Kwaliteits handboek. handleiding. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 1

Transcriptie

1 Kwaliteits handboek handleiding Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 1

2 Voorintekening Het collectief inventariseert welke agrarische grondgebruikers geïnteresseerd zijn om het gewenste beheer uit te voeren. (oktober/november 2014) + Start schrijven kwaliteitshandboek Concept beheerplan Opstellen van het beheerplan gevolgd door een ecologische en financiële toets. (januari-februari 2015) 1 Beheerstrategie Het collectief bepaalt een strategie hoe zij het agrarisch natuur- en landschapsbeheer willen uitvoeren. 8 stappen naar agrarisch natuurbeheer Concept gebiedsaanvraag Het collectief stelt een concept gebiedsaanvraag met daarin een aanbod hoe zij de doelen uit het provinciaal natuurbeheerplan willen realiseren. (mei 2015) Actueel inzicht In kaart brengen van kansen voor agrarisch natuurbeheer Voorlopige beheercontracten Het collectief dient de gebiedsaanvraag in nadat de provincie een definitief akkoord op het concept heeft gegeven. Definitieve contracten met deelnemers De beheercontracten van de deelnemers agrarisch natuur- en landschapsbeheer worden definitief gemaakt. (oktober/december 2015) Definitieve gebiedsaanvraag Formele aanvraag van subsidies op basis van een definitief akkoord op het concept beheersplan en de beheerscontracten. (juli/september 2015) 8 stappen naar agrarisch natuurbeheer Stap 1 - Actueel inzicht Collectieven brengen kansen in kaart voor agrarisch natuurbeheer op basis van: a )Ecologische rendement b) Draagvlak bij grondgebruikers Provincies willen natuurdoelen realiseren door middel van agrarisch natuurbeheer in de meest kansrijke gebieden en stellen een kader waarbinnen subsidies aangevraagd kunnen worden Het resultaat is een gezamenlijke ambitie van (o.a.) collectieven en provincie met ecologische spelregels hoe de natuurdoelen gerealiseerd kunnen worden. Stap 2 - Beheerstrategie Op basis van de uitkomsten van het gebiedsproces stelt het collectief een beheerstrategie op. Hierin staat welke ecologische doelen het collectief zich stelt en hoe ze die wil bereiken. Stap 3 - Voorintekening Het collectief onderzoekt bij agrarische grondgebruikers de bereidheid om het gewenste beheer uit te voeren. Door middel van open inschrijving of rechtstreekse benadering wordt de belangstelling gepeild. Vervolgens worden intentieverklaringen opgesteld waarin staat om welke beheerpakketten en percelen het gaat. (oktober-november 2014) Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 2

3 Stap 4 - Concept beheerplan Het collectief verwerkt de resultaten van de voorintekening tot een beheerplan. Hierin maakt ze inzichtelijk wel beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Dit beheerplan wordt op twee onderdelen getoetst: a) Leidt het tot voldoende ecologische kwaliteit? Stap 5 - Concept gebiedsaanvraag In de gebiedsaanvraag werkt het collectief haar plannen uit voor het uitvoeren van het agrarisch natuur- en landschapsbeheer overeenkomstig de voorschriften van de subsidieverordening en het provinciale NBP. Het collectief geeft ook aan welke financiële middelen hiervoor nodig zijn. Het concept beheerplan vormt hiervoor de basis. De provincie toetst de concept gebiedsaanvraag en geeft indien nodig verbeterpunten. Dit kan leiden tot aanpassingen in de beheerstrategie en het beheerplan, met daaraan gekoppeld een nieuwe ecologische toets. 1 Stap 6 - Voorlopige beheerscontracten Als er overeenstemming is met de provincie over de concept aanvraag, legt het collectief het door de deelnemers uit te voeren beheer vast in een contract. In principe is dit het definitieve beheercontract tussen collectief en deelnemer. Alleen wanneer de beschikking afwijkt van de ingediende gebiedsaanvraag kunnen contracten worden ontbonden of gewijzigd. Stap 7 - Definitieve gebiedsaanvraag Na het doorvoeren van eventuele wijzigingen ten opzichte van het concept, dient het collectief de definitieve gebiedsaanvraag in. Hierin staat wat het collectief de komende jaren aan beheer gaat realiseren. Deze afspraak wordt gedekt door de voorlopige beheercontracten. (juli-september 2015) Stap 8 - Definitieve beheercontracten Als de gebiedsaanvraag ongewijzigd wordt beschikt door de provincie worden de beheercontracten van de deelnemende boeren definitief gemaakt. Is dit niet het geval dan is aanpassing van de betreffende contracten noodzakelijk. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 3

4 1 Inleiding Het agrarisch natuurbeheer is de laatste jaren veel besproken. Nu de omvorming naar de nieuwe uitvoering door collectieven van kracht wordt staan deze collectieven dan ook volop in de schijnwerpers: zijn zij in staat om kwalitatief goed en effectief agrarisch natuurbeheer te realiseren? En worden de publieke middelen daarbij doelmatig ingezet? Om op deze vragen antwoord te kunnen geven is het van belang dat een collectief op transparante wijze te werk gaat. Dit model kwaliteitshandboek helpt daarbij. Hierin zijn alle punten uit het Programma van Eisen ter Certificering opgenomen. De bijgevoegde checklist geeft aan welke punten beslist uitgewerkt moeten zijn om te kunnen worden gecertificeerd. Dit zijn de basisvoorwaarden voor het collectief om als eindbegunstigde te kunnen optreden. Daarnaast helpt het handboek het collectief bij het doorlopen van de verschillende processen en bij het maken van keuzes. Er komt heel wat af op de nieuwe collectieven en het model kwaliteitshandboek kan daarbij houvast bieden. In de invultabellen aan het eind van elke paragraaf beschrijft het collectief haar werkprocessen en werkwijzen. De beschrijvende teksten die daaraan voorafgaan geven hierbij achtergrondinformatie of stellen aanvullende vragen die kunnen helpen bij het invullen. Dit kwaliteitshandboek is geen eindproduct, maar een middel om de te leveren kwaliteit door de collectieven continu te verbeteren. Door als collectief aan de slag te gaan met het invullen van het handboek, te discussiëren over de werkwijze en tot een gezamenlijke aanpak te komen, gaat het handboek leven. Werkende weg zal blijken dat de werkwijze zoals in eerste instantie vastgelegd in het handboek niet de definitieve werkwijze blijft de opgedane ervaring leidt tot aanpassing en verbetering van de werkprocessen. Het kwaliteitshandboek is daarmee geen statisch boekwerk, maar de start van een groeiproces. Dit groeiproces zullen de collectieven samen met andere partijen ingaan, in de eerste plaats met overheden (Provincies en organisaties als bijvoorbeeld Waterschappen maar ook met kennisorganisaties en andere gebiedspartijen. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 4

5 Inhoudsopgave Gegevens 6 Gegevens collectief 7 De organisatie 7 Mandaten binnen het collectief Interne audit en klachten 9 Kwaliteitsborging met interne audit 10 Geschillenprocedure Administratie & financieel beheer 13 Het administratief beheersysteem 14 Uitvoering administratie 14 Betaling deelnemers 17 Het betaalverzoek Contracten 19 Deelnemerscontracten 20 Contracten met derden Het beheerplanproces 23 Voorintekening 24 Opstellen beheerplan 26 Ecologische toets Controle 29 Schouw 30 Sanctie- of herstelbeleid 32 Controles nvwa Evaluatie 35 Beheermonitoring 36 Evaluatie beheer per beheergebied 38 Wijzigen van het beheerplan 39 Evaluatie met provincie Kwaliteit van de organisatie 41 Kwaliteit van de bestuurders 43 Kwaliteit van de medewerkers 43 Kennis toereikend en op peil 44 Kennisborging en -ontwikkeling bij bestuurders 44 Kennisborging en -ontwikkeling bij medewerker(s) 45 Kennisborging en -ontwikkeling bij deelnemers 45 Begrippenlijst 47 Checklist t.a.v. programma van eisen 50 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 5

6 Gegevens 1 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 6

7 1 Gegevens 1.1 Gegevens van het collectief Vul in het handboek de gegevens in over: Samenstelling van het collectief Rechtsvorm collectief (En daarmee de relatie met de leden/ deelnemers) Volledig rechtsbevoegde persoon Gebied waarop het collectief zich richt Aandachtsgebieden collectief (inclusief leefgebieden en beheertypen) Bijlagen met kaartje van begrenzing gebied, statuten en optioneel eigen documenten 1 Gegevens 1.2 De organisatie Het collectief heeft veel taken en verantwoordelijkheden. Deze worden over verschillende personen verdeeld. Onderstaand plaatje geeft inzicht in de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie van het collectief en hoe deze samenhangen. Dit voorbeeld is opgebouwd op basis van een aantal uitgangspunten, onder het plaatje beschreven. Uitgangspunten voor de organisatie: Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom de uitvoering van het agrarisch natuurbeheer Het bestuur voert de werkzaamheden niet zelf uit Het bestuur maakt afspraken over uitvoering met ANV( s) en/of dienstverleners en/of neemt iemand in dienst Het is wenselijk dat individuele bestuurders portefeuillehouders zijn van één of meerdere onderdelen van de uitvoering; zij zijn verantwoordelijk voor de aansturing en uitvoering van dit onderdeel binnen het collectief Er is continuïteit in de werkorganisatie Er is een scheiding van taken waar nodig; in ieder geval bij het uitvoeren van de schouw en de financiële administratie Eindverantwoordelijk Aansturend en controlerend Uitvoerend Bureaumedewerker Bestuurder 1 Coördinator Bestuur collectief Medewerkers die betalingen uitvoert Bestuurder 2 Veldmedewerker Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 7

8 1 Gegevens 1.3 Mandaten binnen het collectief Vul in het handboek in aan welke functie/medewerker u mandaat heeft verleend voor: het invoeren van data in het financiële en administratieve systeem. het uitvoeren van betalingsopdrachten het uitvoeren van schouw het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van sancties vanuit de subsidieverstrekker het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken (Is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag, zie ook 4.1 Beheercontracten) 1 Gegevens Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 8

9 Interne audit en geschillen 2 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 9

10 2 Interne audit en geschillen 2.1 Kwaliteitsborging met interne audit Wat is de interne audit? Het kwaliteitssysteem, zoals in dit kwaliteitshandboek vastgelegd, wordt door het collectief intern bewaakt door voortdurend aan de certificeringseisen te toetsen. Waarom wordt gewerkt met een interne audit? Doelen van de interne audit: Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat Processen verbeteren en aanscherpen Efficiëntie bevorderen Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd en door wie? Geadviseerd wordt om jaarlijks een interne audit uit te voeren. Het bestuur is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de interne audit. Hoe wordt gewerkt met de interne audit? Vul in het handboek in hoe er wordt gewerkt met de audit: Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd? Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit? Door wie wordt de interne audit uitgevoerd? Hoe wordt de interne audit uitgevoerd? Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie? De leer- cq verbeterpunten naar aanleiding van de interne audits en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk, worden doorgevoerd in de (werk)organisatie Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door? 2 Interne audit en klachten 2.2 Geschillenprocedure Waarom heeft het collectief een geschillenprocedure? Omdat het collectief contracten afsluit met deelnemers wordt bij geschillen een vaste procedure gevolgd. Het gaat hier om een interne klachtenprocedure van het collectief met haar (aspirant) deelnemers. Hoe ziet de geschillenprocedure er uit? Doelen van de interne audit: Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat Processen verbeteren en aanscherpen Efficiëntie bevorderen Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd en door wie? Geadviseerd wordt om jaarlijks een interne audit uit te voeren. Het bestuur is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de interne audit. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 10

11 Vul in het handboek in hoe er wordt gewerkt met de audit: Wanneer wordt de interne audit uitgevoerd? Wie is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van de interne audit? Door wie wordt de interne audit uitgevoerd? Hoe wordt de interne audit uitgevoerd? Hoe worden de resultaten doorgevoerd ter verbetering van de organisatie? De leer- cq verbeterpunten naar aanleiding van de interne audits en de besluiten voor wijzigingen in de praktijk, worden doorgevoerd in de (werk)organisatie Hoe worden de resultaten van de interne audits vastgelegd in het administratieve systeem? Beoordeel daarbij ook of de wijzigingen gevolgen hebben voor het kwaliteitshandboek. Wie voert deze wijzigingen door? 2 Interne audit en klachten Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 11

12 2 Verbetercyclus collectieven Cyclus 2015 t/m 2021 Uitvoering Uitvoering agrarisch natuurbeheer op basis van de procedures die in het (aangepaste) kwaliteitshandboek zijn beschreven. Optioneel Doorlopend proces tijdens het kalenderjaar waarbij iedereen van het collectief bij een vast aanspreekpunt verbetervoorstellen kan indienen naar aanleiding van ervaringen van de uitvoering. Interne audit Het collectief controleert haar eigen werkwijze en checkt of processen worden uitgevoerd zoals beschreven in het kwaliteitshandboek. Geen verbetervoorstellen? Dan blijft het handboek voor het volgende kalenderjaar ongewijzigd Certificering Op basis van het kwaliteitshandboek Dit boek is de basis voor certificering en wordt door collectieven zelf geschreven. Als het voorstel wordt afgekeurd op de ALV Externe audit De Stichting Certificering SNL controleert: of het (aangepaste) kwaliteitshandboek voldoet aan het programma van eisen voor certificering of het collectief zich houdt aan het (aangepaste) kwaliteitshandboek Als het niet voldoet aan de programma eisen of niet wordt gewerkt volgens het kwaliteitshandboek Verwerking uitkomst Medewerker van het collectief verwerkt de uitkomst van de interne audit en verbetervoorstellen Vaststellen aangepaste kwaliteitshandboek door het bestuur De doorgevoerde aanpassingen worden aangeboden aan het bestuur van het collectief en worden indien gewenst voorgelegd aan de leden tijdens de algemene ledenvergadering Aanpassen kwaliteitshandboek Op basis van de uitkomst van de interne audit worden er door het collectief aanpassingen doorgevoerd in het kwaliteitshandboek. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 12

13 Administratie & Financieel beheer 3 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 137

14 3 Administratie & Financieel beheer 3.1 Het administratief beheersysteem Wat is het administratief beheersysteem? Het administratief beheersysteem kent drie belangrijke onderdelen die goed op elkaar afgestemd moeten zijn: Deelnemersregistratie/relatiebeheersysteem; Bij voorkeur een relatiebeheersysteem waarbij via het track & trace principe een digitaal dossier per deelnemer opgebouwd wordt van relevante afspraken, documenten, correspondentie, et cetera. Financiële administratie; Voor het vastleggen van inkomende en uitgaande geldbedragen, het archiveren van nota s, het factureren en het doen van betalingen. Beheerregistratie op perceelsniveau; Afspraken met individuele deelnemers op perceelsniveau digitaal op kaart vastgelegd. Voor een efficiënte werkwijze zijn deze drie onderdelen volledig geautomatiseerd en in het gehele werkproces aan elkaar gekoppeld. Hoe wordt gekozen met welk administratief beheersysteem wordt gewerkt? Specifiek voor het administratief beheersysteem is een Programma van Eisen opgesteld op basis waarvan het collectief het administratief systeem heeft opgebouwd. Voorwaarde is dat de administratie eenduidig en opvraagbaar is en (deels) gekoppeld aan de eigen systemen van de overheid. Voor de beheerregistratie op perceelsniveau wordt bijvoorbeeld een zodanige koppeling gemaakt met de web-applicatie van RvO.nl dat uitwisseling van de beheergegevens op perceelsniveau te allen tijde ( real time ) mogelijk is tussen RvO.nl en collectief. Het vraagt een bepaalde ICT-aanpak om dit alles bij elkaar te brengen. Hieraan wordt op dit moment nog gewerkt door onder andere RvO.nl. Het collectief voorziet zichzelf (eventueel samen met andere collectieven) van de benodigde software, die minimaal voldoet aan de gestelde eisen. Het collectief heeft ruimte om daar boven- op aanvullingen te doen. 3 Administratie & financieel beheer Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht om een gezamenlijke landelijke database aan te leggen, waarin per collectief alle relevante informatie is opgeslagen. Elk collectief heeft op elk moment toegang tot deze database. De database communiceert ook met de web-applicatie van RvO.nl volgens een nog nader te bepalen protocol voor de uitwisseling van de gegevens rond de perceelsregistratie. De landelijke aanpak biedt de beste garantie voor de combinatie van: Lage kosten door gezamenlijke inkoop licenties en één eindverantwoordelijke voor beheer & ondersteuning Hoogwaardige kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid van het systeem 3.2 Uitvoering administratie Wie is verantwoordelijk voor administratie van het collectief? Het is geen voorwaarde dat elk collectief het gehele financiële en administratieve beheer volledig zelfstandig uitvoert. Onderdelen hiervan kunnen ook door derden uitgevoerd worden of gezamenlijk door één of meerdere collectieven ingekocht worden. Vul in het handboek in hoe de administratie van het collectief uitgevoerd wordt en door wie? Wie is/zijn binnen het bestuur eindverantwoordelijk voor het financiële en administratieve beheer? Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 14

15 Als het financiële en administratieve beheer volledig door het collectief zelf wordt uitgevoerd Als onderdelen van het financiële en administratieve beheer samen worden uitgevoerd met andere collectieven Als een deel van het financiële en administratieve beheer wordt uitbesteed aan derden Anders Geef ook aan hoe wordt gezorgd voor back-ups van deze systemen/ informatie Voor welke administratieve taken is uitdrukkelijk goedkeuring van het bestuur noodzakelijk? Tot welk bedrag zijn zelfstandige betalingen door de medewerker gelimiteerd? Beschrijf de werkwijze m.b.t. betalingen Beschrijf de werkwijze m.b.t. wijzigingen in perceelsregistratie Accountantscontrole Wat wordt gearchiveerd in het administratieve beheersysteem van het collectief? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte documenten zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken optioneel toe te voegen. Geef in het handboek per soort document document aan hoe lang het bewaard moet worden, of deze geprint is of digitaal en wie het document archiveert. Alle originele stukken m.b.t. de gebiedsaanvraag Lijst met deelnemers Deelnemerscontracten GIS gegevens m.b.t. contracten Mutaties in beheercontracten Mutaties in beheer t.o.v. gebiedsaanvraag (vóóraf!) Resultaten interne audits Betalingsopdrachten Accountantscontrole Gebiedsaanvraag Incl. onderliggende stukken Betaalverzoek Schouwverslagen Resultaten en planning beheermonitoring Optioneel t.a.v. PvE: Intentieverklaring 3 Administratie & financieel beheer Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 15

16 3 Voorintekening Inventarisatie belangstelling deelnemers voor het uitvoeren van het beheer. Afsluiten contracten met ontbindende voorwaarden Opgestelde voorlopige contracten voor de definitieve gebiedsaanvraag. Administratie collectieven Evalueren Resultaten van de evaluatie uitgevoerd op basis van de monitoring en werkelijk uitgevoerde beheer. Betalen deelnemers Betalingen aan deelnemers voor feitelijk uitgevoerd beheer Betaalverzoek indienen bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) Vastleggen ingediende betaalverzoek Controleren Bevindingen controle van het gevoerde beheer Afsluiten definitieve contracten Definitieve contracten met de deelnemers voor agrarisch natuuren landschapsbeheer. Monitoren beheer Waarnemingen van de resultaten van het beheer gedurende de beheerperiode. Bijsturen binnen opgestelde contracten Bijgestelde contracten Waar nodig: Herstel en sancties Afspraken over mogelijkheden voor herstel (eventueel) opgelegde sancties als gevolg van niet nakomen afspraken door deelnemers Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 16

17 3.3 Betaling deelnemers Wat wordt verstaan onder de betaling van de deelnemers? Het collectief betaalt de jaarlijkse beheervergoedingen tijdig aan de individuele deelnemers. Wanneer vindt uitbetaling aan de deelnemers plaats? Uitbetaling vindt plaats uiterlijk een maand na uitbetaling door RvO.nl. In principe is dat vóór februari volgend op het betreffende beheerjaar. Hoe wordt uitbetaling aan de deelnemers verricht? Let op: de voor het Programma van Eisen verplichte onderdelen zijn vooraf ingevuld. Aanvullende stukken zijn optioneel toe te voegen. In het handboek staat uit welke onderdelen een uitbetaling bestaat Beschrijf verder Wanneer wordt uitbetaald aan de deelnemers? Hoe wordt de deelnemer geïnformeerd over de uit te keren uitbetaling? Wie is verantwoordelijk voor uitbetaling aan de deelnemers? (zie ook paragraaf algemene uitbetalingen) Hoe wordt jaarlijks een totaaloverzicht gemaakt van alle betalingen per gecontracteerde deelnemer? 3.4 Het betaalverzoek en de verantwoording van het betaalverzoek Wat is het betaalverzoek? Het betaalverzoek is een verplichting aan het collectief vanuit de EU zodra agrarisch natuurbeheer wordt aangevraagd. Middels een onderbouwing van het betaalverzoek legt het collectief (financiële) verantwoordelijkheid af voor het gevoerde beheer. 3 Administratie & financieel beheer Hoe ziet de procedure van het indienen en verantwoorden van het betaalverzoek er uit? 1. Uiterlijk 1 januari van het beheerjaar geeft het collectief via een digitale applicatie aan welk beheer in dat jaar gevoerd gaat worden. De benodigde gegevens zijn op basis van de contracten met de deelnemers vooraf digitaal ingevoerd in de perceelsregistratie van het collectief. 2. Het collectief dient een betaalverzoek in via GDI, in de periode van 1 april 15 mei. Het beheer (en dus ook het bedrag) kan echter in de loop van het jaar nog worden bijgesteld. Op basis van welke getallen wordt het betaalverzoek ingediend? PM Er worden nog twee opties nader onderzocht: - Pro forma betaalverzoek gebaseerd op het voorgenomen beheer uit de gebiedsaanvraag - Het beheer dat is ingetekend op 1 januari geldt als input voor het betaalverzoek 3. Het betaalverzoek wordt afgehandeld door RvO.nl. 4. Een kopie wordt naar de Provincie gestuurd, met een korte onderbouwing. 5. Uiterlijk op 1 oktober van het beheerjaar wordt de verantwoording bij het betaalverzoek ingediend. PM Op dit moment wordt onderzocht of het volgens Europese regelgeving mogelijk is om deze verantwoording te Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 17

18 beschouwen als het definitieve betaalverzoek. PM Als de op 1 oktober ingediende verantwoording inderdaad als definitief betaalverzoek wordt aangemerkt, dan zou RvO.nl die data rechtstreeks uit de digitale applicatie kunnen halen die gebruikt wordt voor het invullen/muteren van het beheer. 6. Toetsing vindt plaats door RvO.nl, op basis van objectieve criteria. 7. De Provincie kan eventueel aanvullende specificatie vragen over het uitgevoerde beheer om te beoordelen over het beheer is uitgevoerd overeenkomstig de gebiedsaanvraag. 8. RvO.nl betaalt uit vanaf 1 januari van het volgende jaar. Op basis van het uitbetaalde voorschot kan vanaf dat moment het collectief de vergoedingen aan de deelnemers uitbetalen. Wie is verantwoordelijk voor het betaalverzoek? De bureaumedewerker van het collectief dient na controle en goedkeuring van de penningmeester het betaalverzoek in bij RvO.nl. Beschrijf hoe het betaalverzoek wordt ingediend en door wie? Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? Wie is verantwoordelijk voor het indienen? Wie is verantwoordelijk voor het voorbereiden? Wie is verantwoordelijk voor het accorderen? Hoe wordt vastgelegd dat goedkeuring is gegeven en waarop goedkeuring is gegeven? Wanneer wordt het betaalverzoek ingediend? Wie is verantwoordelijk voor het indienen? Eventuele stukken die meegestuurd worden ter onderbouwing van het betaalverzoek? Hoe wordt onderbouwd? 3 Administratie & financieel beheer Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 18

19 Contracten 4 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 19

20 4 Contacten 4.1 Deelnemerscontracten Wat wordt verstaan onder de term deelnemerscontract? Na (gedeeltelijke) goedkeuring van de gebiedsaanvraag aan de voordeur worden mede op basis van de voorintekening deelnemerscontracten aan de achterdeur afgesloten met de individuele deelnemers. In een deelnemerscontract dat voldoet aan het Programma van Eisen wordt opgenomen: NAW, BRS/ KVK/ BIN/ BSN -gegevens van de deelnemer. Het contract is voorzien van dagtekening en originele ondertekening. De beheerafspraken op perceels- en of bedrijfsniveau (inclusief kaart). Alle voorwaarden (inclusief voorwaarden over meststoffen en gewasbescherming). Meldingsplicht in geval van wijzigingen of het niet nakomen afspraken door deelnemer. Instemming met het uitvoeren van controles, wetenschappelijk onderzoek en eventuele deelname aan kennisactiviteiten. Verder is het verstandig om op te nemen: De looptijd van de afspraken. De bijbehorende vergoedingen en de algemene bepalingen van het contract. Alle verplichtingen en verantwoordelijkheden waar de deelnemer zich aan verbindt, zodat er geen twijfel kan bestaan over wat (waar en wanneer) van de deelnemer wordt verwacht. Wijze waarop wordt omgegaan met eventuele sancties en daaraan gekoppelde terugbetaling van eerder verstrekte vergoedingen. Let op de consistentie van het contract en tussen de verschillende contracten. SCAN ontwikkelde een modelcontract met bijbehorende checklist dat aan deze voorwaarden voldoet. Dit kan door het collectief worden gebruikt. 4 Contracten Waarom een deelnemerscontract? Het contract: Het contract legt vast welke beheerpakketten op perceels- en/of bedrijfsniveau met de deelnemer zijn afgesproken gedurende de looptijd van het contract. Het papieren contract is altijd maatgevend als het gaat om de vastgelegde afspraken. Biedt het collectief de mogelijkheid om handelend op te treden wanneer deelnemer bepaalde afspraken niet nakomt. Geeft deelnemer zekerheid over de overeengekomen beheerpakketten op perceelsniveau en de bijbehorende vergoedingen. Wanneer worden contracten opgesteld? De eerste contracten worden direct na goedkeuring van de gebiedsaanvraag (september 2015 en uiterlijk vóór 1 januari 2016) opgesteld en door collectief en deelnemer ondertekend. Afhankelijk van de looptijd worden de contracten tussentijds aangepast en/of verlengd. De looptijd van het contract is nooit langer dan de looptijd van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Contracten kunnen afgesloten worden voor minimaal 1 jaar. Wijzingen in het contract zijn mogelijk indien: Dat op basis van ecologische grondslag te rechtvaardigen is. Bestaande regels en kaders in acht genomen worden. Beide partijen (collectief en deelnemer) daar mee instemmen. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 20

21 Omschrijf in het handboek wie de deelnemerscontracten sluit Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check juiste maatregel in relatie tot het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag). Wie sluit de deelnemerscontracten af? Omschrijf verder hoe het contract wordt afgesloten Hoe ziet het deelnemerscontract er uit? Geef aan hoe deelnemerscontracten worden afgesloten: Hoe worden de deelnemerscontracten gearchiveerd? Hoe worden wijzigingen in beheercontracten doorgevoerd? (let ook op de fysieke archivering hiervan, zie paragraaf 3.2) 4.2 Contracten met derden (indien van toepassing) Wat wordt verstaan onder contracten met derden? Beheer wordt in principe uitgevoerd door de deelnemers. Soms zijn er echter beheerwerkzaamheden die door een derde (zijnde niet-deelnemer) uitgevoerd worden. Indien van toepassing, beantwoordt het collectief een aantal vragen bij hoe. NB: het collectief tracht in eerste instantie alle beheer door deelnemers te laten uitvoeren. En ongeacht contracten met derden: het collectief blijft eindverantwoordelijk! 4 Waarom wordt gewerkt met derden? Voor specifieke beheerwerkzaamheden kan het nuttig zijn samen te werken met derden. Dat kunnen opdrachtnemers zijn voor de beheermonitoring of externe uitvoerders als specialistische kennis of materiaal nodig is waarover deelnemers niet beschikken. Het kan ook gaan om werkzaamheden waarbij een gezamenlijke aanpak doeltreffender en efficiënter is, zoals gezamenlijke inzaai van akkerranden door een loonwerker met een daarvoor geschikte zaaimachine. De bewustwording van de opdrachtnemer is daarbij een aandachtspunt. Voor deze partij is agrarisch natuurbeheer waarschijnlijk geen kerntaak. Geef daarom duidelijke randvoorwaarden aan bij het verlenen van de opdracht (bijvoorbeeld: hoe om te gaan met nesten in het perceel). Contracten Wanneer worden contracten met derden opgesteld? Op het moment dat er afspraken met betreffende derden (niet-deelnemer) gemaakt worden over uitvoering van specifieke beheerpakketten. Afhankelijk van de looptijd worden de contracten tussentijds aangepast en/of verlengd. De looptijd van het contract is nooit langer dan de looptijd van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Contracten kunnen afgesloten worden voor minimaal 1 jaar. Wijzingen in het contract zijn met instemming van beide partijen (collectief en deelnemer) op elk moment mogelijk. Beschrijf in het handboek hoe contract afgesloten en door wie? Wie is tekeningsbevoegd voor de deelnemerscontracten? Wie bereidt de contracten inhoudelijk voor? (check of het binnen de kaders blijft van het door het collectief opgestelde concept-beheerplan en de goedgekeurde gebiedsaanvraag) Wie sluit de contracten af? Hoe ziet het contract met derden eruit? Geef aan hoe contracten met derden worden afgesloten? Hoe worden de contracten met derden gearchiveerd? Hoe worden wijzigingen in contracten met derden doorgevoerd? Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 21

22 Beschrijf verder een overzicht van derden waar contracten mee zijn afgesloten: Naam organisatie (derde) Kernactiviteiten betreffende organisatie (derde) Uit te voeren beheerwerkzaamheden Waarom worden deze beheerwerkzaamheden uitgevoerd door een derde en niet door een deelnemer? Hoeveel procent van het totale beheerbudget gaat naar deze organisatie (derde)? 4 Contracten Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 22

23 Het beheerplanproces 5 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 23

24 5 Het beheerplanproces Dit hoofdstuk dient om een beschrijving te geven hoe het collectief het proces rond het beheerplan vormgeeft: de inhoudelijke invulling voor de totstandkoming van (de processtappen leidend tot) het beheerplan gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. De in dit hoofdstuk beschreven processtappen (zie onderstaand schema maar ook onderstaande infographic) vormen de basis van het beheer binnen het collectief. Om deze reden is de wijze waarop het collectief dit proces vormgeeft van doorslaggevend belang of de beoogde kwaliteit van het einddoel gehaald wordt: effectief agrarisch natuurbeheer door de deelnemers van het collectief op efficiënte wijze tot stand gekomen. Wie voert de werkzaamheden rondom het beheerplanproces uit? Het is van belang om voor de uitvoering hiervan een medewerker met voldoende ecologische en landbouwkundige kennis in te schakelen. Omdat de processtappen nauw met elkaar verweven zijn in de uitvoering, is het logisch dat deze door één en dezelfde persoon worden uitgevoerd: de coördinator voert veelal de bovenstaande taken uit in opdracht van het bestuur van het collectief. Het is sterk aan te raden om naast de coördinator een ecologische commissie in te stellen, waarin onafhankelijke experts zijn benoemd, die de coördinator adviseren bij het opstellen van de spelregels van het gebied, knelpunten in de uitvoering en andere zaken. 5.1 Voorintekening Wat wordt verstaan onder voorintekening? Onder de activiteit voorintekening wordt verstaan dat het collectief in haar werkgebied inventariseert welke deelnemers zich willen verbinden aan agrarisch natuur- en landschapsbeheer en welke beheerpakketten ze willen of kunnen uitvoeren. Deze voorintekening is voor de toekomstige deelnemer niet vrijblijvend: op het moment dat hij zich hier voor opgeeft moet het collectief er op kunnen rekenen dat zij na het ontvangen van de beschikking op basis van de gebiedsaanvraag (voordeurafspaak met de Provincie) hier ook daadwerkelijk contracten kan afsluiten met de individuele deelnemer (achterdeurafspraken). Waarom wordt gewerkt met voorintekening? Met het eigen streefbeeld voor het gebied, de beheerpakketten en de vastgestelde spelregels op zak, gaat het collectief naar de potentiele deelnemers om dit streefbeeld in te vullen. Hun wensen worden geïnventariseerd en de deelnemers worden enthousiast gemaakt voor het uitvoeren van het benodigde beheer. 5 Het beheerplanproces De voorintekening is belangrijk omdat deze maatgevend is voor de uiteindelijke gebiedsaanvraag. Met de gebiedsaanvraag dient het collectief een subsidieaanvraag in bij de Provincie voor het realiseren van de doelen (X ha leefgebied à X,- met de volgende typen beheerpakketten onderverdeeld naar percentages per leefgebied/ mozaïek/ beheertype/ soort). Als namelijk pas later zou blijken dat er veel meer of veel minder animo is onder agrarische grondeigenaren dan wat in de gebiedsaanvraag is vastgelegd, komt het collectief in de problemen met de Provincie en/of grondeigenaren op het moment dat er een beschikking is afgegeven door de Provincie. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 24

25 De voorintekening is dus belangrijk voor het collectief om voorafgaand aan de gebiedsaanvraag duidelijk te hebben door wie en waar beheerpakketten uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast is de voorintekening belangrijk om een beeld te krijgen van de kwaliteit van het beheer bij de uitvoerder. Hierbij wordt gestreefd naar een ecologisch en bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten binnen al de vier leefgebieden. Het gaat dan om de juiste motivatie bij de uitvoerder om aan agrarisch natuurbeheer te doen, de inpasbaarheid van het beheer in de bedrijfsvoering, de juiste manier van uitvoering van het beheer (en perceel overschrijdend de samenhang in beheerpakketten) en daarvan afgeleid de eventuele scholingsbehoefte bij de uitvoerders voor verbetering van bovenstaande. Wanneer gaat het collectief aan de slag met voorintekening? De voorintekening vindt plaats voorafgaand aan het indienen van een gebiedsaanvraag. Dit zal dus eenmaal per beheerplanperiode van 6 jaar plaatsvinden. De gebiedsaanvraag wordt ingediend in juni 2015 voorafgaand aan de nieuwe beheerperiode vanaf 1 januari Het collectief start de werkzaamheden voor de voorintekening in het najaar van 2014: oktober december Hoe gaat het collectief te werk bij voorintekening? Een belangrijke stap voor het realiseren van voldoende draagvlak en betrokkenheid bij de uitvoering van het beheer is het organiseren van voorintekeningsbijeenkomsten per deelgebied. Daarnaast kunnen in individuele gesprekken de wensen van het collectief en de eigen wensen van de boer verder worden besproken, gekoppeld aan wat er past binnen de bedrijfsvoering. De bijeenkomsten met de boeren en mogelijk andere gebiedspartijen moeten prikkelen tot het verbetering van het beheer en het actief meedenken in het uitwerken van de mogelijkheden voor het beheer in het gebied. Wat wil het collectief hier bereiken: - Maximale mogelijkheden voor verbetering van het beheer. - Een ecologisch en bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten binnen al de vier leefgebieden. - Aan de hand van bovengenoemd streefbeeld een actueel beeld van welke beheerpakketten de deelnemers willen en kunnen realiseren en daar aan gekoppeld de kwaliteit van het beheer bij de uitvoerder. - Inventariseren of het aanbod van de deelnemers voldoende kwaliteit biedt om het streefbeeld/ de beheerstrategie van het collectief te bereiken. 5 Omschrijf in het handboek hoe het collectief te gaat werk bij voorintekening? - Wie organiseert de voorintekeningsbijeenkomsten? - Welke gebiedspartijen worden hierbij betrokken? (Denk ook aan terreinbeheerders) - Hoe is bepaald wat het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten voor de voorintekening is binnen een gebied? - Hoe worden de grondeigenaren/ potentiële deelnemers in het gebied geïnformeerd over de voorintekeningsbijeenkomsten? - Hoe krijgt het collectief een actueel beeld van wat potentiële deelnemers willen en kunnen? - Hoe beoordeelt het collectief het aanbod op kwaliteit en hoe stuurt het collectief op gewenste beheerkwaliteit? Let op: het gaat hier om een beschrijving van hoe het collectief het proces vormgeeft: de inhoudelijke onderbouwing gebeurt niet in het kwaliteitshandboek. - Hoe worden de resultaten van de bijeenkomst vastgelegd en teruggekoppeld aan de deelnemers en de betrokken gebiedspartijen? Het beheerplanproces Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 25

26 5.2 Opstellen concept beheerplan en beheerplan Wat wordt verstaan onder het beheerplan? Het beheerplan wordt door het collectief opgesteld als nadere invulling van de goedgekeurde gebiedsaanvraag. Aan de basis van die gebiedsaanvraag ligt het concept-beheerplan dat wordt opgesteld aan de hand van de informatie die wordt verkregen uit de voorintekening. Dit concept-beheerplan is noodzakelijk voor het collectief zelf om een goed onderbouwde gebiedsaanvraag te kunnen opstellen. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag kan het concept-beheerplan (eventueel na aanpassing waar nodig) worden vastgesteld als definitief beheerplan. In het (concept-)beheerplan werkt het collectief de achterdeurafspraken uit en maakt zo inzichtelijk welk beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Het bevat een kaart met het gecontracteerde beheer en een onderbouwing van het beheermozaïek op basis van de beheerstrategie, met daarbij in tekst de volgende punten beschreven: Samenhang in beheerpakketten, bijvoorbeeld door een beschrijving van de opbouw van beheermozaïeken: hoe wordt voldaan het provinciale natuurbeheerplan. De beheerstrategie voor het gebied: hierin zijn de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan uitgewerkt in een gebiedseigen aanpak van het beheer, spelregels voor de achterdeur (bijvoorbeeld: hoe ziet een ecologisch en bedrijfseconomisch optimaal beheermozaïek er uit, welke typen beheerpakketten zijn voor dit gebied het meest geschikt (afweging ecologie/ bedrijfsmatige inpasbaarheid)) en eventuele regionaal maatwerkpakketten. Samenwerking in het gebied met andere gebiedspartijen voor de afstemming en uitvoering van het beheer inclusief taakverdeling. Inrichtingsmaatregelen of achterstallig onderhoud (onafhankelijk van financiering via gebiedsaanvraag of andere bronnen) Aanvullende maatregelen (aanvullend op de beheerpakketten of het realiseren van ecologische randvoorwaarden - bijvoorbeeld predatiemaatregelen). Eventuele aanvullende onderdelen op basis van voorwaarden in het provinciale natuurbeheerplan. 5 Het conceptbeheerplan vormt de basis voor de gebiedsaanvraag, maar wordt niet meegeleverd met de gebiedsaanvraag. De aanvraag omvat de voordeurafspraken en wordt op een hoger abstractieniveau ingediend (bijvoorbeeld x ha leefgebied type y onderverdeeld in beheertypen en clusters van beheerpakketten z1 t/m z3). De afspraken in het concept-beheerplan (bijvoorbeeld beheermaatregel a op locatie b) worden hierin samengevoegd. Met het oog op een goede afstemming tussen het beheer door de verschillende gebiedspartijen is bespreking van de wederzijdse (concept)-beheerplannen onderdeel van het voortraject. Ook met de Provincie wordt het (concept-)beheerplan vroegtijdig besproken. Het beheerplanproces Wanneer gaat het collectief aan de slag met het beheerplan? Het beheerplan wordt opgesteld op verschillende momenten in de beheercyclus: 1. In voorbereiding op het indienen van de gebiedsaanvraag: in het najaar voorafgaand aan de openstellingsperiode. Op basis van de voorintekening wordt een concept opgesteld. 2. Op basis van de beschikking wordt het concept eventueel aangepast en definitief gemaakt. 3. Jaarlijks voor aanvang van elk nieuw beheerjaar op basis de evaluatie en wijzigingsverzoeken van de deelnemers. 4. Tijdens het beheerjaar voor wijzigingen in eigendomsoverdrachten, verbeteringen in beheer en wijzigingsverzoeken van deelnemers, indien op ecologische grondslag verantwoord. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 26

27 Hoe gaat het collectief te werk bij het opstellen van het beheerplan? Het collectief heeft de wensen en de animo voor de uitvoering van beheerpakketten per deelgebied geïnventariseerd en gebundeld tijdens de voorintekening. Het collectief toetst per leefgebied en/of deelgebied de beheerstrategie (bijvoorbeeld op basis van een beheermozaïek met een ecologische toets als beheer-op-maat van Alterra) of voldaan wordt aan de voorwaarden/spelregels uit het provinciale natuurbeheerplan. De ecologische toets wordt verder uitgewerkt in de volgende paragraaf. Als er geen digitaal systeem voorhanden is, wordt handmatig per (set van) voorgenomen beheermaatregel(en) beoordeeld of deze voldoen aan de voorwaarden in het provinciale natuurbeheerplan en de beheerstrategie. Daarnaast wordt op kaart de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de spreiding van de doelsoorten. De coördinator beoordeelt de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid in relatie tot de gewenste ecologische kwaliteit. Samen met de ecologische commissie of andere (externe) experts worden oplossingen gezocht voor eventuele negatieve toets-resultaten, afwijkingen of knelpunten. Indien ook het bestuur akkoord is. wordt dit gemeld aan de deelnemers en anders wordt een tegenvoorstel teruggelegd bij de individuele deelnemer of bij een groep van deelnemers in het betreffende deelgebied. Bij een positief resultaat van de toets worden de geïnventariseerde beheerpakketten per deelnemer vastgelegd in een (ondertekende) intentieovereenkomst, die wordt omgezet in een deelnemerscontract na goedkeuring van de gebiedsaanvraag. Als de gewenste kwaliteit/ intensiteit van het beheer nog niet gehaald is, wordt opnieuw een voorintekeningsbijeenkomst in het desbetreffende gebied georganiseerd of worden (potentiële) deelnemers persoonlijk benaderd om de benodigde verbetering in het beheer te bespreken. Omschrijf in het handboek hoe het collectief te werk gaat bij het opstellen van het beheerplan: Wie stelt het beheerplan op (is eindverantwoordelijk)? Wat zijn belangrijke beslismomenten bij de totstandkoming van het beheerplan? Welke externen worden hierbij betrokken en op welke manier? Hoe wordt de samenhang in de beheerpakketten getoetst en wordt beoordeeld of dit voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan? Hoe wordt de ruimtelijke samenhang beoordeeld in relatie tot de meeste actuele veldgegevens van de verspreiding van de doelsoorten? Hoe wordt gehandeld als op basis van voorintekening geen kwalitatief sterk beheerplan kan worden opgesteld? Hoe wordt gehandeld als de eerste voorintekening niet het kwalitatief gewenste beheer oplevert? Hoe worden afspraken teruggekoppeld aan de deelnemers? Hoe is de samenwerking met de terreinbeheerders in het gebied georganiseerd? Hoe gaat het collectief om met onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de resultaten van het beheerplan? 5.3 Ecologische toets 5 Het beheerplanproces Wat wordt verstaan onder de ecologische toets? De ecologische toets is een methode (digitaal dan wel handmatig) waarmee het collectief kan beoordelen of: -De gebiedsaanvraag tot doelbereik kan leiden. -De beheerafspraken voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan en mogelijk de eigen spelregels van het collectief. Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 27

28 Waarom wordt gewerkt met een ecologische toets? De voorlopige beheerafspraken (verzameld via de voorintekening) of wijzigingen in de beheerafspraken worden getoetst op ecologische effectiviteit. Dit gebeurt enerzijds als onderbouwing van de gebiedsaanvraag, anderzijds wordt deze toets uitgevoerd voor het collectief zelf om te beoordelen of zij de beoogde kwaliteit kan leveren dan wel kan voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan. De eerste jaren wordt er zwaar op ingezet om voldoende kwaliteit te realiseren en te borgen en om de deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in het totale beheerplan. De resultaten van de ecologische toets worden op drie manieren gebruikt: 1) Borging van voldoende kwaliteit van het beheer. 2) Onderbouwing van de gebiedsaanvraag en de mutaties daarvan. 3) Basis voor de gesprekken met de deelnemers voor het afsluiten dan wel het wijzigen van het deelnemerscontract. Wanneer gaat het collectief aan de slag met een ecologische toets? De ecologische toets wordt uitgevoerd op verschillende momenten in het proces: Voor de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het collectief). Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag. Na wijzigingen in het beheer bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer. Na evaluatie van het beheer. Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens het seizoen of voor het volgende seizoen. Omschrijf in het handboek door wie en hoe de ecologische toets wordt uitgevoerd Wie voert de ecologische toets uit en hoe wordt geborgd dat uitvoering van de ecologische toets onafhankelijk en objectief gebeurt? Welke methode wordt hiervoor gebruikt? Door wie en hoe wordt de mate van effectiviteit van het beheer in beeld gebracht? Door wie en hoe worden de resultaten van de ecologische toets op inpasbaarheid en uitvoerbaarheid beoordeeld? Hoe worden de gemaakte keuzes voor beheerpakketten onderbouwd? Op welke momenten wordt de ecologische toets uitgevoerd? 5 Het beheerplanproces Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 28

29 Controle 6 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 29

30 6 Controle 6.1 Schouw Wat wordt verstaan onder schouw? Het collectief voert zelf de schouw uit bij de deelnemers met wie zij een deelnemerscontract heeft afgesloten. Het betreft dus een interne controle binnen het collectief. Om objectiviteit te kunnen waarborgen kan bij de uitvoering van de schouw een externe partij worden betrokken (zie ook tabel wie ), maar de organisatie van de schouw is in handen van het collectief. De schouw houdt in: -Het collectief controleert of de deelnemer de beheerpakketten volgens afspraak (deelnemerscontract) uitvoert. Met andere woorden: er wordt gecontroleerd of een correcte besteding van de beheervergoeding plaatsvindt. -Het collectief beoordeelt de kwaliteit van de uitgevoerde beheerpakketten. -Het collectief doet (indien nodig) handreikingen om het beheer te verbeteren. Naast het feit dat de schouw een controlerende functie heeft, wordt met de schouw dus ook een extra moment gecreëerd waarop beoordeeld kan worden of het nodig is om het beheer bij te sturen om de gewenste natuurdoelen te kunnen realiseren. Wanneer gaat het collectief aan de slag met de schouw? Een collectief kan verschillende redenen hebben om tot controle over te gaan: Controle n.a.v. signalen dat beheer (bewust of onbewust) onjuist wordt uitgevoerd. Reguliere periodieke controle waarbij volgens een bepaalde interval wordt gecontroleerd. (zie ook stap 3: uitvoering schouw verderop in deze paragraaf) Combinatie van bovenstaande. Controle Wie is bij de schouw aanwezig? Om het lerende effect van de schouw optimaal tot uiting te laten komen is het van belang bevindingen terug te koppelen aan de deelnemer. Dat kan op verschillende manieren: De schouw vindt bij voorkeur plaats in aanwezigheid van de deelnemer. Eventuele afwijkingen in het beheer en/of handreikingen voor een beter beheer kunnen daardoor direct worden besproken. Dat levert zowel tijdbesparing op voor het collectief (geen apart terugkoppelmoment), als een betere overdracht van kennis doordat deze aan de hand van de situatie in het veld kan worden verduidelijkt. Als de deelnemer niet aanwezig is bij de schouw, volgt binnen een afgesproken periode een terugkoppelmoment (per mail, telefoon of anders). Afgesproken wordt wie verantwoordelijk is voor de communicatie met de deelnemer. 6 Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 30

31 Wat zijn de verschillende stappen in het schouwproces? Processtap Aandachtspunten of opties Selectie te schouwen beheereenheden Voorbeeldopties ter bepaling selectie : Naschouwen [x%] NVWA bevindingen Streven om ééns per[x ] jaar bij alle deelnemers te schouwen De aselecte (willekeurige) steekproef beslaat ongeveer[x %] Een gewogen steekproef op basis van [ aantal ha s beheer/ aantal s vergoeding/ ] Schouwformulieren Voorbeeldopties te gebruiken formulieren: Schouwformulier (met zover mogelijk ingevulde basisgegevens) Bedrijfskaart Historie van eerder uitgevoerde controles Pakketvoorwaarden Uitvoeren schouw Aandachtspunten: Moment van controle in relatie tot beheertype Handelwijze bij afwijkingen/ twijfelgevallen (second opinion?) Verdeling te controleren eenheden onder de schouwers (wie schouw wat) Aanvullende afspraken (bijvoorbeeld uitsluitend opereren in duo s, afspraken m.b.t. betreden percelen deelnemers, etc) Vastleggen bevindingen (rapportage) Aandachtspunten: Per [deelnemer en/of type beheer] één schouwformulier Afspraken voorzien van datum vastleggen op schouwformulier Ondertekenen door schouwer en [ voor akkoord dan wel voor gezien door deelnemer] en door [vertegenwoordiger bestuur] De rapportage wordt binnen [x werkdagen] na schouw afgerond door de schouwcommissie/ controleur Controle Verwerken bevindingen (administratie) Aandachtspunten De administratie wordt binnen [x werkdagen] na ontvangst van rapportage afgerond door [functie] Schouwformulieren worden bewaard tot [x jaar na afloop van het deelnemerscontract] 6 Indien noodzakelijk: toepassen sanctie-beleid Zie paragraaf Sanctie- of herstelbeleid Beschrijf in het handboek wie er binnen het collectief verantwoordelijk voor de schouw? Wie is binnen het collectief verantwoordelijk voor de uitvoering van de schouw? Indien de schouw wordt uitgevoerd door een schouwcommissie, wat is de samenstelling van de commissie? Kwaliteits handboek SCAN Collectieven 31