Vereniging voor Verenigingen

Transcriptie

1 Vereniging voor Verenigingen Dé oplossing voor uw vereniging Thirdwave heeft met haar vereniging voor verenigingen concept een hoogwaardig softwareproduct ontwikkeld, waarmee verenigingen eenvoudig websites, apps en de ledenadministratie kunnen bijhouden. Alle functionaliteiten worden aangestuurd met het krachtige Thirdwave CMS. Deze functionaliteiten worden natuurlijk getoond in een strakke, moderne en speciaal voor u gemaakte vormgeving. Eén van de sterke kanten van dit Content Management Systeem (CMS) is dat het ook voor apps gebruikt kan worden! Zo hoeft de secretaris, of iemand anders die binnen de vereniging die verantwoordelijk is voor de website of app dit niet op meerdere plekken bij te houden. De informatie blijft altijd up-to-date en is eenvoudig te publiceren op alle media! Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 1

2 Betrokken bij uw vereniging Om uw leden betrokken te houden bij de vereniging is het van belang dat ze kunnen communiceren op een manier zoals ze dat gewend zijn. Tegenwoordig zijn Social Media, websites en apps niet meer weg te denken. De meeste verenigingen zijn ontstaan in een heel andere tijd en een andere samenleving. Sommige zijn al meer dan 100 jaar oud. In die tijd kenmerkte de vereniging zich door een aantal gelijkgestemden die elkaar goed kenden en onderling sterk waren verbonden. Om de leden betrokken te houden bij de vereniging is het van belang dat ze kunnen communiceren op de manier zoals ze dat in het dagelijks leven of de werkomgeving gewend zijn. Tegenwoordig zijn Social Media, websites en apps niet meer weg te denken. Al die leden waren ook gelijk bereid om de handen uit de mouwen te steken voor hun vereniging. De uren die er in werden gestoken voelden niet als een verplichting, maar het was onderdeel van de lol en het plezier dat je destijds had. Daarbij was het vanzelfsprekend dat iedereen zijn stem liet horen tijdens de Algemene Ledenvergadering. De vereniging fungeerde als een democratie. Nu komen de leden op een veel lossere manier bij de vereniging. Door invloeden als individualisering zijn de motieven waarom mensen zich aanmelden bij een vereniging heel divers. Thirdwave heeft daarom een systeem ontwikkeld waarin o.a. de website, een app, de ledenadministratie en facturatie kan worden bijgehouden. Thirdwave heeft een jarenlange ervaring op het gebied van Internettoepassingen en websites voor verenigingen. Hierdoor zijn we in staat een product te ontwikkelen dat perfect aansluit bij de zware en diverse eisen en wensen van verschillende verenigingen. Immers is geen vereniging hetzelfde, ook al lijkt dat vaak zo. Elke vereniging heeft toch een bestuur, leden en bijeenkomsten? De vereniging rust vaak op de schouders van enkele vrijwilligers. De democratie is dan ook ver te zoeken en eigenlijk aan het afbrokkelen met een opkomst van slechts een handjevol leden tijdens de Algemene Ledenvergadering. Tegelijkertijd stellen de leden ook steeds hogere eisen aan de vereniging. Ze gedragen zich min of meer als klanten, waardoor de oorspronkelijke functie van de vereniging onder druk komt te staan. Thirdwave weet als geen ander dat cultuur, structuur en strategie ook elementaire onderdelen van een vereniging zijn. Het verenigingsproduct van Thirdwave ondersteunt uw vereniging dan ook bij het aanbrengen van structuur in uw communicatie en helpt in de strategie bij het aantrekken van nieuwe leden door een aantrekkelijke, overzichtelijke verenigingswebsite te ontwikkelen. Daarnaast kunt u met (potentiële) leden communiceren via een app die aangesloten is op het Thirdwave CMS. Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 2

3 Modules Standaard (small/medium) of maatwerk (large/compete) vormgeving Afhankelijk van uw pakketkeuze zal een sjabloon gebruikt worden met standaard elementen. Dit is voor kleine verenigingen vaak voldoende. U kunt uiteraard wel uw eigen huisstijl kleuren en logo in dit sjabloon verwerken. Mocht u al een vormgeving in gedachten hebben, of uw vereniging is dusdanig groot dat de sjablonen niet voldoen, dan kunnen wij een ontwerp op maat maken. Dit ontwerp wordt dan volledig op uw wensen en eisen afgestemd. Pakket Small Nieuwsberichten Deze module is standaard verwerkt in het Thirdwave CMS. U kunt eenvoudig uw nieuwsberichten, aangevuld met foto s, links en ander materiaal via het CMS publiceren. Daarnaast kunt u aangeven welke berichten extra aandacht moeten krijgen. Deze berichten krijgen dan een prominente plaats op uw website. De opmaakmogelijkheden van de nieuwsberichten zijn eindeloos. In het CMS zit een WYSIWYG (What You See Is What You Get) editor verwerkt. Hiermee kunt u de opmaak eenvoudig wijzigen. Contactformulier en bevestiging Ook het contactformulier is een standaard onderdeel van het CMS. U kunt hiermee zelf bepalen welke velden ingevuld moeten worden. De gebruiker krijgt een bevestiging van het ingevulde formulier. In het CMS zijn alle ingevulde reacties zichtbaar zodat dit niet in mailboxen bewaard hoeft te worden. Exporteren van opgeslagen gegevens Alle opgeslagen gegevens, van bijvoorbeeld inschrijvingen op agendapunten, blijven bestaan in het CMS. Deze zijn vervolgens eenvoudig te exporteren naar Excel zodat eventueel gewenste opvolging plaats kan vinden. Dit kan zijn een rapportage maken of het klaar zetten van een mailmerge. Poll De poll module is een standaard onderdeel van het CMS. Met deze module kunt u een vraag stellen op uw website, waarop de leden een reactie kunnen geven. Zo weet u wat er speelt onder de leden. De uitslag van het aantal stemmen is direct zichtbaar, ook voor leden. Woordenlijst verklaard in de content Met deze module kunt u een eigen verklarende woordenbibliotheek aanleggen. Mocht u op uw website bepaalde (vereniging gerelateerde) woorden vaak gebruiken, dan kunt u deze vastleggen in de woordenlijst. Zodra deze woorden terugkomen in een tekst op de website, zal deze module de woorden automatisch uitlichten en een verklarend pop-up venster tonen zodra op het woord geklikt wordt. Agenda Elke vereniging organiseert activiteiten. Of het nu gaat om de jaarlijkse Algemene Vergadering of een borrel bijeenkomst. Met de agenda module kunt u deze bijeenkomsten op een eenvoudige maar duidelijke manier kenbaar maken op de website en eventueel in de app. Leden kunnen zich met de eigen inloggegevens aanmelden voor evenementen. Uiteraard zijn functionaliteiten zoals het afdrukken van een aanwezigheidslijst standaard. Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 3

4 Pakket Medium (met alle opties van small erbij) Documenten ontsluiten (met hyperlink) Uw documenten zoals notulen, jaarverslagen, speciale brieven en andere documenten kunt u op een eenvoudige wijze toevoegen aan het CMS. De module genereert een link naar dit document. Deze link kunt u opnemen in de tekst op een pagina of bericht. Zodra de bezoeker op de link klikt, zal het document gedownload kunnen worden. Fotoalbums Elke vereniging organiseert bijeenkomsten met leden waarop foto s gemaakt worden. Met de fotoalbum module kunt u deze foto s voor leden op de website plaatsen. U kunt albums aanmaken, losse foto s publiceren, enz. Veel gestelde vragen module (FAQ) Krijgt u vaak dezelfde vraag per of persoonlijk van leden? Met deze module kunt u zelf de meest gestelde vragen binnen uw vereniging vastleggen en het antwoord daarop publiceren. Zo voorkomt u een stortvloed aan communicatie tussen leden onderling, bestuur, etc. De vragen en de bijbehorende antwoorden zijn eenvoudig via het CMS te wijzigen of aan te vullen. Ledenmodule variant 1 (aanmelden met handmatig beheer van wijzigingen) Deze module voorziet in een complete ledenadministratie omgeving. Uw leden kunnen inloggen in een besloten gedeelte van de website. Hier kunnen zij informatie vinden die alleen bedoeld is voor leden. In het eigen account kunnen uw leden de eigen gegevens inzien waarmee ze bekend zijn bij de vereniging. Pakket Large (met alle opties van small & medium erbij) Ledenmodule variant 2 (aanmelden met online gegevens bijwerken door leden) Deze module heeft dezelfde functionaliteiten als voorgenoemde module, met als belangrijkste verschil dat de leden zelf de eigen gegevens kunnen wijzigen. Deze mogelijkheid ontlast de secretaris van uw vereniging omdat hij/zij niet alle wijzigingen handmatig hoeft door te voeren. Zoekfunctie Dit standaard onderdeel van het CMS geeft de mogelijkheid de gehele website te doorzoeken op woorden of een combinatie van woorden. Online inschrijving voor leden op events en agendapunten Uw leden kunnen zichzelf inschrijven op evenementen en/of agendapunten. Zo hoeft u niet meer een mailing rond te sturen waarop leden die willen inschrijven een mail terug moeten sturen, waardoor uw inbox overvol raakt. In het CMS kan een duidelijk overzicht opgevraagd worden van de ingeschreven leden. Dit kan met name handig zijn voor een ALV of een bijeenkomst waarvoor inschrijving vereist is. Besloten (password beveiligde) pagina s voor leden In aanvulling op de voorgenoemde ledenmodules kan de beheerder met deze module speciale pagina s aanmaken op de website die alleen zichtbaar zullen zijn voor leden die zijn ingelogd. U kunt hierbij denken aan notulen, statuten, contactgegevens, fotoalbums, etc. Reactiemodule op artikelen en berichten Mocht uw vereniging een blog bijhouden, dan is deze module een must! U kunt eenvoudig via het CMS een artikel aanmaken en publiceren op de website. Hierbij zijn allerlei opmaak instellingen mogelijk. De bezoekers van uw blog kunnen op uw artikelen reageren. Zo houdt u de discussie gaande in uw vereniging! Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 4

5 Pakket Complete (met alle opties van small t/m large erbij) Documentbrowser (mappenstructuur) Een meer uitgebreide variant van de voorgaande module is de documentbrowser. In deze module is het mogelijk een boomstructuur (Windows Verkenner) te laten zien van alle mappen en documenten in het CMS. Mocht uw vereniging veel documenten op de website willen publiceren, dan is dit de meest complete manier om dat te doen. Nieuwsbrief module (incl. template) Met het mailingsysteem van het Thirdwave CMS kan een mailing of nieuwsbrief verstuurd worden in de gewenste opmaak. De adressen kunnen vanuit de ledenadministratie samengevoegd worden tot ontvangerslijsten. Op die manier wordt verzekerd dat bij iedere mailing gebruik wordt gemaakt van de meest actuele lijst met adressen van de leden. In de mailings en nieuwsbrieven kunnen afbeeldingen en hyperlinks worden opgenomen. Voor het versturen van ings wordt één standaardsjabloon ingericht die aansluit op de vormgeving van de website. Facturatie module Met het automatiseren van het facturatieproces kunnen de administratieve lasten verder verlicht worden. In het facturatiegedeelte van het CMS kan automatisch een factuur voor de contributie (of andere zelf in te stellen facturen) aangemaakt en digitaal verstuurd worden. Nadat handmatig gecontroleerd is of de betaling is ontvangen, kan de betreffende factuur aangemerkt worden als betaald. Doordat in de ledenadministratie vervolgens zichtbaar is wat de betaalstatus is van een lid kunnen tevens automatische betalingsherinneringen verstuurd worden. Binnen het besloten deel en de plek waar leden eigen gegevens kunnen wijzigen worden tevens per lid de gestuurde (en openstaande) facturen getoond. Hierdoor kunnen leden altijd online de stand van betalingen of ontvangen facturen inzien. Thirdwave B.V. Rapenburg GG Leiden Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 5

6 Werkwijze Aan alles is gedacht Zodra u besluit gebruik te gaan maken van deze oplossing, zullen wij eerst in gesprek treden. In dit gesprek zullen de wensen en eisen besproken worden. Onze vormgevers gaan daarna met uw wensen en eisen aan de slag en leveren een uitgewerkt design-voorstel aan. Waar nodig stellen wij ook een functioneel en/of technisch ontwerp op. Aan de hand van uw feedback werken wij de ontwerpen verder bij. Daarna gaan onze programmeurs aan de slag met het inrichten van uw eigen webomgeving (of app) en CMS. Er zal een testversie worden gepubliceerd, zodat u direct een indruk krijgt van de nieuwe website en/of app. Als de website en/of app ook technisch helemaal naar wens is, zal deze worden gepubliceerd. Leden kunnen vanaf dit moment gebruik maken van alle nieuwe functies of de app installeren! Uiteraard kan het gebruik van uw nieuwe website en app gemeten worden. Daarnaast zullen wij u ook blijven ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe website en/of app. U kunt daarom van ons verwachten dat wij periodiek met optimalisatie voorstellen komen. Daarnaast ontwikkelen wij natuurlijk het systeem continu door. Wij zorgen er voor dat u altijd over de nieuwste versie van het systeem zult beschikken. Veiligheid staat bij ons hoog in het vaandel. Natuurlijk is nooit een 100 procent garantie af te geven. Uiteraard zullen wij alle mogelijke maatregelen nemen om uw systeem zo veilig mogelijk af te leveren. Requirements Uw wensen in kaart brengen. Stakeholders, goals, richtlijnen Design Grafisch en functioneel/ technischdesign Implementatie Programmeren & inrichting Publicatie & lancering Live zetten Feedback Klant feedback Testing feedback User experience & rapportage Oplossingsrichting Solide basis Multiplatform Flexibel Architectuur Toekomstvast Harmonisatie Visie als benchmark, Strategische roadmap en eenduidige richtlijnen. Cross-platform ontwikkeling. Eenvoud in beheer. Snelle adoptie. Monitoren en meten. Terugkoppeling dmv. constante feedbackloop. Classificeren van data, toepassingen en handelingen. Inregelen koppelingen met infrastructuur. Outside-in benadering. Externe benchmark(s). Innovatie en creativiteit geborgd in de organisatie. Verschillende belangen behartigen in scope, requirements uit verschillende organisaties en beoogde oplossingsrichting(en). Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 6

7 Overzicht pakketten Pakketten Small Medium Large Complete Support en ondersteuning Small Medium Large Complete Standaard sjabloon met toevoeging logo en kleuren 1 uur support per maand Onbeperkt ondersteuning / support Nieuwsberichten Contactformulier en bevestiging Onbeperkt pagina s aanmaken CMS training inclusief Exporteren van opgeslagen gegevens Dataverkeer per maand Dataopslag Fair use* 500mb 1000mb 2000mb Poll Back-up Woordenlijst verklaard in de content CMS beheer omgeving (incl. WYSIWYG) Agenda Documenten ontsluiten (met hyperlink) Fotoalbums Veel gestelde vragen module (FAQ) * Voor het gebruik van Thirdwave pakketten geldt een Fair use Policy (FUP). Dit houdt in dat er geen vaste gebruikslimiet is gesteld op de hoeveelheid machineresources die de gebruiker gebruikt. Dit houdt ook in dat Thirdwave kan ingrijpen als een gebruiker regelmatig significant meer gebruikt dan het gemiddelde voor de betreffende server. Dit heeft als voordeel dat de gebruiker best af en toe meer machineresources kunt gebruiken, zolang het gemiddelde gebruik over langere periodes niet significant hoger is dan dat van andere gebruikers. Als, in de opinie van Thirdwave, de Klant de bepaling van deze FUP heeft overschreden, behoudt Thirdwave uitdrukkelijk het recht voor de aan de Klant verstrekte toegang tot- en gebruik van de Producten en Diensten van Thirdwave buiten gebruik te stellen. Ledenmodule (aanmelden met handmatig beheer van wijzigingen) Ledenmodule (aanmelden met online gegevens bijwerken door leden) Zoekfunctie Maatwerk vormgeving website Online inschrijving voor leden op events en agendapunten Besloten (password beveiligde) pagina s voor leden Reactiemodule op artikelen en berichten Documentbrowser (mappenstructuur) Facturatie module Nieuwsbrieven module (incl. template) App Optioneel Thirdwave : T E info@thirdwave.nl W Pagina 7