Eindrapport Sterkte-zwakte analyse van de totstandkoming van dd / dj in de Nederlandse varkenshouderij

Transcriptie

1 Eindrapport Sterkte-zwakte analyse van de totstandkoming van dd / dj in de Nederlandse varkenshouderij Niets uit deze rapportage mag gekopieerd of vermenigvuldigd worden zonder toestemming van GD Opdrachtgever: PVV Financierder: PVV Deventer, 27 september 2011 Auteurs: A.J. van Hout M. Meijerink M. van Stokkom

2 Inhoudsopgave Eindrapport 1. SAMENVATTING INLEIDING MATERIAAL EN METHODEN RESULTATEN BENADERDE SCHAKELS TOTALE PROCES: BESCHRIJVING EN AANDACHTSPUNTEN INVOER VAN GEGEVENS DOOR DIERENARTSENPRAKTIJKEN IN VETCIS VETCIS INVOER VAN GEGEVENS DOOR DIERENARTSENPRAKTIJKEN BUITEN VETCIS OM IKB ORGANISATIES DISCUSSIE...15 BIJLAGE Nadruk verboden blz. 2 van 28

3 Dit project is uitgevoerd in opdracht van het Productschap Vee & Vlees en in overeenstemming met de Taskforce ABRES Werkgroep Varken. 1. Samenvatting Dit rapport beschrijft het totale proces van invoer van afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens per UBN door de DA(P) tot en met het presenteren van de resulterende dagdoseringen / dierjaar (dd / dj) door de beide IKB organisaties. Cruciaal hierbij is de vraag hoe betrouwbaar de resulterende dd / dj een weergave van de werkelijkheid zijn. Daarom is voor iedere schakel in het totale proces van de totstandkoming van de dd / dj nagegaan waar sterke en zwakke punten liggen. Dit is uitgevoerd door middel van interviews met DA(P)s, de coördinator van VetCIS en beide IKB organisaties. Hierbij is de nadruk gelegd op de zwakke punten omdat deze kunnen leiden tot onder- of overschatting van de resulterende dd / dj. Wanneer het totale proces afgezet wordt tegen de betrouwbaarheid van het resulterende dd / dj getal, valt op dat met name foutmeldingen (die niet meegenomen worden in de berekening van de dd / dj) kunnen blijven hangen op diverse niveaus in het systeem. Dit is mede gerelateerd aan het al dan niet via VetCIS ingeven. Gegevens kunnen blijven hangen op de volgende niveaus: DA(P): regels die in het PMS blijven hangen omdat ze niet in het VetCIS portaal ingelezen kunnen worden. Deze kunnen alleen met de event viewer zichtbaar gemaakt worden. Redenen voor deze foutmeldingen: o Geen EAN aan het diergeneesmiddel gekoppeld o Er hangt een andere diercategorie dan zeugen / biggen of vleesvarkens aan het diergeneesmiddel (b.v. speenbiggen). o Diergeneesmiddel is door een onbevoegd persoon verstrekt. VetCIS: wanneer de regels niet afgevinkt worden of niet (correct) via de OTP responder procedure verstuurd worden, blijven de gegevens in het VetCIS portaal staan en bereiken de VetCIS webserver niet. IKBs: Diergeneesmiddelen waar een verkeerd / -1 EAN, een -1 UBN of geen subdoeldier aan gehangen worden in het PMS, kunnen wel in het VetCIS portaal ingelezen worden maar niet meegenomen worden in de dd / dj berekeningen door de IKBs. Iedere foutmelding in het totale proces leidt tot een verminderde betrouwbaarheid van het dd / dj getal. Het is niet mogelijk om per foutmelding aan te geven welke de grootste bijdrage levert aan het al dan niet betrouwbaar zijn van het dd / dj getal. Wat op dit moment door het hele proces heen loopt lijkt met name een probleem met de EAN code, het aantal EAN en het subdoeldier. Ontbrekende of -1 EAN coderingen worden niet meegenomen door beide IKB organisaties in de berekening van het dd / dj getal. Dit leidt tot een onderschatting van het resulterende getal. Het is niet bekend hoe groot deze onderschatting is. Wanneer het subdoeldier niet ingegeven is en er zowel zeugen / biggen als vleesvarkens aanwezig zijn op het desbetreffende UBN, wordt het antibioticumgebruik toegerekend aan de zeugen / biggen. Dit zou kunnen resulteren in een onderschatting van de dd / dj bij de vleesvarkens en een overschatting van het dd / dj getal bij de zeugen / biggen. Ook in deze gevallen is niet bekend hoe groot de onder- respectievelijk overschatting kan zijn. Om een duidelijke gewicht aan onder meer de foutmeldingen te kunnen geven (in hoeverre leiden ze tot onder- of overschatting van de uiteindelijke dd / dj?), zouden, per UBN de door de DAP afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens in een bepaalde periode náást de op het IKB account vermelde afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens geplaatst moeten worden. Een dergelijk vergelijk, mits uitgevoerd voor een representatief aantal UBNs, zou resulteren in een goed beeld van de mate van betrouwbaarheid van het uiteindelijke dd / dj getal. Nadruk verboden blz. 3 van 28

4 2. Inleiding Het gebruik van antibiotica in de Nederlandse dierhouderij dient in 2011 met 20% afgenomen te zijn ten opzichte van het peiljaar Eind 2011 / begin 2012 zal het kengetal dagdosering / dierjaar (dd / dj) gepresenteerd worden om een betrouwbaar beeld te geven van het actuele antibioticumgebruik in onder meer de Nederlandse varkenshouderij. In de varkenssector wordt de uiteindelijke berekening van de dd / dj 1 uitgevoerd door beide IKB organisaties. Hiertoe ontvangen de IKB s per UBN overzichten van de door de dierenarts aan het UBN afgeleverde diergeneesmiddelen (antibiotica en niet-antibiotica). Deze informatie bereikt de IKB s indirect via VetCIS of direct vanaf de dierenartsen (praktijken) (DA(P)). In combinatie met de aanwezige dieraantallen per UBN, berekenen de IKB s de dd / dj per UBN. De Stichting Diergeneesmiddelen Autoriteit (SDA) zal vanuit dit objectieve systeem van benchmarking de individuele varkenshouder en DA aan gaan spreken op het gebruik van diergeneesmiddelen (in aanvang: antibiotica). Om tot eenduidige benchmarking te komen, zal de SDA per diersector voor zowel dierhouder als DA richtlijnen en rekenregels vaststellen voor de analyse van het antibioticumgebruik. Ook zal de SDA normen opstellen voor de hoeveelheid antibioticumgebruik en het gebruik van bepaalde type middelen (antibiotica). De IKB organisaties zullen deze normen gebruiken voor het toetsen van het antibioticumgebruik op (in dit geval) varkensbedrijven. Figuur 1: vereenvoudigde, schematische weergave van de totstandkoming van dd / dj in de Nederlandse varkenshouderij DA(P) invoer antibioticumgebruik gegevens DA(P) invoer antibioticumgebruik gegevens VetCIS centrale HUB IKB s DD/DJ DA(P) = dierenartsen(praktijk); DD/DJ = dagdoseringen / dierjaar. Het is vanuit verschillende (politieke en maatschappelijke) invalshoeken van belang dat de dd / dj die uiteindelijk uit de IKB berekeningen resulteren, een zo betrouwbaar mogelijke weergave van de werkelijkheid zijn. Dit wordt vanuit de Nederlandse varkenssector gewaarborgd door enerzijds een kritische toetsing van de rekenregels om tot dd / dj te komen en door anderzijds binnen de varkenssector te controleren of de resulterende, berekende dd / dj een betrouwbare weergave van de werkelijkheid is. Dit laatste aspect omvat bijvoorbeeld kritische evaluatie van de invoer van gegevens. Geluiden uit het veld suggereren dat men wat betreft het invoeren van antibioticumgegevens, niet altijd aan de gewenste kwaliteit tegemoet komt / kan komen. Dierenartsen illustreren dit onder meer aan de hand van verschillen tussen de dd / dj handmatig berekend via op basis van de afgeleverde antibiotica volgens het IKB account van een varkenshouder, versus de dd / dj op basis van bijvoorbeeld de AUV overzichten. De AUV rekent eveneens met de methode volgens en maakt gebruik van 1 Met dagdoseringen / dierjaar (dd / dj) wordt in dit rapport uitsluitend bedoelt: dagdoseringen antibiotica / dierjaar. Nadruk verboden blz. 4 van 28

5 actuele én historische factuurgegevens maar is voor de aantallen dieren aanwezig op het desbetreffende UBN afhankelijk van de aantallen ingevoerd door de DA. DAs geven aan dat het niet waarschijnlijk is dat uitsluitend mogelijke afwijkingen in dieraantallen tot de hiervoor genoemde verschillen leiden. Gezien de structuur van het totale systeem (zie Figuur 1) is het van groot belang om op ieder niveau de kritische stappen (sterke en zwakke punten) in de totstandkoming van de dd / dj te evalueren. Vervolgens dient men op basis van deze sterkte-zwakte analyse na te gaan waar de verantwoordelijkheden liggen en op welke wijze de zwakke punten ondervangen kunnen worden. Dit project richt zich op de eerste fase: het in kaart brengen van het totale proces (van invoer van diergeneesmiddelgebruik gegevens tot en met berekening van de dd / dj van de antibiotica) en het benoemen van sterke, maar met name zwakke punten in het totale proces. Hierbij ligt de nadruk op antibiotica. 3. Materiaal en Methoden Voor het verzamelen van de benodigde informatie zijn interviews afgenomen met de volgende schakels in het proces van ingeven van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen t / m berekenen en presenteren van de dagdoseringen / dierjaar (dd / dj): - Aanspreekpunten voor invoer van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen van zeven dierenartsenpraktijken (DAPs). - De coördinator van VetCIS. - Aanspreekpunten voor de systemen voor verwerking van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens en berekening / presentatie van dd / dj van beide IKB organisaties (Verin (IKB Varken) en DGB (IKB Nederland Varkens)). Deze schakels werden in de genoemde volgorde bezocht en personen die de DAPs of VetCIS bezochten, namen géén interviews bij beide IKB organisaties af. Wat betreft het benaderen van de DAPs werden in eerste instantie oriënterende interviews afgenomen met twee dierenartsleden van de werkgroep Varkens van de Taskforce Antibioticumresistentie. Deze beide dierenartsen zijn werkzaam bij twee verschillende DAPs, aangesloten op VetCIS. In tweede instantie werd, op basis van het aantal varkens UBNs dat onder één DAP viel, een top tien van (individuele of samenwerkende) DAPs opgesteld. Van deze top tien werden de eerste vier (individuele of samenwerkende) DAPs aangesloten op VetCIS en de eerste (individuele of samenwerkende) DAP die buiten VetCIS om gegevens aan de IKB organisaties doorgeeft, benaderd voor medewerking aan het project. Hierbij werd tevens rekening gehouden met enige geografische spreiding van de DAPs. Informatie over het aantal varkens UBNs per DAP werd verkregen met behulp van een selectieaanvraag uit de datasystemen van de Gezondheidsdienst voor Dieren. De resulterende vijf DAPs werden aan gerichte interviews onderworpen. Voor elk van de te interviewen schakels (vijf DAPs, coördinator VetCIS, Verin en DGB) werden vragenlijsten opgesteld over het proces van invoeren van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens tot en met het berekenen van de dd / dj. Input voor de vragenlijsten was gebaseerd op bestaande kennis en openstaande vragen volgend uit brainstorms en de oriënterende interviews met de twee hierboven genoemde DAPs. In de vragenlijsten lag de nadruk op zowel het gedetailleerd in kaart brengen van het totale proces als uitvragen van zaken die mogelijk een rol spelen in de betrouwbaarheid van de uiteindelijke uitkomst van het proces (dagdoseringen / dierjaar). Na ieder interview werden de resultaten intern teruggekoppeld en indien nodig werden interviewvragen bijgesteld en nieuwe interviewvragen toegevoegd voor een volgend interview met één van de schakels. De definitieve vragenlijsten zijn toegevoegd als Bijlage 1. De resultaten van de interviews werden vastgelegd in gespreksverslagen. De bevindingen uit deze gespreksverslagen werden bij elkaar gevoegd en verwerkt tot een eindrapportage. Nadruk verboden blz. 5 van 28

6 4. Resultaten 4.1 Benaderde schakels In de periode van maandag 4 juli 2011 tot en met maandag 18 juli 2011 zijn de diverse schakels in het proces van invoer van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens tot en met berekenen en presenteren van dagdoseringen / dierjaar (dd / dj) bezocht. De twee dierenartsen(praktijken) (DA(P)s) benaderd voor de oriënterende interviews en de vijf DAPs geselecteerd voor de definitieve interviews vertegenwoordigen gezamenlijk ruim 20 % van de varkens UBNs in Nederland. Wanneer de samenwerkingsverbanden van de benaderde DAPs meegenomen worden, wordt in totaal ruim 30% van de varkens UBNs vertegenwoordigd. Alle benaderde schakels hebben enthousiast hun medewerking verleend. Zes van de DAPs bleken met het praktijk management systeem (PMS) VIVA te werken en één DAP werkte met het PMS Animana ASP. De interviews op de DAPs werden afgenomen met de aanspreekpunten voor de invoer van antibioticumgebruiksgegevens: dierenartsen (n = 5) of praktijkassistenten (n = 2). 4.2 Totale proces: beschrijving en aandachtspunten De per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens kunnen vanaf de DA(P) op verschillende manieren het totale proces in gaan (zie Figuur 2a en Figuur 2b): Met tussenkomst van VetCIS: o Via het PMS naar VetCIS. De volgende PMSen zijn aangesloten op VetCIS: - De softwaresystemen van Corilus (Daisy, VIVA, Cinnaber) - myaniwin - Veterinaire Automatisering o Handmatige invoer in VetCIS portaal, zonder koppeling aan het PMS. Hierbij wordt rechtreeks het diergeneesmiddelengebruik ingevoerd door de DA(P) in VetCIS. Zonder tussenkomst van VetCIS: o Via het PMS met directe koppeling (via een webservice) naar de IKB organisaties. Logboekgegevens worden automatisch doorgestuurd zonder extra handelingen door de DA(P). Dit geldt voor de softwaresystemen van onder meer Animana (Animana ASP), RxWorks en Micpoint (Vetbase). De genoemde softwaresystemen dragen de diergeneesmiddelen gegevens actief over vanuit het PMS naar de desbetreffende IKB organisatie. o Direct ingeven aan de desbetreffende IKB organisatie: - Ingeven van diergeneesmiddelengebruik door de dierenarts in een internet portaal, zonder tussenkomst van het PMS. - Ingeven van diergeneesmiddelengebruik door de dierenarts via een call center; hier wordt echter (nagenoeg) geen gebruik van gemaakt. De IKB organisaties berekenen vervolgens uit de vergaarde gegevens de dd / dj en presenteren deze via de IKB accounts. Nadruk verboden blz. 6 van 28

7 Figuur 2a: schematische weergave van de totstandkoming van dd / dj in de Nederlandse varkenshouderij Verin VetCIS PMS WebService DA(P) InfoVarken Verin Call Center InfoVarken portaal Figuur 2b: schematische weergave van de totstandkoming van dd / dj in de Nederlandse varkenshouderij DGB VetCIS PMS WebService DA(P) DGB DGB portaal DA(P) = dierenarts(enpraktijk); PMS = Praktijk Management Systeem Invoer van gegevens door dierenartsenpraktijken in VetCIS De DA(P) is het startpunt in de keten van registratie van per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens. Deze aflevergegevens worden vastgelegd in het PMS in logboeken welke gekoppeld zijn aan de factuur van de DAP voor het desbetreffende UBN. In de logboeken worden dus ondermeer ook de bestelformulieren, zoals ingevuld door de individuele varkenshouders, vastgelegd. DA en assistenten vullen de logboeken en deze staan op naam van de verantwoordelijke dierenarts 2. Logboeken worden normaliter door de verantwoordelijke DA gecontroleerd en vervolgens geaccordeerd. Het logboek wordt als papieren uitdraai op het varkensbedrijf in het IKB logboek bijgevoegd. In het PMS kan aangegeven worden of het aan de varkenshouder afgeleverde middel een diergeneesmiddel is of bijvoorbeeld een handeling. Handelingen worden niet ingelezen in VetCIS. Zowel DAPs die via VetCIS als DAPs die buiten VetCIS om de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens invoeren, moeten verplicht de volgende velden invullen: EAN, aantal EAN (kan zowel positief als negatief zijn), doeldier, subdoeldier, afleverdatum, Uniek Dierenartsen Nummer (UDN) en UBN. 2 Verantwoordelijke DA: de dierenarts die de één op één relatie met de desbetreffende varkenshouder heeft. Nadruk verboden blz. 7 van 28

8 EAN De codering vermeld onder de streepjescode, het EAN (codering op basis van het door het International Article Numbering Associaton opgestelde systeem) is een uniek nummer: uniek voor zowel het product als de verpakkingsgrootte van het product. Dit in tegenstelling tot de RegNL: één RegNL kan bijvoorbeeld twee verschillende concentraties van eenzelfde verpakkingsgrootte (flesje van 100 ml) vertegenwoordigen. Aandachtspunten m.b.t. het EAN: EAN codes kunnen zowel op individuele verpakkingen (één flesje) als grootverpakkingen (12 flesjes in één doos) vermeld worden. In het laatste geval dient bij het EAN in het PMS 12 stuks ingevuld te worden. Een EAN code kan ook horen bij een groot volume diergeneesmiddel (jerrycan van 5 liter): indien een déél van dit volume afgeleverd wordt aan het UBN (875 ml), dient in het PMS niet één EAN maar ( / 5 ) EAN ingevoerd te worden. De Branche Code Tabel (BCT) catalogus: o Deze catalogus bevat (nagenoeg) alle bekende EAN codes en kan via het PMS (in dit geval VIVA) gekoppeld worden aan de DAP eigen productcatalogus / DAP eigen productcodes. Het tot stand komen van deze koppeling is niet eenvoudig: de koppeling zit verstopt in het PMS en is niet gebruiksvriendelijk (koppelen gaat per stuk op diergeneesmiddelnaam). Dit kan er tevens toe leiden dat de productcatalogus EAN koppeling niet regelmatig bijgewerkt wordt en dat in het PMS dus met oude / verkeerde EAN codes gewerkt wordt. Ook kan het voorkomen dat de EAN code van het desbetreffende diergeneesmiddel ontbreekt in de BCT catalogus / niet op te sporen is omdat met DA(P) eigen naamcoderingen gewerkt wordt. Indien er geen EAN bekend is, kan de DA(P) -1 invullen bij EAN, dit wordt wél ingelezen in het VetCIS portaal. o Fabrikanten van diergeneesmiddelen brengen met enige regelmaat een wijziging in de EAN code van een product aan. Dit betekent dat de daar aan voorafgaande EAN code op niet-actief gezet wordt. Echter, er kunnen op dat moment twee EAN codes voor één en hetzelfde product in de markt zijn (nog in omloop zijnde producten uit voorraad van de DA(P)): Deze aanpassingen aan EANs worden niet automatisch in de BCT catalogus doorgevoerd. Verin controleert welke EANs actief zijn en welke EANs niet actief zijn. Van de niet actieve EANs wordt het EAN dat het meest recent nog wél actief was ook meegenomen. De BCT catalogus is een website die bijgewerkt wordt. Wanneer er een update beschikbaar is, dient een DA(P) handmatig de koppelingen te verversen per diergeneesmiddel. Geïnterviewde DAPs gaven aan nog slechts in enkele gevallen een EAN te missen. Indien een EAN ontbreekt kan de DA(P) een verzoek indienen voor vermelding in de BCT catalogus. Voorwaarde voor honoreren van een dergelijk verzoek is dat het gaat om een in Nederland geregistreerd diergeneesmiddel (Sub)doeldier Diergeneesmiddelen die door de DAP afgeleverd zijn aan de varkenshouder dienen in het PMS voorzien te worden van zowel een doeldier (varkens) als een subdoeldier: zeugen / biggen of vleesvarkens. In het VIVA systeem zijn de klanten vermeld met NAW gegevens en de bijbehorende facturen. Voor klanten met meerdere UBNs zijn meerdere bedrijfskaarten 3 beschikbaar in VIVA. In principe hangt aan elke bedrijfskaart een logboek waarbij voor één bedrijf met zeugen / biggen én vleesvarkens twee bedrijfskaarten aanwezig zijn. Sommige DAPs hebben de diercategorie speenbiggen als aparte bedrijfskaart aangemaakt. Er zijn regelmatig problemen met het aanduiden van het subdoeldier: 3 Met bedrijfskaart wordt verwezen naar het virtuele kaartenbak systeem van de DA(P). Er wordt hier met nadruk niet gedoeld op bijvoorbeeld stalkaarten. Nadruk verboden blz. 8 van 28

9 Het is niet duidelijk voor welke diercategorie de afgeleverde diergeneesmiddelen bestemd zijn, dit speelt met name in de volgende situaties: o Gesloten bedrijven (één UBN met zowel zeugen / biggen als vleesvarkens). o Varkenshouders die de diergeneesmiddelen op één UBN (waar b.v. de zeugen / biggen liggen) af laten leveren maar een deel van deze diergeneesmiddelen gebruiken op een UBN op een andere locatie (waar b.v. de vleesvarkens liggen). Veel medicijnen zijn toepasbaar voor beide subdoeldieren dus ook indirect is de desbetreffende diercategorie niet per definitie te herleiden. Wanneer DAPs andere diercategorieën dan zeugen / biggen of vleesvarkens aangemaakt hebben in het PMS (b.v. speenbiggen), kunnen de diergeneesmiddelen behorende bij deze andere diercategorieën niet in VetCIS ingelezen worden (foutmelding in event viewer). Diercategorieën zoals opfok worden door de geïnterviewde DAPs ondergebracht onder het subdoeldier vleesvarkens of zeugen, afhankelijk van de DAP en / of de leeftijd / het gewicht van de opfokdieren. Indien het subdoeldier niet bekend is, maken geïnterviewde DAPs hier regelmatig zelf een inschatting van (tenzij onder het subdoeldier varkens ingevoerd wordt in het PMS). Diergeneesmiddelen (flessen / zakjes etc.) die overblijven kunnen niet apart onderscheiden worden: er worden bijvoorbeeld tien flesjes antibiotica voor de vleesvarkens aangeleverd (en als zodanig in VetCIS vastgelegd door de DA(P)) maar de varkenshouder gebruikt acht flesjes voor de vleesvarkens en de twee resterende flesjes worden bij de gespeende biggen ingezet. Meerdere DAPs geven aan dat zij het aangeven van subdoeldier middels een brief gericht aan de varkenshouders extra onder de aandacht gebracht hebben. Één DAP meldt dat ze met deelrekeningen zijn gaan werken waarbij de varkenshouders verantwoordelijk zijn voor het aangeven van het subdoeldier waar de diergeneesmiddelen voor bestemd zijn. De desbetreffende DAP maakt uiteindelijk twee deelrekeningen: één voor zeugen / biggen en één voor vleesvarkens Inlezen gegevens in VetCIS portaal en versturen gegevens naar VetCIS webserver Bij het inloggen op het VetCIS portaal door de geautoriseerde DA, worden de gegevens van de afgeleverde diergeneesmiddelen uit het PMS automatisch ingelezen in het portaal voor de desbetreffende dierenarts (gebaseerd op het Unieke Dierenartsen Nummer; UDN). De ingelezen gegevens verschijnen als regels (diergeneesmiddel per UBN, zónder bedrijfscode / NAW gegevens bedrijf) in het scherm en vervolgens moeten de regels (per stuk of allen in één keer) aangevinkt worden. Hierna wordt de OTP responder gebruikt (invoeren van éénmalige code gekoppeld aan inlognaam / gebruikersnaam, de zogenaamde digitale handtekening ) voor het versturen van de gegevens naar de VetCIS webserver. Het blijkt regelmatig voor te komen dat assistenten inloggen op het VetCIS portaal en de regels aanvinken. Echter, wanneer zij onder hun eigen naam in loggen, en dus géén UDN hebben, worden de aangevinkte regels niet doorgestuurd naar de VetCIS webserver ( onbevoegd persoon). DA(P)s lossen dit wel op door de assistenten onder de naam van de DA die over een UDN beschikt in te laten loggen. Aandachtspunten m.b.t. inlezen en versturen naar VetCIS webserver: Indien de aangevinkte regels, ingelezen in het VetCIS portaal, niet (correct) via de OTP responder procedure verstuurd worden, blijven deze regels in het portaal staan (en bereiken de webserver dus niet). Er volgt geen aparte foutmelding. Indien een onbevoegd persoon (assistent, stagiair) vermeld staat in het PMS bij een afgeleverd diergeneesmiddel (bijvoorbeeld omdat een assistente diergeneesmiddelen klaargezet heeft), kan het desbetreffende diergeneesmiddel niet in het VetCIS portaal ingelezen worden en verschijnt als foutmelding in de event viewer. Nadruk verboden blz. 9 van 28

10 Regels die wel in het VetCIS portaal staan maar niet doorgestuurd zijn naar de VetCIS webserver: o Verschijnen iedere keer wanneer op het portaal ingelogd wordt in beeld. o Kunnen niet direct verwijderd worden uit het portaal. o Kunnen niet aangepast worden in het portaal. Enkele praktijken maken melding van problemen met het invoeren van attesten voor diergeneesmiddelen in VetCIS. Attesten worden door de DA(P) geschreven en doorgegeven aan de voerfirma / diergeneesmiddelen leverancier. Vervolgens wordt dit in een aantal gevallen direct op de factuur geboekt waardoor het attest niet in het logboek terecht komt en dus ook niet in VetCIS. Overigens kan het ook voorkomen dat er tijdens het bedrijfsbezoek door de DA(P) een diergeneesmiddel uit de auto afgegeven wordt ( extra, zonder dat dit besteld was) wat vervolgens wel op de factuur maar niet in het logboek (en dus niet in VetCIS) vermeld wordt. Dit zal met name het geval zijn bij DA(P)s die uitsluitend met papier (en niet met bijvoorbeeld een laptop) werken op het bedrijf. Wanneer diergeneesmiddelen ingevoerd in het VetCIS portaal om welke reden dan ook geretourneerd worden aan de praktijk, kan dit als een negatieve levering geboekt worden in de logboeken. Een andere optie is dat het desbetreffende bedrag rechtstreeks van de rekening gehaald wordt of handmatig uit de logboeken verwijderd wordt. Overigens is het ook mogelijk om te crediteren zonder nota. Wanneer een DA(P) een diergeneesmiddel wil crediteren dient een negatieve levering ingegeven te worden met dezelfde EAN code en afleverdatum. De geïnterviewde DAPs gaven aan dat er maar weinig tot zelden diergeneesmiddelen retour komen UBN In enkele gevallen blijken DAPs niet over de goede UBNs te beschikken (vervallen, niet-actief en / of andere diersoort). Vaak komt dit pas aan het licht wanneer IKBs melden dat er geen afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens op het desbetreffende UBN aangeleverd zijn. De gegevens die door de DA(P) op het vervallen / niet actieve / verkeerde UBN ingegeven zijn, blijven in het totale systeem hangen en worden niet gebruikt voor het berekenen van dd / dj. Een enkele maal komt het voor dat een varkenshouder over locaties in zowel Nederland als het buitenland beschikt. Vanwege de aanwezigheid van een bedrijf in het buitenland, kan bij de NAW gegevens van de desbetreffende varkenshouder bij BTW code ontheffing staan. De afgifte van diergeneesmiddelen wordt dan voor alle UBNs (dus ook de Nederlandse) behorende bij deze varkenshouder niet meer doorgegeven aan VetCIS. Het PMS VIVA controleert de door de DA(P) ingevoerde UBNs op juistheid. Ook wordt bij alle UBNs die beginnen met een nul, door VIVA gevraagd of deze nul verwijderd mag worden. Indien dit niet geaccordeerd wordt door de DAP, kunnen de gegevens van de desbetreffende UBNs niet ingelezen worden in VetCIS. Van bedrijven zonder UBN kunnen de afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens niet ingelezen worden in VetCIS. Aandachtspunten UBNs: UBNs die in het PMS beginnen met een 0 of een letter, kunnen niet ingelezen worden in VetCIS (foutmelding in de event viewer). Vervallen UBNs of UBNs behorende bij een andere diersoort (vleeskalveren i.p.v. vleesvarkens) kunnen wel in gelezen worden in VetCIS. UBNs die als -1 ingegeven worden door de DA(P) kunnen wel in het VetCIS portaal ingelezen worden. In het portaal ziet de DA(P) dan géén NAW gegevens verschijnen. In een zeer beperkt aantal gevallen kan de BTW code ontheffing leiden tot het niet inlezen van gegevens in VetCIS. Er wordt niet richting VetCIS aangegeven of een UBN een hobby- of recreatiebedrijf is. Nadruk verboden blz. 10 van 28

11 Hobbybedrijven zonder UBN komen als foutmelding in de event viewer terecht en bereiken het VetCIS portaal niet Event viewer VIVA Het PMS VIVA beschikt over een event viewer. De event viewer van VIVA kan opgeroepen worden door de DA of assistente en laat de foutenregels zien die ontstaan zijn na het inlezen van de gegevens in het VetCIS portaal. DAPs dienen niet alleen op de hoogte te zijn van het bestaan van deze event viewer maar men dient ook te weten hoe deze in te zien is. De event viewer geeft standaard de foutmeldingen van de dag van vandaag aan. Mocht men dus de dag ná het inlezen van de afgeleverde diergeneesmiddelen in VetCIS in de event viewer kijken, dan verschijnen er per definitie géén foutmeldingen tenzij handmatig de periode waar de event viewer naar kijkt aangepast wordt. Ondermeer de volgende foutmeldingen, volgend op het inlezen van afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens in VetCIS, kunnen in de event viewer verschijnen: ontbrekend UBN of verkeerd UBN (voorafgegaan door een 0 of een letter), niet bevoegd persoon, ontbrekend EAN, diercategorie anders dan zeugen / biggen, vleesvarkens of varkens etc. Aandachtspunten event viewer: Niet iedereen is goed op de hoogte van het bestaan / de vindbaarheid van de event viewer, waardoor er maar in wisselende mate gebruik wordt gemaakt van de event viewer. De event viewer toont de foutmeldingen ontstaan bij inlezen in VetCIS, maar er hangt geen gevolg aan deze foutmeldingen (invoeren van nieuwe diergeneesmiddelen wordt er niet door belemmerd). De event viewer bundelt de foutmeldingen niet per type, een snel en duidelijk inzicht in het type invoerfouten, gemaakt door de DAP, is niet mogelijk. Het is niet duidelijk in hoeverre andere PMSen over een dergelijk foutenlogboek beschikken en hoe dit te lokaliseren is in het desbetreffende PMS VetCIS VetCIS vormt het verzamel- en doorschakelpunt (HUB) van de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens. VetCIS is niet verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de door de DA(P)s ingevoerde gegevens, maar heeft haar procedure zo opgezet dat alleen borgbare en herleidbare gegevens de webserver bereiken. Het VetCIS bestuur stelt dat de DA verantwoordelijk is voor het correct doorgeven van de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens. Dit heeft onder meer geleid tot invoeren van de OTP responder procedure (digitale handtekening). Behalve DAPs zijn ook 18 leden van FIDIN aangesloten op VetCIS. De VetCIS webserver ontvangt de gegevens van de logboeken (exclusief de veterinaire handelingen), elektronisch paspoorten en elektronische facturen. Op dit moment halen wat betreft de varkenssector alleen beide IKB organisaties gegevens van de VetCIS webserver op. Wanneer DA(P) en varkenshouder hier gezamenlijk toestemming voor geven, zouden ook andere partijen data uit VetCIS mogen verzamelen. Een aantal aandachtspunten m.b.t. VetCIS is van belang: VetCIS voert geen controlestappen uit op de ingevoerde gegevens. In het VetCIS portaal kan niet zichtbaar gemaakt worden hoeveel / welke foutmeldingen er in totaal zijn (alleen de wél ingelezen maar niet naar de webserver doorgestuurd regels kunnen in beeld gebracht worden). Gegevens die in het VetCIS portaal of op de VetCIS webserver staan kunnen niet direct gewijzigd / verwijderd worden. Als bij invoer door de DAP een gegeven niet bekend is, en er wordt een -1 ingevuld, worden de gegevens wél doorgestuurd naar VetCIS (er verschijnt géén foutmelding in de event viewer). Wanneer een DAP geen EAN code invult, verschijnt deze regel wel als foutmelding in de event viewer en komt níet in het VetCIS portaal. Nadruk verboden blz. 11 van 28

12 Een UBN voorafgegaan door 0 of een letter kan niet in het VetCIS portaal ingelezen worden. Een UBN met code -1 kan wel in het VetCIS portaal ingelezen worden. Dierenartsen ervaren het gebrek aan terugkoppeling van VetCIS van de afgeleverde diergeneesmiddelen (en de bijbehorende dd / dj) als een grote tekortkoming. Vanaf 1 september 2011 zal VetCIS voor de DA(P)s in het VetCIS portaal een terugkoppeling gaan verzorgen van ondermeer de dd / dj per UDN en per diersoort Invoer van gegevens door dierenartsenpraktijken buiten VetCIS om In dit kader is, zoals aangegeven bij 4.2, gesproken met één DAP werkzaam met het PMS Animana ASP. Dit PMS wordt niet op VetCIS aangesloten maar draagt de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens actief over naar de desbetreffende IKB organisatie. Animana gaat zelf na bij de IKB organisaties of het desbetreffende UBN deelnemer is en vult vervolgens de informatie (afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens) aan tot nu, vanaf de datum waarop de voorgaande keer aangeleverd is. In Animana kunnen de diercategorieën zeugen, opfok en vleesvarkens ingevoerd worden. Er wordt gewerkt met het aantal verpakkingen, de verpakkingsgrootte en de barcode (EAN) van diergeneesmiddelen in Animana. In geval van problemen met de invoer (bijvoorbeeld omdat een bepaalde barcode (EAN) niet door Animana herkend wordt), wordt dit snel (binnen één of enkele dagen) opgelost door Animana. Animana geeft aan de DAP aan dat de gegevens doorgestuurd zijn naar de IKBs maar geeft ook tegelijk aan de DA(P) aan welke foutmeldingen er ontstaan zijn. De DAP heeft hierdoor direct inzicht in de foutmeldingen zoals: - Foutief / ontbrekend / -1 EAN. - Ontbreken van het subdoeldier. - Niet actief / vervallen / niet bij de desbetreffende IKB aangesloten UBN. De gegevens die als foutmelding teruggemeld worden aan de DA(P), worden niet gebruikt voor de berekening van de dd / dj door de IKB organisaties. Het is de verantwoordelijkheid van de DA(P) om de foutmeldingen (gelijk) te corrigeren. Ook kan de DAP apart een overzicht opvragen aan Animana van de doorgestuurde gegevens. Indien er retourmiddelen zijn, worden deze via een negatieve ( - ) boeking ingevoerd (dit kwam overigens zelden voor). Antibiotica werden, bij de geïnterviewde DAP, altijd uitsluitend op naam van de verantwoordelijke DA ingegeven IKB organisaties Verzamelen data en controle Beide IKB organisaties zijn verantwoordelijk voor de uiteindelijke berekeningen van de dd / dj. Hiertoe beschikken de IKBs over verschillende informatiebronnen: - VetCIS: ieder nacht halen de IKB organisaties de (in de afgelopen maand of sinds de laatste invoerdatum in VetCIS) afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens op uit de datapool van de VetCIS webserver ( pull systeem). Hierbij worden alleen de gegevens van de bij de desbetreffende IKB aangesloten, actieve UBNs verzameld ( UBN check door IKB). Hierbij wordt uitgegaan van de registratiedatum in VetCIS, de daadwerkelijke afleverdatum van diergeneesmiddelen aan het UBN kan ouder zijn. De afgeleverde diergeneesmiddelen die al bekend zijn in de Verin database, worden niet meer opgehaald (alleen nieuwe informatie wordt opgehaald). Verin vraagt bovendien iedere 1 e van de maand een overzicht op van afgeleverde diergeneesmiddelen over een heel jaar om te verifiëren dat er niet achteraf gezien nog gegevens (wijzigingen) zijn blijven staan in de VetCIS portaal. - Direct via PMS: ondermeer Animana ASP. Dit is gebaseerd op een push systeem wat betekent dat Animana de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens actief doorgeeft aan beide IKB organisaties via een webservice. Nadruk verboden blz. 12 van 28

13 - Direct ingeven bij IKBs: in enkele gevallen worden de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens rechtstreeks ingegeven in een internet portaal (Infovarken (Verin) - operationeel / DGB portaal (DGB) op korte termijn operationeel). In theorie is directe doorgave via het call center (verin) ook mogelijk maar hier wordt (nagenoeg) geen gebruik van gemaakt. De ruime meerderheid van de gegevens bereikt de IKBs via VetCIS. Wanneer een IKB contract beëindigd wordt, wordt deelname bij de IKB beëindigd en wordt de inzage in het account van het UBN opgeheven. Wat betreft de EAN code is een verschil in de mogelijkheden van foutmeldingen waar te nemen: gegevens die vanaf de VetCIS webserver verzameld worden, kunnen een EAN code die niet in de BCT catalogus (EAN lijst) vermeld staat of een -1 EAN code bevatten. Deze gegevens kunnen niet gebruikt worden door de IKBs voor het berekenen van de dd / dj en blijven in de IKB database staan. Echter, bij invoeren via de webservice, komt direct een foutmelding bij de DA(P) terug wanneer een EAN fout of als -1 ingevoerd wordt. Bij invoeren via het portaal worden de diergeneesmiddelen direct uit de BCT catalogus (EAN lijst) geselecteerd en ingevuld. In dit laatste kunnen foutieve / ontbrekende EANs niet voorkomen. Sowieso is bij invoer via WebService of portaal geen sprake van het blijven hangen van gegevens in de IKB databases (óf deze gegevens worden direct teruggekoppeld met de DA(P) óf deze foutmeldingen kunnen überhaupt niet ontstaan). Het is mogelijk om bij doorgave via Vetcis subdoeldier Varkens aan te geven. Dan is dus niet bekend of het desbetreffende diergeneesmiddel voor zeugen / biggen of voor vleesvarkens toegepast is. Bij ingave buiten VetCIS om bestaat dit probleem niet en is het subdoeldier altijd gedefinieerd als zeugen / biggen of vleesvarkens. In die gevallen dat het subdoeldier (zeugen / biggen OF vleesvarkens) niet uitgesplitst is, wordt alle antibioticumgebruik toegerekend aan de zeugen voor zover deze aanwezig zijn. Indien deze niet aanwezig zijn wordt alles toegerekend aan de vleesvarkens. Wanneer een bedrijf alleen gespeende biggen heeft en geen zeugen, dan worden er geen dd/dj berekend voor dit bedrijf door Verin. DGB berekent wel dd / dj voor dergelijke bedrijven. Zoals aangegeven verzamelen de IKBs alleen de diergeneesmiddelen gegevens behorende bij de aangesloten UBNs. Direct bij invoer van gegevens in het portaal wordt een UBN check uitgevoerd: in geval van een incorrect UBN (niet aangesloten bij de desbetreffende IKB, verkeerd UBN, vervallen UBN) kan er niet ingevoerd worden door de DA(P). Wanneer het UBN wel correct is, verschijnen (bij Verin) de NAW gegevens van het UBN en kunnen de afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens ingevoerd worden. Via de WebService en VetCIS komt deze IKB deelname check ná de invoer door de DA(P), wanneer de data bij Verin arriveren. Dat betekent dat waneer een dierenarts via VetCIS registreert op een UBN dat niet tot IKB Varken behoort (b.v. een runder UBN), de informatie in VetCIS blijft staan en niet gebruikt wordt voor de berekening van dd / dj. Bij doorgave via de WebService komt de informatie altijd als foutmelding bij de DA(P) terug. Onder het totaal aantal UBNs valt een onbekend aantal hobbybedrijven. Tevens wordt een UDN check uitgevoerd door de IKBs: indien het UDN niet bestaat wordt bij het VAK nagevraagd of het UDN wel bestaat. Wanneer het UDN niet blijkt te bestaan, worden correcte leveringen van diergeneesmiddelen van onbekende UDNs wel verder verwerkt en dus meegenomen in de dd/dj berekeningen. Op het IKB account wordt in deze gevallen tijdelijk onbekend vermeld in het veld dierenarts Dieraantallen en diergewichten De dieraantallen worden per bedrijf vastgelegd op basis van de combinatie van de aantallen vermeld in het managementsysteem op het varkensbedrijf (dus afhankelijk van wat de varkenshouder ingeeft / bijhoudt) en de IKB controle. Tijdens de IKB controle wordt ook de capaciteit van de desbetreffende stal meegenomen om te Nadruk verboden blz. 13 van 28

14 beoordelen of het aantal dieren, vastgelegd volgens het management systeem van de varkenshouder, correct is of niet. Voor de berekening worden de dieraantallen gebruikt zoals bekend van het afgelopen jaar op het moment van vastleggen (in 2011 worden de dieraantallen vastgelegd in 2010 gebruikt tot de dieraantallen vastgelegd in 2011 bekend zijn). Daarnaast wordt er standaard gerekend met een totaalgewicht van 303,8 kg per zeug (= diercategorie zeugen / biggen): zeug 220 kg x opfokgelt kg x biggen 12.5 kg. Voor vleesvarkens wordt standaard met 70 kg per vleesvarken gerekend. Dit is gebaseerd op de diergewichten die gebruikt worden in de LEI methode zoals vermeld in de MARAN rapportage Berekening dagdoseringen / dierjaar De dd / dj worden door beide IKB organisaties op dezelfde wijze berekend: per afgeleverd antibioticum wordt een koppeling gemaakt met de dagdoseringenlijst (de lijst van Van Geijlswijk). Deze lijst bevat een overzicht van de dagdoseringen voor de diverse antibiotica. Deze lijst is van oorsprong gebaseerd op RegNLs. Omdat RegNLs niet uniek zijn wat betreft de concentratie en / of verpakkingsgrootte van het diergeneesmiddel dat ze vertegenwoordigen, wordt de dagdoseringenlijst omgezet naar EAN code. Per EAN wordt met een gestandaardiseerde verpakkingsgrootte en verpakkingseenheid gerekend: grammen (gr) of milliliters (ml) per verpakking. Op basis van het aantal EANs en de dagdoseringen kan berekend worden hoeveel kg dier er per dag behandeld kan worden met het desbetreffende antibioticum. Vervolgens wordt dit gedeeld door het totaal aanwezige diergewicht. Verin leest iedere nacht de mutaties uit de BCT catalogus in. Tót de omzetting van de dagdoseringenlijst per EAN compleet is, wordt gewerkt met het gestandaardiseerde REGNL, opgezocht bij het EAN. Vervolgens wordt een koppeling gemaakt met de lijst van Inge van Geijlswijk. In principe worden alleen de antibiotica uit de lijst van Van Geijlswijk (dit omvat de QJ 4 maar bijvoorbeeld ook QA categorie) meegenomen voor berekenen van dd / dj. Antibiotica die als uitwendige spray toegediend kunnen worden (oxytetracycline (OTC) en chloortetracycline (CTC) sprays) en wel vermeld staan op de lijst van Van Geijlswijk worden niet meegenomen in het berekenen van de dd / dj. De resulterende dagdoseringen worden opgeteld op basis van de ATC vet indeling van de desbetreffende (QJ, QA etc.) categorie. De dd / dj worden door Verin iedere nacht opnieuw berekend tot op de datum van de dag behorende bij de desbetreffende nacht. Er wordt dus altijd gerekend met de werkelijke, actuele cijfers op basis van de tijd die verstreken is vanaf 1 januari 2011 tot meest recente ophalen van de gegevens. DGB gaf aan de dd / dj te presenteren op basis van 12 maanden (boekjaar van 1 januari tot 1 januari). Foutmeldingen (EAN -1, EAN verkeerd, UBN -1 of onbekend, verkeerde eenheid van diergeneesmiddel (cc i.p.v. ml) etc.) worden niet meegenomen voor het berekenen van de dd / dj Terugkoppeling gegevens richting dierenarts / varkenshouder Varkenshouders kunnen sinds kort op hun IKB account het dd / dj getal inzien. DGB koppelt de foutmeldingen terug op het account van het desbetreffende UBN. DGB geeft daarnaast ook een signaal wanneer er een abnormaal aantal van een EAN afgeleverd blijkt te zijn. Verin voert een wekellijks een geautomatiseerde terugkoppeling van foutmeldingen aan dierenartsen uit. Dit betekent dat de volgende informatie naar de DA(P) teruggekoppeld wordt: o Subdoeldier is niet uitgesplitst naar zeugen / biggen of vleesvarkens. o EAN is niet geregistreerd in de FIDIN EAN lijst. o De geleverde aantallen van het desbetreffende EAN zijn afwijkend (bijv. een signalering vanaf het aantal 50). 4 Verwijst naar de ATC Vet groepen (QJ, QA etc.). Nadruk verboden blz. 14 van 28

15 Gegevens uit één of meer van deze drie aandachtspunten kunnen niet gebruikt worden voor de berekening van de dd / dj. Hierdoor kan er een feitelijke onderschatting ontstaan van het totale dd / dj getal en / of een verschuiving tussen diercategorieën (ten nadele van zeugen/biggen). Het terugkoppelen van de genoemde informatie is zuiver service verlenend (er is geen juridische basis om gegevens terug te koppelen met dierenartsen). Het incompleet zijn van ingegeven data leidt niet tot sancties door de IKBs. 5. Discussie Het beschreven proces illustreert zeer duidelijk het belang van het correct, volledig en betrouwbaar ingeven van de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens door de dierenarts(enpraktijk) (DA(P)) om te komen tot een betrouwbaar getal voor de dagdoseringen / dierjaar (dd / dj). Uit gesprekken met de diverse schakels in de keten ontstaat het gevoel dat met name openheid en terugkoppeling van gegevens gezien wordt als een zeer belangrijk, maar deels nog ontbrekend, facet van het totale proces. Terugkoppeling van ingevoerde gegevens maakt inzicht in resultaat (dagdoseringen / dierjaar) zichtbaar maar kan ook helderheid verschaffen over de volledigheid van de ingevoerde gegevens en / of eventuele foutmeldingen. Dit kan ook een gunstige bijdrage leveren aan het in kaart brengen / bewust worden van de diverse verantwoordelijkheden per schakel binnen het totale proces. Met betrekking tot verantwoordelijkheid valt op dat VetCIS weliswaar in theorie de mogelijkheid heeft om bepaalde controles uit te voeren (frequentie van invoer, overzicht aantallen niet doorgestuurde regels, samenstelling fouten in webserver etc.) maar dit niet doet, waarschijnlijk vanuit de gedachtegang dat VetCIS zuiver faciliterend maar niet verantwoordelijk is. Bovendien zou VetCIS ook inzicht kunnen hebben in de diergeneesmiddelen gegevens behorende bij niet IKB aangesloten UBNs. Dit laatste punt wordt in een verordening van het Productschap Vee en Vlees geregeld. Op dit moment is er geen zicht op de betrouwbaarheid waarmee DA(P)s de per UBN afgeleverde diergeneesmiddelen gegevens invoeren in het systeem. Omdat logboeken direct gekoppeld zijn aan factuur gegevens, mag men er van uit gaan dat de administratie hiervan op de DAP volledig op orde is. Dit garandeert nog niet dat de data vanuit het praktijkmanagementsysteem ook daadwerkelijk regelmatig en tijdig in de VetCIS portaal ingevoerd en geaccordeerd worden. Overigens wordt hier ook niet op gecontroleerd of een alarmeringssignaal over afgegeven (noch op het regelmatig inlezen in het VetCIS portaal noch op het regelmatig versturen van de gegevens naar de VetCIS webserver). In theorie kan een DA(P) de levering van diergeneesmiddelen aan een bedrijf opsparen en pas in (bijvoorbeeld) augustus de invoer ervan in VetCIS accorderen. Uit de gesprekken met de DA(P)s bleek dat men wel gemotiveerd is om e.e.a. goed in te voeren maar dat praktische problemen (EAN onbekend, subdoeldier onbekend, bestaande indelingen in het praktijkmanagementsysteem (PMS) etc.) de mogelijkheid om betrouwbaar in te voeren belemmeren. In aanvulling hierop zou controle van de ingaande diergeneesmiddelen per DAP mogelijk ook een aanvullende toetsingsbron kunnen zijn. Het lijkt overigens dat DA(P)s vaak zelf overzichten van dd / dj maken of laten maken waardoor men relatief minder aandacht lijkt te besteden aan (de mogelijkheid tot het inzien / ontstaan van) foutmeldingen. Dit wordt ogenschijnlijk versterkt door het gebrek van actieve terugkoppeling van ingevoerde gegevens door VetCIS en IKBs (hoewel in dit laatste geval de gegevens wel grotendeels in te zien zijn door DA(P)s!). Wat terugkoppeling van informatie door de IKBs betreft, dient opgemerkt te worden dat tijdens de interviews met de DA(P)s (juli 2011) de actieve terugkoppeling van foutmeldingen en het weergeven van dd / dj op het IKB account van de varkenshouder nog deels in ontwikkeling was. Ten tijde van deze rapportage (september 2011) is dit echter operationeel. Wanneer het totale proces zoals beschreven bij de resultaten afgezet wordt tegen de betrouwbaarheid van het resulterende dd / dj getal, valt op dat de foutmeldingen (die niet meegenomen worden in de berekening van de Nadruk verboden blz. 15 van 28

16 dd / dj) kunnen blijven hangen op diverse niveaus in het systeem. Dit is mede gerelateerd aan het al dan niet via VetCIS ingeven. Gegevens kunnen blijven hangen op de volgende niveaus: DA(P): regels die in het PMS blijven hangen omdat ze niet in het VetCIS portaal ingelezen kunnen worden. Deze kunnen alleen met de event viewer zichtbaar gemaakt worden. Redenen voor deze foutmeldingen: o Geen EAN aan het diergeneesmiddel gekoppeld o Er hangt een andere diercategorie dan zeugen / biggen of vleesvarkens aan het diergeneesmiddel (b.v. speenbiggen). o Diergeneesmiddel is door een onbevoegd persoon verstrekt. VetCIS: wanneer de regels niet afgevinkt worden of niet (correct) via de OTP responder procedure verstuurd worden, blijven de gegevens in het VetCIS portaal staan en bereiken de VetCIS webserver niet. IKBs: Diergeneesmiddelen waar een verkeerd / -1 EAN, een -1 UBN of geen subdoeldier aan gehangen worden in het PMS, kunnen wel in het VetCIS portaal ingelezen worden maar niet meegenomen worden in de dd / dj berekeningen door de IKBs. Een aantal van deze gegevens (foutmeldingen) worden actief in beeld gebracht door beide IKB organisaties en teruggekoppeld naar de varkenshouder en / of dierenarts. In principe zijn ook de foutmeldingen in de event viewer in te zien maar dan dienen DA(P)s goed op de hoogte te zijn van deze mogelijkheid, de bereikbaarheid en de bijbehorende instellingen. Iedere foutmelding in het totale proces leidt tot een verminderde betrouwbaarheid van het dd / dj getal. Het is niet mogelijk om per foutmelding aan te geven welke de grootste bijdrage levert aan het al dan niet betrouwbaar zijn van het dd / dj getal. Wat op dit moment door het hele proces heen loopt lijkt met name een probleem met de EAN code, het aantal EAN en het subdoeldier. Ontbrekende of -1 EAN coderingen worden niet meegenomen door beide IKB organisaties in de berekening van het dd / dj getal. Dit leidt tot een onderschatting van het resulterende getal. Het is niet bekend hoe groot deze onderschatting is. Wanneer het subdoeldier niet ingegeven is en er zowel zeugen / biggen als vleesvarkens aanwezig zijn op het desbetreffende UBN, wordt het antibioticumgebruik toegerekend aan de zeugen / biggen. Dit zou kunnen resulteren in een onderschatting van de dd / dj bij de vleesvarkens en een overschatting van het dd / dj getal bij de zeugen / biggen. Ook in deze gevallen is niet bekend hoe groot de onder- respectievelijk overschatting kan zijn. Bovendien geven DAPs aan zelf een diergeneesmiddel aan een bepaald subdoeldier toe te kennen wanneer dit niet bekend is. In het totale proces zijn geen duidelijke prikkels voor DA(P)s om daadwerkelijk iets met de foutmeldingen te doen. Er wordt bijvoorbeeld niet gecontroleerd op herstel van foutmeldingen. Bovendien is niet altijd een duidelijke clustering naar type foutmelding mogelijk waardoor het moeilijker wordt om een systematische fout in beeld te brengen. Het aantal foutregels dat volgens de eventviewer van VIVA ontstaan is, vormt op geen enkele manier een belemmering voor het doorsturen van gegevens naar VetCIS portaal. Hoewel VetCIS een duidelijke meerwaarde inneemt met betrekking tot het centraal, op één plek, vastleggen van de afgeleverde diergeneesmiddelen informatie, bestaat de indruk dat het systeem zoals gehanteerd door de beide IKB organisaties (webservice of via PMS) tot minder foutmeldingen leidt. Mogelijk is dit een gevolg van de strakke eisen die gesteld zijn bij invoer van de gegevens via de webservice of het PMS dat niet op VetCIS aangesloten is. Of uit VetCIS daadwerkelijk meer foutmeldingen (per UBN) voortkomen is niet cijfermatig onderbouwd. Wat betreft de informatie verkregen van de IKB organisaties viel op dat enkele punten in het berekenen van de dd / dj verschillen. Deze verschillen lijken te liggen in de weergave van het dd / dj getal (op basis van de actuele stand of reeds op jaarbasis) en type bedrijven waar voor gerekend wordt (wel of niet een getal berekenen voor bedrijven met alleen gespeende biggen). Gezien het kleine aantal bedrijven met alleen gespeende biggen zal Nadruk verboden blz. 16 van 28

17 de invloed hiervan op het uiteindelijke dd / dj getal zeer beperkt zijn. Echter, dit illustreert wel het belang van goede afstemming en overeenkomstige werkwijze tussen de beide IKB organisaties. Wat buiten beschouwing van dit project gebleven is, maar wél van belang kan zijn, is de lijst van Van Geijlswijk en de BCT catalogus: een enkele keer kan een (QJ, QA etc.) diergeneesmiddel ontbreken, of juist in het systeem zitten terwijl dit niet nodig is (zoals bijvoorbeeld de genoemde chloortetracycline (CTC) spray) of een dosering of verpakkingseenheid zou verkeerd aangegeven kunnen zijn. Volgend op de inventarisatie, beschreven in dit project, kan het volgende scenario geschetst worden om de mate van betrouwbaarheid van het resulterende dd / dj getal nader te evalueren: op basis van een aselecte, representatieve steekproef van varkensbedrijven in Nederland per UBN een vergelijking maken tussen de per UBN, per subdoeldier gefactureerde antibiotica en de op bijbehorende IKB account vermelde afgeleverde antibiotica (met afleverdatum in een vooraf te bepalen periode). Bij deze benadering dient men zich bewust te zijn van het volgende: - Wanneer subdoeldier niet bekend is op het niveau van de DAP, is het niet mogelijk om een betrouwbaar dd / dj getal op te stellen per diercategorie. Echter, uit een dergelijke steekproef zal dan wel naar voren komen in hoeveel gevallen dit voorkomt én er kan inzichtelijk gemaakt worden hoe de resulterende dd / dj van dergelijke gesloten bedrijven zich verhouden tot het totale gemiddelde / het gemiddelde op gesloten bedrijven waar het subdoeldier wel bekend is. Overigens zullen bepaalde DAPs niet in staat zijn de informatie gedifferentieerd naar diercategorie aan te leveren terwijl deze informatie wel op deze wijze in VetCIS ingegeven is. Dan zal in ieder geval uit het IKB overzicht blijken dat het totaal aan afgeleverde diergeneesmiddelen voor het desbetreffende UBN overeenkomt met het door de DAP aangegeven totaal. - Een dergelijke steekproef zal, afhankelijk van de verwachte standaard deviatie en de verwachte / gewenste precisie, al snel betrekking hebben op 100 tot 400 UBNs wil men een enigszins betrouwbaar getal, als afspiegeling van het landelijk gemiddelde, verkrijgen. - Medewerking van zowel diverse DA(P)s als beide IKB organisaties (en mogelijk ook de varkenshouders) is vereist. - Behalve het naast elkaar leggen van antibiotica gefactureerd door de DAP en de antibiotica vermeld op het desbetreffende IKB account, kan men voor de desbetreffende UBNs en periode de foutmeldingen in kaart brengen. De meest praktische optie hiervoor is mogelijk het opvragen van de foutmeldingen van de IKBs omdat dit de laatste stap is vóór het daadwerkelijk berekenen van de dd / dj. Deze inventarisatie levert een bijdrage aan het verfijnen van de problematiek met de invoer en kan hierdoor tot verbetering leiden (namelijk: welk percentage van de leveringen leidt tot dusdanige foutmeldingen dat de bijbehorende aangeleverde antibiotica niet verrekend worden tot dd / dj?). - Indien de dieraantallen, zoals per UBN vastgelegd door de IKB organisaties, bekend zijn en de rekenmethode zoals gebruikt via exact overeenkomt met de rekenmethode van beide IKB organisaties, is het mogelijk om van de ontbrekende antibiotica per UBN het dd / dj getal te bereken. Nadruk verboden blz. 17 van 28

18 Bijlage 1 Vragen dierenartsenpraktijken: Algemeen: 1) Welk PMS systeem wordt gebruikt? 2) Kunt u in jullie systeem laten zien welke stappen er gemaakt moeten worden qua invoer voor VetCIS in het PMS systeem en in VETCIS portaal door de assistenten en dierenartsen.? De stappen zijn: a) Medicijninvoer: gegevens hiervan in PMS zetten b) Bedrijfskaart per bedrijf invoeren -> Vermelden van UBN/UDN/logboekgegevens = diercategorie per bedrijf / aantal dieren (plaatsen) Bij meerdere UBN nummers meerdere bedrijfskaarten? c) NAW gegevens met vaste dierenarts. d) Inloggen in Vetcis portaal en ondertekenen van de regels met de transponder. 3) BCT catalogus: a) Is de BCT catalogus ingeladen in uw PMS systeem? b) Vindt er weleens een update plaats van de BCT catalogus? J / N (i) Krijg je hier dan bericht van? J / N (ii) Of worden wijzigingen automatisch doorgevoerd? J / N (iii) Als je medicijnen met een scanapparaat scant, dan heb je al meteen de EAN-code in je systeem staan, hoef je dan geen BCT catalogus in te lezen? Invoer in VetCIS algemeen: 4) Op welke tijdstippen worden de logboeken in het PMS systeem meestal ingevoerd en wanneer geschied het ondertekenen met de responder? Bijvoorbeeld ten opzicht van het leveren van antibiotica aan een varkenshouder (dezelfde dag of standaard een week na afleveren?). Zit er verschil in het invoeren van de medicijnafgifte en de handelingen? Hoe vaak worden dan de handelingen ingevoerd (vaccinaties etc.)? 5) EAN code: a) Hebben jullie van alle medicijnen een EAN code? J / N (i) Zo niet? Hoe los je dat dan op? (ii) Wordt het ontbreken van EAN codes aan VetCIS gemeld? J / N (iii) En wat gebeurt er na een dergelijke melding aan VetCIS? b) Maken jullie in zelf aangemaakte codes onderscheid in hoeveelheden gebruikt medicijn? J / N (i) Hoe kun je dat onderscheid zien in de door jullie gedefinieerde codes? 6) Zijn de hoeveelheden afgeleverd medicijn altijd goed aan te geven? J / N a) Hoe geeft u dit aan (verpakkingseenheid, aflevereenheid)? b) Zo nee, wat doe je dan met de invoer? 7) Hoe registreer je het gebruik van 1 cc van bv. een vaccin, dat door de dierenarts is verstrekt? (De rest van het flesje gaat weer terug naar de praktijk). En hoe geven jullie dus bijvoorbeeld het gebruik van 1 ml (uit een flesje van bijvoorbeeld 200 ml) aan zó dat het ook als 1 ml (en niet als 200 ml) in VetCis terecht komt? 8) Aangeven van diercategorie: Nadruk verboden blz. 18 van 28

19 a) Is het altijd duidelijk voor welke diercategorie de medicijnen worden ingezet? J / N i) Wanneer niet? ii) Wat doet u in deze gevallen? b) Is het onderscheid in diercategorieën VLV of (Zgn + Biggen) altijd goed aan te geven? J / N i) Wanneer niet? ii) Wat doet u in deze gevallen? c) Waar zet je medicijnen voor Opfokdieren onder? i) Opfokdieren (van 25 tot 100 kg) in een opfokstal zonder zeugen. Opfokstal heeft apart UBN onder zeugen of onder vleesvarkens? ii) Opfokzeugen (van mnd tot dekrijp) die in vlvstal liggen onder zeugen of onder vleesvarkens? d) Waar zet je medicijnen onder voor (rest)vleesvarkens op een zeugenbedrijf? e) Hoe noteer je medicijnen op een gesloten zeugenbedrijf met vlv indien je niet weet voor welke diercategorie het medicijn bedoeld is? f) Hoe noteer je medicijnen voor bijv. vleesvarkens bedrijven, waar ook speenbiggen liggen? (komt dat voor in jullie praktijk?) g) Of bedrijven waar alleen speenbiggen liggen maar geen zeugen? (komt dat voor in jullie praktijk?) Invoer in VetCIS (opsporen van) fouten en problemen: 9) Bent u nog andere problemen tegen gekomen? a) Zo ja, welke problemen? b) Zijn deze altijd gemakkelijk zelf op te lossen? J / N c) Of schakel je hiervoor meestal hulp in? J / N i) Zo ja van wie? 10) Zijn de ingevoerde gegevens goed controleerbaar op juistheid van invoer? J / N a) Zo ja, hoe gaat deze controle? b) Zo nee, waarom niet? c) Hoe zorg je er voor dat je geen diergeneesmiddel afgifte vergeet te noteren? d) Worden er standaard formulieren gebruikt of wordt dit genoteerd in een agenda? (afgifte balie en afgifte door dierenarts) e) Komen er ook wel eens medicijnen terug naar de praktijk? J / N (i) Verkeerd afgegeven? (ii) Verkeerd besteld? (iii) Kun je dit altijd makkelijk corrigeren? (iv) Corrigeer je dit ook? (v) Hoe vaak gebeurt dat? f) Hoe kun je checken of alle aankoop en retour door varkenshouder ook in Vetcis is verwekt? Als je het corrigeert bij de factuur gegevens corrigeer je het dan ook in de logboeken kun je hier eens een voorbeeld van laten zien in het logboek. 11) Wordt er wel eens een grote controle/ foutenlogboek in PMS gedraaid? J/ N a) Zo ja waarvoor? b) Wat wordt met dit foutenlogboek gedaan? c) Zou een voorbeeld van zo n foutenlogboek kunnen uitdraaien? (kunnen we dat meenemen? J / N d) Zijn er veel foutregels? J / N Nadruk verboden blz. 19 van 28

20 i) Zo ja hoeveel? e) Is het mogelijk om te corrigeren? J / N i) Gebeurt dat? J / N 12) Werken jullie met de eventviewer (VIVA)? J / N a) Zo ja.hoeveel foutregels zijn er momenteel? b) Kun je een aantal fouten uitdraaien? J / N c) Probeer samen eens een aantal fouten op te lossen 13) Werkt het systeem (vetcis portaal) eenvoudig of vinden jullie het omslachtig? a) Te traag? b) Overzichtelijk? c) Te ingewikkeld? 14) Hebben jullie van IKB wel eens teruggehoord dat er van een bepaald bedrijf in jullie praktijk gegevens ontbraken? a) Waar lag dat dan aan? En hoe heb je het op kunnen lossen? b) Had dat te maken met bedrijven met meerdere UBN-nummers? c) Had dat te maken met bedrijven met de code ontheffing in NAW gegevens? d) Hebben jullie sowieso bedrijven in de praktijk bedrijven met een landbouwontheffing? ( Is deze Code in NAW-gegevens ingevuld?) e) Kun je aangeven om welke UBN nummers het gaat, het blijkt namelijk dat Vetcis deze bedrijven niet mee overzet, IKB krijgt dan van deze bedrijven geen gegevens. Je kunt het zelf niet zien, want er komt ook geen foutmelding van. 15) Krijg je wel eens feedback vanuit VetCIS: dat iets niet goed ingevoerd is bijvoorbeeld? J / N 16) Registratie per UBN: a) Hoe registreer je de medicijnen die worden afgegeven bij een varkenshouder die meerdere UBN s heeft op 1 locatie? Komt dat überhaupt voor in jullie praktijk? b) Hoe registreer je medicijnen die worden afgegeven bij een varkenshouder met meerdere locaties (meerder UBNs)?)? (Indien er alleen geleverd wordt op de hoofdlocatie). c) Kun je van een varkenshouder een overzicht uitdraaien van zijn gebruikte medicijnen? J / N i) Staan alle onderstaande gegevens op dit overzicht? (a) Naam J / N (b) Medicijnomschrijving J / N (c) Datum J / N (d) Diercategorie J / N (e) REG J / N (f) EAN J / N (g) Hoeveelheid medicijn? J / N ii) Mogen we dit voorbeeld meenemen? 17) Kunnen jullie nog verbeterpunten aangeven om het inzicht in DD betrouwbaarder te maken? Nadruk verboden blz. 20 van 28