MR-VERGADERING DINSDAG 6 OKTOBER 2015

Transcriptie

1 Aanwezig: MR-VERGADERING DINSDAG 6 OKTOBER 2015 Frank Beers, Léon Schaaf, Titus Venverloo, Nico van Thijn, Glen Merts, Jan Karel Buijink, Henk van der Leek, Okke Greven, Ruud Vos, Joost Polderman, Hans Verschoor, Caroline van Diepen, Corine Kramer Afwezig: Hester Gorter, Michael Idema, Eric Meppe, Bas Hofstede Notulist: Léon Schaaf Voorvergadering: De plaatsvervangend voorzitter Joost Polderman heet welkom en vraagt aan de vergadering toestemming Michael Idema vanavond te mogen vervangen. In het openingswoord staat Joost Polderman nog even stil bij het overlijden van Joost Ras, een collega, die ook jarenlang MR-lid is geweest. De voorzitter stelt vast dat er voldoende quorum aanwezig is om besluiten te kunnen nemen. 1.2 Taakverdeling MR De vergadering gaat akkoord met de benoeming van Bas Hofstede als voorzitter en Léon Schaaf als secretaris van de MR. Vergadering van de MR 1.1 Opening en voorstellen nieuwe leden De voorzitter heropent de vergadering en heet nu ook Hans Verschoor welkom. De vergadering begint met een kort voorstellingsrondje. De leerlingvertegenwoordiging van OSG is nog niet ingevuld. Er zal aan OSG gevraagd worden weer een leerling af te vaardigen naar de MR. 2. Ingekomen post en verslagen. 1. De besluitenlijst KD; periode (ter informatie) 2. Besluitenlijst CvB; periode (ter informatie) 3. Verslag MR-vergadering In het verslag staat dat er overleg geweest is met de leerlingenraad i.o van SG De Triade. Er was op dat moment nog geen leerlingenraad. Het verslag wordt goedgekeurd en vastgesteld. Er wordt nog opgemerkt door de oudergeleding dat men het liefst alle stukken in de toekomst als pdf wil ontvangen. In het kader van de duurzaamheid wordt de vraag gesteld om de papieren stukken dubbelzijdig af te drukken. 4. Mededelingen 1. Stand van zaken: a. Intentie overeenkomst Atlas College / OSG West Friesland met de initiatiefgroep Vrije School. De besprekingen zijn nagenoeg afgerond en de verwachting is dat er 1 december een intentieverklaring ondertekend wordt. Er zullen dan met ingang van het schooljaar leerlingen vanuit de Vrije School instromen bij het OSG in een Vrije School setting. b. Problematiek ICT-Systeem. Er wordt nu in eerste instantie gewerkt om de problemen op te lossen en alles weer op de rails te krijgen. Daarnaast vindt er onderzoek plaats naar de vraag hoe dit heeft kunnen gebeuren en hoe het in de toekomst voorkomen wordt. Hierbij wordt ook onderzocht of het Atlas College voldoende competenties in

2 huis heeft om goed voorbereid te zijn op de toekomst, waarin ICT een steeds grotere rol gaat spelen. Het ICT binnen het onderwijs is een onomkeerbaar proces, waarbij we ook moeten zorgen dat alle medewerkers een minimale scholing gevolgd moeten hebben om het goed te kunnen gebruiken. Er is hiervoor beleid ontwikkeld. Ook wordt er onderzocht hoe hetgeen Atlas op dit gebied doet zich verhoudt met andere schoolorganisaties. (benchmarking) Okke Greven merkt nog op dat er een onderscheid is tussen het ICTgebeuren en Magister. c. Atlasdag De dag is 12 november en vindt plaats in SG Newton. Er is een prachtig programma gemaakt. Als gastspreker zal Paul Rosenmöller, voorzitter VOraad, aanwezig zijn 2. Schoolplan Er is geen aanleiding geweest het plan tussentijds aan te passen. Er wordt nu nagedacht welke strategische keuzes gemaakt worden voor de invulling van de komende jaren. Hierbij worden meer mensen uit de organisatie betrokken. 3. Terugblik bijeenkomst Strategische Advies Raad d.d. 1 oktober 2015 Een goede bijeenkomst geweest. Er is een verslag van gemaakt, dat aan de MRleden wordt gestuurd. 4. Actualisatie regeling Schorsing en Verwijdering 5. Actualisatie Meldcode Huiselijk geweld 6. Benoeming opvolger secretaris van CvB. De benoemingsprocedure is afgerond en als opvolger van Willem Pisano is mevrouw Carla de Haas benoemd. Vanaf half november zal zij starten met haar werkzaamheden. 5. Strategisch beleid 1. Opdrachten aan de regiegroepen Vanuit het schoolplan zijn er vijf regiegroepen vastgesteld, die tot taak hebben een vinger aan de pols te houden of de afspraken die in het schoolplan zijn beschreven ook na gekomen worden. Halfjaarlijks wordt de balans opgemaakt en gerapporteerd. De MR vraagt Hans Verschoor hierover te communiceren naar het personeel. 2. Analyse aanmeldingen t.b.v. schooljaar De vergadering stelt vast dat het een duidelijke, overzichtelijke analyse is. Op locatieniveau moet nu dieper worden onderzocht wat dit betekent voor de toekomst. Ruud Vos vraagt wat het betekent dat er meer leerlingen een VMBO advies gekregen hebben t.o.v. HAVO/VWO. Hans verschoor zegt dat het geen trend is dat er meer VMBO ers zijn dan we hadden gedacht. In het kader van huisvesting is het wel van belang om deze verschuiving in de gaten te houden. 6. Onderwijs 1. Onderwijsopbrengsten schooljaar De gegevens zijn allemaal nog voorlopig. De definitieve gegevens worden door de inspectie in februari 2016 gepubliceerd. In het jaarplan de doelstelling opgenomen dat van alle locaties alle afdelingen onder basistoezicht vallen. Ruud Vos merkt op dat het beleid gericht is op opbrengsten en volgens hem moet de kerntaak zijn het leiden van leerlingen naar een diploma. 2. Onderwijstijd/lesuitval schooljaar Interessant is om de kijken welke keuzes zijn gemaakt in de planning en deze te vergelijken met wat er gerealiseerd is. De resultaten worden door het CvB besproken met de locatiedirecteuren. Er wordt opgemerkt dat we als Atlas College veel lessen geven en of er een relatie hiermee is met de opbrengsten. Ruud Vos pleit er voor om het niet alleen in een periode van drie jaar te bekijken,

3 maar ook per jaar. 3. Eerste opvang Anderstaligen 16/17 jarigen Eerste opvang anderstaligen vindt plaats op SG Newton. Voor de 16/17 jarigen is dat niet het geval. Het ROC is er mee gestopt en nu is er een voorlopige oplossing gekozen om deze leerlingen in het voormalige OPDC op de vangen. Een tijdelijke oplossing tot ten minste Er wordt op bestuurlijk niveau, met de direct betrokkenen in de regio, overleg gevoerd over een structurele oplossing voor het onderwijs EOA 16/17 jarigen. 4. Schoolondersteuningsprofielen locaties scholjaar De MR-vertegenwoordigers van de locatie bespreken dit met hun locatiedirectie. 7. Klant en Markt 1. Tevredenheidenquêtes schooljaar De tevredenheid van de leerlingen en ouders is gemeten. Op basis van de antwoorden op de afzonderlijke vragen wordt een (totaal)cijfer een de locatie toegekend. In het Atlas jaarplan zijn wat de tevredenheidsresultaten de volgende doelstellingen voor juni 2016 vastgelegd. o Elke school, heeft op basis van een analyse van het welbevinden van leerlingen en de tevredenheid van ouders, activiteiten in het Jaarplan opgenomen, gericht op aanpak van zwakke punten en borging van sterke o punten. Op tevredenheidenquêtes van leerlingen en ouders is de score voor elke school minimaal een 7. Ruud Vos stelt de vraag of er geen discrepantie is tussen dat wat scholen beloven op de open dagen en de werkelijkheid. We moeten steeds in het oog houden dat leerlingen niet teleurgesteld worden als men op de school zit. Is er ook onderzoek naar hetgeen men zich ten doel gesteld heeft en hetgeen men daadwerkelijk heeft behaald? Wat gebeurt er als men de doelstellingen niet gehaald heeft? Titus Venverloo Vraagt of er een verklaring is naar de sterke daling bij de kaderleerlingen van SG Newton. Hans verschoor zegt toe dat hij hier op terug komt. Jan Karel Buijink vraagt of er elk jaar dezelfde enquête afgenomen wordt en of er vergelijkingen gedaan worden met andere scholen. De enquête wordt afgenomen door Beekveld & Terpstra en er vindt een benchmark plaats met andere scholen. 8. Personeel en Organisatie 1. Verzuimgegevens schooljaar In het personeelsadministratiesysteem (Raet Verzuim Manager) worden de verzuimgegevens van alle personeelsleden geregistreerd. De locatiedirecteur heeft toegang tot de gegevens uit RVM en kan hier gegevens inzien die betrekking hebben op zijn of haar locatie. Maandelijks verstrekt de afdeling P&O een overzicht van de verzuimgegevens aan het CvB. De verzuimgegevens zijn( indien noodzakelijk) een structureel onderwerp bij de voortgangsgesprekken CvB en locatiedirecteuren. Het verzuim Atlas-breed is laag. Er wordt goed op gestuurd: door teamleider(s), SMT, bedrijfsarts en individueel personeelslid. Ruud Vos vraagt of er binnen Atlas een pestprotocol komt. Hans Verschoor antwoordt dat er door leidinggevende(n) alert op gereageerd dient te worden en dat het structureel in het functioneringsgesprek aan de orde kan komen. Okke Greven vraagt of er onderzoek gedaan is naar verschillen tussen verzuim van OP en OOP. Hans Verschoor antwoordt dat er geen onderzoek naar geweest is, maar dat dit een nader onderzoek verdient.

4 2. Stand van zaken herinrichting ASC In januari/februari 2015 zijn alle functies binnen het ASC opnieuw beschreven en gewaardeerd. In maart 2015 hebben matchingsgesprekken plaatsgevonden. Alle gesprekken zijn positief afgerond. Vervolgens zijn alle medewerkers formeel geplaatst in de nieuwe functies. In april/mei is een aantal gesprekken gevoerd met alle medewerkers in verschillende samenstellingen om meer helderheid te verschaffen over de nieuwe functies en gewenste veranderingen binnen het ASC. In september zijn de adviseurs gestart met een intensieve training met als doel: teambuilding, positiebepaling en vergroting van de adviesvaardigheden. In mei/juni 2015 zijn er gesprekken gevoerd over de fysieke herinrichting van het ASC. Er is een binnenhuisarchitect geraadpleegd en vanuit Triade is een stylingsproject gestart. In juli 2015 is het stylingsproject afgerond. Het project heeft niet geleid tot een opdracht. Ook zijn in augustus 2015 de eerste schetsen van de architect ontvangen. Nu de mogelijkheden bekend zijn is besloten een traject te starten om de medewerkers te betrekken bij de eventuele fysieke herinrichting van het ASC. Over de wijze waarop dit gedaan moet worden wordt nog nagedacht. In augustus 2015 is uitvoering gegeven aan de eerste fysieke verplaatsing in de organisatie die noodzakelijk was om te komen tot de inrichting van een secretariaat ter ondersteuning van de adviseurs en afdelingen. Administratief medewerkers die werkzaam waren bij de receptie en de directiesecretaresse zijn verhuisd naar dezelfde werkruimte en vormen nu samen het secretariaat ASC. De secretariaatsmedewerkers hebben in deze periode gezamenlijk coaching ontvangen vanuit het Advies bureau de Ommezwaai Samenvattend: Verandering van werkzaamheden en van werkplek leiden bij een aantal personeelsleden tot onzekerheid die zich ook uit in hun dagelijkse werkzaamheden en de door hen gevoerde gesprekken. Vanuit het hoofd ASC is het noodzakelijk hier structureel aandacht aan te blijven besteden. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat er geen deadline genoemd wordt in het stuk; men heeft het gevoel dat er nog veel onrust is onder de mensen; er wordt op de locaties nog niet ervaren dat er nu anders gewerkt wordt; er moet gewerkt worden om alle mensen mee te krijgen in het veranderingsproces, die nu nog in verzet zijn; in het totale proces verdient er meer aandacht te zijn voor de communicatie (er zijn meer communicatiemomenten en toch heerst het gevoel dat het minder is). Het veranderen van de receptie komt bij sommigen niet klantgericht vriendelijk over. Hans Verschoor geeft aan dat hij niet alle punten herkent en antwoordt dat het tijd en moeite kost om het zo te krijgen zoals we het voor ogen hebben. Er moet op het ASC op een andere manier gewerkt worden als voorheen; taken/zaken moeten anders uitgevoerd worden, niet meer leiding geven, maar adviseren; ook de locaties moeten leren gebruik te maken van de mogelijkheden van de adviseurs van het ASC; de kloof tussen de locaties en het ASC was te groot; verandering gaat niet altijd over rozen, maar het is een onomkeerbaar proces; de mensen moeten hun functie anders invullen, dit gebeurt niet allemaal vanuit hun eigen keuze; sommige fysieke veranderingen zijn nu nog tijdelijk en worden op termijn verbeterd. 3. Planning en control cyclus MR De vergadering stelt de cyclus vast.

5 9. Huisvesting 1. Stand van zaken bouwtraject OSG West Friesland Er loopt een bezwaarschrift van een bewoner bij de gemeente. Dit leidt tot vertraging. 2. Stand van zaken bouwtraject Copernicus SG Het gaat voorspoedig; volgens planning is de officiële opening 12 februari 2016 Ruud Vos benadrukt dat alles prima georganiseerd is. Titus Venverloo geeft aan dat er door tijdelijke andere regels hier en daar iets irritatie ontstaat bij de leerlingen. 10. Financieel Beleid 1. Kaderbrief 2016 t.b.v. begroting 2016 en formatieplan Een goede beheersing van personele en materiele bestedingen is noodzakelijk. Een voorwaarde hiervoor is het formuleren van kaders voor een (beleidsrijke) uitwerking van de begrotingen en formatieplannen. Met de kaderbrief reageert het Atlas College enerzijds op de toenemende vraag van de overheid over het transparant formuleren van financieel beleid, anderzijds werken we in deze brief onze eigen visie op financieel management in de komende jaren uit. Zoals in de vorige kaderbrief is aangekondigd heeft de kaderbrief 2016 een andere plaats gekregen in de P&C-cyclus. De kaderbrief is nu geplaatst in oktober direct voorafgaand aan de (kalender)jaarbegroting voor Titus Venverloo geeft aan dat het stuk toegankelijker is dan de voorgaande versies. Vanuit de ouders wordt gevraagd een afkortingenlijst toe te voegen. De personeelsgeleding heeft tijdens een PMR-vergadering een nadere toelichting gekregen. Dit werd zeer op prijs gesteld. De vergadering besluit unaniem een positief advies te geven. 11. Rondvraag en sluiting Frank Beers vraagt hoe het staat met de MR-cursus. Er is contact met het steunpunt versterking medezeggenschap geweest. Wachten is op een planning van een datum. Ruud Vos vraagt aandacht voor de kerstpakketten. Kritisch naar de inhoud kijken. Voor dit jaar is de keuze al gemaakt. Volgend jaar tijdig in de PMR bespreken. De waarnemend voorzitter sluit de vergadering en wenst iedereen wel thuis. Tot 1 december. Verslag vastgesteld in de MR vergadering 1 december Voorzitter MR Secretaris MR Bas Hofstede Léon Schaaf