ASSISTENT DOSSIERBEHEER (niveau C) - m/v/x

Transcriptie

1 ASSISTENT DOSSIERBEHEER (niveau C) - m/v/x FOD Justitie DIENST HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders Jobinhoud Profiel Werkgever Aanbod Solliciteren Kandidaten met een handicap Selectieprocedure Lijst van geslaagden Contactgegevens JOBINHOUD De assistent maakt deel uit van de dienst HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders. De assistent staat in voor het administratief en/ of financieel beheer van de personeelsdossiers. Dit houdt in: het opvolgen en administratief afwerken van diverse loopbaanincidenten van magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, zoals onder meer afwezigheden, ontslag, stage, pensioenen, benoemingen, mandaten, voorbereiden dossiers voor de Hoge Raad voor de Justitie, periodieke betalingen van lonen, publicaties in het Belgisch Staatsblad... U doet dit alles op basis van de vooropgestelde wetten en reglementeringen, in het bijzonder het Gerechtelijk Wetboek en de ventôsewet. 1. In de hoedanigheid van administratief assistent de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren, teneinde de doelstellingen van de dienst te helpen verwezenlijken. 2. Als dossierbeheerder het autonoom beheren en behandelen van de dossiers door opvolging van de opeenvolgende etappes binnen een bepaald kennis- of expertisedomein of toelichting op een specifiek deel van de wet- en regelgeving, in het bijzonder het Gerechtelijk Wetboek en de ventôsewet. Een onderdeel van dit werk is wedde-gerelateerd, met cijfers bezig zijn. 3. Als gegevensimporteur de gegevens in elektronische bestanden (Person, Excel) coderen en importeren, teneinde de latere exploitatie van de gegevens te vergemakkelijken. 4. Als probleembeheerder eenvoudige of routineuze problemen of geschillen snel en efficiënt behandelen, teneinde de collega of de interne klant een doeltreffende oplossing aan te reiken. 5. Als aanspreekpunt fungeren, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, teneinde gefundeerde informatie te verschaffen aan o.a. magistraten, notarissen, gerechtsdeurwaarders. 6. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise, teneinde het eigen functioneren te optimaliseren. 7. Als analist opzoekingen verrichten teneinde de interne en externe klant de mogelijkheid te verschaffen met deze informatie verder te werken; 1/5

2 PROFIEL Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Kennis en informatie delen: Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. In team werken: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Servicegericht handelen: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Betrouwbaarheid tonen: Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Zichzelf ontwikkelen: De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Respect tonen: Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies. Zich aanpassen: Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties. Inzet tonen: Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking. Stress beheren: Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek. Technische competenties Goede actieve kennis van het MS Office pakket (voornamelijk Excel Word en Verkenner). Administratieve en communicatieve vaardigheden. Tewerkstelling binnen een tweetalige context (Nederlands/Frans), waarbij een basiskennis van de tweede landstaal een pluspunt vormt. Verder dient u voldoende zelfstandig te kunnen werken en bereid te zijn om bij te leren en u snel in te werken in de functie. 2/5

3 WERKGEVER De FOD Justitie is de motor van: - een optimale en begrijpelijke wetgeving - een adequate ondersteuning voor een toegankelijk en efficiënt gerechtelijk apparaat; - een evenwichtige uitvoering van de gerechtelijke beslissingen; - een integratie van de sociale dimensie bij justitie en bij de informatieverstrekking aan justitiabelen. Door zijn ondersteunende opdrachten ten behoeve van de wetgevende, rechterlijke en uitvoerende macht zowel op nationaal als op internationaal vlak wil de FOD Justitie bijdragen tot een rechtvaardigere samenleving en een harmonieuze relatie tussen de burger en justitie tot stand brengen. Om de 4 bovengenoemde opdrachten te verwezenlijken, is de FOD Justitie onderverdeeld in 3 directoraten-generaal, namelijk DG Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden; DG Rechterlijke Organisatie; DG Penitentiaire Inrichtingen. Binnen het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie is men op zoek naar een assistent dossierbeheer om de dienst HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders (RO I) te versterken. De dienst HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders (RO I) staat in voor het beheer van de dossiers van de leden van de magistratuur en van de ministeriële ambtenaren (notarissen en gerechtsdeurwaarders), alsook de organisatie van sommige taalexamens. Voor meer info : AANBOD U wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van onbepaalde duur. Weddenschaal C1 (minimum max bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd). Index op 01/07/2017 is 1,6734. Voor meer info: en Voordelen Minimum 26 dagen verlof op jaarbasis Gratis openbaar vervoer van en naar het werk Fietsvergoeding Mogelijkheid tot het volgen van diverse opleidingen Fed+ kaart Voordelige hospitalisatieverzekering 3/5

4 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Vereist diploma bij indiensttreding: Hoger diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld Ervaringsvereiste 1 jaar relevante administratieve ervaring in één van onderstaande: Zelfstandig dossiers inhoudelijk en administratief opvolgen, analyseren en controleren op basis van geldende richtlijnen en klasseren; Opmaken van documenten en nota s verbonden aan het dossier; Conclusies en adviezen formuleren en redeneren over de oriëntatie of de te geven gevolgen; De gegevens importeren, interpreteren, coderen, controleren en ze in de meest geschikte vorm presenteren. SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met 5 september 2018 Heb je interesse in deze functie, stuur dan uw curriculum vitae met motivatiebrief naar: HRM.Brussel@just.fgov.be (referentie Sollicitatie assistent dossierbeheer ROI- BAJ ) KANDIDATEN MET EEN HANDICAP Je kan een aanpassing vragen Als je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan je contact opnemen met de selectiedienst. Nadien zal je gecontacteerd worden door de cel diversiteit van de FOD Justitie om te bepalen van welke aanpassingen je wenst gebruik te maken in onze selecties. SELECTIEPROCEDURE CV-screening De selectiecommissie behoudt zich het voorrecht een preselectie te doen op basis van de gevraagde deelnemingsvoorwaarden en de opmaak van uw cv en motivatiebrief. Computergestuurde schriftelijke proef De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een computergestuurde schriftelijke proef. Hierbij zullen volgende competenties gemeten worden: informatie analyseren, administratieve vaardigheden, werken in Excel. Om te slagen dient men 50% te behalen. De computergestuurde schriftelijke proef is eliminerend, er kan tijdens het selectiegesprek niet op worden teruggekomen. De computergestuurde schriftelijke proef zal, onder voorbehoud, plaatsvinden tijdens de laatste twee weken van september. Plaats computergestuurde schriftelijke proef: gebouw Jan Jacobs (Waterloolaan 80, 1000 Brussel). 4/5

5 Selectie-interview De kandidaten die minstens 50% behaalden voor de computergestuurde schriftelijke proef worden uitgenodigd voor het selectie-interview. Het selectie-interview meet volgende competenties: Motivatie Visie (functiekennis en kennis van de entiteit) Objectieven behalen Servicegericht handelen In team werken Communicatieve vaardigheden Om te slagen moet de kandidaat minstens 60% behalen. Het selectie-interview zal, onder voorbehoud, plaatsvinden in oktober Selectie-interview: gebouw Jan Jacobs, (Waterloolaan 80, 1000 Brussel). Het interview en de computergestuurde schriftelijke proef beogen de evaluatie van uw profiel in overeenstemming met de vereiste competenties, alsook uw motivatie en uw affiniteit met het werkterrein. Het vereiste minimum om te slagen voor de computergestuurde schriftelijke proef is 50% en voor het selectie-interview 60%. Feedback Na het ontvangen van je resultaat kan je binnen de drie maanden schriftelijk feedback vragen. LIJST VAN GESLAAGDEN En als je geslaagd bent? De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten. Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst die 1 jaar geldig is. CONTACTGEGEVENS Meer info over de functie en de selectieprocedure? Arne Jonckheere, Attaché selectie Arne.jonckheere@just.fgov.be 09/ /5