De administrateur-generaal

Transcriptie

1 Trierstraat 70 B-1000 Brussel De administrateur-generaal Afzender RKW Trierstraat 70 B-1000 Brussel datum Betreft: Flux P051 (RIP) - Bericht van raadpleging van het Personeelsbestand Flux D051 (RIP) Bericht van verspreiding van het Personeelsbestand uw ref. contact Roland Binet Annik Garigliany adjunct-adviseurs telefoon Mevrouw, Mijnheer, Ik kondig u de invoering aan van twee nieuwe elektronische fluxen afkomstig van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Het betreft de fluxen voor het raadplegen en verspreiden van de gegevens vervat in het gegevensbestand Personeelsbestand van de RSZ. 1. Wat is het Personeelsbestand? 2. Wat is het nut ervan in het beheer van de kinderbijslagdossiers? 3. Welke gegevens vindt men er? 4. De raadpleging van het Personeelsbestand. 5. De verspreiding van het Personeelsbestand. 6. Wat is de waarde van de gegevens van het Personeelsbestand? 7. De overgangsperiode.

2 pagina 2 1. HET PERSONEELSBESTAND In het raam van de administratieve vereenvoudiging legt het project e-government van de sociale zekerheid aan de werkgevers het versturen op van elektronische aangiften naar de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO): de onmiddellijke aangifte van de tewerkstelling (DIMONA) en de multifunctionele trimestriële aangifte (DMFA). Iedere werkgever (van de privé-sector en de federale, gemeenschaps-, gewestelijke, provinciale en plaatselijke openbare sector) heeft de verplichting om onmiddellijk iedere aanwerving van een werknemer of iedere uitdiensttreding elektronisch aan te geven aan de RSZ(PPO). Deze onmiddellijke aangifte, genaamd DIMONA, meldt het begin of het einde van een arbeidsovereenkomst die een werknemer verbindt aan een werkgever. Het Personeelsbestand is het gegevensbestand van de DIMONA. De kinderbijslagsector kan dit gegevensbestand raadplegen en automatisch de gegevens over het begin of het einde van een arbeidsovereenkomst verkrijgen van een persoon die is opgenomen in het Kadaster van de kinderbijslag. Op 15 mei 2002 stelde de omzendbrief 1337 van de Rijksdienst u het globale project voor van de multifunctionele aangifte van de werkgever. De geleidelijke invoering van de fluxen RIP en DIMONA werd u aangekondigd met de omzendbrief van 15 december 2003, met kenmerk II/C/997/54/BH. Het Personeelsbestand kan vanaf nu worden geraadpleegd in een productieomgeving, ofwel via de TRIVIA, ofwel via het raadplegingsbericht P051. De datum voorzien voor de ingebruikneming van de flux RIP voor de verspreiding van het Personeelsbestand (flux D051) is 1 april De uiterste datum voor de ingebruikneming van de flux voor de verspreiding van de DMFA, voor de gegevens met betrekking tot het eerste kwartaal 2004 (flux D054) is 15 mei 2004.

3 pagina 3 2. HET NUT VAN HET PERSONEELSBESTAND BIJ HET BEHEER VAN DE KINDERBIJSLAGDOSSIERS 2.1. De opheffing van het papier Voor de kinderbijslagsector betekenen de fluxen RIP en DMFA de nagenoeg volledige verdwijning van de papieren formulieren waarmee de gegevens over de arbeidstijden vergaard werden: de modellen AB (+ AB-OND en C5755 voor de Rijksdienst) worden vervangen door de RIP, en de modellen G (+ C4500, C4501 en C4502 voor de Rijksdienst) door de DMFA. Ook sommige formulieren die gericht worden aan de sociaal verzekerden worden overbodig (formulieren P4 en P12 zie omzendbrief van de Rijksdienst 1345 van 10 juli 2003) Snelheid van de informatie Het Personeelsbestand wordt van gegevens voorzien door meer dan 90% van alle werkgevers van het land, zowel de privé- als de openbare sector (met inbegrip van de werkgevers die afhangen van de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke besturen). Het maakt een snelle informatie mogelijk over het bestaan van een arbeidsovereenkomst, aangezien dit gegevenbestand binnen de 48 uur wordt bijgewerkt (na conformiteitscontrole) na de verzending van de DIMONA-aangiften. Dit biedt een groot voordeel van actualiteit vergeleken met het LATG (gegevensbestand wedden-loopbanen, dat zal vervangen worden door het gegevensbestand van de DMFA) Een indicatieve waarde De gegevens vervat in het Personeelsbestand hebben een indicatieve waarde, in afwachting dat ze geldig verklaard worden door de DMFA, aangiften gecontroleerd en bekrachtigd op het vlak van de verzekeringsplicht (zie punt 6 hierna: waarde van de gegevens) De mogelijkheid tot raadpleging Het Personeelsbestand kan op twee manieren geraadpleegd worden: ofwel afzonderlijk, ofwel massaal. De afzonderlijke raadpleging gebeurt on line (zie hierna punt 4, het personeelsbestand in raadpleging). Een dergelijke raadpleging beantwoordt aan een dringende vraag om informatie.

4 pagina 4 Bij de aanvraag om een eerste kraamgeld is het bijvoorbeeld essentieel om te weten of de potentiële rechthebbende zich in een tewerkstellingssituatie bevindt: aan de hand van de informatie die men verkreeg via de raadpleging kan de betaling van het kraamgeld en de kinderbijslag worden aangevat, onder voorbehoud van de geldigverklaring ervan door een daaropvolgende DMFA. Een dergelijk groen licht voor de betaling kan ook verkregen worden in geval van een onderzoek van het recht van een nieuwe rechthebbende na een wijziging in het gezin (bijvoorbeeld voor een kind opgevangen door een tante). De massale raadpleging gebeurt in batch. Ze wordt met name gebruikt bij het opsporen van voorrangsrechten in de regeling van de werknemers (zie de tijdelijke oplossing voorzien in de eerder vermelde omzendbrief van 15 december 2003) De verspreiding Het bericht verspreiding van het Personeelsbestand geeft automatisch het begin van een nieuwe afgesloten arbeidsovereenkomst of het einde van een bestaande arbeidsovereenkomst, evenals de aansluitingsgegevens kinderbijslag. De draagwijdte van de informatie is ook beperkt, aangezien die door een DMFA moet worden bevestigd of ontkend. Het gezamenlijke beheer van de twee berichten (RIP en DMFA) maakt het evalueren van een verandering van bevoegdheid mogelijk.

5 pagina 5 3. DE GEGEVENS VAN HET PERSONEELSBESTAND: DE ZONES VAN DE RIP- BERICHTEN Deze gegevens worden meegedeeld in zones. Dit zijn de voornaamste zones van de RIP-berichten, van raadpleging of van verspreiding. immatriculatienummer bij de RSZ(PPO) nummer van de onderneming RSZ of RSZPPO subeenheid vestigingeenheidsnummer identificatienummer bij de sociale zekerheid datum van indiensttreding datum van uitdiensttreding type van werknemer nummer van de DIMONA aard van de laatste aangifte uitzendkracht Aan het RIP-bericht van verspreiding worden nog drie andere zones toegevoegd : kinderbijslagfonds aansluitingsnummer van de werkgever nummer van het bureau

6 pagina 6 De essentiële zones identificeren de werkgever en de werknemer, evenals de data van in- en uitdiensttreding. Ook de drie zones betreffende de aansluiting kinderbijslag van de RIP van verspreiding zijn essentieel. Immatriculatienummer bij de RSZ of de RSZPPO: Het betreft het eigenlijke registratienummer (een reeks van 7 cijfers en 2 controlecijfers). De code categorie van werkgevers (reeks van 3 cijfers: bijvoorbeeld 017 voor een werkgever van de sector HORECA) is niet beschikbaar in de RIP-berichten, maar zal dat wel zijn in het DMFAbericht. De werkgevers die afhangen van de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke besturen (RSZPPO) versturen DIMONA s die geregistreerd worden in het Personeelsbestand, maar die ten vroegste in 2005 pas zullen deelnemen aan het DMFA-systeem. RSZ of RSZPPO: code 1 : de informatie komt van de RSZ code 2 : de informatie komt van de RSZPPO INSZ Dit is het identificatienummer bij de sociale zekerheid van de werknemer.

7 pagina 7 Datum van indiensttreding De datum van indiensttreding is de datum van het begin van de arbeidsovereenkomst weerslag op de kinderbijslag: Op het vlak van bevoegdheid is dit gegeven bepalend voor de periode van de arbeidsovereenkomst, onder voorbehoud van het ontbreken van een daaropvolgende DMFA met tegengestelde informatie (zie hierna punt 6, waarde van de gegevens). Datum van uitdiensttreding De datum van uitdiensttreding is het einde van de arbeidsovereenkomst. weerslag op de kinderbijslag: Op het vlak van de bevoegdheid is dit gegeven bepalend voor de periode van de arbeidsovereenkomst, onder voorbehoud van het ontbreken van een daaropvolgende DMFA met tegengestelde informatie (zie hierna punt 6, waarde van de gegevens). KINDERBIJSLAGFONDS: (voor het bericht van verspreiding) fonds Dit is het nummer van het kinderbijslagfonds waarbij de werkgever is aangesloten. Dit nummer van het kinderbijslagfonds komt van het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW).

8 pagina 8 Aansluitingsnummer van de werkgever Dit aansluitingsnummer komt van het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW). Nummer van het bureau = FundOfficeID Dit is het nummer van het bureau van het kinderbijslagfonds waarbij de werkgever is aangesloten. In een eerste fase wordt dit gegeven niet meegedeeld. De RIP-berichten van raadpleging en verspreiding delen ook de hoedanigheid van uitzendkracht van de werknemer mee of die van student.

9 pagina 9 4. HET PERSONEELSBESTAND IN RAADPLEGING (RIP P051) De RIP-fluxen kregen een machtiging van het Toezichtcomité bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid op 3 december 2002 (beraadslaging nr. 02/110). Het gedetailleerde technisch schema van het bericht P051 (schema XSD, beschrijving formaat XML) is beschikbaar via Trivia op het site dat het CIV van de Rijksdienst ter beschikking stelt van de kinderbijslagfondsen. Het Personeelsbestand kan op twee manieren geraadpleegd worden: Via de GUI (Trivia), een raadpleging on-line die de toegang biedt tot de gegevens volgens een gestandaardiseerd scherm; Via het ComTool, een type van raadpleging (bericht P051) dat massale raadplegingen toelaat. De raadpleging gebeurt op basis van het INSZ van de werknemer of van een periode (met een begin- en einddatum). Een dergelijke raadpleging vereist een voorafgaande opname in het Kadaster. Het antwoord bevat enkel de gegevens betreffende de aangeduide periode voor de verschillende data van in- en/of uitdiensttredingen bij de betrokken werkgever(s). Voor de werknemers die in dienst zijn van dezelfde werkgever sedert een zeer lange periode zonder onderbreking (25 jaar bijvoorbeeld), dan is het gegeven dat verschijnt dat van deze (laatste) tewerkstelling. In verband met de raadplegingsschermen valt eveneens te noteren dat de gegevens worden gerangschikt per datum van indiensttreding. Twee afzonderlijke terugcodes geven weer of een geval niet is opgenomen, of dat er geen gegevens beschikbaar zijn voor de betrokken werknemer.

10 pagina HET PERSONEELSBESTAND IN VERSPREIDING (RIP D051) Het gedetailleerde technisch schema van het bericht D051 (schema XSD, beschrijving formaat XML) is beschikbaar via Trivia op het site dat het CIV van de Rijksdienst ter beschikking stelt van de kinderbijslagfondsen. Om de twee weken worden attesten (of berichten van verspreiding) opgemaakt vanuit het Personeelsbestand. Ze geven de laatste situatie van iedere arbeidsovereenkomst na de geldigverklaring ervan (door de RSZ, de werkgever zelf, de diensten van de sociale inspectie, CIMIRE). Deze attesten worden doorgestuurd naar de RSZ, daarna naar de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Op basis van de opgenomen gegevens in het Referentierepertorium van de KSZ wordt tweemaal per maand een flux RIP verdeeld over de kinderbijslagsector, betreffende de rechthebbenden, de bijslagtrekkenden van type 2, de kinderen en de derden van type 2 (codes rollen 101, 103, 104 en 106). De zones afkomstig van het Nationaal Repertorium van de Werkgevers (NRW) worden automatisch ingevuld. Men moet echter bepaalde begrenzingen in acht nemen: Indien er maar een aansluiting is geregistreerd (actief of opgeheven), een andere dan een lopend dossier van ambtshalve aansluiting (code 990), dan zijn het die gegevens die in de zone verschijnen; Indien er verschillende zijn geregistreerd, waarvan een actieve andere dan 990 dan zijn het de gegevens van het actieve dossier die verschijnen; Indien er verschillende afgesloten registraties zijn andere dan 990 dan verschijnt de datum van het meest recente dossier; Als het aantal aansluitingen bij het NRW echter hoger is dan 1, dan verschijnen de cijfers 999 in de zone (dit is met name het geval bij de toepassing van artikel 15, KBW: meervoudige aansluitingen); Indien de werkgever afhangt van de openbare sector of van een sector waarvoor geen aansluiting mogelijk is, dan worden deze zones uiteraard niet ingevuld.

11 pagina DE WAARDE VAN DE GEGEVENS VAN HET PERSONEELSBESTAND 6.1. De principes Het RIP geldt als groen licht voor de betaling van de kinderbijslag bij het aanvankelijk onderzoek van een recht en de evaluatie van de voorrangsgerechtigde rechthebbende, de regeling, de sector of de bevoegde instelling: in deze optiek kunnen deze gegevens dus gelden als basis voor de vooruitbetaling van het kraamgeld, het aanvatten of voortzetten van de provisionele trimestriële betaling van de kinderbijslag. De RIP-gegevens kunnen ook een indicatieve waarde hebben voor het einde van de arbeidsovereenkomst en/of het begin van een nieuwe overeenkomst. De kinderbijslaginstellingen raadplegen en ontvangen namelijk de RIP-gegevens afkomstig van alle werkgevers van de opgenomen persoon. De gegevens vervat in het RIP-bericht moeten geldig verklaard worden door de daaropvolgende kwartaalaangifte: aangezien de DMFA slaat op de verzekeringsplicht van de werknemer aan de sociale zekerheid, zijn het namelijk die gegevens die voorrang hebben wanneer er een afwijking is tussen de gegevens afkomstig van het Personeelsbestand en die opgenomen in de multifunctionele aangifte (bijvoorbeeld in verband met de hoedanigheid van student). Zo moeten de betalingen altijd worden geldig verklaard door de multifunctionele aangifte DMFA met betrekking tot het betrokken kwartaal. Ondanks het ontbreken van de RIP heeft de DMFA altijd de geldige waarde. In omgekeerde zin, indien een RIP niet is bevestigd door een (ontbrekende) DMFA, dan dient men de sociaal verzekerde te ondervragen. Aangezien de RIP informatie verstrekt over het begin of het einde van een arbeidsovereenkomst tussen een werkgever en een werknemer, vormt het een bron van informatie over het bestaan van een arbeidsovereenkomst: deze informatie is bepalend voor de toepassing van het koninklijk besluit over de bevoegdheid, want de daaropvolgende DMFA zal enkel de data van tewerkstelling vermelden, en niet de contractuele basis. In dit geval zal het RIP-bericht het gekwalificeerd gegeven verstrekken, voor zover dit niet wordt tegengesproken door de DMFA met betrekking tot dezelfde periode.

12 pagina De waarde van de gegevens De RIP levert dus een waarde aan in het beheer van het kinderbijslagdossier: Groen licht: wanneer het een indiensttreding aanduidt (RIP-in), maakt het de bepaling mogelijk van de bevoegde instelling in geval van een nieuw recht (bijvoorbeeld het kraamgeld voor een eerste geboorte), evenals het begin van en/of de voortzetting van een provisionele betaling van maximum drie maanden; Oranje licht, rood licht: wanneer het een uitdiensttreding aanduidt (RIP-out), leidt het tot een stopzetting van een provisionele betaling op basis van een arbeidsovereenkomst (onder voorbehoud van andere informatie: RIP-in, andere flux van socioprofessionele gegevens, ); De data van in- en uitdiensttreding vormen het bewijs van de periode van arbeidsovereenkomst, onder voorbehoud van het ontbreken van tegengestelde informatie geleverd door de DMFA. De RIP (in verspreiding) levert tenslotte een toegevoegde waarde aan in verhouding tot de DMFAflux, want het is de enige die de aansluitingsgegevens bij een kinderbijslagfonds meedeelt. Concreet, wanneer de beheerder een RIP ontvangt die hem wijst op een eventuele verandering van bevoegdheid, dan noteert hij het bestaan ervan en beheert hij de gegevens ervan bij ontvangst van de volgende DMFA: indien de bevoegdheid van de betaling van de kinderbijslag wordt beïnvloed, dan maken de aansluitingsgegevens vervat in het RIP (en niet in de DMFA) het mogelijk een brevet te verzenden.

13 pagina DE OVERGANGSPERIODE De RIP is momenteel toegankelijk in raadpleging. De verspreiding van de RIP staat gepland vanaf 1 april De verspreiding van de DMFA staat gepland vanaf 15 mei 2004 (uiterste datum) (met betrekking tot het eerste kwartaal van 2004). De randfluxen met betrekking tot de tijdelijke werkloosheid, de arbeidsongevallen en beroepsziekten zullen ten vroegste eind 2004 ter beschikking worden gesteld. RIP: Het RIP-bericht van raadpleging wordt massaal gebruikt voor het opsporen van voorrangsrechten in de regeling van de werknemers (voorlopige oplossing voorgesteld in punt 2.4 de mogelijkheid tot raadpleging). Het RIP-bericht van raadpleging wordt on-line gebruikt om het beheer te helpen. Het model AB wordt nog gebruikt tot 31 maart voorrang voor gegevens op papier vermeld op de modellen AB tot op 31 maart Vervolgens worden de modellen AB vervangen door RIP-berichten van verspreiding en raadpleging, die dan een authentieke waarde hebben. DMFA: In ieder geval wordt nog een model G verstuurd naar de werkgevers begin maart 2004 (met betrekking tot de maanden december 2003 en januari en februari 2004). voorrang voor gegevens op papier vermeld op de modellen G tot op 29 februari Vervolgens worden de modellen G vervangen door DMFA-berichten, die dan een authentieke waarde hebben (zie einddatum). Dit scenario geldt enkel in het geval de DMFA-berichten met betrekking tot het eerste kwartaal 2004 verdeeld zijn voor het eind van het tweede kwartaal van 2004.

14 pagina 14 Indien dit niet het geval is, dan moeten er nog modellen G verstuurd worden en hebben die gegevens de authentieke waarde. Randfluxen: De gegevens van de tijdelijke werkloosheid worden geldig verklaard door de indicatieve codes vervat in de DMFA. De gegevens van de arbeidsongevallen en de beroepsziekten blijven geldig verklaard worden door papieren attesten. SLOTOPMERKINGEN Er zal een omzendbrief met betrekking tot de DMFA-berichten van verspreiding (flux D054) verschijnen, evenals een gids voor het gebruik en de fiches voor de gezamenlijke toepassing van de fluxen RIP en DMFA. Alle technische inlichtingen kunnen verkregen worden bij de dienst Monitoring van de Rijksdienst (+ melden van eventuele onregelmatigheden): tel fax monitoring.ctrl@onafts-rkw.fgov.be Alle administratieve inlichtingen kunnen verkregen worden bij de dienst Bemiddeling van de Rijksdienst: tel fax coord.ctrl@onafts-rkw.fgov.be Ik dank u voor uw medewerking. Hoogachtend. Johan Verstraeten