Beslisnotitie Social Return: op zoek naar de verbinding

Transcriptie

1 Beslisnotitie Social Return: op zoek naar de verbinding Gevraagde beslissing: 1. Kennis te nemen van deze beslisnotitie. 2. In te stemmen met de uitgangspunten en randvoorwaarden voor regionale samenwerking omtrent Social Return zoals verwoord in paragraaf In te stemmen met het ambtelijk advies de regionale samenwerking omtrent Social Return vorm te geven zoals weergegeven in tabel 1 op pg 5, namelijk: Vanaf nu: a. Maximaal kennisdelen ( ); b. Uitwisseling van SR-verplichtingen, vacatures en kandidaat-bestanden ( ). Geleidelijk (start uitwerking per ): c. Regionale beleidskaders Social Return harmoniseren; d. Dienstverlening onderling uitruilen daar waar we elkaar kunnen versterken; e. Daar waar kansen liggen samen duurzame samenwerking arrangeren met regionaal opererende leveranciers; f. Regionale coördinatie op gebied van Social Return nader vormgeven. 4. Ten behoeve van een uniforme marktbenadering de ambitie te onderschrijven om de regionale beleidskaders omtrent Social Return minimaal te harmoniseren ten aanzien van: a. Doel & definitie b. Doelgroep c. Kaders voor invulling 5. Het ambtelijk Opdrachtgeversoverleg WSP/GA de opdracht te geven: a. de samenwerkingsvormen a en b (kennisdeling en uitwisseling) direct op te pakken; b. de te nemen vervolgstappen -inclusief omschrijven taken, verantwoordelijkheden en mandaten, planning en benodigde capaciteit- voor de overige samenwerkingsvormen c t/m f verder uit te werken in een plan van aanpak; c. het vervolgtraject te beleggen bij de werkgroep SR (met eventueel een gewijzigde samenstelling) ieder kwartaal over de voortgang te rapporteren aan het bestuurlijk overleg WSP te beginnen met het Bestuurlijk overleg van maart 2014; d. het plan van aanpak ter goedkeuring voor te leggen aan het bestuurlijk overleg WSP; e. dhr. Spreeuw (WSP ) te vragen om als trekker van het vervolgtraject en daarmee als verbinder op te treden tussen het bestuurlijk en ambtelijk niveau WSP-GA. 6. Namens iedere gemeente een coördinator (en intern aanspreekpunt) Social Return aan te wijzen en af te vaardigen voor de eerste bijeenkomst werkgroep SR medio november Samenvatting De partners van het WSP-GA werken aan de ontwikkeling van een samenhangende werkgeversbenadering. Social Return is een van de onderwerpen. Op bestuurlijk niveau is reeds naar elkaar uitgesproken dat men ook op dit onderwerp beter met elkaar wil samenwerken. Aan de ambtelijke opdrachtgevers van het WSP-GA is door het bestuurlijk overleg gevraagd om een voorstel waarin de mogelijkheden van samenwerking op gebied van Social Return nader zijn uitgewerkt. Dit vraagstuk is door een hiertoe opgezette ambtelijke werkgroep opgepakt die gezamenlijk verschillende mogelijkheden tot samenwerking heeft verkend. In deze beslisnotitie wordt het resultaat aan u 1

2 voorgelegd en wordt u gevraagd een principestandpunt in te nemen op welke wijze en met welke intensiteit de onderlinge samenwerking moet worden vormgegeven. TOELICHTING 0. Aanleiding Dit voorstel is tot stand gekomen naar aanleiding van het bestuurlijk overleg in november Hier werd de opdracht uitgesproken om de mogelijkheden te verkennen om regionaal meer en beter samen te werken op gebied van Social Return en om met het instrument Social Return meer effect te bereiken op de regionale arbeidsmarkt ten gunste van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Naar aanleiding van deze opdracht is een ambtelijke werkgroep geformeerd waarin de volgende zaken zijn geïnventariseerd: 1. De stand van zaken van Social Return bij iedere gemeente: o Mate van inbedding van Social Return in het gemeentelijk beleid o Opgedane kennis en ervaring in de praktijk 2. Voedingsbodem voor samenwerking (behoeftes en wensen) 3. Verschillende vormen van samenwerking. Stand van zaken Social Return gemeenten In een eerste verkenning zijn voor iedere gemeente de stand van zaken op gebied van Social Return en de behoeften en wensen voor samenwerking geïnventariseerd. Hieruit bleek dat de gemeenten uiteenlopende kennis en ervaring hebben op gebied van Social Return en daarmee ook verschillende behoeftes hebben ten aanzien van samenwerking. Zo is de een op zoek naar een hapklare en praktische werkwijze om in de organisatie te kunnen uitrollen, terwijl de ander vooral het aanbod van kandidaten wil vergroten en voor eenduidige kaders wil zorgen richting potentiële werkgevers. Voor een overzicht van de inventarisatie verwijzen wij u naar het schema in bijlage 1. Voedingsbodem en kansen voor samenwerking Uit de inventarisatie bleek ook dat de vraag niet meer is OF de gemeenten willen samenwerken, maar eerder HOE de samenwerking het beste vormgegeven kan worden. Dit op een manier die de werkgevers het beste dient, die uitvoerbaar blijft èn waarmee we het meeste uit het instrument Social Return halen, alles ten gunste van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Als kansen voor samenwerking op het gebied van Social Return werd onder meer genoemd: eenduidige werkgeversbenadering op basis van één geluid, één kader en één aanpak; samenwerking als kans voor het arrangeren van regionale verbanden met dito opererende werkgevers. In deze notitie is getracht om antwoord te geven op de volgende vragen: 1. Wat is de meerwaarde van regionale samenwerking op het gebied van Social Return? 2. Op welke onderwerpen willen de gemeenten de samenwerking aangaan? 3. Wat zijn uitgangspunten en randvoorwaarden voor regionale samenwerking? 4. Welke vorm van samenwerking past daarbij? Daarna geven de verschillende gemeenten aan welke samenwerkingsvormen zij ambiëren, via welke fasering dit zou moeten lopen en welke rol per gemeente wordt nagestreefd. Ten slotte worden vervolgacties geformuleerd. 1. Waarom regionaal samenwerken op gebied van Social Return? Iedere gemeente hanteert haar eigen SR-beleid en benadering, inclusief kaders ten aanzien van de doelgroep, doelstelling en definitie van SR, op welke wijze een SR-verplichting n.a.v. een aanbesteding ingevuld mag worden en wanneer een leverancier aan haar verplichting heeft voldaan. Ook de voortgang en mate (intensiteit) van ondersteuning aan leveranciers verschillen per gemeente. 2

3 Tegelijkertijd doet iedere gemeente zaken met marktpartijen die landelijk opereren. Het komt daarom vaak voor dat een partij meerdere SR-verplichtingen heeft bij verschillende gemeenten. Wat de gemeenten als gevolg van deze diversiteit in SR-beleid en aanpak zien is dat de gemeenten onderling met afwijkende kaders de markt betreden. Dit schept onduidelijkheid en verwarring bij marktpartijen die niet weten waar ze aan toe zijn als het gaat over definities en verschillende aanpakken t.a.v. Social Return. Dit is een veelgehoord signaal bij bijeenkomsten over dit onderwerp. En heeft als gevolg dat SR niet door iedere marktpartij even serieus wordt genomen of wrevel wekt, ook omdat de ene gemeente intensieve ondersteuning biedt terwijl een ander de invulling volledig aan de markt overlaat. Verder beschikt niet iedere gemeente over de juiste (hoeveelheid en diversiteit aan) kandidaten om een leverancier snel en goed te kunnen helpen bij het invullen van zijn SR-verplichting met een passende kandidaat. Kortom: we voeren ieder onze eigen aanpak en creëren hiermee onduidelijkheid in de markt, we maken geen gebruik van schaalvoordelen om goede matches te kunnen maken tussen vraag en aanbod en halen daardoor geen optimaal rendement uit Social Return. Om bovengenoemde redenen is het opportuun te onderzoeken of en hoe de regiogemeenten elkaar beter kunnen ondersteunen en versterken in hun SR-aanpak. 2. Inventarisatie onderwerpen voor samenwerking Uit de ambtelijke inventarisatie zijn enkele onderwerpen naar voren gekomen waarop men de uitwisseling/samenwerking zou willen zoeken. Met als prioriteiten: - Beleidskaders: o Afstemmen kaders t.a.v. doel, definitie en doelgroep SR - Eigen organisatie: o Hoe creëer ik intern draagvlak? o Hoe rol ik SR uit in de organisatie? - Expertise: o Bij welke aanbestedingen pas je SR wel/niet toe? o Wat geef ik mijn inkopers mee voor het bestek? o Hoe gaat de kapitalisatie van SR in z n werking? o Hoe waardeer je verschillende vormen van invulling? - Uitvoering: o SR-verplichting op korte termijn (contract) versus relatiebeheer op de lange termijn o Eenduidige marktbenadering Voor een volledig overzicht van de aangedragen onderwerpen verwijzen wij u naar Bijlage Uitgangspunten en randvoorwaarden voor samenwerking Beslispunt 2. In te stemmen met de uitgangspunten en randvoorwaarden voor regionale samenwerking omtrent Social Return zoals verwoord onder paragraaf 3. Voor een succesvolle en effectieve samenwerking waar een ieder baat bij heeft zijn wij van mening dat de volgende Uitgangspunten gehanteerd moeten worden: de aanpak ten aanzien van Social Return mag niet los gezien worden van de werkgeversbenadering van het WSP. Dit zou ook in de organisatie van het vervolgtraject (nadere uitwerking kaders voor samenwerking) moeten doorklinken; uitwisseling van elkaars vraag en aanbod (kandidaten, SR-verplichtingen, vacatures) in het kader van SR dient als basisvoorwaarde voor samenwerking. Daarbij heeft de gemeente waarbinnen de contractuele SR-verplichting wordt afgesloten wel het eerste aanbodrecht van kandidaten; harmonisatie van de basis beleidskaders t.a.v. Social Return (doel, definitie, doelgroep en kaders t.a.v. invullingsmogelijkheden) is minimaal nodig voor een uniforme marktbenadering; wederkerigheid van inspanningen: halen èn brengen als basis voor samenwerking; 3

4 binnen het verband van het WSP Groot- zoveel mogelijk samenwerken op basis van gesloten beurzen. Randvoorwaarden: Het onderwerp SR krijgt een plaats binnen de organisatie van het WSP en de werkgeversbenadering; Duidelijk belegd eigenaarschap en trekkerschap incl. mandaat op dossier SR binnen de eigen organisatie is cruciaal (wie gaat erover?). Zo ook het organiseren van samenwerking tussen inkoper, inkoopafdeling of aanbestedingsteam en de afdeling sociale zaken. 4. Vormen en gradaties van samenwerking De opgehaalde onderwerpen voor samenwerking zijn in de werkgroep vertaald naar hieronder genoemde vormen van samenwerking. Deze wordt voorafgegaan door een voorbeeld van samenwerking tussen de gemeenten en. In de tabel die volgt is ruimte voor iedere gemeente om aan te geven in welke vorm zij de samenwerking wil zoeken. Samenwerking -: Een voorbeeld De gemeente werkt momenteel aan de bouw van een nieuwe Brede school in Noord. De partij die reeds is gestart met de bouw, vult in het kader van dit project ook een Social Returnverplichting in. Het Stedelijk Bureau Social Return van de gemeente heeft de gemeente ondersteund tijdens en na het aanbestedingstraject door onder andere: - afstemming met de inkoper - inbreng/ontginning kennis van de markt - levering van advies en input t.a.v. Social Return in de bestekken - beantwoording vragen tijdens de Inlichtingenronde - na gunning in gesprek met leverancier om afspraken te maken over concrete invulling van SR - ondersteuning bij monitoring van de afspraken - vraagbaak voor leveranciers en inkopers - link naar operationeel overleg WSP waar vraag en aanbod (kandidaten en vacatures) samenkomen. De volgende samenwerkingsvormen zijn door de werkgroep geschetst, in oplopende volgorde van intensiteit. 1. Kennisdelen: vormvrije uitwisseling van kennis op basis van praktijkervaring. 2. Matching: vacatures en kandidatenbestanden uitwisselen met het oog op optimale matching tussen vacature (of leerwerkplek) en kandidaat. 3. Harmonisatie (beleids)kaders t.a.v.: - Doel & definitie SR - Doelgroep SR - Invullingsmogelijkheden SR-verplichting - Controle & Monitoring Harmonisatie van bovenstaande kaders is van belang enerzijds om duidelijkheid richting marktpartijen te kunnen geven over wat we als overheid verstaan onder Social Return en anderzijds om de samenwerking tussen gemeenten bij de invulling van Social Return na gunning te vergemakkelijken (matching). 4. Uitruil dienstverlening: gebruik maken van elkaars kennis en expertise en deze projectmatig inzetten. Zie voorbeeld - 5. Samen projecten doen: zoals het gezamenlijk arrangeren van samenwerking met leveranciers die in meerdere gemeenten opereren en daardoor meerdere SR-verplichtingen hebben. Door de verplichtingen te bundelen ontstaan meer mogelijkheden voor invulling zoals trajecten met de componenten opleiding en werk gecombineerd. 4

5 Effectiviteit 6. Regionaal Bureau Social Return: format Stedelijk Bureau SR gemeente naar regionaal niveau trekken en Social Return van begin tot eind coördineren voor alle regiogemeenten. Ter illustratie van de gradatie van intensiteit zijn de samenwerkingsvormen in onderstaand schema uitgezet naar inspanning versus effectiviteit. Quick wins 2 Matching High commitments 6 Regionaal Bureau SR 3 Harmonisatie 5 Gezamenlijke projecten 1 Kennisdeling 4 Uitruil dienstverlening Inspanning Onderlinge samenhang tussen de samenwerkingsvormen: Voorwaarde voor harmonisatie kaders t.a.v. invullingsmogelijkheden SR: o dezelfde kaders hanteren t.a.v. doel, definitie en doelgroep SR; Voorwaarde voor samen projecten doen: o geharmoniseerde kaders ; Voorwaarden voor Regionaal Bureau SR: o Platform o Vacatures delen o Harmonisatie kaders o Centraal gefaciliteerde en gecoördineerde dienstverlening o Gezamenlijke projecten. Beslispunt 3: In te stemmen met ambtelijk advies de regionale samenwerking omtrent Social Return vorm te geven zoals weergegeven in tabel 1 op pg 6/7, namelijk: Vanaf nu: a. Maximaal kennisdelen; b. Uitwisseling van SR-verplichtingen, vacatures en kandidaat-bestanden. Geleidelijk: c. Regionale beleidskaders Social Return harmoniseren; d. Dienstverlening onderling uitruilen daar waar we elkaar kunnen versterken; e. Daar waar kansen liggen samen duurzame samenwerking arrangeren met regionaal opererende leveranciers; f. Regionale coördinatie op gebied van Social Return nader vormgeven. Beslispunt 4: Ten behoeve van een uniforme marktbenadering de ambitie uit te spreken de beleidskaders omtrent Social Return minimaal te harmoniseren ten aanzien van: i. Doel & definitie 5

6 ii. Doelgroep iii. Kaders voor invulling In onderstaande tabel hebben de verschillende gemeenten aangegeven aan welke samenwerkingsvormen zij de voorkeur geven en via welke fasering dit zou moeten lopen. Op basis van dit schema kunnen nadere afspraken tussen de gemeenten gemaakt worden. Bij de keuze voor een samenwerkingsvorm gaat het nadrukkelijk om een principebesluit, zonder dat de gemeente zich juridisch of financieel vastlegt. Niet Eerst zien Stap-voor-stap Maximaal Fasering samenwerken Samenwerkingsvormen en - gradaties 1. Samen kennisdelen (per 9 november 2013) 2. Matching: vacatures delen (per 1 december 2013; eerst houtje touwtje, later slim tav infrastructuur/systemen) 3. Harmonisatie kaders t.a.v.: (1 e werkgroep medio nov Start uitwerking 1 januari 2014) - Doel & definitie SR - Doelgroep SR - Invullingsmogelijkhede n SR-verplichting - Controle & Monitoring 6

7 Niet Eerst zien Stap-voor-stap Maximaal Fasering samenwerken Samenwerkingsvormen en - gradaties 4. Uitruil dienstverlening 5. Samen projecten doen (gezamenlijke leveranciersbenadering, arrangementen obv gebundelde SRverplichtingen, etc.) 6. Regionaal Bureau SR Toelichting standpunten De gemeente zoekt in de samenwerking schaalvergroting met als resultaat ruimere mogelijkheden voor o.a. se kandidaten en betere kansen voor werkgevers om uit een groot werklozenbestand over goede kandidaten te kunnen beschikken. Dit doel wordt in ieder geval nagestreefd als matching als samenwerkingsvorm wordt gekozen. Deze samenwerkingsvorm kan per direct ingezet worden. De gemeenten, en delen dit standpunt. Daarnaast levert een eenduidige benadering van de markt, en dus (grotendeels) harmonisering kaders, duidelijkheid op voor de werkgever en de eigen organisatie waardoor sneller en meer efficiënt vraag en aanbod op regionaal niveau afgestemd kan worden. Ook sluit de eenduidige werkgeversbenadering aan op de doelstelling van het WSP. Deze samenwerkingsvorm kan op korte termijn ingezet worden. Het organiseren van gezamenlijke arrangementen bij een gebundelde SR-verplichting van een leverancier zorgt voor een optimale bediening van de leverancier. Het gaat dan om een verregaande samenwerking waar meer praktijkervaring noodzakelijk is dan tot nu toe heeft opgedaan. Het organiseren van gezamenlijke projecten zou dan een doel op de lange termijn kunnen zijn. en Bij de G2 (gemeente en ) ligt de focus vooral op het delen van kennis en vacatures in de regio. Daarnaast heeft de gemeente een bezuinigingsopdracht gekoppeld aan Social Return. De gemeente is in overweging om dit voorstel ook over te nemen. De gevraagde beslissing bij 3 legt de basis voor verdere uitwerking van de samenwerking op korte termijn en het stellen van gemeenschappelijk SMART geformuleerde doelen. In dit proces worden de taken en verantwoordelijkheden per gemeente meegenomen en in samenspraak verdeeld. Daarbij beschouwen de gemeenten elkaar als gelijkwaardige partners in samenwerking. Gemeente wil op het gebied van Social Return zoveel mogelijk regionaal samenwerken en daarom per direct zowel kennis en ervaring delen, als ook SR-aanbod en kandidaat-bestanden. 7

8 Verder is van plan om gefaseerd, en in samenwerking met de andere gemeenten WSP- GA, mede vorm te geven aan de geleidelijke harmonisatie van de regionale beleidskaders voor Social Return. Daar waar gemeenten elkaar kunnen versterken wil de dienstverlening uitruilen en duurzame samenwerking arrangeren met regionaal opererende leveranciers. En mocht de wens worden uitgesproken om Social Return regionaal te gaan coördineren, dan doet daar zeker aan mee. De gemeente wil zoveel mogelijk regionaal samenwerken op het gebied van Social Return. Het delen van vacatures is daarbij van belang. Dit is eenvoudiger indien er een gezamenlijk regionaal Social Return beleid is. Gemeente is een voorstander van een regionale aanpak t.a.v. Social Return. Van belang is dat de deelnemende gemeenten binnen het WSP-GA ook vacatures delen. Het regionaal harmoniseren van de beleidskaders is een belangrijke stap voor een uniforme marktbenadering en vereenvoudigt bovendien de uitruil van vacatures. Uitgangspunt is zoveel mogelijk daar samen te werken waar in het belang van de werkgever en werknemer. Gemeente Uitgangspunt van de Gemeente is om daar - waar mogelijk en doelmatig- de samenwerking op te zoeken op het gebied van Social Return. 5. Vervolgacties Beslispunt 6. Het ambtelijk Opdrachtgeversoverleg WSP/GA de opdracht te geven: a. de samenwerkingsvormen a en b (kennisdeling en uitwisseling) direct op te pakken; b. de te nemen vervolgstappen -inclusief omschrijven taken, verantwoordelijkheden en mandaten, planning en benodigde capaciteit- voor de overige samenwerkingsvormen c t/m f verder uit te werken in een plan van aanpak; c. het vervolgtraject te beleggen bij de werkgroep SR (met eventueel een gewijzigde samenstelling); d. ieder kwartaal over de voortgang te rapporteren aan het bestuurlijk overleg WSP te beginnen met het Bestuurlijk overleg van maart 2014; e. het plan van aanpak ter goedkeuring voor te leggen aan het bestuurlijk overleg WSP; f. dhr. Spreeuw (WSP ) te vragen om als trekker van het vervolgtraject en daarmee als verbinder op te treden tussen het bestuurlijk en ambtelijk niveau WSP-GA. Beslispunt 7. Namens iedere gemeente een coördinator (en intern aanspreekpunt) Social Return aan te wijzen en af te vaardigen voor de eerste bijeenkomst werkgroep SR medio november Om de samenwerking op regionaal niveau te kunnen vormgeven dienen de volgende acties opgepakt te worden: Opzetten van een efficiënt platform voor kennisdeling (v.a. november 2013). Uitwisseling van het huidige aanbod van vacatures en kandidaten: een nieuw werkproces hiervoor opzetten of aansluiten bij een bestaand werkproces/platform, zoals het Operationeel Overleg van de gemeente (vanaf 1 december 2013). Aanwijzen van een werkgroep en deze in de organisatie beleggen (november 2013). 8

9 Het aanwijzen van een trekker als verbinding met het WSP en aanspreekpunten namens iedere gemeente. Uitwerken van een plan van aanpak (start 1 jan 2014) met: o SMART geformuleerde doelstellingen o taken en verantwoordelijkheden van iedere gemeente o planning o signaleren van samenwerkingspartners binnen de verschillende gemeenten. Het maken van afspraken over randvoorwaarden voor samenwerking. Zoals over: o wel/geen gesloten beurzen; o focus op resultaten in eigen gemeente versus zorgen voor een optimale werkgeversdienstverlening (zorgen voor de beste kandidaat betekent soms over de gemeentegrenzen heen kijken). 9