DEELNEMERSREGLEMENT. International Whisky Festival Den Haag / Whisky Live Holland 2011

Transcriptie

1 Mei 2011 DEELNEMERSREGLEMENT International Whisky Festival Den Haag / Whisky Live Holland 2011 Openingstijden bezoekers: Vrijdag 18 november 2011 van tot uur (VIP sessie) van tot uur Zaterdag 19 november 2011 van tot uur van tot uur Zondag 20 november 2011 van tot uur (alleen vakmensen) van tot uur Locatie: Grote Kerk te Den Haag Rond de Grote Kerk 12 Tel AM Den Haag Fax Op/afbouw Opbouw en stand-inrichting: o Donderdag van tot uur, tenzij anders is afgesproken. o Vrijdag van tot uur, tenzij anders is afgesproken. Demontage: o Zondag, vanaf tot uur. Om de bezoekers zoveel mogelijk waar voor hun geld te geven verzoeken wij u dringend om uw stand tot uur volledig intact te laten. o Alle stands dienen vóór uur leeg en afgebroken te zijn, tenzij anders afgesproken o Standwanden, die door de organisatie zijn geplaatst worden maandag allemaal weggehaald. Transport in de kerk: NIET TOEGESTAAN: het gebruik van eigen palletwagens en rollend materiaal met harde banden. o We raden iedereen aan om te laden en te lossen met de hand of met een vrachtauto met laadklep. Alleen op donderdag 17 nov. is er een vorkheftruck van tot uur aanwezig. o Rolcontainers mogen in de kerk gebruikt worden. Pallet wagens slechts op aanwijzing van de organisatie. o Beschadigingen aan dit monument, veroorzaakt door het niet navolgen van deze instructie zal worden doorbelast aan de veroorzaker van de schade. Bewaking: Van donderdag t/m zondag is er bewaking op het festival aanwezig. Ook s nachts is er bewaking buiten de kerk i.v.m. de geplaatste tenten. De organisatie is echter uitdrukkelijk niet verantwoordelijk voor diefstal of beschadigingen welke gedurende of na sluitingstijd van het International Whisky Festival plaatsvinden. Aanwijzingen van de bewaking en / of organisatie dienen te allen tijde opgevolgd te worden.

2 Routebeschrijving en parkeren Ga hiervoor naar en rechts bovenin ziet u de knop contact. Hier vindt u de informatie over de routes en de parkeergarages in de buurt van de kerk. Laden en lossen Laden en lossen rond de kerk is lastig, daar er slechts beperkte ruimte aanwezig is. De bewaking coördineert het laden en lossen. Om dit in goede banen te leiden, verzoeken we iedereen naar hen te luisteren. Wilt u hierover ook uw standbouwer(s) instrueren svp. Zie de onderstaande instruktie: Er is de volgende regeling overeengekomen m.b.t. het gebied rond de Grote Kerk: 1 Laden en lossen is toegestaan. Ingang links naast de hoofdingang(tegenover TNT kantoor) Laden en lossen voor standhouders op het Hoogkoor, deze kunnen de nieuwe ingang gebruiken aan de stadskant. 2 Personenwagens: deze mogen niet geparkeerd worden op het plein rond de Grote Kerk. Deze kunnen geparkeerd worden in de nabij gelegen parkeergarages. Bij de Torengarage (070) zijn dagkaarten verkrijgbaar. 3 Bestelauto s: deze mogen niet geparkeerd worden op het plein rond de Grote Kerk. Deze auto s kunnen met een Incidentele parkeervergunning per dagdeel, ook wel dagdeel parkeervergunning genoemd, (dagdeel 1: van tot uur, dagdeel 2: van tot uur, dagdeel 3: van tot uur) geparkeerd worden op parkeerplaatsen in de stad. Dagdeel parkeervergunningen kunnen worden aangevraagd bij Gemeente Den Haag, Dienst Parkeren, Afdeling Vergunningen, Loosduinseweg 13-17, 2500 DP Den Haag (070) of (070) of (070) of (070) Touringcars: het is toegestaan passagiers in en uit te laten stappen voor de hoofdingang van de kerk of op het plein rond de Grote Kerk. De touringcars mogen daar niet blijven, maar kunnen terecht op het busplatform van het Centraal Station Den Haag. 5 Cateringwagens, geluidsregistratiewagens, voertuigen t.b.v. audiovisuele activiteiten, en voertuigen met reservematerialen: uitsluitend deze categorieën voertuigen mogen met een door de Stichting Grote Kerk te verstrekken parkeerontheffing parkeren op het plein rond de Grote Kerk, mits zij aantoonbaar onmisbaar zijn voor het evenement dat in de Grote Kerk plaatsvindt. GRAAG UW MEDEWERKING TIJDENS HET LADEN EN LOSSEN

3 Standbouw: Goedkeuring van ontwerp van de stand: Indien u uw eigen standbouw laat verzorgen door een extern bedrijf, dienen de tekeningen van de stand uiterlijk 3 weken vóór aanvang van het festival ter goedkeuring te worden aan- geboden aan Frans van der Geest. De standbouwer dient een plattegrond van de te bouwen stand in 2-voud in te sturen(1 exemplaar voor de festival organisatie en 1 exemplaar voor de brandweer). Op deze plattegrond dienen de afmetingen van de stand duidelijk te worden aangegeven, zowel lengte, als breedte en hoogte. De hoogte van de stand mag maximaal 3 meter bedragen. Tenzij ander overeengekomen. Dit ter beoordeling van de organisatie Voorschriften stand-indeling: Rijstand : Deze dient aan de voorzijde geheel open te zijn. Hoekstand : Deze dient aan 2 zijden open te zijn. Kopstand : Deze dient aan 3 zijden open te zijn. Eiland stand : Deze dient aan 4 zijden open te zijn. Standbouw in de gangpaden is niet toegestaan. Gangpaden dienen volledig vrij te zijn. Dit op instructie van de brandweer. Bemanning van de stand: Alle stands dienen tijdens de openingstijden van het festival, ook tijdens de Vaksessie, bemand te zijn. Wij verzoeken alle deelnemers en participanten hieraan gehoor te geven. Onderverhuur van de stand: Het is deelnemers niet toegestaan, hun stand, of delen hiervan onder te verhuren aan derden. Onderverhuur is alleen mogelijk nadat schriftelijk toestemming is verkregen van de festival organisatie. Aanvragen tot onderverhuur kunnen tot uiterlijk 1 maand vóór het festival ingediend worden bij het secretariaat. Elektriciteit op de stand: Alle stands zijn voorzien van 1 stekkerdoos van Watt. Indien dit niet toereikend is voor uw stand, verzoeken wij u dit z.s.m. aan Frans van der Geest te laten weten. De kosten voor extra stroomverbruik zullen worden doorbelast aan de standhouder. Internet aansluiting: Er kan een internet aansluiting gerealiseerd wordt. Kosten hiervoor bedragen 108,-- excl. BTW per aansluiting.

4 Entree bewijzen deelnemers: Ook dit jaar zal er tijdens het festival gewerkt worden met polsbandjes voor standhouders en hun medewerkers. Er wordt met verschillende kleuren gewerkt (vrijdag, zaterdag en zondag). Bij de entree dient men aan de kaartcontrole de polsband te tonen. Op vertoon van de polsband heeft u doorlopend toegang tot het festival en kunt u gratis gebruik maken van het toilet. Er zullen géén andere deelnemerskaarten dan polsbanden worden verstrekt. De polsbanden zullen net als vorig jaar voor u klaar liggen bij de organisatiestand. Het bestelformulier hiervoor ontvangt u eind september. Entreekaarten relaties/genodigden: Genodigden kaarten kosten 25,-- per stuk en geven toegang tot 1 van de vier normale sessies. Voor de VIP sessie op vrijdagmiddag zijn de kosten 55,-- per kaart (inclusief 20 drams) en 35,-- (zonder drams) Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW. Vaksessie Zondagochtend van tot uur voorafgaande aan de normale sessie. U kunt voor uw gasten/slijters genodigde kaarten bestellen 25,-- per stuk. Hiermee kunnen ze om uur via een zij ingang naar binnen(om niet tussen de vroege bezoekers te staan) en kunnen vervolgens de rest van de middag binnen blijven tijdens de normale sessie. Glazen op de stand Tasting glazen voor de stands worden dit jaar gratis door de organisatie verstrekt. Het aantal glazen per stand wordt door de organisatie bepaald. Verkoop flessen whisky: Er mag tijdens het festival GEEN whisky (ook geen miniaturen) worden verkocht en/of weggegeven worden, dit op straffe van uitsluiting. Indien deelnemer(s) toch fles(sen) verkopen zal de organisatie de deelname van deze standhouder per direct beëindigen. Mocht de organisatie van het festival nadelige gevolgen ondervinden van de verkoop van flessen door één of meerdere deelnemers, zal de organisatie de schade claimen op betreffende deelnemer(s). Verkoop aanverwante artikelen: Dit is uitsluitend in en bij uw eigen stand toegestaan in overleg -en met toestemming van de organisatie. Foldermateriaal Tijdens de sessies is het uitdelen van eigen foldermateriaal alleen op uw eigen stand toegestaan. Alle folders en flyers die in de kerk verspreid worden zullen worden verwijderd. Uitsluitend de door de organisatie georganiseerde festivals, vormen hierop een uitzondering. Producten en diensten Het is deelnemers niet toegestaan producten of diensten aan te bieden, welke niet van te voren met de organisatie afgesproken zijn. Prijzen: Onder de bezoekers die via internet hun entreekaarten bestellen wordt een x-aantal prijzen verloot. Indien u prijzen beschikbaar wilt stellen, verzoeken wij dit aan ons kenbaar te maken.

5 Dram: De dram is het exclusieve betaalmiddel op het festival. Dit wordt gebruikt voor de duurdere en exclusievere whisky s. Verzoek aan de standhouders is om duidelijk op de stand aan te geven wat u vraagt aan extra drams. Gezien de prijsstijging van whisky, is de basis iets aangepast Stelregel hiervoor in 2011: Flessen met een winkelwaarde tot 50,00 gratis proeven Flessen met een winkelwaarde tussen 50,00 en 70,00 1 dram Daarboven per bandbreedte van ongeveer 20, steeds 1 dram extra De bezoekers kopen de drams tijdens het festival op de stand van de organisatie. Niet gebruikte drams kunnen hier na afloop weer worden omgewisseld. Elke standhouder ontvangt een envelop. Hierin dienen na elke sessie de ingenomen drams ingeleverd te worden bij de stand van de organisatie. Wij verzoeken de standhouders de drams bij de telling per 10 te bundelen. De organisatie zal elastiekjes verstrekken. Verrekening van de drams vindt plaats na afloop van het festival, op basis van 75% voor de standhouder en 25% voor de organisatie. De waarde van 1 dram is gelijk aan 1 Euro (inclusief 19% BTW). Openstaande facturen worden verrekend. Catering: o Tijdens het Festival zal dit jaar de catering geheel in handen van een externe cateraar zijn. Naast het koor van de kerk, bevindt zich de catering, waar ook zitjes zullen worden geplaatst. o Indien er een vorm van catering op uw stand plaats vindt, kan het zijn dat de directie van de Grote Kerk ons hiervoor gaat belasten. Mocht dit het geval zijn dan zullen wij dit aan u als standhouder doorbelasten. o Tijdens de opbouw op vrijdag zal er gratis koffie, thee en broodjes aanwezig zijn voor de standhouders en hun medewerkers. o Iedere standhouder ontvangt een aantal consumptiebonnen voor koffie en thee tijdens de sessies dit aan de hand van het door u opgegeven aantal medewerkers op de stand. Hotelaccomodatie De organisatie heeft 4 hotels in de buurt van de kerk benaderd. Het IBIS*** het Park Hotel**** het Carlton Ambassador****(schitterende whiskybar) en het nieuw Hilton Hotel***** U kunt reserveren via de website van het festival bij hotel arrangementen. Let op! (Deze hotels kunt u ook vinden bij bijvoorbeeld booking.com en daar ziet u veelal een lagere prijs, deze prijs is dan altijd zonder ontbijt en bij het festival arrangement met ontbijt.) Maaltijden participanten/ standhouders: Op vrijdagmiddag voor aanvang van de VIP sessie zal er gratis koffie en thee voor de standhouders zijn. Tevens zorgt de organisatie op vrijdagmiddag voor aanvang van de VIP sessie voor 2 gratis broodjes p.p. aan de hand van de door u opgegeven aantallen medewerkers op de stand. Diner op vrijdag en zaterdagavond De organisatie heeft afspraken gemaakt met Le connaisseur Een gezellig restaurant op een paar stappen afstand van de kerk. Hier kunnen de standhouders op de eerste verdieping met elkaar dineren tussen en uur. Nadere informatie over de prijs etc. wordt z.s.m. per mail aan u opgestuurd. Borrel op vrijdagavond De organisatie nodigt u weer uit voor een gezamenlijke borrel na afloop van de vrijdagavondsessie. De locatie wordt in een later stadium aan u bekend gemaakt.

6 Afval: Kosten van afval stijgen elk jaar exorbitant, niet alleen doordat we jaarlijks met z n allen meer afval achterlaten, maar ook doordat de verwijderingsbijdrage van kosten van afvalverwerking gigantisch stijgen.tijdens het festival wordt een medewerker aangesteld om na afloop van elke sessie, de afvoer van afval in goede banen te leiden.wij verzoeken u vriendelijk uw medewerking te verlenen, zodat alles goed en vlot kan verlopen. Karton en papier: o Kokers en mooie verpakkingen van Whisky flessen, graag inleveren bij balies aan de zijkant van de garderobe. Deze zullen meegegeven worden aan bezoekers bij het verlaten van het festival. o Dozen, graag plat maken en op een aparte stapel voor uw stand leggen, na afloop van elke sessie. o Papier in een doos eveneens voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie. Glas: o Lege flessen graag voor uw stand plaatsen, na afloop van elke sessie. Overig afval: o Plastic, etensresten, etc. liefst in gesloten plastic zakken voor uw stand zetten na afloop van elke sessie. Plastic zakken zijn eventueel te verkrijgen bij de stand van de organisatie. Roken: Roken is in de Grote Kerk ook voor standhouders verboden. Voor de liefhebbers van roken is er een aparte tent geplaatst naast de kerk met een speciale doorgang. Bestelformulier: Het bestelformulier voor genodigde kaarten/parkeerkaarten etc. ontvangt u in september per post. Ook kunt u binnenkort deze formulieren downloaden vanaf de site

7 Annuleringskosten: Tot 18 oktober 2011 is 50% van de overeengekomen standhuur verschuldigd. Daarna berekenen wij u 100% van de overeengekomen standhuur. Aansprakelijkheid: Tijdens het gehele evenement zal de organisatie er alles aan doen uw eigendommen te beschermen. Wij wijzen u er echter op dat de organisatie geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt ten aanzien van voertuigen of goederen, noch voor transacties die tussen deelnemers en derden of deelnemers onderling worden aangegaan. Vragen: Wij hebben de taken gescheiden. o o Vragen t.a.v. standbouw en logistiek / facturen en betalingen Frans van der Geest frans@whiskyfestival.nl Secretariaat Badhuisstraat LP Vlissingen Tel Fax Vragen t.a.v. website, whisky, drams en algemene zaken Wouter Wapenaar GSM wouter@whiskyfestival.nl Miriam den Hertog miriam@whiskyfestival.nl Calamiteiten; Tijdens het festival kunt u altijd terecht bij een van ons: Frans van der Geest Wouter Wapenaar Miriam den Hertog Via de stand van de organisatie kunt u ons altijd bereiken. N.B. In alle gevallen neemt de organisatie te allen tijde de uiteindelijke beslissing