SELECTIELIJST 2 DCMR MILIEUDIENST RIJNMOND 2006 Lijst vernietigbare en te bewaren documenten

Transcriptie

1 SELECTIELIJST 2 DCMR MILIEUDIENST RIJNMOND 2006 Lijst vernietigbare en te bewaren documenten Procedure en achtergrondinformatie De provincie Zuid-Holland is participant van de gemeenschappelijke regeling. In de "Vaststelling voor archiefbescheiden van provinciale organen 1 " staat: "Voorts vallen ook organen van gemeenschappelijke regelingen, aan welke één of meer provincies deelnemen, onder de werking van de lijst". Toch is in de "gemeenschappelijke regeling tot instandhouding en beheer Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond" vastgelegd dat de archivaris van de gemeente Rotterdam het toezicht op het beheer op de archieven van de DCMR uitoefent en dat archiefdocumenten overgebracht moeten worden naar het gemeentearchief Rotterdam 2. Dit is inclusief de archieven die ten gevolge van provinciale taken ontstaan zijn. De integrale lijst wordt opgesteld op basis van de " voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996" in de vorm van een uitwerking conform art. 20 van het besluit informatiebeheer de DCMR Milieudienst Rijnmond. Opgemerkt moet worden dat de onderstaande opsommingen ook gelden voor alle digitaal aangemaakte of gedigitaliseerde documenten. In de onderstaande opsommingen wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitale en analoge documenten. De opsommingen gelden voor de volgende drie tijdsblokken: 1. de archieven die gevormd werden in de periode ( ) waarin de DCMR onderdeel was van het openbaar lichaam Rijnmond (O.L.R.); 2. de archieven die gevormd werden in de periode waarin de DCMR onderdeel was van de Provincie Zuid-Holland. Het betreft de periode maart 1986 tot en met maart 1987; 3. de archieven die gevormd werden in de periode 1987 tot heden (DCMR Milieudienst Rijnmond). Alle archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaren en niet voor vernietiging in aanmerking komen, zullen worden overgebracht naar het Gemeentearchief, tenzij anders wordt vermeld. De genoemde termijnen zijn in jaren, tenzij anders vermeld. Onderwerpen die in Selectielijst 2 aan de orde komen: 1 Het geven van advies in het kader van het landelijk steunpunt BRZO 2 Het beoordelen van door bedrijven ingediende BRZO-rapporten 3 Advisering in het kader van (externe) veiligheid 4 Advisering en uitvoeren procedure totstandkoming Milieueffect Rapportages en Strategische Milieubeleidsplannen (MER/SMB) 5 Het geven van een geluidsadvies 6 Het beoordelen van milieujaarverslagen 7 Het adviseren van de Gemeente Rotterdam op beleidsniveau over milieu 8 Het voeren van het Dagelijks Bestuur (DB) en het Algemeen Bestuur (AB) 9 Het houden van directieteamvergaderingen 1 1 november 2000/R&B/OSTA/2000/ DCMR-GR Hoofdstuk IX Archiefbescheiden, artikel 47 lid 4-6. C.C. BEU Col BAN 1

2 Werkproces Archiefbestanddeel Looptijd Bijzonderheden Het geven van advies aan overheden over Besluit risico's zware ongevallen (BRZO) (over bedrijven buiten het Rijnmondgebied) Het geven van advies in het kader van het landelijk steunpunt BRZO Landelijke BRZO-dossiers 1999-heden Het Besluit risico's zware ongevallen 1999 (Brzo 1999) stelt veiligheidseisen aan bedrijven die op grote schaal met gevaarlijke stoffen werken. De DCMR adviseert de gemeenten over de technische en inhoudelijke aspecten bij de uitvoering. Documenten Termijn Categorie Aanvraag advies om beoordeling 7 jaar na binnenkomst 1.4 De DCMR verstrekt een advies aan de gemeente. Het bewaarniveau voor het besluit (eventueel op basis van het advies van de DCMR) ihkv BRZO ligt bij de gemeente. Het bewaarniveau van de BRZO-rapporten ligt dan ook bij de betreffende Gemeente. 1.4 beginselen voor bewaring en vernietiging In principe dienen archiefbescheiden bewaard te blijven op die plaats(en) die binnen het kader van verleende bevoegdheden, plichten en verantwoordelijkheden daarvoor in aanmerking komen. Omdat handhavingstrajecten kunnen lopen op oude rapporten, worden de rapporten jaar voor afronding van dit handhavingstraject, bewaard en nog eens 1 jaar voor eventueel terugvallen op deze informatie. Veiligheidsrapportage (VR) 10 na vaststelling Concepten worden vernietigd zodra een nieuw concept is ontvangen of een definitieve versie is ontvangen. De definitieve versie wordt na 7 jaar vernietigd De oude versie wordt onmiddellijk vernietigd. Indien geen nieuw VR wordt vastgesteld, blijft de laatste gedurende 10 jaar bewaard. Ontvangstbevestigingen, verzoeken om aanvullende informatie, correspondentie + apostilles, correspondentie met andere overheidsorganen + eventueel de volledigheidschecklist 7 jaar na ontvangst/verzending (ook (uitgedraaide) s) Handgeschreven stukken 7 jaar na opstellen Inspectierapport 7 jaar na opstellen Verslag van de (gezamenlijke) inspectie Domino-aanwijzing 7 jaar na opstellen Beoordeling rapport 7 jaar na opstellen Ambtelijk oordeel WM / WM Afgestemd oordeel bevoegde gezagen. Hiermee wordt het advies bedoeld dat de DCMR geeft aan de gemeente, provincie of arbeidsinspectie of gemeentelijke brandweer. Geen

3 Werkproces Archiefbestanddeel Looptijd Bijzonderheden Het uitvoeren van het Besluit risico's zware ongevallen (BRZO) (bedrijven in het Rijnmondgebied) Het beoordelen van door bedrijven ingediende BRZO-rapporten Rijnmond BRZO-dossiers 1999-heden Het Besluit risico's zware ongevallen 1999 (Brzo 1999) stelt veiligheidseisen aan bedrijven die op grote schaal met gevaarlijke stoffen werken. De DCMR beoordeelt of het ingediende VR voldoet aan het besluit. Documenten Termijn Categorie Aanvraag advies om beoordeling Veiligheidsrapportage (VR) Ontvangstbevestigingen, verzoeken om aanvullende informatie, correspondentie + apostilles, correspondentie met andere overheidsorganen (+ eventueel de checklist) Inspectierapport 7 jaar na binnenkomst jaar na vaststelling Paragraaf 6.5 Handreiking uitvoering Brzo 1999 voor overheden 7 jaar na ontvangst/verzending Omdat handhavingstrajecten kunnen lopen op oude rapporten, worden de rapporten jaar voor afronding van dit handhavingstraject, bewaard, plus nog 1 jaar voor de bedrijfsvoering. Concepten worden vernietigd zodra een nieuw concept is ontvangen of een definitieve versie is ontvangen. Een nieuw ingediend VR-rapport vervangt het oude rapport, waardoor het oude rapport onmiddellijk vernietigd kan worden. Dit is meestal binnen een periode van 5 jaar. De laatste versie wordt 10 jaar bewaard Indien aanvullingen worden ingediend ten behoeve van een formele aanvraag, dan worden deze gedurende de bewaartermijn van het VR bewaard. (ook uitgedraaide s, facultatieve gedachtewisseling) 7 jaar na Verslag van een (gezamenlijke) inspectie binnenkomst Kennisgeving 7 jaar na publicatie Publicatie-aankondiging 10 jaar na publicatie Domino-aanwijzing 7 jaar na opstellen Handgeschreven stukken 7 jaar na opstellen Beoordeling / Besluit 10 jaar Ambtelijk oordeel, WM Afgestemd oordeel bevoegde gezagen, Eindoordeel volledigheid Het laatste rapport samen met het oordeel / conclusie (ambtelijk oordeel WM en afgestemd oordeel bevoegde gezagen) wordt 10 jaar bewaard. Geen 3

4 Advisering De DCMR vertegenwoordigt kennis over milieuzaken. Provincie, gemeenten en overheden binnen en buiten de regio vragen de DCMR om advies en leggen uiteenlopende taken bij de DCMR neer. Werkproces Advisering in het kader van (externe) veiligheid Archiefbestanddeel Veiligheidsarchief bestaande uit (externe) veiligheidsrapporten, adviezen en correspondentie Looptijd heden Bijzonderheden Het arbeidsveiligheidsrapport is de voorloper van het veiligheidsrapport. De hieronder genoemde bewaartermijnen gelden dan voor zowel de arbeidsveiligheidsrapporten, de veiligheidsrapporten als de kwantitatieve risico analyses (QRA s) Documenten Termijn Categorie Adviesaanvraag Vernietigen na verwerking 2.9 De aanvraag wordt verwerkt in een formulier. Dit formulier kan na invoering in de veiligheidsdatabase worden vernietigd. Advies 7 jaar Beoordeling QRA 7 jaar Kwantitatieve risico analyses (QRA s) worden beoordeeld volgens de procedure Advisering in het kader van (Externe) Veiligheid. Checklist BRZO/RRZO QRA-vereisten 7 jaar Zie voor overige documenten en termijnen: Het uitvoeren van het Besluit risico's zware ongevallen (BRZO) (bedrijven in het Rijnmondgebied) Geen QRA s kunnen ter beoordeling worden ingediend in het kader van bv. - BRZO - BRZO-steunpunt - Wm-vergunningverlening - QRA-steunpunt 4

5 Advisering over alle milieuzaken aan provincies,gemeenten en andere overheden aan de DCMR ter beoordeling worden voorgelegd Werkproces Advisering en uitvoeren procedure totstandkoming Milieueffect Rapportages en Strategische Milieubeleidsplannen (MER/SMB) Archiefbestanddeel MER SMB Looptijd 1979 Bijzonderheden geen Documenten Termijn Categorie Vooroverleg-documenten, beoordelingen, notities, formulieren, overlegverslagen, kennisgevingen, rapporten, richtlijnen, adviezen, brieven/begeleidende correspondentie, agendaposten, evaluatie milieugevolgen Nadat het besluit over de MER/SMB is genomen door bevoegd gezag, worden alle stukken 15 jaar bewaard. 15 jaar is gebaseerd op het feit dat een MER/SMB wordt gemaakt voorafgaand aan een bestemmingsplan. Na het besluit MER wordt het bestemmingsplan gemaakt, dit kan 2 jaar duren en is dan 10 jaar geldig. Het besluit plus bijlagen wordt door het bevoegd college in de vergadersets permanent bewaard (agendaposten). Concept-beoordelingen, concept-brieven, conceptadviezen, concept-besluiten van het bevoegd college 15 Concepten worden 15 jaar bewaard, tenzij er een nieuw concept vervangt de oude, de eerdere versie wordt dan vernietigd. Voor het definitieve besluit, zie hierboven. Geen 5

6 Werkproces Archiefbestanddeel Looptijd Bijzonderheden Het geven van adviezen over alle milieuzaken aan de provincie Zuid-Holland, gemeenten en andere overheden Het geven van een geluidsadvies Geluidsadviezen 1986-heden De DCMR vertegenwoordigt kennis over milieuzaken. Provincie, gemeenten en overheden binnen en buiten de regio vragen de DCMR om advies en leggen uiteenlopende taken bij de DCMR neer. Indien een geluidsadvies gegeven wordt ten behoeve van de vergunningverlening, dan wordt het advies bij de vergunning gearchiveerd, conform de bewaartermijn die van toepassing is op deze vergunning Indien een geluidsadvies gegeven wordt voor een beroepszaak, dan wordt het advies opgeslagen bij de overige stukken van deze beroepszaak, dat kan zijn in een vertrouwelijk deeldossier, het procesverbaal-dossier of in het handhavingsdeel van het milieudossier Documenten Termijn Categorie Begeleidend formulier adviesaanvraag Indien een geluidsadvies gegeven wordt voor een beroepszaak, dan wordt het advies opgeslagen bij de overige stukken van deze beroepszaak, dat kan zijn in een vertrouwelijk deeldossier, het procesverbaal-dossier of in het handhavingsdeel van het milieudossier. De bewaartermijnen voor deze dossiers zijn leidend voor de bewaartermijn van de geluidsadviezen/ Deeladvies 5 Eindadvies Indien een geluidsadvies wordt gegeven behorend bij een (WM) procedure, dan wordt het advies bewaard bij deze vergunning (integraal) gedurende de bewaartermijn van deze vergunning. Geluidsadvies evenementen 1 Er worden geluidsadviezen gegeven voor evenementen. Dit zijn eenmalige adviezen. Een jaar nadat het evenement heeft plaatsgevonden, wordt het advies vernietigd. Geluidadvies behorende bij vergunning Zie toelichting boven 6

7 Uitvoering geven aan het Besluit milieuverslaglegging (Wet milieubeheer) Werkproces Het beoordelen van milieujaarverslagen en milieubeleidsplannen Archiefbestanddeel milieujaarverslagen/milieubeleidsplannen Looptijd 1986-heden Bijzonderheden Milieubeleidsplannen milieujaarverslagen worden gearchiveerd in het WM inrichtingendossier. Documenten Termijn Categorie Concept beoordelingsbrief 3 jaar na opstellen 3.9 Het concept wordt onmiddellijk vernietigd zodra er een definitieve beoordelingsbrief is, maar wordt maximaal 3 jaren na opstellen bewaard Definitieve beoordeling, milieubeleidsplan, milieujaarverslag 7 De laatste definitieve beoordeling wordt 7 jaar bewaard, een nieuwe beoordeling vervangt echter per direct de voorgaande beoordeling (met het beleidsplan) Beoordelingen van derden 7 Waterkwaliteitsbeoordelaars (-beheerders) sturen hun beoordeling op naar de DCMR. Geen 7

8 Het adviseren en het (mede) opstellen en formuleren van het milieubeleid (ook van de gemeente Rotterdam) Werkproces Het adviseren van de Gemeente Rotterdam op beleidsniveau over milieu Archiefbestanddeel Beleidsarchief MR (Milieubeleid Rotterdam) Looptijd Bijzonderheden Dit is een kerntaak. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen kerntaak en werkproces. De neerslag als gevolg van het uitvoeren van de kerntaak is het beleidsarchief. Deze taak richt zich met name op Rotterdam Centraal, maar is ook van toepassing op andere beleidstaken van de dienst. In 2003 is het beleidsarchief door de Gemeente Rotterdam overgedragen aan de DCMR. Deze bestrijkt het gehele overgedragen en bij de DCMR gevormde archief. In dit beleidsarchief komen de documenten terecht die door de (beleids)ambtenaren namens de DCMR worden opgesteld en ontvangen en verstuurd. Dit beleidsarchief hangt in de algemene kasten en het archiveren hierin wordt gekenmerkt door een unieke rubricering in POVO. Soms besluiten de beleidsambtenaren dat stukken doorgestuurd moeten worden naar de Bestuursdienst Rotterdam, waarna deze worden behandeld in de Raad, het college van BenW, wethoudersstaf of andere organen. De Bestuursdienst stuurt de daar uitbehandelde stukken retour aan de DCMR, die namens de Wethouder, het college van BenW en of de wethoudersstaf archiveert. Zo worden brieven aan de wethouder door de DCMR namens de wethouder (formeel namens de gemeente Rotterdam) gearchiveerd. Er wordt per actor gearchiveerd, om te voorkomen dat stukken die via de Bestuursdienst verstuurd worden, verspreid raken over het DCMR milieu-beleidsarchief, dat niet beheerd wordt door de Gemeente Rotterdam, maar door de DCMR (en voorheen MR). Voorheen toen Milieubeleid Rotterdam nog bij Gemeentewerken Rotterdam hoorde, was dit onderscheid naar actoren minder belangrijk. De DCMR is echter een Gemeenschappelijke Regeling en geen dienst van Gemeentewerken. Het is niet onwaarschijnlijk dat (delen), uitgesplitst naar actor ( eigenaar ) in de toekomst uitgestuurd moeten worden naar de eigenaar. Genoemde termijnen zijn in jaren en gelden voor de gehele opsomming in het bijbehorende blok van de tabel Documenten Termijn Categorie Diverse beleidsonderwerpen op dossierniveau Dit is een opsomming van onderwerpen waarover beleidsdossiers zijn gevormd. Deze beleidsdossiers kunnen leiden tot rapporten en adviezen aan het college van B&W, de raad, wethoudersstaf of diverse milieu-commissies van Rotterdam, of andere participanten. Alleen van toepassing op Rotterdam Centraal: de documenten die daar in behandeling werden en worden genomen, komen terecht in het zogenoemde Bestuursdienst/Agendaposten-archief. (behalve van de stukken ten behoeve van de commissies, die worden door de Gemeente Rotterdam zelf gearchiveerd.) De bewaartermijn voor deze documenten is (B) 8

9 Documenten die in het verleden terecht zijn gekomen in de milieubeleidsdossiers, maar originelen zijn van de wethoudersstaf, het college, de raad, worden uit deze dossiers gehaald en blijvend bewaard op het moment dat de milieubeleidsdossiers kunnen worden vernietigd conform de in deze lijst aangegeven termijn. In principe voert de DCMR het secretariaat bij de uitvoering van deze taak en archiveert de DCMR de neerslag. Subsidieaanvragen en documenten betreffende 10 landelijke en Europese en Landelijke projecten Deze opsomming leidt tot de volgende documenten met betrekking tot de bovenstaande onderwerpen: Brieven (inkomend-uitgaand) + s Conform bovenstaande bewaartermijn Conceptrapporten Al dan niet als concepten over en weer gestuurd naar de bestuursdienst, gemeentewerken Rotterdam of andere instanties, zoals ingenieursbureaus. Conform bovenstaande bewaartermijn Adviezen Conform bovenstaande bewaartermijn Handgeschreven stukken Conform bovenstaande bewaartermijn (interne) Notities Conform bovenstaande bewaartermijn Apostilles, begeleidende brieven, checklijsten Conform bovenstaande bewaartermijn Rapporten Conform bovenstaande bewaartermijn Afsprakendocumenten Conform bovenstaande bewaartermijn Beleidsdossiers (categorie 3.9) die tot een wijziging in het Rotterdams milieubeleid hebben geleid Deze worden geschoond (conform VOS 3 methodiek en blijvend bewaard). 3 Zie Bijlage 9

10 Het inrichten en samenstellen van het bestuur, alsmede het bepalen van de werkwijze van dit bestuur en het instellen en vormen van de Gemeenschappelijke Regeling Werkproces Het voeren van het Dagelijks Bestuur (DB) en het Algemeen Bestuur (AB) Archiefbestanddeel Vergadersets DB, vergadersets AB, Instellingsdossiers, (re)organisatiedossiers Looptijd Bijzonderheden De neerslag van de werking van het DM en het AB wordt in diverse archiefbestanddelen opgenomen, zoals vergadersets, instellingsdossiers, reorganisatiedossiers (voor wat betreft ingebrachte stukken en de besluiten daarover). Vanuit de afdelingen en bureaus worden ook reorganisatiedossiers aangemaakt, die terecht komen in het zogenoemde Algemeen Archief. Deze dossiers vallen niet onder deze taak. Documenten Termijn Categorie Concepten Correspondentie rondom of naar aanleiding van 5 aanwijzingen DB/AB Voordrachten voor het DB/AB 5 Instemmingsbrieven van participanten over leden van het 5 DB/AB Stembrieven tbv het DB/AB 1 na besluit Handgeschreven stukken 1 Indien relevant worden handgeschreven stukken geformaliseerd in formele verslaglegging. Deze wordt conform bewaartermijnen bewaard Uitnodigingen voor vergaderingen 5 Begeleidende correspondentie bij vergaderingen, zoals uitnodigingen, afzeggingen, ter informatie opgestuurde documenten, nagezonden stukken 5 Overzicht te bewaren Documenten Documenten Vergadersets Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Doelstelling is het behouden van een integraal vergaderarchief waarin de ingebrachte en uitgaande stukken, waaronder besproken rapporten, begrotingen, notities, zijn opgenomen. Ook vertrouwelijke documenten vormen onderdeel van dit archief. Besluiten Aanwijzingen DB/AB Agenda s Agendaposten Ingebrachte beleidsbegrotingen Inhoudelijke correspondentie in relatie tot vergaderingen van het DB 10

11 Het voeren van de directie van de DCMR Milieudienst Rijnmond Werkproces Het houden van directieteamvergaderingen Archiefbestanddeel DT-dossiers Looptijd Bijzonderheden Documenten Termijn Categorie Concepten Agendaplanningen 1 Handgeschreven stukken 1 Indien relevant worden handgeschreven stukken geformaliseerd in formele verslaglegging. Deze wordt conform bewaartermijnen bewaard Begeleidende correspondentie bij vergaderingen, zoals uitnodigingen, afzeggingen, ter informatie opgestuurde documenten, nagezonden stukken 5 Overzicht te bewaren Documenten Documenten Vergadersets bestaande uit: Agenda s, Besluitenlijsten, Agendaposten, Ingebrachte beleidsbegrotingen, Inhoudelijke correspondentie in relatie tot vergaderingen van het DT Doelstelling is het behouden van een integraal vergaderarchief waarin de ingebrachte en uitgaande stukken, waaronder besproken rapporten, begrotingen, notities, zijn opgenomen. Ook vertrouwelijke documenten vormen integraal onderdeel van dit archief. Bijlage VOS methodiek Stukken die niet belangrijk genoeg zijn om te registreren worden VOS stukken genoemd. Deze stukken worden niet geregistreerd in POVO en worden na terugkomst naar de DIV afdeling per maand in archiefdozen gearchiveerd. Na één jaar worden deze stukken weggegooid. Ze krijgen wel een datumstempel en een route bij binnenkomst. In het stempel wordt "VOS" vermeld. Als de stukken terug komen dan kunnen ze worden opgeborgen in de archiefkamer naast de kamer van Karsjen. Deze VOS-lijst is dynamisch en kan aangevuld en / of gewijzigd worden. 11