Handleiding: Mailingtitels. Deze handleiding is in te zetten voor MailPlus Marcom en MailPlus ecom.

Transcriptie

1 Handleiding: Mailingtitels Deze handleiding is in te zetten voor MailPlus Marcom en MailPlus ecom.

2 Inhoudsopgave Introductie Mailingtitel aanmaken Eigenschappen bepalen Doelmap instellen Automatische rapportage per instellen Wijzigingen & status Mailings toewijzen Toewijzen in Overzicht mailings Toewijzen in het stappen plan Nieuwe mailing Rapportage raadplegen Rapportage mailingtitels Tabs algemene informatie Datum selectie Rapportage Actieknoppen Meer informatie?... 26

3 Introductie In deze handleiding treft u meer informatie over de inzet van mailingtitels. Een mailingtitel is een speciale functie in de Mailing Manager van MailPlus waarmee u soortgelijke mailings groepeert. Zo kunt u bijvoorbeeld al uw nieuwsbrieven van de afgelopen maanden (jaren) naar klanten bij elkaar plaatsen in één mailingtitel. Maar ook de nieuwsbrief naar prospects of alle serviceberichten neemt u op in elk een eigen mailingtitel. In dit voorbeeld heeft u dan drie mailingtitels in gebruik. Door op basis van een titel te groeperen bent u altijd appels met appels aan het vergelijken. Een mailingtitel maakt het namelijk mogelijk om trendrapportages te raadplegen en gemiddelde ratio s (voor de benchmark) te genereren. Het is dé manier om continu uw mailingactiviteiten per titel (of type mailing) te monitoren en uw communicatie constant verder te verbeteren. Hoe presteert mijn nieuwsbrief naar klanten? Wordt er nog steeds voldoende doorgeklikt? Zit er een stijgende lijn in? Zijn bepaalde onderwerpen populairder dan anderen? Enkele vragen die u met een mailingtitel kunt beantwoorden. Naast de rapportage van de mailingtitel treft u in MailPlus ook per mailing afzonderlijk een rapportage. Deze is te raadplegen via de hoofdmenu-knop Overzicht mailings. Een andere handleiding geeft uitleg over deze mailingrapportage en is te raadplegen via de Snelhelp. Deze handleiding heeft dus niet betrekking op de mailingrapportage, maar behandelt de mailingtitels. In de komende hoofdstukken wordt toegelicht hoe u een mailingtitel aanmaakt, hoe mailings worden toegewezen en wat er te vinden is in de bijbehorende rapportage. Heeft u na het lezen nog vragen en/of opmerking over het gebruik van de Mailingtitels? Raadpleeg de Snelhelp in MailPlus of neem contact op met MailPlus Support: of support@mailplus.nl. 1

4 1 Mailingtitel aanmaken In de Mailing Manager van MailPlus kunt u gebruik maken van mailingtitels. Voor de inzet van mailingtitels dienen deze eerst aangemaakt worden. In dit hoofdstuk wordt dit stap voor stap beschreven. Nieuwe mailingtitels maakt u (en beheert u) onder de hoofdmenu-knop Mailingtitels in de Mailing Manager van MailPlus. 1.1 Overzicht mailingtitels met de knop Titel aanmaken Door op Titel aanmaken te drukken start u het aanmaken van een nieuwe mailingtitel. In de pop-up die verschijnt doorlopen we drie stappen: 1. Eigenschappen bepalen 2. Doelmap instellen 3. Automatische rapportage instellen 2

5 1.1 Eigenschappen bepalen In Stap 1 bepaalt u de eigenschappen van de nieuwe mailingtitel. Zoals ook in afbeelding 1.2 te zien is, geeft u hier een naam, target en type content op. 1.2 Stap 1 Bepaal de eigenschappen van uw mailingtitel Naam De naam van de mailingtitel is puur voor eigen herkenning. De mailingtitel die u aanmaakt wordt bijvoorbeeld ook vermeld in de rapportage van een losse mailing. Het is dan wel handig dat de naam te herkennen is. Target Met Target geeft u aan of uw organisatie werkzaam is in een B2B, B2C of andere omgeving (denk aan overheid, non-profit). 3

6 Type content Dit veld geeft uitleg over het type mailing dat u van plan bent in deze mailingtitel op te nemen. Gaat het om een informatieve nieuwsbrief naar klanten of bijvoorbeeld om acti ings naar prospects? U heeft hier de keuze uit: Marketing (commercieel), Informatief (niet-commercieel) en Serviceberichten naar klanten/leden (nietcommercieel). Waarom vragen we u bovenstaande gegevens in te vullen? Het moedigt u als gebruiker aan om een mailingtitel ook daadwerkelijk voor een titel te gebruiken. Daar bedoelen we mee dat u soort gelijke mailings groepeert, want alleen dan kunt u een goed vergelijk maken. Ter verduidelijking treft u hieronder een aantal voorbeelden van titels: Een nieuwsbrief naar klanten Een nieuwsbrief naar prospects Acti s naar prospects Acti s naar klanten voor upselling Onderhoudsberichten naar klanten Uitnodigingen van een terugkerend event voor klanten Jaarlijkse enquête (KTO) onder klanten Etc. Druk op Volgende in de pop-up. 1.2 Doelmap instellen In deze tweede stap geeft u aan of toekomstige mailings automatisch in een specifieke map terecht moeten komen. Het betreft een map in het Overzicht Mailings in de Mailing Manager. Wanneer u de volgende keer een nieuwe mailing verstuurt en deze mailingtitel selecteert (zie 2.2 verderop in deze handleiding), wordt de mailing automatisch in de juiste map geplaatst. 4

7 1.3 Doelmap instellen voor toekomstige mailings Druk wederom op Volgende om naar de laatste stap te gaan. 1.3 Automatische rapportage per instellen In de derde stap wordt een mogelijkheid geboden om de rapportage automatisch per mail te ontvangen. Elke keer wanneer u een nieuwe mailing verstuurt en die koppelt aan deze mailingtitel, ontvangt u dus zo n rapportag (als u dit op Ja zet). U bepaalt zelf na hoeveel dagen de mail wordt verzonden. Houdt er rekening mee dat een verzonden mailing pas na een aantal dagen uitgewerkt is. U kunt de rapportage automatisch naar uzelf sturen, maar vergeet ook niet uw collega s en/of manager. 5

8 1.4 Automatische rapportage per instellen Elk adres dat u opgeeft ontvangt een met daarin een link naar de externe rapportagepagina. 6

9 1.5 met link naar de externe rapportage pagina Let op: op het moment dat de rapportage per wordt verzonden, wordt een blauwdruk gemaakt van de rapportage voor op de externe pagina. De externe rapportagepagina bevat dus een statische dataset. Dit is te herkennen aan de zogenaamde timestamp in het bericht en op de pagina. Druk op Afronden. De pop-up wordt afgesloten en u keert terug in het overzicht van de mailingtitels. 7

10 1.4 Wijzigen & Status Een aangemaakte mailingtitel kunt u altijd wijzigen. Druk daarvoor op de knop Wijzigen. U keert terug in de pop-up met de drie stappen. 1.6 Mailingtitel wijzigen Is een bestaande mailingtitel verouderd of niet meer in gebruik? Dan kunt u de status van de titel op inactief zetten. 1.7 Status op inactief zetten 8

11 De inactieve status zorgt ervoor dat u een mailing niet meer kunt toekennen aan de titel (zie H2 Mailings toewijzen ). Door de status aan te passen en niet zozeer de titel te verwijderen, kunt u nog wel de trendrapportage blijven raadplegen. Deze zal uiteraard niet meer veranderen aangezien er geen nieuwe mailings meer aan de titel toegevoegd worden. Daarnaast wordt de eventuele automatische rapportage (zie 1.3) stopgezet bij een inactieve status. De instellingen worden wel onthouden, zodat bij het opnieuw activeren de automatische rapportage kan worden hervat. 9

12 2 Mailings toewijzen Wanneer een mailingtitel nieuw aangemaakt is, kunt u er nog niet veel mee. Er is nog geen trendrapportage beschikbaar. Hiervoor dient u eerst mailings aan de titel toe te wijzen. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. In MailPlus kunt u op twee plekken mailings aan een titel toewijzen: 1. In het Overzicht mailings 2. In het stappenplan van een Nieuwe mailing 2.1 Toewijzen in Overzicht mailings Heeft u in het verleden al vaker mailings verzonden met MailPlus en wilt u die nu aan een mailingtitel toevoegen? Open dan de hoofdmenu-knop Overzicht mailings in de Mailing Manager. Bij elke verzonden mailing van het type wordt in de kolom Titel een label -icoon getoond. Mailings van het type SMS en DM kunnen niet aan een mailingtitel toegevoegd worden. 2.1 label -icoon in het overzicht 10

13 Wanneer dit label grijs is, betekent dit dat de mailing nog niet aan een mailingtitel is gekoppeld. Door op het icoon te drukken voegt u de mailings alsnog toe aan een titel. In de pop-up selecteert u één van de titels die u eerder heeft gecreëerd. Meerdere mailings tegelijk toevoegen Met het label -icoon worden mailings per stuk toegevoegd aan een titel. Bij een grote groep mailings is het efficiënter om een andere methode te gebruiken. Vink aan de rechterzijde de betreffende mailings aan en druk op de knop Titel instellen. U krijgt wederom de pop-up te zien waarin u een titel selecteert. 2.2 Meerdere mailings tegelijk toevoegen Tip: we raden aan om alle mailings behorende bij één mailingtitel ook in één map te plaatsen. 11

14 2.2 Toewijzen in het stappenplan Nieuwe mailing Het is niet handig om altijd achteraf een mailing toe te kennen aan een mailingtitel. Tijdens het inplannen van een nieuwe mailing kunt u daarom direct een bestaande mailingtitel selecteren. In onderstaande afbeelding ziet u stap 1 van het stappenplan Nieuwe mailing. Een extra veld voor de mailingtitel verschijnt als u bij Type mailing selecteert. 2.3 Mailingtitel toekennen Nadat de mailing is verzonden wordt deze automatisch in de juiste map in het Overzicht Mailings geplaatst. Meer over het instellen van deze map leest u in het vorige hoofdstuk (1.2) van deze handleiding. 12

15 3 Rapportage raadplegen Van elke mailingtitel in MailPlus wordt een rapportage gegenereerd. In dit hoofdstuk worden de verschillende onderdelen van deze rapportage beschreven. We starten met een algemeen overzicht van de opbouw van de rapportagepagina. Rapportage mailingtitel openen Druk op de knop Rapportage in het overzicht van de mailingtitels om de rapportage te openen. 3.1 Mailingtitels met knop Rapportage 13

16 3.1 Rapportage mailingtitels De nieuw geopende pagina wordt in onderstaande afbeelding weergegeven. 3.2 Overzicht mailingrapportage In afbeelding 3.2 ziet u dat de rapportage van de mailingtitel uit vier onderdelen bestaat: 1. Tabs algemene informatie Het eerste onderdeel bevat twee tabbladen met informatie over de mailingtitel, zoals de naam, data, aantal mailings, target, doelmap, etc. 14

17 2. Datumselectie Met de datumselectie bepaalt u welke periode u wilt zien in de rapportage. Door de begin- en/of startdatum aan te passen, verandert u de selectie van mailings die in de grafieken eronder worden getoond. De datumselectie werkt dus door op alles wat eronder staat. 3. Rapportage Na de datumselectie eventueel te hebben aangepast, kunt u de rapportage eronder raadplegen. De grafieken gebruikt u om eventuele trends en uitschieters te signaleren. Informatie waarmee u continu uw communicatie kunt verbeteren. 4. Actieknoppen Wilt u de opgenomen mailings binnen deze mailingtitel en de bijbehorende data nog meer in detail bekijken? Gebruik dan de actieknoppen Bekijken en Exporteren. De genoemde onderdelen worden in de komende paragrafen verder toegelicht. 3.2 Tabs algemene informatie Bovenaan de pagina van de rapportage treft u twee tabbladen: Algemeen en Eigenschappen. 3.3 Tabs algemene informatie 15

18 Tab Algemeen De inhoud van dit tabblad is standaard zichtbaar (zie afbeelding 3.3). Het bevat informatie over de betreffende mailingtitel, zoals de naam, de persoon die het heeft aangemaakt, de startdatum, de datum van de laatst verstuurde mailing en het totaal aantal toegewezen mailings. De gegevens van de laatst verstuurde mailing zijn niet altijd al opgenomen in de rapportage van de mailingtitel. Deze gegevens worden pas twee weken na de verzenddatum toegevoegd aan de rapportage. Het kan dus zijn dat een net verzonden mailing nog niet zichtbaar is in de grafieken van deze rapportage. Waarom een termijn van twee weken? Gemiddeld heeft een mailing zo n twee weken nodig om te stabiliseren. Wanneer je de gegevens van de mailing eerder toevoegt aan de rapportage van de mailingtitel, dan kunnen er opeens onterecht slechte scores ontstaan. Als de laatst verstuurde mailing van de mailingtitel nog niet 2 weken oud is, staat er achter de datum nog niet geïndexeerd. In de tooltip (omcirkeld in afbeelding 3.4) wordt de datum en het tijdstip vermeld wanneer de mailing wel wordt toegevoegd. 3.4 Nog niet geïndexeerd Tab Eigenschappen Op dit tabblad staan de instellingen van uw mailingtitel. Informatie over het target, type content, doelmap en gegevens over de rapportage per mail wordt getoond. 3.5 Tab Eigenschappen 16

19 3.3 Datumselectie Aan de rechterkant van de tabs met algemene informatie wordt de datumselectie getoond. Bij het openen van de rapportage staat deze selectie automatisch ingesteld op de maximale selectie van deze mailingtitel: vanaf de eerst verzonden mailing binnen deze titel tot en met de datum van vandaag. Doordat de datumselectie dus op de maximale bandbreedte staat, ziet u eronder gelijk hoeveel mailings in deze mailingtitel zijn geïndexeerd. Bij een net aangemaakte mailingtitel wordt als begindatum de startdatum van de mailingtitel getoond, aangezien er dan nog geen mailings zijn toegewezen. 3.6 Uw datumselectie De datumselectie kunt u wijzigen. Wilt u weten hoe uw mailings in een bepaalde periode hebben gepresteerd? Pas de data aan door op de kalender-iconen te drukken. De datumselectie werkt door op alle grafieken eronder. 3.7 Data wijzigen 17

20 3.4 Rapportage Onder de zojuist besproken onderdelen van de rapportagepagina staat de daadwerkelijk rapportage. 3.8 Rapportage van de mailingtitel 18

21 Voordat we in detail uitweiden over de grafieken, is het handig om wat meer te weten over een aantal algemene functies van de grafieken. In- en uitzoomen In de trendgrafieken is het mogelijk om in- en uitzoomen. Dit doet u door met uw muis te klikken en te slepen in de grafiek. Mouse-over Wanneer u uw muis over een punt in de grafiek beweegt, wordt automatisch een mouse-over getoond met meer details. 3.9 Mouse-over in een grafiek Mouse-click Beweegt u niet alleen uw muis over het punt in de grafiek, maar klikt u erop? Dan verschijnt er extra informatie over de mailing. U ziet dan een voorbeeld van die specifieke mailing met daarnaast uw conclusies Mouse-click in een grafiek 1 Conclusies kunt u zelf toevoegen en beheren in de rapportage van die specifieke mailing. Deze rapportage kunt u openen door in het Overzicht mailings op de rapportage-knop te drukken. Meer informatie over Uw conclusies staat in de bijbehorende handleiding in de Snelhelp van deze rapportagepagina. 19

22 Legenda Een aantal grafieken bevat een legenda. Deze legenda geeft niet alleen weer waar welke lijn in de grafiek voor staat, maar biedt ook de mogelijkheid om lijnen uit te schakelen. Klik op het onderdeel in de legenda dat u niet zichtbaar wilt hebben in de grafiek. Op deze manier creëert u bij veel data toch een rustig overzichtelijk beeld. Dat gezegd hebbende over de algemene functies van de grafieken, gaan we nu verder met de uitleg over de rapportage onderdelen: Metrics totaal Bovenaan de grafieken ziet u een overzicht van alle totalen van uw mailingtitel. Het is een samenvatting van de grafieken die eronder staan. De zogenaamde Marketing Metrics (EMM) omvatten: Het totaal aan verzonden mailings Het totaal aantal geaccepteerde s Het totaal aantal geopende s Het totaal aantal doorgeklikte contacten Marketing Metrics (EMM) In elk blok wordt tevens een gemiddelde getoond van uw ratio s. De marketing metrics vormen dus eigenlijk een samenvatting van de grafiek Effectiviteit van de ing van de gewone mailingrapportage van alle mailings binnen deze mailingtitel. 20

23 3.12 Voorbeeld grafiek Effectiviteit van de ing onderdeel van de mailingrapportage Verzonden mailings In de eerste grafiek ziet u het verloop van het aantal verzonden mailings. Ziet u een daling? Dan betekent dit dat uw doelgroep slinkt. Misschien heeft u wel veel nieuwe aanmeldingen, maar is tevens het aantal afmeldingen en bounces hoog. 21

24 3.13 Verzonden mailings Impact op uw ontvangers De aflever, open en doorklik ratio s van de mailings binnen de mailingtitel vormen deze trendgrafiek Impact op uw ontvangers 22

25 Impact op derden Wilt u weten hoe vaak uw mailings worden verspreid? Raadpleeg de grafiek Impact op derden. Deze grafiek toont hoe vaak er is geklikt op de social media en mail-a-friend links in uw bericht. Een belangrijke indicatie met betrekking tot het bereik en de impact op personen buiten uw mailingdoelgroep, ook wel viraal effect genoemd Impact op derden (viraal effect) Impact op uw (doelgroep) bestand Het versturen van mailings heeft ook impact op uw doelgroep. Tijdens verzending kunnen bounces naar voren komen en sommige lezers zullen zich wellicht afmelden. Dit betekent een krimp van uw doelgroep. Uiteraard wilt u dit zoveel mogelijk beperken en dus uw doelgroep behouden. De Doelgroep Retentie Ratio (DRR) geeft hier een indicatie van en kunt u gebruiken om problemen te signaleren. Staat deze ratio nagenoeg altijd om en nabij de 100%? Dan is er geen reden om u zorgen te maken. 23

26 3.16 Impact op uw (doelgroep)bestand 3.5 Actieknoppen Het laatste onderdeel van de rapportage pagina zijn de twee actieknoppen. Hiermee kunt u een overzicht van de opgenomen mailings binnen deze mailingtitel Bekijken en de gegevens van deze rapportage Exporteren Actieknoppen rapportage Naast deze actieknoppen staat de bekende knop van de Snelhelp. Hierin staan verschillende MailPlus Minutes (video s) en FAQ s die u verder helpen bij eventuele vragen. 24

27 Actieknop Bekijken Door op de knop Bekijken te drukken, opent zich een pop-up waarin u alle mailings binnen de mailingtitel met de bijbehorende gegevens ziet opgesomd Bekijken Actieknop Exporteren In sommige situaties kan het handig zijn om de aantallen van de mailingtitelrapportage te exporteren. Bijvoorbeeld om de gegevens te gebruiken in eigen dashboards of om een extern analyse pakket z n werk te laten doen. Door op de actieknop Exporteren te drukken, start u het downloaden van een CSV-bestand met de gegevens. U download het volledige ruwe databestand van de mailingtitelrapportage. 25

28 Meer informatie? Deze handleiding beschrijft nagenoeg alle functionaliteiten van de mailingtitels. Heeft u toch een vraag die niet beantwoord is? Vergeet dan niet de tooltips en Snelhelp te raadplegen. Er zijn verschillende MailPlus Minutes (video s) en FAQ s beschikbaar die u verder helpen. Tooltips en Snelhelp MailPlus Aanvullende handleidingen en video s zijn ook beschikbaar in het kenniscentrum van MailPlus. 26