Landelijke Online Diensten Aangifte verhuizing en emigratie. Handreiking

Transcriptie

1 Landelijke Online Diensten Aangifte verhuizing en emigratie Handreiking

2 Inleiding Introductie Gemeenten kunnen kosteloos gebruik maken van de landelijke online dienst aangifte verhuizing en emigratie (V&E). Deze dienst bestaat uit een formulier waarmee inwoners 24/7 hun verhuizing of emigratie online door kunnen geven. In deze handreiking leest u hoe u het formulier beschikbaar stelt voor inwoners, hoe een online aangifte en de afhandeling daarvan werkt en wat de randvoorwaarden zijn om aan te sluiten. VNG Realisatie is verantwoordelijk voor het beheer van de landelijke online dienst aangifte verhuizing en emigratie. Voor gemeenten zijn daarbij geen extra kosten gemoeid: de ontwikkeling en het beheer worden bekostigd uit het gemeentefonds. VNG Realisatie helpt met de aansluiting op de dienst. Deze handreiking is gemaakt tijdens de uitbreiding van de pilotfase van de dienst. De dienst is samen met gemeenten ontwikkeld en wordt door een aantal gemeenten uitvoerig getest. Hun bevindingen leiden tot voortdurende verbeteringen. De online dienst is gebaseerd op de GEMMA eformulier standaarden. De bevindingen in het ontwikkelproces zijn vertaald in een geactualiseerde versie van de specificaties voor eformulieren. Achtergrond Een belangrijk uitgangspunt van de Digitale Agenda 2020 is het versterken van de lokale kracht door zaken op collectief niveau te regelen. In 2016 heeft de Algemene Ledenvergadering van de VNG ingestemd met de voorbereiding voor het uitwerken van een uitvoeringsstructuur op coöperatieve basis voor Collectieve Informatievoorzieningen en Dienstverlening. Dit is inclusief governance en financiering door een uitname uit het gemeentefonds. In dit kader is de landelijke online dienst Aangifte Verhuizing en Emigratie ontwikkeld. Deelname brengt dan ook geen extra kosten voor gemeenten met zich mee, behalve aanschafkosten van eherkenning, abonnementskosten van een internetkassa en de kosten van een eventuele koppeling met de eigen backoffice-applicatie. Dit is een uitgave van VNG Realisatie. Contact opnemen kan via landelijkeonlinediensten@vng.nl VNG Realisatie, Den Haag, juli 2018 VNG Realisatie 2

3 Inhoudsopgave Inleiding Aangifte verhuizing Inloggen Verificatie GBA-V Verhuisdatum Nieuwe adres Meeverhuizende gezinsleden Wijze van bewoning (lokale keuze) Aantal personen (lokale keuze) Feedback (lokale keuze) Bevestiging aangifte Aangifte emigratie Verificatie gegevens Meeverhuizende gezinsleden Verhuisdatum en -bestemming Bevestiging aangifte Aangifte afhandelen eherkenning Aangiften ophalen Instellingen portaal Aansluitproces Aanmelden eherkenning aanvragen Overeenkomsten Testomgeving In productie Tot slot... 9 Meer informatie VNG Realisatie 3

4 1. Aangifte verhuizing Introductie In Nederland is iedere inwoner wettelijk verplicht zijn woonadres door te geven aan de gemeente. Binnen vier weken vóór of uiterlijk vijf dagen na verhuizing dient de adreswijziging bij de gemeente te zijn gemeld. Hieronder leest u hoe inwoners hierbij gebruik kunnen maken van de online dienst. U kunt ook in dit filmpje zien hoe het formulier er voor inwoners uitziet Inloggen De digitale aangifte verhuizing is voor inwoners te vinden via mijn.overheid.nl. Hij of zij logt eenmalig in met DigiD (niveau laag) en vindt op de pagina persoonlijke gegevens een snelkoppeling naar het digitale formulier. Opnieuw inloggen is niet nodig. Het is ook mogelijk dat inwoners direct naar het digitale formulier worden doorverwezen op de gemeentelijke website ( Inwoners dienen dan nog in te loggen met DigiD, maar het is ook mogelijk dat via de gemeentewebsite Single-Sign-On wordt geïmplementeerd. Op de eerste pagina van het formulier kiest de inwoner voor verhuizing binnen Nederland. Vervolgens selecteert hij de gemeente waar hij naartoe verhuist. Het formulier voor de betreffende gemeente wordt geopend. NB: Is de gemeente niet aangesloten bij de online dienst? Dan krijgt de inwoner een mededeling te zien met daarin het advies om de verhuizing direct te regelen bij de gemeente waar hij of zij naartoe verhuist Verificatie GBA-V Doordat de inwoner zich met DigiD heeft gelegitimeerd, kunnen zijn of haar gegevens worden geraadpleegd middels de Gemeentelijke Basisregistratie Personen Verstrekkingsvoorziening (GBA-V). Allereerst wordt geverifieerd of de aangever van de verhuizing: minimaal 16 jaar oud is; niet onder curatele staat; niet in het buitenland woont; niet overleden is. Vervolgens worden de volgende gegevens automatisch ingevuld in het formulier: burgerservicenummer naam geboortedatum (oude) adresgegevens (eventueel) telefoonnummer en adres 1.3. Verhuisdatum De inwoner geeft de datum van verhuizing op. Een verhuisdatum kan uiterlijk 28 dagen in de toekomst liggen of vijf dagen in het verleden. Als de verhuizing pas na vijf dagen wordt doorgegeven, geldt de aangiftedatum als verhuisdatum. Hierover wordt de inwoner geïnformeerd in het online formulier. VNG Realisatie 4

5 1.4. Nieuwe adres De inwoner geeft het nieuwe adres op, in de gemeente die hij of zij aan het begin van het formulier heeft ingevuld. Het nieuwe adres wordt op basis van postcode-huisnummercombinatie opgezocht, zoals inwoners gewend zijn bij het invullen van formulieren op internet. Hiervoor wordt de Basisregistratie Adressen en Gebouwen Landelijke Voorziening (BAG LV) geraadpleegd. Het volledige adres wordt op deze wijze correct gepresenteerd. Als het adres niet bij gemeente bekend is (het staat bijvoorbeeld niet in de BAG, of als het adres geen woonbestemming heeft (een bedrijfspand bijvoorbeeld), ziet de aangever een waarschuwing. Het formulier kan dan wel verder ingevuld worden. Voor dit laatste is gekozen, omdat het volgens de wet mogelijk is een verhuizing door te geven, ook als het adres niet bekend is of de locatie geen woonbestemming heeft. Het kan wel een signaal zijn voor de gemeente om de aangifte met extra aandacht te controleren Meeverhuizende gezinsleden Is de aangever (volgens verificatie in de GBA-V) minimaal 18 jaar, dan wordt de mogelijkheid geboden om meeverhuizende gezinsleden aan te geven. Het betreft hier uitsluitend eerstegraads familieleden die voor de verhuizing op hetzelfde adres woonden. Hun namen, leeftijden en de relatie tot degene die de aangifte doet (kind, partner of ouder) worden automatisch opgehaald uit de GBA-V en getoond. NB: Andere leden van het huishouden die op hetzelfde adres wonen en meeverhuizen, moeten de verhuizing apart doorgeven Wijze van bewoning (lokale keuze) Gaat het om een verhuizing naar een woning waar niemand anders woont, dan kan de gemeente ervoor kiezen een huur- of koopcontract te verlangen. Gaat het om verhuizing naar een instelling of kamerhuur, dan kan de gemeente ervoor kiezen daarvoor bewijs te vragen. In het online formulier kan bijvoorbeeld een huurovereenkomst of verklaring van de eigenaar of huidige bewoner worden toegevoegd. Ook kan de huiseigenaar, ter bewijs, inloggen met DigiD Aantal personen (lokale keuze) Tot slot kan de gemeente ervoor kiezen de inwoner te laten invullen hoeveel mensen er achterblijven op het huidige adres en hoeveel mensen er meeverhuizen naar het nieuwe adres Feedback (lokale keuze) De gemeente kan ervoor kiezen om aan het einde van het formulier de inwoner feedback te vragen over de digitale aangifte Bevestiging aangifte Na het afronden van de aangifte kan de ontvangstbevestiging direct gedownload worden. Indien de aangever op mijn.overheid.nl toestemming heeft gegeven voor digitale ontvangst van berichten van overheidsinstanties, krijgt hij of zij een bevestiging van de verhuisaangifte in de Berichtenbox. VNG Realisatie 5

6 2. Aangifte emigratie Introductie In geval van emigratie kiest de inwoner op de eerste pagina van het online formulier voor een aangifte verhuizing naar het buitenland. Vervolgens kiest hij of zij zijn of haar eigen woonplaats en logt hij of zij in met DigiD. Indien de inwoner al ingelogd was op mijn.overheid.nl, hoeft hij of zij uiteraard niet opnieuw in te loggen Verificatie gegevens De gegevens van de inwoner worden geverifieerd aan de hand van zijn of haar GBA-gegevens. Indien de inwoner in een andere gemeente staat ingeschreven dan hij of zij heeft aangegeven op het eerste scherm van het formulier, dan krijgt hij of zij een waarschuwing te zien en kan de aangifte niet verder worden ingevuld. Komt de woonplaats van de inwoner wel overeen met de keuze op het eerste scherm, dan worden deze gegevens automatisch ingevuld in het formulier Meeverhuizende gezinsleden Na verificatie van gegevens in de landelijke basisregistraties, wordt gevraagd of er leden van het huishouden achterblijven op het adres. Is dit het geval, dan wordt de online aangifte afgebroken. De burger wordt verzocht contact op te nemen met de gemeente. Is dit niet het geval, dan kan de inwoner ook de emigratie van mee-emigrerende eerstegraads familieleden aangeven Verhuisdatum en -bestemming De burger geeft vervolgens de datum van verhuizing aan. Deze kan maximaal vijf dagen in het verleden liggen. Als de emigratie na verhuizing wordt doorgegeven dan krijgt de burger de waarschuwing dat de aangiftedatum als verhuisdatum wordt geregistreerd. Verder dient de burger het nieuwe woonland op te geven. Verstrekken van aanvullende adresgegevens is mogelijk, maar niet verplicht Bevestiging aangifte Na het afronden van de aangifte kan de ontvangstbevestiging direct gedownload worden. Indien de aangever op mijn.overheid.nl toestemming heeft gegeven voor digitale ontvangst van berichten van overheidsinstanties, krijgt hij of zij een bevestiging van de verhuisaangifte in de Berichtenbox. VNG Realisatie 6

7 3. Aangifte afhandelen Introductie Gemeenten kunnen de verhuizings- en emigratie-aangiften digitaal ophalen in het portaal. Dit portaal is te bereiken via: Hieronder leest u hoe het ophalen en afhandelen van aangiften in zijn werk gaat en welke instellingen mogelijk zijn in het portaal. U kunt ook in dit filmpje zien hoe de gemeente aangiften ophaalt in het portaal eherkenning Om in te loggen op het gemeentelijke portaal, dient de gemeentelijke medewerker een (persoonlijk) eherkenning-account te hebben van ten minste niveau 2. Tijdens het aansluitproces is het daarom van belang dat de gemeente de juist eherkenning-accounts aanvraagt voor de juiste medewerkers. VNG Realisatie assisteert hierin. NB: Nieuwe eherkenning-accounts (niveau 2) kosten ongeveer euro per persoon per jaar Aangiften ophalen Wanneer de medewerker van de gemeente is ingelogd op het portaal, ziet hij of zij een overzicht van de binnengekomen aangiften. De medewerker dient de aangiften te downloaden en vervolgens te verwerken in het eigen zaaksysteem. NB: Aangiften die niet zijn gedownload (c.q. opgehaald), blijven bewaard in het portaal. Opgehaalde aangiften blijven één maand bewaard in het portaal. Als de gemeente kiest voor de implementatie van een koppelvlak, dan kunnen aangiften ook direct in het eigen backoffice- of zaaksysteem worden ontvangen. Het koppelvlak om dit mogelijk te maken is nog in ontwikkeling Instellingen portaal Het is belangrijk dat de gemeente goede afspraken maakt over het ophalen en verwerken van de aangiften. De gemeente kan in het portaal instellen of zij per geattendeerd wil worden op binnengekomen verhuismeldingen. De gemeente kan per aangifte een bericht krijgen. Ook kan er dagelijks een worden verzonden met een overzicht van nog niet verwerkte aangiften. Daarnaast is het mogelijk om in het portaal enkele aanpassingen in het formulier aan te brengen. Tot slot zijn in het portaal ook statistieken te raadplegen over de aantallen binnengekomen aangiften en de frequentie waarmee de aangiften door een medewerker van de gemeente gedownload worden. VNG Realisatie 7

8 4. Aansluitproces Introductie Een gemeente die aan wil sluiten bij de online dienst Aangifte Verhuizing en Emigratie meldt zich aan via het aanmeldformulier. Vervolgens begeleidt VNG Realisatie de gemeente bij het aansluitproces. Hieronder ziet u de verschillende stappen die de gemeente doorloopt tijdens dit proces Aanmelden De gemeente meldt zich aan via het aanmeldformulier. VNG Realisatie neemt contact op met de gemeente, waarna het proces wordt toegelicht en de gemeente enkele keuzes dient te maken over het digitale formulier: Portaal Bewijs van hoofdbewoning Bewijs van inwoning Aantal bewoners op het oude adres Aantal bewoners op het nieuwe adres Feedback vragen over het formulier 4.2. eherkenning aanvragen De gemeente dient een eherkenningsmiddel niveau 2 aan te schaffen voor de medewerkers die de aangiften uit het portaal ophalen. Bij het aanvragen van een eherkenningsmiddel dient u voor deze medewerkers tegelijk een machtiging aan te vragen voor de dienstverlener Gemeenten.nl en dienst Transactievoorziening. Een eherkenningsmiddel is persoonsgebonden en kost voor niveau 2 tussen de 15 en 30 euro per jaar. Prijzen verschillen per aanbieder van eherkenningsmiddelen. Aanbieders en hun tarieven vindt u op de website Mogelijk heeft uw gemeente al eherkenningsmiddelen. Het is verstandig om hiernaar te informeren. NB: U heeft niet de dienst eherkenningsmakelaar nodig die de leverancier aanbiedt, maar alléén een eherkenningsmiddel Overeenkomsten De aansluiting moet worden bekrachtigd met het ondertekenen van een aantal overeenkomsten: Verwerkersovereenkomst met de leverancier van de online dienst (Decos) Autorisatie-aanvraagformulier bij de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) voor een additionele GBA-V aansluiting Aansluitvoorwaarden DigiD voor groepsaansluitingen: afnemer - leverancier Aansluitvoorwaarden DigiD voor groepsaansluitingen: afnemers Deze overeenkomsten moeten worden geretourneerd naar VNG Realisatie, met uitzondering van: het aanvraagformulier van de RvIG. Deze moet naar het RvIG worden opgestuurd, waarna zij gegevens verschaffen. Deze gegevens moeten vervolgens worden doorgegeven via een (beveiligd) online formulier. de aansluitvoorwaarden Digid voor groepsaansluitingen: afnemers. Deze moet geretourneerd worden aan Logius. Het adres staat onderaan het document. VNG Realisatie 8

9 4.4. Testomgeving VNG Realisatie heeft een testomgeving gecreëerd, waarin gemeenten een fictieve verhuizing en/of emigratie kunnen doorgeven in de gemeente Turfbrug. Ook kunnen zij deze test-aangfite vervolgens ophalen in het testportaal. Op die manier ziet de gemeente precies wat de inwoner en wat de gemeentemedewerker(s) uiteindelijk doorlopen. Het is daarnaast een handige omgeving om medewekers wegwijs te maken In productie Zodra de overeenkomsten zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon namens de gemeente en alles door VNG Realisatie is ontvangen, wordt het aangifteformulier voor de betreffende gemeente ingericht. Voordat de gemeente zichtbaar wordt voor haar inwoners, loopt de gemeente het formulier door, om te zien of alle opties goed staan en de aangifte netjes in het portaal verschijnt. Klopt alles van de onderstaande checklist? Gefeliciteerd! Met een seintje richting de leverancier verschijnt het formulier in de gemeentekeuzepagina en kunnen inwoners hun verhuizing doorgeven. De verschillende opties (zie 4.1) zijn correct doorgevoerd in het formulier De aangifte verschijnt in het portaal en kan worden gedownload De aangever ontvangt een bevestiging in de Berichtenbox 4.6. Tot slot Natuurlijk is het belangrijk dat de gemeente interne werkafspraken maakt over het afhandelen van de aangiften voordat het formulier beschikbaar wordt voor inwoners. VNG Realisatie 9

10 Meer informatie Telefoon: Forum: Landelijke Online Diensten Forum VNG Realisatie Nassaulaan 12 Den Haag Postbus 30435, 2500 GK Den Haag