Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO 45001

Transcriptie

1 Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO 45001

2 Stap 1: PLAN Wil jij je organisatie naar de nieuwe ISO norm brengen? Maak kennis met ons handige vierstappenplan volgens de plan-do-check-act cyclus* en wees ervan verzekerd dat je niets over het hoofd ziet. Bestudeer de nieuwe ISO norm Voordat je begint met de invoering van het veiligheidsmanagementsysteem volgens ISO is het verstandig om de norm en normeisen goed te bestuderen. Kijk niet alleen naar de norm zelf, maar probeer ook via andere kanalen informatie te krijgen over de werking van het veiligheidsmanagementsysteem. Daarbij kun je denken aan Maak een plan van aanpak De invoering van een veiligheidsmanagementsysteem begint met een duidelijk plan van aanpak. Hierin beschrijf je welke stappen er moeten worden genomen inclusief de fasering en de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen. Houd rekening met mijlpalen en de hierbij horende output. Houd er ook rekening mee dat verschillende activiteiten gezamenlijk worden uitgevoerd. Daarnaast is het van belang om te kijken naar de raakvlakken met het kwaliteits- en milieumanagementsysteem. Raakvlakkenmanagement is een onmisbaar principe in elk managementsysteem. Daarbij kan het gaan om interacties tussen het aankoopproces en de uitvoering, maar ook tussen het personeel en de uitvoering. Ook is een ploegenwissel een belangrijk moment voor het doorgeven van relevante informatie op het gebied van veiligheid, denk daarbij aan de raakvlakken tussen ploeg 1 en ploeg 2. Het plan van aanpak voor de implementatie/aanpassing van het veiligheidsmanagementsysteem geeft een overzicht van de acties die nodig zijn om het veiligheidsmanagementsysteem te implementeren. Een projectorganisatie is onderdeel van dit plan. Communicatie is in deze implementatiefase heel belangrijk. Zorg ervoor dat je helder en duidelijk communiceert over mijlpalen en het verloop van de implementatie. Zo draag je op een positieve manier bij aan de participatie van medewerkers. *) De plan, do, check, act -cyclus is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing ontwikkeld door William Edwards Deming. Dit principe gaat ervan uit dat een hogere kwaliteit in je organisatie vraagt om een continue reeks van geplande acties, het ten uitvoer brengen van geplande acties, het checken of de resultaten van de acties zijn zoals beoogd, en het bijsturen of bijstellen van de uitvoering of plannen naar aanleiding van de checkresultaten. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

3 Met behulp van werkgroepen kun je de nieuwe ISO daadwerkelijk invoeren. Zij zorgen voor het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en formulieren. Richt een stuurgroep en werkgroepen op De projectstructuur bestaat meestal uit een stuurgroep met een coördinator en daaronder verschillende werkgroepen. De stuurgroep rapporteert aan het management, of leden van het managementteam zitten in de stuurgroep. De stuurgroep houdt toezicht op de voortgang van het implementatieproject ISO Soms kan het nodig zijn om de implementatie van het veiligheidsmanagementsysteem ISO bij te stellen, bijvoorbeeld door bijkomende middelen ter beschikking te stellen. De stuurgroep zal hierover beslissen op basis van de voortgang die zij op dat moment ziet. Zij is ook verantwoordelijk voor de communicatie over de implementatie en de bereikte mijlpalen. De daadwerkelijke uitvoering van het project van implementatie van ISO gebeurt door werkgroepen. Werkgroepen zijn verantwoordelijk voor het opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies en formulieren. Een werkgroep bestaat uit een lid van de stuurgroep en medewerkers die direct bij de materie betrokken zijn. Werkgroepen kunnen zich richten op de volgende thema s: personeel en organisatie, het managementproces, productie, onderhoud, communicatie, risicoanalyse en risico-evaluatie. Ontwerp een veiligheidsbeleid en stel veiligheidsdoelstellingen op Het veiligheidsmanagementsysteem moet deel uitmaken van de missie en visie van de organisatie. De missie en visie zijn gebaseerd op de normen en waarden van de organisatie. Door te brainstormen komt de directie tot normen en waarden waarop je het veiligheidsbeleid kunt baseren. Je kunt ook een externe instantie opdracht geven om met een voorstel te komen voor het veiligheidsbeleid. Dit voorstel wordt besproken met het management, eventueel aangepast, en beoordeeld op conformiteit met de missie en visie van de organisatie. Deze stappen zorgen ervoor dat het veiligheidsbeleid daadwerkelijk een onderdeel wordt van de missie en visie van de organisatie. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

4 De Gap-analyse is een hulpmiddel om de zwakke punten in het veiligheidsmanagementsysteem te identificeren en een realistische schatting te maken van de zaken die nog moeten gebeuren om te voldoen aan de eisen van de nieuwe ISO Kiest het management ervoor om zelf te brainstormen? Dan zijn de volgende vragen van belang: Welke activiteiten bevat ons veiligheidsmanagementsysteem (scope, norm par. 4.3)? Wie zijn onze belanghebbenden (4.2) en wat zijn hun behoeften en verwachtingen op het gebied van welzijn, Binnen welke context werkt ons managementsysteem (4.1)? Wat zijn de risico s en kansen van het managementsysteem (6.1)? Op basis van deze brainstormsessie wordt het veiligheidsbeleid opgesteld. De veiligheidsdoelstellingen worden door het management geformuleerd op basis van het veiligheidsbeleid en zijn dus afhankelijk van wat de organisatie wil bereiken op het gebied van veiligheid. Voer een Gap-analyse of nulmeting uit: Bij de start van de invoering van het veiligheidsmanagementsysteem gebaseerd op ISO wil je graag zicht hebben op de huidige en gewenste situatie binnen de organisatie. Het verschil hiertussen is een gap. De analyse van de gewenste situatie ten opzichte van de huidige situatie noem je dan ook de zogeheten Gap-analyse of nulmeting. Met behulp van deze analyse kun je het verschil tussen de normeisen en de huidige situatie in kaart brengen. Het belangrijkste doel van de Gap-analyse of nulmeting? Vaststellen in hoeverre het veiligheidsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van de norm ISO Met een Gap-analyse of nulmeting kun je het bestaande veiligheidsmanagementsysteem vergelijken met de normeisen van de nieuwe ISO Je kunt de analyse ook gebruiken om de veranderde eisen vanuit de nieuwe ISO naast de OHSAS te leggen. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

5 Wat zijn de voordelen van een Gap-analyse? Market Share You want to be here You are here De Gap-analyse legt hiaten in het bestaande veiligheidsmanagementsysteem bloot en zorgt ervoor dat je een gericht plan van aanpak kunt opstellen. Zwakke punten in het veiligheidsmanagementsysteem worden zichtbaar, zodat je een realistische schatting kunt maken van de stappen die je nog moet nemen om te voldoen aan de eisen van ISO Gap Analysis Time Als er veel tekortkomingen zijn weet je precies wat je moet verbeteren voordat de certificatie audit kan plaatsvinden. De Gap analyse kijkt ook naar de naleving van de welzijnswetgeving. Daardoor weet je meteen of de organisatie wel of niet voldoet aan de relevante wet- en regelgeving op dit terrein. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

6 Stap 2: DO Ontwikkel de vereiste systeemelementen en implementeer het managementsysteem Als het duidelijk is wát er moet gebeuren kun je concreet beginnen met het doorvoeren van het nieuwe managementsysteem. Dit begint met het beschrijven van de processen. Breng processtappen in kaart en werk de nodige in- en output uit met de bijbehorende middelen zoals (stuur)informatie, risico s en kansen. Besteed ook aandacht aan werkinstructies en formulieren; vernieuw deze of pas bestaande aan. Het is belangrijk dat je dit soort gedocumenteerde informatie begrijpelijk en toegankelijk maakt, zodat het makkelijk te gebruiken is door anderen. Tijdens de implementatiefase is het van belang dat je een identificatie van de wetgeving uitvoert zodat jouw organisatie zicht krijgt op de wet- en regelgeving. Daarna is het tijd om in een projectplan vast te leggen hoe je deze inventaris gaat actualiseren en hoe je periodiek gaat controleren of de organisatie voldoet aan de wet en regelgeving. Daarbij moet je ook de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) vastleggen. Gaandeweg het traject is er genoeg tijd om de competentie-eisen verder uit te werken. Op basis van het projectplan kan de stuurgroep de werkzaamheden opvolgen en eventueel bijsturen waar dat nodig is. Zorg voor voldoende middelen voor de implementatie wat betreft kennis en tijd In de projectplanningsfase is al aandacht aan het tijdsaspect besteed. Je kunt overwegen om externe deskundigen in te schakelen voor de implementatie/aanpassing van het veiligheidsmanagementsysteem naar de nieuwe ISO Een externe consultant kan ondersteuning bieden bij de implementatie. Je kunt gebruikmaken van zijn/haar deskundigheid en ervaring. Bovendien hebben buitenstaanders vaak meer overtuigingskracht. Het nadeel is dat zij zich eerst moeten inwerken in de organisatie en minder vertrouwd zijn met de organisatie dan interne professionals. Daarnaast verlies je de participatie van eigen medewerkers wanneer je kiest voor externe consultants. Het is afhankelijk van jouw organisatie en de organisatiecultuur welke aanpak in dit geval het beste is. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

7 Tijdens de implementatiefase is het van belang dat je het veiligheidsbewustzijn bij medewerkers vergroot. Daarbij mag je ook onderaannemers niet vergeten. Veiligheid moet binnen de gehele organisatie topprioriteit krijgen. Een interne auditfunctie mag daarbij niet ontbreken... Leid interne auditors op voor veiligheid en voer interne audits uit Interne auditors moeten kennis verkrijgen over de nieuwe norm ISO en over auditvaardigheden. Het is raadzaam om niet te lang te wachten met het opstellen van een auditprogramma en het uitvoeren van interne audits. Je hoeft daarbij niet te wachten tot het hele veiligheidsmanagementsysteem ISP af is. Integendeel: begin zo vroeg mogelijk met het opleiden van auditors en het uitvoeren van interne audits op basis van de nieuwe ISO Dit ondersteunt de implementatie en verhoogt de betrokkenheid van medewerkers bij het veiligheidsmanagementsysteem. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

8 Stap 3: CHECK Stap 4: ACT Overweeg om een pré-audit uit te voeren Om te toetsen of het veiligheidsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van ISO Kun je een pré-audit uitvoeren. Hiermee kun je (laten) beoordelen of je organisatie klaar is voor certificatie. Laat de certificatieaudit plaatsvinden Het is belangrijk om je te realiseren dat het veiligheidsmanagementsysteem drie maanden vóór de certificatieaudit ingevoerd moet zijn. Controleer voorafgaand aan de certificatieaudit of de volgende zaken zijn geregeld: Is de directiebeoordeling uitgevoerd? Zijn de interne audits uitgevoerd? Is er een auditplanning aanwezig? Zijn de veiligheidsdoelstellingen vastgesteld? Is er een actieplan aanwezig? Is de naleving van de wetgeving beoordeeld? Stuur bij op basis van de pré-audit en de certificatieaudit Tijdens de certificatieaudit, maar ook tijdens eigen controles komen vaak tál van aandachtspunten naar voren waar je direct mee aan de slag kunt. Leerzame situaties zijn onder andere: interne audits werkplekinspecties veiligheidsinspecties en meldingen/klachten over veiligheidsproblemen ongevallen of bijna ongevallen observaties Aan jou de uitdaging om deze verbeterpunten om te zetten in een concreet actieplan! Bij goed gevolg van de certificatieaudit ontvangt jouw organisatie een certificaat voor een periode van drie jaar. Tussentijds worden er toezichtsaudits ingepland. Zo ga jij in 4 stappen naar de nieuwe ISO

9 V-Kam Education 13 juli 2018 Bron: auteur Jan Dillen / bewerkt door Lyjanne Bonsink-Kroek Deze whitepaper is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. V-Kam Education behoudt zich het recht voor zonder enige verplichtingen naar of ten opzichte van derden aanpassingen aan deze whitepaper door te voeren. Volg ons, like ons Ben je enthousiast over onze opleidingen en cursussen en blijf je graag op de hoogte? Volg ons dan op Twitter en LinkedIn. En like ons op Facebook. We spreken elkaar! AVG PROOF