ASSISTENT Administratieve ondersteuning NIVEAU C

Transcriptie

1 ASSISTENT Administratieve ondersteuning NIVEAU C FOD Justitie Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie dienst HR Magistratuur, notarissen, gerechtsdeurwaarders ( ROI) Jobinhoud Profiel Werkgever Aanbod Deelnemingsvoorwaarden Solliciteren Kandidaten met een handicap Selectieprocedure Lijst van geslaagden Contactgegevens JOBINHOUD Doel van de functie: Verscheidene complexe administratieve en uitvoerende taken autonoom uitvoeren ter ondersteuning van één of meer personen of van een dienst. Resultaatsgebieden: 1. In de hoedanigheid van administratief medewerker de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren, teneinde de doelstellingen van de dienst te helpen verwezenlijken De briefwisseling behandelen ; Standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven opmaken voor de dienst; Tabellen opstellen; 2. Als gegevensimporteur de gegevens in elektronische bestanden coderen en importeren, teneinde de latere exploitatie van de gegevens te vergemakkelijken. Mogelijke taken: De gegevens interpreteren en coderen; De lijsten van ingevoerde gegevens afdrukken; De ingevoerde gegevens nakijken; De gegevensbank bijwerken. 3. Als probleembeheerder eenvoudige of routineuze problemen of geschillen snel en efficiënt behandelen, teneinde de collega of de rechtzoekende een doeltreffende oplossing aan te reiken. Het probleem of de klacht ontvangen en de aard ervan onderzoeken; Bijkomende informatie verzamelen : de betrokkenen contacteren, de situatie en/of de motieven analyseren; 1/5

2 Een advies uitwerken of een oplossing voorstellen aan de hiërarchische overste. 4. Als documentenbeheerder ervoor zorgen dat de documenten van de dienst juist verwerkt en geklasseerd worden, teneinde de missies van de dienst te helpen verwezenlijken De gegevens met betrekking tot deze documenten coderen; De documenten nauwgezet verwerken; Instaan voor het klassement en de archivering. 5. Als aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van de klanten van de dienst (zowel interne als externe klanten) enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen. beantwoorden van vragen die onder meer worden gesteld per brief, per telefoon, per , aan het loket (eerste of tweede lijn); het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven; de problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners; een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten. 6. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise, teneinde het eigen functioneren te optimaliseren. de laatste ontwikkelingen van de dienst bestuderen met het oog op implementatie hiervan in de (sub)afdeling; interne en externe opleidingen volgen in pertinente domeinen; zijn kennis delen met de collega s; meewerken aan de redactie van een vademecum. PROFIEL Omgaan met informatie Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Omgaan met taken Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Omgaan met medewerkers Kennis en informatie delen: Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. 2/5

3 Omgaan met relaties In team werken (K): Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Servicegericht handelen (K): Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Omgaan met het eigen functioneren Betrouwbaarheid tonen (K): Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Zichzelf ontwikkelen (K): De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Objectieven behalen (K): Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Respect tonen: Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies. Zich aanpassen: Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties. Inzet tonen: Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking. Stress beheren: Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek. Technische competenties Goede kennis van het MS Office pakket (voornamelijk Excel, Access en Word) en met verkenner kunnen werken. Tewerkstelling binnen een tweetalige context (Nederlands/Frans), waarbij een basiskennis van de tweede landstaal een pluspunt vormt. Verder dient u voldoende zelfstandig te kunnen werken en bereid te zijn om bij te leren en u snel in te werken in de functie. WERKGEVER De FOD Justitie is de motor van: - een optimale en begrijpelijke wetgeving - een adequate ondersteuning voor een toegankelijk en efficiënt gerechtelijk apparaat; - een evenwichtige uitvoering van de gerechtelijke beslissingen; - een integratie van de sociale dimensie bij justitie en bij de informatieverstrekking aan justitiabelen. Door zijn ondersteunende opdrachten ten behoeve van de wetgevende, rechterlijke en uitvoerende macht zowel op nationaal als op internationaal vlak wil de FOD Justitie bijdragen tot een rechtvaardigere samenleving en een harmonieuze relatie tussen de burger en justitie tot stand brengen. 3/5

4 Om de 4 bovengenoemde opdrachten te verwezenlijken, is de FOD Justitie onderverdeeld in 3 directoratengeneraal, namelijk DG Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden; DG Rechterlijke Organisatie en DG Penitentiaire Inrichtingen. Binnen het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie is men op zoek naar een administratief assistent om de dienst Personeel (Cel RO I) te versterken. De dienst Personeel (Cel RO I) staat in voor het beheer van de dossiers van de leden van de magistratuur en van de ministeriële ambtenaren (notarissen en gerechtsdeurwaarders), alsook de organisatie van de taalexamens. Voor meer info : AANBOD U wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van bepaalde duur tot en met 31/12/2018. Weddenschaal C1 (minimum max bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd). Index op 01/07/2017 is 1,6734. Voor meer info: en Voordelen Minimum 26 dagen verlof op jaarbasis Gratis openbaar vervoer van en naar het werk Fietsvergoeding Mogelijkheid tot het volgen van diverse opleidingen Fed+ kaart Voordelige hospitalisatieverzekering DEELNEMINGSVOORWAARDEN Vereist diploma bij indiensttreding: Hoger diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met 20 april 2018 Heeft u interesse in deze functie, stuur dan uw curriculum vitae met motivatiebrief naar: HRM.Brussel@just.fgov.be (referentie assistent administratieve ondersteuning ROI - BCR ) 4/5

5 KANDIDATEN MET EEN HANDICAP U kan een aanpassing vragen Als u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan u contact opnemen met de selectiedienst. Nadien zal u gecontacteerd worden door de cel diversiteit van de FOD Justitie om te bepalen van welke aanpassingen u wenst gebruik te maken in onze selecties. SELECTIEPROCEDURE - Afhankelijk van het aantal kandidaten, behoudt de selectiecommissie zich het voorrecht een preselectie te doen op basis van een grondige analyse van de CV s. - Interview : er zal gepeild worden naar de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke eisen van de functie en de motivatie, belangstelling en affiniteit met het werkterrein. Het vereiste minimum om te slagen is 60%. Feedback Na het ontvangen van uw resultaat bij iedere selectiefase kan u binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen. LIJST VAN GESLAAGDEN En als u geslaagd bent? De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten. Als u niet onmiddellijk aan de slag kan, komt u op een wervingsreservelijst die 1 jaar geldig is. CONTACTGEGEVENS Meer info over de functie en de selectieprocedure? Christophe Rits, attaché selectie HRM.Brussel@just.fgov.be 5/5