Qm. Garage Van der Meij met twee vestigingen stapt over op King Online. Nieuw in King: Webwinkels beheren met RightClick

Transcriptie

1 Qm. quadrant 1 Qm. januari 2005 magazine 13 e jaargang no.1 februari 2005 Qm is een uitgave van Quadrant Software bv voor gebruikers van King en Queen en voor relaties van Quadrant Nieuw in King: Digitale aangifte Automatische incasso Webwinkels beheren met RightClick King in totaalpakket voor fysiotherapeuten Garage Van der Meij met twee vestigingen stapt over op King Online

2 Jantje Beton helpt het kind van de rekening! Cathy en Redouan wonen in een achterstandswijk. Zonder speeltuin of voetbalveldje. Wel is er veel criminaliteit. En een gevaarlijk pleintje vol gebruikte drugsspuiten. Worden Cathy en Redouan door deze omgeving straks het kind van de rekening? Niet als het aan Jantje Beton ligt. Want wij helpen kinderen vóórdat het mis gaat. Met speelvoorzieningen en speciale kinderprojecten. Met een gezellig dagje uit en een weekje vakantiekamp. Want door samen te spelen, leren ze samen leven. Heel belangrijk voor later. Het voorkomt dat kwetsbare kinderen in de verdrukking komen en op het verkeerde pad raken. Of dat ze onhandelbaar worden en van kwaad tot erger vervallen. Al deze projecten kosten veel geld. Daarom vragen we u alstublieft om een bijdrage. Want alleen dan worden kinderen als Cathy en Redouan niet het kind van de rekening. Kijk voor meer informatie: Giro 1247 ja, ik help het kind van de rekening! FOTO: GIDEON VAN AARTSEN Ik word donateur en ontvang de gratis nieuwsbrief. Ik machtig u om per maand per kwartaal per half jaar per jaar af te schrijven van rekeningnummer: (minimaal 25,00 per jaar). Ik help met een gift en machtig u om éénmalig af te schrijven van rekeningnummer: Ik betaal mijn donatie of gift na ontvangst van een acceptgiro. Wilt u alstublieft invullen en aankruisen wat van toepassing is? Stuur deze antwoordkaart naar: Jantje Beton, Antwoordnummer 8489, 3500 VW Utrecht. Een postzegel hoeft niet, maar mag wel. Graag zelfs! 6097

3 3 Qm. februari 2005 Inhoud Qm. 03 Q-Visie 04 Garage van der Meij: Bestanden vergelijken kost nog geen halve seconde 07 Speciale aanbieding 08 uitgelicht Rechten 10 Nieuwe leermethode met King 12 Nieuw in King 14 Eenvoudig de webwinkel onderhouden met RightClick 16 Artikelen online: succesvolle implementaties met King 18 questies 24 King in totaalpakket voor fysiotherapeuten 26 juristentaal Octrooirecht op software 27 CreAim en accountants 28 Transitorische post Romke van der Veen 29 nieuws 30 Prijzen 32 King-dealers, -consultants en -trainingcenters Colofon Redactie Hans Eschauzier, Oscar Scherstra, Ton Karelse, Corine de Goede Ontwerp ZEE - grafisch en architectonisch ontwerpen, Rotterdam Fotografie Hans Tak Druk PlantijnCasparie Capelle a/d IJssel, Redactie-adres Quadrant Magazine, Postbus 76, 2900 AB Capelle a/d IJssel, T (010) , F (010) , E info@quadrant.nl Oplage exemplaren Q-Visie We leven in het internettijdperk, dat zie je overal. We maken allemaal steeds intensiever gebruik van internet. Een grote stap voor ondernemers is dit jaar natuurlijk de digitale aangifte van omzetbelasting, winstbelasting en intracommunautaire leveringen. In plaats van vrachtwagens vol met papieren aangiftes krijgt de Belastingdienst de gegevens nu elektronisch binnen via internet. Een verlies voor de papierhandel, maar de efficiency vaart er wel bij. Quadrant gaat natuurlijk in deze ontwikkelingen mee met als grote voorbeelden de internettoepassingen King Online en de King-webwinkels nu dus ook via Mijnwinkel. Het afgelopen jaar zag u deze producten en hun enthousiaste gebruikers al meermalen de revue passeren in QM. In deze aflevering leest u dat sommigen nog veel meer toepassingen ontdekken dan die waar ze het product eigenlijk voor aangeschaft hadden. Turnartikelenhandel Gymworld bijvoorbeeld stelde de King-webwinkel zo in, dat een deel van de kortingen automatisch ten goede komt aan de clubkas van de sportvereniging van de klant. Zo kan Garage Van der Meij nu de boekhouding van meerdere filialen op één plaats bijhouden. Daarvóór reden ze dertien jaar lang letterlijk van de ene vestiging naar de andere, om daar op de computer klant voor klant de gegevens te vergelijken. Dankzij internet kunnen ze gewoon op de eigen werkplek blijven en toch in dezelfde King Onlineadministratie werken. Ook het softwarebedrijf CreAim zag een oplossing in de mogelijkheden van internet, maar dan voor producten voor accountants. Die kunnen namelijk veel werk hebben aan de administratie rond de digitale handtekening. Als u dit leest, is de kop van het nieuwe jaar er al af, maar alsnog de beste wensen voor Moge het u en de uwen zowel persoonlijk als zakelijk voor de wind gaan. Wij gaan weer een jaar lang ons best doen om u te voorzien van de best denkbare software. Veel leesplezier. Hans Eschauzier Directeur

4 4 Qm. februari 2005 King online ideaal bij meerdere vestigingen Kilometers op en neer rijden om de boekhouding van de ene computer te synchroniseren met die van de andere computer. Dat hoeft gelukkig niet meer voor Ellen van der Meij, van Garage Van der Meij. Deze garage groeide uit van een eenmanszaak tot een V.O.F. met twee vestigingen, in Hilversum en Maartensdijk. Door over te stappen op King Online won Ellen zo n halve dag per week aan tijd. Garage van der Meij Maartensdijk en Hilversum

5 5 Qm. februari 2005 Garage Van der Meij startte in 1989 als eenmanszaak in een oude boerenschuur. Bart van der Meij zegde zijn baan als automonteur op en begon voor zichzelf. We hadden toen nog geen brug of andere dure garagespullen, vertelt zijn vrouw Ellen van der Meij, die de boekhouding doet. Auto s gingen gewoon omhoog op de krik. Op een gegeven moment hadden we zo n karretje met vier wieltjes gekocht waar je op kunt liggen tijdens het sleutelen. Dat was toen heel wat. Bart sleutelde eerst gewoon op een dekentje. Ellen werkte in die tijd fulltime voor een ander bedrijf, s avonds deed ze daarbij nog de boekhouding van de garage. Dat was niet zoveel moeite, hij werkte toen nog alleen. Zo bouwden ze samen de zaak op. Ellen deed eerst alles in een doorschrijfboekhouding, en kocht toen Queen. Extra vestiging Na een half jaar in de boerenschuur gesleuteld te hebben, verhuisde de garage naar een grotere locatie in Hilversum, aan de Ruitersweg. Michiel van der Meij, de broer van Bart en ook automonteur, werd compagnon. Ellen stapte van Queen over op King. Later werd het aan de Ruitersweg weer te krap. Ellen: We besloten een extra vestiging te openen en dat werd Maartensdijk. Het was echt een gok, we hadden daar nog geen klanten. Ik ben toen met vriendinnen door de buurt gegaan om flyers in brievenbussen te stoppen en we zochten publiciteit via huis-aan-huisbladen. Zo eenvoudig was het, want binnen korte tijd had Van der Meij ook in Maartensdijk een goedlopende zaak. Sindsdien runt Michiel de vestiging in Hilversum en Bart die in Maartensdijk. Onlangs verhuisde de vestiging in Hilversum zelfs nog een keer. Nu naar een grote moderne locatie, aan de Loswal. Garage Van der Koog stopte ermee. We namen de locatie, de spullen én hun klantenbestand over, vertelt Ellen, die inmiddels fulltime aan de administraties van beide garages werkt. Betaalbaar rijden De broers hebben nu negen man personeel in dienst en hun klantenbestand bestaat uit ruim 600 mensen. Ze sleutelen vooral aan moderne Franse auto s en hebben elk een showroom met gebruikte auto s. Hun specialisme is: autorijden betaalbaar houden. Dat betekent: goede occasions aanbieden en regelmatig onderhoud plegen tegen een betaalbare prijs. Dat kan door snelle diagnoses en, waar mogelijk, door gebruik te maken van gebruikte onderdelen. Omdat Bart dol is op klassiekers als oude Peugeots en Amerikaanse auto s, heeft de werkplaats in Maartensdijk regelmatig iets weg van een museum. Er startte al eens een klassieker-rally vanuit deze garage. Tijdrovend boekhouden In december stapte Ellen over op King Online om tijd te winnen. Mijn hoofdcomputer stond thuis, daar deed ik de boekhouding in King. In de garages is King ook in gebruik, vooral voor de facturering. Er worden dus ook nieuwe debiteuren aangemaakt en alle boekingen werden voorheen als Voorlopige Boekingsgangen ingebracht. Iedere avond maakte ik in beide garages een kopie van de hele administraties op een zip-drive. Later zette ik die administraties op mijn laptop. Ik typte eerst de nieuwe debiteuren over in mijn hoofdadministratie, kopieerde dan de Voorlopige Boekingsgangen en verwerkte deze. Zo heb ik dat jaren gedaan. Ik moest dus steeds naar Hilversum en Maartensdijk rijden om back-ups te maken. Ellen van der Meij: Voorheen moest ik al die bestanden opslaan, inlezen en met elkaar vergelijken. Dat kostte me vroeger soms een hele ochtend. Nu nog geen halve seconde. Dubbele boekingen Deze manier van werken was niet alleen omslachtig, maar kon ook makkelijk fouten opleveren, bijvoorbeeld bij het kopiëren. Ook kon de ene vestiging niet zien welke onderdelen in de andere vestiging lagen. Ik moest heel precies bijhouden wanneer ik de laatste back-up had gemaakt. En Bart of Michiel verloren ook wel eens gegevens. Als zij bijvoorbeeld een kilometerstand bij een klant hadden ingetikt, of als ze een nieuwe klant hadden aangemaakt, waren ze die gegevens kwijt zodra ik mijn bijgewerkte back-up op hun computer zette. Er was wel een technische oplossing voor dit probleem, namelijk met behulp van vaste telefoonlijnen, maar dat kostte toen ongeveer gulden per jaar. Dat was voor ons veel te duur. Betaalbaar boekhouden Quadrant attendeerde de garage op King Online. Daarmee is het namelijk mogelijk om vanaf elke computer met internetverbinding in de boekhouding te werken, overal ter wereld. Dus ook vanuit elk filiaal. Back-ups zijn dan niet meer nodig, omdat zowel King als alle ingevoerde gegevens online staan, terwijl de service-provider zorgt voor het veiligstellen van de gegevens op tape. Mutaties vanuit Hilversum, Maartensdijk en Ellens woonadres, vinden dan dus allemaal plaats in één administratie. Zolang Ellen een computer met internetverbinding heeft, zou ze de deur niet meer uit hoeven om in de boekhouding van de filialen te kijken en te werken.

6 6 Qm. februari 2005 De vestigingen hebben nu inzicht in elkaars magazijnen. En ik hoef niet langer s avonds met al die bestanden te slepen. Overstap Voor Van der Meij was dit eindelijk de betaalbare oplossing waar de garage op zat te wachten. Het duurde even, maar vlak voor kerst was het zover. De overstap was niet moeilijk. King Online werkt precies zo als King. We kwamen er toen wel achter dat King Online niet zo goed werkt op een isdn-verbinding. De isdn-verbinding in Hilversum werkte probleemloos, maar die in Maartensdijk haperde. Quadrant adviseerde daarom om op een adsl-verbinding over te stappen. Sindsdien werkt het systeem naar behoren. Kijk, demonstreert Ellen. Ik open nu Voorlopige Boekingen uit het hoofdmenu. En ik maak deze definitief. Dat kost nog geen halve seconde. Voorheen moest ik al die bestanden opslaan, inlezen en met elkaar vergelijken. Dat kostte me vroeger soms een hele ochtend. Garage Van der Meij nam voor King Online meteen een licentie voor twee gebruikers. Daardoor kunnen de vestigingen ook op afstand samenwerken. Ellen: Als de andere garage een auto moet factureren, maak ik vanaf mijn computer de order aan met de juiste BPM en drukken zij daar de factuur af. RDC Datacentrum Beide vestigingen werken nu dus tegelijk en direct in één administratie die, net als de administraties van alle andere King Online-gebruikers, beheerd wordt door RDC Datacentrum in Amsterdam. Ellen: De vestigingen hebben nu inzicht in elkaars magazijnen. En ik hoef niet langer s avonds met al die bestanden te slepen, er kan dus ook niets meer fout gaan. Ik weet ook dat RDC altijd zorgt voor back-ups. Een zorg minder, en eindelijk tijdwinst. En de computer is ook lekker snel door adsl. Als autobedrijf kende Van der Meij RDC al. Bij hen melden we bijvoorbeeld dagelijks auto s aan en af voor APK-keuringen. Het geeft een goed gevoel dat zij ons bestand veilig beheren. De maandkosten voor RDC zijn een factor, maar we hebben ook minder zorg over de hardware nu. Ik kan King Online van harte aanbevelen aan bedrijven met één boekhouding en twee of meer vestigingen. Het bedieningsgemak is fijn, en het is goed voor de service aan de klant.

7 7 Qm. februari 2005 U weet: een investering in verbetering van de efficiency verdient u meestal in no time terug. Kijk maar naar Garage Van der Meij. Die stapte met King niet alleen over van één gebruiker naar twee gebruikers, maar ook van King Offline (op de PC) naar King Online (via internet). Vanaf dat moment lopen alle administratieve processen efficiënt en probleemloos. Stap ook over op King multi-user. U kunt dan met meerdere gebruikers in dezelfde administratie. En u hoeft niet bang te zijn dat elke gebruiker nu zomaar overal bij kan, want met de optie Rechten kunt u precies instellen wie uw vertrouwelijke financiële gegevens kan inzien en wie de verkoopprijzen mag wijzigen. Om deze investering in efficiency extra aantrekkelijk te maken, doet Quadrant u het volgende aanbod: SPECIALE AANBIEDING BREIDT UW KING-LICENTIE UIT MET ÉÉN OF MEER GEBRUIKERS EN U KRIJGT DE OPTIE RECHTEN PER GEBRUIKER ER GRATIS BIJ! KING MULTI-USER IS ER AL VANAF TWEE GEBRUIKERS. Met de optie Rechten per gebruiker kunt u per gebruiker gedetailleerd vastleggen welke King-functies wel of niet toegankelijk zijn, en of de gebruiker de gegevens alleen maar mag inzien of ook mag wijzigen. Meer informatie vindt u op pagina 8 van deze QM. De spelregels: Deze aanbieding geldt alleen bij een gelijktijdige uitbreiding van het aantal gebruikers (van 1 naar 2, of van 2 naar 5, etc.), zowel voor King Online als voor King Offline, vanaf versie SI; Voor King Offline (op de PC) moet een Service-ABonnement (SAB) zijn of worden afgesloten; hiervoor worden de normale tarieven in rekening gebracht, zie de prijslijst op pag. 30 en 31; Voor King Online (via internet) krijgt u bij uitbreiding van het aantal gebruikers de optie Rechten gedurende één jaar gratis; daarna worden de normale tarieven in rekening gebracht, zie de prijslijst; Deze aanbieding geldt ook bij aanschaf van een nieuwe King multi-user-licentie; Deze aanbieding is geldig t/m 30 april 2005.

8 8 Qm. februari 2005 Uitgelicht Rechten In iedere QM zetten wij een interessante King-functie in de spotlights die toegevoegde waarde heeft voor uw organisatie. In dit nummer aandacht voor de optie Rechten. Voor de wet mogen dan alle mensen gelijk zijn, maar ze hebben niet allemaal dezelfde rechten! Dat geldt ook voor King-gebruikers. Wanneer uw bedrijf groeit, zal het steeds vaker voorkomen dat mensen met verschillende functies tegelijkertijd in King werken. De een voert de journaalposten in, een ander controleert de boekingsgangen, de derde analyseert de cijfers van de balans en de vierde voert de orders in. Met de optie Rechten sluit u King perfect aan op de taken en bevoegdheden van elke functie binnen uw onderneming. Per gebruiker Deze optie draagt de naam Rechten per gebruiker. De rechten kunnen in King dus per gebruiker worden toegekend. De gebruiker start King en voert zijn of haar gebruikerscode en wachtwoord in. Op dat moment wordt de bijbehorende rechteninstelling ingeschakeld en kan de gebruiker alleen die informatie inzien en muteren die hij of zij voor de functie nodig heeft. Boomstructuur Om de werking van deze optie toe te lichten, werken we een voorbeeld uit waarin we de rechten voor een gebruiker of functie instellen. Om in King de rechten van een gebruiker in te stellen, moeten we eerst aangeven op welke gebruiker deze instelling betrekking heeft. In ons voorbeeld stellen we de rechten in van medewerker J. de Koning. Deze medewerker voert de binnenkomende bestellingen in. Nadat we gebruiker De Koning hebben geselecteerd, ziet het programma Rechten er als volgt uit: In King zijn alle rechten ondergebracht in een zogenaamde boomstructuur. Deze boomstructuur komt grotendeels overeen met de indeling van het King-hoofdmenu. U ziet hier dus de hoofdmenupunten Algemeen, Stamgegevens, Financieel, enzovoort. Deze gebruiker heeft nu nog de volledige rechten in het hele pakket, want bij elk hoofdmenupunt staat een kruisje. We gaan nu zijn rechten zó instellen, dat hij in King alleen dát kan doen wat hij voor zijn functie nodig heeft. Niet meer en niet minder. We beginnen met het uitzetten van de hoofdmenupunten die de heer De Koning toch niet nodig heeft zoals Stamgegevens en Financieel (zie voorbeeld).

9 9 Qm. februari 2005 Maar daarmee zijn we er nog niet. De chef van de heer De Koning mag namelijk iets méér dan de heer De Koning zelf. Want voordat een order van een probleemklant mag worden verwerkt, moet de chef toestemming geven. Dat kunnen we in King als volgt oplossen. We gaan de rechten van het hoofdmenupunt Verkopen eens wat nader bekijken door op het plusje te klikken, net zolang tot we uitkomen bij het goedkeuren van een verkooporder: Het recht Goedkeuren bij marge of kredietprobleem zetten we uit. Dat is namelijk het terrein van de chef. U ziet dat het vakje bij de hoger liggende rechten grijs wordt. Hiermee geven we aan dat deze gebruiker wel rechten heeft, maar niet van alle onderliggende functies. Als we de rechten gaan instellen voor de chef van de heer De Koning, moet het vakje Goedkeuren bij marge of kredietprobleem natuurlijk aan staan. En hoe voorkomen we nu, dat gebruikers hun eigen rechten kunnen wijzigen? Dat doen we niet in de rechtenboom, maar in de gegevens van de betreffende gebruikerscode: Als het vakje Muteren gebruikersrechten uit staat, kan deze gebruiker geen rechten wijzigen. Niet van zichzelf en ook niet van een andere gebruiker. Op deze manier kunnen we nauwkeurig de taken en bevoegdheden van elke gebruiker in King vastleggen.

10 10 Qm. februari 2005 Nieuwe leermethode met King Boekhouden in de fictieve stad Schonenvaart Het Schonenvaarttraject is een nieuwe leeromgeving voor ROC-scholen. Het verandert het traditionele schoollokaal in een bedrijf en de docent in een bedrijfsleider. Schonenvaart is de fictieve stad waarin de leerlingen hun bedrijf runnen. Dit is de leeromgeving van de toekomst, volgens uitgeverij Edu Actief, initiatiefnemer en mede-ontwikkelaar van Schonenvaart. Voor de boekhouding gebruikt deze nieuwe generatie leerlingen King. Zodra leerlingen hun lokaal binnenlopen, lopen ze de wereld van Schonenvaart binnen, een fictieve stad waar mensen werken en leven zoals in de echte wereld. Het lokaal functioneert als een bedrijf binnen die stad. Zelfs de look and feel is hetzelfde, vertelt Ronald Loos, projectmanager van het Schonenvaarttraject. Ze mogen zich profileren als bekende bedrijven zoals de Rabobank, SNS-bank of Oil and Vinegar. De leerlingen krijgen s, post, faxen en zelfs telefoontjes van hun klanten. Een klant van een reisbureau belt bijvoorbeeld op om te melden dat zijn bagage gestolen is. Of een winkel bestelt online tweehonderd jassen. Of een vervoersbedrijf mailt dat een vrachtwagen met dozen jam twee uur vertraging heeft. Beoordeling De leerlingen leren zo spelenderwijs situaties kennen die zij in het bedrijfsleven ook tegen zullen komen. De docent, die in deze situatie de bedrijfsleider en coach is, beoordeelt de leerlingen op de wijze waarop zij deze situaties oplossen. Daarvoor hebben de leerlingen natuurlijk theoretische kennis nodig, vertelt Loos. Maar die komen ze vanzelf tijdens het leerproces tegen. Leervragen die ze in de praktijk tegenkomen, lossen ze op met behulp van bronnenmateriaal, films, games, workshops, discussies, opdrachten, excursies en alles wat de coach inbrengt. Het verschil is dat ze niet een jaar lang klassikaal les krijgen volgens hetzelfde rooster. De theorie volgt steeds de verhaallijn van het Schonenvaarttraject. Toetsen en examens gebeuren aan de hand van onder meer portfolio s, momenten van zelfreflectie, gesprekken en proeven van bekwaamheid. Verhaallijnen De verhaallijnen worden gestuurd door het Haarlemse bedrijf Simnet. Simnet beschikt over een grote database met events, zoals de melding van de bagagediefstal uit het eerdere voorbeeld. Deze events zijn voor een groot deel geautomatiseerd. Maar zo nu en dan bellen ze ook naar de leerlingen. Ze zorgen voor de juiste input op de juiste momenten. Een verhaal moet bijvoorbeeld altijd een open einde hebben. De verhaallijnen zijn afgestemd op de ruim 30 beroepsopleidingen die leerlingen binnen Schonenvaart kunnen volgen. Deze verlopen volgens een met de school afgesproken schema. Wie een bedrijfsadministratieve opleiding volgt, zal met King te maken krijgen. We wilden een pakket dat net zo werkt als in de meeste

11 11 Qm. februari 2005 Als je als jonge MBO er kunt zeggen dat je met King kunt werken, is dat natuurlijk een mooie entree. bedrijven. We kozen voor King omdat dat al breed toegepast wordt in het bedrijfsleven. En als je als jonge MBO er kunt zeggen dat je met King kunt werken, is dat natuurlijk een mooie entree. Overstappen Net als in een echte stad werken de leerlingen via hun bedrijven met elkaar samen. Ze kopen bij elkaar in, doen bij elkaar de administratie. Daardoor overlappen leertrajecten elkaar soms: leerlingen leren dezelfde vaardigheden vanuit verschillende fictieve bedrijven. Wanneer je een opleiding volgt tot commercieel medewerker bij een bank, dan leer je bijvoorbeeld verzekeringen verkopen. Bij de toeristische opleiding leer je reizen verkopen aan particulieren. Wat betreft het verkopen en advies geven, leer je in beide opleidingen hetzelfde: hoe je je kleedt, hoe je je gedraagt. Alleen het doel is anders. Door deze overlapping is het mogelijk om een opleiding tot commercieel medewerker bij een bank te volgen en halverwege de opleiding toch over te stappen naar de toeristische richting. Veel benodigde vaardigheden zijn immers voor beide opleidingen gelijk. Er zijn nog meer simulaties op de markt, maar daarin kun je niet zo gemakkelijk van richting veranderen als in Schonenvaart. Dit transfersysteem maakt deze leeromgeving uniek. Beroepshouding Schonenvaart is een voorbeeld van competentiegericht onderwijs (CGO), waarin leerlingen bepaalde beroepscompetenties leren uit praktijksituaties. De overheid moedigt scholen sinds 2000 aan om hun onderwijs op deze manier in te richten en volgens Loos streefden de meeste beroepsopleidingen ernaar om daar dit jaar daadwerkelijk mee te beginnen. Volgens Loos is CGO essentieel voor de beroepsopleidingen van de toekomst. We spelen in op de puberale gevoelens die jongeren hebben. Ze willen niet van negen tot vier op een stoel zitten en lesstof opnemen. Daar hebben ze de balen van. Het bedrijfsleven was volgens Loos ook niet tevreden over de jongeren die de ROC s tot nu toe afleverden. De werkvloer blijft buiten de schoolmuren, stages worden vaak tot op het laatst uitgesteld, daardoor zijn ze niet voorbereid op de praktijk. Omdat ze alleen theorie geleerd hebben, zijn ze niet in staat om in te spelen op veranderende situaties. Daarom ziet het bedrijfsleven liever jongeren met een goede beroepshouding dan met theoretische kennis. Die kennis kunnen ze de leerlingen zelf wel bijbrengen. Het bedrijfsleven ziet liever jongeren met een goede beroepshouding dan met theoretische kennis. Die kennis kunnen ze de leerlingen zelf wel bijbrengen.

12 12 Qm. februari 2005 Nieuw in King Wat kunt u verwachten? King 5.35 Uitwisseling voorlopige boekingsgangen Een punt van aandacht betreft de uitwisseling van complete King-administraties tussen klant en accountant. Als klant en accountant gebruikmaken van dezelfde versie en optie(s) van King, dan kunnen zij zonder problemen een administratie uitwisselen. Als een administratie is aangemaakt met een beperktere versie van King (bijvoorbeeld King SI) en vervolgens wordt bewerkt met een grotere versie (bijvoorbeeld de King XL van de accountant), dan is er ook geen probleem met de uitwisseling. Maar als de administratie is aangemaakt met een grotere versie van King (die van een onderneming met een voorraadadministratie) en vervolgens wordt bewerkt met een kleinere versie (de King SI van de accountant), dan kan de gewijzigde administratie beter niet meer worden teruggezet; de gegevens van de voorraadadministratie zijn dan immers niet bijgewerkt. Voor een dergelijke uitwisseling dient u de optie Uitwisseling voorlopige boekingsgangen te gebruiken. King 5.37 In de vorige QM schreven we al dat er, vóór release 5.40, wellicht eerst een (kleinere) tussenrelease zou komen. Deze komt er inderdaad, met als belangrijkste uitbreidingen: Staffelprijzen De mogelijkheid om de verkoopprijs afhankelijk te maken van de verkochte hoeveelheden. Er zijn meer staffelindelingen mogelijk. Per artikel(groep) kunt u aparte staffels hanteren. U kunt twee soorten staffelkortingen gebruiken: een kortingspercentage t.o.v. de normale prijs (bijvoorbeeld Vanaf 10 stuks 5 procent korting ); een kortingsbedrag t.o.v. de normale prijs (bijvoorbeeld Vanaf 10 liter, 2 ct per liter korting, vanaf 25 liter, 5 ct per liter korting ). U legt dus geen staffelprijzen vast, maar alleen kortingen t.o.v. de normale prijs. Bij (automatische) prijswijzigingen treden dan geen problemen op met het bijwerken van de staffelprijzen. Elektronische Gestandaardiseerde Statistiekuitvraag In QM van oktober 2004 stond op bladzijde 22 een artikel over CBS en EGS (Elektronische Gestandaardiseerde Statistiekuitvraag). De test met EGS waarover hier gesproken werd, was gepland voor release Doordat het CBS de specificaties niet op tijd beschikbaar stelde, was dat helaas niet mogelijk. Nu staat de uitbreiding met EGS gepland voor release EDI-koppeling Grotere handelsondernemingen maken vaak nog gebruik van EDI (Electronic Data Interchange). Hierbij worden bestellingen elektronisch doorgegeven en kunnen ook elektronische facturen rechtsgeldig via internet worden verzonden. King biedt nu al de mogelijkheid om EANcodes vast te leggen. In 5.37 wordt de functionaliteit verder uitgebouwd richting EDI. Deze uitbreiding stond gepland voor release 5.40, maar komt nu dus eerder. Buitenlandse betalingen Sinds juli 2003 zijn er nieuwe EU-bepalingen van kracht, die de kosten van internationale overboekingen sterk reduceren. Als een internationale betaling aan bepaalde criteria voldoet, dan mogen de kosten daarvan niet hoger zijn dan de kosten van een binnenlandse overboeking. De belangrijkste criteria zijn: Het is een bedrag in euro s met een maximum van v ,00; De overboeking vindt plaats binnen de EU en kan automatisch verwerkt worden; Er wordt gebruikgemaakt van IBAN en BIC. In King worden de crediteurgegevens uitgebreid met een veld voor de IBAN-code (de internationale versie van het bankrekeningnummer) en de BIC-code (de internationale code van de bank, ook wel SWIFT-code genoemd). Ook komen er nieuwe bestandsformaten voor het aanleveren van internationale betalingsopdrachten. Afdrukken naar bestand of Het wordt mogelijk om rapporten of facturen te printen naar een bestand in pdf-, rtf- of xml-formaat, of direct te verzenden naar een adres. Een balans kan dan bijvoorbeeld in een vaste indeling naar de holding of naar de bank worden gestuurd, en voor een automatische incas-

13 13 Qm. februari 2005 King 5.35 is in december verzonden. De belangrijkste uitbreidingen zijn de module Digitale aangifte, en de opties Rechten, financieel én logistiek en Automatische incasso. Daarnaast is er natuurlijk nog een hele reeks aanvullingen. so kan de betreffende factuur worden g d. Dat is nog eens administratieve lastenverlichting! Gespreksnotities Er komt een gestructureerde vorm waarin u gespreksnotities van debiteuren, crediteuren of relaties vast kunt leggen, met daarbij de datum, de tijd, de persoon met wie u gesproken hebt en een omschrijving. U kunt zoeken op deze velden en de notities hierop sorteren. Dossierfacturering Met de optie Dossierfacturering kunt u de opbrengst en de kosten van een order boeken op een kostenplaats en/of kostendrager ofwel een dossiernummer. Per order kunt u een dossiernummer vastleggen, en per orderregel kunt u daar dan weer van afwijken (als de individuele orderregels betrekking hebben op verschillende dossiers). Samengestelde artikelen Met de optie Samengestelde artikelen kunt u van twee of meer artikelen of onderdelen één nieuw artikel maken. U bestelt de verschillende onderdelen en boekt ze in, en u verkoopt het eindproduct. In komende releases zal dit nog worden uitgebreid tot een complete productieadministratie, dus met recepten, reserveringen, series, man-uren en machine-uren. Offertes Op basis van NAW-gegevens van debiteuren en/of prospects (relaties), artikelgegevens en standaard tekstblokken kunt u met weinig inspanning een complete offerte opstellen. Deze kunt u, na eventuele aanpassingen, direct omzetten naar een (voorlopige) order. U krijgt overzichten van openstaande offertes, u kunt een scoringskans toekennen aan een offerte en u kunt een overzicht bijhouden van gescoorde en vervallen offertes, enzovoort. Boekdatum per journaalregel Een lang gekoesterde wens van veel King voor Windowsgebruikers: de boekdatum niet alleen per journaalpost, maar ook per journaalregel kunnen bijhouden. Heel handig bij het inboeken van bijvoorbeeld een bankafschrift. King 5.40 (geactualiseerd) Projectenadministratie Uiterlijk in release 5.40 komen de eerste versies van de projectenadministratie uit. Uiteindelijk zullen verschillende versies van de projectenadministratie worden ontwikkeld, van zeer eenvoudig (en betaalbaar) tot zeer uitgebreid (en toch niet te duur). Bij de eenvoudigste variant kunt u uitsluitend kosten en opbrengsten activeren en op een project boeken, waarna bij afsluiting van het project het resultaat vrijvalt. Bij de meest uitgebreide variant hebben we het ook over reserveringen, stukslijsten en voor- en nacalculatie. G-rekening Release 5.40 voorziet in een complete ondersteuning van G-rekeningen, zowel bij inkoop als bij verkoop. In de volgende QM leest u hier meer over. Ook op het gebied van serviceadministratie, bestellingen op basis van een verkooporder, voorraadwaardering tegen gemiddelde inkoopprijs en leveranciersbestanden valt er wellicht nog het een en ander te verwachten. Plannen genoeg dus! Urenadministratie Ook hier in eerste instantie een eenvoudige, maar toch complete versie. De urenregistratie is goed te combineren met de projectenadministratie; per project kunt u dan de uren bijhouden. Bovenstaand overzicht betreft de voorlopige plannen. Deze kunnen nog gewijzigd worden; er kunnen derhalve op geen enkele wijze rechten aan worden ontleend.

14 14 Qm. februari 2005 Eenvoudig de webwinkel onderhouden met RightClick Wie King wil voorzien van een webwinkel, moet kiezen met wat voor programma hij die wil opzetten en beheren. Die keuze bestaat uit de webwinkel van Bizzview, de webwinkel van MijnWinkel en sinds kort die van WebArchitects: RightClick. De laatste is wat duurder, maar volgens WebArchitects biedt die meer mogelijkheden, omdat het ook de bedrijfsmatige handelingen om een order heen automatiseert, zoals het in- en verkoopproces. Onlangs ontwikkelde WebArchitects een speciale koppeling tussen King en RightClick. De webwinkel van RightClick werkt volgens het klikkenslepen-klaar -principe. De gebruiker kan zo eenvoudig zelf een webshop, internet portal, website, intranet of extranet ontwikkelen en beheren. Dat gebeurt allemaal online, via Internet Explorer. Je tikt in en dan kom je in een omgeving waarin je prijzen kunt aanpassen, plaatjes kunt veranderen, teksten kunt wijzigen. Vanuit dat dashboard kun je online je hele webshop beheren, vertelt Jeroen van der Geest, directeur van WebArchitects. En omdat het online staat, hoef je dus geen speciaal programma te installeren. En je kunt er vanuit verschillende vestigingen mee werken. Het enige wat je nodig hebt, is Internet Explorer 6.0 en een goede internetverbinding. Inrichten De gebruiker hoeft niet alles zelf te doen. WebArchitects kan helpen bij het opzetten en inrichten van de webwinkel. Van het maken van de complete website tot het begeleiden van een specialistisch proces, zoals het online zetten van de voorraad. Van der Geest: Stel, iemand begint een winkel. Hij huurt een mooi winkelpand, hangt een bord aan de gevel, plaatst schappen en voorraadkasten, hij bedenkt een logo en plaatst advertenties. Wij doen al die dingen voor bedrijven, maar dan online. Wij kunnen bijvoorbeeld XML-bestanden opvragen bij leveranciers, waarop alle producten staan die onze klant wil verkopen. Vervolgens plaatsen we die producten in de schappen van zijn webwinkel. Synchroniseren Is de webwinkel eenmaal ingericht, dan kunnen bedrijven hun website of webwinkel zelf up-to-date houden met RightClick. Volgens de makers kan iedereen er zo mee aan de slag, zonder cursus. Je voegt bijvoorbeeld een tekst toe: bestel vandaag, dan ontvangt u een korting van... en RightClick rekent precies de korting voor de klant uit. Of je stelt het programma zo in dat je webwinkelprijzen 10 procent bovenop je actuele inkoopprijzen zijn. Of je bekijkt de geschiedenis van alle prijswisselingen in de afgelopen twee weken, aldus Van der Geest.

15 15 Qm. februari 2005 jeroen van der geest Een tijdrovend en bewerkelijk proces is het bijhouden van prijzen en het samenstellen van een assortiment. Veel van onze klanten verkopen kantoorartikelen, aldus Van der Geest. Zo n bedrijf verkoopt vaak duizenden verschillende pennen, potloden, supplies, machines, computers, et cetera die regelmatig van (inkoop)prijs wijzigen. Handmatig kun je die prijzen niet dagelijks bijwerken. Omdat RightClick online communiceert met de backoffice van de leveranciers, kun je met de knop Synchroniseren in één keer alle prijzen bijwerken. Misschien was die gisteren u 0,48 voor een pen en vandaag u 0,47. Het bewijs Voor WebArchitects is RightClick het paradepaardje. Met dit programma is het allemaal begonnen. Net na de internethype in 2001 en precies op het slechtste moment van de economie begonnen Mark van t Zet en ik met WebArchitects. Veel mensen waren sceptisch. Dat zorgde ervoor dat wij goed naar onze klanten hebben geluisterd, aldus Van der Geest. Dat vind je direct terug in ons programma door de vele praktische tools die in RightClick verwerkt zijn. Onze klantenkring varieert nu van heel kleine tot heel grote bedrijven zoals Aspa, CiB, Timmermans, Despec, Dunnet en Corporate Express. Koppeling Bijzonder aan RightClick is dat het sinds kort een speciale koppeling naar King bevat. RightClick is zo uitgebreid dat het veel procesmatige handelingen en taken kan verrichten, vertelt Van der Geest. In- en verkopen, voorraad bijhouden of die van de leveranciers bekijken kan RightClick zelf al, maar voor boekhoudkundige taken als factureren en aanmaningen versturen is een specialistisch programma nodig. In plaats van zelf software maken, wilden we een koppeling maken naar een bestaand programma met een bewezen staat van dienst en uitstekende support. We kozen voor King omdat het met kop en schouders boven andere financiële software uitsteekt. In principe werkt RightClick ook met andere boekhoudsoftware, maar we adviseren King. Daar hebben we een standaardkoppeling voor ontwikkeld die van RightClick en King één geheel maakt.

16 16 Qm. februari 2005 Kortingen gaan automatisch naar de clubkas Artikelen online Succesvolle implementaties van webwinkels met King Steeds meer King-gebruikers ontdekken het gemak van de webwinkel. En waarom ook niet? Voor de prijs van een enkele advertentie in een magazine bent u een jaar lang aanwezig op internet. Het principe is simpel: u toont artikelen vanuit de Kingvoorraadadministratie op internet (eventueel met foto). En vanuit King geeft u aan welke artikelen u in het assortiment wilt opnemen, welke op voorraad zijn, enzovoort. Om dit mogelijk te maken, kunt u kiezen uit drie programma s: Bizzview, MijnWinkel en nieuw RightClick. Gebruikers zijn om verschillende redenen enthousiast. Klaas Koops en zijn zoon Stephan lanceerden eind 2003 de webwinkel Gymworld, de eerste online winkel in Nederland voor turnbenodigdheden. Nederland heeft maar drie fysieke winkels op topsportniveau voor de bijna beoefenaars van deze sport, vertelt de directeur. We vonden het onzin dat je in deze tijd soms nog uren moest rijden voor goede turnschoenen. Zowel Stephan als de andere medewerkers van het bedrijf zijn zelf fanatieke turners. Ze wisten dat clubs behoefte hebben aan sponsors en storten daarom standaard 10 procent van het aankoopbedrag in de clubkas. Elk kwartaal berekent King automatisch deze korting. Wanneer bestellingen binnen een club oplopen tot boven de euro, krijgt de club een bonus en boven de euro geven we een superbonus. Op deze manier kunnen de leden niet alleen voordelig inkopen, maar sponsoren wij ook hun club. Een uniek systeem dat alleen mogelijk is met King. De webwinkel loopt nu naar tevredenheid. Gebruikers zijn enthousiast. Maar we merken ook dat de moeders en vaders van onze doelgroep nog moeten wennen aan online winkelen. Voorlopig moeten we het nog hebben van de jeugd die oud genoeg is om zelf te bestellen. Koops kwam na een grondige zoektocht uit op King als financieel pakket met de webwinkel van Bizzview. King is grandioos. Het heeft een aantal mechanismen in zich dat het pakket tot grote hoogte brengt. Voor de webwinkel lieten we ons adviseren door Bas Leeuwerke van Quadrant, een topper, dat mag best eens gezegd worden. Gymworld werkt nu aan een discussieplatform over de turnsport. We ontdekten dat dat ook nog een mogelijkheid was met de webwinkel. Een mooie service aan de klant. Koops kan elke ondernemer uit het midden- en kleinbedrijf de webwinkel aanraden. Ik heb geen tips, want het is helemaal compleet. Kijk voor meer informatie over de webwinkel en King op of neem contact op met de

17 17 Qm. februari 2005 Je hoeft geen verstand te hebben van internet Aan de database valt niet te tornen Verburgt Wenskaarten verkoopt wenskaarten, stickers en schrijfwaren aan winkeliers. Tot vorig jaar bestelden klanten via vertegenwoordigers, maar sinds november kunnen zij nu ook online bestellen via de webwinkel. We wilden onze klanten meer service bieden, vertelt directeur Jasper Verburgt. De webwinkel geeft hun een extra mogelijkheid om te bestellen en ze kunnen direct zien welke kortingen van toepassing zijn. En het werkt. Het loopt prima, we krijgen veel enthousiaste reacties van onze bestaande klanten. We kregen zelfs extra klanten, terwijl we niet eens veel ruchtbaarheid aan de website gaven omdat we nog een aantal zaken aan het verbeteren zijn. Ook de samenwerking met King loopt naar wens. Verburgt koos voor de webwinkel van Bizzview. Bizzview bood de meeste mogelijkheden en het zag er gebruiksvriendelijk uit. Kan hij anderen de webwinkel aanraden? Ik heb het mijn vriendin aangeraden. Zij werkt ook met King en heeft nu een webwinkel op Je moet wel een goede partij zoeken die de webwinkel op je website kan aansluiten. Wij gebruikten daarvoor InterPresence uit Echteld. Verder zul je altijd vragen van klanten krijgen over je webwinkel; bereid daarom je personeel op tijd voor. Wat ik echt een voordeel vind, is dat je geen verstand hoeft te hebben van internet om de webwinkel te beheren. Je doet namelijk alles vanuit King. Personeel dat met King kan werken, kan dus ook plaatjes online zetten. ProfMedia ontwerpt, onderhoudt en host websites voor het MKB. Verder biedt het automatiseringsdiensten aan, zoals het aanleggen van computernetwerken binnen bedrijven. Als internetbedrijf verzorgt het ook database-applicaties zoals webwinkels. Daarvoor gebruikt het geen Bizzview, MijnWinkel of RightClick, maar een zelf ontworpen winkel: de ProfMedia Webwinkel. Onze klanten willen graag aanwezig zijn op internet. Maar op een gegeven moment willen ze meer, vertelt directeur Dick van Sluis. Daarom bouwden we zelf een webwinkel. Na een onderzoek voor een klant ontdekte ProfMedia de voordelen van King. We onderzochten wat het beste boekhoudpakket was en King bleek de meest stabiele partner te zijn. Je kunt namelijk de basismogelijkheden in King wijzigen, maar aan de structuur van de database valt niet te tornen. Dat is waardevol, want we hebben al veelvuldig gezien dat dealers boekhoudpakketten op maat maken voor hun klanten, waarna de samenwerking met de webwinkel ineens niet meer klopt. Van Sluis raadt klanten nu altijd King aan. Omdat het een stabiele basis biedt, kun je makkelijk je gegevens aanpassen. Je kunt in één keer je hele artikelenbestand online zetten. En je richt de winkel in zoals je wilt, bijvoorbeeld met slechts van de producten. Je kunt erop vertrouwen dat King je prijswijzigingen en updates altijd volledig doorvoert; met één druk op de knop heb je de hele webwinkel op orde. Door dit mooie concept zijn we nu ook King-dealer

18 18 Qm. februari 2005 questies Gebruikers van King- en Queensoft ware hebben soms vragen waar zij niet uitkomen. Daar zijn eenvoudige vragen bij, maar ook lastige. In deze rubriek het antwoord op vragen die vaak aan de Helpdesk worden gesteld. Door Erwin Louwman Extra afdrukken van elke aanmaning Is het mogelijk om van elke aanmaning meer exemplaren af te drukken? Ja, dit is mogelijk. Want in elke aanmaning-layout kunt u instellen hoeveel exemplaren u wilt afdrukken. U gaat als volgt te werk: U gaat naar programma Debiteuren > Aanmaningen > Instellen aanmaning-layout. U klikt op de betreffende aanmaning-layout en vervolgens op de knop Wijzigen. De layout wordt dan geopend. In het menu kiest u voor Bestand > Pagina instellingen. Klik op de tab Printer. Vervolgens kunt u bij Exemplaren het totale aantal af te drukken exemplaren invullen (dus inclusief het origineel): Stel dat u de extra exemplaren op ander papier wilt afdrukken. Bij Exemplaren vult u dan 1 in (het origineel) en bij Kopieprinter exemplaren vult u het aantal extra afdrukken in. De extra exemplaren worden dan afgedrukt op de Kopieprinter die is ingesteld in King-programma Algemeen > Administratie > Overige administratie-instellingen. Die kopieprinter kan een fysiek andere printer zijn of alleen een andere bak van de standaard printer. Deze procedure herhaalt u voor elke aanmaning-layout waarvan u extra afdrukken wilt hebben. Niet handmatig boeken op tussenrekeningen Wij leveren en factureren apart. We maken dus gebruik van de tussenrekeningen Te factureren goederen en Gefactureerde goederen. Het is weleens voorgekomen dat via programma Invoeren journaalposten handmatig op deze rekeningen is geboekt. Is dit te voorkomen? Ja, dit is te voorkomen door deze rekeningen te blokkeren voor boeken. Via het programma Stamgegevens > Grootboekrekeningen selecteert u de desbetreffende rekeningen en selecteert u het vakje Geblokkeerd voor boeken.

19 19 Qm. februari 2005 Als met het programma Invoeren journaalposten geprobeerd wordt op deze rekeningen te boeken, geeft King de volgende melding: Deze blokkade wordt alleen toegepast bij handmatig boeken. Dus bij het leveren en factureren kan King gewoon bedragen op deze rekeningen boeken. Op deze manier houdt u uw tussenrekeningen schoon. Snel een NAW-etiket afdrukken Het afdrukken van één etiket met NAW-gegevens doen we nu via Debiteuren > Afdrukken debiteuren > Afdrukken etiketten. We voeren de Van debiteur en T/m debiteur in en kunnen dan het etiket afdrukken. Is daar geen snellere manier voor? Het programma Afdrukken etiketten is handig als u van meerdere debiteuren tegelijk een etiket wilt afdrukken. Wilt u een etiket afdrukken van één debiteur, dan kunt u dat beter als volgt doen: U opent via Debiteuren > Debiteuren het zoekvenster met de debiteuren. U klikt op de debiteur van wie u een etiket wilt afdrukken. Met de toetscombinatie CTRL+E activeert u het menupunt Afdrukken > Etiket U komt nu direct in het venster Afdrukken etiketten debiteuren met in het voorloopscherm alleen de desbetreffende debiteur geselecteerd. Via de knop Afdrukken kunt u het etiket dan afdrukken. Om ook deze laatste stappen over te slaan kunt u via de knop Instellingen met Opslaan Nieuw in het venster Afdrukinstellingen etiketten debiteuren de afdrukinstelling opslaan van het voorloopscherm. Selecteert u het vakje Default, dan wordt deze instelling de vaste instelling bij het afdrukken van etiketten. Met de instelling Direct afdrukken in de rubriek Na Selectie naar wordt het etiket via deze instelling altijd direct afgedrukt. Op deze manier kunt u voortaan met de toetscombinatie CTRL-E direct een etiket afdrukken.

20 20 Qm. februari 2005 De juiste BTW-code bij buitenlandse debiteuren/crediteuren Wij doen veel zaken met het buitenland. Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren en crediteuren is het lastig dat voor iedere debiteur en crediteur apart de BTW-code moet worden aangepast. Is hier een oplossing voor? Met de juiste instellingen kan de juiste BTW-code aan de hand van de landcode worden ingevuld. Die instellingen legt u als volgt vast: Zorg ervoor dat voor alle verschillende BTW-tarieven een BTW-code is aangemaakt via Stamgegevens > BTW-codes. Dus een aparte BTW-code voor Nederland voor hoog, laag en 0%, een aparte code voor 0% in de EU en een aparte code voor 0% buiten de EU. Hierna gaat u naar het programma Debiteuren > Vaste gegevens debiteuren en vult u op de tabkaart Financiële geg. in de rubriek BTW-code de BTW-code in voor het land waarvoor u de meeste debiteuren aanmaakt, bijvoorbeeld Nederland. Hetzelfde doet u voor de crediteuren met programma Crediteuren > Vaste gegevens crediteuren. Deze default moet niet worden gebruikt bij debiteuren en crediteuren uit het buitenland. Dat kunnen we regelen met programma Stamgegevens > Landen. Selecteer één van de landen waarmee u zaken doet, bijvoorbeeld Frankrijk.