Gedragscode. SCA Voorstel voor gedragscode 1

Transcriptie

1 Gedragscode SCA Voorstel voor gedragscode 1

2 Bericht van de CEO Geachte collega s, Als toonaangevend wereldwijd bedrijf in hygiëne- en bosbouwproducten, hebben we een aanzienlijke impact op mens en natuur, en veel verschillende belanghebbenden. Het is onze plicht om verantwoord zaken te doen en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving na te leven. In dit verband biedt onze gedragscode ons praktische aanwijzingen over hoe we dit kunnen bereiken. De code helpt ons allemaal om verstandige beslissingen te nemen en om integer en respectvol te handelen tijdens onze dagelijkse werkzaamheden. We moeten altijd optreden vanuit het belang van SCA. Als ondertekenaar van de Global Compact van de Verenigde Naties sinds 2008, zijn we verplicht om de mensenrechten te ondersteunen en om het maatschappelijk verantwoord gedrag te bevorderen dat in overeenstemming is met de uitgangspunten van de Global Compact, de Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties, de Core Conventions van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) en de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Het nale- ven van deze verplichtingen is een voortdurend proces. Onze reputatie en het vertrouwen dat onze belanghebbenden in ons hebben, zijn ons waardevolste bezit. Deze worden in de loop van de tijd opgebouwd en moeten, iedere dag, door onze acties worden verdiend. Als werknemers of vertegenwoordigers van SCA zijn we persoonlijk verantwoordelijk voor het begrijpen en het naleven van de boodschap en inhoud van de gedragscode. Door het uitdragen en uitstralen van onze kernwaarden en de verplichtingen die opgenomen zijn in de gedragscode, helpen wij de reputatie te handhaven die maakt dat wij trots zijn om voor SCA te werken en anderen het vertrouwen geeft om in ons te investeren en onze partner te worden. Met vriendelijke groet, Magnus Groth Voorzitter en CEO 2 SCA Voorstel voor gedragscode

3 Inhoud: 04 Inleiding 06 Melden van mogelijke misstanden 08 Pijlers van de gedragscode 08 Zakelijk Handelen 14 Gezondheid en veiligheid 16 Verhouding tussen organisatie en werknemer 18 Mensenrechten 20 Natuur 22 Samenleving Beheer van de gedragscode Governance Deze gedragscode is goedgekeurd door de Raad van Bestuur van SCA. Monitoring SCA houdt naleving van deze gedragscode bij door middel van routinematige, periodieke verslaglegging over en audits van de bedrijfsactiviteiten. Op basis van een systematische analyse van risicofactoren voert SCA ieder jaar bij meerdere bedrijfsonderdelen audits uit om de naleving van deze gedragscode te controleren. Iedere audit wordt afgesloten met een uitgebreid rapport richting het management, een actieplan en toepasselijke vervolgstappen. Er zijn procedures ingesteld om te garanderen, dat grove overtredingen van deze gedragscode onmiddellijk aan het hoofdkantoor van de SCA Group worden gerapporteerd. De Vice President of Human Resources van iedere afzonderlijke business unit is verplicht ieder kwartaal misstanden binnen zijn business unit inzake deze gedragscode te melden aan de Senior Vice President of Human Resources en de Senior Vice President of Sustainability van de SCA Group. Daarnaast is de President van iedere afzonderlijke business unit verplicht schriftelijk verslag uit te brengen aan de CEO van SCA over de naleving van deze gedragscode binnen zijn business unit. De invoering van deze gedragscode vindt plaats onder toezicht van de Code of Conduct council van SCA. SCA gedragscode 3

4 Inleiding Waarom een gedragscode? Deze gedragscode brengt onder woorden wie wij zijn en hoe wij bij SCA zaken doen. Wij hebben ons gecommitteerd aan het creëren van waarde voor onze aandeelhouders en het opbouwen van langdurige relaties met onze werknemers, klanten, consumenten, aandeelhouders, lokale gemeenschappen en zakelijke partners op basis van onze kernwaarden: respect, verantwoordelijkheid en uitmuntendheid. Onze gedragscode vormt het raamwerk voor de manier waarop wij deze kernwaarden naar de praktijk vertalen en biedt daarnaast een houvast voor de manier waarop wij geacht worden ons te gedragen in ons dagelijks handelen kortom, hoe wij de dingen goed doen. De gedragscode geeft ook inzicht in hetgeen jij als werknemer mag verwachten van SCA. De gedragscode kan onmogelijk voorzien in alle situaties die zich kunnen voordoen of in alle relevante wetten, voorschriften en internationale beleidstukken. In plaats daarvan biedt de code een set aan normen en waarden die wij allemaal verplicht zijn te begrijpen en toe te passen bij het bepalen van de manier waarop wij onze activiteiten op passende, verantwoorde en integere wijze uitoefenen. In sommige gevallen, bijvoorbeeld in landen waar mensenrechten en de rechtstaat een ondergeschikte rol spelen, zijn deze normen strikter dan de plaatselijke gebruiken. In dergelijke situaties handelen wij in overeenstemming met onze eigen, hogere normen. Door de gedragscode heen worden regelmatig voorbeelden en tips gegeven voor het naleven van deze richtlijnen. Dergelijke voorbeelden en tips worden geboden om aan te geven hoe de gedragscode in bepaalde situaties dient te worden toegepast en dat deze niet als uitputtend geïnterpreteerd moet worden. Als je niet zeker bent van de manier waarop de gedragscode moet worden toegepast, dan kun je te allen tijde advies inwinnen bij je manager, je human resources manager, iemand van het juridische team van je business unit of het corporate sustainability team van SCA. Wie moeten voldoen aan de code? De code is niet alleen van toepassing op alle medewerkers van SCA wereldwijd, maar ook op iedereen die namens SCA optreedt. Elke werknemer en bedrijfspartner van SCA levert een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het bedrijf en diens reputatie. SCA-managers hebben daarbij nog extra verantwoordelijkheden. Zij moeten het belang van naleving door middel van hun eigen handelen onderstrepen. Het vervullen van een voorbeeldfunctie en het ter beschikking staan voor medewerkers die zitten met ethische vraagstukken of mogelijke misstanden willen melden, zijn daarbij essentiële aspecten. Daarnaast is iedere manager verantwoordelijk voor de implementatie van deze gedragscode, met inbegrip van de taak ervoor te zorgen, dat iedere werknemer de noodzakelijke informatie en training over deze gedragscode ontvangt. Bedrijven waarin SCA een stemrecht van meer dan vijftig procent heeft, of waarin SCA anderszins de controle heeft, zijn verplicht deze gedragscode aan te nemen en na te leven. Bedrijven waarin wij een minder groot belang hebben, moeten worden aangemoedigd deze gedragscode aan te nemen en na te leven of ten minste schriftelijk beleid op te stellen, dat consistent is met de normen uiteengezet in deze gedragscode. Wij verwachten van onze zakelijke 4 SCA gedragscode

5 Gedragscode Gezondheid en veiligheid Natuur Verhouding tussen organisatie en werknemer Uitmuntendheid Kernwaarden Respect Verantwoordelijkheid Samenleving Zakelijk handelen Mensen - rechten partners, waaronder distributeurs, leveranciers, consultants en onafhankelijke aannemers, dat zij zich in hun zakelijke activiteiten houden aan normen die vergelijkbaar zijn met de normen zoals uiteengezet in onze gedragscode. Het naleven van dergelijke normen is een bepalende factor in onze besluitvorming over de vraag met welke zakelijke partners wij wel en met welke wij niet samenwerken. Mocht een zakelijke partner, met inbegrip van bedrijven waarin SCA geen meerderheidsbelang heeft, acties ondernemen die in strijd zijn met de normen zoals uiteengezet in deze gedragscode, dan gaan wij met die partij in gesprek om tot afspraken te komen over corrigerende maatregelen. Consequenties van niet-naleving Overtredingen van deze gedragscode worden altijd serieus behandeld en kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, mogelijk zelfs met beëindiging van het dienstverband tot gevolg. Bovendien kan een mogelijke overtreding van de wet voor jou (en voor SCA) leiden tot hoge strafrechtelijke boetes, celstraffen en/of civiele schadevergoedingen. SCA gedragscode 5

6 Melden van mogelijke misstanden In het geval u gedrag waarneemt, dat u als zorgelijk ervaart of dat een overtreding van de gedragscode zou kunnen inhouden, dan wordt u geacht hiervan onmiddellijk melding te maken. Door van u te laten horen, draagt u bij aan de bescherming van uw collega s en de integriteit en de reputatie van SCA en de SCA-merken. SCA neemt iedere aan de orde gestelde kwestie of gemelde mogelijke misstand serieus en treft altijd gepaste maatregelen. Alle door u overgedragen informatie wordt vertrouwelijk behandeld. De informatie wordt uitsluitend beschikbaar gesteld aan personen die er in overeenstemming met het SCA-beleid inzake het onderzoeken en afhandelen van klachten in verband met de gedragscode van op de hoogte moeten zijn, tenzij het openbaar maken ervan wettelijke verplicht is of als de kwestie betrekking heeft op crimineel handelen. SCA verbiedt vergelding tegen een persoon die een mogelijke misstand oprecht aan de orde stelt. Melding maken van een mogelijke misstand Over het algemeen is uw direct leidinggevende of uw manager de meest geschikte persoon om uw vermoedens bij te melden. Mocht u om welke reden dan ook niet met uw direct leidinggevende willen spreken of mocht u van mening zijn, dat uw melding niet serieus in behandeling is genomen, dan kunt u contact opnemen met de volgende personen: de direct leidinggevende van uw manager uw human resources manager een lid van het juridische team van uw business unit indien van toepassing, uw vakbond, medezeggenschapsraad of ondernemingsraad SCA s Corporate Social Responsibility Department via code-of-conduct@sca.com de gedragscode -bellijn, indien beschikbaar in uw land Indien de plaatselijke wetgeving hierin voorziet, kunt u uw melding anoniem doen. Als u uw naam wel geeft, kunt u in geval van vervolgvragen een waardevolle bijdrage leveren en wordt u op de hoogte gehouden van de resultaten van het onderzoek. Meer informatie over het melden van mogelijke overtredingen is te vinden op Essentials, het intranet van SCA, via Wat gebeurt er als een mogelijke misstand wordt gemeld? Op het moment dat u melding maakt van een mogelijke overtreding van de gedragscode, mag u van ons verwachten dat: uw melding vertrouwelijk, onmiddellijk en op professionele wijze in behandeling wordt genomen en onderzocht als het vermoeden kan worden onderbouwd, het betreffende managementteam de bevindingen zal onderzoeken en de in te stellen maatregelen zal bepalen u geïnformeerd wordt over de wijze waarop uw melding is behandeld 6 SCA gedragscode

7 Zero tolerance ten aanzien van vergelding SCA staat geen enkele vorm van vergelding toe tegen een werknemer die te goeder trouw melding maakt van een mogelijke overtreding van de gedragscode of die eerlijk medewerking verleent aan een onderzoek. Te goeder trouw betekent niet dat uw vermoeden correct moet zijn, maar wel dat u ervan overtuigd bent over volledige en waarheidsgetrouwe informatie te beschikken op het moment dat u melding maakt van een mogelijke misstand. Vergelding wordt beschouwd als een ernstige overtreding van de gedragscode. Tegen een persoon die op zoek is naar vergelding zullen disciplinaire maatregelen worden getroffen, mogelijkerwijze met ontslag tot gevolg. Tegen een werknemer die moedwillig valse beschuldigingen uit, zullen gelijkwaardige serieuze disciplinaire maatregelen worden getroffen. SCA gedragscode 7

8 Pijlers van de gedragscode 1. Zakelijk Handelen Verantwoordelÿk zakelÿk handelen Bij SCA ontplooien wij onze bedrijfsactiviteiten op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, voorschriften en het SCA-beleid. Voordat u besluit te handelen in overeenstemming met een plaatselijke wet of een lokaal gebruik dat in strijd is met de uitgangspunten van deze gedragscode, moet u eerst advies inwinnen bij een lid van het juridische team van SCA. Omkoping en andere vormen van onrechtmatige zakelijke praktijken zijn verboden. Noch SCA noch een namens ons handelend persoon is gerechtigd gelden, cadeaus of andere voordelen te autoriseren, aan te bieden of beschikbaar te stellen die van invloed zijn, of de schijn hebben van invloed te kunnen zijn op zakelijke beslissingen of het handelen van een overheidsambtenaar. Alle bedrijfsmatige en financiële gegevens van SCA moeten accuraat zijn en de financiële transacties moeten op een niet-misleidende wijze worden gerapporteerd in overeenstemming met de binnen SCA geldende grondslagen voor financiële verslaglegging. Doen: Ervoor zorgen dat alle betalingen correct worden vastgelegd in de SCA-boeken. Doen: Zakelijke partners met de kracht van uw zakelijke argumenten overtuigen van het standpunt van SCA. Niet doen: Gebruik maken van een derde partij, zoals een vertegenwoordiger of een distributeur, om smeergeld te betalen. Niet doen: Iets van waarde aan een ambtenaar aanbieden, tenzij is vastgesteld dat dit legaal en in overeenstemming met de gedragscode is. SCA bouwt aan langdurige relaties door middel van eerlijkheid en integriteit in al onze zakelijke activiteiten Niet doen: Een andere voorstelling geven van de ware aard van een transactie. Eerlijke concurrentie Hoewel SCA de strijd om het binnenhalen van nieuwe business altijd hard aangaat, moet dit wel op eerlijke wijze gebeuren in overeenstemming met het mededingingsrecht (de zogenaamde antitrust -wetgeving). Deze wetgeving verbiedt overeenkomsten of afspraken tussen concurrenten die de marktwerking belemmeren, waaronder prijsafspraken, het onderverdelen van klanten of geografische regio s, het manipuleren van aanbestedingsprocedures of het misbruik maken van een dominante positie. Doen: Verzamelen van informatie over de concurrentie via openbare informatiebronnen. Niet doen: Voorstellen doen tot of het aangaan van overeenkomsten of afspraken expliciet of impliciet, schriftelijk of mondeling met een concurrent betreffende concurrentiegevoelige aangelegenheden zoals 8 SCA gedragscode

9 productprijzen, aanbestedingen, algemene verkoopvoorwaarden of verkoopgebieden. Niet doen: Betrokken raken bij contacten met concurrenten die de schijn kunnen wekken van ongepaste overeenkomsten of afspraken. Onthouden: Het mededingingsrecht is ingewikkeld en kan, afhankelijk van de exacte feiten, op vele verschillende manieren worden toegepast. Mocht u ook maar enige twijfel hebben over de interpretatie van het begrip eerlijke concurrentie, dan moet u contact opnemen met een lid van het juridische team van SCA. Cadeaus & Entertainment Cadeaus, diners en entertainment mogen uitsluitend worden aangeboden of aanvaard als het gaat om een gepast compliment dat in verhouding staat tot de aard van de legitieme zakelijke relatie. Niet doen: Cadeaus, diners of entertainment aanbieden als daardoor de schijn gewekt wordt, dat er iets voor terug gedaan moet worden, bijvoorbeeld het ondertekenen van een nieuw contract. Niet doen: Een vorm van gastvrijheid of cadeaus aanvaarden van iemand waarmee SCA zaken doet als deze meer vertegenwoordigen dan zakelijke beleefdheid, de schijn van een verplichting wekken of in strijd zijn met het SCA-beleid en de relevante plaatselijk geldende instructies. Belangenverstrengeling U moet te allen tijde handelen in het beste belang van SCA en belangenverstrengeling vermijden. Van belangenverstrengeling is sprake als uw eigen privébelangen, persoonlijke relaties of externe activiteiten van invloed zijn of de schijn wekken van invloed te zijn op uw werkgerelateerde verantwoordelijkheden. Doen: Vermijden van investeringen, belangen of activiteiten die anderen kunnen doen twijfelen over uw objectiviteit of loyaliteit richting SCA. SCA gedragscode 9

10 Zakelijk Handelen Doen: Bestaande of potentiële belangenverstrengelingen melden bij uw manager. Niet doen: Namens SCA bedrijfsactiviteiten ontplooien met een bedrijf in eigendom of geleid door een familielid, levenspartner of goede vriend, tenzij u hiervoor de goedkeuring hebt verkregen van uw manager. Niet doen: Direct of indirect rapporterende relaties toestaan tussen personen die familie van elkaar of intiem met elkaar zijn. Veiligheid van informatie Wij moeten vertrouwelijke informatie beschermen tegen ongepast gebruik of bekendmaking. Vertrouwelijke informatie heeft betrekking op informatie die niet openbaar is, zoals handelsgeheimen van SCA, bedrijfs- en marketingplannen, informatie over productontwikkelingen, uitvindingen, productiemethoden, informatie over werknemers en salarissen, medische dossiers en financiële informatie. Vertrouwelijke informatie die ons is toevertrouwd door derden moet met gelijke zorgvuldigheid worden behandeld als vertrouwelijke informatie van SCA zelf. Doen: Uitermate voorzichtig zijn bij het spreken over bedrijfsactiviteiten of het in het openbaar werken op een laptop. Niet doen:vertrouwelijke informatie openen, gebruiken of bekendmaken zonder gepaste toestemming van het management. Niet doen: Derden zonder gepaste toestemming toegang verschaffen tot SCA-faciliteiten. Privacy SCA verzamelt en verwerkt persoonlijke informatie van consumenten, werknemers en derden in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en het relevante SCA-beleid. Vertrouwelijke informatie over werknemers wordt op veilige wijze opgeslagen en mag, tenzij wettelijk verplicht, uitsluitend worden bekendgemaakt aan personen die beschikken over de vereiste bevoegdheid om dergelijke informatie in te zien. Doen: Ervoor zorgen dat persoonsgegevens uitsluitend worden verzameld voor rechtmatige, legitieme doeleinden. Niet doen: Persoonsgegevens delen met andere personen dan de werknemers die zakelijk gezien rechtmatig bevoegd zijn deze informatie in te zien. Bedrijfsbezittingen De bezittingen van SCA zijn voorbehouden voor gebruik voor bedrijfsmatige doeleinden in overeenstemming met het SCA-beleid en mogen niet worden gebruikt voor persoonlijk gewin, frauduleuze doeleinden of op enigerlei andere ongepaste wijze. Dit geldt zowel voor fysieke bezittingen als voor intellectuele eigendommen, zoals patenten, handelsmerken, knowhow en informatiesystemen. Doen: Beschermen van de bedrijfsbezittingen tegen verlies, beschadiging, diefstal, misbruik en onbevoegd gebruik. Doen: Als het is toegestaan SCA-bezittingen, zoals bedrijfscomputers, af en toe te gebruiken voor privédoeleinden, dit gebruik tot een minimum beperken. Zorg ervoor dat dergelijk gebruik niet van invloed is op uw werkprestaties. Niet doen: Bedrijfsbezittingen gebruiken om een eigen bedrijf op te starten. 10 SCA gedragscode

11 SCA Voorstel voor gedragscode 11

12 Zakelijk Handelen Handelen met voorkennis Voorkennis is informatie die niet openbaar is en waarvan redelijkerwijze mag worden aangenomen, dat bekendmaking ervan een effect zal hebben op de prijs van het SCA-aandeel. Als u over SCA-gerelateerde voorkennis beschikt, is het u niet toegestaan SCA-aandelen te kopen of te verkopen. Daarnaast is het u niet toegestaan dergelijke informatie bekend te maken aan derden, met inbegrip van vrienden of familie, door middel van een advies SCA-aandelen te kopen dan wel op enigerlei andere wijze. Voorbeeld Niet doen: SCA-aandelen kopen of verkopen als u over nog niet openbaar gemaakte informatie beschikt over een aanzienlijke verandering in de bedrijfswinsten of een door het bedrijf voorgenomen aankoop of verkoop van een grote onderneming. Onthouden: Het overtreden van de wet op financieel toezicht kan de reputatie van SCA ernstig beschadigen en kan resulteren in persoonlijke strafrechtelijke en civiele aansprakelijkheid. Witwaspraktijken SCA heeft zich wereldwijd gecommitteerd aan de naleving van wetten ter voorkoming van witwassen. Witwassen heeft betrekking op alle mogelijke regelingen waarbij de opbrengsten van criminele handelingen worden verhuld of als rechtmatig worden voorgesteld. Doen: Alle redelijkerwijs mogelijke stappen ondernemen om de integriteit van onze zakelijke partners te identificeren en te beoordelen en u ervan verzekeren, dat zij uitsluitend betrokken zijn bij rechtmatige bedrijfsactiviteiten. Doen: Uitermate voorzichtig zijn als u gevraagd wordt financiële middelen over te maken naar een land dat niet betrokken is bij de betreffende achterliggende transactie. Doen: Vragen stellen als u tegen verdachte activiteiten aanloopt. Uw vermoeden bespreken met een lid van het financiële of juridische team van SCA. Marketing Producten en diensten moeten nauwkeurig en correct worden gepresenteerd. SCA adverteert, promoot en labelt haar producten en diensten op een feitelijke en informatieve manier. Wij erkennen het belang van de speciale bescherming van kinderen binnen het vakgebied van de marketing en zullen geen marketinguitingen met of over kinderen communiceren als deze de rechten of het welzijn van kinderen negatief beïnvloeden. Doen: Ervoor zorgen dat u de sales- en marketingprocedures die van toepassing zijn op uw werkgebied begrijpt en naleeft. Doen: Ervoor zorgen dat marketing gericht op kinderen rekening houdt met hun kwetsbare positie en voldoet aan de plaatselijk geldende normen en wetgeving. Niet doen: Onjuiste beweringen uiten of goedkeuren of misleidende informatie over SCA-producten en hun prestaties aanbieden. Links: Financiële verslaglegging Beleid ter voorkoming van belangenverstrengeling Antifraude- en corruptiebeleid Beleid inzake veiligheid van informatie Individuele verantwoordelijkheid voor veiligheid van informatie Regels met betrekking tot financieel toezicht Privacybeleid Ethisch beleid met betrekking tot relaties met leveranciers Opvolging en training van werknemers over kwesties verband houdend met maatschappelijke verantwoordelijkheid en corruptie 12 SCA gedragscode

13 SCA Voorstel voor gedragscode 13

14 Pijlers van de gedragscode 2. Gezondheid en veiligheid Gezonde werkomgeving SCA heeft zich gecommitteerd aan het aanbieden van een veilige en gezonde werkomgeving voor alle werknemers, aannemers en verkopers. Onze doelstelling is nul werkgerelateerde ongevallen en het continu verbeteren van kwesties op het gebied van gezondheid en veiligheid. Wij voeren preventieve maatregelen in om risicogebieden aan te pakken en houden de voortgang continu bij. Iedere werknemer moet alle voorschriften, beleidstukken en procedures op het gebied van gezondheid en veiligheid binnen hun werkgebied kennen en naleven. Het is uw persoonlijke verantwoordelijkheid onveilige omstandigheden, ongelukken, arbeidsgerelateerd letsel of ziekte te verhelpen of te melden. Het is de verantwoordelijkheid van de managers ervoor te zorgen, dat werknemers en aannemers voldoende training krijgen aangeboden en de beschikking hebben over alle benodigde veiligheidsuitrustingen. Doen: Een illegale of onveilige situatie onmiddellijk bij uw manager melden. Doen: Met ideeën komen over het verbeteren van uw eigen werkomgeving. Doen: Deelnemen aan de relevante veiligheidstrainingen. Niet doen: Veiligheidsuitrusting op machines of de noodzaak van persoonlijke beschermingsmiddelen negeren. Bij SCA staan gezondheid en veiligheid voorop Productkwaliteit & veiligheid SCA stelt zich ten doel het dagelijkse leven van mensen over de hele wereld te verbeteren aan de hand van producten en diensten die consistent goede waarde bieden, van hoge kwaliteit zijn en veilige, duurzame oplossingen vertegenwoordigen. Onze producten voldoen aan toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten ten aanzien van productveiligheid en etikettering. Voorbeeld Doen: Onze producten produceren, testen en verpakken in overeenstemming met de goede praktijken voor industriële productie en het SCA-beleid. Links: Veiligheids- en gezondheidsbeleid 14 SCA gedragscode

15 SCA Voorstel voor gedragscode 15

16 Pijlers van de gedragscode 3. Verhouding tussen organisatie en werknemer Open communicatie Open en eerlijke communicatie is de basis waarop wij vertrouwen opbouwen tussen SCA en haar werknemers. Daartoe gaat SCA de dialoog met werknemers en hun vertegenwoordigers eerlijk en open aan. Werknemers wordt aangeraden problemen of zorgen over bepaalde aspecten van hun werkomgeving bij hun manager aan te kaarten. SCA zorgt ervoor dat werknemers altijd heldere en eenvoudig te begrijpen informatie ontvangen over de voorwaarden van hun dienstverband en hun werkprestaties. Doen: Redenen voor beslissingen van SCA over dienstverbanden duidelijk en open communiceren. Doen: Ideeën over het verbeteren van de werkplek onder de aandacht brengen van uw manager. Diversiteit en gelijke behandeling Alle werknemers worden met hetzelfde respect en dezelfde waardigheid behandeld en krijgen de kans zichzelf en hun carrière te ontwikkelen. SCA hecht waarde aan en gaat door met de ontwikkeling van diversiteit in het wereldwijde personeelsbestand. De werving, selectie, beoordeling en promotie van werknemers vindt plaats op basis van objectieve criteria, ongeacht geslacht, burgerlijke staat, aantal kinderen, etnische of nationale achtergrond, seksuele voorkeur, religieuze overtuiging, politieke kleur, leeftijd, handicap of eventuele andere categorieën beschermd door toepasselijk recht. Doen: Beslissingen over dienstverbanden nemen op basis van kwalificaties, zoals opleiding, ervaring en verdiensten. Doen: Bewust zijn van uw eigen gedrag en het effect ervan op anderen. Niet doen: Uitspraken doen of grappen maken die door anderen als neerbuigend of vernederend kunnen worden ervaren. Pesten Als vertegenwoordiger van SCA is het uw verantwoordelijkheid anderen met respect te behandelen. Pesten, intimidatie of ander ongepast gedrag op de werkplek wordt niet getolereerd en u moet stappen ondernemen als u op welke wijze dan ook met dergelijk gedrag geconfronteerd wordt. SCA behandelt alle werknemers eerlijk, waardig en respectvol Doen: Een werkomgeving bieden die vrij is van vijandig, agressief, bedreigend of intimiderend gedrag. Doen: Melding maken van pesterijen of ander ongewenst gedrag. Vrijheid van vereniging SCA erkent het recht van werknemers om zelf te beslissen of ze vertegenwoordigd willen worden door een vakbond van hun eigen keuze of ze zich willen organiseren en of ze collectief of individueel willen onderhandelen. Wij respecteren daarnaast ook het recht van werknemers om af te zien van het 16 SCA gedragscode

17 lidmaatschap van een vakbond. Onze handelswijzen zijn in overeenstemming met de internationaal erkende arbeidsnormen, met inachtneming van de wetten, voorschiften en gebruiken van de verschillende landen waarin wij actief zijn. Doen: In overeenstemming met de plaatselijk geldende wetgeving respecteren van het recht van werknemers om zich te organiseren en lid te worden van een vakbond van hun eigen keuze zonder bang te hoeven zijn voor intimidatie of vergelding. Niet doen: Bemoeien met officiële wettelijk bekrachtigde activiteiten van vertegenwoordigers van werknemersorganisaties. Lonen en uitkeringen SCA biedt in alle landen waarin het actief is eerlijke lonen en uitkeringen in overeenstemming met de nationale wetgeving en toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten. Als er geen collectieve arbeidsovereenkomsten zijn afgesloten, volgen wij de relevante industrienormen. Links: Wervingsbeleid Compensatiebeleid Beleid inzake industriële relaties Beleid inzake zakenreizen SCA gedragscode 17

18 Pijlers van de gedragscode 4. Mensenrechten Respecteren van mensen rechten Mensenrechten zijn basisrechten en vrijheden waarop alle mensen recht hebben. Overal waar SCA actief is, respecteert het bedrijf de internationaal geaccepteerde mensenrechten. In lijn met de Guiding Principles on Business and Human Rights van de VN hebben wij deze uitgangspunten in onze gedragscode en onze dagelijkse bedrijfsmatige activiteiten verwerkt. Onze benadering omvat het commitment om: onze normen en waarden op de werkplek, bij onze activiteiten en richting onze zakelijke partners te handhaven en te communiceren; processen te hanteren om schending van de mensenrechten te voorkomen; eventuele negatieve invloeden op de mensenrechten voortvloeiende uit onze activiteiten aan te pakken; onze prestaties bij te houden en richting onze belanghebbenden te communiceren; en onze invloed te gebruiken om mensenrechten te steunen en te promoten binnen de gemeenschappen waarin wij actief zijn door middel van betrokkenheid bij de gemeenschap en externe initiatieven, zoals de Global Compact van de VN. Daarnaast erkent SCA kinderen als belanghebbenden die speciale bescherming nodig hebben. Met de richtlijn Kinderrechten en het bedrijfsleven als uitgangspunt, respecteren en steunen wij kinderrechten in onze bedrijfsactiviteiten en gemeenschap. In die gevallen waarbij de bedrijfsmatige activiteiten van SCA van invloed zijn op kinderen houden wij altijd rekening met de belangen van de kinderen. Kinderarbeid SCA tolereert geen kinderarbeid binnen onze faciliteiten of de activiteiten van onze zakenpartners en respecteert overal waar het actief is de toepasselijke nationale wetgeving en toepasselijke internationale normen inzake minimumleeftijden. Voorbeeld Doen: Ervoor zorgen dat u alle vereisten inzake minimumleeftijden volgens de toepasselijke wetgeving begrijpt voordat u iemand aanneemt die jonger is dan 18 jaar. Gedwongen arbeid Gedwongen arbeid, tewerkstelling onder dwang of andere vormen van verplichte arbeid en fysieke straffen zijn verboden. Geen enkele werknemer mag voor aanvang van het dienstverband verplicht worden financiële middelen in bewaring te geven of identiteits papieren af te staan. Voorbeeld SCA steunt de fundamentele rechten van de mens en verwacht dit ook van onze handelspartners Doen: Verdachte of gedwongen arbeid, kinderarbeid of fysieke straffen bij een SCA-faciliteit of een faciliteit van een leverancier, distributeur of andere zakelijke partner onmiddellijk melden. Links: Universele verklaring voor de rechten van de mens 18 SCA gedragscode

19 SCA gedragscode 19

20 Pijlers van de gedragscode 5. Natuur Bij SCA maakt respect en zorg voor het milieu integraal onderdeel uit van het bedrijfsmodel. We werken actief aan: het ontwikkelen van duurzame oplossingen met meerwaarde voor onze klanten, gebaseerd op een veilige, resource-efficiënte en milieuvriendelijke winning en productie; het minimaliseren van onze impact op het milieu door middel van een combinatie van innovaties, technologieën en efficiëntievoordelen; het continu evalueren van onze impact op het milieu door de gehele waardeketen van SCA heen; en het verbeteren van onze milieuprestaties door middel van heldere en meetbare doelen. Als grootste particuliere eigenaar van bosgronden in Europa, heeft SCA de speciale verplichting om deze belangrijke resource op verantwoorde wijze te benutten en altijd de balans te zoeken tussen het exploiteren van bossen en de belangen van ons ecosysteem, klimaat, klanten en samenleving. We bewerkstelligen dit aan de hand van ons jarenlange commitment aan duurzame bosbouwactiviteiten en het handhaven van de biodiversiteit. Tijdens het uitvoeren van uw verantwoordelijkheden dient u te allen tijde op milieubewuste wijze te handelen. SCA heeft zich gecommitteerd aan een goed milieubeheer Doen: Ervoor zorgen dat uw dagelijkse activiteiten op het werk gepaard gaan met een efficiënte inzet van resources en een beperking van alle mogelijke vormen van vervuilende uitstoot. Doen: Ideeën bij uw manager aandragen, die kunnen leiden tot innovaties met een positieve uitwerking op het milieu. Doen: Begrijpen en naleven van het SCA-beleid inzake duurzaam bosbeheer en de vereisten in het kader van de internationale certificeringen voor bosbouwproducten waaraan SCA voldoet. Doen: Naleven van de uitgangspunten van het SCA-beleid inzake verantwoorde bevoorradingsketens. Links: Duurzaamheidsbeleid 20 SCA gedragscode

21 SCA Voorstel voor gedragscode 21

22 Pijlers van de gedragscode 6. Samenleving Verhouding met de gemeenschap SCA streeft ernaar een positieve bijdrage te leveren aan de gemeenschappen waarin het actief is. Door middel van een open en eerlijke dialoog willen wij langdurige relaties opbouwen met onze gemeenschappen. Initiatieven van SCA richting onze gemeenschappen moeten worden uitgevoerd met organisaties waarvan de missie en de doelstelling in lijn zijn met onze kernwaarden. Doen: Ervoor zorgen dat de meningen van de lokale gemeenschappen gehoord worden en op gepaste wijze worden ontvangen. Doen: Gepaste toestemming verkrijgen voordat u in naam van SCA een donatie geeft aan een organisatie binnen de betreffende gemeenschap. Niet doen: Een organisatie sponsoren of geld doneren aan een organisatie als er een gerede kans bestaat, dat deze middelen gezien kunnen worden als een vorm van omkoping. Communicatie SCA is gecommitteerd aan open en transparante communicatie binnen de grenzen van de commerciële vertrouwelijkheid. Wij zijn op zoek naar een constructieve en productieve dialoog met alle SCA-belanghebbenden. Doen: Advies inwinnen bij SCA Corporate Communications of een lid van uw plaatselijke communicatieteam voordat u met een verslaggever over bedrijfsaangelegenheden praat. Doen: Alle vragen van analytici of investeerders doorspelen aan SCA Investor Relations. Niet doen: Zonder gepaste toestemming de indruk wekken, dat u namens SCA spreekt in persoonlijke communicaties, waaronder tools zoals blogs, wiki s en de sociale media. Politieke activiteiten SCA blijft in politiek opzicht te allen tijde neutraal en doet geen betalingen of donaties in natura aan politieke partijen of kandidaten, hun instellingen, agentschappen of vertegenwoordigingen. De bedrijfsnaam mag niet gebruikt worden in politieke campagnes of om de belangen van politieke partijen of kandidaten te promoten. Hoewel SCA niet direct deelneemt aan partijpolitiek, blijven wij door middel van praktijken zoals lobbyen wel betrokken bij het politieke debat over onderwerpen die oprecht van belang zijn voor ons bedrijf, onze werknemers en de gemeenschappen waarin wij actief zijn. SCA streeft ernaar een betrouwbare deelnemer te zijn aan de gemeenschappen waarin wij actief zijn Doen: Overleggen met iemand van Public Affairs in geval van vragen over lobbyactiviteiten. Niet doen: Tijdens politieke activiteiten op persoonlijke titel de suggestie wekken, dat u namens SCA spreekt of dat het bedrijf uw inzichten onderstreept. Niet doen: Gebruik maken van bedrijfsbezittingen in het kader van persoonlijke steun aan een politieke kandidaat of partij. Links: Communicatiebeleid Verhoudingen met de samenleving en voorschriften voor sponsoring Beleid inzake betrekkingen met investeerders 22 SCA gedragscode

23 SCA Voorstel voor gedragscode 23

24