Het meest vooruitstrevende zakelijke. Mobiliteitsplatform

Transcriptie

1 Het meest vooruitstrevende zakelijke Mobiliteitsplatform

2 p één plek grip op alle Osoorten zakelijke mobiliteit Dat kan efficiënter, wat te denken van: Eén overzicht van al het mobiliteitsgebruik Als werkgever keuze hoe je mobiliteit faciliteert Als medewerker keuze welke mobiliteitsvorm je gebruikt Iedereen ontzorgt én grip op de kosten Waar is het overzicht in de eindeloze stroom van verschillende soorten zakelijke mobiliteit? Leasecontracten, treinreizen, deelauto-registraties, tank- en laadbeurten, declaraties van medewerkers... De administratie is tijdrovend werk, voelt log en inefficiënt. De manier waarop declaraties en facturen binnenkomen, zorgt voor onvoldoende inzicht in mobiliteitskosten. Het is lastig er goede, zakelijke beslissingen mee te nemen of een toekomstgericht beleid te vormen waarin medewerkers zelf keuzes voor hun mobiliteit kunnen maken. YOR24, het meeste vooruitstrevende zakelijke mobiliteitsplatform, is dé oplossing voor alle mobiliteitsuitdagingen. 2 3

3 Mobiliteitsmanagement omdat we dat zo doen gaat nog wel eens mis Geen zicht op mobiliteitsstromen, verschillende applicaties en registratiesystemen, hoge kosten per declaratie, verouderde data geen goede basis voor modern mobiliteitsbeheer nzicht in mobiliteit is Iver te zoeken Tientallen Excel-lijsten en losse declaraties van de zakelijke reizen van je medewerkers. Van sommige mobiliteitsleveranciers krijg je een app om te gebruiken, soms houden medewerkers hun reizen in Excel bij. Goed zicht op de stroom van mobiliteit ontbreekt. Medewerkers kiezen vaak standaard voor de (lease-)auto. Ze zijn niet (bewust) op de hoogte van alle mobiliteitsmogelijkheden. Door ontbrekend inzicht heb je geen zicht op het verbruik van brandstof of gebruik van duurzaam vervoer zoals het OV. In het proces van declareren en goedkeuren van declaraties sluipen fouten; het is tenslotte mensenwerk. Declaraties worden ten onrechte goed- of afgekeurd. Kostenopgaven zijn onvolledig of raken zoek. Declaraties komen binnen zonder dat je precies weet waar het over gaat. Van het moment dat een medewerker de zakelijke kosten voorschiet tot het moment van uitbetaling: een declaratie kent een lange doorlooptijd. Je hebt onvoldoende zicht op de nog openstaande declaraties. Door alle administratieve handelingen kost een declaratie per keer meer dan twee tientjes, ongeacht de hoogte van het bedrag. Alle verschillende input van leveranciers geeft je onvoldoende zicht op je mobiliteitskosten. Met de cijfers van een (half)jaar probeer je zo mogelijk bij te sturen, maar je werkt met verouderde data. Hoe kun je toekomstgericht beleid baseren op een periode die al ver in het verleden ligt? 4 5

4 obiliteit in de Mwereld van morgen... Werken en reizen veranderen in de wereld van morgen. Medewerkers willen meer vrijheid voor hun zakelijke reizen, of dat nu de (privé/ lease-) auto, het OV of een andere mogelijkheid is. Een eigen leaseauto is niet langer een bepalende secundaire arbeidsvoorwaarde; een mobiliteitsbudget dat vrijheid biedt in de mobiliteitskeuze is dat wel. Keuze in mobiliteit, 24/7, waar je ook bent Een modern mobiliteitsbeleid begint met een onafhankelijk ankelijk advies en één innovatief, online systeem waar alle vormen van mobiliteit samenkomen Zo veel mogelijk geautomatiseerde registraties organisatie meet overal met dezelfde maten. Kosten van reisbewegingen, of het nu om een reis in en declaraties belanden op de juiste manier bij de de lease-auto, met de trein of andere OV-vormen administratie voor een fiscaal correcte afhandeling. gaat. Registraties van mobiliteitskaarten en telematica in de auto verschijnen automatisch in het Altijd en overal inzicht in het zakelijke reisgedrag systeem. Andere bewegingen kan de medewerker per medewerker en afdeling. Elk moment van laagdrempelig en snel online of mobiel invoeren. de dag, elk moment van het jaar. Realtime inzicht in Medewerkers geven aan of een reis zakelijk of privé de totale mobiliteitskosten per medewerker en per is; de manager accordeert de reisbeweging voor modaliteit. uitbetaling. Snel en accuraat beleidsmatig bijsturen. Eén overzicht van alle reisbewegingen en Managers en directies kunnen SMART-doelen zakelijke mobiliteitskosten. Aan het einde stellen en scherpe analyses maken voor een van de maand zijn er geen onduidelijkheden over toekomstgericht mobiliteitsbeleid. inhoudingen of uitbetalingen van een budget. De 6 7 Grip op kosten en zakelijke mobiliteit

5 werken in de wereld van morgen Werken en reizen makkelijker dan ooit Inzichtelijke en gebudgetteerde zakelijke transacties, niet alleen voor mobiliteit, maar ook voor incidentele kosten zoals een fles wijn voor een zakelijke relatie of een zakelijke vliegreis. Het online systeem registreert de transactie, maakt snel declareren en goedkeuren mogelijk en geeft inzicht in budgettering. De stromen van informatie van al je leveranciers komen op één plek binnen, overzichtelijk voor zowel medewerkers als managers. Beschik altijd over juiste, actuele en relevante data om beleidsmatig actie te ondernemen. 8 9

6 De mobiliteit van morgen begint vandaag met YOR24 Van auto van de zaak naar zakelijk reizen De onafhankelijke en innovatieve oplossing voor alle mobiliteitsuitdagingen. Eén platform, geen versnippering Alle reisbewegingen en -registraties komen in één systeem binnen. Voor zowel medewerker als werkgever geen versnippering meer. Een fiscaal correcte afhandeling Het systeem zorgt voor een juiste aanlevering van declaraties en mobiliteitskosten voor de administratie en betalingen. Beheersbare mobiliteit en mobiliteitsbudgetten Van auto van de zaak naar zakelijk reizen. Met overzicht houd je mobiliteitskosten en mobiliteitsbudgetten beheersbaar. Geef je medewerkers optimaal de keuze voor hun mobiliteitswensen. Realtime inzicht voor grip op de kosten Overal en altijd inzicht in de mobiliteitskosten. Regisseer je mobiliteitsbeleid: maak van je beleid een succes en realiseer gedragsverandering in je organisatie

7 Slimme mobiliteit met keuzevrijheid voor medewerkers nnovatief grip op zakelijke Imobiliteit: zo doe je dat Automatisch, realtime, transparant en onafhankelijk Registratie van mobiliteitsbewegingen - het meeste gaat automatisch Medewerkers controleren de automatische registraties en passen ze aan waar nodig. Ook andere zaken die voor de werkzaamheden van belang zijn, zoals de klantlocatie en de tijd van aanwezigheid op de locatie, worden geregistreerd. Automatisch declareren en betalen - automatische processen voor declaraties Bespaar op tijd en kosten van invoer doordat declaraties automatisch binnenkomen. Declaraties worden op maat aan de administratie doorgeven (direct in een payrollbestand), om ook daar kosten te besparen. Eenvoudig reisbewegingen invoeren en aanpassen - via de website of de app Medewerkers kunnen eenvoudig online of in de app hun reizen invoeren en aanpassen. De privacy is gewaarborgd: pas als de medewerker aangeeft dat een registratie zakelijk is, krijgt de manager deze te zien. Een privé-transactie wordt direct verrekend zonder verdere informatie naar de manager of organisatie. Real-time inzicht - alle reisbewegingen in één slim dashboard verwerkt Altijd en voor iedereen inzicht. Geen verrassingen, wel transparantie van zakelijke reisbewegingen. Transparantie in goedkeuringen en betalingen - privé gebruik blijft privé Dankzij inzicht houden managers regie over de goedkeuringen van declaraties van medewerkers. Medewerkers krijgen inzicht in de verwerking van privékosten. Goede workflows en slimme alerts bij afwijkingen Toets de analyses van cijfers aan het mobiliteitsbeleid van je organisatie. Stuur direct bij als het beleid niet de gewenste effecten heeft of niet goed wordt opgevolgd

8 MVO-doelstellingen? Ga ervoor! Gebruik het systeem ook voor gedragsverandering binnen de organisatie en realiseer daarmee MVO-doelstellingen. Stimuleer groen reizen. Geef bijvoorbeeld een hogere vergoeding voor OV dan voor de (lease)auto. Of bepaal een lagere eigen bijdrage bij minder privé-gebruik van de leaseauto. 14 Kies ook eens voor de fiets! 15

9 YOR24 draait rond vijf fases in de employee journey van zakelijk reizen en werken. M obiliteit à la carte Een dynamisch platform om slim zakelijk reizen te faciliteren, op de plek waar jouw organisatie het nodig heeft Plan & boek Beheer het mobiliteitsbudget Plan en/of boek je reis. Werk je op meerdere locaties Zie op elk moment wat je van je mobiliteitsbudget of ben je veel voor klanten onderweg? YOR24 laat over hebt om een bewuste keuze voor je je zien hoe je reis uitpakt met verschillende types mobiliteitvorm te kunnen maken. Een vervoer en wat de route en tijden zijn. Kies het mobiliteitsbudget is niet per se nodig om een reisplan en ga onbezorgd op weg. declaratie in het systeem te zetten. Registreer Beheer de reiskosten en het reisgedrag van je Registreer je reis of pas een automatische registratie team aan, bijvoorbeeld naar privé-reis of zakelijke reis. Een manager kan zakelijke declaraties zien en deze Log in op de website of app om een handmatige goed- of afkeuren. YOR24 geeft je volledig inzicht in transactie toe te voegen. de afzonderlijke en totale mobiliteitskosten van je afdeling of team. Declareer en betaal Stuur online een declaratie in voor goedkeuring en declareer snel en efficiënt alle mogelijke kosten rondom zakelijke mobiliteit

10 W at levert het gebruik van YOR24 op? De filosofie van YOR24: inzicht en overzicht voor transparantie in kosten en keuzes Helder inzicht bieden Uiteindelijk stuur je met het mobiliteitsbeleid binnen de organisatie op het goed verrekenen van kosten. YOR24 biedt een helder inzicht in de stromen en kosten van mobiliteit. Met het gebruik van YOR24 kan het mobiliteitsgebruik van de medewerker direct getoetst worden aan beleid en daarmee de juiste vergoedingen worden toegepast. De medewerker kan aangeven waar de transactie over gaat en of het een privé-rit, woonwerk-verkeer, locatierit tussen vestigingen, of een zakelijke reis is geweest. Managers krijgen slimme alerts bij ritten die van de gebruikelijke stromen afwijken. Is de medewerker bijvoorbeeld buiten gebruikelijke tijden aan het werk, dan kan deze in het systeem aangeven dat het toch om een zakelijke transactie gaat. Een manager weet eerder dan voorheen dat er iets aan de hand is en kan daardoor sneller ingrijpen. Analyses van alle reizen geven medewerkers inzicht in de status van hun budget en de kosten. Daardoor zijn er later minder vragen waarom er kosten zijn ingehouden of waarom er juist is uitgekeerd

11 Het fundament van YOR24 Bij YOR24 staan privacy, veiligheid en onafhankelijkheid voorop. We hebben te maken met privacy-gevoelige informatie en doen er alles aan om deze data zo veilig mogelijk te houden en de beste en veiligste oplossing te bieden. Certificering We waarborgen dit door geaccrediteerde certificering voor ISO-normen 9001 (kwaliteitseisen), (milieu) en (informatieveiligheid). Al onze medewerkers hebben een verklaring van goed gedrag. Onze processen en interne procedures zijn dusdanig ingericht om risico s te minimaliseren. Onafhankelijk YOR24 werkt onafhankelijk van mobiliteitsaanbieders. Vanuit onze filosofie van inzicht en transparantie geven we transparante overzichten. Bij het aanbieden van slimme mogelijkheden staat jouw belang bij ons voorop. Privacy De privacy van medewerkers is het We belangrijkste beschikken speerpunt. over data De invoering die onze van een nieuw systeem kan weerstand opwekken: alles is inzichtelijk en het systeem klanten geeft een kan zuiverder helpenbeeld van het mobiliteitsgebruik. De medewerker kan zelf zakelijk transacties of registraties controleren voordat deze ingediend worden: We maken slim gebruik van algoritme Klopt het en gaat het inderdaad om en een big data. zakelijke We rit maken of een vergelijkingen privé-rit? Bij privé-ritten kan alleen de medewerker de informatie zien, voor de organisatie is geven deze niet je gemiddelden toegankelijk. aan. Laat de mobiliteitsregeling privé-gebruik van mobiliteitsdiensten toe, dan is de detailinformatie daarvan afgeschermd voor de werkgever

12 Wat maakt YOR24 uniek We zijn het enige onafhankelijke mobiliteitsplatform in Nederland We beschikken over data die onze klanten kunnen helpen We beschikken over veel al gemaakte koppelingen met andere leveranciers Ons enige belang YOR24 werkt onafhankelijk van vervoersdiensten en mobiliteitsaanbieders. Zo kun je je bestaande mobiliteits- We maken slim gebruik van algoritmen en big data. We maken vergelijkingen en geven je gemiddelden aan. Door onze ervaring bij grote corporate organisaties sluit YOR24 naadloos aan bij je bestaande mobiliteitsleveranciers, Het beste mobiliteitsplatform voor onze klanten zijn! leveranciers behouden en blijf je boekhoudpakketten en HR-systemen. vrij in de keuze voor toekomstige mobiliteitsleveranciers

13 e rollen het platform Wstap voor stap uit Bij de volgende 10 bedrijven horen die het kunnen gebruiken? Vraag een live demo aan! In de demo laten we je zien wat het systeem kan en hoe flows en functionaliteiten werken. Vraag een live demo aan! YOR24.com/live-demo Overtuigd? Dan richten we een proof of concept in voor een selecte groep medewerkers, een afspiegeling van je organisatie. Je kiest voor de 5 fases van mobiliteit à la carte of voor een deel ervan. Precies wat je nodig hebt om scherp op je mobiliteitsbeleid te sturen. Zodra het concept werkt, voeren we het systeem in je hele organisatie door. Ben jij de volgende gebruiker? 24 25

14 Klantcase: Siemens Altijd inzicht voor meer gemak in zakelijk reizen en werken. Het mobiliteitsbeleid van Siemens is vooruitstrevend, met verduurzaming van mobiliteit als een van de belangrijkste pijlers. Bij de organisatie werken meer dan 1000 medewerkers die over een eigen leaseauto beschikken. We wilden zowel voor de medewerkers als voor de organisatie inzicht krijgen in het daadwerkelijke gebruik van de leaseauto. Daarvoor zochten we naar een oplossing die alle reisbewegingen registreert, in dit geval met telematica van TomTom, zegt Edwin van Dusseldorp, projectmanager mobiliteitsbeleid Siemens. 26 Inzicht Inzicht in het huidige gebruik van de leaseauto en het aantal kilometers per medewerkers is essentieel voor een gefundeerde verandering van het mobiliteitsbeleid. Van Dusseldorp: In de oplossing moet een medewerker op makkelijke wijze onderscheid aan kunnen brengen in privé-, werk- of woonwerk-kilometers. Daarmee neemt de administratieve last, en tijd en kosten voor het registreren af. We zijn zo als organisatie beter in staat om ons mobiliteitsbeleid te sturen op basis van daadwerkelijk gebruik. In de zoektocht naar de beste oplossing is Siemens bij YOR24 uitgekomen. Doorslaggevend was de mogelijkheid om gegevens van verschillende aanbieders op één platform te ontsluiten. De YOR24-app geeft de medewerker nog meer gebruiksgemak, waardoor registratie van reisbewegingen een eenvoudige handeling is geworden, zegt Van Dusseldorp. Het helpt ons in de duurzaamheidsdoelstelling van ons mobiliteitsbeleid. De samenwerking met YOR24 is voor ons een grote stap voorwaarts naar meer gemak in zakelijk reizen en werken. 27

15 Klantcase: Federatie Medisch Specialisten YOR24 heeft samen met de Federatie Medisch Specialisten (beroepsvereniging voor medisch specialisten) het nieuwe mobiliteitsbeleid geïntroduceerd en geïmplementeerd. De nieuwe regeling, en het systeem van YOR24, geven de medewerkers de gewenste flexibiliteit in de manier van reizen. Een manier van reizen die past bij Het Nieuwe Werken en die een eerlijke en uitlegbare vergoeding geeft. Vast bedrag Voor de nieuwe mobiliteitsregeling wilde de Federatie Medisch Specialisten dat alle reizen voor een vast bedrag per kilometer gedeclareerd konden worden, ongeacht de vervoerwijze (zoals auto, trein of fiets). Eerder hadden medewerkers geen keuze in hun mobiliteit: het was óf een OV- óf een kilometervergoeding. Belangrijke voorwaarden voor een passende oplossing: flexibel, eenvoudig in het gebruik en lagere administratieve lasten. De fiscale afwikkeling moest kloppen. Voor medewerkers moest de oplossing eenvoudig in het gebruik zijn en goed toe te passen in de dagelijkse praktijk. Zakelijke mobiliteit Elke medewerker heeft nu een NS-Business Card om met het OV te reizen. Privé-gebruik mag, maar kosten worden ingehouden. De werkgever ziet hier alleen de kosten van, geen verdere specificaties van de reis. Daarmee is de privacy van de werknemer gewaarborgd. Bij zakelijke ritten heeft de werkgever wel volledige inzage. Dit zorgt voor een eerlijk, makkelijk en sluitend proces rondom de zakelijke mobiliteit van de organisatie

16 eem contact met ons op. NVoor meer informatie. Mr. E.N. van Kleffensstraat CV Arnhem +31(0)

17