Beheerdershandleiding

Transcriptie

1 versienummer: Beheerdershandleiding dean onepro portal

2 Inhoudsopgave 1 Uw organisatie: optimaal bereikbaar Vaststellen inrichting bedrijfstelefonie Starten met inrichting bedrijfstelefonie Introductie dean onepro portal dagelijks gebruik: dean onepro beheerder dagelijks gebruik: dean onepro eindgebruiker dean onepro (technische ondersteuning) Aan de slag met uw dean onepro portal Inloggen en startscherm Bedrijf: bedrijfsgegevens invoeren en beheren Beheerder: gegevens beheerder invoeren en beheren Wachtwoord wijzigen Locaties/afdelingen: gegevens locaties invoeren en beheren Gebruikers aanmaken en beheren Gebruikers aanmaken Gebruikers beheren Gebruikers verwijderen Gebruiker wijzigen Gebruikers: gebruikersprofiel Gebruikers: toestelbeheer Gebruikers: additionele toestellen Gebruikers: wachtwoordbeheer Gebruikers: instellingen Extern/intern telefoonnummer Doorschakelingen Wisselgesprek Niet storen (do not disturb) Anoniem uitbellen/onderdruk mijn nummer Kantoor op afstand Voic Anywhere Busy Lamp Field Receptionist Gebruikers: Belbestemmingen blokkeren Gebruikers: nummerbeheer

3 Uitgaand telefoonnummer Additionele inkomende telefoonnummer Groepen Standaard belgroepen aanmaken Standaard belgroepen beheren Groepen: instellingen wijzigen groepen: welkomstbericht instellen Groepen: instellingen oproepverdeling Groepen: instellingen doorschakelen groepen: groepsleden groepen: volgorde groepsleden veranderen Aanmaken belgroep met wachtrij Groepen met wachtrij: instellingen Groepen met wachtrij: groepsleden Groepen met wachtrij: welkomstbericht groepen met een wachtrij: wachtbericht groepen met een wachtrij: geschatte wachttijd groepen met een wachtrij: wachtmuziek inrichten van een groep met wachtrij tips en voorbeelden Groepen verwijderen Keuzemenu Een keuzemenu aanmaken Keuzemenu beheren Keuzemenu: instellingen Keuzemenu: tijdens kantooruren Keuzemenu: buiten kantooruren Keuzemenu: tijdschema Extra HD Voice Wachtmuziek Fax bedrijfstelefoonboek Belbestemmingen blokkeren Voorbeeldsituaties De telefonie voor uw algemene telefoonnummer inrichten De telefonie voor uw verkoopafdeling inrichten Afsluiting

4 1 Uw organisatie: optimaal bereikbaar Nu u toegang heeft tot de dean onepro portal, kunt u uw bedrijfstelefonie inrichten. Voordat u aan de slag gaat met de dean onepro portal, zijn er een paar belangrijke keuzes te maken in relatie tot uw bereikbaarheid. dean onepro biedt u vervolgens alle ruimte om het naar wens in te richten. 1.1 Vaststellen inrichting bedrijfstelefonie De invulling van uw telefonie heeft zowel een menselijk, als een praktisch aspect. Om optimaal bereikbaar te zijn, is het essentieel om te weten hoe dit voor uw organisatie vorm zou moeten krijgen. Zo is het belangrijk om in kaart te hebben wie u welke gesprekken wilt laten ontvangen en hoe u dit wilt. Onderstaande vragen kunnen u verder helpen bij het inrichten van uw omgeving: Hoe wilt u het hoofdnummer inrichten? Denk hier bijvoorbeeld aan een keuzemenu. Wilt u een welkomstbericht? Hoe wilt u de oproepen onder de medewerkers verdelen? Denk hier bijvoorbeeld aan groepen, alle toestellen tegelijkertijd over laten gaan, etc. Wilt u de telefooncentrale automatisch in- en uitschakelen op gezette tijden? Denk hier bijvoorbeeld aan de openingstijden van uw bedrijf. Wilt u een wachtmuziekje? Wat gebeurt er met de oproepen als het hoofdnummer niet wordt beantwoord? Denk hier bijvoorbeeld aan een externe doorschakeling naar mobiel of doorschakeling naar een voic , etc. Wilt u een voic aanzetten? Dient de voic aan te staan bij iedere medewerker? Welke afdelingen of werkgroepen dienen als belgroep benaderd te kunnen worden? Hoe wilt u de oproepen onder de groepsleden verdelen? Denk hier bijvoorbeeld aan alle toestellen tegelijkertijd over laten gaan of dient het juist eerst bij medewerker 1 aangeboden te worden alvorens medewerker 2 het gesprek hoort. Hoe wilt u de openingstijden van de groep inrichten? Denk ook hier bijvoorbeeld aan de openingstijden. Wat gebeurt er met de oproepen als het groepsnummer niet wordt beantwoord? Denk hier bijvoorbeeld aan een overflow naar een andere groep of persoon. Wilt u de faxen digitaal ontvangen? Enkele voorbeelden van het inrichten van uw bedrijfstelefonie staan beschreven in Hoofdstuk 9 op pagina xx. 1.2 Starten met inrichting bedrijfstelefonie Als u in kaart heeft hoe u uw bedrijfstelefonie in wilt richten en welke structuur daarvoor nodig is, dan kunt aan de slag in de dean onepro portal. Het is raadzaam om te beginnen met: Het invullen van de bedrijfsgegevens en de gegevens van de beheerder. De beheerder wordt per e- mail op de hoogte gebracht van wijzigingen. De inrichting van de overkoepelende bereikbaarheid van het bedrijf. Dus; het hoofdnummer en indien gewenst de fax. Indien van toepassing: de inrichting van de verschillende belgroepen. In deze handleiding worden alle verschillende onderdelen op volgorde van de dean onepro portal uitgelegd. 4

5 2 Introductie dean onepro portal Met de dean onepro portal heeft u alle mogelijkheden om de bereikbaarheid van uw bedrijf optimaal te beheren. Zo is uw bedrijf altijd bereikbaar. Er zijn binnen de dean onepro portal twee rechtenniveaus: één voor het overkoepelende beheer en één voor algemene eindgebruikers; uw medewerkers. Zodra u als beheerder toegang heeft tot de portal, kunt u vervolgens gebruikers aanmaken die inloggegevens krijgen voor mijn.onepro.nl. 2.1 dagelijks gebruik: dean onepro beheerder Als klant van dean onepro kunt u binnen de portal uw telefonie naar wens inrichten, in de breedste zin van het woord. U kunt eenvoudig gebruikers toevoegen of wijzigen, maar ook het verloop van het telefonieverkeer inregelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een keuzemenu toevoegen, belgroepen samenstellen of uw openingstijden instellen. Alle mogelijkheden zijn binnen handbereik en in eigen beheer. In dit document vindt u alle benodigde informatie om dit voor uw organisatie te bewerkstelligen. U kunt inloggen op mijn.onepro.nl. 2.2 dagelijks gebruik: dean onepro eindgebruiker Gebruikers hebben alleen toegang tot informatie en functionaliteiten van hun eigen telefoonnummer. Groepsbeheer of algemene instellingen, zoals de openingstijden of de receptioniste zijn alleen toegankelijk voor de beheerder. Ook gebruikers kunnen inloggen op mijn.onepro.nl. 2.3 dean onepro (technische ondersteuning) Met de dean onepro portal heeft u vrijwel alle mogelijkheden om zelf uw telefonie te beheren. Mochten er zich onverhoopt toch andere vragen of uitdagingen voordoen, neem dan contact op met de partij die dean onepro bij u heeft geïnstalleerd; Is de installatie verzorgd door dean one; dan kunt u contact opnemen met dean one klantenservice (tel ); Wanneer uw dean onepro cloud telefonie is geïnstalleerd door uw telecom partner dan dient u met hen contact op te nemen om u verder te helpen. Contact informatie staat onder het tabblad Extra ; Indien u dean onepro gebruikt via een eigen internet verbinding, kunt u voor vragen over die verbinding contact op te nemen met uw eigen internetprovider. 5

6 3 Aan de slag met uw dean onepro portal Nu kunt u uw dean onepro portal inrichten. In de volgende onderdelen worden de instellingen van de verschillende mogelijkheden stap voor stap uiteen gezet. Tevens kunt u hoofdstuk 9 raadplegen voor een aantal voorbeeldsituaties en de bijbehorende instellingen. In dit hoofdstuk wordt het inloggen en het startscherm behandeld. De andere menuopties en mogelijkheden worden in aparte hoofdstukken toegelicht. Voor de dean onepro portal gaat u naar mijn.onepro.nl. 3.1 Inloggen en startscherm U heeft per de login gegevens ontvangen voor het beheerdersaccount van uw organisatie. Bewaar deze gegevens op een veilige plek. Eenmaal ingelogd krijgt u het volgende scherm te zien, uiteraard allereerst zonder de bedrijfs- en beheerdersgegevens. Boven het startscherm ziet u het menu met diverse tabbladen. Rechts bovenin staat uw naam, en kunt u uw account afmelden. Mijn gegevens is het startscherm van de dean onepro portal. Hierop vindt u uw Bedrijfsgegevens, gegevens van de Beheerder en Locaties. In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe u de bovengenoemde opties kunt wijzigen en gebruiken. Aan de rechterzijde kunt u de beschikbare Handleidingen en Applicaties downloaden. 6

7 3.2 Bedrijf: bedrijfsgegevens invoeren en beheren De eerste optie onder Mijn gegevens is Bedrijf. Onder dit kopje beheert u de gegevens van uw organisatie. Als u de eerste keer inlogt in de dean onepro portal, zijn deze gegevens uiteraard leeg. U kunt de gegevens invullen of wijzigen door op het potloodje te klikken naast Bedrijf. Nu worden de invulvelden beschikbaar. U kunt vervolgens de gegevens van uw organisatie invoeren door: De bedrijfsgegevens in te voeren. Bij het hoofdnummer een telefoonnummer te kiezen waarmee medewerkers zonder extern nummer uitbellen. Te klikken op Bewaar. De bedrijfsgegevens zijn vervolgens opgeslagen. Toelichting: medewerkers kunnen ook alleen een internnummer toegewezen krijgen, omdat ze bijvoorbeeld niet gebeld hoeven te worden vanaf externe nummers. In dat geval wordt dit gekozen hoofdnummer getoond bij de partij die de oproep ontvangt. Doorgaans kiezen bedrijven hier voor het algemene bedrijfsnummer, zodat de bellers uitkomen bij een algemeen aanspreekpunt zoals de receptie. 3.3 Beheerder: gegevens beheerder invoeren en beheren De volgende stap is om de beheerdersgegevens in te voeren. Als u dit zelf bent, kunt u uw eigen gegevens invullen. Om de gegevens van de beheerder in te voeren of te wijzigen volgt u dezelfde methode als bij uw bedrijfsgegevens: klik op het potloodje achter Beheerder. Vervolgens worden invulvelden beschikbaar. Vult de gegevens in of wijzig de gegevens van de beheerder Klik op Bewaar. De gegevens van de beheerder zijn nu opgeslagen. Het belangrijkste onderdeel van deze gegevens is het adres. Dit wordt gebruikt om u te informeren over de wijzigingen en updates. Als er bijvoorbeeld een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt of wanneer iemand zijn wachtwoord heeft gewijzigd, wordt de beheerder daarover per geïnformeerd. Kies bij voorkeur een adres dat niet (te) persoonsgebonden is, zodat uw organisatie te allen tijden toegang heeft tot de updates. Er kan één beheerder worden aangesteld. Als u meerdere mensen toegang wilt verlenen, zal u de beheergegevens moeten delen. Uw telecom partner kan toegang krijgen tot de dean onepro portal, als u hen hier toestemming voor heeft gegeven bij de initiële bestelling. Als u dat niet heeft gedaan en hen alsnog toegang wilt verlenen, dan kunt dit doen door een te sturen naar klantenservice@deanone.nl. Uw telecom partner kan dan op afstand helpen op het moment dat u vragen heeft. 7

8 3.3.1 Wachtwoord wijzigen Naast het adres van de beheerder ziet u de optie Wachtwoord wijzigen. Hier kunt u als beheerder uw wachtwoord wijzigen. Als u hier op klikt, komt u in een nieuw scherm waar u het gewenste nieuwe wachtwoord in kunt vullen in de twee getoonde velden. Als u klikt op Wachtwoord wijzigen komt u in een nieuw scherm, waar u het gewenste wachtwoord kunt invullen. U kunt uw wachtwoord wijzigen door: Het gewenste wachtwoord in te vullen bij Wachtwoord (het wachtwoord moet minstens 6 en maximaal 60 karakters bevatten en minimaal 1 cijfer en 1 hoofdletter. Bovendien mag het niet de gebruikersnaam bevatten). Hetzelfde wachtwoord nog eens in te vullen bij Bevestig wachtwoord. Te klikken op Bewaar. Uw nieuwe wachtwoord is nu opgeslagen. U kunt vanaf nu met uw nieuwe wachtwoord inloggen. 3.4 Locaties/afdelingen: gegevens locaties invoeren en beheren Onder dit kopje ziet u een overzicht van uw bestaande locaties of afdelingen. Als u een locatie wilt toevoegen dan klikt u op + aan de rechterzijde. Vervolgens ziet u dit scherm. Het publiek IP adres is standaard ingevuld. Vul de naam van de locatie in, en klik op >Bewaar. 8

9 4 Gebruikers aanmaken en beheren De tweede menuoptie is Gebruikers. Hier kunt u gebruikers aanmaken en beheren. Het scherm ziet er in eerste instantie als volgt uit: 4.1 Gebruikers aanmaken in eerste instantie is het scherm leeg. U kunt direct starten met het aanmaken van nieuwe gebruikers door op + te klikken achter Gebruikers. U komt vervolgens op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet: Deze pagina bevat de volgende onderdelen: Gebruiker toevoegen. o Extern telefoonnummer: op dit nummer is de gebruiker bereikbaar voor inkomende gesprekken. U selecteert hier een beschikbaar telefoonnummer uit het overzicht. U krijgt een overzicht van de beschikbare nummers; o Extern telefoonnummer activeren: zodra u een nummer heeft geselecteerd verschijnt deze optie. Als u met het schuifje deze optie deactiveert dan is het nummer niet bereikbaar. o Intern telefoonnummer: met dit (verkorte) interne telefoonnummer is de gebruiker bereikbaar voor inkomende gesprekken binnen de organisatie. Er wordt een suggestie gedaan voor dit nummer. Over het algemeen zijn dit de laatste vier cijfers van het externe telefoonnummer. Het snel kiesnummer dient te allen tijden uit vier cijfers te bestaan; o one pro gebruikersnaam: de gebruikersnaam die u hier invoert is wordt gebruikt voor de toegang tot mijn.onepro.nl en andere applicaties zoals remote app en dean integrator; o Wachtwoord: dit wachtwoord is automatisch gegenereerd. U kunt kiezen om het wachtwoord naar de gebruiker te mailen. De gebruikersnaam kunt u, als beheerder, naar de gebruiker communiceren. Zodra de gebruiker inlogt kan hij zelf het wachtwoord opnieuw aanpassen. Profiel; hier vult u de gegevens van de gebruiker in. van de gebruiker. 9

10 Bij Polycom toestellen zal de taal en tijdzone automatisch veranderen wanneer u deze in dean onpro verandert. Bij de andere toestellen dient dit handmatig te gebeuren. Hoe u het toestel instelt vindt u terug in de toestelhandleiding. Toestelinstellingen. o Toesteltype: hier selecteert u het type toestel dat de gebruiker gebruikt in combinatie met dean onepro. De type toestellen waarvan de instellingen gelijk zijn, worden gezamenlijk opgesomd. Andere toestellen staan onder elkaar. o Toestel gebruikersnaam: de gebruikersnaam van het toestel kunt u niet zelf selecteren. De gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld als u de overige bovenstaande gegevens hebt ingevuld. De gebruikersnaam is gelijk aan het externe telefoonnummer, wanneer deze internationaal uitgeschreven staat, bijvoorbeeld: Dit is de gebruikersnaam voor het toestel. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe u het toestel instelt, vindt u terug in de toestelhandleiding. o Toestel wachtwoord: het wachtwoord dat hier staat is automatisch gegeneerd. Het wordt gebruikt in combinatie met de bovengenoemde gebruikersnaam voor de toegang tot het toestel. Deze gegevens hoeft u alleen in te voeren bij de eerste installatie van het toestel. Hoe u het toestel instelt, vindt u terug in de toestelhandleiding. Bewaar de login gegevens voor het toestel op een veilige plaats. o Voic wachtwoord: dit wachtwoord wordt automatisch gegenereerd. Wanneer u tenslotte klikt op >Bewaar dan is de nieuwe gebruiker vervolgens opgeslagen. Deze verschijnt ook direct in het gebruikersoverzicht, bij Gebruikers. Onder Gebruikers ziet u nu de zojuist aangemaakte gebruiker terug. U krijgt bij het aanmaken van gebruikers een overzicht van de beschikbare telefoonnummers. Als u geen telefoonnummers meer beschikbaar hebt, dan kunt u extra telefoonnummers aanvragen bij uw telecom partner of bij de orderdesk van dean one. 4.2 Gebruikers beheren Als u de gewenste gebruikers hebt aangemaakt, kunt deze onder menuoptie Gebruikers ook beheren. U krijgt onder deze menuoptie en overzicht van alle gebruikers van dean onepro binnen uw organisatie. In het ondersteunende beeldmateriaal hebben wij vier fictieve gebruikers aangemaakt. 10

11 4.2.1 Gebruikers verwijderen Onder menuoptie Gebruikers vindt u een overzicht van alle dean onepro gebruikers binnen uw organisatie. U kunt gebruikers verwijderen door op het prullenbakje te klikken achter de naam van de betreffende gebruiker. Vervolgens krijgt u een controlebericht of u de gebruiker daadwerkelijk wilt verwijderen. Als u op Ok klikt, wordt de gebruiker verwijderd. Klik op Annuleren om de gebruiker te behouden Gebruiker wijzigen Wanneer u een specifieke gebruiker wilt wijzigen klik dan op de naam van de gebruiker. Vervolgens komt u in het menu van de betreffende gebruiker. Via het submenu aan de linkerkant kunt u alle instellingen van de gebruiker beheren. Wij leggen het gebruikersmenu uit in dezelfde volgorde als het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Gebruikersprofiel Gebruikers: gebruikersprofiel Het eerste menu-item, Gebruikersprofiel, geeft bovenaan de pagina de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Gebruikersprofiel: geeft alle informatie van de gebruiker. Licenties: geeft het type licentie van dean integrator weer van de gebruiker. Bellimiet: dit is het limiet in euro s per maand voor deze gebruiker. Om de gegevens te wijzigen klikt u op het potloodje achter de naam van Gebruikersprofiel. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. 11

12 U kunt vervolgens gegevens van de gebruiker wijzigen door: De informatie naar wens in te vullen. Te klikken op de knop met Bewaar. De nieuwe gegevens zijn nu opgeslagen. Daarnaast is het mogelijk dean integrator express / CRM of dean receptionist small business / enterprise aan- en uit te zetten. U heeft met deze opties meer controle en inzicht in de bereikbaarheid van collega s en telefonie verkeer. Voor dean integrator en receptionist zijn uitgebreide handleidingen beschikbaar Gebruikers: toestelbeheer Het menu-item, Toestelbeheer, geeft bovenaan de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor inkomende oproepen. Het gebruik van een extern nummer is niet verplicht. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. Toestel Type: Is het type toestel dat de betreffende gebruiker gebruikt in combinatie met dean onepro. MAC Adres: het adres dat u kunt invullen. Om deze onderdelen te wijzigen klik je op het potloodje achter Toestelinstellingen -<naam gebruiker>. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. U kunt vervolgens de toestelinstellingen van de gebruiker wijzigen door: De telefoonnummers naar wens te selecteren 12

13 Het type toestel naar wens te selecteren MAC adres: Als u dit invult dan zal het toestel zich vanzelf aanmelden wanneer de gebruiker aan een locatie is gekoppeld (hier wordt gekeken naar het IP-adres van de locatie). ZTP werkt alleen met toestellen die door dean one ondersteunt worden. De locatie moet gebruik maken van een publiek IP adres. Vervolgens klikt u op de rode knop met > Bewaar. De nieuwe toestelgegevens worden dan opgeslagen. Indien u het telefoonnummer hebt gewijzigd, is de gebruiker daar direct op beschikbaar (als het toestel niet eerst aangepast hoeft te worden). Er verschijnt ook de nieuwe inloggegevens: De gebruikersnaam van het toestel kunt u niet zelf selecteren. De gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld als u de overige bovenstaande gegevens heeft ingevuld. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe u het toestel instelt, vindt u terug in de toestelhandleiding. Het wachtwoord dat hier staat is automatisch gegenereerd. In combinatie met de bovengenoemde gebruikersnaam geeft dit toegang tot het toestel. Deze hoeft slechts ingevoerd te worden bij het instellen van het toestel. Hoe u het toestel instelt vindt u terug in de toestelhandleiding Gebruikers: additionele toestellen In de dean onepro portal kunt u per gebruiker additionele toestellen toevoegen. Zo is één dean onepro gebruiker zonder extra kosten bereikbaar op maximaal 5 toestellen met exact hetzelfde bereikbaarheidsprofiel. Bij een inkomend gesprek gaan alle gekoppelde toestellen rinkelen. De gebruiker houdt gewoon één voic en één gebruikerswachtwoord. Met additionele toestellen kan een klant meerdere gesprekken tegelijk ontvangen. Wil de klant géén wisselgesprek aannemen, of andere toestellen moeten niet rinkelen, deactiveer dan wisselgesprek via de Instellingen bij een Gebruiker. Tip! Configureer eerst het volledige profiel van de gebruiker, met additionele toestellen. Meld daarna pas de toestellen aan. Bij het wijzigen van het wachtwoord dienen alle toestellen namelijk opnieuw aangemeld te worden. 13

14 Log in op de dean onepro portal, en selecteer een gebruiker onder het tabblad Gebruikers Klik in het linker menu op Toestelbeheer klik naast Additionele toestellen op + Selecteer een toestel profiel en voeg het MAC adres toe. Hiermee ontvangt het toestel automatisch de juiste configuratie (Via Zero Touch Provisioning) Druk daarna op Opslaan. Hierna volgt de bevestiging dat het additionele toestel is toegevoegd. Let op! Bij het wijzigen van het wachtwoord dienen alle toestellen opnieuw aangemeld te worden. Dit kan door een factory reset. Wat u verder nog moet weten Het gebruikerswachtwoord geldt voor alle toestellen. Elk additioneel toestel heeft zijn eigen username. Wanneer de gebruiker het wachtwoord is vergeten dan kunt u deze resetten onder Wachtwoordbeheer (in het linkermenu) en dan reset Toestel wachtwoord. 14

15 4.2.6 Gebruikers: wachtwoordbeheer Het menu-item, Wachtwoordbeheer, geeft bovenaan de gebruikersnaam van de betreffende gebruiker weer. Daarnaast bevat deze pagina de volgende onderdelen: Portal wachtwoord tot mijn.onepro.nl Toestel wachtwoord. Voic wachtwoord (deze is afhankelijk van de licentie van de gebruiker. De voic is alleen beschikbaar bij een Pro licentie). Het gebruikerswachtwoord is om veiligheidsredenen niet zichtbaar. Door op reset te klikken kunt u als beheerder de wachtwoorden van de betreffende gebruiker resetten. Bewaar het nieuw wachtwoord op een veilige plaats en klik op opslaan. De nieuwe gegevens zijn vervolgens opgeslagen. Het wachtwoord wordt per naar de gebruiker gestuurd als u het vinkje laat staan. Deze kunt u wijzigen in een kruisje door erop te klikken. De gebruiker ontvangt dan het wachtwoord niet. Het wijzigen gaat per wachtwoord. Ieder wachtwoord kan op dezelfde manier worden gewijzigd Gebruikers: instellingen In dit menu-item kunt u als beheerder de bereikbaarheid instellen van de betreffende gebruiker. De gebruiker kan dit zelf ook instellen in mijn.onepro.nl, of met de dean remote app. Let op! Wanneer een gebruiker in een groep dan moeten de instellingen van de verschillende groepsleden zo staan dat de inkomende oproep niet dood loopt, bv als alle leden Niet storen aan hebben staan. Het gesprek komt dan nergens uit. Afhankelijk van het gebruikersabonnement verschillen de getoonde functionaliteiten. Wanneer de optie alleen bij een bepaald abonnement wordt ondersteund dan staat dat vermeld bij onderstaande opties. 15

16 Extern/intern telefoonnummer Dit zijn de telefoonnummers waarop de betreffende gebruiker bereikbaar is voor inkomende oproepen van buiten (extern) of binnen het bedrijf (intern). In deze menuoptie kan dit telefoonnummer niet worden gewijzigd. Dat kan onder Toestelbeheer Doorschakelingen Hier kunt u de doorschakelingen voor dit telefoonnummer instellen. Zodra u één van de opties selecteert, krijgt u direct de gelegenheid om het nummer in te voeren waarnaar u wilt doorschakelen. Dit kan een mobiel nummer zijn, maar ook een groepsnummer of een verkort intern nummer. Altijd doorschakelen: Hierbij worden alle inkomende oproepen direct doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer. Doorschakelen niet bereikbaar: Op het moment dat de gebruiker niet bereikbaar is (bv door een internet outage) dan wordt doorgeschakeld naar een andere nummer. Doorschakelen bij bezet: Hierbij worden alle inkomende oproepen doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer, wanneer de betreffende gebruiker in gesprek is. Vertraagd doorschakelen: Hierbij worden inkomende oproepen doorgeschakeld naar het ingevoerde telefoonnummer na een aantal keer rinkelen. Dit aantal kunt u hier instellen. Bij Doorschakelen kunt u bij alle vier de opties direct het nummer in voeren waarnaar u de gesprekken voor deze gebruiker wilt doorschakelen. Dit ziet er als volgt uit. U kunt doorschakelingen voor de gebruiker aanzetten door: te klikken op de schuifknop van de doorschakeling naar keuze. het gewenste telefoonnummer in te vullen waarnaar u de oproepen wilt doorschakelen. op Ok te klikken om de doorschakeling aan te zetten. De schuifknop gaat naar rechts en wordt blauw van kleur. De doorschakeling staat dan aan en de oproepen worden doorgeschakeld naar het telefoon nummer dat u heeft ingevoerd. U kunt de doorschakeling wijzigen door op wijzig te klikken achter het telefoon nummer. Als u de doorschakeling uit wilt zetten, hoeft u slechts één keer op de schuifknop van de doorschakeling aan te klikken die aan staat. De schuifknop gaat dan uit Wisselgesprek Met wisselgesprek kunt u tijdens een gesprek wisselen naar een ander gesprek opnemen. U activeert en deactiveert deze functie door op de schuifknop te klikken. Als u additionele toestellen heeft ingesteld dan zal dit wisselgesprek op meerdere toestellen worden aangeboden Niet storen (do not disturb) Zolang deze optie aan staat, krijgt de gebruiker geen oproepen binnen en is alleen beschikbaar bij dean onepro Pro en Pro+ abonnement. Dit kan wenselijk zijn wanneer hij of zij bijvoorbeeld in een vergadering zit. De inbellende partij krijgt in dit geval een ingesprektoon te horen. Als deze gebruiker onderdeel is van een groep, moet er op gelet worden dat er minimaal één groepslid bereikbaar is en/of dat de doorschakelingen zo zijn ingeregeld dat een inkomende oproep nooit dood loopt. 16

17 U zet deze optie aan door op de schuifknop te klikken. Deze gaat dan naar rechts en wordt blauw van kleur. Als de gebruiker weer inkomende gesprekken wilt ontvangen, hoeft u wederom slechts op de schuifknop te klikken Anoniem uitbellen/onderdruk mijn nummer Als de gebruiker anoniem wilt bellen en dus zijn nummer wilt onderdrukken, dan kunt u op de schuifknop klikken bij Onderdruk mijn nummer. Als de gebruiker zijn nummer mee wilt sturen hoeft u wederom slechts op de schuifknop te klikken Kantoor op afstand De eerstvolgende optie is Kantoor op Afstand (alleen voor Pro en Pro+). Als u deze optie aan vinkt en een telefoonnummer invoert dan zullen de oproepen bij het ingestelde telefoonnummer binnen komen. Ook kan de gebruiker vanaf dit telefoonnummer uitbellen met het vaste telefoonnummer met de dean remote app. U kunt het gewenste telefoonnummer opslaan door te klikken op opslaan. Zodra u het nummer hebt ingesteld, kan de optie eenvoudig aan- en uitgezet worden met de schuifknop. Ook kunt u het wijzigen, door op wijzig te klikken. 17

18 Voic Voic Om gesprekken ook in geval van afwezigheid goed op te vangen kan er per gebruiker een voic worden aangezet. Ook kunt u per gebruiker de voic aan- en uitzetten door op de schuifknop te klikken. Bij het gebruik van de voic kunnen er diverse instellingen worden gepersonaliseerd. Via instellingen achter de schuifknop van de voic komt u op deze pagina. Dit scherm bevat de volgende onderdelen, dat actief is als er een vinkje staat. Voic hier kunt u de voic voor de betreffende gebruiker eveneens aan- en uitzetten. Altijd doorschakelen: iedere oproep wordt doorgeschakeld naar de voic . Doorschakelen bij bezet: de oproep doorgeschakeld als de betreffende gebruiker in gesprek is. Vertraagd doorschakelen: de oproep wordt doorgeschakeld na het ingestelde aantal keer rinkelen. Aantal x rinkelen: na dit aantal keer rinkelen worden oproepen doorgeschakeld naar de voic . kopie van bericht: door deze optie aan te zetten kan er een adres worden ingesteld waarop de betreffende gebruiker een geluidsbestand (.WAV) ontvangt van het ingesproken voic bericht. Welkomstbericht: Welkomstbericht indien bezet: hier kunt u een bericht uploaden van maximaal 1,8 MB dat bellers te horen krijgen wanneer zij bij de voic uitkomen omdat de gebruiker in gesprek is. Welkomstbericht bij geen antwoord: hier kunt u een bericht uploaden dat bellers te horen krijgen wanneer zij bij de voic uitkomen omdat de gebruiker de telefoon niet beantwoordt Anywhere Anywhere (alleen voor Pro en Pro+): Bij deze optie kunnen er meerdere locaties worden ingesteld met telefoonnummers waarop de gebruiker bereikbaar moet zijn. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om inkomende oproepen op zijn vaste nummer gelijktijdig thuis of op zijn mobiel binnen te laten komen. Als de gesprekken mobiel worden aangenomen kan het eenvoudig en naadloos worden verplaatst, bijvoorbeeld naar of van de carkit. Om Anywhere in te stellen klikt u allereerst op + achter Locaties. U komt dan op een nieuwe pagina. Hier kunt u de telefoonnummers invullen die u wilt gebruiken voor uw vaste telefoonnummer. Dit kunt u dan opslaan door op >Bewaar te klikken. Een Anywhere locatie zou bijvoorbeeld kunnen zijn; magazijn. Deze locatie wordt dan toegevoegd aan de Anywhere instellingen van de gebruiker en kan eenvoudig worden geactiveerd of gedeactiveerd. Let op! Een Anywhere locatie (telefoon nummer) dient uniek te zijn. Een nummer kan niet door meerdere gebruikers worden toegevoegd aan een Anywhere locatie. Wilt u dat meerdere gebruikers bereikbaar zijn via hetzelfde nummer, gebruik dan de groep-functionaliteit. 18

19 Busy Lamp Field De volgende optie is Busy Lamp Field (Pro en Pro+). Hier kunt u voor de betreffende gebruiker de contacten instellen die hij ziet bij het Busy Lamp Field op zijn vaste toestel. Met deze optie kan hij van zijn Busy Lamp Field-contacten zien of zij in gesprek zijn en kan hij hen direct bellen met één druk op de knop. De Busy Lamp Field-contacten kunt u instellen door allereerst op + te klikken achter Busy Lamp Fieldcontacten. Hier kunt u de contacten toewijzen die de betreffende gebruiker graag terug wil zien in zijn Busy Lamp Field door op + achter de naam te klikken. Zij komen vervolgens in de rij onder Toegewezen. Indien u de volgorde van de Busy Lamp Field-contactpersonen wilt wijzigen, kunt u dit doen bij de gebruikersinstellingen door met de muis op de streepjes te gaan staan voor de naam van de persoon die u wilt verplaatsen, en deze dan te slepen naar de positie waar je hem of haar wilt hebben Receptionist Als u voor desbetreffende gebruiker dean receptionist heeft geactiveerd dan kunt u de favorieten beheren. Als u op + klikt achter Favorietenbeheer receptionist dan opent een nieuwe pagina om gebruikers toe te voegen of te verwijderen. Er is een aparte handleiding beschikbaar voor dean receptionist. 19

20 4.2.8 Gebruikers: Belbestemmingen blokkeren Onder dit menu kunt per gebruiker belbestemmingen blokkeren. Wanneer u de instellingen wilt aanpassen dan klikt u op aangepaste instellingen. De schuif knop wordt dan blauw en de bestemmingen verschijnen: Klik op het vinkje of het kruisje om de bestemming respectievelijk toe te staan, of te blokkeren Gebruikers: nummerbeheer In dit menu kunt u de nummer beheren van de gebruiker. U ziet weer de telefoonnummers waarop de gebruiker bereikbaar is voor inkomende oproepen van buiten (extern) of binnen het bedrijf (intern). U kunt deze nummers wijzigen onder Toestelbeheer. Daarnaast kunt u het nummer extern deactiveren waardoor de gebruiker niet meer bereikbaar is, uitgaande nummer beheren en additionele nummers toevoegen waarop de gebruiker bereikbaar moet zijn Uitgaand telefoonnummer Hier kunt u het uitgaande telefoonnummer van de gebruiker wijzigen in ieder nummer binnen uw dean onepro omgeving. Als hij of zij uitbelt ziet de ontvanger dan het nummer dat u hebt gekozen. Bij Uitgaand telefoonnummer kunt u een ander telefoonnummer kiezen door op wijzig te klikken en dan het gewenste nummer te selecteren. U kiest het nummer door te klikken op opslaan Additionele inkomende telefoonnummer Moet de gebruiker ook gebeld kunnen worden op andere nummers dan kunt u die nummers hier toevoegen. Klik op +, selecteer het gewenste nummer en klik op opslaan. Nu ontvangt de gebruiker ook op desbetreffende nummer inkomende gesprekken. 20

21 5 Groepen Onder Groepen kunt u belgroepen aanmaken voor bijvoorbeeld afdelingen of werkgroepen. Hierbij kunt u kiezen voor standaard belgroepen of groepen met een wachtrij. Ook de groepen hebben een eigen telefoonnummer. Let hierbij dus op of u voldoende telefoonnummers beschikbaar heeft voor zowel de gebruikers, als de belgroepen. Eindgebruikers van dean onepro hebben geen rechten om groepen aan te maken of te beheren. Deze opties zijn alleen beschikbaar voor u als beheerder. Let op! Het beheer van een groep met wachtrij verschilt met een groep zonder wachtrij. De generieke functionaliteiten voor een belgroep met of zonder wachtrij worden beschreven in paragraaf 5.1 en paragraaf 5.2. Specifieke functionaliteiten voor een belgroep met wachtrij staan in paragraaf 5.3 op pagina xx. 5.1 Standaard belgroepen aanmaken Deze paragraaf beschrijft het aanmaken van een Standaard belgroep. Om een groep aan te maken klikt u eerst op + bovenin de pagina, achter Groepen. U komt vervolgens op een nieuwe pagina, die er als volgt uit ziet. Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in de dean onepro portal gebruikt voor de belgroep. Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende belgroep bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voor- en achternaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. De groepsnaam is voor het beheer van dean onepro, de CLIP namen zijn voor de benaming die mensen te zien krijgen wanneer zij gebeld worden uit de groep. In dit geval zou de voornaam bijvoorbeeld Verkoop kunnen zijn. Taal: Hiermee kiest u de taal voor standaard meldingen die worden afgespeeld bij meldingen die u niet zelf kunt beheren (zoals doorschakeling naar de voic ) of als je zelf geen bericht hebt geüpload. Wachtrij: Als u deze optie aan zet creëert u een belgroep waarbij inkomende oproepen in een wachtrij komen als alle deelnemers van de groep in gesprek zijn. Dit kan interessant zijn voor groepen of afdelingen die veel oproepen afhandelen. Dit wordt beschreven in paragraaf 5.3 vanaf pagina xx. LET OP! Het is niet mogelijk een wachtrij toe te voegen aan een standaard belgroep. Als u dit wilt doen, dient u de huidige belgroep te verwijderen en een nieuwe wachtrij aan te maken waarbij u de optie Wachtrij aanvinkt. U kunt vervolgens een belgroep aanmaken door: Een groepsnaam in te vullen. De telefoonnummers te selecteren. De CLIP benaming in te vullen. De gewenste taal te selecteren. Te besluiten of u een wachtrij wilt op deze groep. Om de belgroep op te slaan klikt u tenslotte op > Bewaar. 21

22 De groep is nu opgeslagen en wordt weergegeven onder menuoptie Groepen. Het onderstaande voorbeeld toont één groep met Wachtrij en één groep zonder Wachtrij. 5.2 Standaard belgroepen beheren Als u de gewenste belgroepen hebt aangemaakt, kunt u deze onder Groepen beheren. In dit menu krijgt u een overzicht van alle groepen binnen uw organisatie. U kunt dan op de naam van een groep klikken om deze aan te passen Groepen: instellingen wijzigen Als u de instellingen van een belgroep wilt wijzigen, klik dan op de naam van de belgroep. Vervolgens komt u op een scherm met de volgende onderdelen in het submenu aan de linkerzijde: Instellingen Groepsleden Wij beginnen met de uitleg van Instellingen. Het eerste menu-item, Instellingen bevat dezelfde onderdelen als bij het aanmaken van de groep, beschreven in paragraaf 5.1. Als u deze groepsgegevens wilt wijzigen, kunt u op het potloodje klikken naast de groepsnaam. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. U kunt vervolgens de gegevens van de groep wijzigen door: De informatie naar wens in te vullen. Te klikken op de rode knop met > Bewaar. De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen. 22

23 5.2.2 groepen: welkomstbericht instellen Het volgende menuonderdeel is Instellingen. Bij deze optie kunt u een tweetal instellingen beheren die voor de hele groep van toepassing zijn: Welkomstbericht: Hierbij kunt u een bandje inspreken dat mensen te horen krijgen wanneer ze naar de groep bellen. Dit kan bijvoorbeeld zijn: Welkom bij de afdeling verkoop van Makelaardij de Vries. U wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan. Oproepverdeling: Hierbij kunt u instellen hoe de inkomende oproepen worden verdeeld onder de verschillende groepsleden. Dit staat beschreven in de volgende paragraaf. Deze twee instellingen hebben beide een afzonderlijk menu. Wanneer u gebruik wilt maken van een Welkomstbericht, klikt u deze eerst aan door op de schuifknop te klikken. Daarna komt u in een nieuw scherm. Ook wordt de optie Welkomstbericht beschikbaar in het submenu, aan de linkerkant van de pagina. Het nieuwe scherm ziet er als volgt uit: Dit scherm bevat de volgende onderdelen: Welkomstbericht: De eerste optie die u kunt instellen is het Welkomstbericht zelf. Hier kunt u een bestand uploaden dat u als welkomstbericht wilt gebruiken. Dit moet een wav- of mp3-bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8 MB. Tijdschema: Daarna kunt u kiezen uit drie verschillende tijdschema s, om de openingstijden en/of beschikbaarheidstijden te duiden voor inkomende oproepen: 24/7, Vereenvoudigd en Gedetailleerd: o Tijdschema type 24/7: bij dit tijdschema krijgen bellers altijd eerst het welkomstbericht als zij de betreffende groep bellen. o Tijdschema type Vereenvoudigd: bij dit tijdschema kunt u onder Kantooruren invullen wanneer deze groep bereikbaar is. Het welkomstbericht wordt dan afgespeeld tijdens de ingevulde kantoren. Bij dit type tijdschema kunt u één tijdschema invullen en daarbij de dagen selecteren waarop deze tijden gelden. Hoe u dit kunt instellen wordt hieronder getoond in de volgende afbeeldingen. o Tijdschema type Gedetailleerd: bij dit tijdschema kunt u per dag de tijden aangeven, maar ook verschillende tijdsloten per dag indelen zodat u bijvoorbeeld ook jullie openingstijden kunt specificeren tijdens lunchtijd of in geval van een koopavond. Het welkomstbericht wordt afgespeeld tijdens de ingevulde kantooruren. Hoe u dit tijdschema kunt instellen wordt hieronder in afbeeldingen getoond. Kantooruren: Hier kunt u de kantoortijden, de bereikbaarheid, van de belgroep invullen. De mogelijkheden daarbij zijn afhankelijk van het gekozen tijdschema. Dagen: Hier selecteert u de dagen waarop de kantooruren van toepassing zijn. De mogelijkheden daarbij zijn afhankelijk van het gekozen tijdschema. U kunt het vereenvoudigde tijdschema als volgt instellen: Selecteer bij het type tijdschema Vereenvoudigd door erop te klikken. Er komt nu een vinkje voor te staan. 23

24 Er staan standaard kantooruren ingevuld voor de dagen dat jullie open zijn. Dit zijn de dagen met de vinkjes ervoor. Als deze informatie klopt hoeft u niets te wijzigen. Als u andere tijden in wilt vullen klikt u op wijzig. De tijden worden vervolgens bewerkbaar. Vul de juiste tijden in en klik op de rode knop met opslaan. De tijden worden dan opgeslagen. Selecteer aan de rechterkant de dagen waarop de ingegeven bereikbaarheid van toepassing is. U selecteert de dagen door erop te klikken. Bij een kruisje voor de dag wordt deze dag niet meegenomen in het tijdschema en wordt er geen bericht afgespeeld. Als er een vinkje voor de dag staat wordt deze dag wel meegenomen in het tijdschema en wordt het bericht afgespeeld op de ingegeven kantoortijden. Het gedetailleerde tijdschema ziet er als volgt uit (weergegeven tot en met maandag): U kunt het gedetailleerde tijdschema als volgt instellen: Selecteer bij het type tijdschema Gedetailleerd door erop te klikken. Er komt nu een groen vinkje voor te staan. Bij alle dagen staan vooraf ingestelde tijden. Als deze ook voor uw organisatie kloppen, hoeft u niets doen. Wilt u de tijden wijzigen, dan kunt u op het potloodje klikken achter het betreffende tijdslot. De tijden worden vervolgens bewerkbaar. Als de tijden naar wens zijn ingevuld, slaat u deze op door op het vinkje te klikken achter het tijdslot. Deze zijn dan voor deze specifieke dag en dit specifieke tijdslot opgeslagen. Als u extra tijdsloten toe wilt voegen klikt u op Nieuw Tijdslot. Vervolgens kunt u de gewenste tijden voor het tweede tijdslot invoeren en opslaan met het vinkje. U hebt dan voor deze dag twee tijdsloten. U kunt naar wens tijdsloten toevoegen. U moet de tijdsloten per dag instellen. U kunt tijdsloten ook eenvoudig verwijderen door op het prullenbakje te klikken, naast het tijdslot. Dit tijdslot wordt dan direct verwijderd, zonder controlebericht. Als u op "+ naast Nieuw Tijdslot" klikt, krijgt u bij de betreffende dag direct de mogelijkheid om de tijden van het tijdslot in te vullen. U slaat deze op met het vinkje Groepen: instellingen oproepverdeling Zodra u het tijdschema van het welkomstbericht hebt ingesteld, kunnen wij weer verder met de groepsinstellingen, onder Groep en vervolgens Instellingen. Wij zijn gebleven bij Oproepverdeling. 24

25 Bij Oproepverdeling kunt u aangeven hoe u wilt dat inkomende oproepen binnenkomen bij de groepsleden en of de afzonderlijke leden meerdere inkomende oproepen moeten kunnen ontvangen. U hebt bij de oproepverdeling de keuze uit de volgende opties: Cyclisch: Als u de oproepen cyclisch laat binnenkomen worden deze in een vaste volgorde binnen de groep doorlopen. De leden van de groep zijn op een bepaalde volgorde ingedeeld en de oproep komt bij deze oproepverdeling binnen bij het eerste groepslid dat beschikbaar is én bij degene die als laatst een gesprek gevoerd heeft. Als deze niet opneemt, na het door uw ingestelde aantal keer rinkelen, gaat de oproep door naar het tweede groepslid. En zo verder. De volgorde van de groep wordt later toegelicht in de paragraaf over het submenu Groepsleden. Vast hoofd: Bij deze oproepverdeling komen de oproepen standaard eerst binnen bij de eerst beschikbare persoon, op basis van de groepsvolgorde. Hierbij wordt altijd eerst de eerste persoon bovenaan de lijst benaderd. Simultaan: Wanneer de oproepen simultaan binnen de groep worden verdeeld, gaan alle toestellen binnen de groep tegelijkertijd over. Lange rusttijd: Bij deze oproepverdeling wordt er gekeken wie er het langst geen oproep heeft beantwoord. Zodra een oproep is afgerond wordt het groepslid die deze beantwoordt heeft onderaan de lijst van volgorde geplaatst. De eerstvolgende oproep gaat dan naar degene die het langst geen oproep heeft beantwoord. Als u voor cyclisch, vast hoofd of langste rusttijd heeft gekozen dan moet u invullen na hoeveel keer rinkelen u door wilt schakelen naar de volgende persoon. Hierbij moet ook het vinkje worden aangezet. U kunt hierbij kiezen van één tot twintig. Kiest u voor Simultaan dan zal de doorschakel optie verdwijnen. Tot slot kunt u instellen of u wilt dat de groepsleden meerdere inkomende oproepen kunnen ontvangen. Hiermee zouden zij hun eerste gesprek in de wacht kunnen zetten en een tweede gesprek kunnen 25

26 beantwoorden. U kunt deze optie eenvoudig aan- en uitklikken voor de tekst Meerdere inkomende oproepen per groepslid. Als er een kruisje voor staat is deze optie uit en zullen de groepsleden één oproep tegelijkertijd kunnen ontvangen. Als er een vinkje voor staat kunnen zij meerdere inkomende oproepen ontvangen Groepen: instellingen doorschakelen De volgende instellingen die u kunt beheren zijn doorschakelingen. U kunt de omleidingen aan- en uitzetten en direct het gewenste telefoonnummer instellen waar u de oproepen naar wilt omleiden. Dit kan een mobiel nummer zijn, een vast nummer en een (verkort) intern telefoonnummer. Ook kunt u de oproepen in voic uit laten komen. Onder Groepen, een geselecteerde belgroep, Instellingen en vervolgens Doorschakelen ziet u de volgende opties, met daarachter schuifjes: Doorschakelen buiten kantooruren: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld buiten de door u ingestelde kantooruren. Doorschakelen bij bezet: Hierbij worden de oproepen doorgeschakeld als alle groepsleden in gesprek zijn. Vertraagd doorschakelen: Hierbij wordt de oproep doorgeschakeld als de groepsleden deze niet beantwoorden. U kunt een doorschakeling aanzetten door: Op de schuifknop te klikken van de gewenste doorschakeling. De schuifknop gaat dan naar rechts. Het telefoonnummer naar keuze in te vullen of te kiezen voor optie Voic . Klik op > Ok om de doorschakeling op te slaan of op > Annuleren om dat niet te doen. Bij een doorschakelingen naar een telefoonnummer komt u in een nieuw scherm, waar u het tijdschema van de doorschakeling in kunt vullen. Hoe u een tijdschema invult, leest u terug onder paragraaf op pagina xx, waar wij het tijdschema van het welkomstbericht hebben toegelicht. Er komt dan ook een extra optie in het submenu; Tijdschema. Als u kiest voor Voic , dan komt u in een nieuw scherm, waar u het adres kunt invullen waarop u de berichten wilt ontvangen. Ook kunt u hier een bestand uploaden dat u als welkomstbericht wilt gebruiken voor de groep. Als u vervolgens klikt op >Bewaar worden de instellingen gewijzigd. 26

27 Als u kiest voor vertraagd doorschakelen en het nummer heeft opgeslagen, ziet u onder het telefoonnummer het aantal seconden staan waarna er wordt doorgeschakeld. Dit aantal seconden kunt u wijzigen op wijzig te klikken. Als u vervolgens het gewenste aantal seconden invult en klikt op opslaan, dan worden de inkomende oproepen voor de groep na dat aantal seconden doorgeschakeld naar het ingevulde telefoonnummer groepen: groepsleden Het laatste menu-item dat nog niet aan bod is gekomen is, is Groepsleden. Op deze pagina ziet u: Niet toegewezen: Onder Niet toegewezen ziet u een overzicht van de dean onepro gebruikers binnen uw organisatie. Deze zijn gesorteerd op basis van hun achternaam. Uit deze lijst kunt u eenvoudig gebruikers toevoegen als lid van de betreffende groep door op + achter de naam te klikken. De gebruiker verplaatst vervolgens naar het kopje Toegewezen, aan de rechterkant. Toegewezen: Gebruikers die hier staan maken onderdeel uit van de betreffende groep. Als u gebruikers uit de groep wilt verwijderen, doet u dat door op het minteken achter hun naam te klikken. De gebruiker zal dan weer verplaatsen naar de lijst Niet Toegewezen en is dan direct uit de groep gehaald. LET OP! Als u alle groepsleden uit de groep verwijderd is de groep nog steeds actief. Dit betekent dat er nog steeds kosten in rekening worden gebracht voor de groep groepen: volgorde groepsleden veranderen Zodra u leden aan de belgroep hebt toegevoegd zullen deze ook verschijnen in het overzicht bij de instellingen van de belgroep ( Groepen, Instellingen, Volgorde groepsleden ). In dit overzicht kunt u de volgorde van de groepsleden aanpassen. 27

28 U kunt vervolgens de volgorde wijzigen door de muis ingedrukt te houden op de streepjes voor de gebruiker en de naam te slepen naar een andere positie in de volgorde van de groep. 5.3 Aanmaken belgroep met wachtrij Het beheer van een groep met wachtrij verschilt met een groep zonder wachtrij. De generieke functionaliteiten voor een belgroep met of zonder wachtrij worden beschreven in paragraaf 5.1 en paragraaf 5.2. Specifieke functionaliteiten voor een belgroep met wachtrij staan in deze paragraaf 5.3. Om een groep met wachtrij aan te maken klikt u eerst op + rechtsboven op de pagina, achter Groepen. U volgt vervolgens dezelfde stappen als beschreven in paragraaf 5.1 op paragraaf xx. Zet hierbij de optie voor wachtrij aan. U creëert dan een belgroep waarbij inkomende oproepen in een wachtrij komen als alle deelnemers van de groep in gesprek zijn. Het onderstaande voorbeeld toont één groep en één groep zonder Wachtrij. Als u de gewenste groepen hebt aangemaakt, kunt u deze onder Groepen beheren. Klik op de naam van een groep met wachtrij om deze aan te passen. U komt in het menu van de groep die er als volgt uit ziet: Wij leggen het gebruikersmenu uit op dezelfde volgorde van het submenu, te beginnen met het eerste menuitem: Instellingen Groepen met wachtrij: instellingen Het eerste menu-item, Instellingen bevat dezelfde onderdelen als de instellingen voor een groep zonder wachtrij zoals beschreven in paragraaf 5.2 op pagina xx. De enige nieuwe instelling voor een groep met wachtrij is maximaal aantal wachtende oproepen. 28

29 Maximaal aantal wachtende oproepen: hier stelt u in hoeveel oproepen u maximaal in de wachtrij wilt hebben staan. Dit kunnen er maximaal 25 zijn. Als dit aantal bereikt wordt, wordt de volgende beller doorgeschakeld zoals ingesteld bij de optie Doorschakelen bij bezet op dezelfde pagina. U kunt vervolgens de gegevens van de groep wijzigen door op het potloodje rechts te klikken. De informatie naar wens in te vullen. Te klikken op de rode knop met > Bewaar. De nieuwe gegevens vervolgens opgeslagen Groepen met wachtrij: groepsleden Het volgende menu-item is Groepsleden. Op deze pagina ziet u: Niet toegewezen: Onder Niet toegewezen ziet u een overzicht van de dean onepro-gebruikers binnen uw organisatie. Deze zijn gesorteerd op basis van hun achternaam. Uit deze lijst kunt u eenvoudig gebruikers toevoegen als lid van de betreffende groep door op + achter de naam te klikken. De gebruiker verplaatst vervolgens naar het kopje Toegewezen, aan de rechterkant. Toegewezen: Gebruikers die hier staan maken onderdeel uit van de betreffende groep. Als u gebruikers uit de groep wilt verwijderen, doet u dat door op het minteken achter hun naam te klikken. De gebruiker in kwestie zal dan weer verplaatsen naar de lijst Niet Toegewezen en is dan direct uit de groep gehaald. LET OP! De functie Wachtrij wordt niet automatisch gedeactiveerd bij de gebruiker die u uit de belgroep verwijdert. De betreffende gebruiker kan immers deel uitmaken van meerdere wachtrijgroepen. Om de functie te verwijderen bij de betreffende gebruiker, kiest u in het hoofdmenu Gebruikers. In het menu aan de 29

30 linkerkant kiest u Gebruikersprofiel. Door de schuifknop voor Wachtrij naar links te klikken deactiveert u de functie Wachtrij. De gebruiker wordt nu automatisch uit alle groepen met wachtrij verwijderd Groepen met wachtrij: welkomstbericht De volgende optie in het menu is Welkomstbericht. Zodra bellers een groep bellen, of wanneer zij worden doorverbonden naar de groep met een wachtrij krijgen zij een Welkomstbericht te horen. U kunt het bericht zelf inspreken en uploaden (.wav of.mp3). U kunt hiermee de beller laten weten dat hij/zij het juiste nummer heeft gebeld. Bijvoorbeeld: Welkom bij de service afdeling van Janssen Informatica. U kunt er ook voor kiezen dit bericht niet te laten horen. De beller komt dan zonder aankondiging in de wachtrij. Wanneer u er voor kiest wél een Welkomstbericht te laten horen maar u upload geen bericht, krijgt de beller de standaardmelding te horen. Dit is echter niet aan te bevelen. Wanneer u gebruik wilt maken van een Welkomstbericht klikt u deze eerst aan, door op de schuifknop te klikken groepen met een wachtrij: wachtbericht De volgende optie in het linker menu is Wachtbericht. Met het Wachtbericht kunt u bellers in de wachtrij laten weten dat ze zo spoedig mogelijk worden geholpen. U kunt het bericht zelf inspreken en uploaden (.wav of.mp3). Bijvoorbeeld: Nog een moment geduld alstublieft, wij staan u zo spoedig mogelijk te woord. Wanneer u er voor kiest wél een Wachtbericht te laten horen, maar u upload geen bericht, krijgt de beller de standaardmelding te horen. Dit is echter niet aan te bevelen. U kunt er voor kiezen om het Wachtbericht te herhalen tijdens het wachten en de tijd tussen twee meldingen instellen (in seconden). Ook ziet u hier: Herhaal bericht iedere 10 seconden: hier kunt u het gewenste aantal seconden invullen waarna de beller het wachtbericht te horen krijgt; Geluidsbestand: hier kunt u het gewenste geluidsbestand uploaden voor het wachtbericht; Het aantal seconden staat standaard op 10 seconden. Dit kunt u wijzigen door: o Te klikken op wijzig. o Het gewenste aantal seconden te selecteren. o En tenslotte te klikken op opslaan. 30

31 5.3.5 groepen met een wachtrij: geschatte wachttijd De volgende optie in het linker menu is Geschatte wachttijd. De melding van de geschatte wachttijd is een bericht dat door de dean onepro portal wordt gegenereerd. U kunt dit niet wijzigen. U kunt ervoor kiezen om deze berichten in het Nederlands of in het Engels te laten horen. U kunt de taal bij de instellingen van de groep wijzigen. Dit kunt u doen bij de algemene instellingen van de groep. Voor meer informatie hierover kunt u paragraaf op pagina xx raadplegen. De geschatte wachttijd kan op twee manieren te horen worden gebracht: Als positie: De melding is (Nederlands) U bent beller nummer [positie] in de wachtrij. Blijf alstublieft aan de lijn. Als wachttijd: De melding is (Nederlands): Op dit moment is de gemiddelde wachttijd [aantal] minuten. Blijf alstublieft aan de lijn.. De wachttijd wordt berekent via een formule die u zelf kunt beheren. De gemiddelde wachttijd wordt berekend door het aantal wachtenden te vermenigvuldigen met de gemiddelde gespreksduur. Wanneer u als gemiddelde gespreksduur 5 min. hebt ingegeven en er zijn twee wachtenden, dan krijgt de derde beller te horen dat de gemiddelde wachttijd 10 min. is. U kunt er voor kiezen om de Geschatte wachttijd te herhalen tijdens het wachten. U kunt ook de tijd tussen twee meldingen instellen (in seconden) groepen met een wachtrij: wachtmuziek De laatste optie in het linker menu is Wachtmuziek. De Wachtmuziek is de muziek die de beller te horen krijgt tijdens het wachten. Zodra er één van de eerder genoemde berichten wordt afgespeeld, wordt de wachtmuziek onderdrukt. U kunt de wachtmuziek zelf uploaden (als.wav of.mp3, maximale grootte 1Mb). Wanneer u ervoor kiest om wél wachtziek te laten horen, maar u upload geen muziek wordt de standaard wachtmuziek te horen gebracht. Let er bij het kiezen van een eigen wachtbericht op dat u rekening houdt met de auteursrechten van de muziek. U kunt de wachtmuziek aanzetten door te klikken op de schuifknop. Deze verschuift dan naar links en wordt blauw van kleur. De wachtmuziek staat dan aan. Als u deze uit wilt zetten, klikt u wederom op de schuifknop. Deze gaat dan naar links en wordt wit van kleur. De wachtmuziek staat dan uit. 31

32 5.3.7 inrichten van een groep met wachtrij tips en voorbeelden Het inrichten van een wachtrij die prettig werkt voor de beller is een kwestie van experimenteren. U kunt experimenteren met het wel of niet laten horen van diverse typen meldingen, met het wel of niet herhalen en met de interval tussen de herhalingen. Vaak wordt er voor gekozen om óf de Geschatte wachttijd te laten horen, of een Wachtbericht. Indien wordt gekozen voor de Geschatte wachttijd op basis van Wachttijd, is het niet aan te bevelen deze te herhalen. Voorbeeld: Wachtrij met beurtmelding Het voorbeeld hiernaast is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek en een Geschatte Wachttijd op basis van Positie dat elke 15 seconden wordt herhaald. Voorbeeld: Wachtrij met wachtbericht en melding geschatte wachttijd Het voorbeeld hiernaast is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek, eenmalige melding van Geschatte Wachttijd op basis van Wachttijd en een Wachtbericht dat elke 15 seconden wordt herhaald. Voorbeeld: Wachtrij met Wachtbericht Onderstaand voorbeeld is een wachtrij met een Welkomstboodschap, Wachtmuziek en een Wachtbericht dat elke 15 seconden wordt herhaald. 32

33 5.4 Groepen verwijderen U kunt belgroepen verwijderen met het prullenbakje achter de naam van de betreffende groep. Zodra u op het prullenbakje klikt krijgt u een controlebericht of u de groep daadwerkelijk wilt verwijderen. Als u hier op OK klikt, wordt de groep uit de portal verwijderd. Klikt u op Annuleren dan wordt de groep niet verwijderd. 6 Keuzemenu Onder Keuzemenu kunt u Keuzemenu s aanmaken voor bijvoorbeeld het algemene nummer of verschillende groepen (bijvoorbeeld 1. Voor product A, 2. Voor product B. etc.) Hierbij kunt u de instellingen voor de inkomende oproepen inregelen en opties zoals keuzemenu s of doorschakelingen instellen. Eindgebruikers van dean onepro hebben geen rechten om keuzemenu s aan te maken of te beheren. Hoe u dit kunt inrichten wordt toegelicht in de volgende paragrafen van dit hoofdstuk. Het scherm ziet er in eerste instantie als volgt uit. 6.1 Een keuzemenu aanmaken In eerste instantie is het scherm leeg. U kunt direct een nieuwe keuzemenu aanmaken door op + te klikken achter Keuzemenu. U komt vervolgens op een nieuwe pagina met de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in de dean onepro portal gebruikt voor de Keuzemenu. Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende Keuzemenu bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende Keuzemenu bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voor- en achternaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. 33

34 U kunt vervolgens een Keuzemenu aanmaken door: Een naam in te vullen. De telefoonnummers te selecteren. De CLIP benaming in te vullen. Om de Keuzemenu op te slaan klik je tenslotte op > Bewaar. De Keuzemenu is nu opgeslagen en wordt weergegeven onder menuoptie Keuzemenu. 6.2 Keuzemenu beheren Als u de gewenste Keuzemenu hebt aangemaakt, kunt u deze onder Keuzemenu ook beheren. Als u een Keuzemenu wilt wijzigen, klik dan op de naam van de Keuzemenu. U komt vervolgens in het menu van de betreffende Keuzemenu. Dit scherm bevat de volgende onderdelen in het submenu: Instellingen. Tijdens Kantooruren. Buiten Kantooruren. Tijdschema. Wij leggen het menu van de Keuzemenu uit in dezelfde volgorde als het submenu, te beginnen met het eerste menu-item: Instellingen Keuzemenu: instellingen Op deze pagina ziet u de volgende onderdelen: Naam: Deze naam wordt in de dean onepro portal gebruikt voor de Keuzemenu in kwestie. Extern telefoonnummer: Is het externe telefoonnummer waarop de betreffende Keuzemenu bereikbaar is voor inkomende oproepen. Intern telefoonnummer: Is het verkorte nummer waarop de betreffende Keuzemenu bereikbaar is voor gesprekken binnen de organisatie. Dit nummer dient altijd uit vier cijfers te bestaan. CLIP Voor- en achternaam: CLIP staat voor Calling Line Identification Presentation en is nodig voor de nummerweergave. Om deze gegevens te wijzigen klikt u op het potloodje achter de naam van de betreffende Keuzemenu. Alle gegevens worden vervolgens bewerkbaar. U kunt vervolgens een Keuzemenu bewerken door: De gewenste naam in te vullen. De telefoonnummers te selecteren. De CLIP benaming in te vullen. Om de wijzigingen op te slaan klikt je tenslotte op > Bewaar. De wijzigingen zijn nu opgeslagen Keuzemenu: tijdens kantooruren Op het scherm tijdens kantooruren ziet u de volgende onderdelen: Geluidsbestand uploaden: Hier kunt u een bestand uploaden dat u als gesproken menu wilt gebruiken. Dit moet een wav- of mp3-bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8 MB. Hierbij spreekt u zelf de menuopties en hun doorschakelingen of functionaliteiten in. Dit kunt u bijvoorbeeld eenvoudig doen op een smartphone of tablet. ios biedt hiervoor bijvoorbeeld Recorder Free aan in de appstore. 34

35 Keuzemenu: Hier kunt u per menuoptie instellen wat de verschillende keuzetoetsen doen. Dit kan een doorschakeling zijn, maar ook een functionaliteit zoals het menu nog een keer afluisteren. Optie 0 tot en met 9, optie * of optie #. Klik op het potloodje en maak een keuze uit de verschillende menu opties: Geen actie: Hierbij wordt de beller automatisch doorgeschakeld naar het door uw ingevulde telefoonnummer. Doorverbinden met aankondiging: Hierbij wordt bij de beller aangegeven dat deze doorverbonden wordt. Doorverbinden zonder aankondiging: Hierbij wordt de beller zonder aankondiging doorverbonden. Doorverbinden naar telefoniste: Hierbij worden bellers standaard doorverbonden naar een door u gekozen nummer. Dit zou de receptie/telefoniste kunnen zijn. Herhaal menu: Als de beller deze optie kiest wordt het menu herhaald. Stop: Met deze optie wordt de verbinding verbroken Keuzemenu: buiten kantooruren De Keuzemenu voor buiten kantooruren werkt hetzelfde als die voor binnen kantooruren. Echter is deze voor de doorschakelingen en functionaliteiten buiten werktijd. Zo kunt u bijvoorbeeld doorschakelen naar een extern callcenter voor storingen. De instellingen voor deze optie zijn hetzelfde als bij de voorgaande. Hiervoor kunt u dan ook de voorgaande paragraaf raadplegen. Daarnaast kunt u buiten kantoortijden ook een voic aanzetten. Dit doet u door: Achter Actie de optie Keuzemenu te wijzigen door te klikken op wijzig. U kunt deze dan veranderen in Voic door die optie te selecteren. Vervolgens kunt u de voic instellen. Bij vult u het adres in waarop u de voic berichten wilt ontvangen. Bij Welkomstbericht kiest u het bestand dat afgespeeld moet worden als bellers in de voic terecht komen. Als u dit naar wens heeft ingesteld, kunt u de voic instellingen opslaan door te klikken op >Bewaar. 35

36 6.2.4 Keuzemenu: tijdschema Het laatste menu-item onder Keuzemenu is Tijdschema. Hier kunt u de kantooruren van de Keuzemenu instellen. Dit stelt u net zo in als u hebt heeft gedaan bij Groepen. Voor de uitleg over deze instellingen kunt u hoofdstuk 5. over Groepen raadplegen. U kunt de Keuzemenu verwijderen door op het prullenbakje te klikken Vervolgens krijgt u een controlebericht of u de Keuzemenu daadwerkelijk wilt verwijderen. Als u hier op OK klikt wordt deze uit de portal verwijderd. 36

37 7 Extra Onder Extra treft u diverse opties die te maken hebben met de algemene bereikbaarheid. 7.1 HD Voice Voor nieuwe klanten staat HD Voice standaard aan. Voor HD Voice heeft u ongeveer 100Kb per gesprek nodig. Heeft u bijvoorbeeld een lijn van 1Mb dan kunt u met HD Voice 10 gesprekken voeren. Wilt u meer gesprekken op deze 1Mb lijn, zet dan HD Voice uit door het schuifje naar rechts te schuiven. 7.2 Wachtmuziek De eerste extra optie is het instellen van een wachtmuziekje. Hier ziet u twee onderdelen: Wachtmuziek tijdens wachtstand: Als u hier nu op de schuifknop klikt verschuift deze naar rechts en wordt deze groen van kleur. De wachtmuziek staat dan aan. De wachtmuziek is te horen bij de gesprekken van alle dean onepro-gebruikers als zij iemand in de wacht zetten. Geluidsbestand Bestand kiezen : Hier kunt u het muziekbestand uploaden dat u als wachtmuziekje wilt gebruiken. Dit moet een wav- of mp3-bestand zijn en mag niet groter zijn dan 1.8MB. Als u hier geen wachtmuziekje upload zal er een standaard geluidsbestand worden afgespeeld. Als het wachtmuziekje aan staat kunt u een geluidsbestand naar keuze uploaden door: Te klikken op Bestand kiezen. Een bestand te selecteren. Te klikken op Upload. Het muziekbestand wordt opgeslagen en afgespeeld als bellers in de wacht staan. 7.3 Fax Faxen kunt u per ontvangen. Hier hebt u uiteraard een faxnummer voor nodig. Zorg dus dat u over voldoende telefoonnummers beschikt. Als mensen vervolgens een fax sturen dan wordt deze digitaal doorgestuurd naar het door u ingevulde adres, als Tiff-bestand. U kunt een fax aanmaken door op + te klikken achter Fax. Vervolgens komt u op een nieuwe pagina die er als volgt uitziet: 37

38 U kunt een fax als volgt instellen: Selecteer het externe nummer waarnaar de faxen verstuurd kunnen worden. Vul het adres in waarop u de faxen wilt ontvangen. Klik op > Bewaar. U zult nu de faxen van dit faxnummer als Tiff-bestand ontvangen op het door u ingevoerde adres. Als u extra faxnummers in gebruik wilt nemen is dat ook mogelijk. U kunt deze op dezelfde wijze instellen, nadat u op + hebt geklikt. De functie fax-to- wordt niet ondersteund icm buitenlandse telefoonnummers. 7.4 bedrijfstelefoonboek De volgende optie onder Extra, is het Bedrijfstelefoonboek. Hier kunt u telefoonnummers van contactpersonen toevoegen die voor alle dean onepro gebruikers binnen uw organisatie beschikbaar moeten zijn. Deze contacten synchroniseren niet met interne telefoonlijst. Wel ziet u de naam van contactpersonen terug op het scherm als zij u bellen. Ook worden al deze contacten automatisch toegevoegd aan de interne telefoonlijst van de Remote app van alle medewerkers. Zo kunnen al jullie medewerkers uitbellen met hun vaste telefoonnummer naar belangrijke bedrijfscontactpersonen. U kunt contactpersonen toevoegen door op + te klikken achter Bedrijfstelefoonboek. U komt dan op een nieuwe pagina die er als volgt uit ziet. U kunt hier de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon invullen en toevoegen aan het adresboek door te klikken op >Toevoegen. Het aangemaakte contact is dan opgenomen in het bedrijfstelefoonboek. U kunt de contactpersoon verwijderen door op het prullenbakje te klikken achter het telefoonnummer. Wijzigingen kunt u doorvoeren door op de naam te klikken. 7.5 Belbestemmingen blokkeren Hier kunt voor alle medewerkers in één keer beheren naar welke belbestemmingen zij al dan niet mogen bellen. U wijzigt dit door op de gewenste bestemming of het teken ervoor te klikken. Vervolgens wijzigt het kruisje of vinkje voor de belbestemming. In de dean onepro portal treft u tot slot ook een contactoptie. Dit formulier wordt toegezonden naar uw persoonlijke telecom partner. 38