Provinciaal blad 1997, 22

Transcriptie

1 PROVINCIE:: UTRECHT Provinciaal blad 1997, 22 ISSN X Verordening van provinciale staten van Utrecht van 5 februari 1997 betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het wettelijk toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van andere bestuursorganen Wchiefverordening provincie Utrecht 1997). Provinciale staten van Utrecht; Op het voorstel van gedeputeerde staten van 17 december 1996, BSDjBKA, nummer ; Gelet op de artikelen 27,28,33,38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993; Besluiten: Hoofdstuk I. Algemene bepalingen. ARTIKEL 1. In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorg draagt;

2 PROVINCIE:: UTRECHT Provinciaal blad 1997, 22 ISSN X Verordening van provinciale staten van Utrecht van 5 februari 1997 betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen en het wettelijk toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van andere bestuursorganen (Aichiefverordening provincie Utrecht 1997). Provinciale staten van Utrecht; Op het voorstel van gedeputeerde staten van 17 december 1996, BSOjBKA, nummer ; Gelet op de artikelen 27,28,33,38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993; Besluiten: Hoofdstuk I. Algemene bepalingen. ARTIKEL 1. In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koningin voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorg draagt;

3 c. de inspecteur: de overeenkomstig artikel 28 van de wet benoemde provinciale inspecteur, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen; d. zorgdrager: degene die ingevolge artikelen 30, 35 en 40 van de wet en artikel 45 van de Politiewet is belast met de zorg voor de archiefbescheiden, voor zover het toezicht bij gedeputeerde staten berust; e. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is; f. beheerseenheid: een door gedeputeerde staten als zodanig aangewezen organisatieonderdeel; g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk 11. De zorg van gedeputeerde staten voor de archiefbescheiden. ARTIKEL 2. Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van vol. doende en doelmatige archiefruimten. ARTIKEL 3. Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. ARTIKEL 4. Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Provo blad 1997,22 - pag. 2

4 ARTIKEL Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. ARTIKEL 6. Gedeputeerde staten nemen jaarlijks in het ontwerp voor de provinciale begroting voldoende middelen op voor de bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archietbescheiden zijn verbonden. ARTIKEL 7. Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. ARTIKEL 8. Gedeputeerde staten doen tenminste éénmaal per drie jaar aan provinciale staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel Hoofdstuk 111. De inspecteur. ARTIKEL 9. De inspecteur is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 28, eerste lid, artikel 33, eerste lid en artikel 38, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, onderscheidenlijk taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Provo blad 1997,22 - pag. 3

5 ARTIKEL 10. Gedeputeerde staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur tenminste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert. ARTIKEL 11 De inspecteur doet eenmaal per drie jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties. Hoofdstuk IV. welke niet zijn overge- Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, bracht naar de archiefbewaarplaats. ARTIKEL 12. De inspecteur ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de pro. vinciale organen welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. ARTIKEL De beheerders verstrekken aan de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archietbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archietbescheiden zijn opgenomen. 2. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen toegang tot de archietbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. ARTIKEL 14. De inspecteur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Provo blad 1997,22 - pag. 4

6 ARTIKEL 15. De beheerders doen aan de inspecteur tijdig mededeling van het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. vervanging van archiefbescheiden door reprodukties; f. vervreemding van archiefbescheiden. Hoofdstuk V. Toezicht op de zorg voor de archietbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen ot organen ingesteld op grond van de Wet gen1eenschappelijke regelingen en de politie. ARTIKEL 16. De zorgdragers verstrekken aan gedeputeerde staten en de inspecteur alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van hun taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van de hulpmiddelen en systemen waarin deze zijn opgenomen. De inspecteur heeft met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. ARTIKEL 17, 1. De inspecteur deelt aan gedeputeerde staten mede welke voorzieningen naar zijn oordeel door de zorgdragers moeten worden getroffen. Gedeputeerde staten geven, voor zover zij dit nodig oordelen, hiervan kennis aan de zorgdrager. 2. De zorgdragers stellen gedeputeerde staten in kennis van de maatregelen, welke zij naar aanleiding van de kennisgevingen bedoeld in het eerste lid hebben getroffen. 3. Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn, dat de verplichting voor de archiefbescheiden zorg te dragen onvoldoende wordt nagekomen, kunnen zij, nadat de zorgdrager de gelegenheid is geboden zijn zienswijze naar voren te brengen, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen. De inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake Provo blad 1997,22 - pag. 5

7 verslag uit. Indien uit het verslag blijkt, dat nog niet of niet voldoende aan de verplichting is voldaan, kunnen gedeputeerde staten gebruik maken van de bevoegdheid bedoeld in artikel 34, eerste lid, en 39, eerste lid, van de wet. Na het overleg bedoeld in artikel 34, tweede lid, en artikel 39, tweede lid, van de wet volgen zij daartoe de procedure omschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. ARTIKEL 18. Gedeputeerde staten doen aan provinciale staten eenmaal per drie jaar verslag van het uitgeoefende toezicht op de zorgdragers. Zij leggen daarbij het verslag, bedoeld in artikel 11, over. ARTIKEL De zorgdragers geven aan gedeputeerde staten tijdig kennis van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden die berusten in een archiefbewaarplaats waarvan het beheer niet is opgedragen aan een gemeentearchivaris of een waterschapsarchivaris in de zin van artikel 32 onderscheidenlijk 37 van de wet, tenzij het ordenen en beschrijven is opgedragen aan een persoon, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 2. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat het ordenen en beschrijven van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid geschiedt onder leiding van de inspecteur. ARTIKEL 20. De zorgdragers doen aan gedeputeerde staten tijdig mededeling van het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon; b. uitlening van archiefbescheiden ingevolge artikel 18, eerste lid, van de wet indien deze voor langer dan zes maanden is voorzien; c. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; d. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de mededelingen in het vorige lid, alsmede van de door de zorgdragers medegedeelde verordenin. gen, bedoeld in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, 35, eerste lid, en 37, tweede lid, van de wet. Deze brengt indien hij daartoe aanleiding ziet advies uit aan gedeputeerde staten. Provo blad 1997, 22 - pag. 6

8 3. Gedeputeerde staten stellen de inspecteur in kennis van de voorzieningen die zij naar aanleiding van zijn advies hebben getroffen. ARTIKEL 21 Gedeputeerde staten winnen het advies in van de inspecteur inzake aanvragen van de zorgdragers tot: a. machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties; b. machtiging tot opschorting van de overbrenging van archiefbescheiden ouder dan twintig jaar dan wel verlenging van deze machtiging; c. machtiging tot het stellen door de zorgdragers van beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, langer dan voor 75 jaar; d. goedkeuring van plannen voor de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats alsmede tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats. Hoofdstuk VI Overige bepalingen. ARTIKEL 22, De inspecteur kan aan gedeputeerde staten voorstellen doen inzake de bevoegdheid, bedoeld in artikel 29 van de wet. ARTIKEL De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven een archivaris aanstellen die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet 2. De inspecteur bevordert dat de zorgdragers voorzieningen treffen tot bevordering van de openbaarheid in de zin van de wet, met inachtneming van de beperkingen die daarop bij of krachtens de wet zijn gesteld. Provo blad 1997,22 - pag. 7

9 Hoofdstuk VII Slotbepalingen. ARTIKEL 24. De Archiefregeling provincie Utrecht 1984' wordt ingetrokken ARTIKEL 25. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 1997, ARTIKEL 26. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening provincie Utrecht BEELAERTS VAN BLOKLAND, voorzitter. H.J.M. TER BRAAK, griffier. Uitgegeven 26 maart 1997 Gedeputeerde staten van Utrecht, namens hen H.J.M. TER BRAAK, griffier. IJ Provo blad 40 Provo blad 1997,22 - pag. 8

10 Toelichting Aan Provinciale Staten Algemeen 1 Nieuwe archiefwetgeving Door de Provinciale Archiefinspectie is geregeld melding gemaakt van de stadia van voorbereiding en parlementaire behandeling van een nieuwe Archiefwet. Inmiddels zijn op 1 januari 1996 de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 in werking getreden, ter vervanging van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968, zoals in de notitie van de inspecteur: "De betekenis van de nieuwe Archiefwet 1995 voor de provincie" ABZ 1/4/96 is aangegeven. 2 Principes van de Archiefwet 1995 De wet gaat er van uit dat iedere overheidslaag blijvend zorg draagt voor zijn archiefbescheiden. Binnen elke overheidslaag oefent de archivaris in de zin van de wet toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Alleen voor de provincies is op deze regel een uitzondering gemaakt. De provinciale archieven worden zodra zij openbaar zijn geworden, overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de zorg komt dan bij het Rijk te berusten. Hoewel wij bij monde van het IPO hebben aangedrongen op een blijvende zorg van de provincies voor onze eigen historische archieven en als logisch gevolg een decentralisatie van de rijksarchiefdienst, heeft de wetgever dit niet overgenomen. Uit een oogpunt van integraal beleid met betrekking tot het culturele erfgoed betreuren wij het dat de openbare provinciale archieven aan onze zorg onttrokken blijven. De wet biedt ons de mogelijkheid voorstellen te doen omtrent het beheer door het Rijk van onze overgebrachte provinciale archieven en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen kan die voorstellen niet zonder meer naast zich neerleggen. Wij zullen deze mogelijkheid zeker benutten om de openbare provinciale archieven directer te betrekken in ons cultuurhistorisch beleid. Daarbij gaan wij er wel van uit dat, daar zorg en beheer wettelijk bij het Rijk berusten, de kosten daarvan voor rekening van het Rijk zijn. De provinciale inspecteur der archieven zal met de uitvoering daarvan worden belast. Openbaarheid en raadpleegbaarheid van de archieven zijn een hoeksteen van de a rch iefwetgevi ng. Krachtens de nieuwe wet zijn archieven in principe na twintig jaar openbaar en moeten binnen tien jaar naar de archiefbewaarplaats overgebracht worden. Daar is een ieder gerechtigd de archieven kosteloos te raadplegen. De drastische verkorting in tijd van het openbaar worden van archieven (van vijftig naar twintig jaar) is een grote vooruitgang. De recht- en bewijszoekende burger krijgt ruimere mogelijkheden en de historische functie van de archieven wordt verbreed. Provo blad 1997,22 - pag. 9

11 3. Onze zorg voor de provinciale archiefbescheiden Onder zorg moet worden verstaan onze bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren en behouden van de archiefbescheiden. Onze zorg geldt ook de archiefbescheiden van de commissaris van de Koningin als provinciaal orgaan. Het beheer is de ambtelijke uitvoering van de zorg. Onder onze verantwoordelijkheid oefent de provinciale inspecteur der archieven voortaan toezicht op het beheer uit. De regeling van de zorg en van het toezicht op het beheer draagt de wet op aan uw staten. De regeling van het beheer van de provinciale archiefbescheiden willen wij in een aparte beheersverordening vaststellen, zoals dit in de voorgestelde archiefverordening is vermeld. Onder archiefbescheiden worden niet alleen papieren documenten begrepen, maar ook andere media, zoals digitale informatiedragers, microfilm e.d.. De nieuwe wet stelt hoge eisen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden en die eisen zullen in een ministeriële regeling worden genormeerd. Immers ook de informatie op deze dragers valt onder de werking van de archiefwet. Ook digitale informatie dient over honderd jaar nog toegankelijk te zijn voor de burger. Dat is ook de reden waarom wij met Zuid-Holland en Noord-Holland op initiatief van de archiefinspecteurs een pilot project "Digitale duurzaamheid" zijn gestart. Dit project is door het IPO ingebracht in een landelijk project. Dezelfde hoge eisen gelden voor de bouwen inrichting van provinciale archiefruimten. Selectie (wat kan bewaard worden, wat moet vernietigd worden) en ontsluiting van archiefbescheiden is nu dwingend voorgeschreven. Wij kunnen besluiten direct bij het begin van de archiefvorming of in een later stadium archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, in feite opslag op minder ruimte vergende media. Voor wij hiertoe overgaan moeten wij voor de permanent te bewaren stukken machtiging hebben van de minister. Deze zal zeer strenge eisen hanteren t.a.v. de houdbaarheid en de toegankelijkheid van de reproducties. Eveneens zijn wij gerechtigd archiefbescheiden te vervreemden d.w.z. aan andere instellingen blijvend af te staan. Ook voor de vervreemding is in bepaalde situaties een ministeriële machtiging vereist. 4 Ons toezicht op de zorg van lagere overheden De nieuwe wet breidt ons bestaande toezicht op de zorg van gemeenten, waterschappen, politieregio's en gemeenschappelijke regelingen uit. De provinciale inspecteur der archieven oefent dat toezicht onder onze verantwoordelijkheid uit. In de wet zijn enige rijksbevoegdheden aan ons overgedragen. In bepaalde gevallen is nu onze machtiging vereist voor de vervanging van archiefbescheiden van deze overheden. Raadpleging vooraf van de provinciale inspecteur der archieven bij het opstellen van selectielijsten en bij vervreemding van archiefbescheiden is voorgeschreven. De kwaliteitseisen voor de bouwen inrichting van archiefbewaarplaatsen zijn aangescherpt en zullen in een ministeriële regeling worden vastgesteld. Voortaan bepalen wij in geval van ontoereikende zorg, na voorafgaand overleg, of de sanctie van bewaring en beheer elders opgelegd wordt. Deze dereguleringslijn wordt doorgetrokken met de bepaling dat uw staten voortaan ons toezicht regelen, waar dit voorheen in het archiefbesluit was opgenomen. Prnv hl"rl 1qq7?? - n"n 1n

12 5 Bevordering van gekwalificeerd archiefbeheer Ook de nieuwe Archiefwet legt de gemeenten en waterschappen geen verplichting tot aanstelling van een archivaris op. Wij onderschrijven de visie van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen dat de aanstelling van een archivaris, afzonderlijk of gezamenlijk met andere gemeenten, respectievelijk waterschappen, wenselijk is. Wij zullen ons stimuleringsbeleid voor gekwalificeerd archiefbeheer, zoals wij dat sinds 1989 voeren, voortzetten. De bestaande subsidieregeling zal een onderdeel gaan vormen van de Verordening cultuurbeleid. De mogelijkheden van subsidie zullen worden uitgebreid, zoals door u in de Cultuurnota is aangege- ven. Tevens vinden wij dat wij als bestuurlijk midden niveau ook de totstandkoming van krachtige boven lokale infrastructuren op het gebied van archiefbeheer dienen te bevorderen. Bestuurlijke schaalvergrotingen en reorganisaties van waterschappen zijn ontwikkelingen die in onze visie kunnen samengaan met versterking en uitbreiding van het bestaande archiefbeheer. De provinciale inspecteur der archieven zal met de uitvoering hiervan worden belast, in nauw overleg met de Utrechtse overheden. 6 Nieuwe archiefverordening De model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stbb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door u te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 en de Politiewet De regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden van de commissaris van de Koningin, voor zover bedoeld in artikel 23, tweede lid, van de wet en artikel 182, eerste en tweede lid, van de Provinciewet. In hoofdstuk II is onze zorg voor de provinciale archiefbescheiden geregeld. Hoofdstuk III bevat enige bepalingen over de vervanging van de provinciale inspecteur der archieven en over de uitvoering van de archiefinspectie. In hoofdstuk IV is de regeling van het toezicht op het beheer van de provinciale archiefbescheiden door de provinciale inspecteur der archieven opgenomen. In hoofdstuk V is ons toezicht op de zorg van de lagere overheden geregeld., Hoofdstuk VI tenslotte draagt in artikel 21 aan de provinciale inspecteur der archieven de uitvoering op van onze inspraak in het beheer door de rijksarchiefdienst van de overgebrachte provinciale archieven en in artikel 22 de bevordering van gekwalificeerd archiefbeheer. Artikelsgewijze toelichting ARTIKEL 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Inzake "zorgdrager": hoewel ook gedeputeerde staten zorg dragen voor de archief. bescheiden van de provinciale organen, is het begrip hier beperkt tot lagere over- Provo blad Dao. 11

13 heidsorganen, om in de wijze van toezichthouden door respectievelijk gedeputeerde staten en de inspecteur onderscheid te kunnen maken. Om dezelfde reden is het begrip "beheerders" beperkt tot beheerders van provinciale archiefbescheiden, hoewel ook de archiefbescheiden van lagere overheidsorganen een beheerder hebben. ARTIKEL 2. Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen deze ruimten moeten voldoen. Artikel 13, vierde lid, zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Zie ook de toelichting bij artikel 21. w ARTIKEL 3. De archiefbewaarplaats is voor de provinciale organen de rijksarchiefbewaarplaats in de hoofdplaats van elke provincie, krachtens artikel 26, tweede lid, van de wet. ARTIKEL 5. Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Ab 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 5 vervallen. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne archiefbescheiden. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit te beperkt; als toezichthouder op lagere overheden heeft het college van gedeputeerde staten ook meer recht van spreken als het zichzelf dezelfde normen oplegt. De provincie heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte archiefbescheiden daarvan zelf ook profijt. w ARTIKEL 7. De bedoelde voorschriften zijn die, welke in het Besluit Informatiebeheer zijn op. genomen. Provo blad 1997,22 - pag. 12

14 ARTIKELEN 8, 11 EN 18. Binnen één zittingsperiode vernemen provinciale staten aldus ten minste eenmaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. ARTIKEL 10. Dit werd voorheen bepaald in artikel 58 van het thans vervallen Archiefbesluit. ARTIKELEN 13, EERSTE LID, EN 16, EERSTE LID. De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen. ARTIKELEN 15,17,19,20 EN 21 Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Zaken die bij de wet zijn geregeld zijn niet vermeld, zoals de verplichting van de lagere overheidsorganen tot onderwerping van de plannen voor bouwen inrichting van archiefbewaarplaatsen aan goedkeuring door gedeputeerde staten (artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet) en tot het vragen van een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden door reprodukties (artikel 7 van de wet) of de deelname door de inspecteur aan het ontwerpen van selectielijsten (artikel 3 van het Archiefbesluit 1995). Provo blad pag. 13

15 ARTIKELEN 17, DERDE LID, EN 19. Dit was voorheen geregeld in de artikelen 59 en 60 van het thans vervallen Archiefbesluit. ARTIKEL 21 De medewerking van gedeputeerde staten is hier vereist ingevolge (onder a) artikel 7 van de wet, (onder b) artikel 13, derde en vierde lid, van de wet, (onder c) artikel 15, vierde lid, van de wet, (onder d) artikelen 33, tweede lid, en 38, tweede lid, van de wet. Bij de goedkeuringsprocedures als bedoeld onder d worden tot het van kracht worden van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, de voorschriften voor de bouwen inrichting van archiefbewaarplaatsen en de verbou wing en wijziging van de inrichting gehanteerd. Deze zijn een uittreksel uit het Eindrapport van de Commissie Regeling Archiefruimten, ingesteld op verzoek van de minister van CRM door de Vereniging van Archivarissen in Nederland in Dit rapport is in 1982 gepubliceerd. Het uittreksel is sindsdien verscheidene malen bijgewerkt, onder meer in verband met het Bouwbesluit in ARTIKEL 23. Deze bepalingen geven de inspecteur als specifieke deskundige op het gebied van het beheer van overgebrachte archieven de mogelijkheid initiatieven te ontplooien, respectievelijk inhoud te geven aan het provinciaal beleid tot het bevorderen van de kwaliteit van het archiefbeheer bij lagere overheden. Provo blad 1997,22 - pag. 14