Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer

Transcriptie

1 Overzicht artikelen en publicaties over informatiebeheer De lijst is aangemaakt op: Dit overzicht bevat titels en 'samenvattingen' van berichten, berichtjes, artikelen en publicaties die het terrein van het informatiebeheer raken. Ze zijn gerubriceerd op basis van de lifecycle of documents uit het rapport Management of electronic records: Issues and guidelines; Prepared by the Advisory Committee for the Coordination of Information Systems (ACCIS), United Nations, New York, (blz 27-34). Als laatste is een overzicht van termen opgenomen die zijn gerelateerd aan de onderwerpen van de geregistreerde titels. Het begrip 'informatiebeheer' omvat het geheel van de informatievoorziening en het archiefbeheer. Synoniem aan 'Informatiebeheer' is het begrip 'Records management'. De berichtjes etc. zijn binnen de rubrieken gesorteerd op titel. dinsdag 12 januari 2010 Gegevens zijn geregistreerd tot en met de maand: december 2009 Archiefstuk Een archiefstuk is een manifestatie van een handeling. - Peter Horsman (16 december 2009) Pagina 1 van 23

2 0 Algemeen 8977 Ambtenaar 2.0; Nieuwe ideeën en praktische tips om te werken in overheid 2.0 Davied van Berlo (Publicatie) Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, 's Gravenhage, Web 2.0 Internet maakt deel uit van ons leven en ons werk. Een tweede generatie van internetsites zorgt ervoor dat de samenleving, en de rol van de overheid daarin, fundamenteel verandert. Deze ontwikkeling wordt samengevat onder de naam web 2.0. In het boek Ambtenaar 2.0 heeft Davied van Berlo zijn ideeën uiteengezet over wat de gevolgen zijn van web 2.0 voor de overheid: voor de relatie tussen overheid en burgers, voor de interne organisatie van de overheid en voor de manier van werken van de ambtenaar. Daarbij spreekt hij zijn collega-ambtenaren rechtstreeks aan en gaat het gesprek aan over de betekenis van deze veranderingen voor hun werk. Maar hij geeft in dit boek ook een aantal tips mee. Dat maakt het boek tot meer dan alleen een prikkelend betoog, het is ook een handig naslagwerk met nuttige sites en praktische handreikingen. Collaboration; Samenwerken. Het boek op internet ~ Zie ook ~ :-) 8969 Op zoek naar de herinnering; Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance Geert jan van Bussel en Ferdinand Ector (Proefschrift) Helmond, Verantwoording Dit proefschrift richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die content (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. Het bevat een weergave van het onderzoek in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen dergelijke organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd. Dit kan door het optimaliseren van de content value chain, de processen die de kwaliteit van content waarborgen. Het afleggen van verantwoording aan legitieme fora (de overheid, de aandeelhouders, de rechterlijke macht, de maatschappij), ongeacht het moment in de tijd, een belangrijke prestatiedoelstelling is voor content-intensieve organisaties. Daarvoor is de kwaliteit, de beschikbaarheid en de begrijpelijkheid van content, essentieel. Ze ontwikkelden een model van een verantwoordingssysteem waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd. Toepassing van het model leidt er toe dat content gebruikt kan worden om de rechtmatigheid van het handelen van content-intensieve organisaties aan te tonen en om de doelmatigheid van de bedrijfsprocessen te verbeteren. Met deze studie wordt een stevige basis voor de implementatie van Enterprise Content Management in content-intensieve organisaties gelegd. Daarnaast wordt het voor deze organisaties mogelijk verantwoording af te leggen en compliance (de aantoonbaarheid van het naleven van de bestaande wet- en regelgeving) te realiseren. Archieffunctie; Compliance; Doelmatigheid; Metadata; Metadata schema; Prestatiemeting; Rechtmatigheid; Records Management; Terminologie; Verantwoording. Kaft ~ Pagina 2 van 23

3 0 Algemeen Uitnodiging ~ uva ~ Pagina 3 van 23

4 1 Ontstaan 8991 Records Management - welche Standards für welchen Zweck? dr. Ulrich Kampffmeyer (Artikel) Documentmanager.de, Versie 08/2007 Records Management Electronic Records Management - ERM - hat viele Facetten und ist gekennzeichnet durch zahlreiche internationale und nationale Standards. Jedoch muss man sehr stark differenzieren, welcher Standard für welchen Zweck, und für welches Anwendungsgebiet gedacht ist. Die Standards bewegen sich außerdem auf unterschiedlichen Ebenen - Terminologie, Strategie, Schnittstellen, Formate, Sicherheit, usw. man muss daher eine sinnvolle Gruppierung schaffen, um eine Zuordnung der Standards nach Eigenschaften, Zweck und Geltungsbereich vornehmen zu können. Verschiedene Organisationen haben hier entsprechende Anläufe genommen. Auch in der deutschen Wikipedia gibt es derzeit Versuche, eine Ordnung in dieses Thema zu bringen. Hier nun unser Ansatz (ohne Anspruch auf Vollständigkeit und in Anlehnung an die Klassifikation der AIIM international). Beveiliging; Electronic records management; ERM; Formaat; Standaard; Strategie; Terminologie. ~ Definitie :-) 8972 Het alfabet als zoekinstrument; Een beschouwing over de geschiedenis van de alfabetische index prof. dr. W.P. Gerritsen (Lezing / oratie / college) Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, In: Spreken is goud; Oraties en colleges van hoogleraren.. en de archivistiek, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, Jaarboek 2008 Alfabetische index Filologie; Index; Verschlimmbesserung De Non-commissie Paul Frissen (Column) Binnenlands Bestuur 18-dec Non-commissie Het begrip non-commissie is een voorbeeld van hoe woorden de wereld van het beleid scheppen. Dat postmoderne inzicht wordt in de werkelijkheid van het beleid voortdurend bevestigd. Wie de betekenissen weet te verschuiven, verwerft macht. Wie woorden geeft aan onbehagen, trekt kiezers. Wie problemen bloemrijk benoemt, slaagt er in ze te doen verdampen. Door een commissie een non-commissie te noemen ontwijkt men kritiek op het al te vaak inschakelen van commissies. Een non-commïssie past veel beter ïn de huidige cultuur van flexibiliserïng. Sterker nog, een non-commissie is zo vluchtig, zo lichtvoetïg dat de totale flexibilïteit is bereikt: de droom van elke beleidsmaker. Archiefvormer; Commissie; Taalspel. Pagina 4 van 23

5 1.2 Benoeming informatiesysteem 8983 Interoperabiliteit Ben van Lier (Artikel) Digitaal Bestuur 24-sep Interoperabiliteit Al in de zestiger jaren van de vorige eeuw schreef de bioloog en filosoof Ludwig von Bertalanffy dat de combinatie van technologie en samenleving zo complex was geworden dat bestudering van alleen losse componenten geen oplossing meer was. Nieuwe en holistische benaderingen waren - naar zijn mening - noodzakelijk om deze nieuwe complexiteit tegemoet te treden. Een dergelijke holistische benadering moest niet zijn gericht op de losse elementen, maar juist op de onderlinge verbindingen, betrekkingen en interacties tussen deze losse elementen. Deze betrekkingen en interacties tussen de losse componenten creëerde naar de mening van Von Bertalanffy namelijk een nieuw en complex geheel. Dit kan alleen in zijn samenhang worden bestudeerd, als geheel van componenten en verbindingen. Chaos; Complexiteit; Context; Services; Uitwisselbaarheid. ~ Mutual sustainability en social media Martin Kloos (Artikel) Geraadpleegd 29-dec-2009 / FrankWatching, Samenwerken De relatie tussen mutual sustainability en social media ligt mijns inziens in het feit dat beiden gaan over het bouwen van waardevolle en duurzame relaties met stakeholders. Voor een organisatie betekent dit dus focus op openheid, transparantie, betrokkenheid van en luisteren naar je klant waarbij nieuwe middelen als en onderliggende technologieën van social media ingezet kunnen worden om deze doelen te bereiken. En is dat niet wat we uiteindelijk allemaal nastreven met de inzet van social media? Het bereiken en betrekken van klanten bij onze producten en diensten om op die manier meer duurzame relaties met klanten te bouwen? Web 2.0. ~ Pagina 5 van 23

6 2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid 8984 Beroepsrechter aan zet in zaak-spijkers <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Bericht) Binnenlands Bestuur 24-dec Klokkenluider De laatste stukken voor het herzieningsverzoek in de ontslagzaak van klokkenluider Spijkers zijn deze week ingediend bij de Centrale Raad van Beroep. Advocaat Knoops is hoopvol gestemd. Om het herzieningsverzoek te onderbouwen, heeft Knoops gebruik gemaakt van documenten die eerder dit jaar ïn twee etappes door Defensie zijn vrijgegegeven. Toenmalig staatssecretaris Cees van der Knaap plaatste het complete dossier-spijkers in 2006 achter slot en grendel bij het Nationaal Archief. Na een beroep op de Wet Bescherming Persoonsgegevens kreeg Spijkers dit jaar uiteindelijk de beschikking over in totaal 39 dozen met interne notities, memo s en andere paperassen, waaronder handgeschreven brieven van bewindslieden. Het is gigantisch veel materiaal, en de heer Spijkers heeft het ook nog eens gekregen in ongeorganiseerde staat. Het is een enorme klus geweest om alles te ordenen en te systematiseren stelt Knoops. En dan nog is het zeer de vraag of de verstrekte informatie volledig is. Spijkers zelf heeft de indruk dat het verre van compleet is. Beschikbaarheid; Beschikbaarstellen; Betrouwbaarheid; Geordende staat; Toegankelijke staat; Volledigheid. Pagina 6 van 23

7 3 Gebruik, afstemming en toezicht 8973 Text mining als reddingsboei; Vinden wat er niet lijkt te zijn Teun Putter (Artikel) Document Manager, Jaargang 11, nummer 8, december 2009 Textmining De informatie-explosie van de laatste jaren is nog niet ten einde. Dit dwingt ons nieuwe computertechnieken te onderzoeken en ontwikkelen die ons helpen deze berg aan informatie te controleren en uiteindelijk te benutten. Texmining technieken zullen de komende jaren een essentiële rol spelen in dit continu voortschrijdende proces. Beschikbaarheid; Datamining; Semantiek; Serendipiteit; Vindbaarheid; Vinden; Zoeken. 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden 8970 EPD blijft moeilijke klus voor ziekenhuizen; Terughoudendheid directies is begrijpelijk Paul van Gool (Artikel) Computable 20-nov Elektronisch patiëntendossier De oproep van columnist Robert Van Vliet in zijn betoog Ziekenhuis, pak de handschoen op is begrljpelijl Met de ervaring opgedaan In een algemeen ziekenhuis, als manager let over een periode van zes jaar, begrijp ik echter ook wel wat van de terughoudendheid (als deze er al zijn zou) van ziekenhuisdirecties. Beschikbaarheid; Betekenis; EPD; Semantiek. :-) 8969 Op zoek naar de herinnering; Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance Geert jan van Bussel en Ferdinand Ector (Proefschrift) Helmond, Verantwoording Dit proefschrift richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die content (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. Het bevat een weergave van het onderzoek in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen dergelijke organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd. Dit kan door het optimaliseren van de content value chain, de processen die de kwaliteit van content waarborgen. Het afleggen van verantwoording aan legitieme fora (de overheid, de aandeelhouders, de rechterlijke macht, de maatschappij), ongeacht het moment in de tijd, een belangrijke prestatiedoelstelling is voor content-intensieve organisaties. Daarvoor is de kwaliteit, de beschikbaarheid en de begrijpelijkheid van content, essentieel. Ze ontwikkelden een model van een verantwoordingssysteem waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd. Toepassing van het model leidt er toe dat content gebruikt kan worden om de rechtmatigheid van het handelen van content-intensieve organisaties aan te tonen en om de doelmatigheid van de bedrijfsprocessen te verbeteren. Met deze studie wordt een stevige basis voor de implementatie van Enterprise Content Management in content-intensieve organisaties gelegd. Daarnaast wordt het voor deze organisaties mogelijk verantwoording af te leggen en compliance (de aantoonbaarheid van het naleven van de bestaande wet- en regelgeving) te realiseren. Archieffunctie; Compliance; Doelmatigheid; Metadata; Metadata schema; Prestatiemeting; Rechtmatigheid; Records Management; Terminologie; Verantwoording. Pagina 7 van 23

8 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden Kaft ~ Uitnodiging ~ uva ~ Beschikbaarstellen 8984 Beroepsrechter aan zet in zaak-spijkers <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Bericht) Binnenlands Bestuur 24-dec Klokkenluider De laatste stukken voor het herzieningsverzoek in de ontslagzaak van klokkenluider Spijkers zijn deze week ingediend bij de Centrale Raad van Beroep. Advocaat Knoops is hoopvol gestemd. Om het herzieningsverzoek te onderbouwen, heeft Knoops gebruik gemaakt van documenten die eerder dit jaar ïn twee etappes door Defensie zijn vrijgegegeven. Toenmalig staatssecretaris Cees van der Knaap plaatste het complete dossier-spijkers in 2006 achter slot en grendel bij het Nationaal Archief. Na een beroep op de Wet Bescherming Persoonsgegevens kreeg Spijkers dit jaar uiteindelijk de beschikking over in totaal 39 dozen met interne notities, memo s en andere paperassen, waaronder handgeschreven brieven van bewindslieden. Het is gigantisch veel materiaal, en de heer Spijkers heeft het ook nog eens gekregen in ongeorganiseerde staat. Het is een enorme klus geweest om alles te ordenen en te systematiseren stelt Knoops. En dan nog is het zeer de vraag of de verstrekte informatie volledig is. Spijkers zelf heeft de indruk dat het verre van compleet is. Beschikbaarheid; Beschikbaarstellen; Betrouwbaarheid; Geordende staat; Toegankelijke staat; Volledigheid Deur naar informatie overheid gaat wijder open Miro Lucassen (Artikel) Binnenlands Bestuur 18-dec Openbaarheid Er komt een wettelijke regeling die hergebruik van overheidsinformatie regelt. Hoog tijd, zeggen betrokkenen. Beschikbaarheid; Hergebruik. Artikel op internet ~ Onderzoeker speurt naar smoking guns ; Hoe onderzoekers belastende informatie ontdekken Diederik Toet (Bericht) Computable 11-dec Pagina 8 van 23

9 3.6 Beschikbaarstellen Text mining Even snel bij ze langsgaan, zit er niet in. Zelfs de forensische onderzoekers zélf moeten met pasjes en toegangscodes vier zwaar beveffigde deuren door, voor ze aan de slag kunnen. In het raamloze binnenste van het rekencentrum mag namelijk bijna niemand komen. "De onderzoekers zoeken naar patronen en verbanden dwars door de verschillende informatiebronnen heen. We willen weten wie met wie wanneer waarover coinmuniceert'" Tegenwoordig organiseren mensen hun digitale informatie niet goed. Ze bewaren veel onbelangrijke mailtjes en documenten en slaan vertrouwelijke informatie vaak verkeerd op' Langzaam aan wordt text mining een noodzakelijke toepassing om zulke bergen gegevens te onderzoeken. Er is gewoon te veel informatie tegenwoordig. E-discovery; Forensic text mining De politiek lekker maken; Niet notuleren maar twitteren Robert van Vliet (Column) Computable 4-dec Verslag Terwijl je als bezoeker op de publieke tribune of thuis achter je pc live de formele raadsvergadering kon volgen, verliep via twitter een parallelle discussie tussen de raadsleden. Een oplettende journalist van De Gelderlander heeft de opmerkingen van die raadsleden opgetekend en verwerkt in een journalistiek verslag van de avond. Heel bijzonder maar ook niet zonder risico. Democratie; Notulen; Twitter. Pagina 9 van 23

10 4.1 Duurzaamheid 8990 Creator Guidelines; Making and maintaining digital materials: guidelines for individuals Luciana Duranti en Randy Preston (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Duurzame toegankelijkheid Most information today is created and stored in digital form. Theadvantages of the digital medium are by now familiar to everyone.documents can be created quickly and edited and revised with ease.speed. They can be manipulated in ways that allow them to be used formultiple purposes. The digital medium also solves the longstanding storage problems associatedwith large files of paper records. The blessings of the digital era, however, are not without their costs. Only in recent years have people begun to fully grasp the many problems inherent in the digital medium. For example, there is the fact that digital information can only be accessed using a computer. Furthermore, the computer must be equipped with the necessary software to be able to read the bit strings contained on the disc or tape. Ease of reproduction and the proliferation of copies make it more difficult to identify a complete or final version of a digital document. Easy distribution of information on the Internet makes the preservation of intellectual property rights difficult. Finally, all digital materials are vulnerable to viruses and simple technology failure, as well as to the rapid developments in software and hardware that risk making them inaccessible very quickly. With all of these problems, it is little wonder that some people yearn for the comforting tangibility of paper. Yet while our systems for creating and maintaining information will likely continue for some time to be hybrid systems that is, containing both paper and digital materials there is clearly no turning back from the digital revolution. Consequently, everyone should be aware of the risks faced by digital materials and know how best to minimize these risks. These guidelines have been developed for individuals who create digital materials in the course of their professional and personal activities to help them make informed decisions about making and maintaining these materials in ways that will help ensure their preservation for as long as they are needed. They may also be useful for small organizations or groups of individuals, such as medical offices, consulting groups, or teams of research scientists. While these guidelines can be applied to various kinds of digital publications, documents, and data, they are especially important for digital records. Records are the documents that you make, receive and use in your activities, and that you keep because you may need them later or because you want to have reliable evidence of what you have done. Therefore, you need to be especially careful in maintaining and preserving them. These guidelines are applicable to records that need to be maintained for only a short period of time as well as to those that require long term maintenance. Adherence to these guidelines will help ensure that records that merit longterm preservation in an archival repository will be accessible when they are turned over to the care of a trusted custodian. (geen gerelateerde termen opgenomen) ~ A Framework of Principles for the Development of Policies, Strategies and Standards for the Long-term Preservation of Digital Records Luciana Duranti en Jim Suderman, Malcolm Todd (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Versie juni 2005 Duurzame toegankelijkheid The InterPARES research projects have examined the creation, maintenance and preservation of digital records. A Pagina 10 van 23

11 4.1 Duurzaamheid major finding of the research is that, to preserve trustworthy digital records (i.e., records that can be demonstrated to be reliable, accurate and authentic), records creators must create them in such a way that it is possible to maintain and preserve them. This entails that a relationship between a records creator and its designated preserver must begin at the time the records are created. Beheer; Duurzaamheid; Preservation. Principles op internet ~ Preserver Guidelines; preserving digital records: guidelines for organizations Luciana Duranti en Randy Preston (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Duurzame toegankelijkheid As is widely recognized, digital records must be carefully managed throughout their entire existence to ensure that they are accessible and readable over time with their form, content, and relationships intact to the extent necessary for their continuing trustworthiness as records. It is also widely recognized that management of digital records must proceed from a comprehensive understanding of all phases or stages of records existence, from the time they are generated, through their maintenance by their creator, and during their appraisal, disposition, and long term preservation as authentic memorials of the actions and matters of which they are a part. From the perspective of long-term preservation, all the activities to manage records throughout their existence are linked, as in a chain, and interdependent. If a link in the chain fails, the chain cannot do its job. If certain activities and actions are not undertaken on records, their integrity (that is, their reliability and authenticity) and preservation are imperiled. These guidelines focus on the preservation link in the chain of preservation and are organized according to the sequence of preservation activities presented in the InterPARES Chain of Preservation (COP) model, which charts the many sequential steps in the creation, maintenance and preservation of authentic records. The alphanumeric number in parentheses following each section title in these Guidelines is a cross reference to the applicable preservation activity presented in the COP model. The guidelines have been tailored to address the preservation needs of organizations or programs whose records must be retained and consulted for long periods and those of archival institutions that take on the responsibility for the long-term preservation of the records of others andfor their continuing accessibility to the public they serve. In both these cases, human and financial resources, as well as in-house technical expertise are frequently limited. Actor; Beheer; Duurzaamheid; Preservation. ~ WARC File Format Published as an International Standard <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Persbericht) Geraadpleegd 3-jun-2009 / Netpreserve.org, WARC The WARC format is expected to be a standard way to structure, manage and store billions of resources collected from the web and elsewhere. It is an extension of the ARC format, which has been used since 1996 to store files harvested on the web. WARC format offers new possibilities, notably the recording of HTTP request headers, the recording of arbitrary metadata, the allocation of an identifier for every contained file, the management of duplicates and of migrated records, and the segmentation of the records. WARC files are intended to store every Pagina 11 van 23

12 4.1 Duurzaamheid type of digital content, either retrieved by HTTP or another protocol. ISO 28500:2009; Web ARChive; Webarchivering. Netpreserve.org ~ ~ Pagina 12 van 23

13 5 Wegwerken van mijn achterstand 8990 Creator Guidelines; Making and maintaining digital materials: guidelines for individuals Luciana Duranti en Randy Preston (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Duurzame toegankelijkheid Most information today is created and stored in digital form. Theadvantages of the digital medium are by now familiar to everyone.documents can be created quickly and edited and revised with ease.speed. They can be manipulated in ways that allow them to be used formultiple purposes. The digital medium also solves the longstanding storage problems associatedwith large files of paper records. The blessings of the digital era, however, are not without their costs. Only in recent years have people begun to fully grasp the many problems inherent in the digital medium. For example, there is the fact that digital information can only be accessed using a computer. Furthermore, the computer must be equipped with the necessary software to be able to read the bit strings contained on the disc or tape. Ease of reproduction and the proliferation of copies make it more difficult to identify a complete or final version of a digital document. Easy distribution of information on the Internet makes the preservation of intellectual property rights difficult. Finally, all digital materials are vulnerable to viruses and simple technology failure, as well as to the rapid developments in software and hardware that risk making them inaccessible very quickly. With all of these problems, it is little wonder that some people yearn for the comforting tangibility of paper. Yet while our systems for creating and maintaining information will likely continue for some time to be hybrid systems that is, containing both paper and digital materials there is clearly no turning back from the digital revolution. Consequently, everyone should be aware of the risks faced by digital materials and know how best to minimize these risks. These guidelines have been developed for individuals who create digital materials in the course of their professional and personal activities to help them make informed decisions about making and maintaining these materials in ways that will help ensure their preservation for as long as they are needed. They may also be useful for small organizations or groups of individuals, such as medical offices, consulting groups, or teams of research scientists. While these guidelines can be applied to various kinds of digital publications, documents, and data, they are especially important for digital records. Records are the documents that you make, receive and use in your activities, and that you keep because you may need them later or because you want to have reliable evidence of what you have done. Therefore, you need to be especially careful in maintaining and preserving them. These guidelines are applicable to records that need to be maintained for only a short period of time as well as to those that require long term maintenance. Adherence to these guidelines will help ensure that records that merit longterm preservation in an archival repository will be accessible when they are turned over to the care of a trusted custodian. (geen gerelateerde termen opgenomen) ~ A Framework of Principles for the Development of Policies, Strategies and Standards for the Long-term Preservation of Digital Records Luciana Duranti en Jim Suderman, Malcolm Todd (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Versie juni 2005 Duurzame toegankelijkheid The InterPARES research projects have examined the creation, maintenance and preservation of digital records. A Pagina 13 van 23

14 5 Wegwerken van mijn achterstand major finding of the research is that, to preserve trustworthy digital records (i.e., records that can be demonstrated to be reliable, accurate and authentic), records creators must create them in such a way that it is possible to maintain and preserve them. This entails that a relationship between a records creator and its designated preserver must begin at the time the records are created. Beheer; Duurzaamheid; Preservation. Principles op internet ~ Interoperabiliteit Ben van Lier (Artikel) Digitaal Bestuur 24-sep Interoperabiliteit Al in de zestiger jaren van de vorige eeuw schreef de bioloog en filosoof Ludwig von Bertalanffy dat de combinatie van technologie en samenleving zo complex was geworden dat bestudering van alleen losse componenten geen oplossing meer was. Nieuwe en holistische benaderingen waren - naar zijn mening - noodzakelijk om deze nieuwe complexiteit tegemoet te treden. Een dergelijke holistische benadering moest niet zijn gericht op de losse elementen, maar juist op de onderlinge verbindingen, betrekkingen en interacties tussen deze losse elementen. Deze betrekkingen en interacties tussen de losse componenten creëerde naar de mening van Von Bertalanffy namelijk een nieuw en complex geheel. Dit kan alleen in zijn samenhang worden bestudeerd, als geheel van componenten en verbindingen. Chaos; Complexiteit; Context; Services; Uitwisselbaarheid. ~ Mutual sustainability en social media Martin Kloos (Artikel) Geraadpleegd 29-dec-2009 / FrankWatching, Samenwerken De relatie tussen mutual sustainability en social media ligt mijns inziens in het feit dat beiden gaan over het bouwen van waardevolle en duurzame relaties met stakeholders. Voor een organisatie betekent dit dus focus op openheid, transparantie, betrokkenheid van en luisteren naar je klant waarbij nieuwe middelen als en onderliggende technologieën van social media ingezet kunnen worden om deze doelen te bereiken. En is dat niet wat we uiteindelijk allemaal nastreven met de inzet van social media? Het bereiken en betrekken van klanten bij onze producten en diensten om op die manier meer duurzame relaties met klanten te bouwen? Web 2.0. ~ Pagina 14 van 23

15 5 Wegwerken van mijn achterstand 8989 Preserver Guidelines; preserving digital records: guidelines for organizations Luciana Duranti en Randy Preston (Publicatie) InterPARES Project, International Reasearch on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, Duurzame toegankelijkheid As is widely recognized, digital records must be carefully managed throughout their entire existence to ensure that they are accessible and readable over time with their form, content, and relationships intact to the extent necessary for their continuing trustworthiness as records. It is also widely recognized that management of digital records must proceed from a comprehensive understanding of all phases or stages of records existence, from the time they are generated, through their maintenance by their creator, and during their appraisal, disposition, and long term preservation as authentic memorials of the actions and matters of which they are a part. From the perspective of long-term preservation, all the activities to manage records throughout their existence are linked, as in a chain, and interdependent. If a link in the chain fails, the chain cannot do its job. If certain activities and actions are not undertaken on records, their integrity (that is, their reliability and authenticity) and preservation are imperiled. These guidelines focus on the preservation link in the chain of preservation and are organized according to the sequence of preservation activities presented in the InterPARES Chain of Preservation (COP) model, which charts the many sequential steps in the creation, maintenance and preservation of authentic records. The alphanumeric number in parentheses following each section title in these Guidelines is a cross reference to the applicable preservation activity presented in the COP model. The guidelines have been tailored to address the preservation needs of organizations or programs whose records must be retained and consulted for long periods and those of archival institutions that take on the responsibility for the long-term preservation of the records of others andfor their continuing accessibility to the public they serve. In both these cases, human and financial resources, as well as in-house technical expertise are frequently limited. Actor; Beheer; Duurzaamheid; Preservation. ~ Records Management - welche Standards für welchen Zweck? dr. Ulrich Kampffmeyer (Artikel) Documentmanager.de, Versie 08/2007 Records Management Electronic Records Management - ERM - hat viele Facetten und ist gekennzeichnet durch zahlreiche internationale und nationale Standards. Jedoch muss man sehr stark differenzieren, welcher Standard für welchen Zweck, und für welches Anwendungsgebiet gedacht ist. Die Standards bewegen sich außerdem auf unterschiedlichen Ebenen - Terminologie, Strategie, Schnittstellen, Formate, Sicherheit, usw. man muss daher eine sinnvolle Gruppierung schaffen, um eine Zuordnung der Standards nach Eigenschaften, Zweck und Geltungsbereich vornehmen zu können. Verschiedene Organisationen haben hier entsprechende Anläufe genommen. Auch in der deutschen Wikipedia gibt es derzeit Versuche, eine Ordnung in dieses Thema zu bringen. Hier nun unser Ansatz (ohne Anspruch auf Vollständigkeit und in Anlehnung an die Klassifikation der AIIM international). Beveiliging; Electronic records management; ERM; Formaat; Standaard; Strategie; Terminologie. ~ Pagina 15 van 23

16 Pagina 16 van 23

17 999 Websites / webpagina's 8987 WARC File Format Published as an International Standard <Geen auteur geregistreerd of bekend> (Persbericht) Geraadpleegd 3-jun-2009 / Netpreserve.org, WARC The WARC format is expected to be a standard way to structure, manage and store billions of resources collected from the web and elsewhere. It is an extension of the ARC format, which has been used since 1996 to store files harvested on the web. WARC format offers new possibilities, notably the recording of HTTP request headers, the recording of arbitrary metadata, the allocation of an identifier for every contained file, the management of duplicates and of migrated records, and the segmentation of the records. WARC files are intended to store every type of digital content, either retrieved by HTTP or another protocol. ISO 28500:2009; Web ARChive; Webarchivering. Netpreserve.org ~ ~ Pagina 17 van 23

18 De rubrieken 0 Algemeen <geen> 1 Ontstaan Ontstaan en identificatie 1.1 Definitie Creation and identification Definitie van het begrippen als informatiebeheer, archief, archiefbescheiden etc, beschrijving van de toepassing en reikwijdte daarvan. Defining electronic records 1.2 Benoeming informatiesysteem Begrenzing van het informatiesysteem waarbinnen de gegevens (archiefbescheiden) opgemaakt etc. worden. 1.3 Benoemen bestanddeel Identifying electronic records systems Begrenzing van de eenheid die als enkelvoudig bestanddeel te beschouwen is (archiefbestanddeel, archiefstuk, item, object, archiefblok, informatie-object). Bijvoorbeeld: Document of registratie. 2 Waarderen Identifying electronic records Het bepalen van de functie en de waarde van een gegeven of gegevens in een bepaalde context of samenhang en het bepalen van de uiteindelijke bestemming van de archiefbescheiden. Appraisal 2.1 Bepalen van de waarde Het vaststellen van de waarde van gegevens in een bepaalde context. Appraising 2.2 Bepalen van de bewaartermijnen Het vaststellen van de bewaartermijnen ten behoeve van overbrenging of vernietiging. Scheduling 2.3 Bepalen van de grondslag en de betrouwbaarheid Het vaststellen van de juridische waarde van de gegevens, garanderen van de authenticiteit en de betrouwbaarheid (volledigheid, juistheid, beschikbaarheid en controleerbaarheid). Assuring legality 3 Gebruik, afstemming en toezicht Opslag, ontsluiting en beschikbaarstelling van informatie op basis van informatiebehoefte van de organisatie, burgers, politiek, bestuur, controllers, juristen en archiefbewaarplaats. Control and use Pagina 18 van 23

19 3.1 Bewaken kosten Bewaken van de kosten die beheershandelingenmet zich meebrengen. Kosten/baten en risico's. Controlling costs 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden Bepaling van de organisatieonderdelen, overheidsorganen, die verantwoordelijk zijn voor de gegevens. Dit kan zijn als als eigenaar of houder. Ook bepaling herkomst. 3.3 Fysiek beheer Assigning responsability Fysieke opslag van de archiefbescheiden en aanwijzing van verantwoordelijken voor het fysiek beheer. 3.4 Integratie Storing Standaardisatie en uitwisseling. De opslag van gegevens in verschillende formaten mag geen barriere zijn voor de toegankelijkheid en uitwisseling. 3.5 Documentatie Integrating access Beschrijving van gegevens en systemen (metadata). Bepaling van standaarden voor documentatie. Ook ten behoeve van het bewaren van de context. Documenting 3.6 Beschikbaarstellen Het feitelijk gebruik en het vaststellen van regels en afspraken voor het gebruik. Ook beschikbaarheid. 3.7 Beveiliging Providing for use Het waarborgen van logische en fysieke beveiliging, ten behoeve van de continuiteit van de organisatie, de vertrouwelijkheid van informatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4 Verwijderen Assuring security Selectie en vernietiging van de informatie volgens de selectielijst die is vastgesteld in de waarderingsfase. Tevens overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Was: Overdragen (of vernietigen) 4.1 Duurzaamheid Disposition Het garanderen van de duurzame toegankelijkheid van de betrokken informatieobjecten. Was: "Het garanderen van de duurzaamheid van de betrokken gegevensdragers. " 4.2 Bewaren context Preserving media Bewaren van de originele functionaliteit en de documentatie daarover. Ook in geval van conversie. Preserving functionality Pagina 19 van 23

20 5 Wegwerken van mijn achterstand Er liggen nog publicaties en dergelijke die ik nog niet had opgenomen. Voor de duidelijkheid komt die achterstand ook hier te staan. Een deel heb ik ook via delicious beschikbaar: <geen> 999 Websites / webpagina's Interessante websites ofpagina's op websites <geen> Pagina 20 van 23