In deze rapportbrief zijn de bevindingen van het inspectiebezoek samengevat.

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus DA Heerlen Olcea Multiculturele Zorg B.V. T.a.v. N.N. Sportlaan Driene HA HENGELO Onderwerp vastgestelde rapportbrief inspectiebezoek 26 januari 2018 Bezoekadres Stadsplateau AZ Utrecht Postadres Postbus DA Heerlen T F Inlichtingen bij ri.utrecht@igj.nl Geachte N.N., Op 26 januari 2018 bracht de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting (hierna: de inspectie) een aangekondigd inspectiebezoek aan Olcea Multiculturele Zorg B.V. (hierna: Olcea) in Hengelo. Dit bezoek werd gebracht door N.N., inspecteur, en ondergetekende. In deze rapportbrief zijn de bevindingen van het inspectiebezoek samengevat. Aanleiding Op 26 september 2017 werd Olcea voor een periode van vier maanden onder verscherpt toezicht geplaatst. In de periode van het verscherpt toezicht werd de inspectie door Olcea door middel van resultaatverslagen geïnformeerd over de voortgang van de verbeteringen. Op 20 december 2017 bezocht de inspectie Olcea tussentijds om de voortgang van de verbetermaatregelen te beoordelen. Doel van het bezoek De doelstelling van het hertoetsbezoek op 26 januari 2018 was te beoordelen in hoeverre de zorg die Olcea biedt, na de verbeteracties, voldeed aan relevante wet- en regelgeving, (beroeps)normen, richtlijnen en standaarden die risico s bij cliënten beperken. Op basis van de toezichtbevindingen beoordeelde de inspectie met dit inspectiebezoek of zij voldoende vertrouwen heeft in de verbeterkracht van Olcea en of het verscherpt toezicht kon worden beëindigd. Methode De inspectie bracht een bezoek aan twee cliënten in hun thuissituatie en aan de dagbestedings- en kantoorlocatie in Hengelo. Om tot een gefundeerd oordeel te komen, gebruikte de inspectie verschillende informatiebronnen. Door de informatie uit deze bronnen te vergelijken en te wegen, beoordeelde de inspectie of de door Olcea geboden zorg voldeed aan relevante wet- en regelgeving, (beroeps)normen, richtlijnen en standaarden. De inspectie raadpleegde de volgende informatiebronnen: cliënten in hun thuissituatie; uitvoerende medewerkers; het management(team); Pagina 1 van 10

2 voorzitter raad van commissarissen; cliëntdossiers; documenten, genoemd in bijlage 1. Beschrijving Olcea Olcea is een multiculturele zorginstelling die zorg en welzijn levert aan de Syrisch-orthodoxe, Turkse en Armeense doelgroepen, die niet meer in staat zijn hun leven op eigen kracht vorm te geven. Olcea heeft een eenhoofdige raad van bestuur en een raad van toezicht die bestaat uit drie leden. Olcea heeft een Wtzi-toelating voor de locatie Hengelo voor persoonlijke verzorging, begeleiding en verpleging. De locatie in Enschede heeft ook een Wtzi-toelating op voorgenoemde punten en een toelating voor behandeling en verblijf. In de toekomst wil de bestuurder mogelijk een woonlocatie starten. Olcea levert thuiszorg in Hengelo en Enschede en heeft in beide steden een locatie voor dagbesteding. Hier kunnen cliënten elkaar ontmoeten, gebruik maken van gezamenlijke maaltijden en sporten. De zorg en begeleiding wordt geleverd vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Ten tijde van het inspectiebezoek ontvangen zestien cliënten zorg op basis van de Zvw en zeven cliënten zorg vanuit de Wlz met een indicatie zorgprofiel 4 of 5 op basis van een persoonsgebonden budget (pgb) of zorg in natura (ZIN). De cliënten zijn de Nederlandse taal vaak niet (meer) machtig. Olcea kiest merendeels bewust voor de aanstelling van medewerkers die de taal van de cliënten spreken. De zorgverleners werken in twee teams die verantwoordelijk zijn voor de thuiszorg. In totaal werken in deze teams achttien zorgverleners. Hiervan zijn drie zorgverleners BIG-geregistreerde verpleegkundigen. De zorgmanager is een niet praktiserend verpleegkundige. De verpleegkundigen zijn belast met de taken rondom de cliëntdossiers en werken ten tijde van het inspectiebezoek niet in dagelijkse zorgverlening. Zeven zorgverleners zijn werkzaam als verzorgende-ig niveau drie, van wie twee zorgverleners ook de taak als teammanager van de thuiszorgteams hebben. Zeven medewerkers zijn in dienst als helpende niveau twee, van wie vijf in opleiding tot niveau drie. Bevindingen inspectiebezoek 26 januari 2018 Thema sturen op kwaliteit en veiligheid Olcea had de klachtenregeling aangepast. Olcea had in het cliëntdossier een klachtenformulier opgenomen. De juiste informatie over de klachtenregeling was opgenomen in het cliëntdossier en op de website van Olcea. Zowel de interne klachtenfunctionaris als de externe geschillencommissie waren zonder tussenkomst van derden te benaderen. Olcea had in- en uitsluitingscriteria op schrift gesteld. De vastgestelde criteria waren opgenomen in het cliëntdossier. Ook op de website van Olcea stonden de uitsluitingscriteria vermeld. Olcea had ten tijde van het hertoetsbezoek geen cliënten meer in zorg die in de uitsluitingscriteria vielen. De cliënten met een complexere zorgvraag, onder wie een cliënt met zorgprofiel 7, waren overgedragen aan een andere zorgaanbieder. Pagina 2 van 10

3 Thema cliëntdossier Olcea had gewerkt aan het verbeteren van de zorg- en ondersteuningsplannen van de cliënten. In het laatste resultaatverslag van 12 januari 2018 gaf Olcea aan dat het onderdeel cliëntdossier voor 60% op orde was. De cliënt en/of de cliëntvertegenwoordiger waren aantoonbaar betrokken bij het opstellen van het zorgplan. Het zorgplan was ondertekend en besproken met de cliënt en/of cliëntvertegenwoordiger. Uit de gesprekken met cliënten en een cliëntvertegenwoordiger werd duidelijk, dat zij nauw betrokken waren bij het zorgplan en de zorgverlening rondom de cliënt. De zorg-/ondersteuningsdoelen sloten daardoor aan bij de wensen en behoeften van de cliënten. De zorg- en ondersteuningsdoelen pasten daarentegen nog onvoldoende bij de mogelijkheden en beperkingen van de cliënt en waren niet gebaseerd op relevante diagnostiek. De doelen waren met name gericht op participatie en ADL, waarbij doelen met betrekking tot zorginhoudelijke problematiek zoals diabetes, vallen en dementie vaak nog ontwikkeld moesten worden. Medewerkers van Olcea voerden risico-inventarisaties uit op basis van het inventarisatieformulier van Zorg Voor Beter. De inspectie zag verschillende nieuwe inventarisaties in. De doelen van de cliënt sloten niet altijd aan bij de uitkomsten van deze inventarisatie. Zo was er een cliënt met geconstateerde risico s op vallen, maar werd hier in het zorg- en ondersteuningsplan geen verdere aandacht aan geschonken. Ook kwamen de scores van een van de inventarisaties niet overeen met de situatie die de inspectie bij de cliënt thuis aantrof. Afgesproken doelen, acties, rapportages en evaluaties waren niet altijd op elkaar afgestemd. De geformuleerde doelen sloten niet bij iedere cliënt aan op de beschrijving van de cliënt in de afzonderlijke domeinen van het zorgplan. Uit de beschreven acties bleek daarnaast niet altijd wat de zorgverleners deden om de cliënt te ondersteunen. Regelmatig was de omschreven actie: rapporteren en observeren. Wat er geobserveerd en gerapporteerd moest worden bleek hier niet uit. De rapportages vonden daarnaast niet op doel plaatst. De dagrapportages waren algemeen van aard en niet gekoppeld aan de zorg- en ondersteuningsdoelen van de cliënt. De zorgplannen waren recent geëvalueerd. De inspectie zag evaluaties in van 10 en 18 januari De zorg- en ondersteuningsdoelen van de cliënt vormden de basis van de evaluatie. De inspectie nam tussen de getoetste evaluatieformulieren grote verschillen waar in de inhoudelijke kwaliteit zonder dat de zorgaanbieder dit had gesignaleerd. In de ene evaluatie werd een zorgondersteuningsdoel inhoudelijk geëvalueerd en in een andere evaluatie werd alleen geformuleerd hoe de cliënt met het doel omging. Niet duidelijk, dan wel aantoonbaar was, of de evaluaties werden gebruikt voor een wijziging van het zorg- en ondersteuningsplan. De bestuurder lichtte tijdens het bezoek toe dat Olcea op korte termijn de overstap wilde maken naar het digitale cliëntdossier. Het was de bedoeling dat een externe medewerker hiervoor vier uur per week gecontracteerd gaat worden om medewerkers in dit proces te begeleiden. Pagina 3 van 10

4 Thema deskundigheid en inzet medewerkers Olcea had na het inspectiebezoek van 15 juni 2017 het personeelsbeleid aangepast. De medewerkers helpende niveau twee werden vooral ingezet op de dagbesteding en voor algemene verzorging. Helpenden niveau twee die in opleiding waren tot verzorgende-ig niveau drie, werden samen met een ervaren gediplomeerde verzorgende ingepland op de route. Risicovolle handelingen werden alleen uitgevoerd door de medewerkers die daarvoor bevoegd en bekwaam waren. Gedurende de periode van het verscherpt toezicht lag de focus van de bijscholing op de invulling van het zorgplan. Daarvoor volgden medewerkers een cursus zorgleefplan als basis voor doel- en actiegerichte observatie en rapportage via een extern scholingsinstituut. Scholing met betrekking tot zorginhoudelijke onderwerpen was nog niet aan bod gekomen. Voor 2018 had Olcea nog geen scholingsplan opgesteld. Olcea was voornemens om de verpleegkundigen klinische lessen te laten verzorgen op basis van behoefte en zorgvragen van de cliënten. Dit was nog niet verder uitgewerkt. Thema medicatieveiligheid De uitvoeringsverzoeken werden op naam van Olcea uitgeschreven, ook had Olcea een onderliggende raamovereenkomst met de voorschrijver. De tweede controles voor niet-gds-medicatie zoals injecties insuline, waren aantoonbaar uitgevoerd. Medewerkers hadden verschillende werkwijzen afgesproken. Zo konden zij gebruik maken van een app, waarin zij een foto stuurden van bijvoorbeeld de opgetrokken hoeveelheid vitamine B12 en het uitvoeringsverzoek, waarna collega s akkoord kunnen geven. Ook kon de leerling niveau drie, of een cliënt als die hiertoe in staat was, de dubbele controle uitvoeren. Met de apotheek moesten nog afspraken worden gemaakt over de opslag en het gebruik van opiatenpleisters en injectiespuiten en -naalden. Tijdens het bezoek constateerde de inspectie dat niet de door de apotheek geleverde injectiespuiten en naalden werden gebruikt. Bij de zorgaanbieder was geen voorraad van materialen. De verzorgende gebruikte een eigen persoonlijke voorraad materialen. Thema vrijheidsbeperking Olcea had haar visie op vrijheidsbeperking vastgelegd. Ook had zij vastgelegd hoe de toepassing van vrijheidsbeperkende maatregelen werd voorkomen, dan wel in noodsituaties voor maximaal een periode van drie maanden kon worden ingezet. Mondeling werd toegelicht dat Olcea ten tijde van het inspectiebezoek geen vrijheidsbeperking toepaste. De organisatie had beschreven dat wanneer vrijwillige zorg niet meer voldeed, het MDO zich zal richten op de mogelijkheden/noodzaak tot overdracht naar een geschiktere zorginstelling. Onduidelijk bleef nog hoe de besluitvorming plaatsvond over eventueel noodzakelijk in te zetten vrijheidsbeperkende maatregelen. Taken en verantwoordelijkheden van de behandelend arts en de zorgaanbieder waren niet omschreven. Evenmin was in het beleid omschreven wanneer en hoe de wilsonbekwaamheid van een cliënt zo nodig werd vastgesteld. Pagina 4 van 10

5 Overzicht van de normen waaraan de geboden zorg niet voldoet Hieronder volgt een overzicht van de normen waaraan de geboden zorg nog niet voldoet en waarvoor verbetermaatregelen noodzakelijk zijn. Cliëntdossier - De wensen, behoeften, mogelijkheden en beperkingen van de cliënt zijn de basis voor de zorg-/ondersteuningsdoelen. De zorg- /ondersteuningsdoelen passen bij de wensen, behoeften, mogelijkheden en beperking van die cliënt en zijn gebaseerd op diagnostiek van relevante disciplines. - Medewerkers inventariseren en evalueren periodiek de cliëntgebonden risico's en baseren hierop de zorg en de ondersteuning. - Afgesproken doelen, acties, rapportages en evaluaties zijn op elkaar afgestemd. - De cliënt en/of de cliëntvertegenwoordiger is/zijn betrokken bij de periodieke evaluatie en bijstelling van het zorgplan. De evaluatiefrequentie is volgens de veldnorm of hoger. Deskundigheid en inzet van personeel - Medewerkers krijgen scholing om adequaat te kunnen voorzien in de zorg- en ondersteuningsbehoeften van de cliënten. Medicatieveiligheid - Een tweede bekwaam persoon controleert de niet-gds-medicatie, of er is een afspraak met de apotheek dat het geen risicovolle medicatie betreft voor deze cliënt. Het is traceerbaar wie deze controle uitvoert en op welke wijze dat gebeurt. Vrijheidsbeperking - De zorgaanbieder beschrijft zijn visie op en beleid over preventie, terugdringing, besluitvorming en uitvoering van vrijheidsbeperkende maatregelen. De normen en beoordelingsaspecten die de inspectie hanteert, zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving en de daarvan afgeleide normen van de koepelorganisaties en de branche- en beroepsverenigingen. Bij risico s waarvoor wet- en regelgeving en daarvan afgeleide normen ontbreken, hanteert de inspectie indien nodig eigen handhavingsnormen. Een overzicht van het normenkader is opgenomen in bijlage 2. Gesprek met de bestuurder en raad van toezicht Gezien de achterblijvende verbeteringen heeft de inspectie op 8 maart 2018 met de bestuurder en de voorzitter van de raad van toezicht gesproken. In dit gesprek geven de bestuurder en de raad van toezicht aan inmiddels al meer verbeteringen te zien. Daarbij geven zij tevens aan dat het verbeterproces nog niet klaar is. De inspectie constateert dat het verbeterproces, de daadkracht en de continuïteit van zorg kwetsbaar is georganiseerd door gebrek aan kennis en kunde in de organisatie. De bestuurder en de raad van commissarissen herkennen de constatering van de inspectie dat de organisatie, ondanks de verbeteringen, kwetsbaar blijft. Om die reden heeft Olcea in het verleden al samenwerking gezocht met een andere zorgaanbieder. Uiteindelijk heeft dit niet geresulteerd in Pagina 5 van 10

6 een daadwerkelijke samenwerking. Onder andere de specifieke doelgroep van Olcea speelt daarin een rol. De gesprekspartners zijn daarom akkoord gegaan met het initiatief van de inspectie het zorgkantoor uit te nodigen om een deel van dit gesprek aanwezig te zijn. Het zorgkantoor kan richting geven aan de zoektocht naar een passende samenwerkingspartner. Olcea geeft aan binnen drie maanden de resterende verbetermaatregelen daadwerkelijk goed in te kunnen bedden in de organisatie. Daarnaast heeft Olcea die tijd nodig om de organisatie te versterken door middel van een samenwerking met een andere zorgaanbieder. De zorgaanbieder zal na het gesprek een plan van aanpak opstellen en dit afstemmen met het zorgkantoor. Conclusie Tijdens het inspectiebezoek van 15 juni 2017 constateerde de inspectie dat Olcea aan elf normen niet voldeed. Na een periode van verscherpt toezicht constateert de inspectie, tijdens het bezoek van 26 januari 2018, dat Olcea bij vier van de elf normen afdoende verbetermaatregelen heeft ingezet. Bij het thema kwaliteit en veiligheid wordt nu aan alle normen voldaan. Op het thema cliëntdossier zijn wel verbeteracties ingezet maar deze hebben nog niet geleid tot voldoende resultaat. Voor de thema s inzet en deskundigheid personeel, medicatieveiligheid en vrijheidsbeperking, geldt dat er verbeterstappen zijn gezet maar nog niet aan alle normen wordt voldaan. De inspectie komt tot de conclusie dat Olcea op alle thema s verbetermaatregelen heeft ingezet, maar dat deze nog niet overal hebben geleid tot afdoende verbeteringen. Op de thema s cliëntdossier, inzet en deskundigheid van personeel, medicatieveiligheid en vrijheidsbeperking zijn nog verbeteringen nodig. Daarnaast vraagt de sturing op het implementatieproces om meer aandacht. De inspectie concludeert daarnaast, gegeven het lange toezichttraject bij Olcea, en de achterblijvende verbetering, dat de zorgaanbieder te weinig daadkracht toont en dat Olcea daardoor kwetsbaar blijft. Olcea heeft bij de inspectie een plan van aanpak ingediend om opnieuw een samenwerkingspartner te vinden. De inspectie is daarom bereid Olcea een mogelijkheid te geven deze samenwerking aan te gaan en zal nog niet overgaan tot het inzetten van een bestuursrechtelijke maatregel. De inspectie zal om die reden het verscherpt toezicht met drie maanden verlengen. Vervolgacties inspectie De inspectie heeft besloten om het verscherpte toezicht voor Olcea voor een periode van drie maanden te verlengen. Dit verlengd verscherpt toezicht duurt van 23 maart 2018 tot 23 juni Een onderdeel van dit verlengd verscherpt toezicht vormt het nauwlettend volgen van de verbetermaatregelen door middel van resultaatverslagen. In de periode van het verlengd verscherpt toezicht kan de inspectie Olcea aangekondigd en/of onaangekondigd bezoeken. De inspectie zal de resultaatverslagen gebruiken ter voorbereiding op deze bezoeken. Pagina 6 van 10

7 In de volgende paragraaf staat verwoord wat de inspectie van de zorgaanbieder verwacht. Vervolgacties zorgaanbieder De inspectie verwacht dat de zorgaanbieder de noodzakelijke verbetermaatregelen neemt om de geconstateerde tekortkomingen in de zorg weg te nemen. De inspectie heeft daartoe: - een tussentijds resultaatverslag na zes weken vanaf de datum dat het verlengd verscherpt toezicht in is gegaan. De inspectie verwacht dit verslag uiterlijk op 4 mei 2018; - een resultaatverslag na drie maanden vanaf de datum dat het verlengd verscherpt toezicht in is gegaan. De inspectie verwacht dit verslag uiterlijk op 22 juni In de resultaatverslagen staat per norm: - of de zorgaanbieder binnen de gestelde termijn volledig voldoet aan de norm; - welke aanpak en acties de zorgaanbieder heeft ingezet om volledig aan de norm te voldoen; - hoe de zorgaanbieder heeft gemeten dat hij volledig aan de norm voldoet; - als de zorgaanbieder per de datum van het resultaatverslag nog niet volledig aan de norm voldoet: welk niveau van verbetering in kwalitatieve en kwantitatieve zin de zorgaanbieder per de datum van het resultaatverslag feitelijk heeft bereikt (bijvoorbeeld een % van het geheel). Daarnaast verwacht de inspectie dat de zorgaanbieder haar in voornoemde resultaatverslagen informeert over de ontwikkelingen ten aanzien van de samenwerking met een andere zorgaanbieder. De inspectie stuurt deze rapportbrief naar u als directeur/bestuurder. Ik verzoek u de gesprekspartners, medewerkers, de cliëntenraad en de raad van toezicht van de inhoud van de rapportbrief op de hoogte te stellen. De inspectie maakt vastgestelde rapporten van het inspectietoezicht actief openbaar door plaatsing op haar website: Meer informatie over actieve openbaarmaking van documenten door de inspectie kunt u vinden op onze website ( Ik verwacht u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting N.N. coördinerend specialistisch inspecteur IGZ 1 1 Bij ondertekening gebruiken wij de organisatienaam genoemd in de wetten op het terrein van de volksgezondheid en de jeugdhulp. Pagina 7 van 10

8 Bijlage 1 Geraadpleegde documenten De inspectie heeft de onderstaande documenten gebruikt bij het uitvoeren van het inspectiebezoek en bij het opstellen van dit rapport. De inspectie heeft de documenten niet in hun totaliteit beoordeeld, maar op specifieke onderwerpen doorgenomen. - Klachtenregeling Olcea 2016, ; - Visie en beleid vrijheidsbeperkende maatregelen, Evaluatieformulier Olcea, ongedateerd; - In- en uitsluitingscriteria, ; - Missie en Visie, ; - Sturen op kwaliteit, Prezo, ; - Dienstrooster Hengelo week 4 en week ; - Dienstrooster Enschede week 4 en week ; - Medicatiebeleid, WV Pagina 8 van 10

9 Bijlage 2 Overzicht wet- en regelgeving, veldnormen, circulaires en rapporten Wetgeving: Wet langdurige zorg (Wlz). Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG). Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO): Wijzigingswet Burgerlijk Wetboek. Wet klachtrecht cliënten zorgsector (WKCZ) 2. Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ). Besluit langdurige zorg. Uitvoeringsbesluit Wkkgz. Besluit vaststelling van de minimumeisen voor de (verplichte) meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Veldnormen: Beleidsdocument veilig melden, KNMG, Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen, Actiz, GGZ Nederland, VGN, Handreiking Veilige principes in de medicatieketen, ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN, Intentieverklaring Zorg voor Vrijheid, samen naar minder vrijheidsbeperking, CG-raad, LOC-LPR, Platform VG, NIP-NVO, NVAVG, NVVA, Sting, V&VN, ActiZ, VGN en IGZ, Klachtenrichtlijn gezondheidszorg versie 3.0, KNMG, Kwaliteitsdocument 2013 Verpleging, Verzorging en Zorg Thuis. Landelijke instructie voor Toediening Gereedmaken van medicatie in verpleeg- en verzorgingshuizen, V&VN, Beroepscode van Verpleegkundigen en Verzorgenden, januari Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, ActiZ, GGZ Ned., IGZ, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, Orde, V&VN, VWS,ZN, FNT, NMT en VGN, RIVM Hygiënerichtlijnen voor verpleeghuizen en woonzorgcentra, Richtlijn Probleemgedrag, Verenso, Risicovolle medicatie in verband met dubbele controle, KNMG, 2013 Van incident naar fundament, Movisie, Circulaires en rapporten: Bulletin Het mag niet, het mag nooit: seksuele intimidatie door hulpverleners in de gezondheidszorg, IGZ, augustus Cultuuromslag terugdringen vrijheidsbeperking bij kwetsbare groepen in langdurige zorg volop gaande, duidelijke ambities voor 2011 nodig, IGZ, december De Wkkgz, die per 1 januari 2016 in werking is getreden, vervangt de Wkcz per 1 januari 2017 of zoveel eerder als de zorgaanbieder zijn klachtenregeling aan de Wkkgz heeft aangepast. Pagina 9 van 10

10 De dagelijkse bezetting en kwaliteit van zorg in instellingen voor langdurige zorg, Nivel, Extra inspanning noodzakelijk voor terugdringen vrijheidsbeperking in langdurige zorg, IGZ, Medicatieveiligheid flink verbeterd in herbeoordeelde instellingen langdurige zorg en zorg thuis, IGZ, Richtinggevend kader vrijheidsbeperking, VWS, 26 maart Pagina 10 van 10