Draaiboek 2015 kofferbakmarkt Stichting Samen Vrienden

Transcriptie

1 Draaiboek 2015 kofferbakmarkt Stichting Samen Vrienden Algemene zaken Data Aan het begin van het nieuwe jaar data vastleggen. In mei, juni, augustus en september. Voor zover mogelijk rekening houden met vakanties en andere evenementen in Magnushof (bv. de nationale ziekendag, circus Sijm) en Schagen en omgeving. Magnushof navragen bij Anneke Molenaar. Na vastlegging data deze doorgeven aan restauratieve dienst Magnushof, receptie MH, AM, ANW-team, afd. communicatie. (zie voorbeeld 1) Data doorgeven aan: meuk is leuk; buienradar; mailadvertentie; dichtbij.nl; VVV; hr. Bas: tel ; Vergunning Bij de gemeente ruim van te voren een vergunning aanvragen via de website van de gemeente schagen middels een pdf formulier voor alle kofferbakmarkten tegelijk. We betalen, omdat het om een goed doel gaat, géén leges. De vergunning wordt in de kar bewaard. Bemensing Zo snel mogelijk na vaststelling van de data de bemensing afspreken, zodat duidelijk is wie de marktmeesters zijn op de marktdata. Er zijn per markt minimaal twee marktmeesters nodig, plus een vrijwilliger voor de verkoop van koffie en thee. De vrijwilligers voor de koffie/thee worden gebeld over data en beschikbaarheid. Telefoonnummers op de adressenlijst. Vrijwilligers voor het afzetten van het terrein en het afbreken bellen over data en beschikbaarheid. Controle inhoud materiaalkar Tijdens de vergadering waarop de bemensing wordt afgesproken, controleren of er aanschaffingen moeten worden gedaan. Dan ook een afspraak maken via Anneke Molenaar voor het rechtbuigen van de pennen. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 1 van! 9

2 Tijdstip De kofferbakmarkt is op zondagochtend of op zaterdagnamiddag/avond (we noemen het dan avondmarkt). De marktmeesters zijn een uur voor de opbouw van de markt. Ook al staan er mensen veel eerder te wachten dan dat het terrein open gaat voor de opbouw, houdt deze tijden zo strak mogelijk aan. Afhankelijk van de drukte kan om praktische redenen (file) max. 10 minuten eerder het terrein vrijgegeven worden. Verkoop is op zondagen van 9.00 tot uur en op zaterdagen van tot uur. Tijdens de opening van de markten is er geen verkeer toegestaan op de het marktterrein. Materialen De materialen-/marktkar staat in het lifthok in Magnushof. Bij de receptie rechtdoor, door de schuifdeur rechts (van de andere kant te openen met code), en dan gelijk rechts. Deze ruimte is toegankelijk met een steeksleutel (loper). Deze steeksleutel zit in het geldbakje. In de kar zitten o.a. hesjes, ijzeren pinnen, afzetlint, krijt om plaatsen af te bakenen, de banner, verwijsbordjes en andere praktische zaken, zoals benodigdheden voor de verkoop van koffie en thee. Ook moeten er voldoende folders in de kar aanwezig zijn. Aan het einde van de markt deze kar weer terugzetten in het lifthok, en eventuele zaken die aangevuld moeten worden melden aan de penningmeester. Locatie De zuidzijde van het Magnushof-parkeerterrein is de plek voor de markt. Iedere verkoper krijgt 3 parkeerplaatsen toegewezen. Er blijft zo voldoende parkeerplaats over voor bezoekers en personeel van het verpleeghuis. Er zijn maximaal 60 plaatsen (eventueel een paar reserveplaatsen op het gras) beschikbaar. Het terrein wordt voor de avondmarkt op zaterdag begin van de middag afgezet en op zaterdagavond voor de zondagmarkt. Dranghekken Dranghekken staan bij de dagbehandeling aan de achterkant. De sleutel van het hek zit in het geldkistje. De sleutelovereenkomst voor deze sleutel is bij het secretariaat. EHBO Conform voorschrift van de gemeente dient er EHBO aanwezig te zijn. Gemeente is na overleg akkoord met de BHV-er die aanwezig is in het weekend in Magnushof. Deze BHV-er (Avond-nacht-weekendhoofd) moet vooraf via een mail over de kofferbakmarkt worden ingelicht. Mail (zie voorbeeld 2) wordt naar de contactpersoon MH gestuurd met het verzoek deze door te sturen aan de ANW-hoofden. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 2 van! 9

3 PR/pers Voor zowel de verkopers als voor het publiek/kopers is PR nodig. Zes weken voor de markt moet er een artikel in diverse kranten komen om verkopers aan te trekken. Eerdere verkopers krijgen onze e-nieuwsbrief. Via de website kan een persbericht uitgaan. In de Nieuwsbriefmodule is een groep pers opgenomen. In de week voor de markt moet er weer in alle kranten (Schagen Vandaag, Schagen FM, Noord-Hollands Dagblad, Zondagochtendblad, Schagen op Zondag en Schager Weekblad) een artikel komen om nu het publiek te attenderen op de markt. Schagen FM en Schagen Vandaag zijn bereid om PR te maken voor de kofferbakmarkt. Radio Noord Holland heeft een rubriek op zondagochtend waar we zelf iets kunnen vertellen, over de activiteit, via de telefoon ( ) Affiches/buren en buurt Afiches worden ruim van te voren aangepast (3 weken van tevoren) en op de site geplaatst (bij inloggen bestuursleden). Aantal kopiëen: 25 maal in kleur, 300 zwart-wit. Buren/buurt worden geïnformeerd middels een affiche. Dit is tevens een uitnodiging om de markt te bezoeken. Overige affiches worden in Schagen opgehangen (openbare gebouwen, sportaccommodaties en winkels/bedrijven, wachtkamers. Affiches Magnushof Affiche wordt 2 weken van tevoren g d aan contactpersoon MH, die gevraagd wordt deze op te hangen in liften (6x), 2X in postvak afdelingen, en op prikborden bij de Ontmoeting, personeelsrestaurant, afdeling fysiotherapie (sportschool), in zuil bij de ingang. Informeren diversen Mails sturen via contactpersoon MH aan: 1. medewerkers Samen (stichtingsbreed) middels affiche 2. ANW-hoofden voor ondersteuning EHBO 3. Restauratieve dienst voor regelen van lunch, receptie (zie voorbeeld 3) E-Nieuwsbrief Alle verkopers worden aangemoedigd om zich middels hun adres op te geven voor de e-nieuwsbrief. In de week voorafgaand aan de markt worden zij ingelicht over de op hande zijnde markt. Melding politie en gemeente Namen van de marktmeesters dienen te worden doorgegeven (mail of telefonisch) aan de politie. Hr. De Meulmeester (brandweer en politie), rob.de.meulmeester@noord-holland.politie.nl en cluster bouwzaken, dhr. Erik Bak of of via klaas.smidt@schagen.nl (eis gemeente) Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 3 van! 9

4 Informeren Magnushof Enkele dagen van te voren via contactpersoon MH melding maken dat parkeerterrein leeg gehouden dient te worden aan Centraal bureau en MH (zie voorbeeld 5) Linten zetten i.v.m. parkeren Het afzetten van de grasstroken in de J. Ruijsdaellaan wordt de avond van tevoren gedaan door een vrijwilliger van Magnushof. Checklist kort van tevoren ZONDAG MARKTEN vrijdagmiddag: Checken materiaalkar of alles voldoende aanwezig is (betreft suiker etc.) Check parkeerplaats op vreemde voertuigen (auto s, caravans). Indien twijfel bel politie en zoek uit wie eigenaar is om deze te verzoeken het voertuig te verwijderen. Neem alvast wat lint en pennen mee uit de kar. zaterdagmiddag: wederom check op vreemde voertuigen. Eventueel onze bus op de plek van de afscheiding zetten. De bus kan ook gebruikt worden voor afzetting met lint. zaterdagavond: alvast ingang zuid afzetten met lint en de helft aan de noordzijde van de parkeerplaats. Tussen en uur de rest dichtmaken aan de noordzijde (hamer meenemen). ZATERDAGMARKTEN (AVONDMARKT) vrijdagmiddag: checken materiaalkar of alles voldoende aanwezig is (betreft suiker etc.) Doorgeven aan AE. Check parkeerplaats op vreemde voertuigen (auto s, caravans). Indien twijfel bel politie en zoek uit wie eigenaar is om deze te verzoeken het voertuig te verwijderen. Neem alvast wat lint en pennen mee uit de kar. Zaterdagochtend alvast ingang zuid afzetten met lint en de helft aan de noordzijde van de parkeerplaats. Tussen en uur de rest dichtmaken aan de noordzijde (hamer meenemen). Geldkistje Het geldkistje, met daarin voldoende wisselgeld, is bij de penningmeester. Van te voren wordt een afspraak gemaakt over ophalen of brengen, In het geldkistje bevinden zich tevens de steeksleutel (loper ruimte onder lift) en de sleutel van de 2 hekkken van de dagopvang (5 dranghekken) Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 4 van! 9

5 Op de dag zelf Marktmeesters Minimaal twee marktmeesters zijn bij aanvang nodig en moeten uiterlijk één uur voor openstelling terrein aanwezig zijn. De marktmeesters dienen herkenbaar te zijn door het dragen van de gele Samen Vrienden Organisatie hesjes (eis gemeente). Deze hesjes zitten in de kar en zijn er zowel in herenals in damesmaten. Eventuele vroege verkopers vragen zich op te stellen aan de zuidzijde J. Ruijsdaellaan Linten zetten ivm parkeren Het afzetten van het grasstroken in de J. Ruysdaellaan wordt gedaan door een vrijwilliger van Magnushof. Op de bestuursvergadering wordt dit afgekaart. Parkeervakken De marktmeesters strepen de parkeervakken per drie af met krijt. Zie de plattegrond op de website. Er is ook een plattegrond aanwezig in de materiaalkar. Rolstoelbus De sleutel van de rolstoelbus zit in de kar. De rolstoelbus bij de ingang van de markt plaatsen (op het gras) ter promotie. Ook de banner krijgt een plaats op de markt (aan bijv. een dranghek aan de kant van Magnushof). Verwijsbordjes Verwijsbordjes plaatsen. Het bordje Parkeren alleen personeel moet altijd worden opgehangen aan de P-paal aan de noordzijde van het parkeerterrein. Mobiele telefoonnummers Een mobiel telefoonnummer van één van de marktmeesters doorgeven aan de receptie. Stageld De verkopers betalen 13 euro voor 1 plaats (3 parkeervakken). De verkopers krijgen een inrijkaart/betaalbewijs. De penningmeester zorgt vooraf voor 100,00 wisselgeld. Inrijkaart en betaling De marktmeesters innen bij de toegangspoort het marktgeld en geven de verkopers een inrijkaart/betaalbewijs. Zij houden in de gaten hoeveel verkopers het terrein op gaan en assisteren daar waar nodig. Verkopers mogen zelf een plekje uitzoeken. Het kan handig zijn om het terrein in 2 fasen op te delen zodat bij minder animo een groter parkeerterrein overblijft. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 5 van! 9

6 Terrein dicht Eén uur na opening terrein (opbouw) gaat het terrein dicht en mogen er geen auto s meer op en af het terrein tot 13.00/21.00 uur. Dit i.v.m. de veiligheid van de bezoekers. Calamiteiten Bij calamiteiten kan 112 worden gebeld, of de receptie van Magnushof ( ) voor doorverbinding met het ANW-hoofd. Politie of wijkagent Bij de ingang van Magnushof is een AED geplaatst. Sociaal rondje Na het sluiten van het terrein samen een (sociaal) rondje lopen. De vrijwilliger verkoopt koffie en thee. Bij afwezigheid van de vrijwilliger dit zelf doen. Gelijk informeren of de verkopers reeds de e-nieuwsbrief ontvangen. Indien mogelijk gelijk adres op de site invoeren (via ipad of Smartphone) Koffie en thee We verkopen koffie/thee voor 1 euro. Daarvoor kopen we een kan koffie en een kan heet water bij de Ontmoeting in Magnushof à 5 euro. De spullen hiervoor zetten we in de kar. Vooraf is gecontroleerd of er voldoende melk, suiker, thee, koekjes, bekertjes, roerstaafjes aanwezig zijn. Lunch Voor de marktmeesters is er een lunch (soep en een broodje) geregeld in de Ontmoeting Controle terrein Na afloop van de markt maken de marktmeesters een controleronde over het terrein om te zorgen dat dit opgeruimd is. Verder zetten zij de dranghekken weer op hun plaats en leveren het kasgeld in op een tevoren afgesproken plaats. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 6 van! 9

7 Bijlagen voorbeeld 1 DATA kofferbakmarkten Aan: zie boven bij data Onderwerp: ter informatie Ter informatie doe ik jullie hierbij de data voor de kofferbakmarkten van Samen Vrienden voor 2015 toekomen: 17 mei, 7 juni, 28 juni, 23 augustus, 13 september. Alle markten worden gehouden op zondag, van 9.00 tot uur. Het terrein gaat open om 8.00 uur. Karin/Ineke: willen jullie dit op ISA zetten? voorbeeld 2 Aan: ANW-team Onderwerp: kofferbakmarkt Aanstaande zondag is de eerste kofferbakmarkt van dit seizoen van Samen Vrienden. In de verleende vergunning staat dat er een EHBO-er aanwezig moet zijn, maar in overleg met de gemeente mogen wij, omdat we een verpleeghuis zijn, de ANW-hoofden inzetten als achterwacht bij calamiteiten. Willen jullie daar rekening mee houden? De overige data zijn: 7 juni, 28 juni, 23 augustus, 13 september. We hopen natuurlijk dat we jullie niet lastig hoeven te vallen. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 7 van! 9

8 voorbeeld 3 Alvast bedankt, Aan: zie boven bij informeren diversen Onderwerp: kofferbakmarkt Aanstaande zondag, 17 mei, is het zover. Dan organiseert Samen Vrienden de eerste kofferbakmarkt van dit seizoen. Willen jullie bijgaande affiche op een plaats hangen waar veel mensen deze kunnen lezen? De affiche niet over andere evenementen plakken a.u.b.! Alvast bedankt en hopelijk tot ziens. voorbeeld 4 Aan: restauratieve dienst, MK Onderwerp: kofferbakmarkt Aanstaande zondag is er weer een kofferbakmarkt van Samen Vrienden. Mogen wij weer voor de markmeesters een lichte lunch (eenvoudige broodjes en een kopje soep) nuttigen? We zijn maximaal met drie personen. Alvast bedankt! Voorbeeld 5 Aan: Magnushof, Centraal bureau Onderwerp: parkeerplaats Zondag 21 juli a.s. organiseert Samen Vrienden de derde kofferbakmarkt van dit seizoen. Zaterdag 20 juli wordt na uur het achterste gedeelte van het parkeerterrein afgezet. Wil een ieder die zaterdag gaat parkeren, hier rekening mee houden? Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 8 van! 9

9 voorbeeld 6 Aan: Magnushof, Centraal Bureau Onderwerp: parkeerplaats i.v.m. avondmarkt Aanstaande zaterdag, 30 augustus, is het zover. Dan organiseert Samen Vrienden de laatste kofferbakmarkt van dit seizoen, de Avondmarkt. Van tot uur kan er van alles worden verkocht en gekocht en er zijn diverse oud-hollandse spelen.. Hopelijk zijn de weergoden ons goedgezind! Vrijdag 29 augustus wordt na uur alvast het achterste gedeelte van het parkeerterrein afgezet. Wil een ieder die gaat parkeren, hier rekening mee houden en het achterste gedeelte vrijhouden? Alvast bedankt en hopelijk tot ziens. Draaiboek kofferbakmarkt Pagina! 9 van! 9