llllľlll'ĩllllllilliillll llilllllll

Transcriptie

1 GEMEENTE BEUNINGEN Raadsvoorstel Onderwerp Regionale ICT samenwerking Raadsvergadering 25 februari 2014 Nummer(agenda) Commissie 1 Fin en AZ Registratienummer BW Datum 3 februari 2014 Registratiecode Commissie 2 llllľlll'ĩllllllilliillll llilllllll Auteur Joke de Wit Datum 16 december 2013 Status Openbaar B&W-vergadering 17 december 2013 Publicatiedatum 16 december 2013 Portefeuillehouder H. Plaizier Samenvatting De gemeenten in het Rijk van Nijmegen hebben een bedrijfsplan voor een ICT-samenwerking gemaakt in opdracht van de gemeentesecretarissen. Het traject startte eind 2012 en resulteerde in het bedrijfsplan dat thans voorligt ter besluitvorming. De ICT-samenwerking is de basis en het vliegwiel voor verdere samenwerking in de regio. Een samenwerking op de "harde" ICT is de eerste focus, maar zeker niet het einddoel. De samenwerking krijgt vorm in twee fases. In fase 1, die start medio 2014 blijven de medewerkers in dienst van de eigen gemeente en worden aangestuurd vanuit één organisatorische entiteit binnen Gemeente Nijmegen. In fase 2, streefdatum 1 januari 2016, gaat de lichte vorm op in een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling en komen medewerkers in dienst van die regeling. Besluit om 1. In te stemmen met de aanpak zoals beschreven in het bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen om te komen tot een regionale uitvoeringsorganisatie als onderdeel van de modulair gemeenschappelijke regeling (MGR) 2. De opstartkosten voor 2014 van C te dekken uit de beschikbare middelen voor automatisering De kosten voor 2015 en verder budget neutraal op te nemen in de begroting Inleiding De gemeenten in het Rijk van Nijmegen hebben een bedrijfsplan voor een ICT-samenwerking gemaakt in opdracht van de gemeentesecretarissen. Het traject startte in december 2012 met een plan van aanpak en resulteerde in oktober 2013 in bijgevoegd bedrijfsplan. Het bedrijfsplan is in projectvorm opgesteld door medewerkers van de negen gemeenten in het Rijk van Nijmegen, te weten Druten, Beuningen, Wijchen, Heumen, Mook en Middelaar, MUG (Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek) en Nijmegen. Het bedrijfsplan is het resultaat van een intensief proces waarin alle betrokkenen zeer nauw hebben samengewerkt. De ICT-samenwerking is de basis en het vliegwiel voor verdere samenwerking in de regio. Een samenwerking op de "harde" ICT is de eerste focus, maar zeker niet het einddoel. De huidige gemeentelijke netwerken worden uiteindelijk, middels glasvezelverbindingen, gekoppeld tot één centraal netwerk dat centraal beheerd wordt. Het realiseren van één centraal beheerd netwerk start na de formele besluitvorming over de ICTsamenwerking. De samenwerking krijgt vorm in twee fasen. Met fase 1, streefdatum medio 2014, start de samenwerking in de meest lichte vorm op basis van een vastgestelde Diensten- en Productencatalogus. Medewerkers blijven in vaste dienst van de eigen gemeente. Zij worden functioneel aangestuurd vanuit één organisatorische entiteit binnen Gemeente Nijmegen. Met fase 2, streefdatum 1 januari 2016, zal de lichte vorm opgaan in een (ICT-)module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling en komen medewerkers in dienst van die Regeling. Op de besluitvorming voor fase 1 is artikel 25 eerste lid Wet op de Ondernemingsraden (adviesrecht OR) van toepassing.

2 Beoogd effect Het is de -uiteindelijke- missie van de regionale ICT-samenwerking om: 1. Een efficiënte uitvoeringsorganisatie te zijn. 2. Aan alle gemeenten binnen het Rijk van Nijmegen de dienstverlening te bieden op I&A-gebied. 3. Gemeenten actief te faciliteren en ontzorgen. 4. De partner te zijn voor alle gemeenten als informatiemanagement-intermediair tussen business en ICT. In de eerste fase richten we ons op de "harde" ICT, het beheer en de exploitatie van de ICTinfrastructuur. Argumenten 1. ICT-samenwerking in regionaal verband vermindert de kwetsbaarheid van de deelnemende gemeenten, verbetert de kwaliteit van de dienstverlening en vermindert (meer)kosten. Meedoen aan deze ontwikkeling is ingegeven door strategische overwegingen. In eerste instantie zal de gemeente naar verwachting inleveren op deze K's. In een kleine gemeente zijn we immers gewend aan zeer flexibele dienstverlening op maat, maar uiteindelijk is het doel om op alle drie de aspecten voldoende te kunnen blijven scoren. Zonder de ICT-samenwerking zijn andere vormen van samenwerking niet of moeilijk mogelijk. Belangrijke thema's voor de gemeenten zijn decentralisaties binnen het sociale domein, de focus op digitale dienstverlening en het Nieuwe Werken. Dit vereist een uitwisseling van gegevens tussen gemeenten. De ICT-samenwerking in het Rijk van Nijmegen zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling mogelijk is, tot stand komt en beheerd wordt. Kanttekeningen De ontwikkeling naar de samenwerking kent niet enkel voordelen. Er zijn zaken die goed gemanaged moeten - maar ook kunnen - worden, om nadelen te voorkomen. Verandering is niet bij iedereen welkom. Veranderingen kunnen als 'lastig' en niet wenselijk ervaren worden. Door steeds te communiceren wat de gevolgen voor een individuele medewerker zijn, kan de betrokkenheid en mogelijkerwijs ook het draagvlak vergroot worden. De overgang naar de nieuwe situatie kan invloed hebben op de dienstverlening aan eindgebruikers. Naast het beheer van de technische infrastructuur en de dienstverlening naar de deelnemende gemeenten zal ook de vorming van de samenwerking tijd en energie kosten. De sturing zal er op gericht zijn dat het beheer en de dienstverlening niet of nauwelijks hinder van de vorming van de samenwerking ondervindt. De veranderingen vinden plaats terwijl het reguliere werk gewoon door moet gaan. Verbouwen met de winkel open' dus. Zowel het reguliere werk als het veranderingswerk wordt uitgevoerd door de formatie van de samenwerking. De verwachting is dat dat haalbaar is. Voor het reguliere werk is minder formatie nodig dan de som van de huidige formatie. Het slim combineren van taken en werkwijzen levert tijdwinst op en deze wordt ingezet om de veranderingen te realiseren. Communicatie met achterblijvende personen staat onder druk. Tussen de samenwerking en de deelnemende gemeenten (of beter gezegd: tussen de regievoerders van de gemeenten en de accounthouder van de ICT samenwerking) wordt een duidelijke en heldere communicatie opgezet. Dit zorgt er voor dat over-en-weer duidelijk is wat de wensen, eisen en gevoelens zijn over de levering van de I&A-diensten en - producten. Het gebruik van een zogenaamde I-project-kalender is daarbij handig. Ontvlechting is arbeidsintensief. Door het vertrek van ICT- en eventuele I-medewerkers zullen procedures binnen de deelnemende gemeenten veranderen. Het betreft alle procedures die met de I- en met de A- (de harde ICT) te maken hebben, zoals ondersteunings- en helpdeskprocedures. Wellicht dat ook werkzaamheden overgedragen moeten worden. Door per medewerker die overgaat naar de ICT samenwerking zorgvuldig het huidige werkpakket te bespreken, kan de ontvlechting zonder grote problemen worden uitgevoerd. Er zijn tempoverschillen tussen de deelnemende gemeenten. De ICT-samenwerking moet aansluiten bij het betreffende tempo van de gemeenten. Dat betekent voor de ICT-samenwerking dat zij in het ene geval

3 moet versnellen en in het andere geval moet temporiseren. Het zal geruime tijd duren voordat de deelnemende gemeenten eenzelfde tempo hebben. Er kunnen verschillen zijn tussen culturen en manieren van denken. Vanaf de start van de samenwerking in fase 1 werken er circa 60 fte samen die voorheen in hun eigen gemeenten gewend waren aan de eigen manier van werken en de eigen cultuur. De komende jaren moet jer expliciet aan gewerkt worden om een nieuwe cultuur te laten ontstaan. Ook zijn er binnen de gemeentén verschillen in managementstijlen en interne besluitvormingsprocessen. De ICT samenwerking zal zich daar bewust van moeten zijn en veel aandacht moeten besteden aan tijdige communicatie op tactisch en strategisch niveau. De ICT samenwerking staat fysiek verder van de verschillende werkvloeren. Om er voor te zorgen dat de 'de korte lijnen' behouden blijven, zal er zeker in het begin altijd dagelijks een medewerker van de ICT samenwerking aanwezig zijn bij de deelnemende gemeenten. Een grotere organisatie moet zich gedragen als een grotere organisatie. Om werkplekken te beheren, zijn andere registratieve procedures en hulpmiddelen nodig dan om 400 werkplekken te beheren. Dit kan als een nadeel ervaren worden. De ICT samenwerking zet zich in om vooral praktisch en pragmatisch te blijven, zonder in te leveren op professionaliteit. Financiën In hoofdstuk 5 van het bedrijfsplan wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de financiële consequenties van de samenwerking op ICT-gebied. Gedurende de opbouwfase, dat is de fase waarin de ICT samenwerking in de lichte vorm plaatsvindt, blijven de middelen én de dekking volledig bij de individuele gemeenten. In deze fase verandert er dus niets in de boeken van de deelnemende gemeente. Het personeel wordt betaald door en is nog in dienst van de desbetreffende gemeente, alle kosten en investeringen worden vanuit die gemeente gedaan. Pas bij de start als module binnen de MGR per 1 januari 2016 worden alle uitgaven door de gemeenschappelijke regeling gedaan. De jaren 2014 en 2015 zijn daarom in de tabel 'licht' aangegeven om dit te benadrukken: Deze jaren zijn in de meerjarenbegroting opgenomen om inzicht te geven in de opbouw van de start van de ICT samenwerking Rijk van Nijmegen als Modulaire Gemeenschappelijke Regeling. De jaren 2018 en 2019 zijn in de tabel in het onderdeel 'Deelnemersbijdrage' eveneens 'licht' aangegeven. Dit omdat vanaf 2018 een nader te bepalen verrekenmethodiek, gebaseerd op werkelijke producten- en dienstafname zal worden gehanteerd. Financiële begroting 2013 liasìs liclifp vorm' Salariskosten primair proces Salariskosten management/staf Opleidings-Zpersoneelskosten Mobiliteitskosten * Inhuurkosten Onderhoudskosten hardware Onderhoudskosten software Uitwijkkosten Internetkosten Telefonie/kosten datacommunicatie Onderhoudskosten glasvezel Overige materiële ICT-kosten Kopieerapparaat/reprografie Kapitaallasten ideaalcomplex ICT Compensatie kapitaallasten

4 Financiële begroting basis lichte VOMTĮ' Herinrichtingskosten Verzekeringen PM PM PM PM Accountantskosten Efficiëntievoordeel PIOFACH-DVO gastheergemeente Totaal lasten Deelnemersbijdragen Gemeente Nijmegen Gemeente Wijchen Gemeente Beuningen Gemeente MUG Gemeente Heumen Gemeente Mook en Middelaar Gemeente Druten Totaal Baten Dotatie weerstandsvermogen BEGROTINGSSALDO Opleidings- en mobiliteitskosten zijn gedurende de opstartfase (lichte vorm) voor rekening van de eigen gemeente Vanaf 2018 geldt een nader te bepalen verrekenmethodiek, gebaseerd op werkelijke producten- en dienstenafname (zie par Van Server naar Service) Efficiencwoordeel Voor de periode is in de begroting een efficiëntievoordeel c.q. taakstelling opgenomen. Gedurende de opbouwfase en de infrastructurele transitieperiode is niet te verwachten dat er efficiëntievoordelen te behalen zijn. De winkels moeten immers open blijven en verandertrajecten moeten worden uitgevoerd. Alle capaciteit is nodig. Nadien, wanneer enkele centralisaties en standaardisaties zijn doorgevoerd, kunnen met betrekking tot de beheer-activiteiten efficiëntievoordelen gerealiseerd worden oplopend van C in 2016 en C in 2017 tot C vanaf 2018 structureel. Dit efficiëntievoordeel kan worden ingezet om de additionele kosten ten behoeve van circa C (zijnde de kosten voor de kwartiermaker/beoogd leidinggevende, secretaresse, accountantskosten, verzekeringen en herinrichtingskosten) op te vangen zodat deze alleen gedurende het eerste jaar voor C en het tweede jaar voor C kostenverzwaring met zich meebrengen. Vanaf 2018 zijn deze kosten meer dan volledig gecompenseerd. Piofach voor MGR Gemeente Nijmegen treedt voor de ondersteunende functies voor de MGR (PIOFACH) op als gastheer. Dat doet Gemeente Nijmegen nu al voor de ODRN, maar in de toekomst ook voor modules die onder de MGR komen te vallen. De systematiek van doorbelasten wordt eind 2013 verder doorontwikkeld, omdat Gemeente Nijmegen deze diensten wil uniformeren en daarbij het streven heeft - om op afzienbare termijn - in overleg met de regiogemeenten een bandbreedte te hanteren voor indirecte kosten voor alle modules. In 2014 wordt verkend of deze (doorontwikkelde) diensten in de vorm van een shared service centre

5 onderdeel kunnen gaan uitmaken van de MGR. De modules kunnen de PIOFACH diensten dan binnen de MGR gaan afnemen van het shared service centre en niet meer van Gemeente Nijmegen als gastheer. Tijdspad en evaluatie Pas na besluitvorming start de samenwerking. Tot dat moment worden geen onomkeerbare zaken opgepakt. Voor de verdere realisatie van de ICT samenwerking Rijk van Nijmegen gelden daarna de volgende globale mijlpalen: Tijdvak Oktober - november 2013 Juli - december 2013 medewerkers, colleges) November - februari 2014 Oktober april 2014 April eind 2014 medio 2014 September najaar 2015 Najaar eind Activiteit Oplevering van dit Bedrijfsplan en de Diensten- en Productencatalogus Toelichten en informeren, afstemmen met partijen (OR, MT's, Bestuurders, Besluitvorming Benoemen kwartiermaker/beoogd hoofd ICT samenwerking en aanwijzen van kwartiermakers Oprichting BOR en BGO Overgang medewerkers naar ICT samenwerking Fase 1 Sociaal Plan fase 2 Inrichtingsplan (Organisatie- en formatieplan) fase 2 Plaatsing fase 2 Oprichting module ICT binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Communicatie De gemeentesecretarissen in Het Rijk van Nijmegen hebben besloten om de ICT samenwerking per medio 2014 in een lichte vorm te gieten. Vanaf 1 januari 2016 is de gekozen vorm een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR). Voor de veel medewerkers betekent dit dat de overgang in twéé stappen gaat. Zowel de start van fase 1 ("lichte vorm" bij gastheer Nijmegen) als de overgang naar fase 2 doet voor deze groep een groot beroep op hun flexibiliteit. Dit vraagt extra aandacht, communicatie en begeleiding. De aanduiding of datums 'medio 2014' en '1 januari 2016' zijn streefdata. Deze data worden gebruikt als aanduiding voor de start van de ICT-samenwerking in de lichte vorm en voor de start van de module binnen de MGR. In de bijlage "Oprichting, organieke en personele invulling ICT samenwerking" vanaf pagina 65 is een proces op hoofdlijnen opgenomen voor de overgang naar de samenwerking. Bijlage 1. Bedrijfsplan regionale ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen, november 2013 at Diensten- en productencatalogus, 1 juli 2013 atl Routingformulier Raadsvoorstel atl Burgemeester en wethouders, A.H.W.M. Koeken RA secretaris drs. CF. van Eert burgemeester Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 25 februari De briffie 1 de voorzitter