ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WERKHUIS OOSTENDE

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER WERKHUIS OOSTENDE EN WERKHUIS WEVELGEM Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Elektromechanica en Telematica Mobiliteit en Openbare Werken C1 Medewerker Werkhuis Oostende, Cockerillstraat Oostende of Werkhuis Wevelgem, Kortrijkstaat Wevelgem Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid streeft naar een veilige, duurzame en betaalbare mobiliteit voor alle weggebruikers in Vlaanderen. Het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) werkt daarom elke dag aan een veilig, vlot en leefbaar verkeer. Ze zorgt voor de aanleg en het onderhoud van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen onder haar beheer. De afdeling Elektromechanica en Telematica (EMT) maakt deel uit van het Agentschap Wegen en Verkeer en staat in voor de realisatie, het beheer en het onderhoud van de elektromechanische en telematicatoepassingen langs wegen en waterwegen, zoals: de teletransmissie-, afstandsbewakings- en afstandsbedieningsinstallatie; de telecommunicatienetwerken van het Vlaams Gewest; de elektromechanische uitrustingen van het autosnelwegen- en gewestwegennet (TVbewaking, praatpalen, telposten, weerstations, dynamische route-informatiepanelen, handhavingssystemen zoals roodlicht-/snelheidscamera s, Weigh-in-Motion, trajectcontrole, digitale vrachtwagensluizen ); de elektromechanische uitrustingen van en langs de waterlopen (bruggen, sluizen, stuwen, pompstations, riviersignalisatie, roosterinstallatie ); de elektromechanische uitrusting van sommige gebouwen van de Vlaamse overheid. De afdeling telt een 200-tal personeelsleden, levert kwaliteitsvolle ondersteuning aan interne en externe klanten en is ISO 9001:2008 gecertificeerd. Binnen de afdeling EMT zorgen de verschillende werkhuizen voor een goede opvolging van de onderhoudscontracten met aannemers voor kunstwerken (zoals bruggen, sluizen, stuwen, ). Het eigen onderhoudspersoneel voert ook zelf onderhoud, herstellingen en dringende tussenkomsten uit. Alle werkhuizen hebben een magazijn met reserveonderdelen en een werkplaats. Je wordt tewerkgesteld als administratief medewerker in het team Kunstwerken West. 1

2 Jouw taak bestaat erin om twee werkhuizen, werkhuis Oostende en werkhuis Wevelgem, te ondersteunen op administratief vlak. JE TAKENPAKKET Als administratief medewerker van het werkhuis bestaat jouw hoofdtaak uit het administratief ondersteunen van het werkhuis Oostende én het werkhuis Wevelgem. Je rapporteert aan de werkhuisverantwoordelijke en voert allerlei administratieve taken uit ter ondersteuning van de werking van de 2 werkhuizen. Tot jouw takenpakket behoort: - postregistratie en verzending; - telefoons beantwoorden en doorschakelen; - magazijnbeheer: bijhouden van materiaallijsten, doorgeven wanneer er materiaal moet bijbesteld worden, bons ingeven in het programma, enz.; - facturatie: facturen ingeven, creditnota s opvragen aan leveranciers; - aanmaken van declaraties/onkostennota s; - logistieke ondersteuning aan de personeelsleden: bestelling werk- en beschermkledij, logistiek materiaal, treintickets, ; - personeelsadministratie voor de personeelsleden: aanvullen lijst overuren, ingeven ziekteverlof en allerlei afwezigheden, arbeidsongevallendossiers mee opmaken, ; - wagenparkbeheer: bijhouden autokeuring dienstwagens, ; - meewerken aan de realisatie van preventieplannen; - bijhouden van het EHBO-materiaal en eerste hulp toedienen bij kleine verwondingen; - bijwonen van de teamvergaderingen en het verslag hiervan opmaken. In jouw functie is goed organiseren belangrijk en dit vooral op het gebied van: - informatieverzameling en verwerking, - informatiebeheer, - dossierbehandeling ondersteunen, - opstellen van documenten, - ondersteunende taken, - post, onthaal en telefonie, - agendabeheer. Deze deelgebieden worden hieronder verder uitgewerkt: 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk op internet Bijhouden van de map met personeelsgegevens van personeelsleden van het werkhuis Oostende en Wevelgem Bijhouden van de map met gegevens over de gevaarlijke stoffen in het Werkhuis Oostende Bijhouden van de verzameltabel van alle opmerkingen en gebreken van alle onderhouden kunstwerken in West-Vlaanderen Bijhouden van de lijsten van de persoonlijke uitrusting, werk- en beschermkledij, van de personeelsleden van het werkhuis Oostende en werkhuis Wevelgem Actualiseren van de lijsten van de reservematerialen op de kunstwerken, op vraag van de projectingenieur Opvolgen van de bemerkingen betreffende het werkhuis Oostende en werkhuis Wevelgem, gemaakt tijdens de veiligheidsrondgangen van de GDPB 2

3 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een eigen klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken, Klasseren van documenten, rapporten en naslagwerken Verslagen van (team)vergaderingen archiveren De nodige documenten voorbereiden en ter beschikking stellen voor de aanvang van de teamvergaderingen Documenten en informatie m.b.t. (team)vergaderingen op de pc bewaren in een geordend systeem De stock van bureaubenodigdheden en verbruiksproducten bijhouden en voorraad tijdig aanvullen via de logistieke cel van de afdeling EMT Eigen lijst met telefoonnummers up-to-date houden 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Administratief opvolgen van vragen met hierbij het opvolgen van de timing en het tijdig versturen van documenten; bv. m.b.t. de contracten m.b.t. het beheer van het gebouw of m.b.t. kredietaanvragen Voorbereiden van documenten die aan interne klanten dienen te worden overgemaakt: boekhouding, personeelsdienst, Opvolgen van de contracten m.b.t. het gebouw (ISS, Midera, deurmatten, ) 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling (in Word) of lijsten (in Excel), bv. lijsten werk- en beschermkledij, lijsten met reservematerialen op kunstwerken, Opstellen van de vergaderagenda en uitnodigingen, verzorgen van het verslag en de notulen van de teamvergadering van het werkhuis Oostende en Wevelgem Aanmaken van kredietaanvragen en opvolging van de facturatie met behulp van de toepassing K3 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Actualiseren van de technische documentatie in het Werkhuis Oostende en werkhuis Wevelgem Bijhouden en tijdig vernieuwen en aanvullen van de inhoud van de EHBO-kits Assistentie verlenen bij de opmaak van het intern noodplan Assistentie verlenen bij de realisatie van het Globaal Preventieplan en het Jaarlijks Actieplan m.b.t. preventie en welzijn op het werk Bijhouden en aanpassen van de lokale veiligheidssignalisatie Regelmatig een evacuatieoefening organiseren in het werkhuis Oostende en werkhuis Wevelgem Opvolgen van de administratieve verplichtingen van de personeelsleden van het werkhuis 3

4 Oostende en werkhuis Wevelgem Eerste hulp toedienen en noteren/bijhouden in een register van de verstrekte eerste hulp bij een ongeval Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen zorgen voor drank en broodjes. 6. POST Opvolgen van het sorteren en verdelen van de post (ook digitaal) teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken en adresseren) Briefwisseling van de leidinggevende doorsturen Tijdschriften of brochures verspreiden Toewijzen van de ontvangen post of pakketjes aan de juiste persoon Digitale postregistratie verzekeren Tekenen voor ontvangst van een aangetekende zending of oproepen van de leidinggevende wanneer een aangetekende zending wordt afgeleverd 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het werkhuis. Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Aanbieden van drankjes aan bezoekers Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende teneinde bij te dragen tot een goed beheer van zijn tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van vergaderzalen Bij agendawijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs in een administratieve richting. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kan vlot werken met een pc en de courante softwarepakketten (MS Office: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint). 4

5 BIJKOMENDE VOORWAARDEN EN VERWACHTINGEN Je kan reeds een eerste ervaring aantonen in een administratieve functie. Werkervaring binnen een overheidsinstantie is een troef. Je hebt een EHBO-opleiding gevolgd (of je bent bereid dit snel te verwerven). Je bent bereid snel kennis te verwerven van de gebruikte programma s, zoals Orafin, Vlimpers, K3, e-delta, postregistratie,... Je bent flexibel en kunt zelfstandig werken. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken 5

6 - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot 26 maart Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van de referentie, bij voorkeur per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post naar de afdeling Personeel en Logistiek t.a.v. Eefje Bijl, Team HRM, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij de kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. SELECTIEPROCEDURE Cv- en briefselectie Verkennende gesprekken (indien meer dan 7 kandidaten weerhouden op basis van cv en motivatiebrief) Interview met de jury, case en computergestuurde redeneertesten ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. 6

7 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privé-ervaring kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 9 jaar). Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Frederik Merlyn, werkhuisverantwoordelijke Tel.: 059/ frederik.merlyn@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kun je terecht op de of kun je contact opnemen met Sofie Clauw, teamverantwoordelijke team Personeelsadministratie EMT Tel.: 03/ sofie.clauw@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Eefje Bijl, intern consultant HRM Tel. : 02/ eefje.bijl@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar 7