Controleplan Datamigratie

Transcriptie

1 Controleplan Datamigratie 1

2 Inhoud Inleiding... 3 Controle en acceptatie van de migratie... 3 Uitvoering van de migratie en controle... 5 Aanpak migratie... 5 Exclusiviteit... 6 Planning... 7 Instellingsdata... 7 Studentdata... 7 Controle Conversie... 8 Instellingsdata... 8 Instelling... 8 Opleidingen... 9 Alternatieve opleidingen... 9 Studentdata... 9 Persoonsgegevens... 9 Inschrijvingen en verzoeken Betaalgegevens s en mededelingen Digitale Verblijfsvergunning Studie Gebruikersnaam & Wachtwoord Vooropleiding Historische deelnames NF

3 Inleiding In dit document wordt beschreven op welke wijze aangetoond zal worden hoe de datamigratie is verlopen. Er wordt gekeken naar: 1. de volledigheid van de data; naar de aantallen die verwacht worden gezien vanuit het oude Studielink (integriteit), 2. de juistheid van de data; naar de data in HNS en deze te vergelijken met de data in het oude Studielink (integriteit), 3. naar de bruikbaarheid van de data; naar het gebruik van de data na de migratie (integriteit). 4. naar technische aspecten van de migratie zoals performance, herstartbaarheid etc (beheersbaarheid). Door deze controles iedere keer bij proefconversies (PC) uit te voeren en hierover te rapporteren, neemt de voorspelbaarheid van de datamigratie iedere keer toe. Tot we overgaan tot de echte conversie, welke dan met vertrouwen en voorspelbaarheid uitgevoerd kan worden. Deze echte conversie zal vervolgens ook leiden tot een zelfde rapportage zoals gemaakt tijdens de proefconversies voor wat betreft juistheid en volledigheid ten behoeve van een mogelijke audit. Controle en acceptatie van de migratie Er zijn verschillende rollen te onderscheiden bij het controleproces van de datamigratie: De eigenaar accepteert de datamigratie op de juistheid en volledigheid van de gegevens De gebruiker accepteert de datamigratie op bruikbaarheid van de gegevens De functioneel beheerders van het dashboard accepteren de datamigratie op beheersbaarheid, beschikbaarheid & exclusiviteit 3

4 Onderdelen datamigratie Stakeholders juistheid & volledigheid Stakeholders bruikbaarheid Stakeholders beheersbaarheid, beschikbaarheid & exclusiviteit Instellingsdata Dossierhouders bij instellingen zijn eigenaar van de gegevens, vertegenwoordigd door Studielink. Rapportage beoordelen en mededelen aan instellingen hoe de controles zijn gedaan en welke aanpassingen eventueel nodig waren. Medewerkers van instellingen zijn gebruikers van deze data, vertegenwoordigd door het Testteam Studielink. Studenten zijn ook gebruikers van deze data. Vertegenwoordigd door het Testteam Studielink. Betreft processen: Productowner Studielink Inrichten onderwijs Inrichten periode Inschrijven etc. Studentdata Dossierhouders bij instellingen zijn eigenaar van de gegevens, vertegenwoordigd door Studielink. Rapportage beoordelen en mededelen aan instellingen hoe de controles zijn gedaan en welke aanpassingen eventueel nodig waren. Studenten Betreft processen: Aanmelden Herinschrijven Betalen Uitschrijven.. Productowner Studielink Brokerberichten Studielink is eigenaar van de gegevens. Betreft processen: Productowner Studielink Bericht zoeken Bericht opnieuw sturen Bericht downloaden 4

5 Uitvoering van de migratie en controle Zowel CACI als QDelft zullen voor het uitvoeren van de controles bestanden moeten opleveren. Deze bestanden zullen gebruikt worden om de controles op uit te voeren. Door SL wordt een consultant aangesteld om de controle-programmatuur op deze bestanden te maken en vervolgens de uitkomsten op te leveren om in de rapportages te gebruiken. Aanpak migratie Bij de migratie is de volgende aanpak van belang: Conversieproces We zorgen ervoor dat het conversieproces (van extractie t/m het laden in de nieuwe applicatie, inclusief het controleren ervan) een beproefd proces wordt voordat de daadwerkelijke conversie gaat plaatsvinden. Het proces wordt enkele malen middels proefconversies geoefend. Elke keer wordt het proces dan op dezelfde manier doorlopen met dezelfde volledige set aan productiedata. Doel hiervan is dat na x proefconversies het proces in totaliteit van voldoende kwaliteit is. Dus het wordt steeds beter en beter. De kracht zit in de herhaling van telkens hetzelfde doen. Na iedere proefconversie wordt gekeken wat er nog fout is. Dat kan zijn: De data is van onvoldoende kwaliteit De conversieprogrammatuur bevat nog fouten De controle om de proefconversie te controleren zijn niet juist Het draaiboek aan de hand waarvan de conversie is uitgevoerd is niet juist De infrastructuur waarop de conversie draait voldoet niet Per onderdeel worden de aanpassingen gedaan die nodig zijn. En vervolgens wordt het gehele proces opnieuw gedraaid. Het gaat om de kracht van de herhaling en de voorspelbaarheid van het totale proces die hiermee ontstaat Goedkeuring verkrijgen voor het mogen uitvoeren van de echte conversie Het resultaat van proefconversies gaat telkens naar de stakeholders. Zo volgen zij 2 wekelijks de voortgang. Net zo lang tot de finale proefconversie. De stakeholders bepalen aan de hand van de resultaten van deze finale proefconversie of de resultaten voldoende zijn (voldoen aan acceptatiecriteria) De getallen die deze finale proefconversie laat zien, zijn dan zo goed als ook de cijfers van de echte conversie. Dus bij een GO, dan wordt de echte conversie op dezelfde wijze uitgevoerd, met zo goed mogelijk dezelfde situatie als de finale proefconversie. Het gaat erom dat stakeholders weten wat ze kunnen verwachten in de echte conversie Audit van conversies Voor de audit op een conversie is het belangrijk dat de conversie controleerbaar is. Een auditor wil alle stappen zien van extractie t/m laden en ook de wijze van controleren. Per stap moet aangetoond worden dat het klopt, wat er onder water gebeurt en de tellingen moeten sluitend zijn. NB. Samenvoegingen en splitsingen moeten we aandacht aan geven. Dit moet blijken uit de vergelijking tussen het datamodel van CACI en dat van QDelft. 5

6 Exclusiviteit Omdat de productiedatabase persoonsgegevens bevat, heeft QDelft hiertoe de volgende maatregelen genomen: De ontwikkeling van het datamigratieproces vindt plaats in een omgeving met een Studielink testdatabase zonder echte persoonsgegevens; Het werkelijke datamigratieproces met productiedata vindt plaats binnen een speciaal ingerichte productiedata omgeving, waarbij de volgende beveiligingsmaatregelen zijn genomen: o Alleen vanuit de productiedata omgeving is vanaf een speciaal hiervoor ingericht apparaat een beveiligde VPN-verbinding met de kopie productiedatabase bij Solvinity beschikbaar. Hiermee wordt voorkomen dat er in andere ruimten en via andere verbindingen een verbinding wordt gelegd met de kopie productiedatabase; o De productiedata omgeving is slechts toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers binnen QDelft. De wachtwoorden voor de productiedata omgeving zijn afgeschermd door een beveiligd wachtwoorden systeem, waardoor ongeoorloofd gebruik voorkomen wordt; o De medewerkers die toegang hebben tot de productiedata omgeving en daarmee tot persoonsgegevens hebben een VOG getekend; De fysieke ruimte waarin de analyse plaatsvindt van de kopie productiedata en dus van persoonsgegevens: o Is zodanig ingericht dat het is afgeschermd voor onbevoegden. De ruimte is op de vide van de begane grond op de locatie Mijnbouwplein waarbij het zichtbaar wordt aangemerkt als ruimte voor het werken met persoonsgegevens o Is afgeschermd voor meekijken door mensen van buiten het gebouw omdat de schermen zijn afgewend van de raampartijen bij S&O o Bevat een logboek ter ondertekening als men de ruimte betreedt en verlaat; De analyse van de Studielink productiedata vindt plaats op een speciaal hiervoor ingericht apparaat. Dit apparaat: o Heeft een beveiligde VPN verbinding naar de Studielink database met kopie productiedata. Andere pc s/laptops hebben géén toegang tot deze database; o Is verder niet gekoppeld aan zowel het lokale netwerk als aan internet; o Ligt standaard in de kluis en wordt alleen voor gebruik uit de kluis gehaald; o Is alleen maar bruikbaar binnen de toegewezen beveiligde productiedata ruimte; o Alle fysieke poorten van het apparaat zijn gedisabled zodat de resultaten niet op een extern medium geplaatst kunnen worden; o Gebruikers van het apparaat hebben een persoonsgebonden account zodat duidelijk is wie er gebruik van maakt; o Er vindt logging plaats op de laptop, deze wordt periodiek gecontroleerd op activiteiten, mede op basis van het fysieke logboek. De beveiliging m.b.t. de kluis is als volgt geregeld: o De sleutels van deze kluis hangen in een sleutelkluisje waar alleen geautoriseerde medewerkers bij kunnen; o De sleutelkluis is toegankelijk met een speciale toegangscode; o De kluis is alleen toegankelijk met de combinatie van een sleutel én een speciale toegangscode; 6

7 Planning Per categorie gegevens is een planning uitgewerkt om de proefconversies, controles en uiteindelijke conversie uit te voeren. Middels deze werkwijze komen we tot een voorspelbare conversie van de data. Instellingsdata De instellingsdata zijn reeds geconverteerd. Een rapportage zal alsnog gemaakt worden om achteraf aan te tonen hoe deze is gedaan en of alles goed is gegaan. Hiervoor worden de controles uit dit plan gebruikt. QDelft stelt een rapport op dat op de komende stuurgroep op maandag 4 juni geagendeerd zal worden. Studentdata In het overzicht hieronder is de planning schematisch weergegeven, hierin zijn de volgende termen opgenomen: D-omgeving: een speciaal ingerichte omgeving bij QDelft waar de datamigratie op getest wordt. Deze omgeving is extra beveiligd vanwege het testen met persoonsgegevens. P-gegevens: persoonsgegevens. P-omgeving: de productieomgeving die voor het dashboard nu al live is. 7

8 Controle Conversie Het doel van de controle is om aan te kunnen tonen dat er na de conversie: geen onterechte/onbedoelde consequenties zijn voor de studenten geen onterechte/onbedoelde consequenties zijn voor inschrijvingen geen onterechte/onbedoelde consequenties zijn voor verblijfsaanvragen geen onterechte/onbedoelde consequenties zijn voor machtigingen 100% zekerheid is dat de instelling en Studielink met elkaar kunnen communiceren over dezelfde persoon en inschrijving. 100% zekerheid is dat DUO en Studielink met elkaar kunnen communiceren over dezelfde persoon en inschrijving. Per gegevensset wordt aangegeven welke controles nodig zijn om de conversie te kunnen controleren en vervolgens te kunnen accepteren. Bij het controleren van de volledigheid wordt gekeken vanuit de oude situatie naar de nieuwe situatie. Het aantal in het oude systeem geeft aan wat het aantal in het nieuwe systeem moet zijn. Dit wordt hieronder aangeduid als (SL_oud - HNS) Bij het controleren van de juistheid wordt gekeken vanuit de nieuwe situatie naar de oude situatie. In het nieuwe systeem zien we wat de waarde is en die toetsen we aan de waarde in het oude systeem. Dit wordt hieronder aangeduid als (HNS - SL_oud) In het geval van de stamtabellen geldt de aanduiding (DUO - HNS) of (HNS - DUO) Instellingsdata Instelling Het aantal unieke en actieve BRIN codes in HNS is gelijk aan het aantal unieke actieve BRIN codes in DUO. Er zijn 57 BRIN codes. Een actieve BRIN code heeft geen einddatum (en tot drie jaar terug geen einddatum). Er is gekozen om tot drie jaar terug zonder einddatum te selecteren, vanwege de conversie van de historie. De tolerantiegrens is 0. Query kan op de nieuwe database omdat de BRIN code een sleutelwaarde is. 1. Volledigheid controleren door het aantal instellingen aan de hand van BRIN codes te tellen. (DUO met filter - HNS). filter DUO tabel: BRIN code actief tot drie jaar terug van bekostigde instellingen. 1. aantal BRIN codes na filtering in DUO tabel = actieve BRIN codes in HNS Transnationale universiteit Limburg is apart toegevoegd % juistheid controleren van (HNS - DUO): 1. BRIN code 2. vestiging code (brin volgnummer) (Ook vestigingen tot drie jaar terug zijn meegenomen, gelijk aan de BRIN codes. Vestigingen zijn door DUO niet eerder afgesloten, waardoor oude waarden zijn meegenomen. 8

9 Opleidingen 3. Volledigheid controleren door het aantal ISAT codes te tellen. Een vergelijking doen tussen DUO ISAT codes en HNS. (DUO - HNS). Onbekostigde instellingen en onderwijs en opleidingen zijn niet meegenomen uit de DUO tabellen. Post-initiële masters vallen onder deze categorie die uitgefilterd wordt, maar worden apart wél overgenomen. 1. Query: aantal bekostigd onderwijs + post-initiële masters + TNUL in DUO tabel = aantal onderwijs in HNS Vervolgens gaat het wekelijks proces draaien om de nieuwe DUO bestanden in te lezen. Er is aan de instellingen gecommuniceerd dat wijzigingen op SL_oud ook op HNS doorgevoerd moeten worden % juistheid controleren per ISAT van (HNS - DUO): 1. de periode NB dit zijn er meerdere per ISAT: naam, datum ingang en datum einde moeten gelijk zijn. 2. de licentie: per ISAT 3. de geldigheid hogere jaars: per ISAT Alternatieve opleidingen Als de instellingen vanaf dashboard livegang nieuwe alternatieve opleidingen inrichten moeten ze precies dezelfde alternatieve-opleiding-code aanmaken. In communicatie moet worden aangegeven dat de alternatieve-opleiding-code precies dezelfde zijn. CACI levert wekelijks een rapportage met het overzicht van de alternatieve opleidingen. Bij verschillen zullen we de betreffende instelling informeren dat de wijziging ook in HNS moet worden doorgevoerd. filter: alternatieve opleidingen waaraan een student volgens filteralgemeenstudent is gekoppeld. 5. Volledigheid controleren van het aantal alternatieve opleidingen. In HNS moet dit aantal gelijk zijn. (SL_oud - HNS). Inmiddels zijn er al instellingen live met het dashboard dus de telling moet rekening houden met nieuw aangemaakte opleidingen vanaf 22 mei % juistheid controleren (HNS - SL_oud): 1. identificerende gegevens van de alternatieve opleidingen (nodig voor het koppelen van inschrijvingen aan deze opleidingen): BRIN-ISAT-AltOplCode 2. de naam Studentdata Studenten die enkel een account hebben aangemaakt op Studielink en verder nooit een Verzoek tot Inschrijving (VtI) hebben gedaan, worden niet overgenomen naar HNS. Voor deze studenten wordt een filter ingesteld door QDelft om ze niet mee te nemen in de conversie. Ditzelfde filter zal op de database van SL_oud en HNS gebruikt moeten worden om de rapportages mee te maken. Dit filter geldt voor alle controles die betrekking hebben op studentdata en wordt verder aangeduid met filteralgemeenstudent. Hiernaast nemen we alle studenten over uit SL_oud; door de standaard opschoningsprocedure (Ingeschreven (geweest) in volgende, huidige en voorbije 2 studiejaren, geen activiteit in de voorbije 20 maanden) is dit de juiste populatie studenten om over te nemen. Persoonsgegevens 7. Volledigheid controleren van het aantal studenten door: 9

10 1. Studielinknummers (SL_oud met filteralgemeenstudent - HNS). Vergelijking doen van de aantallen in SL_oud en HNS. 8. Volledigheid controleren door: 1. het aantal BSN's en ON's te vergelijken tussen SL_oud en HNS. 2. het aantal studenten zonder BSN en ON vergelijken tussen SL_oud en HNS % juistheid controleren per student van de volgende gegevens (HNS - SL_oud) 1. BSN ten behoeve van de link met DUO/BRP 2. Onderwijsnummer ten behoeve van de link met DUO/BRP 3. Studielinknummer ten behoeve van de link met de instelling 4. ten behoeve van communicatie met de student 5. Niet BRP-studenten (risico = hoog want SL_oud is de enige bron van deze gegevens, we kunnen hiervoor niet terugvallen op de gegevens uit de BRP. Ze zijn wel van groot belang voor de identificatie en inschrijving) 1. geboortedatum 2. nationaliteit 3. naam 4. adres (risico = laag want er wordt geen post verstuurd en wordt niet gebruikt voor bekostiging) 6. Het account van de student wordt meegenomen als onderdeel van de gegevens van de student, deze is te controleren door de combinatie van Studielinknummer + account + wachtwoordhash te vergelijken. Inschrijvingen en verzoeken Voor alle controles op de inschrijvingen geldt het filter: alle inschrijvingen in SL_oud waarvoor geldt: collegejaar = 2017/2018 en 2018/ Volledigheid controleren van het aantal inschrijvingen door (SL_oud met filter - HNS): 1. Aantal inschrijvingen in SL_oud is gelijk aan alle inschrijvingen in HNS. 2. Van alle betreffende inschrijvingen moet nog een uitsplitsing gemaakt worden in aantal per: 1. status 2. instelling 3. instelling per status 11. Volledigheid controleren van VtI's door: 1. Aantal VtI's SL_oud (met filter) is gelijk aan alle VtI's in HNS % juistheid controleren van inschrijvingen door (HNS - SL_oud) 1. student (Studielinknummer) 2. inschrijfvolgnummer 3. collegejaar 4. status 5. BRIN 6. ISAT 7. alternatieve opleiding 10

11 8. vorm % juistheid controleren van VtI's door (HNS - SL_oud) 1. student (Studielinknummer) 2. inschrijfvolgnummer 3. collegejaar 4. status 5. BRIN 6. ISAT 7. alternatieve opleiding 8. vorm Betaalgegevens 14: Volledigheid controleren van het aantal betalingen door (SL_oud met filter - HNS): filter: (student volgens filteralgemeenstudent + Inschrijving EN periode studentbetaling > ) OF (student volgens filteralgemeenstudent + VtI EN periode studentbetaling > ) 1. aantal student-betalingen per BRIN SL_oud = aantal studentbetalingen in HNS per BRIN % juistheid controleren van iedere betaling door (HNS - SL_oud): 1. DIM status (datum, tijd, code) 2. Betaalwijze (betaalvorm, betaald door derde) 3. Betaalstatus Bovenstaande zijn gekozen omdat deze bij hergebruik nodig zijn. We accepteren een foutmarge van 5%. 16. Juistheid controleren door deelwaarnemingen (per instelling van laatste collegejaar 5 studenten) van betalingen door per instelling te kijken naar (HNS - SL_oud): 1. Te betalen bedrag 2. Betaaltermijnen 3. Bevestiging betaling s en mededelingen 17. Volledigheid controleren van het aantal notificaties van studenten door (SL_oud - HNS): filter: Studenten volgens filteralgemeenstudent EN datum >= aantal notificaties na filter uit SL_oud = aantal notificaties in HNS 11

12 Digitale Verblijfsvergunning Studie 18. Volledigheid DVS controleren door (SL_oud - HNS): 1. aantal DVS SL_oud = aantal DVS HNS 2. Tellingen per instelling en per werksoort % juistheid controleren van DVS op lopende aanvragen (HNS - SL_oud): 1. vreemdeling (+ adres, + contact) 2. indiening 3. opleiding 4. zaak 5. aanvullende identificatie (BedrijfsdocumentID) 6. verklaring 7. status 8. resultaat 20. Juistheid controleren door deelwaarnemingen van afgehandelde DVS aanvragen (HNS - SL_oud) 1. Alle gegevens van 1% van de aanvragen per instelling controleren % juistheid controleren van afgehandelde DVS aanvragen (HNS - SL_oud): 1. aan juiste vreemdeling 2. aan juiste BRIN 3. resultaat 4. sleutel naar IND: BedrijfsdocumentID Gebruikersnaam & Wachtwoord Deze gegevens worden niet als aparte categorie gemigreerd en zijn ondergebracht onder de persoonsgegevens, zie controle 9.5. Vooropleiding 22. Volledigheid controleren van het aantal Studentvooropleidingen door: Bij de studenten die zijn overgenomen worden de vooropleidingen bij opgezocht. Zelfde filter als bij studenten (NB 'halve accounts' nemen we niet over) filter: De vooropleidingen die overgenomen worden uit SL_oud volgens vastgestelde lijst. 1. aantal studentvooropleidingen in SL_oud volgens filteralgemeenstudent = aantal studentvooropleidingen in HNS % Juistheid controleren door: 1. combinatie Studielinknummer + vooropleiding (maak gebruik van identificatie bestaande uit: code & extensiecode) 2. Per vooropleidingstudent: 1. aantal vakken (van DUO en zelf ingevuld) student HNS = aantal vakken (van DUO en zelf ingevuld) student SL_oud 2. aantal diploma DUO + student HNS = aantal diploma SL_oud 12

13 3. Deelwaarnemingen: 1. ingewikkelde vooropleidingen checken instellingen zelf (1. Antillen en 2. buitenlandse vooropleidingen en 3. WO/HBO vooropleiding) 5 per type. Historische deelnames NF 24. Volledigheid controleren door: 1. aantal NF deelnames in SL_oud = aantal NF deelnames in HNS % Juistheid controleren door: 1. Aantal pogingen per student in HNS = aantal pogingen per student in SL_oud 2. Per poging: 1. Student 2. Instelling 3. Opleidingscode 13