1 Opening, mededelingen en vaststellen agenda

Transcriptie

1 CONCEPT NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING DATUM 22 maart 2011 VERSLAGDATUM 1 juli 2011 AANWEZIGE BESTUURSLEDEN Françoise Cardoen (notulist) Erik Knarren Jos van de Linden Pierre van Mouche Jan Steins Michel Steins José Strikers AANWEZIGE LEDEN Zie separate presentielijst AGENDA 1 Opening, mededelingen en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering om 20uur en heet iedereen van harte welkom op de 42ste Algemene Leden Vergadering (verder genoemd ALV) van de zwemvereniging Watervrienden Geleen. Net zoals vorig jaar wordt gebruik gemaakt van een projector waarmee het actuele onderwerp op het scherm wordt toegelicht. Alle stukken die tijdens de ALV worden besproken, zijn op de website van de vereniging gepubliceerd (in pdf formaat). Papierafdruk wordt geregeld op aanvraag voor leden die geen internet hebben. De voorzitter stelt de agenda van deze avond voor aan de leden; er worden geen aanpassingen in aangebracht. 2 Binnengekomen stukken en mededelingen Er zijn geen binnengekomen stukken en/of mededelingen. 3 Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 16 maart 2010 Tekstueel Er zijn geen opmerkingen sinds 1 april 2010, datum wanneer de notulen van de 41e algemene ledenvergadering op de website gepubliceerd werden. Het verslag wordt daarom goedgekeurd en formeel afgetekend door de voorzitter en de secretaris. Het goedgekeurde exemplaar zal op de website van de vereniging worden gepubliceerd. Naar aanleiding van de notulen Er zijn geen op- of aanmerkingen. Voortgang acties Exploitatie overzicht 2010: posten 14 openstaande rekeningen en post 15 bankmutaties opnemen in andere posten. Is gebeurd. Uitzoeken maximale vergoeding verzekeringmaatschappij in geval van een ongeval. Alle formeel geregistreerde leden zijn verzekerd via de Sportbond. We hebben een kopie van de polis collectieve ongevallenverzekering van de Nederlandse Culturele Sportbond gekregen. De polis is nu gepubliceerd op onze website (zie onder Leden informatie bij Huishoudelijk reglement ). De vergoedingsbedragen zijn in de polis vermeldt. Contributie losse zwemmers in algemeen reglement aanpassen Geen beperking meer voor aantal keren los zwemmen: 3 keer per kwartaal wordt opgeheven. Is gebeurd / aangepast. Bij de rondvragen in 2010 vroeg Marlies Peters hoe de baddienst op de donderdag avond (voor de senioren) georganiseerd moet worden. Het bestuur heeft hierover een vergadering gehouden en besloot om de baddienst op de donderdag avond te beëindigen. De reden hiervoor is dat het aantal 1

2 leden op de donderdag avond beperkt is, waardoor een controle niet meer nodig is (de leden kennen elkaar). Aanmelding wedstrijdploeg voor de 1ste LZK Is gebeurd. Alle punten van de ALV 2010 zijn gerealiseerd. 4 Jaarverslagen De voorzitter geeft toelichting (via een power point presentatie) over de verschillende verslagen die al meer dan een maand gepubliceerd zijn op de website. Jaarverslag Bestuur terugblik 2010 Watervrienden Geleen gebruikt Twitter sinds juli Via twitter.com/wvgeleen kun je informatie lezen over WVG (nieuws, agenda, enz.). Pierre vraagt de leden om feedback over deze media, wat de leden ervan vinden. Joyce Nieling wil weten hoe makkelijk de informatie link werkt (als je erop klikt). Het bestuur zal dit onderzoeken. Afmeldingen via de website: Saskia van Lent merkt op dat de reden van afmelding niet nodig is voor de trainers van de wedstrijdploeg. Het voegt niks toe. Dit klopt, de reden voor een afmelding is overbodig voor de wedstrijdploeg maar is soms wel belangrijk voor de lessen op zondag: bijvoorbeeld als een kind een gebroken arm heeft dan weet de TC dat het kind een aantal weken afwezig zal zijn. Afmeldingen bij de wedstrijdploeg dienen liefst vóór 17uur te gebeuren, dan weet de trainer nog op tijd wie niet komt en hij / zij kan de planning aanpassen. De afmeldingen via de website werken goed: de meeste leden gebruiken de website of zich netjes op tijd af te melden. Jaarverslag Financieel De voorzitter geeft toelichting over de meevallers en de tegenvallers. Er zijn verder geen opmerkingen van de leden. Jaarverslag Technische Commissie Jos van der Linden geeft toelichting over het jaarverslag van de TC. Er zijn geen verder ook geen opmerkingen van de leden. Jaarverslag Wedstrijd Commissie Erik Knarren geeft toelichting over het jaarverslag van de WC. Er is een groei aan de onderkant van de wedstrijdploeg (met een aantal nieuwe jonge leden in baan 1 en 2) wat positief is voor de ploeg; Het jaarlijks feest van de wedstrijdploeg is een succes geweest: de opkomst was groot (75% van de leden). Het feest begon met een speurtocht in de namiddag en de uitkering vond plaats eerder in de avond zodat de jongste leden op tijd naar huis konden. Joyce Nieling merkt op dat, op donderdag, tijdens de vakantie, de opkomst heel laag is: tijdens de carnavalvakantie waren er 4 trainers voor 5 kinderen! Erik vindt dit ook niet prettig voor de trainers. Het is de reden waarom het eerste uur op de donderdag, tijdens vakantie periodes, is komen te vervallen. In principe is er ook geen training op de donderdag tussen kerst -en nieuwjaar. De 4 verschillende jaarverslagen worden zonder op- en/of aanmerking goedgekeurd door de aanwezige leden. 5 Exploitatieverslag 2010 Dion Daemen geeft als opmerking dat de reservering voor het jubileum niet als kostenpost geboekt mag worden. De reservering hoort dus niet bij een exploitatie overzicht. Dion is ook niet helemaal tevreden met de presentatie van het exploitatieverslag (o.a. openstaande rekeningen). Het moet duidelijker worden gemaakt voor de leden. Dion stelt voor om een avond de penningmeester te helpen met dit overzicht. Het bestuur bedankt Dion voor zijn inbreng / inzet en zal hier begin 2012 gebruik van maken. 2

3 Acties voorsponsoring: Dion vraagt het bestuur of de vereniging nog sponsorinkomsten krijgt? De vereniging heeft op dit moment geen inkomsten van sponsors omdat het Duikertje niet meer gedrukt wordt. Het verwijderen van het Duikertje bespaart daarentegen wel weer veel kosten. Er zijn wel andere acties ondernomen om aan sponsorgeld te komen, bijvoorbeeld Jan Linders Club Spaar Actie (WVG is geselecteerd met 3 andere sportverenigingen) en de Grote Club Actie. Onze vereniging heeft op dit moment geld over maar iedere cent zal in de toekomst hard nodig zijn voor de zwemopleidingen van onze kader: een opleiding voor opleiders kost op dit moment circa 2.000,- hetgeen voor een vereniging praktisch onbetaalbaar is! 6 Bevindingen Kascontrole Commissie 2010 In 2010 bestond de kascontrole commissie uit Carla Linssen en Joyce Nieling met Ron Smeets als reserve. Carla en Joyce hebben het verslag geheugen dat de financiën ook dit jaar in orde zijn. Pierre vraagt aan de leden om dit goed te keuren. De leden geven hun goedkeuring en op grond daarvan wordt de Penningmeester decharge verleend voor het gevoerde beleid. 7 Benoeming Kascontrole Commissie 2011 De voorzitter bedankt Carla en Joyce voor hun inspanningen. Carla is aftredend. Pierre geeft de leden extra toelichting over doel, taken en planning van de commissie. Daarbij vraagt hij wie de kascontrole in 2011 wil doen. Er zijn twee kandidaten: Joyce Nieling en Ron Smeets. De leden gaan akkoord met de benoeming van Joyce en Ron; Paul Vonchen meldt zich als reserve. 8 Jaarplanning 2011 De activiteiten (excl. activiteiten van de Wedstrijdploeg) zijn vermeld op de website van de vereniging. 9 Voorgestelde besluiten Het bestuur stelt twee voor aan haar leden: Ledencontributie: 2 jaar geleden is de structuur van de ledencontributie veranderd om meer inzicht te krijgen en om het systeem soepeler te laten verlopen. De leden waren hiermee tevreden en de verandering is positief ervaren door hun. Er komt in 2011 geen aanpassing van de ledencontributie. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) Het bestuur werd benaderd door Rudy Tuik voor een gratis RI&E. Rudy volgt op dit moment een cursus HVK (hogere veiligheidskunde) en vanuit zijn jarenlange ervaring bij DSM, o.a. met Arbo en veiligheid wil hij stage lopen bij de WVG = RI&E uitvoeren. De leden zijn positief over dit voorstel. Een evaluatie van de RI&E zal worden gepresenteerd aan de leden tijdens de ALV in Ook zullen de bevindingen, indien nodig, geventileerd worden richting LACO / Glanerbrook. Laura de Jong wil graag, als trainster van de wedstrijdploeg, op de hoogte worden gebracht van de veiligheidsregels in -en rond het bad. Erik zal Laura de informatie opsturen. De voorzitter vraagt de leden of er bezwaar is of opmerkingen. De leden kunnen zich goed terugvinden in de 2 voorgestelde besluiten. De besluiten worden dus goedgekeurd door de aanwezige leden. 10 Begroting 2011 Jan Steins geeft toelichting. Jan verwacht lagere inkomsten in 2011 vanwege het dalende aantal leden. De vereniging zal ook een deel van de subsidie 2010 in 2011 terug moeten betalen waardoor we dit jaar minder subsidie zullen krijgen. De uitgaven voor de wedstrijdploeg zijn hoger dit jaar omdat we hopen een jeugdkamp te kunnen organiseren! De voorzitter vraagt of iedereen akkoord is met de begroting Er zijn geen opmerkingen en/of vragen; de begroting 2011 wordt goedgekeurd. 3

4 11 Samenstelling en verkiezing bestuur De volgende functies zijn aftredend: Secretaris (Françoise Cardoen verkiesbaar) Technische commissie (Jos van der Linden verkiesbaar) Algemeen bestuurslid (José Strikers verkiesbaar) Er zijn geen andere kandidaten en er zijn geen bezwaren voor herbenoeming van bovenstaande bestuursleden. De drie functionarissen worden derhalve opnieuw benoemd voor de periode van 3 jaar. 12 De Huisstijl van Watervrienden Geleen Op dit moment gebruikt de vereniging verschillende logo's voor haar (4) activiteiten: elementair zwemmen, wedstrijdploeg, recreatief zwemmen en senioren op donderdag. Het bestuur wil uniformiteit brengen en herkenbaarheid met één logo. Er is extern een geschikt logo ontwikkeld voor WVG. Pierre laat het nieuwe logo zien aan de leden. Het logo kan makkelijk gebruikt worden op papier, website maar ook gedrukt worden op tassen, trainingstenue, enz. Het nieuw logo komt op de tassen voor het kader (kerstcadeau 2010) en Thijs Greven laat het toekomstige trainingstenue voor de wedstrijdploeg zien aan de leden. De aanpak is als volgt: De kaderleden krijgen allemaal een tas met het nieuwe logo afgedrukt; De wedstrijdploeg zal op zoek gaan naar geld om een nieuw trainingstenue aan te schaffen voor haar jeugdleden: Jan Linders Club Spaar Actie; Grote Club Actie en sponsors benaderen. Dit om de eigen bijdrage van de club zo laag mogelijk te houden. De leden zullen op termijn tassen en trainingspakken met het logo van WVG kunnen kopen (exacte prijzen zijn nog niet bekend / worden later meegedeeld via de website). Bettina Proctor heeft een oud trainingspolo van de wedstrijdploeg verkort (van maat XL naar maat S). Het is de bedoeling dan de overige XL maten verkort worden naar S of M maten voor de jongere jeugdleden van de wedstrijdploeg. 13 Rondvraag Theo Custers vraagt waarom de jaarplanning niet meer op de agenda van ALV staat. Pierre antwoordt dat het wel op de agenda staat maar we hebben het niet doorgenomen omdat de jaarplanning niks toegevoegd aan de vergadering de jaarplanning staat op de website gepubliceerd. Peter Scheijen heeft een opmerking i.v.m. artikel 9 (gedragsregels) punt 10 waarom leden geen mededelingen en/of informatie over WVG op publieke media waaronder Hyves, enz. mogen publiceren. Pierre legt uit dat WVG achter liep op gedragsregels die te maken hebben met internet, t.o.v. van andere sportverenigingen en dat deze omissie nu rechtgetrokken is. Dion Daemen vraagt of de wedstrijdploeg geen prijzenkast kan krijgen bij Laco om zich beter te profileren (gelijk andere verenigingen doen het hockey club bijvoorbeeld). Het bestuur zal informatie vragen aan Laco. Dion complimenteert het bestuur met de mooie nieuwe huisstijl en het aanpak van de veiligheidsproblematiek middels een RI&E. Gevraagd wordt of het niet te duur is voor de vereniging om een grote bus te laten rijden voor de BZK wedstrijden waar er maar 10 tot 15 jeugdleden deelnemen. Erik legt uit dat een kleinere bus geen prijsverschil zal geven. Een chauffeur blijft nodig om te rijden. Er is gezocht naar alternatieven (zelf rijden, met de trein, enz.) maar het beste voor de jeugdleden en de trainers is om met de bus te rijden naar wedstrijden (veiligheid en comfort voor de ploeg). Gevraagd wordt om nieuwe trainers / trainsters niet alleen aan de wedstrijdploeg te presenteren maar ook aan de ouders. Dit is een goed voorstel en zal worden opgepakt door de WC 4

5 14 Sluiting door de voorzitter De voorzitter bedankt iedereen voor zijn inzet en aanwezigheid. De 42 ste Algemene Ledenvergadering wordt om 22:00 uur gesloten. Het bestuur trakteert de leden nog op één consumptie aan de bar bij Laco en wenst iedereen nog een prettige avond. ACTIE LIJST NR DATUM ACTIE ACTIEHOUDER STATUS Het goedgekeurde exemplaar van de notulen van de 42 ste Algemene Ledenvergadering op de website publiceren. Pierre Onderzoeken hoe gemakkelijk de informatie link met twitter.com/wvgeleen werkt Michel, Pierre Een avond inplannen met Dion Daemen i.v.m. toelichting exploitatieverslag Jan, Pierre De veligheidsregels in- en rond het bad met Laura de Jong bespreken Erik De prijzen van tassen en trainingspakken met het logo van WVG op de website publiceren zodra deze informatie beschikbaar is. Michel Prijzenkast aan Laco vragen José Actiepunten die grijs zijn weergegeven zijn gerealiseerd en worden in de volgende notulen weggelaten. 5