Handleiding elektronisch deponeren fusie/splitsings -voorstellen

Transcriptie

1 Handleiding elektronisch deponeren fusie/splitsings -voorstellen versie van Kamer van Koophandel Datum maart 2014 Onderwerp Handleiding voor gebruikers Introductie De Kamer van Koophandel heeft een digitale service ontwikkeld om een fusie- of splitsingsvoorstel te deponeren. U dient een aanbiedingsbrief samen met het voorstel te uploaden, digitaal te ondertekenen en in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Deze handleiding is geschreven voor alle indieners die beschikken over een persoonlijk gekwalificeerd certificaat van uitgevers erkend door PKI Overheid. Bij vragen kunt u contact opnemen met de klantenservice van de Kamer van Koophandel. De klantenservice is bereikbaar op werkdagen van uur via De Kamer van Koophandel kan u niet helpen bij problemen met de digitale ondertekening. Vraag uw ITdienstverlener en/of uitgever van de certificaten om ondersteuning. Vooraf Om fusie- of splitsingsvoorstellen elektronisch te kunnen deponeren is het volgende vereist: - Internetbrowser, voorkeur Internet Explorer 9 of hoger. De browsers Firefox en Google Chrome worden ook ondersteund. - Windows-platform of Apple-platform - Java, versie (versie 6, update 23) of hoger - Persoonsgebonden gekwalificeerd certificaat van een tot PKI Overheid toegetreden certificatiedienstverlener, zie: Voor deze handleiding is gebruik gemaakt van Internet Explorer, de schermen kunnen iets afwijken bij het gebruik van een andere browser. Deponeren van voorstellen De service is te bereiken via: Dit webadres van de Kamer van Koophandel is voor beveiligingsdoeleinden voorzien van een server certificaat. Pagina 1 van 5

2 Het proces bestaat uit de volgende stappen die hieronder nader worden uitgewerkt 1) Starten via: 2) Uploaden van brief en voorstel 3) Ondertekenen van de documenten met het pkio certificaat 4) Indienen van het voorstel 5) Bevestiging ontvangst 1) Dit is het eerste scherm, waarbij een link is opgenomen naar deze handleiding. Druk op Ga verder 2) Uploaden van begeleidende brief (aanbiedingsbrief) en fusie- of splitsingsvoorstel (inclusief bijlagen). NB: de brief en het voorstel moeten als PDF-document geüpload worden. Het voorstel met bijlagen moet één document zijn. De aanbiedingsbrief bevat de toelichtende tekst bij het voorstel, afgedrukt op uw huisstijlpapier met vermelding van uw contactgegevens. Het voorstel betreft een fusievoorstel of een splitsingsvoorstel inclusief bijlagen. Pagina 2 van 5

3 Door de knop Browse/Bladeren te gebruiken kunt u het in te zenden pdfdocument selecteren. Selecteer het bestand en druk op Openen. Gebruik Toevoegen om het aangewezen bestand toe te voegen. Uw document zal geüpload worden. U kunt het document verwijderen door op het rode vuilnisbak -icoon te drukken. Voeg op deze manier zowel de brief als het voorstel toe. Kies bij soort voorstel voor Fusie- of Splitsingsvoorstel. Na het uploaden van brief en voorstel en het invullen van een adres ziet u het scherm zoals rechts getoond. De volgende stap is het ondertekenen van de deponering. Pagina 3 van 5

4 3) De Kamer van Koophandel accepteert alleen opgaven getekend met certificaten van één van de door de Nederlandse PKI-Overheid erkende uitgevers. Zie: Door op de knop Ondertekenen te drukken wordt de ondertekening gestart. Hierna wordt een specifiek ondertekenprogramma op de werkplek geladen. Deze is Java gebaseerd vandaar dat op de werkplek de Java omgeving wordt gestart. Dit kan even duren. U dient te bevestigen dat u gebruik wilt maken van de applicatie. Hierna kunt u uit het getoonde lijstje het certificaat selecteren waarmee u de ondertekening wenst te plaatsen. NB: afhankelijk van welk soort certificaat u gebruik maakt kan nu worden gevraagd om het invoeren van de pincode. Het gebruik van certificaten vereist de installatie van de juiste versie van SafeSign. Informatie hierover kunt u vinden op de website van uw certificatenleverancier. Pagina 4 van 5

5 Na het selecteren van het certificaat kiest u de knop Tekenen. Als de ondertekening succesvol is verschijnt de knop Indienen. Ondertekenen werkt niet? Om meerdere redenen kan het ondertekenen niet goed gaan, o.a.: 1. u heeft niet de juiste java-versie 2. u heeft geen certificaat waarmee u kunt ondertekenen of 3. de safesign software is niet correct geïnstalleerd of 4. de pin voor het token is niet correct 5. de usb poort waar het token in zit is niet geactiveerd De Kamer van Koophandel kan u niet helpen bij problemen betreffende de ondertekening. Vraag uw IT-dienstverlener en/of uitgever van de certificaten om ondersteuning. 4)Indienen/versturen naar Kamer van Koophandel Door de knop Indienen te gebruiken worden de documenten naar de KvK gezonden. 5)Bij een succesvolle ontvangst van de documenten krijgt u een scherm zoals rechts getoond te zien. Verwerking van de deponering door de Kamer van Koophandel Met de succesvolle ontvangst van de brief en het voorstel zijn de documenten nog niet in depot genomen door de Kamer van Koophandel. De KvK zal de deponering op dezelfde manier behandelen als voorstellen die worden afgegeven aan de balie of opgestuurd per post. Dat betekent dat de deponering binnen 2 werkdagen in depot wordt genomen. Via het opgegeven adres ontvangt u een bevestiging van de Kamer van Koophandel als het voorstel in depot is genomen. De datum van deponering is de datum dat de KvK het voorstel met brief digitaal heeft ontvangen. Pagina 5 van 5