UITVOEREND COMITE VAN DESKUNDIGEN

Transcriptie

1 UITVOEREND COMITE VAN DESKUNDIGEN REGISTER VAN RISICOVOLLE TAKEN VCA ALGEMEEN REGLEMENT VAN TOETSING Inhoudstafel Hoofdstuk I Hoofdstuk II Hoofdstuk III Voorwerp en definities Verloop van de erkenning Uitbreidingsaudits Bijlage Register van Risicovolle Taken VCA:

2 HOOFDSTUK I. VOORWERP EN DEFINITIES Artikel 1. Terminologie Voor lezing van dit reglement wordt verstaan onder: - Register: Register van Risicovolle Taken VCA (zie bijlage) - TC-K: Technische Commissie Kwalificaties VCA, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel - UCvD: Uitvoerend Comité van Deskundigen BeSaCC-VCA, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel - vzw: vzw BeSaCC-VCA, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel - VCA-beheersorganisatie: VCA is een systeem voor contractorveiligheid met een beheersorganisatie in de volgende landen: België, Nederland, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland. Zo is de Belgische VCA-beheersorganisatie de vzw BeSaCC-VCA. - Auditorganisatie: organisatie aan wie de vzw BeSaCC-VCA het beheer en de uitvoering van de audits in het kader van het Register van Risicovolle Taken VCA delegeert. - Centrum: organisme dat een erkenningsaanvraag bij de auditorganisatie indient, voor toetsing in het kader van het Register. - Examencentrum VCA: centrum dat van de auditorganisatie een QFor Safety erkenning heeft gekregen voor maximum 3 jaar, om de toetsing te organiseren van de aangeleerde kennis en vaardigheden in het kader van een taak opgenomen in het Register en hiervoor diploma s mag uitreiken. De Examencentra VCA krijgen een vermelding in het Register en worden opgenomen op de website - Examinatoren: personen die door het Examencentrum VCA worden aangeduid om de toetsing uit te voeren. - Lesgevers: personen die door het Examencentrum VCA worden aangeduid om (indien van toepassing) een opleiding te verzorgen. - VCA taken: taken die in het kader van de VCA-checklist 1 een verplichte toetsing bij een Examencentrum VCA vereisen. Deze taken worden in overleg met de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid in Nederland (SSVV) bepaald en zijn terug te vinden op de website - Niet-VCA taken: taken die in het kader van de VCA checklist geen verplichte toetsing bij een Examencentrum VCA vereisen. Dit zijn alle andere taken opgenomen in het Register van Risicovolle Taken VCA. - Cluster: een verzameling van taken, VCA taken en/of niet-vca taken, die inhoudelijk nauw met elkaar verband houden. Zo behoren de taken vorkheftruckbestuurder en reachtruckbestuurder tot dezelfde cluster Rijden en verplaatsen. Alle taken met hun indeling in clusters zijn terug te vinden op de website - Fiche: zie artikel 5 - Toetsmatrix: zie artikel 5 - Interne toetsing: VCA toetsing die plaatsvindt plaats in de infrastructuur van het Examencentrum VCA. - Extern toetsing: VCA toetsing die plaatsvindt op een locatie buiten de infrastructuur van het Examencentrum VCA (b.v. bij de klant). 1 Versie 2000/03: vraag 4.6, versie 2004/04: vraag

3 Fiches op basis van eindtermen (fiches opgesteld tot ) Eindtermen: dit zijn minimumeisen op het vlak van kennis, inzicht, vaardigheden en attitudes die noodzakelijk en bereikbaar worden geacht voor een bepaalde taak. De eindtermen zijn per taak opgenomen in de fiche, ingedeeld in een theorie- en een praktijkdeel. De eindtermen zijn verder ingedeeld in aandachtspunten met verdere invullingen. Fiches op basis van kerncompetenties (fiches opgesteld vanaf ) Kerncompetenties (eindtermen): zijn die competenties die cruciaal zijn voor het uitoefenen van een bepaalde taak en die het verschil maken tussen een goede en een minder goede taakbeoefenaar. Kerncompetenties spelen een doorslaggevende rol bij het uitvoeren van een welbepaalde taak. Kerncompetenties bestaan in principe uit zowel technische als meer transversale competenties. Het aantal kerncompetenties is beperkt aangezien ze verder worden gespecificeerd in de kennisvereisten en succescriteria. Kennisvereisten (toetstermen theorie) (zijn opgenomen in de toetsmatrix): om aan de kerncompetenties te voldoen, is steeds een bepaalde theoretische basiskennis vereist. Deze wordt getoetst via de kennisvereisten. Succescriteria (toetstermen praktijk) (zijn opgenomen in de toetsmatrix): zijn indicatoren die het voor de beoordelaar mogelijk maken om gericht naar een kerncompetentie te kijken. Succescriteria zijn de operationalisering of uitwerking van kerncompetenties in observeerbaar gedrag specifiek per taak. Alle fiches zullen op termijn opgesteld worden op basis van kerncompetenties, met daarbij horend een toetsmatrix. Tot zo lang blijven de fiches op basis van eindtermen geldig, voor zover zij nog in het Register vermeld staan. Artikel 2. Voorwerp Dit reglement bepaalt de erkenningsprocedure voor centra die erkend wensen te worden. De erkenningsvoorwaarden zijn terug te vinden in de documenten ter beschikking gesteld door de auditorganisatie, in het bijzonder de Beschrijving QFor Safety en de Norm voor de module VCA. De inhoud van deze documenten en dit reglement moeten beschouwd worden als na te leven richtlijnen. Van centra die in aanmerking wensen te komen voor erkenning wordt verwacht dat zij financieel solide zijn en de betalingsverplichtingen nakomen ten opzichte van de vzw BeSaCC-VCA. Artikel 3. Deontologische code 3.1. Toegankelijkheid Het Examencentrum VCA stelt op niet-discriminerende wijze kandidaten in de gelegenheid deel te nemen aan de toetsing Taken examinatoren De taak van de examinatoren bestaat uit: verificatie van de identiteit van de kandidaten controle van de toelatingsvoorwaarden 3

4 de kandidaten op de hoogte brengen van het verloop van de toetsing: concept, verloop, tijdsduur, het objectief evalueren van de kennis en de vaardigheden van de kandidaten voor de betreffende taak waken over het naleven van de procedures betreffende de toetsing 3.3. Onpartijdigheid De personen die optreden als examinator: - moeten zich onpartijdig opstellen; - mogen geen gezagsverhouding hebben met de kandidaten; - mogen niet behoren tot het personeel van de werkgever van de kandidaten of tot het personeel van de opdrachtgever van het examen; - moeten op de hoogte zijn van de toe te passen procedures. Artikel 4. Toetsing De toetsing houdt het evalueren van een kandidaat in, in functie van de kerncompetenties (eindtermen) van de taak opgenomen in de fiche. Het moet een evenwichtige afspiegeling zijn van het theoretische kennen en het praktische kunnen. In het kader van de toetsing wordt vereist dat de kandidaten op een adequate, representatieve en objectieve manier worden beoordeeld op kennen (kennisvereisten) en kunnen (succescriteria). Artikel 5. Fiche en toetsmatrix In het Register zijn fiches opgenomen. Per taak is een fiche opgemaakt met minimaal de volgende elementen: - doelgroep - toelatingsvoorwaarden voor de kandidaten - doel - kerncompetenties (eindtermen) - attest geldigheidsduur - richtduur opleiding - richtduur toetsing (theorie/praktijk) - Examencentra VCA Bij elke fiche op basis van kerncompetenties (fiches opgesteld vanaf ) hoort een toetsmatrix, waarin de kennisvereisten (toetstermen theorie) en succescriteria (toetstermen praktijk) zijn opgenomen, alsook het minimum aantal te stellen vragen per kennisvereiste of uit te voeren oefeningen per succescriterium. 4

5 HOOFDSTUK II. VERLOOP VAN DE ERKENNING Artikel 6. Procedure Om als centrum erkend en in het Register opgenomen te worden, moeten de volgende opeenvolgende stappen doorlopen worden. STAP 1: ONDERZOEK ONTVANKELIJKHEID ERKENNINGSAANVRAAG Het centrum doet een aanvraag voor erkenning bij de auditorganisatie. De TC-K wordt op de hoogte gesteld van de erkenningsaanvraag en kan in bepaalde gevallen de statuten en/of oprichtingsakte van het centrum opvragen om te oordelen over de ontvankelijkheid van de aanvraag. Aanvragen afkomstig van centra die op het ogenblik van de aanvraag geschorst zijn voor een erkende VCA toetsing door een VCA-beheersorganisatie, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen tot na de schorsing. Aanvragen afkomstig van centra waarvan de erkenning voor een VCA toetsing in het verleden is ingetrokken door een VCA-beheersorganisatie, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. Aanvragen afkomstig van centra waarvan de bestuurders en/of directie deel uitmaken van een centrum dat op het ogenblik van de aanvraag geschorst is voor een VCA toetsing door een VCA-beheersorganisatie, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen tot na de schorsing. Aanvragen afkomstig van centra, waarvan de bestuurders en/of directie deel uitmaken van een centrum waarvan de erkenning voor een VCA toetsing in het verleden is ingetrokken door een VCA-beheersorganisatie of waarvan de bestuurders en/of directie op het ogenblik van die intrekking deel uitmaakten van dat centrum, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. In geval de aanvraag niet ontvankelijk wordt verklaard door de TC-K kan er geen QFor Safety overeenkomst tussen de auditorganisatie en het centrum gesloten worden en wordt de procedure onmiddellijk stopgezet. STAP 2: OVEREENKOMST Van zodra de TC-K aan de auditorganisatie de ontvankelijkheid van de erkenningsaanvraag heeft bevestigd, wordt er een QFor Safety overeenkomst tussen de auditorganisatie en het centrum gesloten. STAP 3: VOORBEREIDING AUDIT Het centrum stelt de nodige documenten tijdig ter beschikking aan de auditorganisatie, zoals bepaald is in de QFor Safety documenten. STAP 4: INITIELE AUDIT De auditorganisatie behartigt het beheer en de uitvoering van de audits. In het kader van een initiële audit vindt er per taak een observatie plaats om erkenning te verlenen. De erkenning 5

6 kan slaan op interne en/of externe toetsing en op één of voor meerdere talen. STAP 5: ERKENNING Op basis van de auditresultaten neemt de auditorganisatie een gemotiveerde beslissing over het al dan niet erkennen van het centrum. De beslissing wordt meegedeeld aan het centrum en aan de TC-K. De erkenning wordt verleend voor een periode van maximum 3 jaar. De erkenning omvat steeds drie modules: - QFor Data Scan, met audit en erkenning door de auditorganisatie - QFor Process Scan, met audit en erkenning door de auditorganisatie - Module VCA, met audit en erkenning door de auditorganisatie, in opdracht van de TC-K In geval van klachten kan het centrum een beroep doen op de Interne Kwaliteitscommissie van de auditorganisatie. Artikel 7. Toezicht op de Examencentra VCA Er zal steekproefsgewijs toezicht gehouden worden op de toetsen georganiseerd door het Examencentrum VCA. Hiertoe zullen onafhankelijke door de TC-K aangestelde deskundigen onaangekondigd de toetsen bijwonen. Het Examencentrum VCA stelt deze deskundigen in staat hun controles op een adequate manier uit te voeren en verleent hen inzage in alle voor hen relevante documenten. Het Examencentrum VCA deelt hiertoe de geplande toetsen minimaal 3 weken op voorhand mee via aan de TC-K (kdm@vbo-feb.be). Het centrum verleent op elk ogenblik inzage in de procedures en reglementen en de wijze waarop deze worden toegepast aan de door de TC-K aangestelde deskundigen. Artikel 8. Tussentijdse audit uitbreidingsaudit - herhalingsaudit De auditorganisatie behartigt het beheer en de uitvoering van de audits. Na de initiële audit (cf. artikel 6) kan er in bijzondere gevallen (b.v. klachten) op vraag van de TC- K of initiatief van de auditorganisatie een tussentijdse audit plaats vinden om na te gaan of de procedures nog steeds gevolgd worden. De kosten hiervan zijn ten laste van het Examencentrum VCA. Een uitbreidingsaudit kan aangevraagd worden door het Examencentrum VCA cf. hoofdstuk III van dit reglement. De herhalingsaudit voor hercertificatie dient plaats te vinden vóór het aflopen van de vorige erkenning. Artikel 9. Schorsing en intrekking De TC-K kan beslissen tot een schorsing of tot de intrekking van de erkenning van het Examencentrum VCA op basis van feiten die haar ter kennis werden gebracht of die vastgesteld werden tijdens het toezicht of tijdens een tussentijdse audit. De gemotiveerde beslissing tot schorsing of intrekking van de erkenning wordt meegedeeld aan het Examencentrum VCA. 6

7 9.1 De TC-K heeft de bevoegdheid om al dan niet na bijkomend onderzoek van en/of op advies van de auditorganisatie of door de TC-K aangeduide deskundigen de erkenning van het Examencentrum VCA te schorsen of in te trekken in de navolgende gevallen: a) het niet of niet tijdig gemeld hebben van wijzigingen van situaties of omstandigheden waardoor het Examencentrum VCA niet langer voldoet aan de erkenningscriteria die aan het besluit tot erkenning ten grondslag hebben gelegen; b) het niet nakomen van verplichtingen inzake het aanleveren van informatie met betrekking tot toetsen, de examinering, de betalingen conform de algemene leveringsvoorwaarden enz.; c) het verzwijgen dan wel kennelijk foutief aanleveren van informatie die van belang is in het kader van de erkenning en/of het VCA examenstelsel; d) onjuistheden in de documenten die deel uitmaken van het dossier dat als basis dient voor de erkenning van een Examencentrum VCA. Deze onjuistheden zouden kunnen blijken tijdens het algemene of operationele toezicht. B.v. het in de praktijk hanteren van een examenreglement dat afwijkt van het reglement waarop de erkenning werd gebaseerd; e) het handelen in strijd met de voorwaarden en/of bepalingen van het onderhavige reglement en andere besluiten van de TC-K met betrekking tot examinering; f) na het beëindigen van de onderneming die als Examencentrum VCA erkend is; g) de activiteiten waarvoor de erkenning is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden; h) de QFor Safety erkenning (module VCA) op oneigenlijke gronden was verleend en het Examencentrum VCA dit wist of behoorde te weten; i) bij andere zwaarwegende omstandigheden waardoor de erkenning in redelijkheid niet kan worden gehandhaafd; j) het Examencentrum VCA niet-conforme VCA diploma s uitreikt of VCA diploma s die niet overeenstemmen met de bekomen erkenning. 9.2 De TC-K maakt het besluit tot schorsing of intrekking van de QFor Safety erkenning (module VCA) schriftelijk en met opgave van reden bekend aan het betrokken Examencentrum VCA, het UCvD, de vzw BeSaCC-VCA en de auditorganisatie. 9.3 Een besluit tot opheffing van een schorsing wordt eerst genomen nadat en voorzover het Examencentrum VCA heeft aangetoond alle tekortkomingen te hebben hersteld, alsmede de kosten voor het eventueel extra operationeel toezicht en technische inspectie te hebben voldaan. 9.4 Gedurende de schorsing vervallen alle rechten van het Examencentrum VCA binnen het kader van hun QFor Safety erkenning (module VCA); de QFor Safety overeenkomst tussen de partijen blijft in stand en het Examencentrum VCA blijft op de lijst van erkende Examencentra VCA staan, met vermelding van de niet-erkende periode(s). 9.5 Het Examencentrum VCA heeft maximaal een periode van 4 weken na de aanvang van de schorsing de tijd om alle tekortkomingen te herstellen en aan zijn verplichtingen te voldoen, tenzij de TC-K deze periode met maximaal 4 weken verlengt; na deze periode volgt het intrekken van de erkenning, zonder dat daarbij de opgelegde verplichtingen vervallen. 7

8 9.6 De schriftelijke bekendmaking door de TC-K van intrekking van de erkenning geldt als de buitenrechtelijke verklaring tot ontbinding van de QFor Safety overeenkomst tussen partijen, zonder dat de vzw BeSaCC-VCA tot enig schadevergoeding is gehouden. 9.7 Het Examencentrum VCA is gerechtigd om de TC-K te verzoeken de erkenning in te trekken, waarbij de intrekking per direct ingaat. 9.8 De TC-K maakt een besluit tot schorsing en intrekking openbaar. Artikel 10. Verweer tegen de schorsing of intrekking 10.1 Bij een besluit tot schorsing of intrekking biedt de TC-K het Examencentrum VCA aan om binnen een redelijke termijn te worden gehoord in een door de TC-K te beleggen hoorzitting, waarbij de TC-K eveneens door haar aangeduide deskundigen kan uitnodigen Indien het Examencentrum VCA hiervan gebruik maakt, schort dit het besluit van de TC- K niet op De TC-K maakt verslag van de hoorzitting, welk verslag wordt toegezonden naar het betrokken Examencentrum VCA, het UCvD, de vzw BeSaCC-VCA en de auditorganisatie. De TC-K archiveert het verslag in het betrokken dossier van het Examencentrum VCA Op basis van de verkregen informatie van de hoorzitting, eventueel aanvullend onderzoek, neemt de TC-K een besluit tot: - opheffen van de schorsing; - opheffen van de schorsing onder voorwaarden; - intrekken van de erkenning In het geval het Examencentrum VCA niet akkoord is met het besluit inzake schorsing of definitieve intrekking van de erkenning, dan kan hierover een klacht worden ingediend bij het UCvD welke klacht volgens de procedures van het UCvD zal worden afgehandeld, echter zonder dat dit een opschortende werking heeft voor het genomen besluit De in het vorige lid genoemde besluiten laten onverlet dat het Examencentrum VCA gehouden is alle in redelijkheid gemaakte kosten terzake van onderzoek, hoorzitting, toezicht en verzwaard toezicht en gevolgen van de besluiten aan de TC-K te vergoeden. Een schorsing wordt eerst opgeheven nadat het Examencentrum VCA vernoemde kosten heeft voldaan. Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de TC-K. 8

9 HOOFDSTUK III. UITBREIDINGSAUDITS Artikel 12. Uitbreiding van de bestaande toetsing Initieel laat men zich erkennen voor interne en/of externe toetsing, in het Nederlands en/of Frans en/of een andere taal, voor één of meerdere taken van het Register. Indien men tijdens de duur van de erkenning (maximum 3 jaar) deze wenst uit te breiden (b.v. van interne toetsing naar interne en externe toetsing), dan hoeft er geen tussentijds auditbezoek plaats te vinden, maar moet men de nodige documenten aan de auditorganisatie bezorgen. Deze voert de uitbreidingsaudit uit op basis van de ingediende documenten. Uiterlijk 6 weken na het indienen van de documenten wordt er al dan niet een aanpassing van de erkenning verleend. De uitbreiding wordt dan tijdens de herhalingsaudit ter plaatse doorgelicht. De erkenningsduur van de uitbreidingen is echter beperkt, namelijk tot de einddatum van de erkenning op basis van de algemene processen (QFor Process Scan). Artikel 13. Toevoeging extra taken binnen een cluster Initieel laat men zich erkennen voor één of meerdere taken van het Register. Indien men tijdens de duur van de erkenning (maximum 3 jaar) deze wenst uit te breiden met een bijkomende taak binnen een cluster, dan hoeft er geen tussentijds auditbezoek plaats te vinden, maar moet men de nodige documenten aan de auditorganisatie bezorgen. Deze voert de uitbreidingsaudit uit op basis van de ingediende documenten. Uiterlijk 6 weken na het indienen van de documenten wordt er al dan niet een uitbreiding van de erkenning verleend. De uitbreiding wordt dan tijdens de herhalingsaudit ter plaatse doorgelicht. De erkenningsduur van de uitbreidingen is echter beperkt, namelijk tot de einddatum van de erkenning op basis van de algemene processen (QFor Process Scan). Artikel 14. Toevoeging extra taken van andere clusters Initieel laat men zich erkennen voor één of meerdere taken van het Register. Indien men nadien extra taken van andere clusters wenst toe te voegen, dan dient er per nieuwe taak ter plaatse een uitbreidingsaudit plaats te vinden van de module VCA, met betrekking tot de specifieke vereisten per taak. Eveneens vindt er per taak een observatie plaats. De erkenningsduur van de uitbreidingen is echter beperkt, namelijk tot de einddatum van de erkenning op basis van de algemene processen (QFor Process Scan). 9