FREELANCERS. Betalingen aan personen niet in loondienst. Colofon. datum Februari Auteurs Fiscaliteitenteam

Transcriptie

1 FREELANCERS Betalingen aan personen niet in loondienst Colofon datum Februari 2012 Auteurs Fiscaliteitenteam

2 pagina 2 van 73 Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Interne afspraken Functionarissen Verantwoordelijkheid en risico 7 3 Beslisboom 8 4 Beoordeling arbeidsverhoudingen Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch Fictieve dienstbetrekking (fiscaal) en rechtsvermoeden (juridisch) Detachering Overige werkzaamheden Identificatieplicht en identiteitsbewijs 14 5 Freelancers Inleiding Toelichting beslisboom SCHEMA SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum SCHEMA 3 Activiteiten niet binnen het onderwijscurriculum Ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum Algemeen VAR-WUO (Toelichting VAR Algemeen) VAR-DGA (Toelichting VAR Algemeen) VAR-loon VAR-ROW Detachering Vijf-dagdelenregeling Gastdocenten Korttijdelijke Ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding Gecommitteerde Student Simulatiepatiënt Buitenlandse freelancer Onkostenvergoeding Verstrekkingen (loon in natura) 30 6 Procesbeschrijvingen Algemeen IB-47 betalingen Artiest Korttijdelijke Factuurverwerking via DFS-F 42 7 Werkzaamheden per functionaris Voorbereiding kennismakingsgesprek freelancer Kennismakingsgesprek freelancer Declaratieformulier ontvangen van Freelancer Factuur ontvangen van Freelancer 47

3 8 Begrippenlijst 49 9 Belangrijke links 52 Bijlage 1 Ondersteuning 53 Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten 54 Bijlage 3 Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijf-dagdelen regeling 55 Bijlage 4 Informatiebrief 56 Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten 59 datum Februari 2012 pagina 3 van 73 Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten 61 Bijlage 7 Tekst facultatieve artikelen in Overeenkomst tot Opdracht 63 Bijlage 8 Bevestigingsbrief 66 Bijlage 9 Declaratieformulier 67 Bijlage 10 Afspraken-/declaratieformulier Promostudent 70 Bijlage 11 Lijst grote bedrijven 71 Bijlage 12 De (bestuurlijke) activiteiten 72 Bijlage 13 Loonheffingsverklaring 73

4 pagina 4 van 73 1 Inleiding Binnen Avans worden regelmatig incidentele werkzaamheden uitgevoerd. Hiervoor wordt regelmatig gebruik gemaakt van freelancers. Het begrip freelancer heeft echter geen formele status, fiscaal noch arbeidsrechtelijk en is eigenlijk een verzamelbegrip voor talloze situaties. Hierdoor is er in de praktijk onduidelijkheid over welke regels in welke situatie gelden (en over hoe regels moeten worden toegepast). Historie In de loop van 2003 heeft de belastingdienst een onderzoek gestart naar de wijze waarop de fiscale regels worden toegepast binnen Avans. Daaruit is het document convenant en vaststellingsovereenkomst (afgekort als convenant) voortgekomen tussen de belastingdienst en Avans. Onder dit convenant ligt het vertrouwen van de belastingdienst dat Avans op correcte wijze, dat wil zeggen conform wet- en regelgeving haar arbeidsrelaties beoordeelt. Dit betekent dat het grootste deel van de werkzaamheden binnen Avans plaatsvindt op grond van een gezagsrelatie met Avans ofwel een arbeidsovereenkomst. Gebleken is dat ongeveer twee procent van de vergoedingen wordt uitbetaald zonder inhouding van loonheffingen. Uitgangspunten convenant 2006 Uitgangspunt van het Convenant is dat er sprake is van een gezagsrelatie als de werkzaamheden persoonlijk moeten worden verricht, de werkzaamheden verricht worden binnen het organisatorisch kader van Avans en/of landelijke (onderwijs)kaders op het gebied van bijvoorbeeld accreditatie en Avans de werkzaamheden mag beoordelen. Het feit dat docenten hun taken veelal zelfstandig en naar eigen inzicht kunnen en zullen uitoefenen doet aan het voorgaande niet af. En het feit dat docenten diverse en gevarieerde taken of rollen kunnen hebben zoals projectleider, stagebegeleider, coach, supervisor, onderwijsontwikkelaar of interim-directeur doet aan het uitgangspunt evenmin iets af. Alleen heel specifieke werkzaamheden en/of in specifieke situaties, die hierna worden uitgewerkt, kunnen op grond van een overeenkomst tot opdracht worden uitgevoerd. Avans dient bovendien te bewaken dat de verhouding tussen betalingen die in de loonheffingen betrokken zijn en de betalingen die dat niet zijn, hooguit twee procent van de totale loonsom, gehandhaafd blijft. De afspraken met de belastingdienst zijn bedoeld om een stuk duidelijkheid te creëren voor de praktijk en risico s voor Avans uit te sluiten. Deze afspraken zullen en mogen er niet toe leiden dat er doelbewust meer OTO s worden afgesloten. Daarnaast is afgesproken dat er regelmatig geëvalueerd zal worden hoe de afspraken worden toegepast en nagekomen. Uiteraard is het van belang dat de regelgeving bekend is bij elk van de functionarissen die bij deze materie betrokken zijn. Het begint bij de directeur van een bedrijfsonderdeel of inzetcoördinator die de gesprekken voeren met de beoogde kandidaat voor bepaalde werkzaamheden. In of zelfs vóór dat gesprek dient de vraag te worden beantwoord wat de

5 pagina 5 van 73 aard van de werkzaamheden is en of er sprake is van een gezagsverhouding. Dit bepaalt immers de aard van de overeenkomst. In deze handleiding wordt uitvoerig aandacht besteed aan dit criterium. In discutabele gevallen kunnen de functionarissen terecht bij de ondersteuningsteams zoals in hoofdstuk twee staat beschreven. Daarnaast wordt in hoofdstuk twee nader ingegaan op de interne afspraken met daarin aandacht voor de aansprakelijkheid voor de naheffingsaanslagen. Uitgangspunten afspraken met de belastingdienst voorjaar 2010 Bij de beoordeling van arbeidsrelaties wordt een onderscheid gemaakt tussen activiteiten binnen het curriculum (zijnde onderwijsactiviteiten) en buiten het curriculum. Onderwijsactiviteiten leiden, behoudens de uitzonderingen, tot een dienstbetrekking en inhouding van loonheffingen. Uitzonderingen hierop kunnen zijn: VAR DGA/WUO, detacheren, de vijf-dagdelenregeling en crediteuren op de lijst grote crediteuren. Activiteiten buiten het curriculum (geen onderwijsactiviteiten) die door een onderneming worden uitgevoerd en waarvan de afspraak voor de uitvoering met de onderneming worden gemaakt, mogen gefactureerd worden. Indien er geen sprake is van een onderneming en er is geen gezagsrelatie, dan wordt naast de betaling ook een IB47 opgaaf gedaan. Dit geldt ook voor activiteiten waarop de 5-dagdelenregeling (5.4 Vijf-dagdelenregeling) van toepassing is. Handleiding in het kort Hoofdstuk twee geeft de interne afspraken weer. In hoofdstuk drie is de beslisboom opgenomen. Deze stelt de gebruiker in staat op een eenvoudige wijze vast te stellen of er van een freelancer sprake is en welke procedure er gevolgd moet worden. In hoofdstuk vier wordt ingegaan op de beoordeling van de arbeidsverhouding. In hoofdstuk vijf wordt inhoudelijk ingegaan op de diverse soorten Freelancers. Hoofdstuk zes bevat de procesbeschrijvingen. In hoofdstuk zeven is specifiek aangegeven welke functionarissen welke verantwoordelijkheden hebben, te beginnen bij de intake (verantwoordelijkheid directeur) en eindigend bij de betaling. In hoofdstuk acht worden de gebruikte begrippen toegelicht met daaropvolgend de belangrijke links in hoofdstuk negen. Status en versie van de handleiding De College van Bestuur stelt deze handleiding vast en deze is daarmee bindend voor de organisatie. Deze handleiding zal regelmatig vernieuwd worden omdat de wetgeving voortdurend aan verandering onderhevig is. Het fiscaliteitenteam zal ervoor zorgen dat de juiste versie van het document op Intranet/Blackboard wordt geplaatst. Voor de organisatie is de op Intranet/Blackboard geplaatste versie de vigerende. Uiteraard zal worden gemeld dat de bestaande versie wordt vervangen.

6 pagina 6 van 73 2 Interne afspraken In dit hoofdstuk wordt kort aangegeven welke functionarissen binnen Avans een rol spelen bij werkzaamheden van freelancers. Tevens wordt de interne risicoverdeling beschreven. 2.1 Functionarissen Het geheel van wetten en regelingen is niet alleen ingewikkeld maar is regelmatig aan verandering onderhevig. Het is niet efficiënt dat alle wijzigingen die er op dit gebied plaatsvinden door alle betrokkenen worden gevolgd. Dit is toevertrouwd aan één of enkele medewerkers (het fiscaliteitenteam) die hun specialistische kennis uitdragen aan de medewerkers die uitvoering moeten geven aan de regels (de ondersteuningsteams), de directies (die immers primair verantwoordelijk zijn voor de activiteiten binnen de bedrijfsonderdelen) en de door de directies benoemde decentrale functionarissen die de intake verzorgen. Alle genoemde betrokkenen hebben een eigen verantwoordelijkheid om hun kennis van de relevante (interne en externe) regelgeving continu op peil te hebben en te houden! Het freelance traject start bij de intake door de directeur en/of de door hem aangewezen functionarissen (inzetcoördinatoren) (bijlage één). Zij dienen over voldoende basiskennis te beschikken om het afsprakenformulier te kunnen invullen en te kunnen bepalen of er sprake is van een gezagsrelatie of niet. Zij kunnen daarbij een beroep doen op de ondersteuningsteams die binnen de Diensteenheid Financiën en Studentenadministratie (afgekort als DFS) en Diensteenheid Personeel & Organisatie (afgekort als DP&O) zijn gevormd: 1. De eerste lijnsondersteuning wordt geboden door de P & O adviseur. De directeur en/of zijn decentrale functionaris kan met vragen over de fiscale en arbeidsrechtelijke aspecten van arbeidsverhoudingen binnen zijn bedrijfsonderdeel terecht bij zijn P & O adviseur(bijlage één). 2. De tweede lijnsondersteuning bestaat uit de coördinatoren (bijlage één). De P&O-adviseur en decentrale functionaris kunnen bij de coördinatoren terecht met hun vragen. Dit betreft de coördinatoren van Personeelsadministratie, DFS Service Unit Financiën (DFS-F) en DFS Salarisadministratie (DFS-Sal). 3. De derde lijnsondersteuning wordt geboden door het fiscaliteitenteam (zie bijlage één). Vragen die de P&O-adviseurs en de coördinatoren zelf niet kunnen beantwoorden, kunnen zij voorleggen aan het fiscaliteitenteam. Het fiscaliteitenteam zal daarnaast zorg dragen voor training van de medewerkers op de toepassing van de belastingwetten binnen Avans.

7 pagina 7 van Verantwoordelijkheid en risico Uitgangspunt is dat alle bedrijfsonderdelen zich houden aan de fiscale richtlijnen die door het fiscaliteitenteam zijn opgesteld. Er geldt hier een zero tolerance. Jaarlijks zal DFS Planning & Control de toepassing van de richtlijnen door de bedrijfsonderdelen toetsen. De directies kunnen zich in geval van twijfel laten adviseren door het fiscaliteitenteam. Indien de directies zich houden aan de richtlijnen en de door het fiscaliteitenteam verstrekte schriftelijke adviezen opvolgen, dan ligt het fiscale risico op hogeschoolniveau. Wanneer de directies echter de richtlijnen niet (geheel) naleven of in strijd handelen met de schriftelijke adviezen van de ondersteuningsteams, dan ligt het financiële risico bij de betreffende bedrijfsonderdelen. De toepassing van de procedures zal periodiek worden getoetst en gerapporteerd.

8 pagina 8 van 73 3 Beslisboom Onderstaande beslisboom is een tool om te kijken hoe de werkzaamheden juridisch en fiscaal gekwalificeerd moeten worden Schema 1 Beoordelen arbeidsverhoudingen Start Reeds in dienst bij Avans Ja Proces werving en selectie Afspraken formulier (voor arbeidscontracten) nee Niet nader uitgewerkt Wordt er een arbeidscontract aangeboden H.4.1 nee Ja Proces werving en selectie Afspraken formulier (voor arbeidscontracten) Dezelfde werkzaamheden eerder in dienstbetrekking bij Avans nee Betreft het een artiest nee Ja Ja Inzet via artiesten bureau nee Ja Afsprakenformulier Niet nader uitgewerkt * Indien belang > inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging) Contract: Inkoop* Inhoudingsplichtigen verklaring factuur Is er een VAR WUO of VAR dga nee Ja Neem contact met de salarisadministratie Afsprakenformulier Contract: Inkoop* factuur Werkzaamheden Binnen curriculum H.4.1 nee Ja ALTIJD: afsprakenformulier freelancers invullen Naar Schema 3 Hyperlinks paragraaf : 4.1 Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch Naar Schema 2

9 pagina 9 van 73 Schema 2 Activiteiten binnen onderwijscurriculum!!!! van Schema 1 Betreft rechtspersoon, bijv. BV, NV, Stichting, Vereniging? H Ja Op lijst grote bedrijven? Bijlage 10 nee Altijd ook afsprakenformulier invullen nee Ja Proces crediteuren H.6.5 * Indien belang > inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. Bij detachering altijd contract. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging) Contract: Inkoop* of detachering H.5.3 Het betreft een werknemer (geen Dga) (DGA zie H.5.2.3) Ja Factuur H.6.5 nee Is er een VAR, DGA? Zie H nee Ja Kopie ID-bewijs inleveren Proces crediteuren H.6.5 Kopie ID-bewijs inleveren 3 maanden criterium Ja OTO WUO of DGA nee Ja Factuur ID bewijs VAR (WUO of DGA) VAR, WUO H nee Kopie ID-bewijs inleveren binnen vijf-dagdelen regeling? bijl 3 en H 5.4 Ja Proces IB 47 H.6.1 Declaratie Geldig ID bewijs nee Proces korttijdelijke (verlonen) H.5.5/H maanden criterium Ja Arbeidsovereenk. Loonheff.verkl. (bijl. 12) nee Declaratie Loonheff.verkl (bijl. 12) Geldig ID bewijs Geldig ID bewijs Hyperlinks paragraaf SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum paragraaf VAR-WUO (Toelichting VAR Algemeen)paragraaf VAR-DGA (Toelichting VAR Algemeen) paragraaf 5.3 Detachering paragraaf 5.4 Vijf-dagdelenregeling paragraaf 5.5 Korttijdelijke paragraaf 6.1 IB-47 betalingen paragraaf 6.2 Artiest paragraaf 6.3 Korttijdelijke paragraaf 6.4 Factuurverwerking via DFS-F Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling Drie maanden criterium zie 5.5 Korttijdelijke Afsprakenformulier freelancers Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten Declaratie Bijlage 9 Declaratieformulier Lijst grote bedrijven Bijlage 11 Lijst grote bedrijven loonheffingsverklaring Bijlage 13 Loonheffingsverklaring

10 pagina 10 van 73 van Schema 1 Schema 3 Activiteiten niet binnen onderwijscurriculum!!!! * Indien belang > inkoopcontract of OTO, anders volstaat afsprakenformulier. Bij detachering altijd contract. (Voor inkoopcontract volstaat ook offerte met opdrachtbevestiging) Betreft het een onderneming? (KvK nr en BTW nr of VAR) H5.6 nee Ja Proces crediteu ren H.6.5 Afsprakenformulier Ja Rechtspersoon? nee Contract: Inkoop* of detacheren H.5.3 factuur Factuur nee 3 maanden criterium Ja Inkoop contract* of OTO VAR WUO Ja 3 maanden criterium nee Bevestigingsbrief * Bij declaratie Kopie IDbewijs inleveren Factuur Geldig ID bewijs * Indien het een promostudent betreft wordt volstaan met het gecombineerde afspraken- / declaratie formulier Promostudent zie bijlage 10 Voor de behandeling van de student zie paragraaf Betreft het werkzaamheden bijl 2;H.5.7 Ja nee binnen vijf-dagdelen regeling? bijl 3 en H 5.4 Ja Proces IB 47 H.6.1 Geldig ID bewijs Declaratie formulier nee Proces korttijdelijk (verlonen) H.5.5/H.6.4 Declaratie Loonheff.verkl (bijl 12) Geldig ID bewijs Afsprakenformulier tbv Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenk. D4 Loonheff.verkl. (Bijl 12) Geldig ID bewijs Hyperlinks 5.3 Detachering, 5.4 Vijf-dagdelenregeling, 5.5 Korttijdelijke, 5.6 Ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum, 5.7 Incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding, Student, 6.1 IB-47 betalingen, 6.2 Artiest, 6.3 Korttijdelijke, 6.4 Factuurverwerking via DFS-F, Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten, Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling, Drie maanden criterium zie 5.5 Korttijdelijke,Afsprakenformulier freelancers Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten Declaratie Bijlage 9 Declaratieformulier loonheffingsverklaring Bijlage 13 Loonheffingsverklaring

11 pagina 11 van 73 4 Beoordeling arbeidsverhoudingen Voordat een kandidaat een activiteit uitvoert binnen een bedrijfsonderdeel van Avans dient beoordeeld te worden op basis van welke overeenkomst er met hem kan worden samengewerkt. Er ontstaat een arbeidsverhouding tussen de kandidaat en Avans. Het is belangrijk om te weten of deze arbeidsverhouding dient te worden aangemerkt als een dienstbetrekking (er bestaat een feitelijke gezagsverhouding), een fictieve dienstbetrekking (er wordt fiscaal een gezagsverhouding aangenomen), een detachering, een opdracht of overige werkzaamheden. Dit is van belang voor de civielrechtelijke relatie tot Avans en voor de loonheffingen. Onder loonheffingen wordt verstaan loonbelasting, premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen. 4.1 Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch Algemeen Het is van belang vast te stellen of er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale zin en/of een dienstbetrekking in juridische zin. Fiscaal Als er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale zin, dan moet Avans loonheffingen inhouden en afdragen. Van een dienstbetrekking in fiscale zin is sprake wanneer er persoonlijk arbeid wordt verricht op grond van een gezagsrelatie tegen een vergoeding. Bij de beoordeling door de fiscus wordt uitgegaan van de feitelijke omstandigheden waaronder de arbeidsverhouding zich afspeelt en niet van de papieren contractvoorwaarden. Als er sprake is van een dienstbetrekking in juridische zin dan is dit een sterke aanwijzing dat er tevens een dienstbetrekking in fiscale zin is ontstaan. Juridisch Voor de beoordeling of er sprake is van een dienstbetrekking in juridische zin wordt eveneens gekeken naar genoemde drie aspecten (gezagsrelatie, persoonlijke arbeid en beloning) en tevens of dit gedurende zekere tijd geschiedt. Daarbij wordt gekeken naar datgene wat partijen zijn overeengekomen en naar de feitelijke situatie. Indien deze van elkaar afwijken dan oordeelt de rechter (ook hier) op basis van de feitelijke situatie. Als er sprake is van een dienstbetrekking is het van belang te weten welke (arbeids)voorwaarden er op van toepassing zijn (zoals duur en omvang). Om die reden is het van belang dat Avans dit vastlegt in een arbeidsovereenkomst. In menig overeenkomst tussen kandidaat en opdrachtgever staan bepalingen als deze overeenkomst is geen dienstbetrekking of deze overeenkomst leidt niet tot een gezagsverhouding. Dergelijke papieren tijgers hebben geen waarde bij de beoordeling of er sprake is van een dienstbetrekking in fiscale en juridische zin.

12 pagina 12 van 73 Er is sprake van een dienstbetrekking als de uitvoering van de overeenkomst feitelijk wordt geregeerd door een gezagsverhouding. Gezagsverhouding Hieronder volgen enkele voorbeelden van omstandigheden van feitelijke aard die van belang kunnen zijn bij de vaststelling van een gezagsverhouding: de werkzaamheden worden vervuld onder leiding van een leidinggevende; er gelden werkinstructies voor de betreffende werkzaamheden, bijvoorbeeld in het onderwijs staat de opleidingsmethode, de inhoud, het rooster en het eindniveau vooraf vast; de werkzaamheden worden verricht op een locatie van de opdrachtgever (Avans), waarbij de op die locatie geldende huishoudelijke regels in acht moeten worden genomen (arbeidstijd, pauze, verlofregeling); er vinden regelmatig beoordelingsgesprekken plaats tussen de werknemer en de opdrachtgever; de betreffende werkzaamheden zijn van essentiële betekenis voor de opdrachtgever. Een voorbeeld van een duidelijke dienstbetrekking is een persoon die een docent komt vervangen die langdurig afwezig is. Dienstbetrekking bij Avans De belastingdienst stelt zich op het standpunt dat curriculum gebonden activiteiten altijd in een dienstbetrekking worden verricht, behoudens uit de beslisboom blijkende uitzonderingen. N.B. Zowel in het competentiegerichte als in het modulair ingerichte onderwijs heeft/kan een docent zeer uitlopende taken hebben naast het geven van contacturen; hij kan onder meer ook ingezet worden als projectbegeleider, stagebegeleider, mentor/coach, intervisie, supervisor, ontwikkeling van onderwijs e.d. Deze en andere activiteiten (Bijlage 3 Vijfdagdelen regeling) dienen te worden beschouwd als curriculum gebonden activiteiten. Daarom is het uitgangspunt dat bij medewerkers die werkzaam zijn binnen het reguliere dag- en deeltijdonderwijs een dienstbetrekking met Avans is of wordt aangegaan, omdat op grond van de navolgende feiten er sprake is van een gezagsverhouding: De te verrichten arbeidsprestaties moeten persoonlijk door de zich daartoe verbonden hebbende persoon worden verricht; Avans zorgt voor en stelt het organisatorisch kader vast waarbinnen docenten /medewerkers hun taak in de meest ruime zin moeten en kunnen uitvoeren en waar studenten de hun rechtens toekomende opleiding kunnen volgen. Avans heeft de mogelijkheid om docenten te beoordelen. Werknemers, die al een arbeidsovereenkomst hebben met Avans voor bepaalde werkzaamheden, staan op grond van de afspraken ook in dienstbetrekking tot Avans,

13 pagina 13 van 73 indien zij andere werkzaamheden verrichten voor dezelfde of andere academies van Avans. Kortom, diegene die al een dienstbetrekking hebben bij Avans mogen niet als freelancer komen werken, ook niet binnen een ander bedrijfsonderdeel. Een voorbeeld hiervan is een docent die een aanstelling van 0,6 fte heeft bij bedrijfsonderdeel X; deze mag niet als freelancer medewerkers gaan coachen bij bedrijfsonderdeel Y. In dat geval dient er een uitbreiding van de aanstelling plaats te vinden. Toch wordt er niet altijd een arbeidscontract aangeboden (zie 4.4 overige werkzaamheden). 4.2 Fictieve dienstbetrekking (fiscaal) en rechtsvermoeden (juridisch) Fictieve dienstbetrekkingen zijn diverse arbeidsverhoudingen die arbeidsrechtelijk niet als dienstbetrekking worden aangemerkt, maar waarvan de fiscale wetgever heeft bepaald dat deze gelijkgesteld worden met een dienstbetrekking en onder loonheffingen moeten worden gebracht. Het gevolg van de aanwijzing als fictieve dienstbetrekking is dat Avans verplicht is om loonheffingen in te houden en af te dragen. Een vorm van deze fictieve dienstbetrekking, die relevant kan zijn voor Avans is de stagiair. Als een arbeidsrelatie fiscaal wordt aangemerkt als een fictieve dienstbetrekking, kan dat duiden op een juridische dienstbetrekking doch dit hoeft niet zo te zijn. Artikel 7: 610a, BW bepaalt dat een arbeidsverhouding wordt vermoed een arbeidsovereenkomst te zijn: indien er gedurende drie opeenvolgende maanden of langer, wekelijks dan wel ten minste twintig uur per maand arbeid wordt verricht (drie maanden criterium). In dit geval dient Avans een arbeidsovereenkomst op te stellen. Binnen Avans wordt hiervoor de tijdelijke arbeidsovereenkomst D-4 opgesteld. Alleen als er geen sprake is van een gezagsrelatie, mag er een opdracht overeenkomst worden aangegaan, maar dit moet vooraf getoetst worden door de jurist van Avans (maatwerk). Als de werkzaamheden binnen de genoemde grenzen van artikel 7: 610a BW blijven, dan is ook sprake van een opdrachtovereenkomst en dat wordt juridisch vastgelegd in het afsprakenformulier. 4.3 Detachering Als de werkzaamheden worden verricht door een medewerker, die in loondienst is -en blijftbij een onderneming en die geen directeur grootaandeelhouder of eigenaar van die andere onderneming is, wordt dit beschouwd als een detachering. De afspraken tussen Avans en de onderneming worden vastgelegd in een detacheringovereenkomst. 4.4 Overige werkzaamheden Er is sprake van overige werkzaamheden indien:

14 pagina 14 van 73 er sprake is van een dienstbetrekking en beide partijen wensen geen arbeidscontract, of er is geen sprake van dienstbetrekking én geen fictieve dienstbetrekking én geen detachering. De overige werkzaamheden kunnen geschieden door een ondernemer, een directeur groot aandeelhouder of een natuurlijk persoon. Deze categorie wordt aangeduid als freelancer en wordt hierna uitgebreid besproken. De categorie bestaat kort gezegd uit de volgende twee groepen : Activiteiten binnen het curriculum o Freelancer die fiscaal als ondernemer wordt aangemerkt (met VAR WUO of VAR DGA). Deze ondernemer stuurt een factuur. o Indien er sprake is van slechts één curriculum gebonden activiteit zoals in bijlage 3 (Bijlage 3 Onderwijscurriculum gebonden activiteiten, vijf-dagdelen regeling) genoemd proces en het betreft 5 dagdelen of minder werkzaamheden (dan wel indien een beloning per stuk is afgesproken en de totale vergoeding niet meer dan per kalenderjaar bedraagt) afrekenen met IB 47 opgaaf. Als deze freelancer als gevolg van eerdere activiteiten de vijfdagdelen overschrijdt wordt vanaf dat moment verloond. Indien het meerdere curriculum activiteiten betreft, ook wanneer het vijf dagdelen of minder betreft, wordt er verloond. o freelancers met een VAR ROW en VAR LOON worden door Avans vanwege de risico s voor Avans niet geaccepteerd, deze worden verloond. Activiteiten niet binnen het curriculum o Freelancer die werkzaamheden verricht, die genoemd zijn in bijlage twee. In bijlage twee (Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) staat een lijst met werkzaamheden (uit het convenant en vaststellingsovereenkomst ) welke aangeeft wanneer er geen sprake is van een gezagsverhouding; deze lijst is niet limitatief. Avans heeft afgesproken met de belastingdienst deze zo actueel mogelijk te houden. o Indien deze werkzaamheden door een onderneming uitgevoerd worden en de afspraken met de onderneming gemaakt zijn, stuurt de onderneming een factuur. Er is sprake van een onderneming indien deze een KvK nummer en een BTW nummer heeft. (Ingeval een ondernemer niet BTW-plichtig is, dient voor de beoordeling van het ondernemerschap een VAR wuo of dga overlegd te worden.) o Indien de werkzaamheden door een natuurlijk persoon uitgevoerd worden, stuurt deze een declaratie die via het IB 47 proces betaald worden. 4.5 Identificatieplicht en identiteitsbewijs Wanneer geldt de identificatieplicht: 1. Bij indiensttreding bij Avans. (kopie maken van een paspoort of identiteitsbewijs en vaststellen door Avans van de juistheid) De identificatieplicht geldt voor iedereen die via de salarisadministratie wordt uitbetaald, d.w.z. werknemers, IB-47-ers etc. 2. Bij VAR WUO en VAR DGA (Idem)

15 pagina 15 van 73 N.B. 3. Op werkplek (Paspoort, ID bewijs, Europees rijbewijs) Avans mag aan iedereen die in de gebouwen van Avans vragen om zich te identificeren (d.m.v. een paspoort, een identiteitskaart of een rijbewijs). ID-bewijs Voor elke freelancer die via de salarisadministratie zal worden betaald en de freelancers met de juiste VAR geldt, ongeacht de categorie (behalve vrijwilligers) waartoe hij/zij behoort, dat voordat de freelancer begint met zijn werkzaamheden hij/zij een kopie van een geldig IDbewijs een paspoort of een identiteitskaart inlevert. Het ID-bewijs moet geldig zijn op het moment van aanleveren. De voor én (bij identiteitskaart) achterzijde moet worden ingeleverd. De directeur/inzet coördinator controleert het ID-bewijs en dateert, parafeert de voorzijde (zowel paspoort als identiteitskaart) én achterzijde (alleen identiteitskaart) van het ID-bewijs. Voor alle duidelijkheid: Een rijbewijs is in deze gevallen géén geldig ID-bewijs. Een rijbewijs is alleen geldig als identificatie op de werkplek (in gebouwen van Avans) Waar in het vervolg wordt gesproken over een geldig ID-bewijs wordt dus een paspoort of een geldige identiteitskaart bedoeld.

16 pagina 16 van 73 5 Freelancers 5.0 Inleiding Zoals al in hoofdstuk 4 beschreven is het standpunt van de fiscus dat curriculum gebonden activiteiten in beginsel in dienstbetrekking worden verricht omdat er dan sprake is van een gezagsverhouding. Dat betekent dat de beslisboom en ook het onderstaande over uitzonderingssituaties gaan. Freelance is een contractvorm waarbij een rechtspersoon/onderneming of een individu zich verbindt om een prestatie te leveren voor een opdrachtgever. "Freelance" is geen juridisch bestaande term. De vermelding freelance-overeenkomst heeft echter géén enkele waarde bij de beoordeling van de arbeidsverhouding op het bestaan van een dienstbetrekking. Juridisch gaat het hier meestal om een 'Overeenkomst Tot Opdracht (afgekort als OTO)'. Er is dan geen sprake van een werkgever, uitsluitend van een opdrachtgever oftewel geen dienstbetrekking. Iemand die freelance opdrachten aanneemt, wordt freelancer genoemd. Freelancer kan worden aangeduid als zelfstandige zonder personeel (afgekort als zzp'er) of als zelfstandige met personeel. Freelance arbeid verschilt van loondienst door: geen vast of langdurig dienstverband (een schriftelijk arbeidscontract); geen verplichting tot persoonlijke uitvoering van de opdracht; geen 'baas', die bepaalt hoe het werk zou moeten worden verricht, oftewel géén gezagsrelatie. De werkwijze bepaalt een freelancer namelijk zelf; hij bepaalt ook wie het werk verricht (dat hoeft hij niet zelf te zijn). Een freelancer dient zelf (of zijn onderneming) zorg te dragen voor een aangifte inkomstenbelasting (IB) en afdracht van de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (ZVW) Afspraken formulier of bevestigingsbrief De afspraken worden in principe vastgelegd in overeenkomsten. Deze overeenkomsten worden opgesteld door DP&O. Avans accepteert geen andere overeenkomsten. Ten behoeve van opstellen van deze overeenkomsten wordt met de freelancer een afsprakenformulier opgesteld en door beiden ondertekend. In geval van incidentele kortstondige activiteiten worden de afspraken veelal telefonisch gemaakt. In dat geval wordt er voordat de werkzaamheden beginnen een bevestigingsbrief aan de freelancers gestuurd. Afsprakenformulier moet worden opgesteld, indien: Het werkzaamheden betreft binnen het onderwijs curriculum; Het werkzaamheden betreft niet binnen het onderwijscurriculum door ondernemers; Het werkzaamheden betreft niet binnen het onderwijs curriculum door niet ondernemers en die voldoen aan het drie maanden criterium.

17 pagina 17 van 73 Bevestigingsbrief sturen, indien: Incidentele kortstondige activiteiten (Bijlage 2 Niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten); Vijf dagdelenregeling niet binnen onderwijscurriculum Met behulp van het afspraken formulier wordt, indien noodzakelijk, een overeenkomst tot opdracht (OTO) opgesteld. Binnen Avans wordt er onderscheid gemaakt in drie soorten OTO s: 1. OTO VAR WUO; met degenen die een geldige verklaring arbeidsrelatie winst uit onderneming (VAR WUO) overleggen. (Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het drie maandencriterium (5.5 Korttijdelijke) kan met het afsprakenformulier worden volstaan.) 2. OTO VAR DGA; met degenen die een geldige verklaring arbeidsrelatie directeur grootaandeelhouder (VAR DGA) overleggen. (Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het drie maandencriterium (5.5 Korttijdelijke) kan met het afsprakenformulier worden volstaan.) 3. OTO Loon (t.b.v. VAR ROW en VAR loon); met degenen die kortstondige incidentele werkzaamheden komen verrichten gedurende die weliswaar niet voldoen aan het drie maandencriterium, maar waarbij partijen naast het afspraken formulier graag een OTO loon willen afsluiten. De OTO loon kan worden gebruikt in het uitzonderlijke geval dat er geen sprake is van een gezagsrelatie en wel wordt voldaan aan het drie maanden criterium. Dit is maatwerk en dient vooraf juridisch getoetst te zijn. Wanneer Avans een OTO Loon overeenkomt met de freelancer, is er geen garantie dat op enig moment in de toekomst door hetzij de opdrachtnemer (freelancer), hetzij de belastingdienst ( of UWV) wordt gesteld dat er feitelijk sprake is van een gezagsrelatie en dus van een dienstverband. Het arbeidsrechtelijke risico blijft enigszins beperkt indien een einddatum is overeengekomen en er op basis van de CAO HBO bepalingen geen sprake is van een vast dienstverband. Doch het financiële risico moet niet onderschat worden: betrokkene zal een (boven)wettelijke werkloosheidsuitkering kunnen ontvangen en hij kan zelfs aansluiting krijgen bij het pensioenfonds (waarbij zowel werkgever als werknemer de pensioenpremies met terugwerkende kracht moeten betalen). Het fiscaliteitenteam adviseert voorzichtig en met beleid om te gaan met de OTO Loon. Dit hoofdstuk is verder opgebouwd op basis van de beslisboom. De eerste paragraaf is een toelichting op het beslisschema. In de paragrafen daarna wordt een korte toelichting gegeven over het soort freelancer en welke gegevens de personeelsadministratie, DFS-F en DFS SAL nodig heeft van die persoon. Daarnaast zal kort in het fiscaal kader de manier van vergoeding worden besproken met bijbehorende procedure. De toelichting begint in paragraaf 5.2 met de ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum, daarna in paragraaf 5.3 detachering. In paragraaf 5.4 wordt de vijf-dagdelen regeling besproken. In paragraag 5.5 wordt ingegaan op de korttijdelijke, waarvan sprake is als het langer dan vijf-dagdelen

18 pagina 18 van 73 betreft. In paragraaf 5.6 wordt ingegaan op ondernemers voor werkzaamheden niet binnen het curriculum. De incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding wordt besproken in paragraaf 5.7. Hierin wordt ingegaan op de gecommitteerde, de student en de simulatie patiënt. In paragraaf 5.8 wordt ingegaan op de buitenlandse freelancer. Tot slot komen in paragraaf 5.9 en 5.10 de onkostenvergoeding en verstrekking in natura aan bod. 5.1 Toelichting beslisboom SCHEMA 1 Alvorens het gesprek een met werknemer/freelancer aan te gaan dient de directeur/inzetcoördinator zich af te vragen of er sprake is een gezagsverhouding met bijhorende arbeidsovereenkomst. Indien het antwoord bevestigend is dan is er in beginsel sprake van een arbeidsovereenkomst en is de beslisboom niet meer van toepassing omdat dan de werving en selectieprocedure moet worden toegepast. Zie schema 1 beslisboom, beoordeling arbeidsverhoudingen. In paragraaf 4.1 (4.1 Dienstbetrekking: fiscaal en juridisch) zijn de kenmerken van de gezagsverhouding toegelicht. Indien er in eerste instantie geen arbeidscontract wordt aangeboden, is de vervolgvraag of de freelancer dezelfde werkzaamheden eerder in dienstbetrekking bij Avans Hogeschool heeft uitgevoerd. Zo ja, dan is de beslisboom ook niet meer van toepassing, omdat er dan alsnog sprake moet zijn van een dienstbetrekking en de werving en selectie procedure moet worden toegepast. Is er geen sprake van een gezagsverhouding of van een arbeidsovereenkomst (in uitzonderingsgevallen) dan is de vraag of het een artiest betreft. Indien dat het geval is, dan is de vervolgvraag of de inzet plaatsvindt via een artiesten bureau. Is dat het geval dan moet er een afsprakenformulier worden opgesteld en moet er in ieder geval een inhoudingsplichtigenverklaring worden opgevraagd en worden gearchiveerd. Indien het belang groter is dan dan dient er daarnaast een inkoopcontract of een OTO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien de artiest niet via een artiestenbureau wordt ingezet en de betreffende artiest heeft een VAR-WUO of een VAR-DGA dan moet er een afsprakenformulier worden opgesteld, dient er een kopie ID-bewijs te worden geleverd en kan er worden gefactureerd. Ook hier geldt dat, indien het belang groter is dan , dan dient er een inkoopcontract of OTO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien het een artiest betreft en hij/zij niet via een artiestenbureau wordt ingezet terwijl er ook geen sprake is van een VAR-WUO of VAR-DGA, neem dan contact op met de salarisadministratie. Is er geen sprake van een gezagsverhouding of van een arbeidsovereenkomst (in uitzonderingsgevallen) en er is ook geen sprake van een artiest dan dient de vraag beantwoord te

19 pagina 19 van 73 worden of het werkzaamheden betreffen die curriculum gebonden zijn of niet. Het antwoord op die vraag is bepalend voor het verdere gebruik van de beslisboom en kan luiden: Curriculum gebonden activiteiten: ja ga verder met schema 2. Curriculum gebonden activiteiten: nee ga verder met schema 3. Als de directeur/inzetcoördinator en freelancer besluiten een samenwerking aan te gaan dan dient het afspraken formulier opgesteld te worden. Dit afsprakenformulier (Bijlage 5 Afsprakenformulier onderwijscurriculum gebonden activiteiten of Bijlage 6 Afsprakenformulier niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten) dient de directeur/inzetcoördinator, indien van toepassing, vergezeld van andere formulieren door te sturen naar de P&O-adviseur. De P&O-adviseur controleert of het afsprakenformulier en eventueel bijgevoegde formulieren (in een aantal gevallen, zie beslisboom, ook een ID-bewijs) compleet en volgens afspraak conform de handleiding freelancers zijn ingevuld. De medewerkers van de personeelsadministratie stellen, indien de werkzaamheden voldoen aan het drie maanden criterium (5.5 Korttijdelijke), een OTO op aan de hand van het afsprakenformulier dat zij ontvangen van de P&O-adviseur en zij bewaren de gegevens centraal in mappen (in de toekomst wordt hier gebruik gemaakt van een digitaal archief) SCHEMA 2 Activiteiten binnen het onderwijscurriculum U doorloopt het schema als volgt Is het een rechtspersoon? (Rechtspersoon 1 : een juridische constructie waardoor een abstracte entiteit (organisatie) op kan treden als een persoon in het rechtsverkeer, gelijk een natuurlijk persoon dat kan doen. Dat wil zeggen, een rechtspersoon kan bezittingen en schulden hebben, contracten sluiten, rechtszaken aanspannen of aangeklaagd worden. Rechtspersonen zijn de BV, de NV, verenigingen en stichtingen.) Is het geen rechtspersoon, dan is de vraag of de natuurlijk persoon een VAR WUO kan overleggen. (zo ja, Zie proces Crediteuren/OTO, en factureren) Betreft het wel een rechtspersoon dan is de vervolgvraag: Is het een groot bedrijf dat is opgenomen op de lijst grote bedrijven? Indien het een onderneming betreft die op lijst met zogenoemde grote bedrijven Bijlage 11 Lijst grote bedrijven staat, mag er worden aangenomen dat er geen sprake kan zijn van een gezagsrelatie met Avans en dat deze werkzaamheden dus gefactureerd mogen worden. (Zie proces Crediteuren contract dienstverlening of detacheren zie 5.3. Is er wel sprake van een rechtspersoon, maar één die niet in de lijst grote bedrijven staat, dan is de vervolgvraag: 1 Bron:

20 pagina 20 van 73 Is er sprake van een werknemer van de andere onderneming, zijnde niet een directeurgrootaandeelhouder? Zie voor het begrip directeur-grootaandeelhouder Is het antwoord bevestigend, dan betreft het een werknemer, zijnde niet een directeurgrootaandeelhouder (Zie proces Crediteuren, contract dienstverlening of detacheren). Zo nee, dan betreft het een directeur-grootaandeelhouder, dan is de vervolgvraag: Is hij/zij in het bezit van VAR DGA? Als dat bevestigend beantwoord wordt, dan proces Crediteuren/OTO, en factureren toepassen. Is het antwoord nee, dan is de vervolgvraag: Is er sprake van de vijf-dagdelenregeling, conform Bijlage 3 (Bijlage 3 Vijf-dagdelen regeling)? Zie voor begrip vijf-dagdelenregeling 5.4. Deze vraag geldt ook voor de natuurlijk persoon zonder VAR-WUO. Indien de vijf-dagdelen regeling van toepassing is, dan proces IB Indien het niet voldoet aan de vijf-dagdelenregeling, dan is het proces korttijdelijke van toepassing ( 5.5). Zie voor proces korttijdelijke 6.3. Hierbij komt de vervolgvraag aan de orde: Is er sprake van het drie maanden criterium? (zie 5.5) Indien daaraan wordt voldaan, dan is er sprake van een arbeidsovereenkomst. Indien daaraan niet wordt voldaan dan kan er een declaratie worden ingediend SCHEMA 3 Activiteiten niet binnen het onderwijscurriculum U doorloopt het schema als volgt: Betreft het een onderneming ( 5.6)? Zo ja, zie proces crediteuren en contract dienstverlening of detacheren ( 5.3) De vervolgvraag is betreft het een rechtspersoon? Indien het antwoord ja is, dan kan er worden gefactureerd maar moet er een inkoopcontract of OTO ( indien het belang > ) of een detacheringcontract te worden opgemaakt en getekend. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.)

21 pagina 21 van 73 Indien het geen rechtspersoon betreft, dan is het onderneming van een natuurlijk persoon en is de vervolgvraag: voldoen de werkzaamheden aan het drie maandencriterium of is het belang > ? Indien dat het geval is dan dient er inkoopcontract te worden opgemaakt of een OTO VAR WUO te worden opgesteld. (Ook een offerte met getekende opdrachtbevestiging kan gehanteerd worden als inkoopcontract.) Indien dat niet het geval is, kan worden volstaan met het afspraken formulier en kan er gefactureerd worden. Indien het geen onderneming betreft, is de vervolgvraag, Voldoen de werkzaamheden aan het drie maanden criterium (zie 5.5) Zo ja, dan dient er een arbeidsovereenkomst te worden opgesteld met een loonheffingsverklaring en een geldig ID bewijs Zie 6.4 Zo nee, dan dient er een bevestigingsbrief te worden opgesteld en is de vervolgvraag, Betreft het incidentele kortstondige werkzaamheden zonder gezagsverhouding ( 5.7), conform Bijlage 2(Bijlage 2 niet onderwijscurriculum gebonden activiteiten). Zo ja, dan proces IB-47 (zie 6.1.) Zo nee, dan is de vraag of het incidentele kortstondige werkzaamheden binnen de vijf dagdelen regeling betreft? Zo ja, dan proces IB-47 (zie 6.1.) Zo nee, dan betreft het om het proces korttijdelijke (verlonen) en dient er naast de bevestigingsbrief ook een declaratie, een ID-bewijs en een loonheffingsverklaring te worden ingeleverd. 5.2 Ondernemers met VAR voor werkzaamheden binnen het curriculum Algemeen Freelancers die hun werkzaamheden binnen het curriculum verrichten uit hoofde van hun onderneming en niet op basis van een gezagsverhouding, kunnen de fiscus verzoeken een verklaring af te geven, de verklaring arbeidsrelatie (VAR). Uitsluitend de VAR WUO en VAR DGA geven de opdrachtgever garantie dat de arbeidsrelatie (achteraf) fiscaal niet zal worden aangeduid als een gezagsrelatie. Een VAR ROW geeft de opdrachtgever de ruimte om zelf te toetsen of er fiscaal sprake is van een gezagsrelatie.

22 pagina 22 van 73 Teneinde te voorkomen dat Avans steeds individueel dient te toetsen of werkzaamheden binnen het curriculum al dan niet op basis van een gezagsverhouding worden verricht, is de volgende gedragslijn vastgesteld: Gedragslijn: 1. Een freelancer moet voor werkzaamheden binnen het curriculum beschikken over een VAR WUO of VAR DGA, waarop de correcte, feitelijk verrichte, werkzaamheden moeten zijn beschreven; 2. Indien vóór aanvang van de werkzaamheden binnen het curriculum geen VAR WUO of VAR DGA wordt overgelegd en er is geen sprake van een detacheringsovereenkomst, dan wordt geacht een gezagsverhouding aanwezig te zijn en geldt hetgeen is uitgewerkt bij paragraaf 6.3 korttijdelijke (verlonen). 3. Een VAR ROW of een VAR Loon biedt Avans geen enkele fiscale garantie en wordt als zodanig niet geaccepteerd. Het is belangrijk dat de activiteiten die de ondernemer gaat uitvoeren en die beschreven zijn in de OTO overeenkomen met de werkzaamheden die in de VAR staan beschreven. Indien in de VAR andere werkzaamheden staan beschreven dan die persoon uitvoert binnen Avans, dan betekent dit dat de VAR niet geldig is en dient er verloond te worden. De personeelsadministratie zal aan de hand van het afsprakenformulier een OTO VAR-WUO of OTO VAR-DGA opstellen. Indien de werkzaamheden niet voldoen aan het driemaanden criterium wordt er geen OTO opgesteld en kan volstaan worden met het getekende afsprakenformulier (tenzij beide partijen een OTO wensen). Verklaring arbeidsrelatie (VAR) Een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) wordt afgegeven door de belastingdienst aan (vermeende) ondernemers. In de VAR is het standpunt van de belastingdienst verwoord met betrekking tot de fiscale kwalificatie van de arbeidsrelatie. Een VAR kan dus het bewijs van ondernemerschap leveren (door de fiscus en UWV als zodanig erkend ) en dat er géén sprake is van een gezagsverhouding. Een VAR is een bewijsmiddel om aan te tonen dat de (vermeende) ondernemer specifieke arbeid mag verrichten vanuit de onderneming zonder dat voor de opdrachtgever (Avans) de verplichting ontstaat om loonheffingen in te houden en af te dragen. De freelancer dient de VAR minimaal vijf werkdagen voor aanvang van de werkzaamheden in te leveren bij Avans. Een VAR is digitaal aan te vragen bij de belastingdienst: Er bestaan vier verschillende soorten VAR: 1. Verklaring arbeidsrelatie Winst Uit Onderneming (VAR-WUO); 2. Verklaring arbeidsrelatie Directeur Groot Aandeelhouder (VAR-DGA). 3. Verklaring arbeidsrelatie uit dienstbetrekking (VAR-loon); deze verklaring wordt binnen Avans niet geaccepteerd.

23 pagina 23 van Verklaring arbeidsrelatie Resultaat uit overige werkzaamheden (VAR ROW): deze verklaring wordt binnen Avans niet geaccepteerd. Het uitgangspunt bij de OTO is dat Avans alleen gebruikt gemaakt van VAR-WUO en VAR- DGA. Er gelden hierbij een aantal voorwaarden: De omschrijving van de werkzaamheden in de verklaring komt inhoudelijk overeen met de werkzaamheden die de freelancer voor zijn opdrachtgever verricht en de tekst in de OTO. De werkzaamheden worden verricht binnen de geldigheidsduur van de VAR. Een VAR is één kalenderjaar geldig (dus let op de vervaldatum van de VAR). De opdrachtgever heeft de identiteit van de freelancer vastgesteld. De opdrachtgever bewaart een kopie van de verklaring en van een, op het moment van ontvangst door Avans, geldig ID-bewijs bij zijn administratie. Die kopieën dienen voor aanvang van de werkzaamheden van de freelancer binnen te zijn bij Avans. De freelancer mag alleen een factuur sturen als hij/zij aan de vastgestelde richtlijnen en documenten (afsprakenformulier, OTO, VAR en kopie ID-bewijs) heeft voldaan. In alle gevallen dat dit niet het geval is, worden de werkzaamheden verloond. Als de freelancer eenmaal verloond is, dan kan dit niet meer met terugwerkende gecorrigeerd. Vanaf het moment dat de juiste documenten zijn ingeleverd, kan gefactureerd worden. Als de freelancer moet worden verloond en geen ID-bewijs inlevert dan moet het anoniementarief worden toegepast. Het anoniementarief betekent 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen. Er mag hierbij geen rekening gehouden worden met de loonheffingskorting, maar ook niet met maximumpremieloon en de franchise bij de berekening van de verschuldigde op de premies werknemersverzekeringen. Voor de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet mag geen rekening gehouden worden met het maximum bijdrageloon. Kortom een hoop nadelen voor de freelancer maar ook voor Avans! Ter toelichting wordt hieronder kort ingegaan op diverse soorten VAR s VAR-WUO (Toelichting VAR Algemeen) Als in de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de inkomsten worden aangemerkt als winst uit onderneming, dan heeft de opdrachtgever de zekerheid dat de opdrachtgever over de beloning aan de freelancer geen loonheffingen hoeft in te houden en af te dragen. Als de opdrachtgever en freelancer zich aan bovengenoemde voorwaarden houdt en zorgt voor de bijbehorende documenten kan een freelancer een factuur sturen naar Avans (6.4 Factuurverwerking via DFS-F) VAR-DGA (Toelichting VAR Algemeen) Een VAR-DGA wordt door de belastingdienst omschreven als Inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap.

24 pagina 24 van 73 Een VAR-DGA wordt afgegeven aan iemand die werkzaamheden verricht voor rekening en risico van een in Nederland gevestigde vennootschap, waarvan die persoon directeur of grootaandeelhouder is. Fiscaal gezien dient die persoon tenminste vijf procent van de geplaatste aandelen in een vennootschap te hebben. Een VAR-DGA en bijbehorende documenten geven de opdrachtgever zekerheid dat de opdrachtgever geen loonheffingen hoeft in te houden en af te dragen. Als de opdrachtgever en freelancer zich aan bovengenoemde voorwaarden houdt en zorgt voor de bijbehorende documenten kan een freelancer een factuur sturen naar Avans (6.4 Factuurverwerking via DFS-F) VAR-loon Als in de verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de vorm van inkomsten als loon worden aangemerkt, dan biedt de VAR uw opdrachtgever geen keuze over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Avans wil geen risico s lopen en daarom wordt deze VAR niet geaccepteerd. Dat betekent dat de freelancers met VAR-loon worden verloond (6.3 Korttijdelijke) VAR-ROW Als in de verklaring arbeidsrelatie (VAR) staat dat de inkomsten als resultaat uit overige werkzaamheden worden aangemerkt, dan biedt de VAR de opdrachtgevers geen zekerheid over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Avans accepteert geen VAR- ROW omdat zij geen zekerheid krijgt van de belastingdienst. Indien een freelancer met deze verklaring komt dan dient het bedrijfsonderdeel duidelijk aan te geven dat deze persoon binnen de Avans verloond wordt (6.3 Korttijdelijke). 5.3 Detachering Werkzaamheden die worden verricht door een natuurlijk persoon die in loondienst is bij een andere werkgever/rechtspersoon, zijnde geen directeur groot aandeelhouder, worden gedetacheerd. Tussen Avans (inlener) en de werkgever van de freelancer (uitlener) worden afspraken vastgelegd in een afsprakenformulier en aan de hand daarvan een detacheringsovereenkomst opgesteld. De werkgever stuurt een factuur met BTW en de afwikkeling daarvan vindt plaats bij DFS-F. Er zijn uitzonderingen waarbij geen BTW in rekening hoeft te worden gebracht maar hier zijn strikte voorwaarden aan verbonden. Als dit voorkomt, dient contact opgenomen te worden met het fiscaliteitenteam. Fiscaal kader Er is geen sprake van een dienstverband met de Avans. Er is een dienstverband tussen freelancer en de uitlener. De uitlener zorgt voor de inhoudingen van de freelancer en stuurt een factuur voor de geleverde diensten.