SUPPLIER KIT E-FACTUREN VERZENDEN. Leveranciers volgen de Supplier Kit. SEPTEMBER 2018

Transcriptie

1 SUPPLIER KIT E-FACTUREN VERZENDEN SEPTEMBER 2018 Leveranciers volgen de Supplier Kit. verbetert de inkoopen betalingscyclus en verhoogt de efficiëntie. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Alle rechten voorbehouden Facturen worden op tijd betaald. Zo bespaart u tijd en geld.

2 2 (14) Inhoud Nieuwe richtlijnen voor facturering aan -bedrijven... 3 Specifieke informatie over als ontvanger van e-facturen... 4 A. E-factuuradressen... 4 B. Inhoud van de factuur C. Aanvullende informatie houd rekening met het volgende D. E-facturen verzenden via uw serviceprovider E. Dien PDF-facturen in via F. Via de Key-In-portal G. Papieren facturen... 14

3 3 (14) Nieuwe richtlijnen voor facturering aan -bedrijven Geachte leverancier, stapt over op elektronische facturering. Vanwege onze nieuwe factureringsrichtlijnen gebruiken we van nu af aan standaard elektronische facturering en zullen andere factureringsmethoden stapsgewijs worden uitgefaseerd. Basware is geselecteerd als onze partner voor de verwerking van elektronische facturen. U kunt als volgt elektronische facturen indienen bij : 1. E-facturen verzenden via uw serviceprovider Dien via uw serviceprovider gestructureerde factuurgegevens rechtstreeks vanuit uw factureringssysteem in bij. Zie de Supplier Kit voor informatie over de adressering en inhoudsvereisten van e-facturen. 2. PDF-facturen indienen Als u gebruikmaakt van de gratis PDF-service, kunt u PDF-facturen via indienen bij. Omdat de facturen elektronisch worden verwerkt, moet de PDF-factuur machineleesbaar zijn. Het is daarom niet mogelijk om handgeschreven of ingescande facturen in te dienen als PDF. U kunt deze service hier activeren: Zie deel E van deze Supplier Kit voor meer informatie en instructies. 3. Via de Key-In-portal Meld u aan bij de Basware-portal en begin met het gratis verzenden van e-facturen via de online portal. In de portal kunt u uw factuurgegevens invoeren en als e-factuur indienen bij. U kunt deze service activeren door u aan te melden bij de Basware-portal via: Zie deel F van deze Supplier Kit voor meer informatie en instructies. Als u vragen hebt over het versturen van facturen naar, kunt u altijd contact met ons opnemen via de onderstaande adressen: Contactgegevens Bedrijf Contactgegevens Voor vragen over facturering Nederland: ContactAP_NL@kone.com Basware Voor vragen over de portal Contact Formulier (in Engels) Met vriendelijke groet,

4 4 (14) Specifieke informatie over als ontvanger van e-facturen A. E-factuuradressen Gebruik voor een correcte verwerking van uw e-factuur het juiste e-factuuradres. Hieronder vindt u een overzicht van alle e-factuuradressen: Bedrijfsunit Btw-nummer of ander identificatienummer E-factuuradres adres voor PDF-facturen (registratie vereist) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: KEPAU201 kone.kep.au@ .basware.com KEPNZ202 kone.kep.nz@ .basware.com ACN ACN kone.holdings.au@ .basware.com AG ATU ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd BH Bahrain.SPC@ .basware.com BH Elevators.SPC@ .basware.com BE BE kone.belgium.sa@ .basware.com BE BE kone.international.nv@ .basware.com CKE kone.inc.cke@ .basware.com CKQ kone.inc.ckq@ .basware.com J CY J.Elevators.Cyprus.Ltd@ .basware.com

5 5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ CZ Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DK DK kone.elevator.as@ .basware.com LLC EG67523.LLC@ .basware.com ESTONIA: AS EE EE AS.@ .basware.com FINLAND: Oyj FI kone.oyj@ .basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR kone.industrial.oy@ .basware.com kone.hissit@ .basware.com FI kone.export.oy@ .basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR GERMANY: FR kone.sa@ .basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE DE kone.montage.gmbh@ .basware.com DE DE kone.gmbh@ .basware.com DE DE KGM kone.holding.gmbh@ .basware.com

6 6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE DE DE DE DE DE HK HK IE T IE T Slimpa S.p.A IT IT Industrial S.p.A IT IT S.p.A IT IT KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A P LV LV UAB LT LT LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU LU

7 7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B LUB kone.lumico@ .basware.com MY kone.elevator.my@ .basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN KIN N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V NL kone.holland@ .basware.com B.V NL kone.bv@ .basware.com Hissi B.V NL hissi.bv@ .basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV NL kone.nederland.holding@ .basware.com NL kone.deursystem@ .basware.com NL kone.finance.holding@ .basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS MVA NO MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com OMAN: Assarain LLC OM Assarain.LLC@ .basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL PL kone.sp.zoo@ .basware.com

8 8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: R3 PT46630R3 kone.portugal@ .basware.com QA32647.Elevators.LLC@ .basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: RO N/A Areeco Ltd SINGAPORE: SA Areeco.Ltd@ .basware.com Pte. Ltd N N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK SK kone.sro@ .basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: SX kone.ssc@ .basware.com d.o.o. SI SI kone.doo@ .basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: ZA South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com A A kone.elevadores@ .basware.com B B marvi.ascensore@ .basware.com Ab SE SE kone.ab@ .basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE MWST CHE MWST kone.schweiz@ .basware.com

9 9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: TR N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: Middle East LCC UNITED KINGDOM: Plc. GB GB (NI) Ltd. USA: GB GB Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS Niet in staat om e-facturen te verzenden: Als u niet in staat bent om e-facturen in te dienen, kunt u contact opnemen met via een van de landspecifieke adressen op pagina 3. Andere documenten: Alle andere documenten, zoals aanbiedingen, bankgaranties, certificaten van oorsprong, rekeninguittreksels en andere soortgelijke documenten, moeten naar het postadres worden gestuurd. Gegevens van onze serviceprovider Alle e-facturen die worden ingediend bij, worden verwerkt via het netwerk van onze serviceprovider Basware. Basware heeft de opdracht ervoor te zorgen dat de facturen in de juiste indeling ontvangt, voor automatische verwerking door. Serviceprovider Operator-id Meer informatie Basware BAWCFI22

10 10 (14) B. Inhoud van de factuur In de tabel hieronder staat welke gegevens verplicht zijn in uw e-facturen voor. De rest van de gegevens zijn wettelijk verplicht per land of gebaseerd op uw overeenkomst met. Soort gegevens Opmerking E-factureringsadres van leverancier Naam leverancier Adres leverancier Btw-nummer leverancier Bankrekening/IBAN-nummer van leverancier Naam en SWIFT/BIC-code van de bank van leverancier Btw-nummer: E-factureringsadres van Zie deel A. Bedrijfsnaam Adres Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum factuur Bruto factuurbedrag Netto factuurbedrag Valuta Inkoopordernummer (PO) -referentie Voor SEPA-betalingen is een correct IBAN-nummer vereist. Voor SEPA-betalingen is een correcte BIC-code vereist. Geef duidelijk aan voor welk -bedrijf de factuur bedoeld is. De vervaldatum van de factuur moet op de factuur worden vermeld. De valuta(code) moet duidelijk worden vermeld. Als de factuur is gebaseerd op de inkooporder, moet het inkoopordernummer van worden vermeld. Het inkoopordernummer ontvangt u van. Door gevraagde referentie, bijvoorbeeld een contactpersoon of kostenplaats.

11 11 (14) C. Aanvullende informatie houd rekening met het volgende 1. Andere documenten: Alle andere documenten, zoals aanbiedingen, bankgaranties, certificaten van oorsprong, rekeninguittreksels en andere soortgelijke documenten, moeten naar het post- of adres worden gestuurd (zie contactgegevens op pagina 3). 2. We gebruiken REFERENTIENUMMERS voor automatische verwerking van facturen: Daarom is het belangrijk dat u dit nummer vermeldt op de factuur. Zorg dat u het referentienummer in exact dezelfde vorm vermeldt als in de velden Purchase order number (inkoopordernummer) en Customer reference (naam inkoper). Breng geen wijzigingen aan in het nummer of de naam. 3. Bijlagen bij e-facturen: Dien bijlagen in in hetzelfde document als uw elektronische factuur. Facturen met losse bijlagen worden niet goedgekeurd. 4. Losse of gegroepeerde facturen: Stuur bij voorkeur alleen losse facturen. Hierdoor kunnen facturen efficiënter en sneller automatisch worden verwerkt, afgehandeld en betaald. Hoewel het mogelijk is om ook gegroepeerde facturen elektronisch in te dienen, heeft dat niet onze voorkeur. Gegroepeerde facturen kunnen niet volledig automatisch worden afgehandeld en maken het lastiger om het geautomatiseerde proces te onderhouden. Voor gegroepeerde facturen is mogelijk ook een specifieke indeling nodig, die extra kosten oplevert voor alle betrokken partijen. 5. Bijzondere eisen per leverancier: Naast de vereisten die in dit document zijn beschreven, kunnen er voor sommige leveranciers specifieke informatie-eisen gelden. Welke dat zijn, staat in uw overeenkomst met. 6. Indeling: Wij kunnen facturen ontvangen in alle relevante gestandaardiseerde XML-indelingen. In dit document wordt het gebruik van de nieuwste versie van _XML-indeling_ aangenomen. Neem contact op met Basware of uw serviceprovider voor e-facturering voor een gedetailleerde beschrijving van de indeling. 7. Bijgevoegde beeldfacturen: Alle bijgevoegde beeldfacturen moeten worden ingediend als PDF-bestand of TIFF-bestand. Als er geen beeldfactuur is toegevoegd, wordt er een gestandaardiseerde beeldfactuur gegenereerd door Basware. Mogelijk bevat de door Basware gegenereerde beeldfactuur niet alle informatie die u wilt delen met. Het wordt daarom dringend geadviseerd om zelf een PDF/TIFF-indeling van uw factuur mee te sturen.

12 12 (14) D. E-facturen verzenden via uw serviceprovider Als u meer dan 500 facturen per maand verstuurt en reeds een overeenkomst met een serviceprovider voor e-facturen hebt, kunt u deze facturen rechtstreeks vanuit uw factureringssysteem indienen. STAP 1. Neem contact op met uw serviceprovider voor e-facturering Werkt u al samen met een serviceprovider voor e-facturering? Neem dan contact op met uw serviceprovider om te controleren of deze al een koppeling met Basware heeft. Hier vindt u een lijst met beschikbare partners: ( Als uw operator niet in deze lijst staat, stuurt u de 'Vragenlijst operators' door naar uw serviceprovider. Dit document kunt u hier downloaden: Als u niet in staat bent om e-facturen in te dienen of geen gebruikmaakt van serviceprovider voor e-facturering, helpen we u graag. Neem contact op met onze verkoopafdeling via STAP 2. Inhoud van de factuur De factuur moet voldoen aan de inhoudseisen die in deze Supplier Kit vermeld staan, zodat de verwerking van facturen kan automatiseren. STAP 3. Dien uw facturen in Stuur uw facturen naar de Basware-server bt.basware.com. Vraag uw serviceprovider om e-facturen aan via Basware te versturen. Stuur een naar het landspecifieke adres van (zie pagina 3) wanneer u uw eerste e-factuur hebt verstuurd. Dan zullen we controleren of deze correct is ontvangen. Het is niet nodig om testfacturen te verzenden. Vraag bij onduidelijkheden of uw serviceprovider kan bevestigen dat de factuur is ingediend bij Basware.

13 13 (14) E. Dien PDF-facturen in via Als u nog geen oplossing voor het verzenden van e-facturen hebt, vragen wij u om u aan te melden voor de PDF-factureringsservice en e-facturen in PDF-indeling per bij in te dienen. Deze service is kosteloos voor de leverancier. Bekijk deze korte registratievideo en activeer de services. Meld u hier aan: Gebruik van de PDF-factureringsservice: 1. Aanmelden bij de service met uw adres 2. Bevestigingsmail ontvangen 3. Bevestigingsmail openen en registratie voltooien 4. Open uw - of factureringssoftware en voeg een PDF-factuur als bijlage toe aan uw bericht. Stuur uw PDF-factuur naar het -adres voor facturen in de PDF Supplier Kit. Omdat de facturen elektronisch worden verwerkt, moet de PDF-factuur machineleesbaar zijn. Het is daarom niet mogelijk om handgeschreven of ingescande facturen in te dienen als PDF. F. Via de Key-In-portal Als u minder dan 100 facturen per jaar verstuurt, kunt u gratis gebruikmaken van de service voor e-facturen via de Basware-portal. Wij verzoeken u vriendelijk om u te registreren voor de online portal en daar e-facturen voor te maken. Meld u hier aan: Gebruik van de Key-In-service: 1. Aanmelden bij de service met uw adres 2. Bevestigingsmail ontvangen en adres bevestigen 3. Registratie voltooien 4. Volg de gebruikersinstructies voor het indienen van een factuur bij. Zie de supportpagina's binnen de portal voor meer aanwijzingen.

14 14 (14) G. Papieren facturen Let op: de postbusadressen zijn gewijzigd. Deze adressen zijn uitsluitend bedoeld voor facturen. Niet alle -bedrijven hebben al een nieuwe postbus. De voorkeursmethoden voor het indienen van facturen bij zijn e-facturen, PDF-facturen en Key-In-facturen. Bedrijfsunit Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab Postbus PL 964, BASWARE PL 965, BASWARE PL 966, BASWARE FE779, Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN GmbH, (Frontline) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. Po box 4601, Berlin Po box 4602, Berlin , 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo NORWAY PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore