De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer Postbus 250

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer Postbus AG Hoofddorp Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon Telefax Organisatieonderdeel Contactpersoon Telefoonnummer Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp Staf, Bestuur en Directie Sabrina Sperling X Voortgang gemeentelijke vastgoedportefeuille Uitnodiging informatieve bijeenkomst gemeentelijk vastgoed Verzenddatum: t 1 JAN Geachte heer, mevrouw, Op 22 december heeft u de brief "Voortgang gemeentelijke vastgoedportefeuille" (X ) ontvangen. In deze brief is reeds aangekondigd dat we u graag in een informatieve bijeenkomst nader toelichting even over de gemeentelijke vastgoed portefeuille. Graag nodigen wij u hierbij uit voor deze informatieve bijeenkomst, op 12 januari a.s. van tot uur in de Heijezaal van het Raadhuis. Graag begroeten wij u bij deze informatieve bijeenkomst. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Namens dezen, dr. Derk Reneman Wethouder Financiën ALG-013/

2 gemeente Haarlemmermeer De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer Postbus AG Hoofddorp Bezoekadres Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon Telefax Cluster Contactpersoon Telefoon Uw bnef Ons kenmerk Bijlagefn) Onderwerp Grond- en Vastgoedzaken i.o. Vincent Quist X Presentatie tussentijdse uitkomsten doorlichting Voortgang gemeentelijke vastgoedportefeuille 2 2DEC 2016 Geachte heer, mevrouw, Door middel van deze brief informeren wij u over de stand van zaken 'Doorlichting gemeentelijke vastgoedportefeuille' De aanleiding van de doorlichting vormt het rapport van de Rekenkamercommissie Haarlemmermeer van 30 april 2015 getiteld "Fundament voor Vastgoed" Is het gemeentelijk maatschappelijk vastgoed het fundament voor doeltreffend en doelmatig beleid? (hierna te noemen het RKC rapport). In het rapport wordt in de slotbeschouwing een wenkend perspectief omschreven aan de hand van vier aanbevelingen. De aanbevelingen van de Rekenkamercommissie zijn vooral gericht op het zetten van concrete, fundamentele stappen in professionalisering van en sturing op het maatschappelijk vastgoed. Dit is vastgoed dat ten dienste staat van het behalen van maatschappelijke doelstellingen. Dit perspectief hebben wij omarmd. De aanbevelingen zijn: 1. Introduceer een paragraaf Vastgoed in de programmabegroting en jaarstukken ter verantwoording van het beheer van de vastgoedportefeuille; 2. Ga over tot herijking van de ingezette initiatieven voor professionalisering en breng deze in samenhang; 3. Breng bij het aangaan van nieuwe verplichtingen in het kader van vastgoed de effecten op het bestaande vastgoed helder in kaart; 4. Breng de risico's van het huidige maatschappelijk vastgoed in beeld vanuit het perspectief van de vastgoedportefeuille. We hebben de afgelopen anderhalfjaar hard gewerkt aan de aanbevelingen. De eerste aanbeveling is gerealiseerd, in de tweede en derde aanbeveling zijn grote stappen gezet en de vierde aanbeveling is in kaart gebracht en dient verder te worden uitgewerkt in het komende jaar.

3 Ons kenmerk X Vol(tvel 2 Leeswijzer In deze brief geven wij per aanbeveling de stand van zaken weer De inhoudelijke toelichting treft u hierbij als bijlage aan. Naast deze schriftelijke informatie zullen wij u op 12 januari 2017 door middel van een presentatie informeren over ons gemeentelijk vastgoedmanagement. 1. Paragraaf Vastgoed in de programmabegroting en jaarstukken In 2015 is een paragraaf Vastgoed geïntroduceerd in de programmabegroting leder jaar wordt de paragraaf Vastgoed in de programmabegroting verder uitgewerkt. In deze paragraaf zijn de doelstellingen van de vastgoedportefeuille verwoord, namelijk het optimaal inzetten van de vastgoedportefeuille voor het uitvoeren van beleid. Dat wil zeggen dat het gemeentelijk vastgoed efficiënt en doelmatig wordt ingezet voor het behalen van de maatschappelijke doelstellingen. De daarvoor benodigde beleidskaders staan ook in de paragraaf benoemd. Tot slot geeft de paragraaf een overzicht van de kosten en opbrengsten van het gemeentelijk vastgoed, onderverdeeld in beheer-, onderhoud-, en kapitaallasten en de opbrengsten op programmaniveau. 2. Ga over tot herijking van de ingezette initiatieven voor professionalisering en breng deze in samenhang Zoals aangegeven, zet de gemeente haar gemeentelijk vastgoed in om beleid te realiseren. Hiervoor is een splitsing gemaakt tussen beleid in de vraagzijde en het beleid in aanbodzijde. Vanuit de vraagzijde (het maatschappelijk beleid) staat de vraag naar voorzieningen centraal. Daar zijn vervolgens gebouwen voor nodig We kijken naar het efficiënt gebruik van (gemeentelijke) voorzieningen en de synergie tussen maatschappelijke partners. Vastgoed vertaalt de vraag van voorzieningen naar vastgoedoplossingen en draagt zorg voor het beheer van gemeentelijk vastgoed Initiatieven raken zowel het beleid van de aanbod- als ook vraagzijde en vragen daarom om een integrale benadering waarbij de financiële gevolgen op gemeentelijk niveau afgewogen moeten worden. Om de samenhang tussen initiatieven te versterken, zetten wij stappen op twee vlakken: vastgoedmanagement en integraal beleidskader. o Vastgoedmanagement: Het vastgoedmanagement betreft het beheer van het gemeentelijk vastgoed, dat bestaat uit operationeel beheer (uitvoeren van onderhoud, instandhouden, innen huurpenningen, beperken leegstand) en tactisch beheer (maximale bezetting en benutting, doelmatige inzet en kostenreductie). Hiervoor is informatie op pandniveau noodzakelijk Deze informatie is onder te verdelen in drie elementen; de vastgoedinformatie op portefeuilleniveau, de financiële informatie en de gedetailleerde vastgoedinformatie op pandniveau. Vastgoedinformatie op portefeuilleniveau De omvang van het gemeentelijk vastgoedbezit van de gemeente is volledig in kaart gebracht. Uit de indeling die voor het gemeentelijk vastgoed is gemaakt blijkt welke adressen behoren tot onze kernportefeuille en welke adressen niet tot de kernportefeuille behoren. Het vastgoed in de kernportefeuille staat in dienst van het maatschappelijk beleid. Voor het vastgoed in de niet-kernportefeuille stellen we een verkoopbeleid op. Daarmee is voldaan aan de belangrijkste verbeterpunten van het RKCrapport. Voor meer informatie verwijzen wij naar de bijlage, pagina 2.

4 Onskenmerk X Volgvel 3 De financiële informatie Ook het inzichtelijk maken van de financiële informatie op portefeuilleniveau is gereed. Een overzicht van enkele kerngetallen van de vastgoedportefeuille treft u aan in de bijlage op pagina 3 en 4. Dit overzicht is u, tezamen met de vastgoedinformatie toegezegd tijdens het raadsdebat over de Voorjaarsrapportage 2016, 30 juni Gedetailleerde vastgoedinformatie op pandniveau Voor het maatschappelijk vastgoed is het noodzakelijk dat de juiste informatie beschikbaar is per pand. Hierdoor wordt het transparant wat de baten en lasten zijn per pand, waardoor bij gemeentebrede afwegingen over het voorzieningenniveau binnen de gemeente heldere en transparante (financiële) afwegingen kunnen worden gemaakt. Daarnaast vraagt de Wet Markt en Overheid ook om transparantie in baten en lasten. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij een kostendekkende huurprijs moeten berekenen aan maatschappelijke organisaties. Indien de activiteiten van deze maatschappelijke organisaties beleidsmatig wenselijk zijn, kunnen deze activiteiten worden gesubsidieerd. Op deze wijze gaan de subsidiestromen direct naar de maatschappelijke activiteiten en wordt transparant wat huisvesten van maatschappelijk organisaties in gemeentelijk vastgoed kost. Tot op heden zijn - in verband met het ontbreken van gedetailleerde informatie op pandniveau - veel vraagstukken met maatwerkoplossingen tot stand gebracht. o Integraal beleidskader: Om maatschappelijk vastgoed op efficiënte wijze te laten bijdragen aan het realiseren van onze doelen is een integraal strategisch beleidskader nodig waar vraag en aanbod bij elkaar komen. Dit is weergegeven in onderstaand figuur: Operationeel

5 Onj kenmerk Volgvel X Onderscheid is gemaakt tussen strategische kaders en operationele werkwijzen (yas). Tevens is aangeduid of de kaders betrekking hebben op de vraagzijde en de behoefte van maatschappelijke organisaties of de aanbodzijde en het vastgoed (xas). De gele vlakken zijn vastgesteld in college of gemeenteraad. De kaders in de blauwe vlakken zijn in ontwikkeling. Vanuit de vraagzijde wordt een Voorzieningenkader opgesteld. Vanuit de aanbodzijde wordt de strategische agenda Maatschappelijk Vastgoed ontwikkeld. De agenda moet antwoord geven op strategische vragen over ons vastgoed en de beoogde doelstellingen om met vastgoed verschillende beleidsdoelen te realiseren. Dit zal verder worden uitgewerkt in een vastgoedportefeuilleplan, Integraal accommodatieplan per kern, Integraal Huisvestingsplan voor onderwijshuisvesting en een beleidskader voor het kwaliteitsniveau onderhoud. Het vastgoedportefeuilleplan is in het najaar 2015 door het college vastgesteld. De Strategische Agenda Maatschappelijk Vastgoed en het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs verwachten we eerste kwartaal 2017 ter besluitvorming aan u voor te leggen. Aansluitend starten we in 2017 met het Integraal Accommodatie Plan per kern in de gemeente. Daarmee worden vraag en aanbod met elkaar verbonden en ingebed in de organisatie. Om de verdere professionalisering van het maatschappelijk vastgoed te ontwikkelen vindt eind 2016 de afronding plaats van het nieuw te vormen cluster Grond- & Vastgoedzaken Een uitdrukkelijk doel van deze verandering is het organisatorisch scheiden van de vraag naar maatschappelijke voorzieningen (cluster Samenleving, Sport en Cultuur) en het aanbod van gemeentelijk vastgoed (cluster Grond- & Vastgoedzaken) om vervolgens via integrale advisering de totale gemeentelijke afwegingen te verbeteren. 3. Bij nieuwe verplichtingen effecten op bestaand vastgoed in kaart brengen Bij het aangaan van nieuwe verplichtingen, bijvoorbeeld de nieuwbouw van een dorpshuis of verplaatsing van een bibliotheek, is het noodzakelijk dat diverse scenario's worden bekeken, waarbij naast de wens van de vraagzijde (bijvoorbeeld nieuwbouw) ook de aanbodzijde (mogelijkheden binnen het huidig gemeentelijk vastgoedbezit te benutten) wordt bekeken. Door het beschikbaar hebben van gedetailleerde informatie op pandniveau kunnen de diverse scenario's worden bekeken en vergeleken, de financiële effecten worden bepaald en een bestuurlijke afweging worden gemaakt. Door middel van het opstarten van pilots zijn de eerste stappen gezet naar het in kaart brengen van deze effecten. 4. Breng de risico's van het vastgoed in beeld De risico's van het gemeentelijk vastgoed zijn in beeld gebracht, deze bestaan uit: o Een toename van de leegstand o Hogere lasten dan baten o Kans op waardevermindering Binnen het gemeentelijk vastgoed is een onderscheid gemaakt tussen kern- en nietkernportefeuille. Het vastgoed dat ten dienste staat van het behalen van de maatschappelijke doelen zit in de kernportefeuille. Al het andere gemeentelijke vastgoed dat dit doel niet dient zit in de niet-kernportefeuille. Uitgangspunt is dat het vastgoed in de niet-kernportefeuille (met uitzondering van de strategische gronden) wordt verkocht.

6 Ons kenmerk X Volgvel 5 Inmiddels is gestart met de verkoop van de eerste tranche panden (woningen, aantal: tien) en is een tweede tranche van te verkopen vastgoed in beeld gebracht In 2016 zijn drie panden verkocht en drie panden zijn gereserveerd voor het huisvesten van statushouders. Het verkopen van objecten vergt nu nog veel tijd en capaciteit, omdat nog niet alle gedetailleerde informatie op pandniveau beschikbaar is. De verwachting is dat het afbouwen in de niet-kernportefeuille nog enkele jaren in beslag zal nemen. Door de verkoop van overtollige panden wordt de leegstand in de gemeentelijke vastgoedportefeuille teruggedrongen en daarmee het risico beperkt. Bij het inzichtelijk maken van de vastgoedportefeuille kunnen ook financiële risico's optreden. Hierbij zijn twee elementen van belang: allereerst de wettelijke verplichting tot het in rekening brengen van een kostprijsdekkende huur. De kostprijsdekkende huur zorgt ervoor dat enerzijds de maatschappelijke partners een transparante huur betalen voor de huisvesting die ze gebruiken en dat anderzijds dat de volledige integrale kosten van het vastgoed daaruit betaald worden. Als er geen kostprijsdekkende huur in rekening wordt gebracht zullen op pandniveau de lasten hoger zijn dan de baten. Dit doet zich ook voor als de marktconforme huur lager is dan de kostprijsdekkende huur. Dit gaat ook ten koste van de transparantie. Het derde risico is de kans op waardevermindering. Leegstaand onroerend goed heeft een lagere waarde dan verhuurd onroerend goed. Doordat de kans op leegstaand vastgoed toeneemt, zal waardevermindering plaatsvinden van het gemeentelijk vastgoed. Dit kan worden beperkt als leegstaand vastgoed wordt verkocht en dit op een voortvarende wijze kan plaatsvinden. Tenslotte kan het inzichtelijk maken van het gemeentelijk vastgoed op pandniveau mogelijk nieuwe risico's met zich meebrengen Op het moment dat zich nieuwe risico's voordoen die nu niet zijn voorzien, worden nieuwe beheersmaatregelen getroffen. Tot slot Zoals in het nawoord van het RKC-rapport is aangegeven, is het professionaliseren van de gemeentelijke vastgoedportefeuille een weg van de lange adem. Om de ambities te realiseren is veel tijd en inzet nodig. Wij zullen op 12 januari in een informatieve bijeenkomst een en ander nader toelichten.

7 gemeente Haarlemmermeer Tussentijdse uitkomsten doorlichting/inventarisatie gemeentelijk vastgoed 5 oktober 2016 Team Vastgoed

8 Inleiding In het najaar van 2016 is een tussentijdse doorlichting van het gemeentelijk vastgoed uitgevoerd. Het volgende is daarvoor geïnventariseerd: Het aantal adressen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille (op basis van de vastgoedadministratie) Boekwaarde van gemeentelijke gebouwen en gronden (op basis van financiële administratie) Jaarlijkse kosten gemeentelijke vastgoedportefeuille (op basis van begroting Team Vastgoed en financiële administratie) Deze tussentijdse doorlichting geeft uw Raad inzicht in de omvang van de vastgoedportefeuille, de boekwaarde en de jaarlijkse kosten ervan.

9 Aantal adressen gemeen De gemeente heeft circa 300 adressen in portefeuille. Het gaat om adressen die staan geregistreerd bij Team Vastgoed, zowel gehuurd als eigendom Deze portefeuille is zeer dynamisch als gevolg van aan- en verkoop en aanhuur van gebouwen De categorisering naar kern en niet-kern en de categorieën is indicatief (nog niet definitief vastgesteld). Kernvastgoed betreft adressen welke ingezet worden voor beleidsdoeleinden of eigen huisvesting van het gemeentelijke apparaat (conform definitie Vastgoedportefeuilleplan, augustus 2015). Niet-kernvastgoed betreft adressen welke niet permanent in gemeentelijk eigendom zijn. >n vastgoedadministratie Categorie Aantallen Totalen Portefeuille 297 Kern 192 Niet-kern 96 Onbebouwd S 297 Eigen Huisvesting 8 Beleid 186 cultuur 25 welzijn 33 onderwijs 9 6 sport 32 Commercieel 83 kantoor 4 wonen 40 bedrijfsmatig 38 horeca _Jj Strategisch 11 Onbenoemd S

10 Boekwaarde gemeentelijke uwen De boekwaarde van het gemeentelijk onroerend goed (gebouwen en gronden) bedraagt ,- (afgerond). Het gaat daarbij om vastgoed (gebouwen, incl. gebouw gebonden installaties) en gronden. Boekwaarde vastgoed: ,- Boekwaarde gronden: ,- Bronnen: Staat C boekwaarden delen Grond en Gebouwen Peildatum 1 januari Q Boekwaarde gemeentelijk vastgoed 293 JttÊSÈ 1 88 grond «gebouwen en gebouwgebonden installaties

11 Jaarlijkse kosten v Team Vastgoed heeft een jaarlijkse begroting van ,-, onderverdeeld in: Afschrijving: ,- Rente: ,- Exploitatiekosten: ,- Jaarlijkse kosten gemeentelijk vastgoed De kosten voor afschrijving en rente worden bepaald door het integraal beleid van de gemeente - De exploitatiekosten bestaan uit: onderhoud, energie, schoonmaak, belastingen en personeel, waarop binnen het team direct wordt gestuurd. Bronnen: begroting Team Vastgoed, inclusief voorgenomen besluiten, peildatum Staat C afschrijving en rentekosten delen grond en gebouwen afschrijving rentekosten exploitatiekosten