Introductie in Mamut Kassa. Inhoud OVER MAMUT KASSA... 1 AAN DE SLAG... 4

Transcriptie

1 Introductie in Mamut Kassa Inhoud OVER MAMUT KASSA... 1 AAN DE SLAG... 4 Waar dient u aan te denken voor u aan de slag gaat?...5 Systeemvereisten...8 Installatie/Voor de eerste keer starten...9 Voor de eerste keer starten...11 Installatie - checklist...18 Inloggen in Mamut Kassa...20 KASSAOPMAAK/DAGAFSLUITING Over dagelijkse routines...22 Wizard voor Kassaopmaak...23 Wizard voor dagafsluiting...24 Bijwerken voorraad...24 Bijwerken van artikelen en klanten...25 Aanmaken van een nieuwe klant...25 ADMINISTRATIE/INSTELLINGEN Instellingen...26 Rapporten...36 Gebruikersadministratie/back-up...36 Parameterbeheer...39 DEFINITIES VAN WOORDEN EN UITDRUKKINGEN IN HET PROGRAMMA SNELKOPPELINGEN IN HET VERKOOPVENSTER Versie 1.1

2 OVER MAMUT KASSA OVER MAMUT KASSA Alles wat u nodig heeft om een winkel te runnen Met Mamut Kassa kunt u alle handelingen die een modern kassasysteem vereist uitvoeren. Het programma werkt zonder dat u continue in uw Mamut bedrijfsdatabase ingelogd dient te zijn, zodat uw bedrijfsveiligheid verzekerd is, zelfs als u de Mamut bedrijfsdatabase ergens anders installeert, of in een groter netwerk. Geïntegreerd met Mamuts financiële en administratieve programma's Het programma werkt in samenwerking met uw Mamut bedrijfsdastabase, zonder deze samenwerking is het noodzakelijk grote aanpassingen in uw instellingen te doen. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u de laatste versie van Mamut heeft geïnstalleerd. Let op! Lees ook de alinea 'waar moet ik aan denken voor ik start?' voor informatie over afronden, betaalwijzen en dergelijke. Synchronisatie U logt regelmatig in in het Mamut programma, zodat alle noodzakelijke informatie, zoals artikelen, prijzen, betalingsvoorwaarden en dergelijke uit de bedrijfsdatabase gehaald kan worden en de verkopen vanuit het kassaprogramma in Mamut geboekt kunnen worden. Eenvoudige installatie Het programma is eenvoudig in gebruik te nemen met behulp van de wizard voor het eerst starten. Daarnaast kunt u het programma configureren door middel van een eigen instellingsscherm. Als systeembeheerder kunt u de veiligheid bewaken, zowel in de vorm van gebruikersadministratie waarmee u toegnag van de gebruikers controleert, als in de vorm van veiligheidkopieën. Invoeren van verkopen en betalingen Verkopen en betalingen worden eenvoudig in een gebruikersvriendelijk scherm ingevoerd. De artikelen worden opgehaald via een aangepaste snelkoppeling, een streepjescode lezer of door het opzoeken in het artikelregister. Er kan op verschillende manieren betaald worden. De klant kan contant of met kaart betalen. Het kan ook voorkomen dat de klant met een cadeau- of tegoedbon wil betalen, zijn geld terug wil hebben of dat de klant in vreemde valuta wil betalen. Misschien wil de klant verschillende betaalmogelijkheden combineren. Het is mogelijk een klantendisplay aan het programma te koppelen. Kortingen U kunt kortingen geven of de prijs van iedere artikelregel aanpassen. Indien er een verkoop aan een bepaalde klant gekoppeld wordt en er een factuur wordt aangemaakt, wordt de prijs vanuit het administratieve programma gebruikt. Gedetailleerde artikelinformatie en magazijnvoorraad U kunt details over het artikel bekijken, met informatie over onder andere btw-tarief, gewicht, volume en kostprijs. Daarnaast kunt u de exacte magazijnvoorraad opvragen. Heeft u één artikel meerdere malen ingeslagen dan kunnen de artikelregels worden samengevoegd, zowel op het scherm als op de kassabon. 1

3 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Anonieme verkoop met een Kredietgrens of invoeren van verkoop aan bestaande klanten Verkoop aan onbekende klanten wordt automatisch als verkoop aan een kontantklant geregistreerd. U kunt een kredietgrens invoeren, zodat deze klanten niet over een bepaalde grens kunnen gaan. Het klantenregister wordt regelmatig vanuit de Mamut bedijfsdatabase overgebracht, zodat u de verkoop op klanten kunt registreren die in het programma zijn ingevoerd. U kunt gedetailleerde informatie over de klant ophalen. Factureren Gewone kassaverkoop wordt normaal gesproken geregistreerd zonder specifieke klanteninformatie. De verkoop wordt onder een geheel naar de Mamut bedrijfsdatabase overgebracht. U kunt ook tijdelijk een verkoop op een bepaalde klant registreren, bijvoorbeeld wanneer u de klant achteraf een factuur wilt sturen. Kassaverkoop die gefactureerd dient te worden, wordt overgebracht naar het orderregister. Facturen die zijn aangemaakt in het kassaprogramma worden bij het opmaken van de kassa in het administratieve programma aangemaakt. Deze facturen moeten vanuit Mamut geprint worden en niet vanuit het kassaprogramma. Aanmaken van nieuwe klanten vanaf de kassa U kunt in het kassaprogramma nieuwe klanten aanmaken. Deze worden direct overgebracht naar het administratieve programma, zodat u hiervanuit kunt factureren. Geld opnemen / geld storten in de kassa U kunt ook geld storten of opnemen vanuit de kassa. Het doel hiervan kan zijn het aanvullen of legen van de kassalade, of eventuele uitgaven vanuit de kassa. Afstemmen en kassaopmaak Er zijn twee routines voor het opmaken van de kassa: Bij het opmaken van de kassa wordt de kassalade geteld aan de hand van de verkopen die gedaan zijn sinds de vorige kassaopmaak tot een bepaald tijdspunt. Bij het opmaken van de kassa worden de verkopen naar het administratieve programma overgebracht en wordt de magazijnvoorraad bijgewerkt. Touch screen Alle functies bij het registreren van een verkoop, met uitzondering van het zoeken naar een klant of een artikel, kunnen worden uitgevoerd door middel van een touch screen. U kunt het programma zo instellen dat de artikelen gecategoriseerd kunnen worden en verschillende sneltoetsen op het scherm vertegenwoordigen. Deze snelkoppelingen kunnen tevens naar wens gegroepeerd worden. U kunt het programma natuurlijk ook gebruiken met een normaal scherm. Retouren Het retourneren van artikelen kan geregistreerd worden en vervolgens kunt u een tegoedbon uitschrijven of het geld teruggeven. Printers voor kassabonnen en rapporten U kunt een printer voor het afdrukken van bonnen aankoppelen, deze u ook kunt gebruiken voor het printen van de rapporten uit het programma. Maar u kunt er ook voor kiezen dat de 2

4 OVER MAMUT KASSA rapporten op een eigen printer worden afgedrukt. Tevens kunt u eigen cadeau- en tegoedbonnen direct vanuit het programma afdrukken. Aangepaste afdruk van de bon U kunt de afdruk van de bon aanpassen, zodat deze informatie over BTW, naam van de verkoper of een eigen tekst weergeeft. Rapporten Het programma heeft een reeks aan rapporten die u onder andere inzicht geven in de omzetten per verschillende gebruiker, de omzet verdeeld per uur, de verkopen die niet betaald zijn, net als rapporten in verband met kassaopmaak routines. In het administratiescherm vindt u de statusinformatie met sleutelgetallen. Onbeperkt aantal gebruikers Er wordt één kassa ondersteunt met een onbeperkt aantal gebruikers. De gebruikers kunnen een kassalade delen of ieder een eigen lade gebruiken. Gebruikersrechten U kunt de gebruikersrechten voor de verschillende gebruikers instellen, zodat u kunt controleren wie er toegang heeft tot de het opmaken van de kassa of kortingen mag geven. De gebruikers worden automatisch uitgelogd vanwege veiligheidsmaatregelen. Opleidingsmodule U kunt het programma starten in de opleidingsmodule om te oefenen of nieuwe medewerkers op te leiden. In deze opleidingsmodule wordt alles geregistreerd in de voorbeelddatabase. DataTools Het programma gebruikt DataTools om de database te onderhouden. U kunt DataTools starten vanuit het startmenu in Windows, onder de programmagroep Mamut Kassa. 3

5 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA AAN DE SLAG Installatie en starten voor de eerste keer De installatie vindt stap voor stap plaats met behulp van een wizard en neemt u automatisch mee naar een wizard voor het starten voor de eerste keer. Instellingen Sommige instellingen zijn vereist en de eerste keer dat u het programma start wordt u begeleid door een wizard. Daarnaast zijn er een reeks aan aanpassingsmogelijkheden. Lees meer hierover onder. Invoeren van verkopen Raak bekend met het hoofdscherm voor het invoeren van verkopen. Het scherm kan aangepast worden met eigen knoppen voor artikelen die u veel verkoopt. Lees meer hierover onder Over het invoeren van een verkoop. Tellen van de kassa en de kassa opmaak Het tellen en opmaken van de kassa is een proces wat snel en effectief moet verlopen. Alle gebruikers dienen bekend te zijn met deze functies. Het is standaard ingesteld in het programma dat deze twee processen tegelijkertijd plaatsvinden, maar dit kunt u aanpassen onder instellingen, indien u dit wenst. Lees meer hierover onder Bijwerken van artikelen en klanten Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in Mamut. De artikelen worden opgehaald als het programma voor de eerste keer wordt opgestart. Deze functie wordt daarna gebruikt voor het inlezen van het artikel- en klantenregister vanuit het financiële programma (Mamut) en daarnaast worden de betalingsvormen bijgewerkt. Deze functie dient regelmatig gebruikt te worden. Lees meer hierover onder. Opleidingsmodule U kunt het programma starten in de opleidingsmodule om te oefenen of een medewerker op te leiden. In de opleidingsmodule wordt alles in de voorbeeldbedrijfsdatabase geregistreerd. Start het programma in de opleidingsmodule via het startmenu in Windows. Onder de programma Mamut Kassa vindt u de opleidingsmodule. Het is duidelijk zichtbaar dat het programma de opleidingsmodule opstart. 4

6 AAN DE SLAG Waar dient u aan te denken voor u aan de slag gaat? Mamut-versie U dient een up-to-date versie van uw Mamut programma geïnstalleerd te hebben. Installeer deze via de laatst toegezonden CD of maak een update via U moet weten waar Mamut Kassa is geïnstalleerd, zodat u het juiste pad van de database kunt aangeven of bevestigen in verband met de koppeling aan Mamut Kassa. Mamut Business Software dient geïnstalleerd te zijn op dezelfde computer waarop u Mamut Kassa opent. Betalingsvoorwaarde In de Mamut-bedrijfsdatabase moet u een Betalingsvoorwaarde met de beschrijving Kassaverkoop hebben. Deze kunt u aanmaken onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister - Betalingsvoorwaaden. De betalingswijze moet Contant zijn: Let op: Onder de uitgebreide instellingen van de betalingsvoorwaarde dient de optie Naar deb/cred administratie boeken aangevinkt te worden. Uitbegreid: 5

7 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Afrondingsverschillen U moet een afrondings artikel in het programma aanmaken en dit aangeven in de instellingen van het kassasysteem. Dit artikel moet gekoppeld zijn aan het magazijn dat u gebruikt in het kassaprogramma. Afrondingsverschillen worden op specifieke afrondingsrekening in de administratie geboekt. Om een correcte afronding te kunnen uitvoeren dient u een afrondingsartikel te selecteren. Het artikel moet aanwezig zijn in de artikel register van het administratieve programma en aan de volgende eisen voldoen: Het artikel moet actief zijn: Kies Nee in het Non-actief veld onder het tabblad Diversen. Het artikel moet aan de magazijn van het kassaprogramma zijn gekoppeld, maar mag de magazijnvoorraad niet bijwerken: De optie Voorraad Bijwerken onder de tab Magazijn kan niet geselecteerd zijn. Het artikel moet BTW-vrij zijn: Kies de optie Geen in de BTW velden. Het artikel dient gekoppeld te zijn aan de rekening voor afronding in de boekhouding: Kies de juiste rekening onder de tab Instellingen. Indien het administratieve programma niet over een desbetreffend artikel beschikt, dient u het hier aan te maken. Om het artikel te kunnen selecteren, kunt u in de Kassa kiezen voor Beheer - Bijwerken Artikelen en Klanten.. 6

8 AAN DE SLAG Artikelregister controle Alleen artikelen welke gekoppeld zijn aan een magazijn zullen in Mamut Kasse worden meegenomen. SQL Database Het programma maakt gebruik van een SQL database. Indien u de SQL Server 2005-versie nog niet geïnstalleerd heeft, installeert de installatiewizard de gratis versie SQL Server Express U dient verbinding te hebben met het Internet, om de download succesvol te laten verlopen. Toegang U moet bepalen wier er toegang krijgt tot het kassaprogramma. Deze gebruikers moeten vooraf in Mamut worden aangemaakt. U maakt eerst een 4-cijferige Pin-code voor uzelf aan. Zorg dat u deze klaar heeft wanneer u het programma start. Het is bijvoorbeeld alleen de supergebruiker die toegang heeft tot de dagafsluiting. Hier kunt u ook aangeven wie er korting kan geven en wie de er een factuur kan aanmaken. Lees meer hierover onder Gebruikersadministratie. Randapparatuur Is alle randapparatuur in gebruik genomen? In het scherm voor instellingen geeft u de kassalade, de klantendisplay, de printer voor kassabonnen etc. aan. Het programma laat u bijvoorbeeld de keuze maken voor de printer die is geïnstalleerd op de machine bij het kassapunt. Ook de kassalade en de klantendisplay worden aangemaakt alsof het printdrivers zijn. Magazijn Vanuit welk magazijn worden de artikelen verkocht? Maakt u gebruik van meerdere magazijnen in het Mamut-programma, dan dient u tijdens de installatie een magazijn te kiezen. Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in Mamut. De eerste keer dat het programma gestart wordt, worden de artikelen opgehaald, deze worden later regelmatig bijgewerkt. Alleen artikelen die geen Serienummer, Partij artikel of houdbaarheidsdatum vereisen kunnen worden overgebracht. De artikelen moeten zijn gekoppeld aan een magazijn, waarvan uit ze verkocht worden - zelfs als het artikel geen magazijnartikel is. De magazijnvoorraad wordt bijgewerkt tijdens de dagafsluiting. Eventueel kunt u het programma configureren, zodat de voorraad vaker bijgewerkt kan worden. Dit gebeurt manueel. Dit doet u onder Instellingen voor Mamut Kassa. Administratie De betalingsvormen voor Contant, Bankpas/Creditkaart en eventuele cadeaubonnen moeten gekoppeld worden aan het rekeningenschema in Mamut. Het programma komt met een voorstel voor deze rekeningen, maar heeft u behoefte aan speciale rekeningen, dan moet u deze vooraf zelf in Mamut aanmaken. Routines voor het tellen van de kassa Gebruikt u één kassa voor meerdere gebruikers, of heeft iedere gebruiker een eigen kassalade? Werkt u met aparte kassalades voor iedere gebruiker, dan dient u dit vooraf aan te geven. Als alternatief kunt u Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting selecteren, zodat er altijd een dagafsluiting wordt gedaan wanneer de kassa wordt opgemaakt. U dient de denominatie voor het tellen van de kassa voor de eerste keer 7

9 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA in te stellen. Houd hierbij rekening met het systeem dat u gebruikt voor het storten aan de bank. Daarnaast is het misschien handig dat u de denominatie bepaalt voor Opname uit Kassa en Kassastorting. Leer meer hierover onder. Sneltoetsen voor artikelen die veel verkocht worden Welke artikelen wilt u koppelen aan een sneltoets? Normaal gesproken kiest u hier voor artikelen die veel via de kassa verkocht worden. U kunt maximaal 16 artikelen snelkoppelingen aanmaken. De overige artikelen vindt u onder de knop Artikelen. Lees meer hierover onder Naast de hier besproken punten vindt u een reeds aan aanpassingsmogelijkheden onder de instellingen voor Mamut Kassa. Wij raden u aan deze door te nemen. Tip! Lees ook de alinea Installatie - Checklist achterin deze handleiding. Systeemvereisten Om Mamut Kassa te kunnen installeren en te kunnen gebruiken zijn de volgende onderdelen vereist: Een geldige licentie voor Mamut Kassa ( Mamut Business Software add-on). Mamut Office/Mamut Enterprise. PC: Windows Vista/XP SP2. Processor: 600 MHz (min) (1 GHz aanbevolen). Vista: 1,6 GHz. Free Space on Disk: 1 GB, (250 Mb installatie). RAM: 512 Mb (min). Vista: 756Mb. Monitor resolutie 1024 * 768 minimum..net framework 1.1 ;.NET framework 2.0 ; Windows installer 3.0. MS SQL SERVER EXPRESS MDAC 2.8 SP1 ; Internet explorer Com-ports, 2 USB-ports. 8

10 AAN DE SLAG Installatie/Voor de eerste keer starten Mamut Kassa wordt geïnstalleerd aan de hand van een wizard. U moet de gebruikersvoorwaarden accepteren en aangeven waar u het programma wilt installeren. Er wordt een snelkoppeling naar het programma aangemaakt onder het Startmenu van Windows. Het programma maakt gebruik van een SQL database. Indien u de SQL Server 2005-versie nog niet geïnstalleerd heeft, installeert de installatiewizard de gratis versie SQL Server Express U dient verbinding te hebben met het Internet, om de download succesvol te laten verlopen. Het downloaden kan enige tijd duren. 9

11 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Voor u het programma start Om een vlotte installatie uit te kunnen voeren, raden wij u aan om uw database, welke als basis gaat dienen voor Mamut Kasse eerst te controleren. Dit kan middels de MCINTEG uitlity. Open DOS venster (CMD.exe). Ga naar de map waar de programma bestanden van Mamut POS geinstalleerd zijn. Typ MCINTEG om de syntax mogelijkheden van het programma te tonen: mcinteg -d"<path>" -c<clientid> d: Het pad naar de data-map van Mamut Business Software installation. c: Het databasenummer van uw Mamut database. Voorbeeld: C:\Program Files\Mamut Point Of Sale>mcinteg -d"c:\program files\mamut\data" -c001 De eerste keer starten De eerste keer dat u het programma start, zal een wizard u helpen bij het instellen van de belangrijkste instellingen die het programma vereist om correct te fungeren. Totdat u de gehele wizard doorlopen heeft, start deze automatisch op wanneer u het programma start. Dit betekent dat, als u halverwege de wizard op Annuleren klikt, de wizard weer automatisch opstart wanneer u het programma opnieuw start. 10

12 AAN DE SLAG Voor de eerste keer starten U kunt het programma starten via het Startmenu in Windows. Gedurende de wizard wordt u onder andere gevraagd de gebruikers die toegang hebben tot het kassasprogramma in te voeren. Indien dit nog niet gebeurd is, moeten deze eerste in het administratieve programma worden aangemaakt. daarnaast geeft u de rekeningen voor contacten, bankkaart en eventuele cadeaubonnen aan. Wij raden u aan deze instellingen goed te overwegen, voordat u deze instelt. Geef de pad naar het administratieve programma aan Het programma zoekt naar de pad naar het door u gebruikte administratieve programma. Als het administratieve programma niet gevonden wordt, dan zal u de pad manueel aan moeten geven. De pad moet verwijzen naar de map waar uw administratieve programma geïnstalleerd is. 11

13 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Let op! Wanneer de Mamut Business Software-database op de server of op een andere pc wordt gezet, waar geen Mamut Business Software-programmabestanden zijn geïnstalleerd, dienen de databestanden op die PC ook de volgende bestanden/mappen te bevatten: Mamut.ini en Msystem.dll. Deze bestanden dienen in een map op een hoger niveau dan de datamap gezet te worden. Bijvoorbeeld: Wanneer het datapad h:\mamut\data is, moeten de bovenstaande twee bestanden gekopieerd worden naar h:\mamut. Het systeem controleert ook of de mappen System, Client en Library bestaan. Om te verzekeren dat alle vereiste bestanden zijn geïnstalleerd, kunt u het programma één keer opstarten en kunt u in en uitloggen op een bestaande database. Nadat dit is gedaan, kan deze PC op inactief gezet worden in de Licentieadministratie in Mamut Business Software. Gebruikersinformatie De gebruikersnaam en het wachtwoord dat u opgeeft moeten gelijk zijn als de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u in het administratieve programma gebruikt. De pin-code moet bestaan uit 4 cijfers en is een persoonlijke code. Het is belangrijk dat u deze code onthoudt. U wordt aangemaakt als Supergebruiker in het kassaprogramma. verder op in de wizard kunt u de toegang voor de andere gebruikers uit het administratieve programma bepalen. Kies bedrijfsdatabase Een deel gebruikers heeft meerdere bedrijfsdatabases geïnstalleerd in zijn administratieve programma. Bent u één van deze gebruikers dan moet u kiezen welke database gekoppeld moet worden aan het Kassaprogramma. U kunt niet doorgaan in de wizard voordat u een bedrijfsdatabase heeft aangegeven. 12

14 AAN DE SLAG Wanneer u op Volgende klikt haalt het programma de basisinformatie op uit het administratieve programma. Dit kan enige tijd duren. Als er geen klant met de naam Kassaklant gevonden wordt, wordt deze automatisch aangemaakt. Deze wordt in het Kassaprogramma als standaard gebruikt, indien de naam van een klant onbekend of niet geregistreerd is. Gebruikersinstellingen Hier geeft u aan welke gebruikers toegang krijgen tot het kassaprogramma. Alleen gebruikers die al in het administratieve programma aangemaakt zijn, kunnen hier gekozen worden. Toegang tot meerdere gebruikers Klik op Bewerken indien u de toegang voor de verschillende gebruikers wilt instellen. Uw eigen identiteit is aangegeven als Supergebruiker. Om te voorkomen dat u 13

15 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA 'buitengesloten wordt' van het programma, kunt de supergebruiker niet wijzigen. De andere gebruikers zijn standaard ingesteld zonder toegang, maar u kunt ze hier toegang geven. Het programma is opgezet met vooraf vastgestelde rollen, die u kunt kiezen vanuit de afrollijst. U kunt op Detail klikken om te zien welke gebruikersrechten tot welke rol behoren. Houd er rekening mee dat dit alleen een informatiescherm is. De functies, zoals geselecteerd in de lijst zijn toegankelijk voor de rol, deze kunnen niet gewijzigd worden. Enkele details zijn voor iedere gebruiker apart in te stellen. Onder toegang vindt u een aantal afvinkvakjes, waarin u onder andere aan kunt geven of de gebruiker Prijsaanpassingen kan doen of Facturen aan kan maken. PIN-code De eerste keer dat een gebruiker toegang krijgt, wordt er een willekeurige pin-code voor eenmalig gebruik aangemaakt. Noteer deze pin-code en geef hem aan de gebruiker. Een Supergebruiker kan ook later de gebruikersinstellingen in het programma aanpassen. 14

16 AAN DE SLAG Instellingen De opstartwizard helpt u bij het instellen van de belangrijkste instellingen die u ingesteld dient te hebben om het programma in gebruik te kunnen nemen. Magazijn waaruit verkocht wordt Indien u gebruik maakt van meerdere magazijnen is het belangrijk dat u hier het juiste magazijn kiest. De wizard laat u een keuze maken voor het magazijn of uit de magazijnen die in het administratieve programma geregistreerd zijn. Klanten voor contante verkoop Contante verkoop kan geregistreerd worden zonder dat de naam van de klant bekend is. Het programma maakt automatisch een klant aan onder de naam Kassaklant, indien deze nog niet bestaat. Is er niets anders aangegeven, dan wordt deze klant als standaard kassaklant gebruikt voor alle contact verkoop in het kassaprogramma U kunt eventueel andere klanten ophalen door middel van de Zoek-knop. Wisselgeld in Kassalade Hier geeft u het saldo voor het wisselgeld aan. Onthoud dat dit saldo gelijk is aan het bedrag dat in het administratieve programma ingevoerd is. Instellingen voor randapparatuur Hier worden de instellingen voor de randapparatuur, die samen met het Kassaprogramma gebruikt worden, bepaald. Let op! Niet alle functies zijn in iedere versie van het programma toegankelijk. 15

17 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Bon printer/printer voor bonnen De afrollijst toont een lijst van de printers die op de computer geïnstalleerd zijn. Wanneer het programma geen bonprinter ondersteunt of indien er geen bonprinter is geselecteerd, worden alle bonnen op een A4, via een gewone printer afgedrukt. Rapportprinter/Printer voor rapporten De afrollijst toont een lijst van printers die op de computer geïnstalleerd zijn. Klantendisplay gekoppeld Selecteer deze optie, indien u een klantendisplay op uw kassa heeft aangesloten. De klantendisplay kunt u, net als een printer, selecteren uit de afrollijst, wanneer deze op de juiste wijze geïnstalleerd is. Kassalade aangesloten Selecteer deze optie, indien u een kassalade op uw kassa heeft aangesloten. Code Hier geeft u de code in, die u gebruikt om de kassalade te openen. Zie de specificaties van uw kassalade voor meer informatie. Meer informatie over deze instellingen vindt u onder Instellingen, Randapparatuur Betalingswijzen In de kassa kunt u verschillende betalingswijzen accepteren. Iedere betalingswijze moet gekoppeld worden aan het administratieve programma. Dit doet u door het aanmaken van een rekening in het rekeningenschema. Dit rekeningnummer wordt onder de betalingswijzen voor ieder betalingsvorm aangegeven. Het programma komt met een voorstel voor de rekeningen, maar deze kunt u in dit scherm overschrijven. Indien u geen gebruik maakt van cadeaubonnen, selecteert u het veld voor cadeaubonnen niet. 16

18 AAN DE SLAG U kunt deze rekeningen ook later aangeven of wijzigingen, dit doet u onder Instellingen voor Mamut Kassa. Indien u een administratief programma heeft waarin u kunt factureren, wordt deze betalingswijze automatisch uit het programma gehaald. Bevestig instellingen Voordat de startwizard wordt afgesloten krijgt u een overzicht van alle instellingen die u gekozen heeft. U moet deze bevestigen door op volgende te klikken. Let op! Indien u hier op Annuleren klikt moet u de volgende keer dat u het programma opstart de wizard vanaf stap 1 opnieuw doorlopen. Voltooit u de wizard, dan komt deze niet meer terug. Eventuele aanpassingen kunt u onder instellingen in het instellingenscherm doorvoeren. 17

19 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Tot slot voltooit u de wizard. U wordt automatisch in het kassaprogramma ingelogd. Hier kunt u Open het scherm voor overige instellingen selecteren, indien u tegelijk de overige instellingen door wilt nemen. Let op! Wij raden u aan Open het scherm voor overige instellingen te selecteren, zodat u direct de overige instellingen kunt instellen. U dient minimaal een Afrondingsartikel voor de order aan te geven onder de tab Dagafsluiting. Dit artikel dient in het administratieve programma te zijn aangemaakt. Meer informatie hierover vindt u onder "Instellingen, dagafsluiting". Het startscherm in het programma is het scherm voor de invoeren van verkopen. Installatie - checklist Deze lijst kunt u gebruiker voor en tijdens de installatie van het programma, om er zeker van te zijn dat u de installatie correct voltooid. Voorbereiding voor de installatie Beschrijving Meer informatie Voltooid 1 Voldoet de randapparatuur aan de systeemeisen? 2 Is Windows XP SP2 geïnstalleerd? Nee Download en installeer via Microsoft Microsoft Ja Doorgaan 3 Installeer de drivers voor de randapparatuur TCP Benelux BV 18

20 AAN DE SLAG Mamut Business Software Beschrijving Meer informatie Voltooid 4 Bepaal de betaalwijzen voor kassaverkoop 5 Maak een afrondingsartikel aan en controleer dit 6 Download een update van Mamut Business Software 7 Is het nodig om een nieuwe gebruiker aan te maken? Ja Maak een nieuwe gebruiker in Mamut Business Software aan Nee Doorgaan Waar dient u aan denken voor u start? in dit document Waar dient u aan denken voor u start? in dit document Mamut Kassa Beschrijving Meer informatie Voltooid 8 Installeer Mamut Kassa Installatie van Mamut Kassa in dit document 9 Is de Mamut-database foutloos?controleer de database met behulp van MCINTEG Nee Neem contact op met het Mamut Supportsenter Ja Doorgaan Parameterbeheer in dit document 10 Start Mamut kassa en voltooi de opstartwizard 11 Voer een afrondartikel in onder instellingen - dagafsluiting Eerste keer opstarten in dit document Instellingen, Dagafsluiting in dit document Heeft u een testdatabase geïnstalleerd, of wilt u een installatie verwijderen om opnieuw te starten, dan kunt u de volgende stappen ondernemen: Zo verwijdert u een Mamut Kassa database: 1. Sluit Mamut Kassa af. 2. Download het document Onthoud waar u het document opslaat. 3. Pak resetpos.exe uit van het.zip-document dat u heeft gedownload. 4. Kies Start - Uitvoeren, schrijf "cmd" en klik OK. (In Windows) 19

21 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA 5. Navigeer naar de map waar u het document resetpos.exe heeft opgeslagen. 6. Voer in resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpos;" Heeft u de opleidingsmodule van het programma gebruikt, dan moet u ook de volgende tekst invoeren: resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpostest;" 7. Start Mamut Kassa. Het Programma start met de opstartwizard. Let op! Het commando hierboven gaat ervan uit dat de Mamut Kassa database lokaal is geïnstalleerd op dezelfde computer waar u de resetpos uitvoert. Tip! Indien u dit wilt kunt u het.bat document gebruiken - waar deze commandoregels klaarliggen voor gebruik. Inloggen in Mamut Kassa Het inlogscherm komt in beeld iedere keer als het programma opgestart wordt, of nadat de gebruiker zich heeft uitgelogd. Geen functie in het programma is toegankelijk voordat u bent ingelogd. Het scherm wordt tevens gebruikt om de applicatie af te sluiten Zo logt u in: 1. Kies de knop met uw gebruikersnaam. 2. Toets uw PIN-code in. De PIN-code bestaat uit 4 cijfers. Toetst u verkeerd, dan kunt u klikken/drukken op CLR om de cijfers te verwijderen, of op Annuleren. U wordt in het programma ingelogd en komt in een scherm waar u de verkopen kunt invoeren. 20

22 AAN DE SLAG Pin-code: De eerste keer dat een gebruiker inlogt in het programma, of de eerste keer dat de gebruiker inlogt nadat de systeembeheerder de pin-code heeft aangepast wordt de gebruiker gevraagd een nieuwe pin-code in te voeren. Deze nieuwe pin-code moet herhaald worden voordat u in het programma kunt inloggen. Let op! Indien u uw pin-code bent vergeten, neemt u contact op met uw systeembeheerder. Deze heeft de rechten om een nieuwe pin-code toe te voegen. Afmelden: Kies voor Afmelden om uw gebruikers ID uit te loggen. Afsluiten: Kiest u voor Afsluiten dan wordt Mamut Kassa gehele afgesloten. Klik op deze knop wanneer u wilt afsluiten voordat u heeft ingelogd, of wanneer u heeft ingelogd en wilt afsluiten. Dit is de enigste manier om het programma af te sluiten. 21

23 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA KASSAOPMAAK/DAGAFSLUITING Over dagelijkse routines Kassaopmaak Bij het opmaken van de kassa wordt de inhoud van de kassa geteld aan de hand van de verkoop sinds de vorige keer dat de kassa werd opgemaakt en een bepaald tijdspunt. De kassaopmaak wordt gestart vanuit Beheer. Indien u de functie Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting niet geactiveerd heeft onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting kunt u de kassa meerdere malen opmaken, voordat u een dagafsluiting doet. Dagafsluiting De dagafsluiting is de naam voor de functie die een serie van verkopen van een bepaalde kassa afsluit. De dagafsluiting wordt op een bepaald tijdstip uitgevoerd. Om een verkoop mee te kunnen nemen in de dagafsluiting moet deze in de kassaopmaak zijn meegenomen. De dagasluiting wordt gestart vanuit Beheer, of automatisch na de kassaopmaak, wanneer dit is ingesteld onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting. Alleen supergebruikers hebben toegang tot deze functie. Het bijwerken van de voorraad in het administratieve programma is een onderdeel van dit proces. Na het doen van de dagafsluiting wordt de order geleverd en gefactureerd. Dit betekent dat de dagafsluiting niet een gedeelte van de verkooporder kan weergeven, maar de gehele verkooporder. Indien de voorraad manueel is bijgewerkt worden de verkooporders van deze voorraadupdate vanuit het administratieve programma verwijderd. Er worden nieuwe verkooporders aangemaakt die de verkopen tot een bepaald tijdspunt weergeven. Om een dagsluiting te kunnen uitvoeren, moet het programma verbinding hebben met de Mamut-database. Bijwerken voorraad Deze functie is een deel van de dagafsluiting, maar u kunt er ook voor kiezen om de voorraad manueel bij te werken. De functie wordt alleen weergegeven indien u de functie Toon Bijwerken van Voorraad in Beheer heeft geselecteerd onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting Bijwerken artikelen en klanten Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in Mamut. De artikelen worden de eerste keer dat u het programma start geïmporteerd. Deze functie wordt daarna gebruikt om het artikel- en het relatieregister vanuit het administratieve programma te kunnen bijwerken. Daarnaast worden de betaalwijzen bijgewerkt. Wij raden u aan deze functie regelmatig te gebruiken. 22

24 AAN DE SLAG Alleen actieve artikelen kunnen worden overgebracht. Artikelen die een serienummer, een partijartikel of een houdbaarheidsdatum vereisen worden niet ondersteund bij het overbrengen. Artikelen moeten daarnaast aan een magazijn gekoppeld zijn, zelfs als het geen voorraadartikelen zijn. Wizard voor Kassaopmaak Zo maakt u de kassa op 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Kassaopmaak. De wizard wordt gestart 3. Klik op Volgende. 4. Voer de datum en het tijdstip in voor de verkoop die u wilt meenemen. Als standaard wordt het huidige tijdstip gekozen. 5. Voer het Gewenste bedrag in kassa na kassaopmaak in. Normaal gesproken heeft een bedrijf een vast bedrag aan wisselgeld in de kassa. 6. Klik op Volgende. 7. Geef de verschillende bedragen per denominatie weer. De denominaties die weergegeven worden, worden bepaald in de instellingen onder de tab Kassaopmaak. 8. Controleer dat de opgetelde inhoud overeenkomt met uw cijfers. 9. Klik op Volgende. 10. Controleer de opsomming. U kunt eventueel ook een rapport uitdraaien, die de verdeling per verkoper/betalingswijze weergeeft. 11. Geef aan of u wilt dat het programma direct zal overgaan in de wizard voor de dagafsluting. Deze keuze is niet toegankelijk indien u de instelling Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluting geactiveerd heeft onder Beheer- Instellingen - Dagafsluiting 23

25 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA 12. Klik op Voltooien. De Kassaopmaak wordt geregistreerd en de Wizard voor de dagafsluiting wordt (eventueel) automatisch gestart Wizard voor dagafsluiting Zo werkt de dagafsluiting: 1. Start de wizard voor de dagafsluiting en kik op Volgende. De dagafsluiting start of direct na de kassaopmaak, of via Beheer - Dagafsluiting. Dit wordt gestuurd vanuit Beheer - Instellingen - Dagafsluiting. 2. Kies welke kassaopmaak meegenomen moeten worden door deze te selecteren in de lijst. 3. Klik op Volgende. De Afsluiting wordt gecontroleerd. 4. Klik Voltooien. De dagafsluiting is voltooid. Bijwerken voorraad Zo werkt u de voorraad bij: 1. Klik op Beheer. 2. Klik op Bijwerken voorraad. 3. Klik op Volgende in het informatiescherm dat getoond wordt. (Het scherm kan eventueel overgeslagen worden doordat dit eerder is aangegeven in de wizard). 4. Voer de datum en het tijdstip in voor de verkoop die u wilt includeren. Als standaard wordt het huidige tijdstip gekozen. 5. Klik op Volgende. 6. Controleer de informatie die overgebracht wordt en klik op Sluiten om af te sluiten. 24

26 AAN DE SLAG De voorraad is bijgewerkt. De routine is alleen toegankelijk indien deze is geselecteerd onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting. De routine kan geblokkeerd wordt voor bepaalde gebruikers onder Beheer - Gebruikersadministratie. Bijwerken van artikelen en klanten Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in het administratieve programma. De artikelen worden de eerste keer dat het programma gestart wordt opgehaald. Deze functie wordt daarna gebruikt om het artikel- en klantenregister vanuit het administratieve programma in te lezen en om de bataalwijzen bij te werken. Deze functie dient regelmatig gebruikt te worden. Allen actieve artikelen kunnen overgebracht worden. Artikelen die een serienummer vereisen, onderdeel zijn van partijgoederen of een houdbaarheidsdatum hebben worden niet ondersteund. De artikelen moeten aan een magazijn gekoppeld zijn, zelfs als het geen voorraadartikelen zijn. Tip! Het is mogelijk het bijwerken van de basis informatie te sturen door middel van parameterbeheer, zodat dit bijvoorbeeld éénmaal per etmaal plaats vindt. Het parameterbeheer vereist een goede computerkennis. U leest meer over parameterhbeheer in het helpdocument. Aanmaken van een nieuwe klant U kunt vanuit de kassa een nieuwe klant aanmaken. Deze wordt direct overgebracht naar het administratieve programma, zodat u daar vanuit kan factureren. Zo maakt u een nieuwe klant aan: 1. Klik op Klanten in het invoerscherm voor verkoop. 2. Kies Nieuwe klant. 3. Voer de informatie van de klant in. Het programma vereist minimaal de naam van de klant. 4. Kies OK. De klant wordt opgeslagen en overgebracht naar het administratieve programma. Zodra de klant is overgebracht kunt u verkopen op de klant registreren in Mamut Kassa. Indien er geen contact is tussen het kassaprogramma en het administratieve programma, wordt u hierover geïnformeerd. De klant wordt tijdelijk opgeslagen, maar u kunt geen verkopen op de klant registreren voordat deze is overgebracht. Maakt u een nieuwe klant aan in het administratieve programma, dan wordt deze naar Mamut Kassa overgebracht wanneer u de functie Bijwerken artikelen en klanten heeft geselecteerd. Meer hierover leest u in de alinea Over dagelijkse routines. 25

27 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA ADMINISTRATIE/INSTELLINGEN Kies de knop Beheer om in de administratie van Mamut Kassa te komen. Alleen gebruikers met toegang tot één of meerdere functies kunnen dit scherm openen. Instellingen Via de knop Beheer komt u in de instellingen. Alle instellingen zijn gelijk voor alle gebruikers. Niet alle gebruikers hebben toegang tot het instellingenscherm. De instellingen zijn gebaseerd op de informatie uit het administratieve programma. Instellingen, Algemeen Pad naar bedrijfsdatabase: De eerste keer dat u het programma start geeft u deze pad in. Het veld kan worden aangepast, als de bedrijfsdatabase is verplaatst. Deze mag niet gewijzigd worden in een andere bedrijfsdatabase. Naam Bedrijfsdatabase: Deze geeft u aan wanneer u het programma voor de eerste keer start. Deze naam kan niet gewijzigd worden. Valuta: Wordt uit de opgegegeven bedrijfsdatabase gehaald. 26

28 AAN DE SLAG Valutasymbool op bon: Hier wordt de primaire valuta van het bedrijf gebruikt. Voer hier bijvoorbeeld het teken in. Magazijn waaruit verkocht wordt: Deze geeft u aan wanneer u het programma voor de eerste keer start. Dit veld kan niet worden gewijzigd, zolang niet alle verkopen zijn overgeboekt en zijn meegenomen in de dagaflsuiting. Wijzigt u het magazijn, dan wordt de artikellijst automatisch bijgewerkt. Klanten voor kassaverkoop: Deze wordt opgegeven of automatisch aangemaakt wanneer u het programma voor de eerste keer start. U kunt deze wijzigen door te klikken op het zoek-icoontje dat de klantenlijst opent. Het is belangrijk dat de geselecteerde klanten niet worden aangemaakt met een verzamelfactuur of afronding in de relatiekaart. Betalingen in vreemde valuta: U kunt gebruik maken van één vreemde valuta. Activeert u deze mogelijkheid hier, dan kunt u een vreemde valuta aangeven onder de denominaties en onder de betalingswijzen. Vreemde valuta: Hier kiest u de vreemde valuta. Deze valuta dient te zijn aangemaakt in het financiële programma. Koers: Geef de valutakoers voor de vreemde valuta aan. Aantal <NOK> per <EUR> i de valutakoers: Bijvoorbeeld 1. Geef het aantal eenheden voor de koers van het veld hierboven aan. In de illustratie hieronder is de valutakoers EUR

29 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Valutasymbool op bon: Geldt voor de vreemde valuta. Denk bijvoorbeeld aan $,, NOK, enzovoorts. Instellingen, Kassaopmaak Vast bedrag in kassa na kassaopmaak: Het bedrag dat hier wordt aangegeven wordt gebruikt als wisselgeld bij het opmaken van de kassa. Het bedrijf maakt gebruik van eigen kassalades per gebruiker: Deze instelling voorkomt dat verschillende gebruikers verkopen registreren in dezelfde kassalade of dezelfde kassaopmaak. Wordt er een verkoop ingevoerd die niet meegenomen is in de kassaopmaak, is het niet mogelijk voor een andere gebruiker om in te loggen wanneer deze instelling geactiveerd is. De kassa moet opgemaakt worden voordat er een nieuwe gebruiker verkopen in kan voeren. Toon "Berekend bedrag in kas" en "Verschil" tijdens opmaken: Dit is een keuzemogelijkheid. Sommigen willen bedrag in kassa en verschil berekenen tijdens de kassaopmaak, terwijl andere er de voorkeur aangeven dat degene die de kassa opmaakt niet weet hoeveel wisselgeld er in de kassa is. 28

30 AAN DE SLAG Denominatie: Denominaties kunnen onder de instellingen gedefinieerd worden. Het programma heeft een aantal vooraf gedefinieerde denominaties. Zo maakt u een nieuwe denominatie aan: 1. Ga naar Beheer - Instellingen - Kassaopmaak 2. Klik op Nieuw. 3. Voer een naam in, bijvoorbeeld Kies Bedrag of Aantal, en geef eventueel de Omrekenfactor aan 5. Klik op OK. De denominatie kan nu in gebruik genomen worden. Omrekenfactor: Deze bepaalt of het aantal dat door de gebruiker wordt aangegeven met een factor vermenigvuldigd moet worden om het correcte bedrag te krijgen. In het voorbeeld hierboven is er een voorbeeld gegeven met 2,-. 1 stuk geeft 2,- weer. Het getal moet minimaal een waarde van 1 hebben. Bedrag: Een denominatie kan iets anders zijn dan een geldbedrag met een vaste eenheid. Is er bijvoorbeeld sprake van cadeaubonnen met verschillende bedragen, dan kunt een denominatie aanmaken die cadeaubon heet, met Denominatie geeft weer: Bedrag. Valuta: Hier kunt u de valuta van het bedrijf aangeven, of de secundaire valuta, indien u een Secundaire valuta heeft ingevoerd onder Instellingen - Algemeen. Tip! Een deel bedrijven laat de medewerkers kassaopnamen registreren op de kassabon. Om hier controle over te krijgen kunt u deze registreren als een Denominatie. Hiermee krijgt de gebruiker tijdens het opmaken van de kassa de post kassaopname als een denominatie en kan de bedragen van de bonnen hier invoeren. Instellingen, Invoeren van een verkoop Bij verkoop van hetzelfde artikel Artikelen samenvoegen: Hier geeft u aan hoe de verkoop van meerdere artikelen wordt weergegeven. Klikt u bijvoorbeeld twee keer op een sneltoets of de streepjescodelezer, dan 29

31 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA wordt het artikel op één regel weergegeven met aantal 2, indien u hier Altijd of Als artikelen na elkaar worden ingevoerd heeft geselecteerd. Artikellijst Selecteer artikelen aan de hand van artikelgroepen: Wanneer u op de knop Artikelen klikt/drukt opent er een venster waar u het desgewenste artikel kunt selecteren. Selecteert u deze optie dan worden de artikelen georganiseerd met knoppen voor artikelgroepen, anders krijgt u een artikellijst in beeld. Maximum bedrag voor anonieme verkoop Totaalbedrag: Een deel bedrijven wil, of is wettelijk verplicht, een maximaal bedrag voor anonieme verkoop aan te geven. Hier geeft u het totaalbedrag aan. Bij 0,00 is de functie inactief. Toon in artikelregels Toon prijzen incl. BTW: Hier kiest u weergavedetails in het verkoopscherm. De prijzen worden standaard inclusief BTW weergegeven, maar u kunt er ook voor kiezen deze functie niet af te vinken en de nettoprijzen in het verkoopscherm weer te geven. Toon kolom voor eenheidsprijs: Het programma geeft standaard een eigen kolom met eenheidsprijs weer. Hier kunt u deze functie uitschakelen. Decimalen voor aantal: Verkoopt u artikelen in minder dan één eenheid dan kunt u hier het aantal toegestane decimalen weergeven. BTW-code: Indien u geen BTW-code aan wilt geven kiest u hier voor Niet tonen. Afsluiten verkoop Toon scherm met "Wisselgeld" bij afsluiten verkoop: Betaling sluit de verkoop af. Standaard wordt er in een eigen scherm weergegeven hoeveel de klant terug krijgt aan wisselgeld. Dit scherm dient manueel afgesloten te worden. U kunt ervoor kiezen dit scherm 30

32 AAN DE SLAG niet weer te geven. Het bedrag dat de klant terugkrijgt aan wisselgeld wordt weergegeven in het betalingsscherm en eventueel in de klantendisplay. Afdrukken van een tegoedbon bij retour goederen: Een tegoedbon kan automatisch geprint worden bij het invoeren van een retour. Is deze functie geactiveerd dan dient u ook een rekening aan te maken waarop de tegoedbon geboekt kan worden. De rekening wordt opgehaald uit de systeemrekening van het administratieve programma. Sneltoetsen Hier kunt u maximaal 16 sneltoetsen aanmaken voor het invoeren van verkoop. Klik op een knop om een artikel onder de sneltoets te leggen. Heeft u lange namen voor uw artikelen, dan moet u de namen inkorten zodat de tekst kan worden weergegeven op de sneltoets. De grootte van de knoppen in de verkoopmodule zullen variëren met het aantal snelkoppelingen dat u creëert. Wanneer u minder dan 5 snelkoppelingen heeft, zullen de knoppen de breedte dekken van de vier kleinste knoppen, en de ruimte wordt maximaal 20 tekens. Wanneer u 5 tot 8 snelkoppelingen heeft, zullen de breedte van de knoppen gelijk zijn aan twee van de kleinste knoppen, en de ruimte wordt maximaal 10 tekens. Wanneer u vanaf 9 tot 16 snelkoppelingen heeft, zullen de knoppen ruimte bieden aan maximaal 6 tekens. Instellingen, Kassabon Hier geeft u de instellingen voor de kassabon aan. Weergave van kolommen per artikelregel Geef aan welke kolommen u per artikelregel wilt tonen. Weergave samenvatting Indien u BTW-plichtig bent, dient u standaard de prijzen inclusief en exclusief BTW te tonen, net als de verdeling van de verkopen per BTW-tarief. Vaste tekst op bon Hier voert u de tekst in die u wenst weer te geven boven en onder de artikelregels op uw kassabon. Velen gebruiken de kassabon om te informeren over campagnes, openingstijdens en dergelijke. U kunt de tekst niet formateren. Toon verkoper ID: Iedere gebruiker krijgt zijn eigen ID op de kassabon. Deze functie activeert u hier. De ID geeft u per gebruiker aan onder gebruikersadministratie. Toon bonnummer: Deze functie is standaard geactiveerd. Toon naw-gegevens van de klant, indien geen kassakant: Registreert u een verkoop op een bepaalde klant, dan geeft het programma de gegevens van de klant weer op de kassabon. Wilt u deze informatie niet weergeven dan kunt u deze functie hier uitschakelen. 31

33 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Let op! Houd er rekening mee dat er een aantal wetten en regels gelden voor de kassabon. Wij raden u aan de standaardinstellingen van de kassabon niet te wijzigingen zonder dat u heeft gecontroleerd dat deze wijzigingen rechtsgeldig zijn. Instellingen, Betaalwijzen Betaalwijzen worden overgenomen uit het administratieve programma, wanneer u het programma voor de eerste keer start en bijgewerkt met behulp van de routine Bijwerken artikelen en klanten. U kunt de betaalwijzen verwijderen of nieuwe aanmaken, maar de betaalwijzen die u uit het administratieve programma heeft geïmporteerd kunnen niet aangepast worden in het Kassaprogramma. Deze kunnen alleen in het administratieve programma gewijzigd worden en met behulp van Bijwerken artikelen en klanten naar het Kassaprogramma worden overgebracht. Het programma hanteert creditkaart betalingen, maar is niet geïntergreerd met de betaalterminal. Dit betekent dat u een manuele oplossing nodig heeft voor het ophalen van de creditkaartinformatie. Het programma registreert het bedrag zodat u tijdens de kassaopmaak/dagafsluiting precies weet hoeveel er met de verschillende betaalwijzen betaald is. Op deze manier worden de verschillende bedragen ook op de juiste rekeningen in het administratieve programma geboekt. Maakt u gebruik van een betaalterminal voor bankpassen, moet u hier ook het juiste bedrag invoeren. Dit doet u op de normale manier. 32

34 AAN DE SLAG Type Er zijn 4 typen betaalwijzen: Contant, Kaart, Cadeaubon en Tegoedbon. Afhankelijk van het type wordt de standaardwaarde voor het rekeningnummer bepaald. Er zijn eigen programmarekeningen in het administratieve systeem, met bijhorende rekeningen voor de 4 verschillende types aangemaakt. Er is ook een betaalwijzen die gebruikt wordt voor facturen, maar deze is niet toegankelijk voor wijzigingen. Valuta Hier geeft u de valuta aan. Het veld is alleen actief indien u heeft aangegeven gebruik te willen maken van vreemde valuta onder de tab Algemeen. Rekeningnummer De betaalwijzen is gekoppeld aan een rekening in het rekeningenschema. Afronden naar dichtsbijzijnd Voor de betalingswijze Contant zal de standaardafronding naar de dichtsbijzjnde 0,05 gaan. Anders wordt 0.01 als standaard gebruikt, zodat er geen sprake is van afronding. Deze instellingen zijn van toepassing, zelfs als u een ander type afronding gebruikt in uw administratieve programma. U moet een afrondartikel aanmaken. Lees meer hierover onder "Instellingen - Dagafsluiting". Toon bij afsluiten verkoop Alle betaalwijzen worden weergegeven tijdens het afsluiten van de verkoop, indien ze niet zijn gemarkeerd met Toon bij afsluiten verkoop. Dit veld kunt u ook aanpassen voor betaalwijzen die vanuit het administratieve programma geïmporteerd zijn. 33

35 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Afbeelding U kunt gebruik maken van afbeeldingen van de verschillende betaalwijzen. Deze afbeeldingen worden weergegeven in het betaalscherm. Wilt u eigen afbeeldingen toevoegen dan kunt u deze toevoegen aan Images in de programmamap waar u het programma installeert. Instellingen, Dagafsluiting Vermelding afdeling in aflsuitingsboeking Maakt u gebruik van afdelingen in het administratieve programma, dan kunt u hier aangeven voor welke afdelingen u een afsluitingsboeking wilt maken. De boeking is een sommeringsbijlage en kan slechts tot één afdeling behoren. Artikelen samenvoegen Deze instelling bepaalt of artikelregels worden samengevoegd bij het overbrengen naar het administratieve programma. Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de dagafsluiting automatisch opgestart na het opmaken van de kassa. Het is dan niet mogelijk om alleen de kassa op te maken, zonder een dagafsluiting uit te voeren. Indien de optie Het bedrijf maakt gebruik van eigen kassalades per gebruiker onder Beheer - Instellingen - Kassaopmaak is geselecteerd, kunt u deze optie niet selecteren. Toon bijwerken van voorraad in Beheer De magazijnvoorraad wordt bijgewerkt in aan de hand van de dagafsluiting. Indien u de voorraad vaker, manueel, wilt bijwerken kunt u deze optie selecteren. U krijgt een optie onder Beheer waar u kunt het bijwerken van de voorraad kunt selecteren. 34

36 AAN DE SLAG Rekeningnummer voor boeken verschil Hier geeft u het rekeningnummer voor verschil en het rekeningnummer voor het storten van de omzet weer. Deze kunt u hier niet wijzigen. Pas de rekeningnummers aan in het administratieve programma en gebruik de functie Bijwerken artikelen en klanten, indien u deze rekeningnummers wilt wijzigen. Afrondingsartikel Afrondingsverschillen worden op specifieke afrondingsrekening in de administratie geboekt. Om een correcte afronding te kunnen uitvoeren dient u een afrondingsartikel te selecteren. Het artikel moet aanwezig zijn in de artikel register van het administratieve programma en aan de volgende eisen voldoen: Het artikel moet actief zijn: Kies Nee in het Non-actief veld onder het tabblad Diversen. Het artikel moet aan de magazijn van het kassaprogramma zijn gekoppeld, maar mag de magazijnvoorraad niet bijwerken: De optie Voorraad Bijwerken onder de tab Magazijn kan niet geselecteerd zijn. Het artikel moet BTW-vrij zijn: Kies de optie Geen in de BTW velden. Het artikel dient gekoppeld te zijn aan de rekening voor afronding in de boekhouding: Kies de juiste rekening onder de tab Instellingen. Indien het administratieve programma niet over een desbetreffend artikel beschikt, dient u het hier aan te maken. Om het artikel te kunnen selecteren, kunt u in de Kassa kiezen voor Beheer - Bijwerken Artikelen en Klanten. Instellingen, Randapparatuur Hier doet u de instellingen ten aanzien van de randapparatuur die samen met het kassaprogramma worden gebruikt. Let op! Sommige functies zijn niet toegankelijk in alle versies van het programma. Bonprinter/Printer voor kassabon In de afrollijst vindt u een overzicht van alle printers die geïnstalleerd zijn op de computer. Wanneer het systeem geen bonprinter ondersteunt, of er geen printer is aangegeven worden alle bonnen op een A4 papier geprint, via een normale printer. Rapportprinter/Printer voor rapporten De afrollijst toont een lijst van de op de computer geïnstalleerde printers. Klantendisplay gekoppeld Selecteer deze optie, indien u een klantendisplay op uw kassa heeft aangesloten. De klantendisplay kunt u, net als een printer, selecteren uit de afrollijst, wanneer deze op de juiste wijze geïnstalleerd is. Kassalade aangesloten Instelling die aangeeft of het programma een kassalade hanteert bij het afsluiten van een verkoop. 35

37 INTRODUCTIE IN MAMUT KASSA Code Hier geeft u de code in, die u gebruikt om de kassalade te openen. Zie de specificaties van uw kassalade voor meer informatie. Test U kunt de randapparatuur testen door te klikken op de knop Test achter de desbetreffende randapparatuur. Voor de klantendisplay ziet u de programmanaam en het serienummer, terwijl rapport/bon een testprint uitprint. Voor de kassalade wordt de code doorgezonden, zodat de kassalade geopend kan worden. Rapporten U vindt de rapporten onder Beheer. Om toegang tot de rapporten te hebben, dient u de rechten van de supergebruiker te hebben. De systeembeheerder kan de toegang vaststellen onder Gebruikersadministratie. Wij raden u aan bekend te worden met de rapporten die in het programma beschikbaar zijn. U krijgt een korte uitleg over de inhoud van het rapport wanneer u het rapport selecteert. In de afrollijst Medium, onder het rapportscherm, kunt u aangeven of u het rapport direct wilt printen of eerst een afdrukvoorbeeld wilt zien. De rapporten zijn zo gemaakt dat ze op de bonprinter afgedrukt kunnen worden. Het is niet mogelijk om bedrijfsdatabaserapporten aan te maken. Gebruikersadministratie/back-up Administratieve opdrachten, Gebruikersadministratie Mamut Kassa geeft de gebruikers toegang aan de hand van vooraf vastgestelde rollen. Een gebruiker krijgt een rol toegekend en krijgt met behulp van deze rol toegang tot een reeks met functies. Importeer gebruikers vanuit het administratieve programma Hier krijgt u een overzicht met gebruikers uit het administratieve programma die niet zijn geïmporteerd in Mamut Kassa. U kunt deze importeren en ze een rol geven, zodat ze toegang krijgen tot Mamut Kassa. De volgende toegangsniveaus zijn vooraf vastgesteld: Geen toegang: Geen toegang tot Mamut Kassa Verkoper: Invoeren van verkopen Verkoper, uitgebreid: Invoeren van verkopen, registreren van kassaopnames en stortingen, kassaopmaak, importeren van artikelen en klanten, retourneren van artikelen en bijwerken van magazijn. Supergebruiker: Geeft toegang tot dezelfde functionaliteit als Verkoper, uitgebreid plus dagafsluiting, gebruikers/veiligheid, instellingen en rapporten. Let op! Gebruikers worden standaard aangemaakt zonder toegang, dus de supergebruiker moet de rol vaststellen voordat de gebruiker het programma kan 36

38 AAN DE SLAG gebruiken. Het is niet mogelijk om het scherm te sluiten als er geen supergebruiker is vastgesteld. Gebruikerstoepassing Klik op de Bewerk-knop om de instellingen naar de gebruiker te specificeren: Toon brutomarge: Is van toepassing bij het invoeren van verkopen Prijsaanpassing: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om de prijs aan te passen bij het invoeren van een verkoop Korting geven: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om een kortingspercentage in te voeren bij het invoeren van de verkoop Factuur aanmaken: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om een factuur in Mamut Kassa aan te maken. Deze wordt later uitgeprint in het administratieve programma. Toon van nummeriek toetsenbord: Hier kunt u het scherm aan rechts-/en linkshandigen aanpassen, zodat het nummerieke toetsenbord rechts of links wordt weergegeven. ID op bon: De tekst die u hier invoert, wordt weergegeven op de bon die wordt geprint als deze bepaalde verkoper een verkoop invoert. Het instellen van het wel of niet weergeven van de ID doet u onder Beheer - Instellingen, Kassabon. Reset Pin Hier kunt u de gebruiker die hieraan behoefte heeft een nieuwe pin-code geven. Er wordt een willekeurige code aangemaakt, die u aan de desbetreffende gebruiker kunt geven. De supergebruiker dient altijd een nieuwe code aan te maken bij nieuwe gebruikers en bestaande gebruikers die toegang krijgen tot Mamut Kassa. De eerste keer dat een gebruiker toegang krijgt wordt er een willekeurige code aangemaakt voor éénmalig gebruik. De gebruiker ontvangt deze code via de supergebruiker. De eerste keer dat een gebruiker inlogt, nadat hij een toegang via de supergebruiker toegang heeft gekregen of nadat de supergebruiker een reset pin heeft uitgevoerd, moet de gebruiker zijn pin-code aanpassen. 37