Missie, Visie & Strategie: KFC Verbroedering Arendonk. Versie dd: Juni 2014

Transcriptie

1 Missie, Visie & Strategie: KFC Verbroedering Arendonk Versie dd: Juni 2014

2 Waar willen we naartoe als club? Sportieve doelstelling - Met een gezonde mix van ervaren spelers en eigen jeugd zo hoog mogelijk spelen. - Een goed evenwicht tussen gedoseerde druk naar boven toe wat betreft eigen jeugd. - Voldoende geduld en bescheidenheid is niets steeds gemakkelijk te realiseren. - Geduld en vertrouwen zijn hier de sleutelwoorden. Financiële doelstelling - Een gezonde financiële balans te kunnen voorleggen. Wat moeten we doen om onze zwakke punten weg te werken - Communicatie moet verbeterd worden onder de verschillende cellen`. - Herbekeken structuur ( Zie verder) - Mailingverkeer enkel gebruiken om informatie te sharen, niet om discussie te voeren, dat wordt gedaan in de respectievelijke vergaderingen. Bij blijvende onenigheid, zal dit aan de beheerraad voorgelegd worden, die zal bemiddelen waar nodig. - Ook concrete afspraken dienen persoonlijk te worden gecommuniceerd.

3 Welke acties moeten we nemen om onze doelstellingen LT en KT te bereiken? Korte Termijn: Structuur werd herbekeken (Zie verder) Invoeren van focus cellen met hun vergaderingen Verbeteren van interne (vergaderingen) en externe (website) communicatie Opvolging naar onze jeugdspelers Aanleg van degelijke voetbalterreinen ism. de gemeente Hulp en engagement vanuit de ouders trachten opnieuw aanwakkeren. Geen financiële toekenningen meer zonder goedkeuring beheerraad Middellange/Lange termijn Uitbouwen van een gezonde, financiële club Aantrekkelijke sportieve club met opvolging en doorstroming van eigen jeugdspelers KFC Arendonk als club in een positief daglicht zetten

4 Waar liggen onze sterkte punten en wat willen we zeker behouden: - goede jeugdwerking/spelers - Veel extra sportieve organisaties Wat zijn onze zwakke punten waar we aan moeten werken - Moeilijke financiële periode - Slechte of manke communicatie - Slechte staat van de terreinen (ism gemeente) Waar liggen onze bedreigingen dalende (kantine) inkomsten Infrastructuur in mindere staat (velden): Acties werden ondernomen. Lichte terugval van vrijwilligers voor onze club, dewelke we door het herbekijken van de structuur en nieuwe initiatieven opnieuw willen aanwakkeren.

5 Wat zijn opportuniteiten voor ons - Maken van een nieuwe start met een verbeterde aanpak (zie verder) Sportieve status - Streven naar een zo hoog mogelijke plaats in 2 e provinciale, door een mix van eigen jeugd & externe spelers. - Eigen jeugd door laten stromen waar mogelijk. Logistiek en andere activiteiten - Bergrock - Quiz - Mosselfeest/ Pizzaslag fuif - Jeugdtornooi

6 Missie en visie van KFC Verbr Arendonk Missie: KFC Verbroedering Arendonk moet een club zijn waar Arendonkse voetballers zich kunnen ontplooien in een stabiele, sportieve vereniging waarin zij maximaal kansen krijgen. Visie: We willen dit bereiken door de juiste balans te vinden tussen goede opleiding, ambitie en plezier en dit op basis van een gezonde financiële structuur Aanpak : Verschillende cellen zullen zich focussen op hun eigen domeinen met goede leiders als verbindingsschakels, die zorgen voor een vlotte onderlinge communicatie tijdens het dagelijks bestuur en de voortgang mee bewaken

7 KFC Verbr Arendonk: structuur Beheerraad: - Financiële en sportieve overkoepeling - Bepalen van de strategie en bewaken van onderlinge communicatie Dagelijks bestuur: Communicatie-orgaan Sportieve Cel - Uitstippelen vansportief beleid ism beheerraad. - Coördinatie tussen jeugd en senioren delegatie - Scouting en transfer - Vastleggen van overeenkomsten met trainers en spelers Financiële/Admin Cel Bepalen van jaarlijkse budgetten Opvolging van inkomsten en uitgaven Kasbeheer Contacten met belangrijke partijen zoals gemeente, boekhouder, officiële voetbal instanties Sponsoring Logistieke cel Strategie mbt sponsoring uitwerken Plannen en organiseren van activiteiten Contacten met partijen zoals gemeente, Onderhoud en vernieuwen van infrastructuur Sportieve cel jeugd: Sportieve overkoepeling van KFC Jeugd

8 Team afspraken: Beheerraad Vergaderingen Frequentie: 1 maal / 2 maand: laatste donderdag v/d maand Tenzij in geval van noodzaak op einde van de maand (Ad Hoc) Duur : 2 uur Location : Café Angele / Kantine Heikant LEDEN Voorzitter : Filip Stouten Ondervoorzitter: Roger Janssen Secretaris: Claude Gijs Bestuurslid: Walter Geenen Bestuurslid: Herman Van Gool Vertegenwoordiger Sportieve cel senior & jeugd / logistieke cel op uitnodiging van BHR, bij betwistingen of beslissingen met een financiële impact. DOELSTELLINGEN Financiële en Sportieve overkoepeling Bepalen Strategie KFC Verbr Arendonk Bewaken van onderlinge afstemming en communicatie Coördinatie van & tussen de verschillende werkcellen.nog aan te vullen door het team Input Output Vaste agenda punten Evaluatie waar KFC staat en waar dringend actie nodig is Kort overlopen van de genomen beslissingen in vorige vergadering en notulen ondertekenen. Beslissingen van de andere cellen overlopen: Beslissingen worden vanuit de cellen & dagelijks bestuur naar BHR doorgegeven en eventuele bemerkingen mededelen. Dringende zaken kordaat opnemen & correcte beslissingen nemen in het belang van de club De genomen beslissingen duidellijk naar de verschillende cellen communiceren en de daarbijhorende reden van goed of afkeuring van delegatie van elk team Input vanuit DB (Verslag DB) status van kas status sportieve prestatie activiteiten volgende maanden Actie lijst; wie, wat,waar, Wanneer, Beslissingen of voorstellen naar andere teams Belang van de club staat Voorop in de genomen Beslisssingen (eenheid) Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar beslissingen KFC knelpunten moeten naar dit team geëscaleerd worden Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn

9 Team afspraken: Communicatie Cel Vergaderingen Frequentie: Duur Location : Ad Hoc : Ad Hoc : Kantine Heikant LEDEN Leden: Jan Witvrouwen (publicaties site) Christel van Steenbergen (publicaties site) Lindsay Iemants DOELSTELLINGEN Externe communicatie bekijken / nakijken vooraleer deze wordt gepubliceerd. Bewaken van onderlinge afstemming en communicatie Belang van de club staat voorop in de genomen beslisssingen (eenheid) Alle belangrijke te publiceren informatie wordt gescreend ( Goede huisvader- Principe) Communicatie middelen KFC VA, bekijken & verbeteren waar nodig Coördinatie van & tussen de verschillende werkcellen.nog aan te vullen door het team Vaste agenda punten update site update externe communicatie update informatie brochure update andere informatie Input van BHR van DB Van indiv. Cellen Voetbal verslagen Output Actie lijst; wie, wat,waar, Wanneer, Eenduidige & correcte informatie Communiceren naar buiten toe Belang van de club staat Voorop in de genomen Beslisssingen (eenheid) Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar beslissingen KFC communicatie knelpunten moeten naar dit team geëscaleerd worden Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn

10 Team afspraken: Dagelijks bestuur Vergaderingen Frequentie: Duur Location 1 maal / maand: 3 de donderdag van de maand of gedurende 3 de week. : Max 1 uur : Kantine Heikant LEDEN Voorzitter : Roger Janssen 1 lid van BHR Min 2 leden van elke cel (sportieve cel / administratieve cel / logistieke cel) Iedereen clublid dat aanwezig wil zijn (enkel luisteren) DOELSTELLINGEN Communicatie / Coördinatiecel: Stand van zaken van de genomen acties binnen de cellen De genomen beslissingen binnen de verschillende cellen worden Medegedeeld aan de andere cellen Input Verslag vanuit de verschillende cellen. Verslag meebrengen naar DB De verslagen van de verschillende cellen zullen besproken worden. Output Actie lijst; wie, wat,waar, Wanneer, Informeren van de verschillende cellen. Bij eventuele onenigheid, zal de genomen beslissing genomen worden door de BHR geevalueerd worden. Eventuele communicatie zal via COMMUNICATIECEL verspreid worden. Vaste agenda punten Evaluatie waar de cellen staan: upgedate actie lijst & Overzicht van genomen beslissingen. Beslissingen genomen in beheerraad worden medegedeeld. Eventuele knelpunten bespreken & escalleren naar BHR.nog aan te vullen door het team Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar beslissingen Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn Belang van de club staat Voorop in de genomen Beslisssingen (eenheid)

11 KFC Verbr Arendonk: structuur Sportieve Cel - Uitstippelen van Sportief beleid - Coördinatie tussen jeugd en senioren delegatie - Scouting en transfer - Vastleggen van overeenkomsten met trainers en spelers Financiële/Admin Cel Bepalen van jaarlijkse budgetten Opvolging van inkomsten en uitgaven Kasbeheer Contacten met belangrijke partijen zoals gemeente, boekhouder, officiële voetbal instanties Sponsoring Logistieke cel Strategie mbt sponsoring uitwerken Plannen en organiseren van activiteiten Contacten met partijen zoals gemeente, Onderhoud en vernieuwen van infrastructuur

12 Team afspraken: Sportieve Cel Vergaderingen LEDEN Frequentie: 1 maal/maand: gedurende de eerste 2 weken van elke maand. Duur : Te bekijken binnen elke cel Location : Kantine Terrein Heikant DOELSTELLINGEN Sportieve overkoepeling in samenspraak met coördinatoren, trainers beheerraad Uitvoeren van de sportieve strategie KFC VA, die werd bekeken door BHR ism trainers en leden: - Strategie seniors, link met eigenjeugd opleiding Coördinatie met de verschillende werkcellen Interne scouting Externe scoutings Transfers Bewaken van onderlinge afstemming en communicatie.nog aan te vullen door het team Interne scouting & opvolging: Voorzitter: Swa Van Canttfort (Aanspreekpunt) Leden: Trainers T1 T3 Leden: Henry Robben / Willy Van Cantfort / Doel: Continue opvolging interne werking senioren & juniors Externe scouting & Transfert Voorzitter: Roger Janssen Leden: Willy VC / Kris S / Hans M / Jef N / Fred W Leden: Trainers T1 T3 (Ad hoc) Leden: BHR / fin cel (Transfers & contract afspraken) Doel: Gericht scouten na overleg met Trainers & BHR. Vaste agenda punten Evaluatie waar KFC staat en waar is dringend actie nodig Status van elk team Basis regels Input Trainers BHR / DB Interne & externe scouting status sportieve prestaties activiteiten volgende maanden Output Actie lijst; wie, wat,waar, Wanneer, Beslissingen of voorstellen naar andere teams Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar Beslissingen of opvolgen van genomen acties KFC sportieve senior knelpunten naar dit team escaleren Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn

13 Team afspraken: Sportieve cel jeugd Vergaderingen Frequentie: 1 maal/maand: gedurende de eerste 2 weken van elke maand. Duur Location DOELSTELLINGEN Input : Te bekijken binnen elke cel : Kantine Terrein Heikant Bepalen jeugd strategie KFC VA Elk lid op een gepast niveau laten voetballen. Omkadering jeugdspelers & trainers Verbetering accomodatie jeugd, waar nodig (ism LC) Uitwerking Ravago Toernooi (ism logistieke cel) Jeugd-Jaar-Actieplan uitwerken afgestemd met kalender van sportieve activiteiten andere rand activiteiten Bewaken, onderling afstemmen, coördineren, communiceren Binnen jeugd cel Coördinatie met senioren teams op ad hoc basis.nog aan te vullen door het team acties Jeugd-Jaaractie-plan input trainers/jeugdafgev input van Ouderraad input van sponsors: ballen, activiteiten volgende Maanden Output Actie lijst; wie, wat, waar, Wanneer, Beslissingen of voostellen Naar andere teams LEDEN TVJO: Swa Van Cantfort Secretaris: Benny Claessen Trainers delegatie : Benny Claessen Filip Keersmaekers Henry Robben Johan Laurijsen Stijn Couwenbergh AD HOC: Jos Raeymaekers: Toernooi-commissaris personen op uitnodiging / Vertegenwoordiger van ouderraad; Tom Van Dael Vaste agenda punten Evaluatie waar jaarplan staat en waar is dringend actie nodig Status van elk team en Beheerraad als feedback Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar beslissingen KFC sportieve knelpunten mbt tot jeugdopleiding naar dit team escaleren Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn

14 Team afspraken: Administratieve en Financiële cel Vergaderingen Frequentie: 1 maal/maand: gedurende de eerste 2 weken van elke maand. Duur Location DOELSTELLINGEN :Te bekijken binnen elke cel : Kantine Terrein Heikant Admin overkoepeling in samenspraak met jeugdsecretaris andere cel Bepalen administratieve strategie KFC VA Bewaken van onderlinge afstemming en communicatie Coördinatie met de verschillende werkcellen.nog aan te vullen door het team LEDEN Voorzitter Financiële cel : Herman Van Gool Ondervoorzitter Financiële cel: Jan Engelen Fin Lid: Dieter Berrens Fin Lid: André Van Den Ackerveken Fin Lid: Roger Janssen (Ad Hoc) Voorzitter Administratieve cel: Claude Gijs Lid: Jan Witvrouwen Vertegenwoordiger Jeugd divisie: Christel Van Steenbergen AD HOC: personen op uitnodiging Vaste agenda punten Status Administratie Status Financiën Evaluatie waar KFC staat en waar is dringend actie nodig Status van elk team en Beheerraad als feedback Input van via jeugdsecretaris status admin processen status financiële processen regels van KBVB en Prov activiteiten volgende maanden Output Actie lijst; wie, wat, waar, wanneer Beslissingen of voostellen Naar andere teams Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar Beslissingen of opvolgen van genomen acties KFC Admin en Fin knelpunten naar dit team escaleren Belangrijke financiële beslissingen zullen door BHR genomen worden. Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig indien men niet aanwezig kan zijn

15 Team afspraken: Logistiek cel Vergaderingen Frequentie: 1 maal/maand: gedurende de eerste 2 weken van elke maand. Duur Location DOELSTELLINGEN : Te bekijken binnen elke cel : Kantine Terrein Heikant Jaar-Actieplan uitwerken in afstemming met kalender van sportieve activiteiten andere rand activiteiten Bepalen logistieke strategie KFCVA Bewaken, onderling afstemmen, coördineren, communiceren Coördinatie met de verschillende werkcellen verder aan te vullen door het team LEDEN Voorzitter: Jean Van Steenbergen Leden: Gust Van Herck Andre Van Den Ackerveken Marie-Louise Segers Roger Janssen Vrijwilligers (Cois Cools /... ) Link met Seniors: T1 / T2 / Dieter Berrens Link met Jeugd (Swa Van Cantfort / Tom Van Dael) AD HOC: personen op uitnodiging Vaste agenda punten Evaluatie waar jaarplan staat Evaluatie waar dringend actie nodig is naar een volgende act. Status van elk team en DB en /of Beheerraad als feedback Input acties van Jaaractieplan input van gemeente input van sponsors input van activiteiten volgende maanden Output Actie lijst; wie, wat, waar, wanneer Beslissingen of voostellen Nagaan van status van belangrijke activiteiten naar andere Cellen via DB. Basis regels Pre-screening van de agenda punten: streef maximaal naar Beslissingen of opvolging van genomen acties. KFC algemene logistieke issues naar dit team escaleren Kom steeds voorbereid naar de vergadering Open, eerlijk en vertrouwelijke communicatie Verifieer regelmatig of men zich aan de afspraken houdt Informeer tijdig voorzitter als men niet aanwezig kan zijn

16 Missie, Visie & Strategie: KFC Verbroedering Arendonk SAMEN STERK!