PRIVACY VERKLARING. Informatiebeheer. Interne audits. Zo kan het dus ook! Dienstverlening zoals het hoort.

Transcriptie

1 Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Interne audits Zo kan het dus ook! BULTS-INFO PRIVACY VERKLARING Dienstverlening zoals het hoort. Hier vind je de privacyverklaring van Bults-info. Hierin wordt omschreven hoe er met jouw persoonlijke gegevens om wordt gegaan die worden verzameld door Bults-info. BULTS-INFO Provincialeweg zuid LL Almkerk KvK nummer: BTW-nr: NL B01

2 00. INLEIDING 01. Bults-info Bladzijde Doel gegevens Bladzijde 5 In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. 03. Ontvangers Bladzijde 6 en Opslag Periode Bladzijde Beveiliging Bladzijde Jouw rechten Bladzijde 10 en Plichten Bladzijde 12 De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen. BULTS-INFO Provincialeweg zuid LL Almkerk Peter Bults, Bults-info KvK nummer: BTW-nr: NL B01

3 01. Bults-info 02. Doel gegevens Kwaliteitsmanagementsystemen. Je leest op dit moment de privacyverklaring van Bults-info. Bults-info richt zich op het bieden van ondersteuning bij de ontwikkeling, implementatie en het onderhouden van kwaliteitsmanagementsystemen. Denk hierbij aan het geven van advies maar ook het fysiek ontwikkelen van het systeem. Informatiebeheer. Wij ondersteunen onze klanten op het gebied van informatiebeheer. Dit doen we op verschillende manieren. Onze inzet bestaat uit ondersteuning bij het verzamelen, vastleggen, gebruiken en verstrekken van informatie. Van het implementeren en inrichten van een informatiesysteem tot het trainen en bevorderen van het gebruik door de gebruikers. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door Bults-info verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring. Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door Bults-info, neem dan gerust contact op! Provincialeweg zuid LL Almkerk BTWnr: NL B01 KvK nummer: Bults-info is een eenmanszaak, welke wordt gedreven door Peter Bults Er wordt voor een aantal doelen persoonsgegevens verzameld door Bults-info. Deze worden hieronder toegelicht. 01. Het versturen van nieuwsbrieven Bults-info stuurt via nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je voornaam en adres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van Bults-info. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel gevraagd worden om je aan te melden. 02. Contact opnemen en facturatie Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met Bults-info via de website. In dit formulier wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden, zoals je naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en projectomschrijving. 03. Document verwerking en opslag daarvoor Het kan voorkomen dat wij om onze opdracht goed uit te kunnen voeren over documentatie beschikken die ook persoonsgegevens van jou bevatten. Deze documentatie is altijd door jou aan ons verstrekt waardoor je weet om welke zaken dit gaat. We moeten soms gezamenlijk werken aan deze documentatie en daarom slaan we de info op in een beveiligde en met jouw gedeelde locatie (OneDrive of Google Drive.) Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met potentiële relaties en/of opdrachtnemers.

4 03. Ontvangers De gegevens die Bults-info ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.: 01. Moneybird. Op het moment dat jij je aanmeldt bij ons als klant of als leverancier gaat optreden, wordt er door ons informatie opgevraagd en opgeslagen in de daarvoor bestemde plaats binnen Moneybird. De gegevens die dit betreft: Bedrijfsnaam voornaam + achternaam T.a.v. gegevens Adres Postcode Plaats Land adres facturen adres offertes KvK-nummer Btwnummer Telefoonnummer Klantnummer. Een back-up van alle gegevens die in Moneybird staan wordt door Bults-info opgeslagen in de beveiligde omgeving OneDrive (zie punt 3) 02. Hosting. Als je hiervoor accountgegevens/inloggegevens verstrekt zullen wij deze opslaan in een goedgekeurde digitale wachtwoordkluis en zorgen dat de verstrekte gegevens op andere plaatsen worden verwijderd. Hierdoor kunnen derden door de hoge mate van beveiliging niet bij uw gegevens. 05. Google Drive We hebben ook een Google Drive omgeving aangemeld op naam van Bults-info. Dit hebben we gedaan om bestanden te kunnen delen met jou m.b.t de opdracht die we voor je mogen doen. Als je geen Microsoftaccount hebt en je daardoor niet met OneDrive kunt/wilt werken willen we je natuurlijk een goed en veilig alternatief bieden. Op onze Google Drive locatie maken we een map aan waarin we bestanden kunnen plaatsen die we gezamenlijk gebruiken tijdens het uitvoeren van de opdrachten. De autorisatie van teamleden binnen de organisatie van onze klant vindt plaats in overleg met het primaire contactpersoon van onze klant. De van Bults-info wordt gehost bij Epic IT. Als jij contact opneemt via de formulieren op de website of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Epic IT. De website en back-ups van de website worden ook gehost bij Epic IT. Gegevens die jij achterlaat op de website van Bults-info zijn op de servers van Epic it opgeslagen. 03. Office 365 Bults-info heeft gekozen voor Microsoft office 365 en maakt daardoor gebruik van de officeprogramma s en OneDrive. OneDrive is een beveiligde Cloud-omgeving op een Europese server van Microsoft waarop we bestanden kunnen opslaan en eventueel delen met je t.b.v. de opdracht die we voor je uitvoeren. 04. Inloggegevens in digitale wachtwoordkluis Het kan voorkomen dat Bults-info met je overeenkomt dat we toegang tot bestanden op jouw omgeving/netwerk mogen benaderen. Dit is in sommige gevallen nodig om op juiste wijze uitvoering te geven aan de opdrachten.

5 04. Opslag periode 05. Beveiliging Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Bults-info, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren. 01. Het versturen van s Jouw Contactgegevens in Microsoft outlook worden voor onbepaalde tijd opgeslagen. Jij kunt je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt door een mail te sturen naar 02. Contact opnemen Op het moment dat je contact opneemt met Bultsinfo via mail, dan worden die gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam, bijlages, en adres, opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal twee jaar terug bewaard. 03. OneDrive en Google Drive De bestanden die we hebben opgeslagen bij de opdrachten bewaren we minimaal 2 jaar. 04. Google Analytics De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of adres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics. Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door Bults-info of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie. Bij deze tweestapsverificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd naar Bults-info. Deze code dient gebruikt te worden tijdens het inlogproces. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten en op die apparaten staan geen klantgegevens lokaal opgeslagen waardoor als er een apparaat in handen komt van een persoon die geen autorisatie heeft niet gebruikt kan worden. Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSLcertificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Bults-info privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de URL met onze bedrijfsnaam erachter.

6 06. Jouw rechten 01.Recht op inzage Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij Bults-info vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een te sturen of telefonisch contact op te nemen met Bults-info. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. 02. Recht op rectificatie Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Bultsinfo. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde URL onderaan elke mail. 03. Recht op overdracht Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij Bults-info opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient Bults-info al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij. 04. Recht op wissen van gegevens Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Bults-info vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens. 05. Recht op het indienen van een klacht Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Bults-info niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link. 06. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar) Wil jij niet dat Bults-info jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Gebruik maken van je rechten? Het gebruik maken van deze rechten kan via onder toezending van een kopie id.-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id.-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

7 07. Plichten Bults-info verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten van Bults-info via . Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Je adres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Bults-info de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Bults-info met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. Bults-info behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Bults-info dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Bultsinfo te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande Contactgegevens: Heb je ook een Privacyverklaring nodig? Neem contact met ons op! Provincialeweg zuid LL Almkerk BTW-nr: NL B01 KvK nummer: