Verslag. Harmonisatieoverleg 24 januari VOOR : Leden Harmonisatieoverleg. DATUM : 24 januari PLAATS : Gorinchem NUMMER :

Transcriptie

1 Verslag VOOR : Leden Harmonisatieoverleg DATUM : 24 januari 2013 PLAATS : Gorinchem NUMMER : AANWEZIG : Mevrouw H. van t Land (Dekra Certification BV), mevrouw M. Lucassen (SGS Nederland BV Systems & Services Certification), mevrouw M.J. Berkers (SGS Nederland BV Systems & Services Certification), de heer K. Houtman (DNV Business Assurance Group), mevrouw J. van Buuren (Sodexo), mevrouw I. Snijders (Albron), mevrouw E.M. Dirven (Veneca) en mevrouw J. van Straten (Cercat, voorzitter) AFWEZIG : - 1. Opening en behandeling van het verslag van 15 maart 2012 De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Hierna wordt overgegaan tot de behandeling van het verslag van 15 maart Het verslag leidt niet tot vragen of opmerkingen. De actiepunten worden doorgenomen. De punten 5, 7, 8 en 9 zijn alle verwerkt in de brochure die Cercat heeft uitgebracht. De overige punten zijn eveneens afgewikkeld. Hierna wordt het verslag goedgekeurd. 2. Correspondentie en mededelingen Gevraagd wordt naar de stand van zaken van horizontaal toezicht door de NVWA en of er een relatie is met Cercat. Aangegeven wordt dat na een tijd van radiostilte het afsluiten van convenanten weer is opgepakt. De cateringorganisaties zijn in gesprek met de NVWA en enkelen hebben al een convenant kunnen afsluiten. Dat een convenant is af te sluiten komt mede doordat de cateringorganisaties middels het Cercat-certificaat kunnen aantonen dat zij de hygiëne goed borgen. De afgesloten convenanten geven verder geen aanleiding voor aanpassingen aan het schema. De Marine Steward Council (MSC, viskeurmerk voor duurzame vis) staat alleen vermelding in het openbaar toe van MSC als de locatie van de cateraar gecertificeerd is. Ook het melden van de hoeveelheid MSC inkoop in bijvoorbeeld de duurzaamheidsmonitor van de overheid zou niet mogelijk zijn. De vraag is of Cercat hierin een rol kan spelen om het MSC en cateraars gemakkelijker te maken te werken met MSC. Aangegeven wordt dat een gesprek door Cercat een goede zaak zou zijn. Voorkomen moet worden dat een hoeveelheid van keurmerken certificaten vraagt op locatieniveau. In het gesprek met MSC zou gekeken kunnen worden hoe e.e.a. is te regelen zodat MSC opgenomen is in de eigen systemen van Cercat en toch ook voldoet aan de wensen van MSC. Interpretatie en implementatie zijn niet het probleem. Wel de extra kosten die ermee gemoeid zijn en ook de rapportage is voor auditoren omvangrijk, waardoor tijd nodig is. Eenzelfde traject zou met het Beter Leven keurmerk opgepakt kunnen worden. Ook PIANOo legt een link naar de vele keurmerken. Reden te meer om e.e.a. te proberen te integreren in het Cercat-schema. Uitgangspunt bij dit alles blijft uiteraard dat bedrijven vrijwillig het certificaat zouden moeten kunnen halen. Denk aan een variant op de modules B en C. Cercat zal samen met een vertegenwoordiging van de commissie van Veneca het gesprek aangaan met MSC en Beter Leven, om te komen tot een in Cercat geïntegreerde aanpak. Harmonisatieoverleg 24 januari

2 3. Lering uit het verleden De recent uitgevoerde audits laten zien dat het aantal te bezoeken locaties volgens het nieuwe schema (MD 5) wel onnodig hoog is. Het levert geen toegevoegde waarde. Niet alleen de cateraars protesteren tegen de grote aantallen, ook de auditoren zijn van mening dat de grootte van de steekproef niet in verhouding staat tot wat het oplevert. Er wordt al heel zorgvuldig gekeken naar een variatie in soorten locaties groot, middelgroot en klein, veel outlets of weinig, bijzondere afwijkende concepten en dergelijke. Dan nog ontstaat een soort repeterende routine bij dit aantal te auditen locaties. Er komen geen nieuwe, andere zaken naar voren. Zelfs als de maximale reductie wordt toegepast, blijft het nog heel veel van hetzelfde laken een pak. Aangezien de interne audits zeer omvangrijk zijn en er heel goed gekeken wordt naar de hygiëne die gekoppeld is aan de ISO 9001 in het Cercat schema, is er geen enkele reden om zo omvangrijk nog de externe audit te doen. De vraag is ook of de definitie die in de eisen gegeven wordt van een site dezelfde betekenis heeft als een locatie. De cateringorganisaties zijn formulebedrijven en hebben één hoofdkantoor en van daaruit worden vele locaties van hun diensten voorzien. De definitie van een site lijkt veel meer betrekking te hebben op nevenlocaties van een bedrijf (bijvoorbeeld Sodexo die naast het kantoor in Rotterdam ook een kantoor in Nieuwegein heeft). De RvA is tot nu toe niet gevoelig gebleken voor onze argumenten, die uitvoerig daar besproken zijn op het hoogste niveau. Afgesproken wordt dit punt opnieuw aan te kaarten bij de RvA en ze daarbij uit te nodigen mee te lopen met een audit, om zelf te ervaren hoe catering werkt. Ook zal bij Ferco nagevraagd worden of zij weet hebben van cateringbedrijven in andere landen die met ISO 9001 werken en welke ervaringen daar zijn in relatie tot de multisiteregeling. Een andere mogelijkheid om tot kostenreductie te komen is tegelijkertijd met de Cercat audits ook de ISO mee te nemen. Het is te overwegen om ook deze te integreren in het Cercatschema. Dit zal allereerst besproken worden in de commissie. Verder levert efficiënt werken de mogelijkheid binnen de gestelde tijd zoveel mogelijk te kunnen bezoeken en zien. Dit levert ook kostenbesparing (bijvoorbeeld door minder reistijd) op. Gemiddeld genomen is er voor elke locatie evenveel tijd beschikbaar. Door meer tijd te nemen voor grote locaties en minder tijd voor kleine locaties kan tijd bespaard worden. Ook een slimme logistiek kan bijvoorbeeld reiskosten beperkt houden. Bij de inzet van auditdagen wordt gekeken naar de mate van uniformiteit van de locaties, de benodigde reistijd, de eisen van de steekproef, en de tijdseisen. Zo kun je de benodigde tijd optimaal inzetten. Een goede afstemming van auditor en cateraar levert zorgt voor een volledige doch scherp neergezette audit-aanpak. 4. Uitvoering schema Adviezen voor het schemabeheer a. Hoofdstuk 7.1 gaat over de planning van het realiseren van het product. Hierin wordt gesproken over het hebben van een menuplan volgens een vaste cyclus. Auditoren toetsen ook op deze wijze, doch is de vraag of het nog wel zo actueel is en aansluit bij de praktijk. Aangegeven wordt dat het indertijd zo is opgesteld, omdat het Voedingscentrum hierop stond. Het dateert nog uit de beginperiode van de ontwikkeling van kwaliteitseisen en is eigenlijk nooit bijgesteld. Het zou goed zijn om de passage Het menuplan wordt, waar dit het variabele deel van het assortiment betreft (.) schriftelijk vastgelegd te actualiseren. Er kunnen goede redenen zijn om af te wijken (bijvoorbeeld productbeschikbaarheid) en ook dan kan e.e.a. goed geborgd zijn. Auditoren vragen naar de redenen om af te wijken en hoe met afwijkingen omgegaan wordt. Dat wordt door allen belangrijker gevonden, dan dat het strak vastligt in aantallen dagen of weken e.d. Harmonisatieoverleg 24 januari

3 Besluit: Afgesproken wordt dat wel conform het gestelde in 7.1 wordt geaudit, met dien verstande dat afwijking hiervan mogelijk is, mits hiertoe een reden is en dit goed is geborgd. Besluit: Wanneer het schema aanpassingen behoeft, zal dit aangepast worden. b. Hoofdstuk 7.3 module A gaat over ontwerp en ontwikkeling. Hier wordt vooral gesproken over zaken rond de te leveren diensten aan de opdrachtgever en op welke wijze een offerte tot stand komt. Dit hoort evenwel meer thuis bij 7.2 klantgerelateerde processen. Hoofdstuk 7.3 is meer bedoeld voor daadwerkelijke innovaties waardoor het werkproces of een product wezenlijk vernieuwend is voor de sector. Men is het hierover eens. Besluit: Afgesproken wordt daarom om 7.3 wel te beoordelen, maar dan meer conform 7.2 uit ISO 9001 toe te passen. Een directe wijziging van het schema wordt niet nodig gevonden. Alle CI s zullen op bovengenoemde wijze handelen. Besluit: Als het schema aangepast moet worden, zal dit onderdeel ook meegenomen worden. Voorgesteld wordt om bij wijziging van het schema een verdeling te maken welk onderdeel door welke CI kritisch wordt bekeken, zodat het geheel weer actueel passend wordt. Verwachtingen ten aanzien van ISO 9001 in de toekomst. Men is ermee bekend dat ISO 9001 vernieuwd zal worden. Onduidelijk is nog wat de veranderingen zullen worden. Het lijkt goed om dit in de gaten te houden en na de vernieuwingen ook het eigen schema helemaal goed door te lopen. 5. Trends en vooruitblik Ontwikkelingen bij RvA: Cercat heeft een nieuwe auditor toegewezen gekregen. De heer Van Erp is opgevolgd door de heer Böckting. Dit past in het RvA beleid 4- jaarlijks te roteren. Marktontwikkelingen in contractcatering en certificering: De marktontwikkelingen in de catering zijn algemeen bekend. Krimpende markt en door de crisis een uitdaging de klanten te behouden. Bij de CI s heeft vorig jaar Tüv Rheinland het contract met Cercat opgezegd, waardoor we nu met de aanwezige drie CI s samenwerken. Veneca werkt samen met de Nederlandse Veiligheidsbranche aan de verbreding van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag van de schoonmaakbranche. Deze code is tot stand gekomen omdat er veel problemen zijn bij aanbestedingen die tezeer op prijs worden ingezet, waardoor het bijna niet meer ethisch verantwoord is om mee te doen. Sociale voorwaarden komen onder druk te staan en het werk kan niet meer naar behoren worden uitgevoerd. Dat geeft alleen maar verliezers. De code probeert dit te doorbreken en blijkt in de praktijk goed te werken. De kracht zit in de samenwerking hierop van opdrachtgevers, opdrachtnemers, vakbonden, intermediairs, die alle deze code ondertekenen. Aangegeven wordt dat het goed zou zijn de algemene voorwaarden van Veneca, vooral artikel 10, nog eens onder de loep te nemen. Ook het artikel 21 uit de Arbo-wet zou hierbij van belang kunnen zijn. Afgesproken wordt dat de commissie van Veneca tezamen met enkele juristen de Algemene Voorwaarden van Veneca zal bekijken en met aanpassingsvoorstellen komen. Linken met andere normen Harmonisatieoverleg 24 januari

4 Hierboven is al gesproken over de keurmerken. Directe relaties met andere normen zijn er niet. Dat wil zeggen normen als 26000, de MVO prestatieladder, ISO raken wel aan het werkveld van de catering. Tot nu toe is het werken met deze normen ook een bedrijfsaangelegenheid geweest. Als de cateraars aangeven dat de tijd rijp is om e.e.a. te integreren in Cercat, kan gekeken worden hoe dit op te pakken is. Dit zal nog een keer aan de orde worden gesteld in de commissie van Veneca. 6. Resultaten RvA audits Het auditrapport van de RvA heeft ieder kunnen lezen. Het is voor de CI s noch voor de cateraars aanleiding om aanpassingen in het schema te willen. De geconstateerde zaken zijn zodanig dat het gemakkelijk is op te lossen en raken niet aan het schema zelf. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat Cercat de zaken goed op orde heeft. Er is een nieuwe interne audit uitgevoerd in verband met de aantoonbaarheid van auditing op de nieuwe aangepaste versie van Dit heeft een kruistabel opgeleverd die ook in toekomstige audits ingezet kan worden, zodat altijd gelet wordt op aanpassingen in eisen vanuit RvA. Het bureau is erg blij met deze methode en vertrouwt er op dat daarmee in de toekomst gemakkelijker gelet kan worden op aanpassingen. Cercat heeft de overeenkomsten met de CI s aangepast door een geheimhoudingsverklaring er in op te nemen. Dit omdat de RvA hier nogal nadruk op legde. Aangegeven wordt dat dit eigenlijk een beetje dubbelop is, omdat de CI s en hun auditoren die geheimhoudingsplicht al hebben. Daarom zal DEKRA nog eens kijken met juristen of de gehanteerde formulering zo kan of dat het toch beter is het anders te formuleren (meer richting rol in het CCvD). 7. Toezenden certificaten Het Cercatbureau is verplicht te controleren of de gecertificeerde bedrijven nog steeds een actueel certificaat hebben. Daarom wordt aan de CI s gevraagd om nieuwe certificaten die zijn uitgebracht toe te sturen. Dit verloopt nog niet geheel naar wens. Om hierin verbetering aan te brengen, heeft Cercat een piepsysteem dat twee maal per jaar de CI s gevraagd wordt de nieuwe op te sturen. Het verzoek aan de CI s is om ook zelf alert te blijven en tijdig nieuwe certificaten of aanpassingen in certificaten op te sturen. Ook aan de cateraar wordt gevraagd tijdig hun nieuwe certificaten op te sturen. Deze zijn evenwel voor Veneca bedoeld, om zo te kunnen beoordelen of de leden nog voldoen aan de lidmaatschapscriteria. Dit zal ook nog een keer gevraagd worden in de vergadering van de commissie van Veneca. Ieder zal opnieuw intern er op wijzen. 8. Waarborg van kennis en kunde De RvA let streng op de borging van de benodigde kennis en kunde van de auditoren. Ook Cercat en de cateraars hebben belang bij auditoren die goed bekend zijn met de sector en professioneel werken. Om dit te borgen zijn meerdere middelen ingezet: Een jaarlijkse vragenlijst over kennis en kunde voor de CI s auditoren Het harmonisatieoverleg, met de verplichting voor de CI s om hierbij aanwezig te zijn. Het is opgenomen in het opleidings- en kwaliteitssyteem van de CI s conform de RvA regels. De CI s zijn geaccrediteerd voor Cercat, waarin ook de kennis t.a.v. de sector en de deskundigheid wordt beoordeeld. Door de deelname van een vertegenwoordiging van cateraars in het harmonisatieoverleg worden de ervaringen gedeeld en blijkt de kennis. Ter aanvulling wordt voorgesteld om voorafgaand aan een harmonisatieoverleg de leden van de commissie van Veneca specifiek te vragen naar hun ervaringen met de Harmonisatieoverleg 24 januari

5 CI s met betrekking tot dit punt. De portefeuillehouder van Veneca zal dit opnemen in de takenlijst. 9. Meelopen van audits voor collegeleden In het CCvD is afgesproken dat nieuwe leden 1x meelopen met een cateringaudit, zodat zij beter weten wat een catering audit behelst. Op dit moment gaat het nog om twee mensen, de heer Stassen van het INK en mevrouw De Vries van CNV vakmensen. Afgesproken wordt dat de heer Houtman en mevrouw Lucassen de auditdata door zullen sturen van de audits bij respectievelijk Albron en Sodexo. Per audit kan 1 persoon meelopen. Voorstel is om deze mensen een hele dag mee te laten lopen en vooral ook mee te nemen naar locaties. Als de data bekend zijn en een van de CCvD leden kan meelopen, zal dit worden doorgegeven aan de CI en de cateraar, zodat zij met elkaar verdere afspraken kunnen regelen. 10.Rondvraag en sluiting Een nieuwe datum wordt vastgesteld: Donderdag 30 januari 2014 Tijd: uur Plaats: Gorinchem Hierna wordt de vergadering met dank voor de inbreng van de aanwezigen gesloten. Harmonisatieoverleg 24 januari

6 Afgehandelde actiepunten: 5, 7, 8, 9, 10, 11 en 12 Actiepuntenlijst behorende bij het verslag van de vergadering van 24 januari 2013 Nieuwe actiepunten: Nr.: Actie: Door wie: Om kosten zoveel mogelijk te beperken is het slim ISO 14000, MSC en Beter Leven te integreren in het Cercatschema. Dit zal allereerst voorgelegd worden aan de commissie Cercat zal samen met een vertegenwoordiging van de commissie van Veneca vervolgens het gesprek aangaan met MSC en Beter Leven, om te komen tot een in Cercat geïntegreerde aanpak. Steekproefgrootte opnieuw aankaarten bij de RvA en ze daarbij uitnodigen mee te lopen met een audit, om zelf te ervaren hoe catering werkt. Bij Ferco navragen of zij weet hebben van cateringbedrijven in andere landen die met ISO 9001 werken en welke ervaringen daar zijn in relatie tot de multisiteregeling. Secretariaat/ Commissie Secretariaat/ Commissie Secretariaat Secretariaat 17 Algemene Voorwaarden van Veneca en Arbo wet (artikel 21) bekijken en met aanpassingsvoorstellen komen i.v.m. de verbreding van de code verantwoordelijk marktgedrag 18 Aan de orde stellen van de norm, de MVO prestatieladder, ISO in de commissie of enigerlei integratie in Cercat zinvol is 19 Verzoek aan de commissie sleden om nieuwe certificaten te sturen aan het Veneca secretariaat. Deze kunnen opgevraagd worden door de accountant om te zien of de leden voldoen aan de lidmaatschapscriteria. Idem verzoek aan de CI s om nieuwe certificaten Secretariaat / commissie Secretariaat / commissie Secretariaat / commissie CI s Harmonisatieoverleg 24 januari

7 tijdig op te sturen naar het Cercatsecretariaat. 20 Voorafgaande aan het volgende overleg de commissie vragen naar de ervaringen met de CI s met betrekking tot de kennis en kunde 21 Auditdata doorgeven door CI s zodra de datums bekend zijn aan het secretariaat Secretariaat CI s Besluitenlijst behorende bij het verslag van de vergadering van 24 januari 2013 Besluit: Afgesproken wordt dat conform het gestelde in 7.1 wordt geaudit, met dien verstande dat afwijking hiervan mogelijk is, mits hiertoe een reden is en dit goed is geborgd. (voor toelichting zie verslag agendapunt 4) Besluit: Wanneer het schema aanpassingen behoeft, zal 7.1 aangepast worden. Besluit: Afgesproken wordt 7.3 wel te beoordelen, maar meer conform 7.2 uit ISO 9001 toe te passen. (voor toelichting zie verslag agendapunt 4) Besluit: Als het schema aangepast moet worden, zal 7.3 meegenomen worden. Harmonisatieoverleg 24 januari