Innovatief Organiseren- de kracht van structuur. Vanessa De Mulder- 8 maart 2018

Transcriptie

1 Innovatief Organiseren- de kracht van structuur Vanessa De Mulder- 8 maart 2018

2 Woonzorggroep GVO

3 Onze uitdagingen Uitdagingen van de technische en facilitaire diensten Uitdagingen van Woonzorggroep GVO/ouderenzorg Efficiëntieverhoging Klantenservice Kwaliteitsbewaking Kostenbeheersing Transmurale rol, inzet van middelen (personeel en financieel) Rol in de thuisomgeving Hoge turnover WZC Beperkte beschikbaarheid van deskundig (zorg)personeel- war on talent Mondigheid/verwachting en netwerk van onze cliënt en zijn omgeving Wachtlijsten beperkt Accreditatie- indicatoren Negatieve beeldvorming/imago ouderenzorg Ethische uitdagingen PVF? - Beperkte overheidsmiddelen Investeringen in technologische innovatie en ICT

4 Maar ook Duurzame inzetbaarheid van medewerkers Van lifetime employment naar employability Rol van de netwerken (eerstelijnszones, ziekenhuisnetwerken, ) uitdagingen geformuleerd in een strategisch kader

5 Innovatie binnen Woonzorggroep GVO - Innovatie & Ontwikkeling faciliteert onze gastvrije zorg - Innovatief ondernemerschap als waarde binnen Woonzorggroep GVO - Innovatie & Ontwikkeling als beleidsrol in alle voorzieningen, overkoepelend gedragen door beleidsteam - Technologische innovatie- vb. Medeye

6 Kracht van Structuur Structuur kan in termen van organisatie, maar ook departement, team en zelfs functies of rollen We leven in een VUCA wereld- It s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change. Recent onderzoek- Dave Ulrich- Victory Through Organisation Risico: Uitdagingen en strategie vanuit de beperkingen van bestaande structuur Silo s- piramide- scheiding tussen denken en doen Technologische innovatie vereist sociale vernieuwing- de meeste innovaties hebben ook een sociale dimensie Geknipte processen

7 Inspiratie Agile Organisatiedesign ING, Story Me, Spotify Evidence based- moderne sociotechniek- IAO Ontwerplogica vanuit de sociologie Synergie tussen kwaliteit van organiseren en kwaliteit van arbeid Flanders Synergy Maar ook: Holocracy, Sociocracy,

8 Agile- Freedom within the framework DNA Structuur Leiderschap Mindset Alignment Efficiëntie

9 Canvas IAO

10 Aan de slag Drang en dwang- visie, kader: Strategie team doelstellingen Uitdagingen van departement of dienst Een goede case heeft een duidelijke probleemstelling: er is een drang (goesting om nieuwe opportuniteiten te benutten) en een dwang (bedreigingen vanuit de omgeving) om structureel anders te werken Ontwerpoefening kan gebeuren voor een hele organisatie, maar ook voor departement, team of rol of functie- Hoe? Maak de ontwerpvraag duidelijk! Haal je organisatie door de VUCA filter Processen in kaart Onderscheid tussen je primaire proces en je ondersteunende, regelende processeneerst plakken en daarna knippen Bepaling van prestatie- en order criteria

11 Onze aanpak fase 1- vlakke organisatie - MDT Bewoner Teamcoördinatoren worden woonzorgcoörd. en stemmen zorg- en dienstverlening af ifv de gebruiker. Keuze voor de agogische benadering vanuit het fundament van zorgethiek Zorgethiek wordt een coördinerende functie in de voorzieningen Medewerker Functie van zorgcoördinator verdwijnt en hierdoor verdwijnt ook 1 managementlaag GVO-management ondersteunt en voedt medewerkers en coördinatoren doorheen transitie en innovatie Medewerkers met referentiefuncties worden gecoördineerd ifv innovatie en ontwikkeling Organisatie Vlakke organisaties met 3 niveaus in lijn : directie coördinatoren - medewerkers GVO-management participeert aan lokale DC Aanstellen van een coördinator innovatie en ontwikkeling Directie zet coachend in op medewerkers, bewoners (zorgq) en netwerkzorg. RVB - commissies

12 Onze aanpak- fase 2 Strategy before structure integrale ontwerpoefening vanuit de vraag: welke organisatiestructuur faciliteert onze strategie? Organisatie- ontwerp met als kenmerken meer autonomie & resultaatverantwoordelijkheid van teams en medewerkers en betere samenwerking tussen de onderdelen (medewerker- teamsleidinggevenden- organisatie- koepel)

13 Onze aanpak- fase 2 Teamsimulatieoefening- functioneel en stroomsgewijs organiseren; focus op kwaliteit van organiseren en kwaliteit van arbeid Symptoom analyse Aan de slag met ontwerpen (proces)- wat moeten wij georganiseerd krijgen Processen in kaart brengen- primaire processen! Sorteercriteria (via kruispunt) + toepassen op eigen processen Opmaken van een swimming lane Opmaak van diverse ontwerppistes op basis van de diverse sorteercriteria en blauwdruk van de ideale organisatiestructuur

14 Effect Efficiëntieverhoging Klantenservice Kwaliteitsbewaking Kostenbeheersing Medewerkers met referentiefuncties worden gecoördineerd Functies worden gedeeld over voorziening heen Expertise stroomt door tussen voorzieningen Zorg- en dienstverlening afgestemd ifv de gebruiker. End to end verantwoordelijkheid Kwaliteit verantwoordelijkheid van hele organisatieniet enkel van de cel kwaliteit Zorgschakels leggen de link tussen zorgpraktijk en kwaliteit- medewerkers zien impact van hun eigen rol of bijdrage Overheadkosten Zinvolle inzet van middelen door de end to end verantwoordelijkheid Combinatie van ankerpunten met centrale stimulans Delen van expertise

15 Tot slot Geen OF verhaal- stem af op de behoeften van je organisatie Onderschat de impact van je organisatiestructuur niet Wees realistisch als je ermee aan de slag gaat- mag je ontwerpvraag duidelijk, zorg voor een ontwerpteam en weet dat er meerdere opties zijn; trial and error!

16