IMPACT (VOOR)GENOMEN BESLUITEN, GEWIJZIGDE FUNCTIONALITEIT EN CONTROLES HNS

Transcriptie

1 IMPACT (VOOR)GENOMEN BESLUITEN, GEWIJZIGDE FUNCTIONALITEIT EN CONTROLES HNS Een overzicht van besluiten die zijn (voor)genomen in het kader van Het Nieuwe Studielink, wijzigingen in de functionaliteit en gewijzigde/vervallen controles en de daarbij behorende impact voor onderwijsinstellingen. Versie: 0.8 Datum: Auteur: Jessica Leich 1

2 Documentrevisie en distributie Versie Datum Revisiebeschrijving Verwerkt door Eerste oplevering JL Aanvullingen door DS JL - instellingsvragen voor ingebruikname HNS controleren - impact eenvoudigere DM: 3 e kan mogelijk geen hergebruik DIM kiezen - aan studenten met andere vooropleidingen wordt alléén verstuurd als instelling deze inricht Nieuwe besluiten: JL - Vakverificaties van onderwijsinstelling worden niet overgenomen - Nieuw proces geheim adres - Vragen en antwoorden doorgeven in de taal Nieuwe besluiten: JL - Schermen inzien DUO berichten ISC en Inschrijving worden niet herbouwd - Geen eigen IVN meer vanuit het SIS, alle SIS-sen gebruiken IVN van Studielink Nieuwe besluiten: ZB - Geen inkomende berichten (vanuit SIS) vanuit dashboard instellingen opnieuw aanbieden aan SL - Geen conversie brokerberichten Document uitgebreid met belangrijke veranderingen in de werking van de applicatie en vervallen / gewijzigde controles (scope verbreding) FV Toevoeging voorgenomen besluit: - Betekenis geslacht onbekend verruimen tekst toevoeging bij PRS_ADR_1307 ZB Veranderingen in de werking van de Studielink applicatie toegevoegd: FV 2

3 - Geen verificatie nodig voor afgeven machtiging - Geen onderscheid mededelingen en s aan student - Verzoek tot inschrijving indienen zonder persoonsgegevens INHOUDSOPGAVE Inleiding... 5 Voorgenomen besluiten... 5 voorgenomen Besluit: betekenis geslacht onbekend verruimen... 5 Genomen besluiten met impact... 6 Besluit: Andere opzet s... 6 Besluit: Tonen indicatie collegegeld niet herbouwen... 8 Besluit: Per alternatieve opleiding opleidingsvorm en vestiging instelbaar... 8 Besluit: Bedrag collegegeld betaald niet meer tonen in HNS... 9 Besluit: Wijziging betaalflow zodat student machtiging in 1 stap kan afgeven Besluit: Eenvoudigere versie oude digitale machtiging Besluit: Andere opzet invoer instellingsvragen Besluit: Controle op karakterset aanpassen naar UTF Besluit: mogelijkheid vanuit Studielink Dashboard niet herbouwen Besluit: Uitgeven SL-account via Dashboard niet herbouwen Besluit: Functionaliteit ontkoppelen SL SIS vervalt Besluit: Geen controle op aantal keer wijzigen persoonsgegevens Besluit: Lange naam voor instelling en opleiding gebruiken Besluit: Vinkje Ik weet mijn geboortedatum niet komt te vervallen Besluit: studenten geen cijfers meer laten invoeren bij HAVO en VWO (na 2006) Besluit: Versimpeling van 'oude vooropleiding' Besluit: Verwachte diplomadatum niet meer uitvragen indien diploma nog niet behaald is Besluit: Gebruik BRP voorvoegsel stamtabel Besluit: Geen berichten meer opsparen Besluit: Vereenvoudigen blokkade bij foutief inloggen Besluit: Velden voor bepaling toelating vervallen in msg Besluit: Vervallen controle op geldigheid land in KVA Besluit: Sterke authenticatie via Soft Token (Google Authenticator) Besluit: Minder velden tonen in overzicht berichten per student Besluit: Vragen en antwoorden doorgeven in de taal waarin de student deze invult

4 Besluit: Nieuw proces geheim adres Besluit: Vakverificaties worden niet meer overgenomen in Studielink Besluit: Geen eigen ivn vanuit SIS, alle sis-en gebruik ivn van studielink Besluit: Schermen inzien duo berichten isc en inschrijving worden niet herbouwd Besluit: Geen inkomende berichten (vanuit SIS) vanuit dashboard instellingen opnieuw aanbieden aan studielink Besluit: Geen Conversie Broker Berichten Genomen besluiten zonder impact Besluit: Aantal onderdelen vervallen bij proces Verzoek tot inschrijving Besluit: Geen afwijkende tekstvoorziening Duitse taal Besluit: Geen beheerfunctie voor teksten en mededelingen Besluit: Niet herbouwen verplichte functionaliteit wijzigen wachtwoord dat niet aan de standaard voldoet 31 Besluit: Conversie variant msg34 vervalt Besluit: Vragen en antwoorden worden doorgegeven in de taal waarin de student deze invult Besluit: Boomstructuur berichten worden niet herbouwd Besluit: Beroepseisen negeren Besluit: Minder velden tonen in overzicht berichten per student Besluit: Reden afplakken berichten niet meer aanbieden Besluit: Relatie ISAT-code en onderwijsniveau fase wordt genegeerd Besluit: Europees / Internationaal baccalaureate als niveau vooropleiding tonen Besluit: Lettertype/huisstijl nieuwe Studielink site Besluit: Vooropleiding Nederlandse Antillen versimpelen Veranderingen in de werking van de Studielink applicatie Geen verificatie nodig voor afgegeven machtiging Geen onderscheid mededelingen en s aan student Verzoek tot inschrijving indienen zonder persoonsgegevens Colloquium doctum (21+ toets) Gewijzigde functionaliteit omzetten DigiD account naar Studielink account Vervallen en gewijzigde controles in Het Nieuwe Studielink Controles msg Meldingen uitval bij synchrone validatie Nieuw: Meldingen uitval bij Asynchrone validatie Dubbele controle Controles msg Wijzigingen in of vervallen van functionaliteit in HNS Wijzigingen inschrijfproces Vulling msg03 / draw option

5 Gewijzigde functionaliteit REG_INF_ REG_INF_ Overbodig als gevolg van Autorisatie Vervallen en gewijzigde XSD controles Vervallen XSD controles Gewijzigde XSD controles Msg INLEIDING In dit document Impact genomen besluiten zijn alle tot nog toe genomen besluiten in het kader van HNS beschreven. Hierbij is per besluit kort beschreven wat de impact is voor onderwijsinstellingen. Dit document kan als werkboek gebruikt worden door onderwijsinstellingen ter voorbereiding op de overgang naar het nieuwe Studielink. VOORGENOMEN BESLUITEN Onderstaand worden de voorgenomen besluiten (besluiten die nog niet definitief zijn genomen door de Stuurgroep) getoond. Zodra de Stuurgroep heeft ingestemd met een van deze voorgenomen besluiten, worden deze naar de hoofdstukken Genomen besluiten met impact, of Genomen besluiten zonder impact verplaatst. VOORGENOMEN BESLUIT: BETEKENIS GESLACHT ONBEKEND VERRUIMEN Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink kan een student bij het invullen of wijzigen van het geslacht enkel man of vrouw kiezen. Vanuit de instelling of vanuit GBA/BRP kan ook de waarde onbekend worden aangeleverd. Een student kan dit niet zelf kiezen en vastleggen in Studielink. Wanneer de waarde onbekend is geregistreerd kan dit betekenen dat de instelling dit heeft aangeleverd omdat zij de informatie over het geslacht niet tot hun beschikking hebben (niet geverifieerd) of de student heeft de waarde vastgesteld onbekend (niet geverifieerd of wel geverifieerde status). Een student kan in HNS ook zelf aangeven een Vastgesteld onbekend geslacht te hebben bij het aanmaken of wijzigen van de persoonsgegevens. En een instelling kan dit aanleveren. Zodra de gegevens centraal of decentraal zijn geverifieerd kan de instelling dit niet wijzigen. Wanneer een student in HNS bij geslacht de waarde Vastgesteld onbekend kiest en vastlegt, wordt dit als NA: vastgesteld onbekend in Studielink opgeslagen en doorgestuurd aan de instelling. Dat betekent dat de waarde NA met dit voorgenomen besluit nog maar 1 interpretatie kan hebben, namelijk dat de waarde NA altijd inhoud dat het geslacht vastgesteld onbekend is en dat dus impliceert dat het geslacht niet tot man of vrouw behoort. 5

6 Daarmee zou de betekenis van de NA: onbekend waarde in het KVA de volgende betekenis krijgen: Legenda Veldw. Omschrijving Geslacht M Mannelijk F NA Vrouwelijk Vastgesteld onbekend Kan vanuit BRP doorgegeven worden (msg03 en/of msg05) De student kan dit gegeven zelf in de Front Office student hebben aangegeven (msg03) De instelling kan deze waarde opgeven bij een SIS inschrijving (msg34) en bij de verificatie van persoonsgegevens (msg04) Instellingen moeten zich dus realiseren dat als zij geen informatie hebben over het geslacht en daarom de waarde NA naar Studielink sturen, ze daarmee eigenlijk aangeven dat het gaat om een vastgesteld onbekend geslacht. Daarnaast moeten instellingen intern nagaan wat de impact is van de bredere betekenis van deze waarde, als dit bijvoorbeeld voor rapportages en vervolgprocessen (zoals het verifiëren van persoonsgegevens) wordt gebruikt. Naar verwachting zal de NA waarde met ingang van het gebruik van HNS vaker gaan voorkomen, omdat studenten deze straks zelf kunnen selecteren. GENOMEN BESLUITEN MET IMPACT BESLUIT: ANDERE OPZET S Huidige situatie in Studielink Momenteel kent het huidige Studielink de volgende typen berichten: s die worden verzonden maar niet getoond op het dashboard s die altijd worden verzonden (volledig SL tekst) 6

7 s die altijd worden verzonden waar een procedure van een instelling aan toegevoegd wordt (soms van meerdere instellingen) mededelingen die niet worden verzonden maar wel worden getoond in het dashboard een "verzamelmail" met een aankondiging dat er nieuwe berichten zijn. In HNS is geen onderscheid meer tussen s die direct verstuurd worden en berichten die alleen als mededeling in het studenten Dashboard getoond worden. Alle communicatie wordt direct per verstuurd. Direct een versturen vanuit Dashboard (Studentgegevens > Personalia > Contactgegevens > Verstuur ) vervalt Het onderstaande verzamelbericht wordt niet meer verstuurd: In HNS komen twee soorten s: 1. s waarvan de standaard tekst volledig door Studielink wordt bijgehouden en die altijd verstuurd worden 2. s waarvan de onderwijsinstelling zelf de tekst volledig mag inrichten. Indien de onderwijsinstelling geen tekst inricht dan wordt er GEEN mail verstuurd in de betreffende situatie. Er zal vanuit het Studielink Kenniscentrum een set defaultteksten beschikbaar worden gesteld voor deze berichten. Als een instellings (waarvan de instelling zelf de tekst moet inrichten): Nederlands wordt leeggelaten: wordt niet verstuurd (ook niet als Engels en/of Duits wel is ingevuld); Nederlands wordt ingevuld, Engels en Duits niet ingevuld, bericht wordt naar alle studenten in het Nederlands verstuurd; Nederlands en Engels wordt ingevuld, student met Duitse taalvoorkeur ontvangt bericht in Engels De aanhef (Beste <roepnaam>) en afsluiter (Met vriendelijke groet, Studielink) wordt altijd gelijkgetrokken met de taal waarin het bericht wordt verstuurd. SIS: geen 7

8 s: De instellingen moeten ruim op tijd kijken naar welke berichten zij allemaal moeten gaan voorzien van eigen teksten. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de standaardteksten die beschikbaar worden gesteld door het Studielink Kenniscentrum. Zodra deze teksten zijn afgestemd met de redactiegroep, zullen deze worden gedeeld met de instellingen. BESLUIT: TONEN INDICATIE COLLEGEGELD NIET HERBOUWEN Huidige situatie in Studielink In het Dashboard voor instellingen is een tabblad Indicatie soort collegegeld. Uit navraag onder de instellingen is gebleken dat de informatie die hieronder te vinden is, niet wordt gebruikt. Tonen indicatie collegegeld in het Dashboard voor instellingen wordt niet herbouwd in HNS Onderwijsinstelling kan via Inzien student wel deze gegevens bekijken, bovendien worden alle gegevens ook rechtstreeks naar het SIS gestuurd en kan men ze ook daar bekijken. BESLUIT: PER ALTERNATIEVE OPLEIDING OPLEIDINGSVORM EN VESTIGING INSTELBAAR Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink is het bij het inrichten niet mogelijk om per alternatieve opleiding aan te geven welke opleidingsvormen kiesbaar moeten zijn door de student. Studenten dienen daardoor soms een VTI in voor een combinatie alternatieve opleiding, plaats en opleidingsvorm (VT/DT/DU) die niet bestaat. 8

9 In HNS kan de instelling per alternatieve opleiding aangeven welke opleidingsvorm(en) en bij welke vestigingen deze wordt aangeboden. Hierdoor wordt het voor de student niet meer mogelijk om een niet bestaande keuze te maken. Bij het inrichten moet de instelling erop letten dat per alternatieve opleiding de juiste opleidingsvormen worden gekoppeld. In het huidige Studielink wijzen sommige instellingen de student er via instellingsvragen op dat zij de juiste vorm moeten kiezen. Deze instellingsvragen moeten worden herzien (zijn overbodig) in HNS. BESLUIT: BEDRAG COLLEGEGELD BETAALD NIET MEER TONEN IN HNS Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink moeten onderwijsinstellingen in msg19 waarmee ze bevestigen dat de student aan zijn/haar betaalverplichting heeft voldaan altijd een bedrag collegegeld betaald doorgeven. Dit bedrag wordt getoond in het dashboard van de instelling bij de betaalgegevens van de student.de informatie is voor de onderwijsinstellingen echter ook gewoon beschikbaar in hun eigen SIS. In HNS hoeven instellingen het bedrag collegegeld niet meer mee te geven in msg19. Tevens zal de hoogte collegegeld in het Dashboard voor instellingen niet meer worden getoond. De instelling kan dit nagaan in het eigen SIS. De enige (positieve) impact is dat de instelling de hoogte van het collegegeld niet meer hoeft in te vullen. Overigens moet er bij een BBC (Bewijs Betaald Collegegeld) wel een bedrag worden meegegeven. Dit proces voor specifiek het BBC zal nog worden uitgewerkt. 9

10 BESLUIT: WIJZIGING BETAALFLOW ZODAT STUDENT MACHTIGING IN 1 STAP KAN AFGEVEN Huidige situatie in Studielink: Momenteel voert de student betaalgegevens in en moet daarna in een aparte stap zijn digitale machtiging bevestigen. Deze tweede stap wordt vaak vergeten doordat studenten denken na stap 1 klaar te zijn. Reeds in 2012 zijn aanpassingen gedaan die het mogelijk maken dat een SIS direct bij ontvangst van een VTI een msg20 kan sturen met daarin alle benodigde informatie voor alle betaalvormen en termijnen. In HNS zal reeds na het indienen van een VTI een msg20 verstuurd moeten worden met daarin alle benodigde inforatie. Dit maakt het mogelijk dat de student in één flow zijn betaalgegevens invoert en de machtiging bevestigd. SIS: De meeste SIS-sen kunnen deze nieuwe situatie al ondersteunen of hebben een "schakelaar" waardoor deze oplossing ondersteund kan worden. Specifiek voor instellingen die SAP gebruiken: de versie van SAP die deze functionaliteit ondersteunt moet voor 1 oktober 2018 worden geïnstalleerd (bij voorkeur eerder op een testomgeving i.v.m. de acceptatie- en ketentest). Website/ s: instellingen dienen in de eigen communicatiekanalen (website, s) na te gaan of de oude werkwijze van het bevestigen in twee stappen ergens wordt vermeld. In dat geval dient deze tekst aangepast te worden. Instellingsvragen: sommige instellingen wijzen studenten er via instellingsvragen op dat zij in een tweede stap de machtiging nog moeten bevestigen. Dit soort instellingsvragen zijn in HNS overbodig. BESLUIT: EENVOUDIGERE VERSIE OUDE DIGITALE MACHTIGING Huidige situatie in Studielink: Naast DIM is er nog de oude digitale machtiging. Uiteindelijk zal de oude digitale machtiging uitgefaseerd worden, maar tot die tijd moet deze nog wel ondersteund worden in HNS. 10

11 In HNS hoeven derden die de digitale machtiging willen bevestigen, niet meer in te loggen met DigiD. Gevolg hiervan is dat derden die betalen geen Hergebruik DIM van vorig jaar kunnen kiezen, doordat Studielink niet kan controleren of het om dezelfde persoon gaat. Daarnaast kan de student als deze zelf betaalt, in één flow de betaalgegevens invullen en machtiging bevestigen. SIS: geen Website/ s: instellingen dienen in de eigen communicatiekanalen (website, s) na te gaan of de oude werkwijze van het bevestigen in twee stappen ergens wordt vermeld. In dat geval dient deze tekst aangepast te worden. BESLUIT: ANDERE OPZET INVOER INSTELLINGSVRAGEN Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink kunnen onderwijsinstellingen vragen en antwoorden inrichten die op diverse plaatsen in het proces aan de studenten gesteld worden. De inrichting van de vragen is ingewikkeld en het is moeilijk voor instellingen om een goed overzicht te houden op welke vragen bij welke groepen studenten en onder welke voorwaarden worden gesteld. De instellingsvragen zullen via een Excel spreadsheet in Studielink worden ingevoerd. Daarnaast komt er een onderdeel waarin de instellingsbeheerder kan zien wat de student ziet Voordelen invoer vanuit een spreadsheet: De vragenlijst in de spreadsheet kan zowel voor de invoer in SL als voor de afstemming intern binnen de instelling gebruikt worden, vragen hoeven niet meer na invoer via de beheerinterface nog eens overgezet te worden naar een spreadsheet. De spreadsheet die gebruikt wordt voor de interne afstemming is hiermee ook altijd synchroon met de inrichting in SL Nadat een vragenlijst is uitgeprobeerd op de testomgeving kan deze zonder extra inspanning worden ingelezen op de productieomgeving. Een vastgestelde vragenlijst kan voor het volgende jaar worden gekopieerd, aangepast en opnieuw op de testomgeving en productie worden ingelezen. Verbeteringen ten opzichte van het huidige Studielink: 11

12 Nadat de spreadsheet ingelezen is kan deze worden getest middels enkele filterboxen waarmee bekeken kan worden hoe de lijst er voor diverse groepen studenten uit komt te zien Geen beperking op aantal niveaus vervolgvragen Het wordt mogelijk om een vervolgvraag aan meerdere hoofdvragen te koppelen en ook dezelfde vervolgvraag aan meerdere antwoorden Standaard antwoordcodes en teksten hoeven maar 1 keer in het spreadsheet gezet te worden en kunnen bij elke vraag simpel door de code gekoppeld worden (in het huidige SL moeten de antwoorden bij elke vraag opnieuw gedefinieerd worden) Advies voor instellingen is om ruim op tijd de instellingsvragen via de spreadsheet op de testomgeving te gaan invoeren. Op die manier is er voldoende tijd om te wennen aan deze nieuwe manier van invoeren. Wanneer de vragenlijst op de testomgeving ingelezen en gecontroleerd is, dan kan deze hiervandaan worden ingelezen op de productieomgeving. Een meer algemene opmerking bij de instellingsvragen is dat deze voor de livegang van HNS een keer goed door de instelling bekeken dienen te worden. In het huidige Studielink worden instellingsvragen bijvoorbeeld nog gebruikt voor opmerkingen over functionaliteit die niet goed werkt, welke in HNS wel goed werkt. BESLUIT: CONTROLE OP KARAKTERSET AANPASSEN NAAR UTF8 Huidige situatie in Studielink: Momenteel worden in sommige naam- en adresvelden in de Studielink Frontoffice een aantal diakrieten niet toegestaan. Alleen karakterset L en H zijn toegestaan. Bepaalde Vietnamese tekens kunnen hierdoor niet worden ingevoerd. In HNS wordt UTF-8 toegestaan, dat wil zeggen dat de controle op het koppelvlak komt te vervallen. De controle in het Dashboard voor instellingen blijft nog wel bestaan om te voorkomen dat bijvoorbeeld ook Chinese tekens kunnen worden ingevoerd. Met de Technische Werkgroep is reeds afgestemd en alle SIS-sen kunnen UTF-8 gewoon verwerken. 12

13 BESLUIT: MOGELIJKHEID VANUIT STUDIELINK DASHBOARD NIET HERBOUWEN Huidige situatie in Studielink: Vanuit het Dashboard voor instellingen is er de mogelijkheid om aan de student een te sturen. Deze functionaliteit blijkt weinig gebruikt te worden en daarbij is er een goed alternatief, door de mail vanuit het eigen pakket of het SIS te versturen. Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. Instellingen die wel van deze functionaliteit gebruik maken dienen hiervoor een andere manier te vinden door bijvoorbeeld een msg22 te versturen. BESLUIT: UITGEVEN SL-ACCOUNT VIA DASHBOARD NIET HERBOUWEN Huidige situatie in Studielink: Er is een (zeer) kleine groep studenten die in Nederland woont maar geen DigiD kan aanvragen. Hiervoor is er in SL een functionaliteit beschikbaar waarmee de instelling voor de student een SL account (dus zonder DigiD) aan kan maken. Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. Er zijn alternatieven om dit probleem op te lossen: - Via het SIS een vti indienen (msg34), student krijgt dan automatisch een SL account 13

14 - Student een account laten aanmaken met fictief buitenlands adres en deze later omzetten naar Nederlands adres In het geval van een student die in Nederland woont en geen DigiD kan aanvragen, dient de onderwijsinstelling gebruik te maken van een van bovengenoemde manieren om een SL account te verkrijgen. BESLUIT: FUNCTIONALITEIT ONTKOPPELEN SL SIS VERVALT Huidige situatie in Studielink: In Studielink is functionaliteit aanwezig waarmee de onderwijsinstelling de relatie tussen SL en hun SIS kunnen verbreken voor een groep studenten waarvan zij de Studielinknummers aanleveren in een tekstbestand. Deze functionaliteit is grotendeels overbodig geworden doordat accounts die niet meer actief zijn na 2 jaar worden opgeschoond. Deze functionaliteit wordt niet herbouwd. De instelling kan zelf geen relaties meer beëindigen en zal wellicht nog berichten ontvangen voor studenten die uit het SIS verwijderd zijn. Op termijn zal er iets worden gebouwd waarmee na een bepaalde periode na het laatste actieve verzoek, geen berichten meer worden verstuurd aan het SIS. 14

15 BESLUIT: GEEN CONTROLE OP AANTAL KEER WIJZIGEN PERSOONSGEGEVENS Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink is een controle opgenomen dat een student maximaal 3 keer zijn persoonsgegevens mag wijzigen. Deze controle wordt niet herbouwd. Het kan voorkomen dat bij buitenlandse studenten er iets meer wijzigingen voorkomen voordat de identiteit geverifieerd is. BESLUIT: LANGE NAAM VOOR INSTELLING EN OPLEIDING GEBRUIKEN Huidige situatie in Studielink In de huidige Studielink applicatie wordt op sommige plaatsen de (ver)korte naam voor onderwijsinstellingen en opleidingen (CROHO) gebruikt / getoond in de Frontoffice student. In sommige gevallen zijn dit nogal cryptisch afgekorte benamingen die voor de student niet duidelijk zijn. Uit Usability oogpunt en om te zorgen dat de student zo duidelijk mogelijke informatie heeft bij de selectie van opleidingen voor een verzoek tot inschrijving, wordt besloten dat altijd de lange naam gehanteerd wordt (max 255 tekens). Nagaan of in communicatiekanalen als website/ instructies voor studenten staan waarin de verkorte naam genoemd wordt. 15

16 BESLUIT: VINKJE IK WEET MIJN GEBOORTEDATUM NIET KOMT TE VERVALLEN Huidige situatie in Studielink: In de Frontoffice student is bij het invoeren van de persoonsgegevens een vinkje Ik weet mijn geboortedatum niet beschikbaar. Dit is voor studenten die deze daadwerkelijk niet weten, echter veroorzaakt dit vinkje nogal wat verwarring onder studenten. Het komt sporadisch voor dat een student de geboortedatum niet weet. Het vinkje wordt niet herbouwd. De student wordt bij het veld Geboortedatum, door middel van een (?) verteld wat deze moet doen (namelijk invullen: geboortejaar). De geboortedatum wordt nu doorgegeven als geboortejaar, net als nu, maar instelling moet zelf m.b.v. een identiteitsbewijs vaststellen dat het om een incomplete geboortedatum gaat. BESLUIT: STUDENTEN GEEN CIJFERS MEER LATEN INVOEREN BIJ HAVO EN VWO (NA 2006) Huidige situatie in Studielink: Op dit moment kunnen studenten bij hun vooropleiding cijfers invoeren bij hun vakken. Omdat vrijwel alle HAVO en VWO vooropleidingen aangeleverd worden uit BRON-HO is het niet nodig dat deze studenten hun cijfers invoeren, deze worden vanzelf vanuit BRON-HO aangeleverd. 16

17 Het blijft wel mogelijk om zelf de vakken op te geven. Voor vooropleidingen behaald voor 2006, waarvan de cijfers niet vanuit BRON-HO worden geleverd, is het toch altijd nodig om een kopie diploma op te sturen. Om die reden is ook voor deze studenten het toevoegen van cijfers geen must. Instellingen die cijfers gebruiken voor statistieke doeleinden, zullen dit voor studenten met een vooropleiding van voor 2006 moeten doen aan de hand van een kopie cijferlijst van de student. BESLUIT: VERSIMPELING VAN 'OUDE VOOROPLEIDING' Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink wordt bij het toevoegen van een oude vooropleiding gegevens als Plaats onderwijsinstelling, Adres onderwijsinstelling gevraagd aan de student. Het toevoegen van oude vooropleidingen maakt de vooropleidingenpagina extra ingewikkeld. Studenten moeten toch altijd een diploma opsturen, dus kan er ingesteld worden dat vooropleidingen voor een bepaalde datum gewoon 'oude vooropleiding' heten. Bij oude vooropleidingen alleen niveau laten kiezen (havo, vwo, mbo, hbo of wo). Ook geen opsplitsing meer van VWO. Onderwijsinstelling (inclusief adres) en vakken worden niet meer gevraagd. Er wordt minder informatie uitgevraagd bij de student en doorgestuurd naar de instelling. Instellingen moeten bij oude vooropleidingen zelf deze gegevens in het SIS invoeren aan de hand van een kopie diploma en cijferlijst. 17

18 BESLUIT: VERWACHTE DIPLOMADATUM NIET MEER UITVRAGEN INDIEN DIPLOMA NOG NIET BEHAALD IS Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink moeten studenten nog een verwachte diplomadatum invoeren als ze aangeven dat de diploma nog niet behaald is In HNS wordt de verwachte diplomadatum niet meer gevraagd. Voor het tonen van de juiste (actieve) landen en vooropleidingen wordt de huidige datum aangehouden. Student krijgt dus ook geen To do actie Geslaagd? Voor je diplomadatum in meer. Diplomadatum volgt automatisch via BRON-HO of bij een oude of buitenlandse vooropleiding aan de hand van kopie diploma en cijferlijst. In het KVA wordt een vaste datum doorgegeven (bijvoorbeeld systeemdatum + 1 jaar) Voor sommige instellingen was de verwachte diplomadatum een trigger om de student te gaan verzoeken om zijn kopie diploma en cijferlijst op te gaan sturen. Deze instellingen zullen hiervoor een ander proces moeten inrichten. Vanuit Studielink wordt nog steeds een gestuurd aan studenten met een vooropleiding die niet in BRON-HO voorkomt, met het verzoek het diploma te laten controleren door de instelling. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de instelling deze inricht; wanneer dat niet gebeurt wordt de niet verstuurd. BESLUIT: GEBRUIK BRP VOORVOEGSEL STAMTABEL Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink wordt er bij de keuze van een tussenvoegsel gebruik gemaakt van een tabel die aangeleverd wordt door DUO. Deze lijst houdt rekening met hoofdlettergevoelige systemen. Met 18

19 name in het buitenland komen tussenvoegsels met kleine letters en hoofdletters voor. De tabel van DUO bevat veel extra voorvoegsels die niet door de BRP worden ondersteund. In HNS zal de lijst niet afkomstig zijn van DUO, maar van BRP. Hierin staan ook varianten met kleine letters en hoofdletters, maar niet de tussenvoegsels die enkel uit hoofdletters bestaan. Er zal in de toekomst gekeken worden hoe gevallen die wel op de DUO-lijst staan, maar niet op de BRP-lijst, zullen worden opgeschoond. BESLUIT: GEEN BERICHTEN MEER OPSPAREN Huidige situatie in Studielink: Momenteel kan een onderwijsinstelling inrichten vanaf welk moment zij berichten (inschrijvingen) wil ontvangen. De inschrijving begint altijd op 1 oktober, maar de onderwijsinstelling kan een latere datum opgeven, waardoor Studielink de berichten opspaart. 19

20 In HNS vervalt de mogelijkheid om berichten op te sparen. Instellingen moeten bij voorkeur ervoor zorgen dat zij op 1 oktober gereed zijn om berichten te ontvangen. Een andere mogelijkheid is dat zij ervoor zorgen dat hun SIS berichten tegenhoud tot de gewenste datum. BESLUIT: VEREENVOUDIGEN BLOKKADE BIJ FOUTIEF INLOGGEN Huidige situatie in Studielink: Als een student in de Front Office driemaal een ongeldige gebruikersnaam of wachtwoord invult, dan wordt het account een uur geblokkeerd; Als de student na dit uur opnieuw driemaal een ongeldige gebruikersnaam of wachtwoord invult, dan wordt het account definitief geblokkeerd. Als de student een nieuw wachtwoord aanvraagt, en deze logt na de tijdelijke blokkade van een uur succesvol in, dan is het account gedeblokkeerd. Het is echter af te vragen wat de functie van een tijdelijke blokkade is. De kans is aannemelijk dat een student die driemaal de verkeerde combinatie invoert, na een uur opnieuw foutieve gegevens invoert. De werkwijze voor inloggen wordt hetzelfde ingericht als de werkwijze vergeten wachtwoord bij DigiD; Dit betekent dat het account na vijf maal foutief inloggen geblokkeerd wordt; De student kan deze blokkade zelf opheffen door een nieuw wachtwoord aan te vragen; o Het wachtwoord wordt gestuurd naar het in Studielink bekende adres o Heeft de student geen toegang meer tot dit adres? Dan kan deze contact opnemen met de onderwijsinstelling die het adres aan kan passen. 20

21 De functionaliteit waarbij de onderwijsinstelling via het Dashboard de tijdelijke blokkade van het Studielink account op kon heffen, komt te vervallen. De student hoeft dus geen contact meer op te nemen met de onderwijsinstelling in het geval diens account tijdelijk geblokkeerd is. BESLUIT: VELDEN VOOR BEPALING TOELATING VERVALLEN IN MSG25 Huidige situatie in Studielink In het huidige KVA bericht msg25 (herinschrijving) zijn velden opgenomen voor de bepaling van toelatingseisen. Bij een herinschrijving zijn toelatingseisen echter niet meer aan de orde. Deze velden zullen standaard met N worden gevuld. Doordat het verplichte velden zijn kunnen ze niet worden laten vervallen. SIS: Velden voor toelating in msg25 bevatten default waarde N BESLUIT: VERVALLEN CONTROLE OP GELDIGHEID LAND IN KVA Huidige situatie in Studielink: Op het huidige KVA zit een controle op geldigheid van een land bij adressen. Een adres (land) kan geldig zijn op het moment van invoer maar na verloop van tijd als het door het SIS naar Studielink (terug) gestuurd wordt niet meer actueel zijn. Dit leidt in het huidige Studielink tot afkeur. Onderwijsinstellingen hebben aangegeven in een dergelijk geval niet met de student te gaan bellen en dan tijdelijk een fictie adres in het bericht te zetten. Bovendien geldt dat de post doorgaans toch nog wel gewoon aan komt. 21

22 Controles dienen aan de voorkant bij de invoer ingericht te zijn, niet op het moment van uitwisselen. Daarom komt de controle op geldigheid land op het KVA te vervallen, bij de invoer door de student wordt de controle wel uitgevoerd. De onderwijsinstelling dient er alert op te zijn juiste adresgegevens in te voeren; Als een student adresgegevens invoert kan de situatie zich voordoen dat er een land niet meer actueel is. Dit land komt dan niet meer in de te selecteren opties van de tabel voor (dit is tegelijk ook de controle). De student dient echter het land in te vullen dat in diens paspoort vermeld staat. De onderwijsinstellingen kunnen hier vragen over verwachten van studenten. BESLUIT: STERKE AUTHENTICATIE VIA SOFT TOKEN (GOOGLE AUTHENTICATOR) Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink wordt er voor de sterke authenticatie gebruik gemaakt van een Vasco RSA token. Om bij het studielink dashboard te komen logt de medewerker van de instelling eerst in op een gateway met een gebruikersnaam en de code van het token. Na authenticatie op deze gateway komt de medewerker bij het SL dashboard waar nogmaals met het eigen account op SL ingelogd moet worden. In HNS zal gebruik gemaakt worden van een time based one time password (TOTP) voor de sterke authenticatie op het studielink dashboard. Er is in HNS geen gateway zoals in de huidige situatie. Op het dashboard zelf wordt er bij het inloggen gevraagd om een extra code naast het gebruikersnaam en wachtwoord. Deze code is het TOTP dat wordt uitgereikt door een app op een smartphone. De meest gangbare app hiervoor is de Google Authenticator, maar hier zijn ook andere alternatieven voor te gebruiken zoals de Microsoft Authenticator. Er zal een handleiding worden geleverd door het project om de medewerker te begeleiden bij het koppelen van het token aan zijn Studielink-account. Voor meer informatie over de nieuwe manier van sterke authenticatie, zie de projectwebsite. Hier is ook een Q&A te vinden over dit onderwerp. 22

23 Het gebruik van een smartphone is nodig bij het gebruik van deze nieuwe manier van sterke authenticatie. De instelling moet bepalen welke werkwijze gehanteerd zal worden voor het toekennen van rechten op het dashboard. Het voorstel is dat een instellings-beheerder de medewerker op SL pas rollen toekent op het moment dat een token gekoppeld is en de beheerder dit gecheckt heeft. Iedere instelling moet zelf regelen hoe ze dit zullen aanpakken. BESLUIT: MINDER VELDEN TONEN IN OVERZICHT BERICHTEN PER STUDENT Huidige situatie in Studielink: In het huidige overzicht met broker berichten per student worden heel erg veel kolommen getoond. Dit komt het overzicht niet ten goede. Om dit op te vangen creëren medewerkers nu hun eigen selectie die ze opslaan. Alleen de meest gebruikte velden worden getoond in de broker berichten. In XML weergave en tabelweergave kan de volledige inhoud van het bericht bekeken worden. Instelling kan geen bestand meer aanleveren en ontvangt wellicht berichten voor studenten die uit het SIS verwijderd zijn. Op termijn zal er iets ontwikkeld worden waardoor na bepaalde periode na laatste actieve verzoek geen berichten verstuurd meer worden. 23

24 BESLUIT: VRAGEN EN ANTWOORDEN DOORGEVEN IN DE TAAL WAARIN DE STUDENT DEZE INVULT Huidige situatie Studielink: Op dit moment worden de vragen en antwoorden op de instellingsvragen altijd in het Nederlands doorgegeven. Diverse instellingen hebben aangegeven dat zij deze informatie ook terug willen communiceren naar de student en dan is het wenselijk dat dit in de taal is waarin de student de vragen heeft beantwoord. Op verzoek van de deelnemers Frontend workshop zullen de vragen en antwoorden voortaan altijd naar de instelling worden gestuurd in de taal die door de student is gekozen bij het invullen ervan. : Aandachtspunt voor instellingen is dat degene(n) binnen de instelling die zich bezig houden met het verwerken van de antwoorden de Engelse danwel Duitse taal enigszins machtig zijn. BESLUIT: NIEUW PROCES GEHEIM ADRES Huidige situatie Studielink: In het huidige systeem levert DUO de persoonsgegevens van de student in alle gevallen, ook als er sprake is van een indicatie geheim. Uitzondering hierop is het adres, deze wordt niet aangeleverd in het geval van een indicatie geheim. In dat geval wordt nu de student gevraagd een woonadres op te geven en deze wordt naar de SIS-sen verstuurd als type living. Echter: volgens de wet zou Studielink gegevens uit het BRP gewoon mogen gebruiken, omdat deze benodigd zijn om het inschrijfproces te volbrengen. * Persoons- én adresgegevens van studenten met een indicatie geheim in het BRP worden op dezelfde manier doorgeven als persoonsgegevens uit het BRP zonder deze indicatie. Het adres blijft als type living verstuurd worden (in eerste instantie zou dit veranderen in permanent, echter dit is herzien). * Persoonsgegevens van studenten met een indicatie geheim zijn net als nu in het bericht gemarkeerd als Geheim. * Indien het adres niet is gevuld door DUO dan moet de student verplicht een correspondentieadres invullen, dit correspondentieadres wordt in het KVA zoals als type living als mailing doorgegeven. 24

25 Doordat deze aanpassing in de gehele onderwijsketen moet worden afgestemd is nog geen concrete ingangsdatum vast te stellen. : Zodra DUO de voor deze wijziging benodigde aanpassing gereed heeft, zullen instellingen de adresgegevens van studenten met indicatie geheim gaan ontvangen. De instelling dient zich te realiseren dat deze gegevens op geen enkele manier gedeeld mogen worden met derden. Overigens geldt dat de gegevens uit Studielink die zijn verzameld t.b.v. het inschrijfproces sowieso niet zonder toestemming van de student ter beschikking aan derden mogen worden gesteld of voor andere doeleinde worden gebruikt dan waarvoor ze zijn verzameld (namelijk het inschrijfproces). BESLUIT: VAKVERIFICATIES WORDEN NIET MEER OVERGENOMEN IN STUDIELINK Huidige situatie Studielink: In het huidige Studielink kan de onderwijsinstelling bij een verificatie van een HAVO of VWO diploma ook van alle vakken apart aangeven of deze geverifieerd zijn. Dit gebeurt in minder dan 0.5% van de gevallen. Daarnaast worden door instellingen afgegeven vakverificaties altijd overschreven door BRON-HO zodra deze binnenkomen. In HNS wordt bij de student wel de vakken en cijfers getoond, maar niet of ze wel of niet zijn gecontroleerd, aangezien de vakken die vanuit BRON-HO aangeleverd worden sowieso geverifieerd zijn. Zolang het KVA nog in gebruik is: * kunnen instellingen nog wel vakverificaties meegeven (niet verplicht) * worden berichten niet afgekeurd op vakverificaties * worden door instellingen afgegeven vakverificaties genegeerd en niet overgenomen in Studielink Een decentrale verificatie van het diploma wordt uiteraard wel overgenomen en bij de student getoond, mits er geen centrale verificatie vanuit BRON-HO is. : Instellingen die nog vakverificaties afgeven dienen zich te realiseren dat deze niet meer in Studielink worden overgenomen en niet aan de student worden getoond. 25

26 BESLUIT: GEEN EIGEN IVN VANUIT SIS, ALLE SIS-EN GEBRUIK IVN VAN STUDIELINK Huidige situatie Studielink: De huidige Studielink applicatie geeft een uniek inschrijfvolgnummer (IVN) voor elk verzoek uit. Dit volgnummer dient om elk verzoek uniek te identificeren en mutaties op het juiste verzoek te kunnen verwerken. In de huidige software kunnen instellingen via hun SIS dit inschrijfvolgnummer aanpassen. Deze functionaliteit is sinds langere tijd beschikbaar maar wordt nagenoeg niet gebruikt. De omvang en complexiteit van deze functionaliteit is aanzienlijk om na te bouwen voor het nieuwe Studielink, bovendien brengt het hanteren van verschillende IVN s risico s met zich mee die juist door een uniek volgnummer voorkomen moeten worden. Er is onderzocht of deze functionaliteit niet kan komen te vervallen. Uit een inventarisatie onder SIS-leveranciers blijkt dat alleen Trajectplanner gebruik maakt van deze functionaliteit in geval van een fasewijzging. Omdat de functionaliteit op een dergelijke kleine schaal wordt gebruikt is besloten de functionaliteit niet te herbouwen. : Er kan alleen nog gebruik worden gemaakt van het door Studielink inschrijfvolgnummer. Trajectplanner voert een aanpassing in de software door waardoor zij hiermee kunnen omgaan. BESLUIT: SCHERMEN INZIEN DUO BERICHTEN ISC EN INSCHRIJVING WORDEN NIET HERBOUWD 26

27 Huidige situatie Studielink: In het huidige Studielink worden via de Broker berichten met DUO uitgewisseld. De Brokerberichten zijn zichtbaar in het dashboard en de resultaten worden doorgestuurd naar het SIS. Sommige berichten worden afgetapt en in een scherm getoond. Het voorstel is deze functionaliteit niet te herbouwen. Sommige Broker berichten worden wel uitgepakt op schermen, andere niet (zoals voorlopige bekostiging-indicatie, en resultaten). Deze schermen zijn indertijd ontwikkeld tijdens BRON-HO project. De belangrijkste reden toen was dat: 1) niet alle instellingen/ SIS-sen gekoppeld waren en het betreffende Studielink scherm als workaround diende en 2) het ging om een nieuw proces en systeem en we graag controle wilde uitoefenen op het proces. Inmiddels zijn we veel verder in de tijd en heeft dit overzicht nog maar zeer beperkte waarde. De functionaliteit om de DUO berichten in het Dashboard zichtbaar te maken op een scherm wordt niet herbouwd. : Als de instelling de inhoud van DUO berichten wil bekijken dan kan deze gebruik maken van de volgende alternatieven: - Real-time berichtenuitwisseling naar het SIS: instelling kan de gegevens in het SIS raadplegen - Alle gegevens kunnen bekeken worden in het brokerbericht in Studielink - Instelling kan bestand aanvragen bij DUO - Instellen en student kunnen de indicatie bekijken bij DUO BESLUIT: GEEN INKOMENDE BERICHTEN (VANUIT SIS) VANUIT DASHBOARD INSTELLINGEN OPNIEUW AANBIEDEN AAN STUDIELINK Huidige situatie Studielink: In het huidige Studielink is het mogelijk om vanuit het dashboard instellingen, tabblad berichtenverkeer opnieuw het afgekeurde bericht naar Studielink te versturen waardoor het opnieuw voor verwerking wordt aangeboden. Er komt een retry mechanisme waarmee berichten die worden afgekeurd (a.g.v. o.a. volgordelijkheid van berichten) automatisch opnieuw worden verwerkt. 27

28 Instellingen kunnen berichten niet meer vanuit het Studielink dashboard opnieuw laten verwerken. Indien het noodzakelijk is om toch een bericht opnieuw aan te bieden dan doet de onderwijsinstelling dit vanuit het SIS of vanuit de eigen adapter. : De functionaliteit om afgekeurde berichten vanuit het Studielink instellingen dasboard opnieuw aan Studielink aan te bieden wordt niet herbouwd. Instellingen versturen berichten indien noodzakelijk vanuit het eigen SIS/de eigen adapter als opnieuw indienen noodzakelijk is. Het (opnieuw)versturen van berichten van Studielink naar het SIS blijft wel mogelijk. BESLUIT: GEEN CONVERSIE BROKER BERICHTEN Huidige situatie Studielink: De brokerberichten worden tot twee studiejaren terug bewaard. Instellingsmedewerkers kunnen de berichten die van Studielink naar de instelling zijn gestuurd opzoeken en inzien. Deze berichten kunnen vervolgens ook nogmaals worden doorgestuurd naar de instelling. Waar wordt dit voor gebruikt? Bewijslast bij bezwaarzaken Reconstructie bij fouten, onder andere terugvinden van de volgorde Bekostigingscontrole Controleren samenvoegingen Afkeur corrigeren Opnieuw versturen berichten (van lopend collegejaar) Het gebruik is op te splitsen in twee varianten: opnieuw versturen en als naslagwerk. Voor het gebruik als naslagwerk is de conversie van de berichten geen noodzaak. Vaak zijn de berichten ook in het SIS bij de instelling in te zien. Voor het opnieuw versturen van berichten geldt dat dit nodig is voor de inschrijvingen op het lopende collegejaar. Vanwege de overgang op 4 oktober zijn de inschrijvingen voor het lopende jaar afgerond. Mocht een aanmelding opnieuw verstuurd moeten worden, dan is hiervoor de mogelijkheid beschikbaar in HNS om opnieuw een aanmeldbericht (msg03) te genereren en versturen. 28

29 We besluiten de brokerberichten niet te converteren. De berichten die in het oude Studielink verstuurd zijn zullen beschikbaar blijven als naslagwerk. De manier waarop we hierin voorzien moet nog worden vastgesteld. : De brokerberichten van de laatste twee jaar zullen niet worden geconverteerd. Als een aanmelding opnieuw moet worden verstuurd dan is deze mogelijkheid beschikbaar door een Msg03 te genereren. De brokerberichten zullen beschikbaar blijven als naslagwerk, in welke vorm is nog niet bekend. Instellingen moeten dus op een andere manier dan voorheen de brokerberichten inzien. 29

30 GENOMEN BESLUITEN ZONDER IMPACT BESLUIT: AANTAL ONDERDELEN VERVALLEN BIJ PROCES VERZOEK TOT INSCHRIJVING Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink zit nog functionaliteit uit de tijd dat de loting door DUO werd uitgevoerd. Deze functionaliteit is overbodig geworden. Doordat de selectie niet meer door DUO wordt uitgevoerd, vervalt een aantal onderdelen van dit proces. Het gaat in om de volgende onderdelen: Berichten 'KvI' Msg39 (ibgwijzigeninschrijving) DUO meldingen mbt verzoek tot inschrijving AMI meldingen AMS meldingen VPSL meldingen UseCase 'verzoek tot inschrijving fixus Geen BESLUIT: GEEN AFWIJKENDE TEKSTVOORZIENING DUITSE TAAL Huidige situatie in Studielink: In de huidige Studielink applicatie zijn er aparte resource teksten voor Duitse taal. O.a. om de student te waarschuwen dat DUO niet in het Duits communiceert. Ook waren er aparte resource keys voor formele aanhef. Deze aparte resourceteksten voor de Duitse taal worden niet herbouwd. Dit zal tekstueel worden opgelost. Geen 30

31 BESLUIT: GEEN BEHEERFUNCTIE VOOR TEKSTEN EN MEDEDELINGEN Huidige situatie in Studielink In het huidige Studielink heeft het kenniscentrum een module waarmee online teksten aangepast kunnen worden. Dit betreft alle teksten van de Front-end Student en het dashboard voor instellingen. De tekstwijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd op de betreffende omgeving. Deze beheermodule zal niet worden herbouwd. Er zal een proces worden ingericht waarbij Stichting Studielink aan de ontwikkelaars van QDelft opdracht kan geven om teksten aan te passen. Dit zal gebeuren door middel van een wekelijkse release. Bij noodgevallen is het tevens mogelijk om de teksten binnen een dag aan te passen door middel van een noodpatch. Geen BESLUIT: NIET HERBOUWEN VERPLICHTE FUNCTIONALITEIT WIJZIGEN WACHTWOORD DAT NIET AAN DE STANDAARD VOLDOET Huidige situatie in Studielink In 2013 zijn de regels voor wachtwoorden aangescherpt. Studenten met een wachtwoord dat niet aan de regels voldoet werden gedwongen om dit wachtwoord aan te passen. De functionaliteit voor het verplicht aanpassen van een wachtwoord dat niet aan de regels voldoet, zal niet worden herbouwd. Bij in productie namen van HNS zouden deze studenten al ruim 4 jaar niet meer ingelogd hebben en deze accounts zijn daardoor allemaal al opgeschoond. Geen BESLUIT: CONVERSIE VARIANT MSG34 VERVALT Huidige situatie in Studielink Dit conversiebericht was er voor instellingen die nog aangesloten moesten worden op Studielink. Inmiddels zijn alle instellingen aangesloten. Dit conversiebericht vervalt. Geen 31

32 BESLUIT: VRAGEN EN ANTWOORDEN WORDEN DOORGEGEVEN IN DE TAAL WAARIN DE STUDENT DEZE INVULT Huidige situatie in Studielink: Op dit moment worden de vragen en antwoorden op de instellingsvragen altijd in het Nederlands doorgegeven. Diverse instellingen hebben aangegeven dat zij deze informatie ook terug willen communiceren naar de student en dan is het niet handig wanneer dat in het Nederlands is. In HNS zullen de vragen en antwoorden in de taal waarin de student ze heeft ingevuld worden worden doorgegeven. Geen BESLUIT: BOOMSTRUCTUUR BERICHTEN WORDEN NIET HERBOUWD Huidige situatie in Studielink: In het Dashboard voor instellingen kunnen de ontvangen en verstuurde berichten worden ingezien. Deze berichten worden getoond in Tabelstructuur, Boomstructuur en XML-structuur. De boomstructuur wordt niet herbouwd. Geen BESLUIT: BEROEPSEISEN NEGEREN Huidige situatie in Studielink: In de referentietabel ONDW (Onderwijs) is een attribuut Indicatie beroepseisen opgenomen. Hiermee wordt binnen Studielink niets gedaan. In HNS wordt de Indicatie beroepseisen genegeerd. Bij herziening van de referentietabellen zal worden gekeken of dit veld/attribuut in zijn geheel kan worden weggelaten. Geen 32

33 BESLUIT: MINDER VELDEN TONEN IN OVERZICHT BERICHTEN PER STUDENT Huidige situatie in Studielink: In het huidige overzicht met broker berichten per student worden heel erg veel kolommen getoond. Dit komt het overzicht niet ten goede. Om dit op te vangen creëren medewerkers nu hun eigen selectie die ze opslaan. Alleen de meest gebruikte velden worden getoond in de broker berichten. In XML weergave en tabelweergave kan de volledige inhoud van het bericht bekeken worden. Geen BESLUIT: REDEN AFPLAKKEN BERICHTEN NIET MEER AANBIEDEN Huidige situatie in Studielink: Momenteel kan een instellingsbeheerder, Studielink beheerder en DUO medewerker een reden opgeven wanneer foutieve berichten worden afgeplakt. Deze functionaliteit wordt zelden gebruikt. De mogelijkheid om een reden voor afplakken mee te geven wordt niet herbouwd. Geen BESLUIT: RELATIE ISAT-CODE EN ONDERWIJSNIVEAU FASE WORDT GENEGEERD Huidige situatie in Studielink: In de referentietabel Onderwijs heeft de Onderwijsniveau fase en relatie met de ISAT-code. De relatie tussen Onderwijsniveau fase en ISAT-code wordt genegeerd Geen BESLUIT: EUROPEES / INTERNATIONAAL BACCALAUREATE ALS NIVEAU VOOROPLEIDING TONEN Huidige situatie in Studielink: Momenteel zit de vooropleiding Europees / Internationaal baccalaurate verstopt onder "anders". Hierdoor is deze vooropleiding niet makkelijk te vinden voor studenten. EB/IB zal op het zelfde niveau als MBO-4, HAVO, VWO, HBO en WO worden getoond, zodat studenten het makkelijker kunnen vinden. 33

34 Geen BESLUIT: LETTERTYPE/HUISSTIJL NIEUWE STUDIELINK SITE Huidige situatie in Studielink: In het huidige Studielink wordt er gebruik gemaakt van het lettertype Verdana voor de Grafische User Interface. Gedurende het analysetraject is besloten dat er een nieuwe huisstijl zou worden ontworpen voor de grafische User Interface voor studenten en medewerkers. Er is gekozen voor het lettertype Raleway. Voornaamste reden is dat er in het lettertype Raleway meer varianten beschikbaar zijn. Hierdoor kunnen we meer variëren en zijn we meer flexibel in de vormgeving. Het lettertype oogt ook rustiger en leesbaarder op het scherm. Zie design documents Tevens is besloten om af te wijken van het standaard lettertype in verband met de betere leesbaarheid van lettertypes voor online schermen. Geen BESLUIT: VOOROPLEIDING NEDERLANDSE ANTILLEN VERSIMPELEN Huidige situatie in Studielink: Het toevoegen van een vooropleiding voor een student van de Nederlandse Antillen is een gecompliceerd proces. Dit is niet zonder instructie te doen in het huidige Studielink. Bij de verschillende eilanden van de Nederlandse Antillen zullen de Nederlandse vooropleidingen ook worden getoond, zodat gelijk deze keuze gemaakt kan worden. De landenindeling wordt aangehouden aan de hand van de landentabel van BRP. Dit betekent dat tot de Nederlandse Antillen als land wordt getoond en vanaf worden de verschillende eilanden als land getoond. Geen 34

35 VERANDERINGEN IN DE WERKING VAN DE STUDIELINK APPLICATIE Voor een aantal functionaliteiten geldt dat de nieuwe Studielink applicatie anders werkt dan de huidige applicatie, bijvoorbeeld omdat in het programma van eisen voor de aanbesteding is opgenomen dat een bepaalde verbetering direct bij de bouw van de nieuwe applicatie meegenomen moest worden. GEEN VERIFICATIE NODIG VOOR AFGEGEVEN MACHTIGING Voor het kunnen afgeven van een digitale (incasso)machtiging door een student in het huidige Studielink, moeten de persoonsgegevens van een student centraal of decentraal geverifieerd zijn. Zo lang er geen geverifieerde persoonsgegevens in het account van de student aanwezig zijn, kan de student de machtiging niet bevestigen en wordt de volgende melding getoond: Nieuwe werkwijze In het Nieuwe Studielink is de verificatie van persoonsgegevens geen vereiste voor het kunnen afgeven/bevestigen van een digitale (incasso)machtiging). Een student kan dus ook zonder dat de persoonsgegevens centraal of decentraal geverifieerd zijn, de machtiging regelen. Wanneer een student via digitale incassomachtiging een machtiging afgeeft, geeft de student de machtiging in de eigen bankomgeving af. Daarmee wordt de identiteit van de student ook impliciet vastgesteld; een niet bestaande student zou geen machtiging kunnen afgeven in de bankomgeving. Hierdoor hoeft een student niet te wachten tot deze stap is volbracht, en kan de student direct betaalgegevens invoeren, zodra aan de geldende controles voor het kunnen invullen hiervan is voldaan (hoogte collegegeld doorgegeven vanuit de instelling en de datum betaling vanaf bereikt is). Dit zal in veel gevallen naar verwachting het inschrijfproces versnellen. Impact Instellingen wordt aangeraden deze nieuwe werkwijze intern door te geven en indien nodig in gesprek te gaan met de accountant, zodat deze op de hoogte zijn van dat er ook afgegeven machtigingen aanwezig kunnen zijn van studenten die (nog) niet over geverifieerde persoonsgegegevens beschikken. Veel instellingen zullen een student pas definitief inschrijven als aan verschillende inschrijfeisen is voldaan, waarvan het verifiëren van persoons- en vooropleidingsgegevens en het voldoen aan de betaalverplichting onderdeel zijn, daardoor zal het 35

36 eigenlijk niet kunnen voorkomen dat een student definitief wordt ingeschreven, zonder dat de persoonsgegevens geverifieerd zijn door de instelling. Overigens geldt bij veel instellingen ook dat de hoogte van het collegegeld pas wordt berekend als er een onderwijsnummer en vervolgens indicatie soort collegegeld aanwezig is voor de student, een onderwijsnummer (en indicatie soort collegegeld) wordt pas aangevraagd en uitgegeven bij DUO als er geverifieerde persoonsgegevens aanwezig zijn in het Studielink account van de student. GEEN ONDERSCHEID MEDEDELINGEN EN S AAN STUDENT In het huidige Studielink wordt onderscheid gemaakt tussen het versturen van mededelingen en s. Mededelingen zijn alleen aanwezig in het Studielink account, s ook in de mailbox van de student. In het Studielink account van de student, wordt een totaaloverzicht van zowel mededelingen als s getoond: Werking huidige Studielink In het huidige Studielink krijgt de student een wanneer er op een dag een of meerdere mededelingen zijn ontvangen in Studielink. Een student moet dan inloggen op zijn/haar Studielink account, om deze mededelingen in te kunnen zien. De volgende mail wordt aan de student gestuurd: Er zijn een of meerdere berichten en/of statuswijzigingen toegevoegd bij je account in Studielink. Je kunt deze berichten raadplegen via je Mijn Studielink pagina. Wijzigingen in de status van je verzoek tot inschrijving kun je bekijken via Mijn opleidingen. In het Studielink berichtenboek, waar een overzicht van alle mededelingen en s aan studenten staat opgenomen, wordt per bericht aangegeven of een bericht enkel als , als mededeling of beide wordt verstuurd. Ook in het Studielink Dashboard kan een instellingsmedewerker inzien wat voor type bericht het betreft: 36

37 Nieuwe werkwijze In het Nieuwe Studielink worden alle mededelingen die aan een student worden gedaan, als verstuurd. Daarnaast zijn deze in het account van de student in te zien, onder het kopje berichten op het Dashboard van de student: Instellingsmedewerkers kunnen deze berichten ook inzien via het instellingendashboard, en daarbij ook zien of de student het bericht in de Studielink applicatie heeft geopend: 37

38 In het Nieuwe Studielink wordt dus geen onderscheid meer gemaakt tussen mededelingen en s, ieder bericht dat een student vanuit Studielink of een instelling via Studielink ontvangt, wordt per mail verstuurd en als bericht in het account van de student getoond. De werkwijze in het huidige Studielink werd door veel studenten als niet gebruiksvriendelijk beoordeeld, studenten kregen een mail waarin stond dat er statuswijzigingen waren, maar om in die in te zien moest altijd nog ingelogd worden op het Studielink account. Studenten gaven de voorkeur aan in de direct te kunnen lezen wat er gewijzigd is, in plaats van daarvoor in te moeten loggen, daar is met deze nieuwe werkwijze gehoor aan gegeven. De waarin gewezen wordt op nieuwe mededelingen en statuswijzigingen komt daarmee te vervallen in het Nieuwe Studielink. VERZOEK TOT INSCHRIJVING INDIENEN ZONDER PERSOONSGEGEVENS In het huidige Studielink kan de student pas een verzoek tot inschrijving indienen zodra er persoonsen vooropleidingsgegevens aanwezig zijn in het account. Wanneer er voor een student die inlogt met DigiD, en dus over een BSN beschikt, niet direct gegevens vanuit DUO worden aangeleverd, wordt de student zelf gevraagd om persoons- en vooropleidingsgegevens via ToDo acties in te voeren. In de helptekst wordt daarbij de volgende tekst getoond: 38

39 Op het moment dat DUO alsnog deze gegevens aanlevert, wordt de informatie die de student zelf heeft opgegeven overschreven. Nieuwe werkwijze In het Nieuwe Studielink kan een student die met DigiD inlogt al wel een verzoek tot inschrijving doen, zonder dat er persoonsgegevens aanwezig zijn in het account van de student. De Studielink applicatie slaat het verzoek in dat geval op, en verstuurt deze via een msg03 aan de instelling zodra de persoonsgegevens wel aanwezig zijn. De student doorloopt de volgende stappen bij het aanmaken van een account: 1. Na het inloggen met DigiD, wordt de student gevraagd om contactgegevens in te voeren (gelijk aan het huidige Studielink): 2. Vervolgens wordt de student gevraagd om adresgegevens in te voeren, die als postadres in het account van de student worden opgeslagen. De student wordt hierbij ook gevraagd om nationaliteitsgegevens in te voeren, omdat de nationaliteit een kenmerk kan zijn op basis waarvan specifieke instellingsgegevens worden gesteld. 39

40 3. Vervolgens vult de student vooropleidingsgegevens in (mits deze over een toelatinggevende vooropleiding voor het HO beschikt) en komt deze in het scherm voor het indienen van een verzoek tot inschrijving. De student kan het verzoek afronden en opslaan. Bij de detailgegevens van de student wordt de volgende melding weergegeven: Zodra de persoonsgegevens alsnog worden aangeleverd door DUO, wordt het verzoek tot inschrijving naar de instelling doorgestuurd. In de Service Level Agreement afspraken tussen Studielink en DUO zijn afspraken gemaakt over de responstijd voor synchrone berichten vanuit BRON-HO. DUO levert BRP en vooropleidingsgegevens, op basis van het door Studielink aangeleverd BSN in het vraagbericht (verstrekkenpersoons- GegevensRequest), binnen een responstijd van maximaal 6 seconden. In het overgrote deel van de situaties waarin een student een Studielink account op basis van DigiD aanmaakt, wordt er dus automatisch en in de tijd dat de student contactgegevens aan het invullen is, persoonsgegevens vanuit DUO aangeleverd. In dat geval zijn er dus gewoon persoonsgegevens aanwezig als de student een verzoek tot inschrijving indient, en kan de msg03 direct na afronding van het verzoek naar de instelling worden doorgestuurd. Wanneer een student via de flow voor buitenlandse studenten (Studielink authenticatie account) een account aanmaakt, wordt afgevangen dat de student zowel persoonsgegevens als een vooropleiding (mits de student over een toelatinggevende vooropleiding voor het HO beschikt) toevoegt, alvorens deze een verzoek tot inschrijving indient. 40

41 COLLOQUIUM DOCTUM (21+ TOETS) Een 21+ toets (Colloquium doctum) is een wettelijke regeling die mensen van 21 jaar of ouder die onvoldoende vooropleiding hebben, de mogelijkheid biedt om tot een opleiding in het hoger onderwijs toegelaten te worden. In het huidige Studielink voegt de student een 21+ toets als vooropleiding toe, als zijnde een verzoek om via deze toets toegelaten te worden tot de gewenste opleiding. De student voegt de vooropleiding toe in zijn/haar Studielink account, en doet vervolgens een verzoek tot inschrijving, waardoor het verzoek deel te nemen aan de 21+ toets als vooropleiding wordt meegestuurd met het verzoek tot inschrijving (msg03). De student kan de 21+ toets eenmalig toevoegen, omdat dit op het niveau van vooropleiding wordt geregistreerd; er kunnen niet meerdere dezelfde vooropleidingen bij een student voorkomen. In het Nieuwe Studielink wordt het proces voor de 21+ toets daarom anders vormgegeven, waardoor deze niet langer als vooropleiding in het account van de student wordt geregistreerd. In onderstaand voorgenomen besluit wordt toegelicht hoe deze flow er uit komt te zien, en tot welk vervolgproces dit bij de instelling moet leiden. Werking huidige Studielink In het huidige Studielink zou de student, voorafgaande aan dat hij/zij een verzoek tot inschrijving indient, moeten informeren naar de toelatingsmogelijkheden voor een bepaalde opleiding bij de instelling. Als blijkt dat de student over een toelatinggevende vooropleiding beschikt, of hier op korte termijn over zal beschikken, moet de student dit als vooropleiding toevoegen in Studielink en wordt er geen 21+ toets proces opgestart. Als blijkt dat de student niet over een toelatinggevende vooropleiding beschikt, is het aan de instelling om te bepalen of toelating via een 21+ toets mogelijk is. Indien dit het geval is, voegt de student de 21+ toets zelf als vooropleiding toe in Studielink. In de huidige aanmeldflow in Studielink is het namelijk noodzakelijk dat er tenminste een vooropleiding in het account van de student aanwezig is, alvorens deze een verzoek tot inschrijving kan indienen. Zodra de 21+ toets als vooropleiding is toegevoegd, verschijnt de To Do actie voor de student om een VtI in te kunnen dienen. De 21+ toets wordt meegeleverd als vooropleiding bij dit VtI (in de msg03) met code (voor COLLOQUIUM DOCTUM / TOELATINGSONDERZOEK 21+). De 21+ toets wordt als vooropleiding in het account van de student geregistreerd: 41