwerkingsregister aan te leggen en bij te houden. Een verder punt van aandacht is of woningcorporaties verplicht een Functionaris Gegevensbescherming moeten aanstellen. Onze Teams Privacy en Zorg slaan op dit snijvlak de handen ineen om kennis van implementatie van de AVG te kunnen combineren met zorgspecifieke wetgeving en gebruiken.

8 TEAM PRIVACY Neem contact op bij vragen Wilt u meer weten over wat ons team voor u kan betekenen of bent u benieuwd in hoeverre uw organisatie persoonsgegevens op de juiste wijze verwerkt? Neem dan contact op met ons team Privacy. Monica Leenders leenders@boelszanders.nl +31 (0) Boels Zanders Advocaten Eindhoven Maastricht Venlo Telefoon: info@boelszanders.nl Boels Zanders Advocaten Onze kennis werkt in uw voordeel. Dát is de kracht van ambitie. Boels Zanders Advocaten is er voor u. Dat klinkt simpel en dat is het ook. Kennis en ervaring mag u van elk gerenommeerd advocatenkantoor verwachten. Wat Boels Zanders bijzonder maakt, is onze instelling. Onze cliënten staan op één. Of het nu gaat om een overname, aansprakelijkheid, arbeidsrecht, erfrecht of internationaal juridisch advies; u kunt rekenen op een advocaat of jurist die met u meedenkt en met u meegroeit. Altijd in de buurt Wilt u graag worden ondersteund door een advocaat met kennis van de regio? Met onze kantoren in Eindhoven, Venlo en Maastricht zijn onze medewerkers altijd dichtbij. Onze betrokkenheid in regionale ondernemersnetwerken en samenwerkingsverbanden zorgt ervoor dat wij altijd op de hoogte zijn van wat er in uw omgeving gebeurt. Kennis die wij graag met u delen.