Werkinstructie MailPoet door Paulien Kuiken AF Zoetermeer

Transcriptie

1 Werkinstructie MailPoet door Paulien Kuiken AF Zoetermeer 1. Inloggen 2. Nieuwsbrief maken/dupliceren 3. Nieuwsbrief regelmatig opslaan 4. Tekstvelden aanpassen/vullen 5. Tekstvelden en afscheidingen invoegen en verwijderen 6. Afbeeldingen verkleinen, uploaden en in nieuwsbrief plaatsen 7. Hyperlinks aanmaken 8. Voorbeeld verzenden 9. Bronvermelding 10. Het verzenden van een nieuwsbrief 11. Opvoeren van nieuwe abonnees 12. Nieuwsbrief mappen in verkenner 13. Tekst zonder opmaak Pagina 1 van 21

2 1. Inloggen Inlogadres: Gebruikersnaam: Wachtwoord: Boskoop site - OUD Zoetermeer site - NIEUW Klik op het inlogadres. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in en vink (eventueel) Onthoud mij aan. Klik op Inloggen. Je komt dan in het Dashboard van Wordpress (= site software) terecht. Klik op MailPoet (in rode cirkel). Dit is het programma waarin je de nieuwsbrief maakt. Pagina 2 van 21

3 2. Nieuwsbrief maken/dupliceren Onder MailPoet vind je onderstaande pagina s. Jij gebruikt vooralsnog alleen de eerste 2. Klik op Nieuwsbrieven. Onderstaand scherm verschijnt. In de kolom Naam staat de naam van de nieuwsbrieven. Als er Concept achter de naam staat, zijn deze nieuwsbrieven niet verzonden. Dit kun je ook in de kolom Status zien. In de kolom Lijsten kun je zien naar wie (welke abonnee lijst) de nieuwsbrief is/wordt verstuurd. Dit kun je bij het versturen instellen. Later meer hierover. Pagina 3 van 21

4 Aan de rechterkant van deze pagina staan onderstaande kolommen. Het betreft statistieken en data. Rechtsboven zie je 1 van 3 staan. Dit betekent dat er in totaal 3 pagina s met nieuwsbrieven zijn en dat nu op pagina 1 bent. Door op de pijltjes te klikken (> of >>) ga je naar de andere pagina s. Een nieuwe nieuwsbrief maak je door het bestaande format te dupliceren. Dit gaat als volgt: Het format staat in het concept met de titel Entre Nous - maand Concept. Door met de muis over de titel te bewegen (niet klikken), zie je het volgende: Klik op Dupliceren. Je maakt dan een kopie van dit concept. Het volgende scherm verschijnt: Kijk of de instellingen gelijk zijn aan hierboven. Waarschijnlijk wel. Verander de titel in de Onderwerpregel in: Entre Nous - Mai 2018 (of andere maand/jaar). Klik op Volgende stap na het wijzigen van de titel. Pagina 4 van 21

5 Het volgende scherm verschijnt. Het betreft een bijna lege nieuwsbrief die jij verder gaat vullen met tekst, afbeeldingen en hyperlinks (digitale koppelingen). Pagina 5 van 21

6 3. Nieuwsbrief regelmatig opslaan Het is handig om de wijzigingen/aanvullingen in de nieuwsbrief regelmatig op te slaan. Als er dan iets fout gaat, ben je zo min mogelijk gegevens kwijt. Verwijder je per ongeluk een tekstblok met inhoud, dan sla je de nieuwsbrief niet op en kun je terugkeren naar de laatst opgeslagen versie. Dit is alleen zinvol als je de nieuwsbrief regelmatig hebt opgeslagen. Scrol aan de rechterkant van jouw scherm naar het eind van de nieuwsbrief. Klik op Wijzigingen opslaan. Aan de rechterkant zie je eerst de melding Nieuwsbrief wordt opgeslagen, gevolgd door de melding Je is opgeslagen. Het zijn meldingen die verdwijnen. Pagina 6 van 21

7 4. Tekstvelden aanpassen/vullen Controleer of de maand klopt en pas deze zo nodig aan. Dit doe je als volgt. Klik op de tekst die je wilt wijzigen. Er verschijnt dan een tekstblok. Dit werkt bij alle tekstvelden hetzelfde. In dit tekstblok/tekstveld kun je de tekst aanpassen. Let op! De aangepaste tekst is dan nog niet opgeslagen. Op de bovenste rij zie je: tekst vet drukken - cursieve tekst - opsomming (niet gebruiken = lay-out technisch niet mooi) - kegels/poppetjes = dynamische data (gebruik ik nooit) - hyperlink activeren - hyperlink de-activeren en letterkleur aanpassen. De instructie over de hyperlink staat verderop. Op de onderste rij zie je: uitlijnen links/midden/rechts en Paragraph met een uitklapmenu. In de huidige nieuwsbrief wordt Heading 3 gebruikt voor de titels en Paragraph voor de overige tekst. Als je een beetje bekend bent met de software, kun je uiteraard jouw eigen draai aan de lay-out en inhoud van de nieuwsbrief geven. Pagina 7 van 21

8 5. Tekstvelden en afscheidingen invoegen en verwijderen Tekstveld invoegen Klik met de rechtermuisknop op Titels en tekst, houd de muisknop ingedrukt en sleep het blok titels en tekst naar de gewenste locatie in de nieuwsbrief. Laat de muisknop los als de gewenste locatie is bereikt. Het tekstveld komt op de plaats van de blauwe balk Hier een blok invoegen. Het nieuwe tekstveld zier er als volgt uit: Tekstveld verwijderen Een tekstveld kan worden verwijderd door het eerst te activeren (klik op het tekstveld) en vervolgens op de X te klikken. Let op! Het programma geeft geen waarschuwing meer. Het tekstveld wordt direct verwijderd. Mocht je dit per ongeluk hebben gedaan, dan zou je de nieuwsbrief niet kunnen opslaan en naar de laatst opgeslagen versie kunnen terugkeren. Belangrijk: sla de nieuwsbrief tussentijds regelmatig op! Afscheiding (= streep tussen tekstvelden) invoegen en verwijderen Dit gaat op dezelfde manier als het invoegen/verwijderen van een tekstveld (zie hierboven). Pagina 8 van 21

9 6. Afbeeldingen verkleinen, uploaden en in nieuwsbrief plaatsen MailPoet kent een maximale bestandsgrootte voor afbeeldingen. Een afbeelding/foto die je wilt uploaden, mag niet groter zijn dan 1 MB. Van afbeeldingen die je op internet vindt, hoef je de bestandsgrootte vaak niet te verkleinen. Eigen foto s zijn vaak groter dan 1 MB. Een manier om de bestandsgrootte van foto s/afbeeldingen te verkleinen is door de gewenste plaatjes naar jezelf te mailen en dan het formaat van de afbeeldingen aan te passen. Vervolgens kopieer je de afbeeldingen uit de mail en plakt deze in de bestandsmap van de nieuwsbrief. Als een afbeelding < 1 MB kun je deze gebruiken in de nieuwsbrief. Dit gaat als volgt: Klik op het tabblad Afbeeldingen. Klik vervolgens op afbeelding toevoegen. Het volgende scherm verschijnt: Pagina 9 van 21

10 Ga vervolgens met de cursor op de gewenste afbeelding in de verkenner staan. Druk de linkermuisknop in. Houd deze ingedrukt en sleep de afbeelding naar de nieuwsbrief. Als je in het vak Bestanden hier plaatsen staat, laat je de muisknop los. Je ziet dan de volgende melding: Klik vervolgens op Nieuwsbrief-afbeeldingen om te kijken of het bestand er staat. Pagina 10 van 21

11 Klik vervolgens op Klaar. Indien de afbeelding niet zichtbaar is in de afbeeldingen naast de nieuwsbrief, klik je in bovenstaand scherm op de afbeelding en klikt vervolgens op Uploaden. Terug naar de nieuwsbrief. Klik met de linkermuisknop op de gewenste afbeelding en sleep deze naar de gewenste locatie (het programma geeft een blauw vlak aan) in de nieuwsbrief. Laat de muisknop pas los als de gewenste locatie is bereikt. De afbeelding (deze bestaat uit 3 vlaggen) staat nu op de gewenste locatie. Pagina 11 van 21

12 Door met de muis over de afbeelding te bewegen zie je verschillende opties. Met de eerste 3 bepaal je waar de afbeelding staat en waar de tekst staat. De hyperlink symbolen gebruik ik hier niet. Met het X verwijder je de afbeelding. Als je de linkermuisknop indrukt op de rechter onderhoek in de afbeelding, kun je de afbeelding vergroten of verkleinen. Voor zover ik weet, is het niet mogelijk de afbeeldingen in MailPoet/WordPress te rubriceren. Pagina 12 van 21

13 7. Hyperlinks aanmaken Een hyperlink is een digitale koppeling naar een locatie op het internet. Dit kan bijvoorbeeld naar een trailer van een film, onze eigen website of een ander website. Maak een tekst. Bijvoorbeeld: Klik hier on de trailer van de film te openen. Selecteer de Klik hier door de linkermuisknop in te drukken en over de tekst heen te trekken. De tekst wordt blauw gearceerd. Laat de muisknop los als de juiste tekst is geselecteerd. Klik vervolgens op het Insert/edit link symbool (in rode cirkel) om de hyperlink te maken. Zoek de internetpagina of het filmpje dat je wilt koppelen via Google of ander zoekmachine. Kopieer het internetadres en plak deze in de Link URL. Pagina 13 van 21

14 Klik op Insert. Vervolgens heeft de tekst Klik hier een andere kleur gekregen. Om te zien of deze link werkt, moet je een voorbeeld naar jezelf versturen (zie volgende hoofdstuk). Dit kun je niet in de bouwomgeving van MailPoet testen. Pagina 14 van 21

15 8. Voorbeeld verzenden Alvorens je een voorbeeld verzendt, sla je de nieuwsbrief eerst op (zie hoofdstuk 3). Scrol naar de onderkant van de nieuwsbrief. Onder de nieuwsbrief staat: Vul jouw eigen adres in. Klik vervolgens op Voorbeeld verzenden. Je ontvangt een bevestiging van verzenden. Sluit deze door op het kruis te klikken. Er is nu een concept nieuwsbrief naar het door jouw opgegeven adres gestuurd. In deze nieuwsbrief kun je controleren of de hyperlinken werken en of de lay-out goed is. Wat er in de bouwomgeving goed uitziet, kan er in een verstuurd concept niet goed uitzien! Pagina 15 van 21

16 9. Bronvermelding Bij iedere afbeelding, film of tekst die van het internet vandaan komt, dient een bronvermelding te worden opgenomen. Bij iedere afbeelding en tekst die door iemand wordt ingestuurd, dient ook een bronvermelding te worden opgenomen. Verklein afbeeldingen die je op internet vindt niet; gebruik de hele afbeelding! Pas ze ook niet aan! Dit kan copyright problemen opleveren. Gebruik een van de volgende teksten: Bron afbeelding: invoegen internetadres ; geraadpleegd Bron tekst: invoegen internetadres ; geraadpleegd Bron foto s: P. Kuiken. Tekst en foto s door P. Kuiken. Let dus op waar je afbeeldingen en teksten vandaan haalt. Sla het internetadres bijvoorbeeld op in het Word bestand bij de tekst. Pagina 16 van 21

17 10. Het verzenden van een nieuwsbrief Als de nieuwsbrief klaar is. Zorg dat er bronvermeldingen in staan. Controleer zelf de tekst, de lay-out en het werken van de hyperlinken. Stuur een eindconcept van de nieuwsbrief naar jezelf (zie hoofdstuk 8) en forward deze mail naar (= Peter) en naar (= DDC) voor een inhoudelijke en taalkundige check. Geef aan wanneer je de nieuwsbrief gaat verzenden. Wacht op beide reacties en pas de nieuwsbrief, indien nodig, aan. Sla de nieuwsbrief op. Stuur jezelf nog een laatste voorbeeld (hoofdstuk 8) om te controleren. Indien akkoord: klik op volgende stap onderaan de nieuwsbrief. Pagina 17 van 21

18 Zorg dat de juiste lijsten zijn aangevinkt. Zorg dat de juiste adressen zijn ingevuld. Klik vervolgens op Verzenden en dan op OK. S.v.p. dit niet testen!!!!! De eerste keer zullen we de nieuwsbrief samen versturen. Klik vervolgens Niet wachten, direct verzenden. Voor deze werkinstructie stuur ik deze test nieuwsbrief naar 3 ontvangers (0 / 3 verzonden). De echte nieuwsbrief zou naar ontvangers gaan. Het programma is bezig met het verzenden van een stapels s. Dit geschiedt per 70 e- mailadressen te gelijk. Als de abonneelijst zou hebben aangevinkt, had je hier 70 adressen gezien. Ik raad aan bovenstaande melding weg te klikken, opnieuw Niet wachten, direct verzenden. Te klikken en deze stappen een aantal keer te herhalen. Uiteindelijk is de wachtrij leeg. Als de nieuwsbrief naar alle ontvangers is verstuurd, zie je: Pagina 18 van 21

19 11. Opvoeren van nieuwe abonnees Klik onder MailPoet op Abonnees. Klik bovenaan op Abonnee toevoegen. Vul het adres in. Vink de lijst Abonnees aan. Klik op Abonnee toevoegen. De abonnee is toegevoegd aan de lijst Abonnees. Pagina 19 van 21

20 12. Nieuwsbrief mappen in verkenner Ik raad jou aan in jouw verkenner een bepaalde mappenstructuur aan te maken. Voor de nieuwsbrief zou deze er als volgt kunnen uitzien: Alliance Française Cursus Culturele Commissie In mijn map EN staat bijvoorbeeld: Nieuwsbrieven Nieuwsbrief Input EN Input EN Input EN Input EN Nieuwsbrief Input EN Input EN Input EN Etc. Je verzamelt en plaatst per nieuwsbrief de afbeeldingen en teksten die je in deze nieuwsbrief gebruikt/wilt gebruiken in de betreffende bestandsmap. In de zomer worden de maanden juli en augustus vaak samengevoegd in één nieuwsbrief. Pagina 20 van 21

21 13. Tekst zonder opmaak MailPoet is erg gevoelig voor opmaak in gekopieerde/geplakte stukken tekst. Ik raad je aan om teksten vanuit of internet in een nieuw (= leeg) Word-bestand te zetten. Vervolgens sla je het op in de juiste map als tekst zonder opmaak. Kies: Bestand - Opslaan als. Kies een locatie. Kies bij Opslaan als voor Tekst zonder opmaak. Klik hier alleen OK. Het Tekstbestand staat nu in de door jou aangegeven map. De tekst uit dit bestand kun je kopiëren en plakken in de nieuwsbrief. Pagina 21 van 21